Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị tại công ty điện tử Nam Môn.doc.DOC

Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị tại công ty điện tử Nam Môn

Lời nói đầu

Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản trị là một đòi hỏi khách quan của hầu hết các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng Đây là một vấn đề hết sức phức tạp và có vai trò đặc biệt quan trọng, bởi lẽ đối tợng của họ là những ngời lao động làm việc trong lĩnh vực sản xuất, những ngời làm những công việc chuẩn bị và lãnh đạo sản xuất về mọi mặt Họat động lao động của họ có tác dụng đến hiệu quả sản xuất kinh doanh, đồng thời làm cho bộ máy gọn nhẹ, năng động, hoạt động nhịp nhàng hiệu quả cao.

Bên cạnh đó một nhân tố có ảnh hởng và tác động rất lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh cuả doanh nghiệp đó là hiệu quả hoạt động của bộ máy quản trị.

Muốn cho bộ máy hoạt động có hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải có biện pháp khắc phục những tồn tại những hạn chế mà doanh nghiệp gặp phải.

Sau một thời gian nghiên cứu, học tập, trang bị kiến thức tại trờng và qua thời gian nghiên cứu thực tế tại công ty điện tử Nam Môn tôi đã chọn đề tài:"Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị tại công ty điện tửNam Môn".

Chuyên đề có kết cấu nh sau: Ngoài lời nói đầu và mục lục còn có:

Phần I: Tìm hiểu chung về doanh nghiệp

Phần II: Thực trạng và tình hình tổ chức bộ máy quản trị tại công ty và kiến nghị.

Phần I

Tìm hiểu chung về công ty

I.1/ Quá trình hình thành và phát triển của công ty điện tửNam Môn.

Công ty điện tử Nam Môn (tên giao dịch là Nam Mon Co LTD) là công ty chuyên sản xuất kinh doanh mặt hàng loa điện tử nằm dới sự quản lý của UBND thành phố Hà Nội, đặt trụ sở tại 295 Bạch Mai - Hà Nội, là đơn vị kinh tế độc lập, hoạt động theo cơ chế hoạch toán kinh doanh.

Về cơ bản, quá trình hình thành và phát triển của công ty từ khi ra đời đến nay đợc chia làm 2 giai đoạn.

I.1.a/ Giai đoạn 1: (1989 - 1992)

Tiền thân của công ty là cơ sở sản xuất kinh doanh và sửa chữa loa điện tử đợc thành lập ngày 18 - 2 - 1989 của UBND thành phố Hà Nội, với nhiệm vụ chế tạo và lắp ráp loa đài nhiều chủng loại kích cỡ khác nhau Số lao động lúc đó chỉ có vẻn vẹn 28 ngời Nhìn chung, do nguồn vốn hạn hẹp, máy móc thiết bị lạc hậu thủ công, năng suất thấp nên quy mô vẫn là đơn chiếc sản phẩm nghèo nàn, sản lợng thấp, kinh nghiệm làm ăn của cơ sở trên thơng tr-ờng rất yếu, khả năng tiếp cận thị trtr-ờng và tổ chức tiêu thụ sản phẩm hầu nh không có, hoạt động của cơ sở kém hiệu quả không đem lại tích luỹ.

Khi nhà nớc ta chuyển từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc Chính sách mở cửa của nhà nớc đã làm cho các đơn vị sản xuất kinh doanh có hớng chuyển biến mạnh mẽ Do sự nhận thức đợc xu hớng phát triển của thị trờng điện tử gia dụng nói chung và loa đài noí riêng, cơ sở đã đẩy nhanh tốc độ kinh doanh mặt hàng này.

