Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Bình Dương

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Bình Dương, với lĩnh vực kinh doanhchủ yếu là sản xuất, mua bán các sản phẩm, Sơn bả, ma tit.Sau một thời gian thựctập và khảo sát thực tế hoạt động ki

“ Hoàn thiện tổ chức bộ

máy quản trị tại Công ty TNHH thương mại và

dịch vụ Bình Dương”

Chương 1: TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

1.1 Tính cấp thiết của đề tài.

Như chúng tôi đã biết Việt Nam là nước có nền kinh tế đang phát triển Chính

vì vậy để hội nhập kinh tế khu vực và kinh tế thế giới, thì Đảng và Nhà nước khôngngừng khuyến khích các thành phần kinh tế nâng cao hơn nữa hiệu qủa sản xuấtkinh doanh

Trước mục tiêu to lớn đó tất cả các thành phần kinh tế Nhà nước cũng nhưngoài quốc doanh đã có sự thay đổi to lớn để đạt được phương hướng đề ra Đặcbiệt là sự đóng góp to lớn của các Công ty TNHH nói chung và Công ty TNHHthương mại và dịch vụ Bình Dương nói riêng Một trong những sự thay đổi đó làxây dựng và hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị trong doanh nghiệp

Hiện nay, vấn đề cạnh tranh tồn tại và phát triển giữa các doanh nghiệp là rấtlớn Chính vì vậy cần phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy hoàn chỉnh và hợp lýnhằm nâng cao kết quả sản xuất kinh doanh

Bởi cơ cấu tổ chức bộ máy là một cơ sở quan trọng trong việc thực hiện tốt cácnhiệm vụ của doanh nghiệp Bộ máy tốt có nghĩa là ở đó có sự điều hành quản lýtốt Bộ máy này sinh ra để trợ giúp việc ra quyết dịnh Nó cho phép tổ chức và sửdụng hợp lý các nguồn lực

Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Bình Dương, với lĩnh vực kinh doanhchủ yếu là sản xuất, mua bán các sản phẩm, Sơn bả, ma tit.Sau một thời gian thựctập và khảo sát thực tế hoạt động kinh doanh tại Công ty; cộng với kết quả thu thập

và tổng hợp được từ việc điều tra phỏng vấn, em đã nắm bắt được sơ bộ nhữngthuận lợi cũng như khó khăn trên bình diện chung về công tác quản trị và hoạt độngkinh doanh của Công ty Trong đó một thực trạng rất đáng quan tâm, đó là vấn đềliên quan tới cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của Công ty Vấn đề này đã đượcGiám Đốc Công ty chia sẻ trong một cuộc phỏng vấn trực tiếp vừa qua: “ Với xuthế hội nhập nhanh chóng và sâu rộng vào nền kinh tế khu vực và thế giới như hiệnnay, cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công tyTNHH thương mại và dịch vụ Bình Dương nói riêng ngày càng mở rộng, tuy nhiên

vững và phát triển trên thị trường, không còn cách nào khác là Công ty phải tìmcách hoàn thiện về mọi mặt Trong đó hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị là điềukiện tiên quyết” Đúng vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy các doanh nghiệp nếu thíchnghi với môi trường sẽ thúc đẩy quá trình sản xuất kinh doanh Nếu cơ cấu tổ chức

bộ máy không hợp lý sẽ cản trở sản xuất kinh doanh

Xuất phát từ lý luận và thực tế hoạt động kinh doanh của Công ty như trên, em

mạnh dạn lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Bình Dương”, làm chuyên đề tốt nghiệp của mình

1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề.

1.2.1 Về lý luận: Vấn đề tổ chức bộ máy quản trị của công ty có ảnh hưởng trực

tiếp đến sự thành công hay thất bại trong hoạt động kinh doanh của công ty Bởi cơcấu tổ chức bộ máy là một cơ sở quan trọng trong việc thực hiện tốt các nhiệm vụcủa doanh nghiệp Bộ máy tốt có nghĩa là ở đó có sự điều hành quản lý tốt Bộmáy này sinh ra để trợ giúp việc ra quyết dịnh Nó cho phép tổ chức và sử dụnghợp lý các nguồn lực

1.2.2 Về thực tiễn: Trong quá trình học tập tại trường Đại học Thương Mại, em đã

được học các môn như: Quản trị học, quản trị nhân lực, quản trị chiến lược vv.Vàqua đợt thực tập tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Bình Dương, được sựgiúp đỡ của các anh chị đang làm việc tại Công ty, em đã tìm hiểu và nghiên cứu vềtầm quan trọng của vấn đề hoàn thiện bộ máy tổ chức quản trị có ảnh hưởng lớnnhư thế nào đến kết quả kinh doanh của Công ty Hoàn thiện bộ máy tổ chức quảntrị là nâng cao hiệu quả quản lý cũng như giải quyết các vấn đề về nguồn nhân lực,giải quyết những vấn đề còn yếu ở các phòng ban hay ở từng bộ phận từng conngười…vv