Tuy vậy, thị trờng điện tử gia dụng thời kỳ này vẫn còn hết sức nhỏ bé, sức mua bị hạn chế do thu nhập dân c thấp, điều kiện cơ sở hạ tầng (điện, truyền thanh, truyền hình) cha phát triển Mặt khác, nguồn vốn đầu t không nhiều, kỹ thuật lạc hậu, trình độ quản lý thấp, nên sản xuất vẫn duy trì ở qui mô nhỏ, khả năng cạnh tranh thấp do thiếu kinh nghiệm và vốn hoạt động

I.1.b/ Giai đoạn 2(1992 - nay)

Ngày 20 - 9 - 1992 theo giấy phép số 046521 của UBND thành phố Hà Nội, cơ sở sản xuất kinh doanh loa điện tử Nam Môn chính thức chuyển thành công ty TNHH điện tử Nam Môn Cơ chế thị trờng và tự chủ trong sản xuất đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty phát triển mạnh mẽ với sản lợng doanh thu tăng nhanh trở thành một đơn vị sản xuất loa đài lớn của Việt nam.

Có thể thấy tình hình phát triển của công ty trong các năm qua nh sau: Biểu 1: Tình hình phát triển của công ty (từ 1994 - 1998)

I.2/ Chức năng nhiệm vụ của công ty.

Công ty điện tử Nam Môn có chức năng sản xuất các sản phẩm loa điện tử Ngoài ra, công ty cũng có thể cung cấp công nghệ, các trang thiết bị công nghệ cũng nh những thiết bị kỹ thuật và đo lờng trong sản xuất loa điện tử đợc nhập khẩu trực tiếp và uỷ thác.

Hiện nay công ty đã thực hiện hầu hết các chức năng trên, mặt khác, sản xuất mới chỉ ở mức lắp ráp loa điện tử của nớc ngoài với trình độ kỹ thuật cao Với việc thực hiện các chức năng nh vậy, đòi hỏi lao động của công ty phải đa dạng ngành nghề (thuộc hai loại chính là quản lý kỹ thuật và quản lý kinh tế).

Để mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm của mình ở trong nớc cũng nh n-ớc ngoài, công ty phải xác định và sản xuất đợc sản phẩm chiến lợc, tìm đợc thị trờng tiêu thụ Do đó công ty cần mở rộng phát triển các hoạt động nghiên cứu kỹ thuật, marketing sản phẩm, nghĩa là cần tăng cờng quản lý kỹ thuật và quản trị kinh doanh có trình độ cao.

I.3/ Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm:

Để tồn tại và phát triển trong giai đoạn chuyển đổi nền kinh tế, công ty đã tiến hành mở rộng đầu t sản xuất và đầu t chiều sâu.

Quy trình sản xuất sản phẩm của công ty mới chỉ là quy trình công nghệ lắp ráp sản phẩm loa điện tử nhng nó cũng rất phức tạp và đòi hỏi trình độ kỹ thuật cao Về máy móc thiết bị đã đạt đợc trình độ cao trong lắp ráp loa điện tử bằng dây chuyền công nghệ đồng bộ của Hàn Quốc, nhằm nâng cao chất l-ợng sản phẩm Nhìn chung năng lực sản xuất của công ty đủ lớn để đáp ứng đ-ợc yêu cầu về chất lợng sản phẩm mà thị trờng đòi hỏi Phù hợp với quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm này công ty sản xuất sản phẩm theo dây chuyền, phơng pháp này đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra liên tục, quá trình công nghệ đợc chia nhỏ thành nhiều bớc, công việc sắp xếp theo một trình độ hợp lý và có thời gian thực hiện bằng nhau để giao cho từng ngời thực hiện Để quản lý và tổ chức sản xuất đạt đợc hiệu quả cao, ngời quản lý phải có trình độ kỹ thuật cao để theo dõi, xử lý và cải tiến công nghệ, quản đốc phân xởng phải am hiểu kỹ thuật sâu, đợc chuyên môn hoá phụ trách từng dây chuyền và phối hợp chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật, các lãnh đạo của công ty và cán bộ quản trị khác cũng phải am hiểu qua về công tác kỹ thuật Đồng thời việc sản xuất theo dây chuyền đòi hỏi tác phong làm việc công nghiệp nhanh gọn, hiệu quả Do đó đội ngũ cán bộ quản trị cũng phải theo đợc nhịp độ của sản xuất để thích ứng và thúc đẩy sản xuất.