1.2.3 Về giải pháp: Trong chuyên đề nghiên cứu về hoàn thiện tổ chức bộ máy

quản trị của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ BÌNH DƯƠNG em đã đưa racác giải pháp là: Thêm thành viên trong ban giám đốc, hoàn thiện các phòng ban và

bộ phận kinh doanh, bộ phận kỹ thuật, phòng tài chính kế toán…vv Ngoài ra emcòn có một số kiến nghị với Nhà nước để quan tâm hơn tới quá trình phát triển củacác doanh nghiệp trong nước nói chung và Công ty TNHH thương mại và dịch vụ

1.3 Mục tiêu nghiên cứu.

Trên cơ sở nghiên cứu những lý luận về quản trị nhân lực trong doanh nghiệpnói chung và thực trạng quản trị nhân lực tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụBình Dương, đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện tổ chức bộ máyquản trị tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Bình Dương

1.4 Phạm vi nghiên cứu.

- Phạm vi thời gian: Năm 2006 đến năm 2008

- Phạm vi không gian: Hữu Bằng, Thạch Thất, Hà Nội

- Phạm vi nội dung: Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị tại Công ty TNHH thươngmại và dịch vụ Bình Dương

1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung của vấn đề nghiên cứu.

1.5.1 Khái niệm quản trị

Quản trị là những hoạt động cần thiết được thực hiện khi con người kết hợp vớinhau trong các tổ chức nhằm đạt những mục tiêu chung

Với định nghĩa này, chúng ta muốn xác định rằng những hoạt động quản trị làhoạt động chỉ phát sinh khi con người kết hợp với nhau thành tổ chức Nếu mỗi cánhân tự mình hoạt động thì không có hoạt động quản trị

1.5.2 Các chức năng của quản trị

- Chức năng hoạch định: định rõ những mục tiêu của tổ chức , thiết lập mộtchiến lược toàn bộ để thực hiện mục tiêu và phát triển một hệ cấp những kế hoạch

để hội nhập và phối hợp những hoạt động

- Chức năng tổ chức: xác định những việc phải làm , ai sẽ thực hiện những nhiệm

vụ đó , những nhiệm vụ đó được tập hợp như thế nào , ai báo cho ai , và nhữngquyết định được làm ra tại đâu

- Chức năng điều khiển: Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người , công việccủa quản trị là điều khiển và phối hợp những người đó Nó còn bao gồm việc độngviên những người dưới quyền , điều khiển hoạt động của những người khác , chọnlọc một kênh thông tin hiệu nghiệm nhất , giải quyết các xung đột giữa các thànhphần , thắng được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi ……

- Chức năng kiểm tra là chức năng sau cùng của nhà quản trị Thực chất là duyệtlại xem tất cả các quyết định có được tiến hành theo đúng chương trình đã định ,với những mệnh lệnh đã ban bố hay không Từ đó kịp thời chỉ ra những tồn tại ,điều chỉnh sai lệch nhằm đảm bảo hoàn thành kế hoạch đề ra

1.5.3 Các cấp bậc quản trị

Nhà quản trị là thành viên của tổ chức , họ là người điều khiển công việc củanhững người khác , cũng có khi người quản trị ở cấp cơ sở làm cả công việc củangười thừa hành Nhà quản trị được chia thành ba cấp : Nhà quản trị cấp cơ sở ;nhà quản trị cấp giữa ; nhà quản trị cấp cao Mỗi nhà quản trị đều cần phải có các

kỹ năng , và có ba loại kỹ năng : Kỹ năng chuyên môn ; kỹ năng nhân sự ; kỹ năng

tư duy Tuy nhiên mức độ sử dụng và tầm quan trọng của các kỹ năng ở mỗi nhàquản trị lại khác nhau , tuỳ thuộc vào cấp bậc của nhà quản trị

- Nhà quản trị cấp cơ sở : Là những nhà quản trị ở cấp bậc cuối cùng trong cáccấp bậc của nhà quản trị trong cùng một tổ chức ( tổ trưởng , trưởng nhóm , trưởng

ca ….), nhiệm vụ của họ là hướng dẫn , đốc thúc , điều khiển công nhân trong cáccông việc thường ngày để đưa đến sự hoàn thành mục tiêu chung của cả tổ chức Nhà quản trị cấp cơ sở cũng thường xuyên tham gia vào các hoạt động kinh doanh

cụ thể như các nhân viên dưới quyền họ

- Nhà quản trị cấp giữa : Chỉ những người ở cấp chỉ huy trung gian , đứng trênnhà quản trị cấp cơ sở và ở dưới cấp quản trị cấp cao (ví dụ : Các trưởng phòng ,cửa hàng trưởng , quản đốc phân xưởng ) Với cương vị này , họ vừa quản trị cácquản trị viên cấp cơ sở thuộc quyền , vừa đồng thời điều khiển các nhân viên khác Quản trị cấp giữa có chức năng thực hiện các kế hoạch và chinh sách của tổ chứcbằng cách phối hợp các công việc thực hiện nhằm hướng đến sự hoàn thành mụctiêu chung

- Nhà quản trị cấp cao là người chịu trách nhiệm về thành quả cuối cùng của tổchức Chức năng chính của nhà quản trị cấp cao là xây dựng chiến lược hành động

và phát triển của tổ chức , chức danh của họ thường là chủ tịch , uỷ viên hội đồngquản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc …

Với nhà quản trị cấp cao thì cần phải có tất cả ba kỹ năng , sử dụng tốt cả ba

nhiên , kỹ năng tư duy là quan trọng nhất và được đánh giá là cần thiết nhất trong

ba kỹ năng , đó là sự hiểu rõ sự phức tạp của môi trường , biết giảm thiểu sự phứctạp đó xuống mức độ có thể giải quyết được , kỹ năng tư duy là khó tiếp thu nhất vàrất quan trọng với nhà quản trị

Đó là những kỹ năng cần thiết đối với các nhà quản trị , và mức độ cần thiết vàtầm quan trọng của các kỹ nằng được thể hiện trong bảng sau:

Bảng 1.1: khả năng quản trị của các cấp quản trị

Nhà quản trị phải thực hiện nhiều vai trò khác nhau , để hoàn thành nhiệm vụ

và mục tiêu chung của tổ chức nhà quản trị có các vai trò có thể tổng hợp như sau :

- Vai trò quan hệ với con người: Là người đại diện, là người lãnh đạo, và cóvai trò liên lạc

- Vai trò thông tin : Nhà quản trị có vai trò thu thập và tiếp nhận thông tin liênquan đến tổ chức và hoạt động king doanh của tổ chức , truyền thông tin đếncấp dưới và thông báo lên cấp trên

- Vai trò ra quyết định : ra quyết định , là người giải quyết xáo trộn , là ngườiphân phối tài nguyên và vai trò thương thuyết

khả năng tư duy

khả năng nhân sự khả năng kỹ thuật

nhà quản trị cơ sở nhà quản trị cấp nhà quản trị

trung gian cấp cao

1.5.4.Khái niệm và vai trò của tổ chức

* Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm cáccông việc đó , định rõ chức trách nhiệm vụ , quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhâncũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân trong khi tiến hành công việc ,nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chungcủa tổ chức

* Vai trò của công tác tổ chức :

- Tạo nền móng cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quảntrị nói riêng Công tác hoạch định , lãnh đạo , kiểm soát đều phải dựa trên một cấutrúc tổ chức nhất định , nói cách khác , mọi hoạt động quản trị căn bản trên cũngphải được tổ chức sao cho phù hợp và hiệu quả

- Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức đặc biệt là nguồn nhân lực và

cơ sở vật chất kỹ thuật Việc phân công lao động khoa học , phân quyền hợp ly' vàxác định tầm hạn quản trị phù hợp sẽ tạo điều kiện cho nhân viên phát huy tốt nhấtnăng lực sở trường của họ Mặt khác sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho sự mở rộng và

đa dạng hoá tổ chức , nâng cao tính độc lập , sáng tạo , tự chủ cho đội ngũ các nhàquản trị

- Nếu công tác tổ chức không được thực hiện tốt sẽ gây ra nhiều khó khănphức tạp cho công tác quản lí Có khoảng 75 – 80% những vấn đề khó khăn , phứctạp trong công tác quản trị phải được xem xét giải quyết bắt đầu từ nhược điểm củacông tác tổ chức Hơn nữa , phần lớn những khuyết điểm mắc phải trong một tổchức là do có sự vi phạm coi thường các quy luật của tổ chức

- Tạo ra văn hoá tổ chức - nền tảng của sự hợp tác giữa các thành viên trong

tổ chức để nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức

1.5.5 Khái niệm và vai trò của cơ cấu tổ chức

Khái niệm :

Cơ cấu tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận ( đơn vị và các cá nhânkhác nhau ) có mối liên hệ phụ thuộc nhau , được chuyên môn hoá theo nhữngchức trách , nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được cácmục tiêu chung đã được xác định

- Cho phép sử dụng hợp ly' các nguồn lực

- Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí vai trò của các đơn vị , cá nhân,cũng như các mối liên hệ giữa các cá nhân với bộ phận , hình thành các nhóm chínhthức trong tổ chức

- Cơ cấu tổ chức phân định rõ các dòng thông tin , góp phần quan trọng trongviệc ra các quyết định quản trị

Bộ máy quản trị và các nhân tố ảnh hưởng đến xây dựng bộ máy quản trị.

Bộ máy quản trị của một tổ chức là một hệ thống con người với các phươngtiện của tổ chức được liên kết theo một số nguyên tắc, quy tắc nhất định mà tổ chứcthừa nhận để lãnh đạo quản lý toàn bộ các hoạt động của hệ thống nhằm đạt đượccác mục tiêu đã định , thực chất bộ máy quản trị là chủ thể quản lý của hệ thống( hệ thống chỉ huy và hệ thống chức năng )

Bộ máy quản trị chịu tác động của những nhân tố sau :

- Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản lý :

Tình trạng và trình độ phát triển của đối tượng quản lý , tính chất và đặc điểmcủa mục tiêu hệ thống đặt ra

- Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản lý :

Mức độ chuyên môn hoá và tập chung của các hoạt động quản lý , quy mô quản

lý và khả năng bao quát của các cán bộ quản lý ,chính sách sử dụng cán bộ trong hệthống , quan hệ lợi ích tồn tại giữa các cá nhân trong hệ thống

- Các nhân tố khách quan hay môi trường bên ngoài :

Kinh tế , chính trị , xã hội , pháp luật , phong tục tập quán , đạo đức lối sống vàcác yếu tố chủ quan hay môi trường bên trong các hệ thống quản lý Đối tượng ,mục tiêu , trình độ quản lý , điều kiện trang thiết bị , kỹ thuật công nghệ khoa học Các nhân tố trên ảnh hưởng đến thành phần và nội dung của các chức năngquản lý và thông qua đó ảnh hưởng trực tiếp đến bộ máy quản trị Trên thực tế , rấtkhó có thể xây dựng được bộ máy quản lý đạt được tất cả các yếu tố xảy ra , việcxem xét các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản trị sẽ giúp ta lựa chọn và tổchức được bộ máy quản trị tối ưu nhất

1.5.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là hình thức tồn tại của tổ chức , nó nói lên sựsắp đặt theo trật tự nào đó của bộ phận tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng Trong nội bộ tổ chức tồn tại hai mối quan hệ chủ yếu giữa các yếu tố cấu thànhlên tổ chức, đó là :

- Mối liên hệ dọc của cấp trên với cấp dưới

- Mối liên hệ ngang của các yếu tố ngang cấp

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị trực tiếp quyết định hệ thống chỉ huy và mạnglưới thông suốt trong tổ chức Do đó chọn cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị thíchhợp là hết sức quan trọng đối với việc thực hiện hoàn thành mục tiêu của tổ chức Tóm lai , cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là một hình thức phân tầng lớp từ trênxuống dưới thể hiện hình thức lãnh đạo theo hình chóp , đứng đầu là người lãnhđạo cao nhất sau đó đến bộ phận lãnh đạo cấp thấp hơn cho đến tầng cuối cùng

Do có nhiều nhân tố ảnh hưởng nên việc tổ chức cơ cấu bộ máy quản trị phảihết sức hợp lý , xử lý xác đáng mối quan hệ giữa các cấp của tổ chức và mức độquản lý Cần có sự phân định rõ giữa quyền hạn , chức năng và nhiệm vụ của cáccấp trong tổ chức nhằm phát huy hiệu suất của các cá nhân , từ đó làm lợi cho việcnâng cao hiệu quả công tác nói chung

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của doanh nghiệp tổng hợp các bộ phận khácnhau có mối liên hệ, quan hệ phụ thuộc lẫn nhau , được chuyên môn hoá và cónhững trách nhiệm quyền hạn nhất định , được bố trí theo từng cấp , từng khâukhác nhau nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và thực hiện mục đíchchung đã xác định của doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị là hình thứcphân công lao động trong lĩnh vực quản trị , nó tác động đến quá trình hoạt độngcủa tổ chức quản trị Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị một mặt phản ánh cơ cấutrách nhiệm của mỗi người trong hoạt động sản xuất , mặt khác nó còn tác độngtích cực chở lại đến lĩnh vực sản xuất

1.5.7 Yêu cầu đối với tổ chức bộ máy quản trị

Qúa trình xây dựng tổ chức và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản lý phải đảmbảo những yêu cầu sau :

Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản trị , trong đó khâu quản trị phản ánhcách phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang , cấp quản trị lại thể hiện sựphân chia chức năng quản trị theo chiều dọc đều thiết lập được những mối liên hệhợp lý mang tính linh động cao , luôn đi sát và phục vụ mục đích đã đề ra củadoanh nghiệp

Tính cân đối: thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm , cân đối về côngviệc giữa các đơn vị , các cá nhân với nhau Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định , bềnvững trong quá trình phát triển của tổ chức

Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải đảm bảo khả năng thích ứnglinh hoạt với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như bên ngoài doanhnghiệp

Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị đảm bảo tính chính xác của mọi thôngtin được xử lý trong hệ thống , do đó đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa cáchoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp

Tính bí mật: Trong giai đoạn này , sự khốc liệt trong cạnh tranh của cơ chế thịtrường đòi hỏi các doanh nghiệơ phải kiểm soát chặt chẽ thông tin mang tính chiếnlược Điều đó yêu cầu gìn giữ nội dung hoạt động của mỗi bộ phận và của cả bộmáy , chống sự rò rỉ và mất cắp thông tin do các đối thủ cạnh tranh luôn có sự kìnhđịch và luôn có sự theo dõi , bám sát nhau trên thị trường

Tính hiệu quả: Cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị phải xây dựng trên nguyên tắc sửdụng chi phí dạt hiệu quả cao nhất ( dựa trên tiêu chuẩn vầ mối tương quan giữa chiphí bỏ ra và kết quả thu về )

1.5.8 Nguyên tắc tổ chức bộ máy quản trị

Nguyên tắc gắn với phương hướng , mục đích của hệ thống : Phương hướngmục đích hệ thống sẽ chi phối hệ thống Nếu một hệ thống mà mục tiêu , phươnghướng của nó có quy mô cỡ lớn ( trong khu vực , trên cả nước ) thì bộ máy tổ chứcquản trị của nó cũng phải có quy mô tương ứng , còn nếu có quy mô cỡ vừa và nhỏthì cơ cấu hệ thống cũng lên có quy mô vừa phải , trình độ , đội ngũ con ngườitham gia cũng ở mức tương ứng Hệ thống có mục đích hoạt động khác nhau thì cơcấu tổ chức bộ máy quản trị cũng khác nhau