Sơ đồ 1: Sơ đồ công nghệ lắp ráp loa

* Cơ sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho sản xuất

Để phù hợp với công nghệ sản xuất loa, công ty cũng phải có các thiết bị ở trình độ hiện đại tơng xứng Tuy nhiên việc mua sắm, đổi mới trang thiết bị sản xuất còn gặp khó khăn về tài chính Ngoài một số băng chuyền và một số máy hàn tự động ra, hầu hết các thiết bị còn lại sử dụng lâu Thiết bị chủ yếu yếu của công ty bao gồm:

Biểu 2: Thiết bị công nghiệp chủ yếu của công ty.

6 Các bộ phận cân chỉnh độ rung cho từng sản phẩm

Những thiết bị trên là những thiết bị đắt tiền, yêu cầu độ chính xác cao và bảo quản cẩn thận, do đó công ty phải có những lao động chuyên quản lý thiết bị công nghệ với trình độ kỹ thuật cao, có trách nhiệm đồng thời đặt ra vấn đề kế hoạch bảo dỡng, kiểm tra, cải tiến và mua sắm mới thiết bị công nghệ phục vụ sản xuất.

Xởng sản xuất CKD: Nguyên liệu chính ở đây là linh kiện rời nhập ngoại do các kho vật t của công ty cung cấp, xởng có nhiệm vụ lắp ráp thành máy linh kiện cho loa, sau đó đa tiếp sang phân xởng CKD.

Xởng sản xuất SKD: Nhận dạng linh kiện từ xởng CKD và các loại vật t khác nh loa dời, vỏ loa từ kho vật t của công ty sau đó lắp ráp và kiểm tra hoàn chỉnh thành phẩm nhập kho.

Chức năng của từng bộ phận

1 Phòng Kỹ thuật: Thực hiện hầu hết các công việc liên quan đến kỹ thuật phục vụ cho sản xuất, chuyển giao công nghệ quản lý qui trình kỹ thuật, quản lý máy móc thiết bị, nghiên cứu phát triển kỹ thuật, ứng dụng phơng pháp kỹ thuật mới, thiết kế sản phẩm mới

2 Phòng KCS: Có chức năng kiểm tra chất lợng sản phẩm và trong đó bao gồm cả một phần chức năng kỹ thuật đó là xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật cho sản phẩm.

3 Trung tâm bảo hành: Có chức năng kèm dịch vụ bảo hành sản phẩm, sửa đổi, sửa chữa sản phẩm sau khi bán.

4.Phòng kế hoạch vật t : Có chức năng kế hoạch hóa và điều độ sản xuất, xác định chiến lợc chung và chiến lợc sản phẩm, xây dựng kế hoạch dài hạn và ngắn hạn, lập kế hoạch tiến độ sản xuất và công tác điều độ sản xuất Ngoài ra phòng còn thực hiện mua nguyên vật liệu, vận chuyển nguyên vật liệu, quản lý kho và cấp phát vật t phục vụ cho quá trình sản xuất.

5 Phòng Kế toán tài chính: Thực hiện chức năng tài chính bao gồm việc tạo nguồn vốn, quản lý các loại vốn quỹ của công ty, công tác tín dụng nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn Ngoài ra phòng còn thực hiện chức năng hạch toán gồm hạch toán kế toán và thống kê, công tác ghi chép ban đầu, thông tin kinh tế nội bộ của công ty.

6 Phòng bán hàng: Thực hiện chức năng tiêu thụ sản phẩm bao gồm: Nghiên cứu thị trờng, quảng cáo

7 Phòng Xuất nhập khẩu: Thực hiện một phần chức năngmua hàng nh mua nguyên vật liệu, mua vật t kỹ thuật nớc ngoài, ký kết hợp đồng kinh tế

II.1.1/ Tình hình phân công và hiệp tác lao động trong bộ máy quản trị.

Phân công quá trình quản trị là một phân chia quá trình quản trị ra thành các quá trình có tính chất chuyên môn hóa, theo những công việc riêng biệt và giao những công việc cho những ngời có trình độ chuyên môn và thích hợp về nghề nghiệp Còn hiệp tác quá trình quản trị là kết quả của phân công quá trình quản trị, nó thể hiện mối quan hệ giữa các bộ phận, các cá nhân trong khi thực hiện các chức năng quản trị.