Nguyên tắc chuyên môn hoá và cân đối : Nguyên tắc này đòi hỏi bộ máy quảntrị phải được phân công , phân nhiệm vụ trong hệ thống theo yêu cầu các nhómchuyên ngành với những người được đào tạo tương ứng và có đủ quyền hạn Đểthực hiện được nguyên tắc này cần phải thực hiện những yêu cầu cụ thể sau :

- Phân công rõ ràng nhiệm vụ , mục tiêu của cả hệ thống để mọi thành viêntrong hệ thống nắm rõ công việc và nhiệm vụ trách nhiệm của mình trong hệthống

- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị phải được phân dựa trên nhiệm vụ được giaochứ không phải theo phạm vi công việc

Nguyên tắc linh hoạt và thích nghi với môi trường : Đòi hỏi bộ máy phải đảmbảo cho mỗi phân hệ một mức độ tự do sáng tạo tương xứng để các cấp quản lýthấp hơn phát triển được tài năng , linh hoạt trong ứng phó với những thay đổi liênquan đến hệ thống

Nguyên tắc hiệu lực và hiệu quả : Hiệu quả thu được là cao nhất , chi phí bỏ ra làthấp nhất Đồng thời đảm bảo hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điềukhiển của người lãnh đạo

1.5.9 Các mô hình tổ chức bộ máy quản trị phổ biến.

Cấu trúc đơn giản :

Mô hình bộ máy tổ chức đơn giản là một cách tổ chức mà không tổ chức gì cả, không phức tạp , ít tính chất chính thức và quyền hành thì tập chung vào các cánhân duy nhất Bộ máy tổ chức đơn giản là bộ máy tổ chức thấp , và thường chỉ cóhai đến ba cấp , mô hình này thường được sử dụng trong các doanh nghiệp vừa vànhỏ là nơi vai trò của nhà quản trị và người chủ sở hữu doanh nghiêp tập chung vàomột người , vừa là người chủ vừa là người quản lý , tất cả các quyết định đều domột người làm , có một tầm hạn quản trị rộng

Ưu điểm: nhanh chóng , linh hoạt , ít tốn kém, kiểm soát và điều chỉnh dễdàng , hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng quan liêu

Nhược điểm: chỉ có thể áp dụng cho các doanh nghiệp nhỏ , khi tổ chức pháttriển lớn hơn quy mô lớn hơn thì mô hình nay không còn phù hợp nữa

Sơ đồ 1.1: mô hình cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị đơn giản

Mô hình cấu chúc chức năng :

Là cách tổ chức cănbản nhất đối với mọi loại doanh nghiệp , trong đó nhânviên được tập chung thành đơn vị căn cứ theo tương đồng về công nghiệp , kỹ nănghoạt động

Ưu điểm của mô hình này là : Sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn ; đơn giản ,

dễ kiêmt soát ,phát huy được tài năng của nhân viên

Nhược điểm : Đào sâu sự phân chia giữa các đơn vị chức năng , các đơn vịchức năng chỉ chăm chú theo đuổi mục tiêu chức năng của mình mà bỏ quên chứcnăng của tổ chức Tầm nhìn bị hạn chế , kém linh hoạt, Trách nhiệm của nhà quảntrị cao hơn , mâu thuẫn cũng thường xảy ra giữa các đơn vị

Sơ đồ 1.2: Mô hình cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị chức năng

Mô hình cấu chúc phân ngành theo sản phẩm

Mô hình này chia tổ chức thành các nhánh mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạtđộng kinh doanh theo các loại hoặc các nhóm sản phẩm nhất định

Ưu điểm : hướng sự chú y' vào tuyến sản phẩm , trách nhiệm lợi nhuận thuộc

về các nhà quản trị cấp dưới , phối hợp tốt giữa các bộ phận , rèn luyện kỹ năngtổng hợp cho nhà quản trị,

Nhược điểm : Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp , công việc có thể bị trùng lặp,khó kiểm soát cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

Sơ đồ 1.3: mô hình cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị phân ngành theo sản

phẩm

Mô hình cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lí

Mô hình này chia tổ chức thành nhiều nhánh đảm nhận thực hiện hoạt độngcủa tổ chức theo từng khu vực địa lí

Ưu điểm : các nhà quản trị thấy rõ được nhiệm vụ của mình giảm bớt phạm vicông việc phải điều hành , chú y' đến những đặc điểm của địa phương , tận dụng tốtcác lợi thế theo vùng , tiết kiệm thời gian đi lại của nhân viên

Nhược điểm : cần nhiều nhà quản trị tổng hợp , công việc có thể bị trùng lặp ởcác khu vực khác nhau , phân tán nguồn lực , khó kiểm soát

Sơ đồ 1.4: mô hình cấu trúc tổ chức bộ máy quản trị theo khu vực

Tổng giám đốc

Giám đốc

sản phẩm A sản phẩm BGiám đốc sản phẩm CGiám đốc

Nhược điểm : cần nhiều nhà quản trị tổng hợp , công việc có thể bị trùng lặp ,khó kiểm soát , cạnh tranh nội bộ về nguồn lực

Sơ đồ 1.5:Mô hình cấu trúc tổ chức theo khách hàng

Mô hình hỗn hợp :

Trong mô hình này ngoài các đơn vị trực tuyến , doanh nghiệp còn thành lậpcác đơn vị chức năng ở cấp chung ương của xí nghiệp , có nhiệm vụ thực hiện cáchoạt động chức năng cho các đơn vị trực tuyến

Tổng giám đốc

Giám đốc

khu vực A

Giám đốc khu vực B

Giám đốc khu vực C

Tổng giám đốc

Giám đốc khách

hàng loại 1

Giám đốc khách hàng loại 2

Giám đốc khách hành loại 3

Ưu điểm : Tạo điều kiện cho sự phối hợp hoạt động để hoan thành mục tiêuchung , bảo đảm sự thích nghi yêu cầu của khách hàng và giảm chi phí

Nhược điểm : Thường xuyên xảy ra mâu thuẫn giữa các đơn vị trực tuyến vớicác đơn vị chức năng , chậm đáp ứng các tình huống đặc biệt và có thể gia tăng chiphí gián tiếp

Cơ cấu tổ chức ma trận :

Đây là mô hình tổ chức ngày càng được sử dụng nhiều , thực chất là kết hợphai loại cách thức phân công và thành lập đơn vị , chủ yếu là kết hợp các đơn vịchức năng với các đơn vị thành lập theo sản phẩm hay theo khách hàng

Ưu điểm : cho phép tổ chức đạt được đồng thời nhiều mục đích , trách nhiệmtừng bộ phận được phân định rõ , phối hợp giữa các bộ phận, rèn luyện kỹ năngtổng hợp cho nhà quản trị

Nhược điểm : tồn tại song song hai tuyến chỉ đạo trực tuyến , dễ nảy sinh mâuthuẫn trong thực hiện công việc , có sự chanh chấp quyền lực, khó kiểm soát

1.5.10 Phương pháp nghiên cứu.

Trong quá trình thực tập tại Công ty Công ty TNHH thương mại và dịch vụBình Dương, cùng với sự hướng dẫn của nhà trường em đã sử dụng phương phápđiều tra , khảo sát ,phân tích số liệu , phỏng vấn để tiếp cận và tìm hiểu các vấn đềcủa Công ty Công ty Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Bình Dương

Phương pháp điều tra giúp cho việc tiếp cận và tìm hiểu về cơ chế hoạt động kinhdoanh cũng như tổ chức bộ máy quản trị thông qua mẫu biểu và phiếu điều tra nhàtrường cung cấp , và qua quá trình điều tra giúp cho việc tìm hiểu tổ chức , cơ cấutrình độ nhân viên , qua đó phân tích tình hình nhân sự và định hướng kinh doanhcủa công ty

Phương pháp khảo sát giúp cho quá trình tìm kiếm và xác định các vấn đề của

tổ chức một cách chính xác và rõ ràng , các hoạt động của công ty trong thực tiễn Phương pháp phỏng vấn ( phỏng vấn trực tiếp người lắm giữ vị trí chủ chốttrong công ty như giám đốc , trưởng phòng , nhân viên ) giúp cho quá trình xácnhận và tìm hiểu những vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp và phương hướng hoạtđộng của doanh nghiệp

Phương pháp phân tích số liệu : dựa vào các số liệu mà công ty cung cấp giúpviệc tìm hiểu tình hình kinh doanh và kết quả đạt được của công ty , qua đó đánhgiá sự phát triển của công ty là tốt hay xấu

Với việc áp dụng các phương pháp nghiên cứu trên giúp cho em có thể xácđịnh được các vấn đề tồn tại của công ty , có được những số liệu chính xác , để làm

tư liệu cho quá trình viết và hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp một cách tốt nhất

Chương 2: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY TNHH BÌNH DƯƠNG.

2.1 Phương pháp hệ nghiên cứu các vấn đề (phương pháp thu thập dữ liệu, phân tích dữ liệu).

2.1.1 Phương pháp thu thập số liệu

 Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp: Là phương pháp sử dụng phiếu điều tratrắc nghiệm, các câu hỏi phỏng vấn duới dạng đóng hoặc mở, để khai thác và thuthập thông tin, ý kiến của ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên có am hiểu về vấn

đề nghiên cứu tại đơn vị thực tập Các thông tin lấy được từ phương pháp này khá

cụ thể và có độ chính xác tương đối cao Với kết quả tổng hợp được từ phiếu điềutra, phỏng vấn, ta có cơ sở thực tế để đưa ra các kết luận về vấn đề nghiên cứu

 Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp : Là việc tìm kiếm và thu thập số liệu từcác nguồn tin sẵn có như: Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cânđối kế toán, các báo cáo tài chính, báo cáo thu chi tiền mặt…cùng các sách báo, tạpchí có liên quan tới vấn đề nghiên cứu Qua đó, tổng hợp các số liệu, thông tin cầnthiết phục vụ cho việc phân tích, đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh,chiến lược phát triển của Xí nghiệp và định hướng, đề xuất các giải pháp giải quyếtvấn đề nghiên cứu