Do đó để nắm rõ tình hình phân công và hiệp tác lao động trong bộ máy quản trị, tăng nghiên cứu cơ tổ chức bộ máy để nắm đợc một số bộ phận chức năng trong bộ máy quản trị đó là việc phân công lao động trong từng bộ phận, để biết nhiệm vụ, chức năng, công việc của từng cá nhân và mối liên hệ giữa các cá nhân đó.

II.1.2/ Cơ cấu bộ máy quản trị của Công ty.

Nhìn vào sơ đồ (nh đã trình bày ở phần I) ta thấy bộ máy cơ cấu bộ máy quản trị của Công ty đợc xây dựng theo kiểu trực tuyến - chức năng, đây là kiểu cơ cấu đợc áp dụng phổ biến ở hầu hết các doanh nghiệp ở nớc ta hiện nay.

Tuy vậy cơ cấu này còn cồng kềnh, vẫn còn những bộ phận có nhiều đầu mối quản lý Đó là kết quả của sự phân chia các chức năng quản trị trong Công ty.

II.1.2.a /Bố trí lao động trong bộ máy quản trị của Công ty

- Về số lợng: Tổng số lao động làm việc trong bộ máy quản trị là 48 ng-ời chiếm 30,6% tổng số lao động của toàn Công ty.

- Về trình độ:

+ Bộ phận lãnh đạo của Công ty có trình độ cao và đồng đều, 100% có trình độ Đại học.

+ Bộ phận chức năng: Số lao động có trình độ Đại học phân bổ cha đồng đều; Các phòng: Tổ chức hành chính, kỹ thuật, trung tâm bảo hành có 70% Các phòng ban khác chiếm dới 10%, số lao động làm việc ở bộ máy quản trị có trình độ sơ cấp là: 5/48 chiếm 16,7%.

- Về chuyên môn: Số lao động đợc đào tạo về kinh tế là 13 ngời chiếm 27,08% trong tổng số lao động làm việc trong bộ máy Số lao động làm việc đúng chuyên môn là 34 ngời chiếm 70,8% còn lại 29,2% làm việc sai chuyên môn.

II.1.3 - Tình hình thực hiện chức năng sử dụng lao động trong bộ máyquản trị.

1 Ban Giám đốc: Ban giám đốc có nhiệm vụ chỉ huy và điều hành quá trình sản xuất và kinh doanh của Công ty.

Biểu 4: Kết cấu của Ban Giám đốc

TT Chức danh Ngành nghề đào tạo Trình độ Tuổi

Chức năng của từng thành viên trong Ban Giám đốc nh sau:

+ Giám đốc : Là ngời đại diện cho cán bộ CNV tại Công ty Giám đốc có nhiệm vụ lãnh đạo chung và phụ trách công tác tổ chức cán bộ, hợp tác quốc tế, xuất nhập khẩu, kế hoạch kinh doanh, đầu t phát triển.

+ Phó Giám đốc I : Giúp Giám đốc phụ trách quản lý kỹ thuật và công tác bảo hành sản phẩm, kế hoạch hóa và điều độ sản xuất, công tác lao động tiền lơng Ngoài ra Phó Giám đốc I còn đợc phép thay mặt Giám đốc giải quyết các công việc chung khi Giám đốc vắng mặt.

+ Phó Giám đốc II : Giúp Giám đốc công tác phụ trách kinh doanh bao gồm: Quản lý nguồn vốn, tạo nguồn vốn cho sản xuất, kinh doanh và đầu t, quản lý khâu bán hàng, cấp phát vật t sản phẩm.

Qua trên chúng ta thấy rằng sự phân công nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng giữa các thành viên, phù hợp với trình độ chuyên môn của từng ngời Về mặt trình độ, Ban Giám đốc có trình độ cao, 100% có trình độ Đại học và làm việc đúng chuyên môn Tuổi trung bình của Ban Giám đốc là 50 Trong Ban giám đốc cha có ai chuyên môn cả về kinh tế lẫn kỹ thuật.

2 Phòng Kế toán tài chính.

Phòng Kế toán tài chính là bộ phận nghiệp vụ có chức năng giúp Giám đốc về công tác hạch toán, kế toán, quản lý và sử dụng các loại vốn quỹ, phân phối và phân phối lại thu nhập Đồng thời giúp Giám đốc thực hiện kiểm tra, kiểm soát bằng tiền mọi hoạt động của các hoạt động nghiệp vụ, phù hợp với các phòng ban chức năng, xây dựng, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện sản xuất, kỹ thuật, tài chính phân bổ các khoản tiền lơng, tiền thởng.

Nhiệm vụ của phòng Kế toán.

- Xây dựng kế hoạch tài chính của Công ty: Bao gồm thu chi tài chính, vốn cố định, khấu hao tài sản cố định, định mức vốn lu động, tín dụng ngân hàng, hạ giá thành đầu t xây dựng cơ bản, phân phối lợi nhuận, tham gia xây

dựng kế hoạch sản xuất, kỹ thuật tài chính hàng năm của Công ty, bảo vệ kế hoạch tài chính của Công ty trớc Giám đốc

- Tổ chức các nghiệp vụ kế toán chính xác, kịp thời hợp lý theo đúng

- Xác định lợi nhuận thực hiện hàng năm của Công ty, phân phối lợi nhuận tiền thởng, tiền lơng.

- Phòng Kế toán của Công ty gồm có 4 ngời:

+ Trởng phòng (Kế toán trởng): Phụ trách chung kiêm kế toán tổng hợp, có nhiệm vụ chỉ đạo nghiệp vụ và tổ chức toàn bộ phòng kế toán tài chính, tập hợp số liệu trong kỳ để lập báo cáo kế toán.

+ Kế toán vật liệu tiền mặt và thành phẩm tiêu thụ: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết về tình hình xuất nhập kho vật liệu và công cụ lao động nhỏ, đảm bảo cung cấp số liệu chính xác, kịp thời cho bộ phận kế toán tập hợp chi phí sản xuất, theo dõi các chứng từ thu chi tiền mặt, mở sổ chi tiết, tình hình thanh toán, theo dõi phản ánh các sổ sách, các chứng từ thanh toán tiền gửi, tiền vay ngân hàng Ngoài ra còn có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho thành phẩm, tình hình tiêu thụ sản phẩm, xác định kết quả sản xuất - kinh doanh và theo dõi thanh toán với ngân sách Nhà nớc.

+ Thống kê phân xởng kiêm kế toán tập hợp cho phí sản xuất, tài sản cố định và tiền lơng : Có nhiệm vụ nhận, kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ yêu cầu quản lý sản xuất phân xởng, lập báo cáo nghiệp vụ, chuyển các chứng từ về phòng kế toán để tiến hành công tác kế toán Ngoài ra còn có nhiệm vụ tập hợp toàn bộ chi phí sản xuất trong quý báo cáo kế toán trởng để tính giá thành, theo dõi tình hình tăng giảm và trích khấu hao TSCĐ, theo dõi tình hình chi trả lơng cho lao động trong Công ty.

+ Thủ quỹ : Có nhiệm vụ quản lý tiền mặt, thực hiện các nghiệp vụ thu chi tiền mặt trên cơ sở chứng từ hợp pháp.

Việc sử dụng lao động trong phòng đợc thực hiện qua biểu sau: Số lợng, kết cấu và kết quả khảo sát thời gian làm việc của phòng kế toán.

Biểu 5: Bố trí lao động cho phòng kế toán

2 Kế toán vật liệu, tiền mặt và Trung cấp Kinh tế

thành phẩm tiêu thụ

3 Chi phí sản xuất, thống kê Đại học TCKT

Qua trên chúng ta thấy rằng: Phòng đã thực hiện hầu hết các chức năng nhiệm vụ đợc giao Bên cạnh đó khâu bồi dỡng cán bộ nghiệp vụ kế toán còn cha đợc thực hiện, sự phân chia chức năng nhiệm vụ cho các thành viên là phù hợp và khoa học, qua số liệu trên ta thấy về trình độ 50% nhân viên có trình độ Đại học, 50% có trình độ trung cấp.

3 Phòng KCS:

Nhiệm vụ của phòng là xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, kiểm tra chất l-ợng hàng hóa lu kho và sản phẩm, đánh giá và kiểm tra chất ll-ợng hàng hóa khi nhập về.