2.1.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

 Phương pháp so sánh: Đây là phương pháp chủ yếu dùng trong phân tích Đểđánh giá thực trạng hoạt động kinh doanh của Xí nghiệp cần so sánh chỉ tiêu phântích với các chỉ tiêu tương ứng của quá khứ, của kế hoạch hoặc của các doanhnghiệp khác cùng ngành nghề, mỗi cơ sở so sánh sẽ cho kết quả đánh giá khác nhau

về thực trạng của chỉ tiêu phân tích Các số liệu dùng làm cơ sở để so sánh đượcgọi là số liệu kỳ gốc

- Phương pháp xử lý số liệu: Việc xử lý số liệu được tiến hành bằng máy tính bỏ túi

và máy vi tính trên chương trình phần mềm Excel

- Phương pháp phân tích hệ thống: Đây là phương pháp bao quát, nó cho chúng tacái nhìn tổng thể hiện tượng sự vật, từ các góc độ khác nhau để qua đó đưa ranhững kết luận cần thiết Muốn có kết quả phân tích hệ thống tốt cần có nhữngthông tin, số liệu chính xác, cụ thể, đầy đủ và kịp thời

- Phương pháp mô tả: Dùng các bảng biểu, đồ thị để miêu tả các chỉ tiêu cần thiếtcho việc phân tích, đánh giá

2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến vấn

đề nghiên cứu.

2.2.1 Những ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới bộ máy tổ chức quản trị của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ BINH DƯƠNG

Nhóm nhân tố khách quan

* Chính sách kinh tế vĩ mô của nhà nước : Các chính sách về vốn, chính sách về

bảo hộ hàng hoá, chính sách thuế hay các định hướng khuyến khích phát triển nôngnghiệp của nhà nước đều có tác động trực tiếp tới lợi nhuận, quy mô và kết quảhoạt động kinh doanh của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ BINH DƯƠNG

* Các yếu tố chính trị pháp luật: Nước ta có nền chính trị ổn định, đây là cơ sở, là

nền tảng để kinh tế tăng trưởng và phát triển.Cùng với đó là sử phát triển của nềnkinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, Công ty TNHH thương mại và dịch

vụ BINH DƯƠNG nói riêng Bên cạnh đó cơ chế quản lí của nhà nước và hệ thốngpháp luật cũng có tác động trực tiếp đến Công ty

+ Từ khi mở cửa thị trường chính phủ ta đã xây dựng một môi trường pháp lí ngàycàng lành mạnh, ngiêm minh, chặt chẽ, thông thoáng.Tạo điều kiện để các nhà đầu

tư yên tâm đầu tư vốn, liên doanh, liên kết với Công ty Qua đó giúp Công ty thuhút vốn đầu tư, mở rộng cơ hội kinh doanh, tạo đà cho việc sử dụng và phát triển cóhiệu quả nguồn vốn lưu động, ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh củaCông ty

* Những tác động của nền kinh tế thị trường:

+ Tốc độ tăng trưởng kinh tế và lạm phát là những yếu tố có ảnh hưởng rất lớn đốivới kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Năm 2007 do lạm phát lên đến haicon số, tình hình kinh tế có nhiều biến dộng tiêu cực, giá cả tăng cao, sức tiêu dùng

tăng so với năm 2006 tương ứng là 1233712780 đồng sang năm 2008 (đặc biệt từquy II trở đi) nền kinh tế trong nước khởi sắc hơn, sức tiêu dùng trong dân hồi phục

do các chính sách nhằm giảm lạm phát của chính phủ mang lại những kết quả tíchcực Công ty đã mở rộng thị trường tiêu thụ, tìm kiếm thêm khách hàng , đưa ra cácchính sách giảm giá, bán buôn hợp lý …Chính vì vậy kết quả hoạt động sản xuấtkinh doanh tăng, tổng nguồn vốn cũng tăng so với năm 2007

+ Sức cạnh tranh trên thị trường: Công ty có nhiều đối thủ cạnh tranh trên thịtrường, đó là các doanh nghiệp trong nước và nước ngoài chuyên sản xuất các sảnphẩm sơn ,bả ma tít ,

* Tiến bộ khoa học kỹ thuật công nghệ: Do Công ty thường xuyên áp dụng khoa

học kĩ thuật công nghệ vào sản xuất đẵ dẫn đến tăng năng suất Tốc độ phát triểnnhanh chóng của khoa học kĩ thuật công nghệ lại là nhân tố làm giảm chi phí sảnxuất tạo ra được sản phẩm có tính cạnh chanh ,hàng hoá bán ra sẽ có tính cạnhtranh Làm tăng hiệu quả sử dụng vốn nói chung và vốn lưu động nói riêng