Tình hình bố trí và sử dụng lao động của phòng thể hiện ở bảng sau:

Biểu 6: Bố trí lao động cho phòng KCS

3 K.s kiểm tra linh kiện Đại học Vật lý - tin học 4 K.s kiểm tra sản phẩm Đại học Vật lý

Nhận xét: Phòng đã thực hiện tốt các chức năng nhiệm vụ đợc giao, phòng có 3 ngời có trình độ đại học chiếm 75%, nh vậy chất lợng lao động trong phòng đạt khá cao, đáp ứng đợc yêu cầu của công việc, về số lợng thì phòng hiện có 4 ngời nh vậy là khá nhiều so với công việc nên không tận dụng đợc thời gian nhàn rỗi của các thành viên.

4 Phòng bán hàng:

Nhiệm vụ: Nghiên cứu thị trờng, xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, tổ chức và quả lý tiêu thụ sản phẩm.

Tình hình bố trí và sử dụng lao động trong phòng đwojc thể hiện ở biểu sau:

Biểu 7: Bố trí lao động cho phòng bán hàng

1 Cán bộ quản lý sản phẩm và thanh toán Đại học Thơng mại 2 Cán bộ sử lý thông tin thị trờng Đại học Thơng mại 3 Cán bộ quản lý điểm bán Trung cấp Thơng mại

Nhận xét: Phòng đã có sự phân công chức năng nhiệm vụ cho mỗi thành viên Về trình độ phòng có 2 ngời có trình độ Đại học chiếm 66,66%, nhng phòng cha có ai chuyên môn về marketing.

5 Phòng kỹ thuật:

Có nhiệm vụ: - Quản lý kỹ thuật gồm quản lý công nghệ đảm bảo cho sản xuất, quản lý trang thiết bị máy móc công nghệ và thiết bị khác, quản lý và bồi dỡng, đào tạo cho cán bộ CNV, tiếp nhận công nghệ lắp ráp từ các cơ sở sản xuất, vạch ra công nghệ sản xuất, giải quyết những vấn đề kỹ thuật cụ thể trong sản xuất hoặc những vấn đề công ty đòi hỏi.

Tình hình bố trí lao động của phòng thể hiện ở biểu sau:

Biểu 8: Số lợng kết cấu lao động của phòng kỹ thuật

2 K.s quản lý t.bị và thiết kế Đại học Dụng cụ đo 3 K.s theo dõi sản xuất và nghiên cứu Đại học Điện tủ

Nhận xét: Nhiệm vụ của phòng đợc phân thành mức độ phức tạp khác nhau và giao cho những ngời có trình độ phù hợp, những việc thiết kế sản phẩm và lập công nghệ sản xuất không giao cho cá nhân cụ thể, trái lại, việc bồi dỡng đào tạo kỹ thuật cho công nhân viên còn cha đợc thực hiện, việc nghiên cứu kỹ thuật mới cha đợc phát huy Chất lợng đội ngũ của phòng khá cao và đồng đều 100% có trình độ Đại học Tuy nhiên do yêu cầu ngày càng cao của khoa học kỹ thuật nên Công ty cần bổ sung thêm số lợng cũng nh chất lợng cán bộ cho phòng.

6 Phòng Kế hoạch:

- Xây dựng kế hoạch dài hạn hàng năm, hàng quý của Công ty và tổng hợp kế hoạch kịp thời chính xác, giúp Giám đốc Công ty chỉ đạo điều hành sản xuất kinh doanh.

- Cân đối các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất - Kế hoạch hóa và điều độ sản xuất.

- Đôn đốc kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của Công ty - Kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ sản xuất, các hợp đồng kinh tế - Nghiên cứu bổ sung, hoàn thiện phơng pháp kế hoạch hóa của Công ty Tình hình bố trí lao động của phòng thể hiện ở biểu sau

Biểu : 9 Số lợng kết cấu làm việc của phòng kế hoạch đầu t

2 Chuyên viên điều độ sản xuất và tiếp liệu Đại học Kinh tê 3 Chuyên viên kế hoạch vật t Đại học Kinh tế

Nhận xét: Sự phân chia chức năng, nhiệm vụ giữa các thành viên cha đ-ợc rõ ràng, cha có ai có chuyên môn về kinh tế phát triển, số ngời làm việc sai chuyên môn vẫn còn về trình độ có 3/4 = 75% có trình độ đại học, 25% trình độ trung cấp, phòng đã thực hiện tốt các chức năng và nhiệm vụ đợc giao.

7 Trung tâm bảo hành.

- Tổ chức và quản lý mạng lới bảo hành của Công ty, thực hiện bảo hành và sửa chữa linh kiện, bán thành phẩm tồn kho, hớng dẫn khách hàng về

Nhận xét: Chất lợng và số lợng của trung tâm phù hợp và đáp ứng đợc yêu cầu đòi hỏi của công việc trung tâm có 5/6 ngời có trình độ đại học chiếm 83,3% và 1 trung cấp chiếm 16,67% Trung tâm cũng đã thực hiện đầy đủ và hoàn thành các chức năng và nhiệm vụ đợc giao.

8 Phòng xuất nhập khẩu

Chức năng: Thực hiện thủ tục về xuất - nhập khẩu linh kiện và sản phẩm, giúp Ban giám đốc đàm phán, ký kết hợp đồng với nớc ngoài.

Biểu 11: Số lợng, kết cấu lao động cua phòng xuất nhập khẩu

Nhận xét: Phòng thực hiện đầy đủ các chức năng đợc giao nh: Nhập khẩu linh kiện, nguyên vật liệu giúp Giám đốc đàm phán, ký kết với đối tác n-ớc ngoài nhng xuất khẩu hầu nh cha phát huy đợc, nguyên nhân chủ yếu là do sản phẩm của Công ty cha có khả năng xuất khẩu Về số lợng lao động phòng có 100% trình độ Đại học Nhng sự phân công chức năng của phòng cha đợc rõ ràng cho từng thành viên.

9 Phòng Tổ chức hành chính:

Chức năng: - Xây dựng hớng dẫn thực hiện phơng án kiện toán tổ chức của Công ty, xây dựng nội dung tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của các phòng các phân xởng sản xuất.

- Thực hiện việc tuyển dụng, đề bạt, bãi nhiệm, điều động và kỷ luật, khen thởng cho cán bộ, CNV.

- Xây dựng kế hoạch đào tạo cán bộ, chọn cử và làm thủ tục cho cán bộ CNV đi học, thực hiện việc xếp lơng, nâng bậc cho cán bộ CNV theo đúng qui định.

- Xây dựng kế hoạch bảo hộ lao động, tổ chức kiểm tra và kịp thời đề nghị mua các trang thiết bị làm việc.

- Phụ trách khâu hành chính, bảo vệ, an toàn phòng cháy chữa cháy Phòng Tổ chức hành chính của Công ty gồm có 10 ngời và đợc bố trí nh sau:

+ Trởng phòng : Phụ trách chung và phụ trách khâu cán bộ, giải quyết các công việc nội bộ, công tác bảo vệ và tiền lơng cho lãnh đạo.

+ Phó phòng : Phụ trách công tác văn th, lu trũ.

+ Chuyên viên tổ chức: Phụ trách công việc xây dựng nội qui, qui chế, soạn thảo văn bản, phụ trách công tác phòng cháy, chữa cháy, tuyển dụng và cho thôi việc.

+ Chuyên viên lao động tiền lơng: Phụ trách công việc trả lơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm lao động cho nhân viên của công ty.

+Cán sự lao động tiền lơng: Thực hiện việc trả lơng, bảo hiểm, theo dõi hàng ngày công và thu nhập của ngời lao động trong Công ty.

+ 03 nhân viên bảo vệ : Bảo vệ Công ty 24/24h

4 Chuyên viên lao động tiền lơng Đại học Kinh tế

6 Tổ bảo vệ (03 ngời) 7 Tổ vệ sinh (02 ngời)

Nhận xét: Phòng đã thực hiện đầy đủ chức năng đợc giao có phân cấp nhiệm vụ rõ ràng cho từng bộ phận thành viên, trong phòng có 5/10 ngời có trình độ đại học chiếm 50% có trình độ đại học

10 Các phân xởng: (Lắp ráp, cơ khí, mạ sơn) Tình hình sử dụng lao động quản lý đợc thể hiện.

Biểu 13 : Kết cấu lao động quản lý ở phân xởng lắp ráp, cơ khí

mạ sơn.