2.2.2 Các nhân tố chủ quan:

* Tính thời vụ và chu kì kinh doanh: Chu kì sản xuất kinh doanh của công ty phải

được thực thực hiện trong thời gian nhất định, ảnh hưởng của việc đảm bảo và sửdụng nguồn năng lực sản xuất và tác động của các điều kiện tự nhiên đến tiến độthực hiện các công việc sản xuất ở các thời kì rất khác nhau Chính vì vậy Công tygặp rất nhiều khó khăn trong việc tổ chức nhân sự, việc thiếu nhân lực có chấtlượng cao cũng ảnh hưởng tới tiến độ đó

* Lựa chọn phương án kinh doanh: Công ty cần phải lựa chọn các phương án kinh

doanh thích hợp vì yếu tố này đóng vai trò quan trọng đối với bộ máy quản trị củaCông ty Công ty tập trụng vào các sản phẩm sơn bóng chất lượng cao, phù hợpvới nhu cầu thị trường Công ty sẽ đẩy nhanh được quá trình tiêu thụ, nhanh chóngthu hồi vốn và có lợi nhuận

* Xác định nhu cầu sử dụng lao động: công ty cần xác định đúng số lượng lao động

sản xuất, và các bộ phận khác để bộ máy quản trị của công ty vận hành một cáchtrơn tru nhất Nếu xác định nhu cầu sử dụng lực lượng lao động thiếu chính xác dẫntới thời gian hoàn thành một chu kì kinh doanh sẽ kéo dài,làm ảnh hưởng đến hiệu

* Uy tín trong kinh doanh: Trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, đòi hỏi công ty

cần phải tạo dựng cho mình uy tín trong kinh doanh Điều này sẽ tạo điều kiện chocông ty khi tham gia các hợp đồng mua bán có được nhiều mối làm ăn tốt đẹp, giữvững vị thế và danh tiếng trên thị trường, điều này sẽ thúc đẩy doanh thu tăng caohợn, hiệu quả sử dụng vốn của công ty cũng tốt hơn

2.3 Kết quả phân tích các dữ liệu thu thập (sơ cấp, thứ cấp)

2.3.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH thương mai và dịch vụ binh dương

* Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Công ty được thành lập ngày 30/11/2000 do sở kế hoach và đầu tư Hà Tây cấp

Trải qua nhiều giai đoạn hoạt động và phát triển, Công ty TNHH thương mại vàdịch vụ BINH DƯƠNG luôn cố gắng sản xuất và kinh doanh theo kịp sự phát triểncủa nền kinh tế

* Chức năng và nhiệm vụ

A) Chức năng: Công ty TNHH thương mại và dịch vụ BINH DƯƠNG chuyên sản

xuất và kinh doanh sơn bóng , bột bả ma tít

B) Nhiệm vụ

Đối với hoạt động sản xuất kinh doanh:

- Tổ chức mở rộng sản xuất, không ngừng nâng cao hiệu quả SXKD đáp ứngnhu cầu ngày càng cao của các tổ chức, doanh nghiệp và người tiêu dùng

- Mở rộng liên kết với các cơ sở SXKD thuộc các thành phần kinh tế, tăngcường hợp tác kinh tế, khoa học kỹ thuật, góp phần tích cực vào việc tổ chức cảitạo sản xuất

- Đối với Nhà nước: Trên cơ sở SXKD có hiệu quả tận dụng năng lực sản xuất,ứng dụng khoa học kỹ thuật, tự bù đắp chi phí, tự trang trải vốn và làm tròn nghĩa

vụ đối với Ngân sách Nhà nước, với địa phương sở tại thông qua việc nộp đầy đủkhoản thuế cho Nhà nước theo quy định

- Đối với người lao động: Thực hiện công bằng trong lao động và đãi ngộ,không ngừng nâng cao đời sống vật chất và tinh thần, nâng cao trình độ văn hoá vànghiệp vụ cho người lao động trong công ty

 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Cơ cấu quản lý của Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Bình Dương được tổchức theo kiểu trực tuyến chức năng, thi hành chế độ một thủ trưởng ở tất cả các khâu Mọi công nhân viên và các phòng ban trong công ty đều chấp hành mệnhlệnh chỉ thị của Giám đốc công ty Giám đốc có quyền hạn và trách nhiệm cao nhấttrong công ty Các phòng ban có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc, chuẩn bịquyết định, theo dõi, kiểm tra, hướng dẫn các bộ phận thực hiện quyết định củaGiám đốc theo đúng chức năng của mình Mối quan hệ giữa các phòng ban là mốiquan hệ ngang cấp

 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:

Ban Giám Đốc:

+ Giám đốc công ty: Do ông NGUYỄN ĐÌNH BÌNH đảm nhận Giám đốc CT cónhiệm vụ tổ chức điều hành mọi hoạt động của CT, đồng thời là người đại diệnquyền lợi và nghĩa vụ của Công ty trước pháp luật

+ Phó giám đốc: Ông NGUYỄN ĐÌNH DƯƠNG Giúp việc cho Giám đốc, có

Sơ đồ 2.1: Tổ chức bộ máy quản lý công ty TNHH thương mại và dịch vụ Bình Dương

BAN GIÁM ĐỐC

PHÒNG KINH

DOANH

PHÒNG TỔ CHỨC VÀ NHÂN SỰ

PHÒNG KẾ TOÁN

PHÒNG SẢN XUẤT KỸ