Nhận xét: Số lợng và chất lợng lao động quản lý ở các phân xởng đáp ứng đợc yêu cầu đòi hỏi của công việc Hầu hết các phân xởng đều thực hiện tốt chức năng và công việc đợc giao Nhng bên cạnh đó phân xởng mạ sơn cha phát huy hết khả năng so với tiềm năng của mình.

11 Nhận xét chung về tình hình phân công lao động và hiệp tác trongbộ máy quản trị của công ty.

Phân công lao động quản trị theo chức năng đã đợc sử dụng rộng rãi trong hầu hết các bộ phận của bộ máy quản trị và đã đạt đợc những kết quả đáng khích lệ, điều đó đợc thể hiện:

- Phân chia chức năng nhiệm vụ rõ ràng cụ thể, trong các bộ phận trong bộ máy quản trị, một số bô phận đợc phân công lao động đầy đủ và hầu hết có trình độ chuyên môn phù hợp với công việc Nhng bên cạnh đó, sự phân công vẫn tồn tại một số vấn đề cần giải quyết nh:

+ Số lao động làm việc ở bộ máy quản trị trái với chuyên môn của mình là 11 ngời chiếm 22,92%, một số phòng ban chức năng cha phân rõ nhiệm vụ quyền hạn của các thành viên, điều đó gây ra việc giảm hiệu quả của công việc.

+ Một số bộ phận trong bộ máy quản trị cha đợc phân công phù hợp về chuyên môn, dẫn đến khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ đợc giao.

- Hiệp tác lao động giữa các bộ phận chức năng Nhìn chung, sự hiệp tác lao động giữa các thànhviên trong bộ máy quản trị diễn ra dễ dàng và thuận tiện đạt hiệu quả công việc tơng đối cao Tuy nhiên do trình độ cũng nh chuyên môn không phù hợp nên nhiều khi việc hợp tác còn gặp phải những khó khăn nhất định.

II.1.4/ Tình hình tổ chức phục vụ nơi làm việc

II.1.4.a/ Tình hình tổ chức nơi làm việc của các phòng ban

Tổ chức nơi làm việc là tổng hợp các biện pháp nhằm tạo ra nơi làm việc tất cả các điều kiện vật chất kỹ thuật cần thiết để tiến hành quá trình lao động, quá trình sản xuất với hiệu suất cao đồng thời đảm bảo sức khoẻ và khả năng làm việc của con ngời.

Nội dung của tổ chức nơi làm việc gồm 3 nội dung chủ yếu: Thiết kế nơi làm việc, trang bị nơi làm việc và bố trí hợp lý nơi làm việc.

- Thiết kế nơi làm việc: Về cơ bản, nơi làm việc của công ty tập trung tại 295 Bạch mai Hà Nội, ngoại trừ một số cửa hàng, đại lý của công ty đóng tại các cửa hàng ngoài địa phận của công ty.

Phòng làm việc của các bộ phận chức năng đợc bố trí một cách hợp lý và tơng đối khoa học, cụ thể:

+ Phòng làm việc của giám đốc, và hai phó giám đốc đợc bố trí cạnh nhau, tiếp đó là phòng XNK và phòng họp, sự bố trí này thuận lợi cho việc trao đổi, hội ý, tiếp khách và ký kết hợp đồng.

+ Các phòng kế toán tài chính, phòng bán hàng, phòng kế hoạch vật t và phòng tổ chức hành chính đợc bố trí cạnh nhau tạo thành một khu vực thuận tiện cho việc hiệp tác trao đổi giữa các phòng này.

+ Phòng kỹ thuật và phòng KCS còn có bộ phận đặt ở phân xởng lắp ráp để tiện theo dõi sản xuất

- Trang bị nơi làm việc: là cung cấp phơng tiện vật chất kỹ thuật cần thiết để nơi làm việc có thể tiến hành quá trình sản xuất, quá trình lao động với hiệu suất cao đồng thời tiết kiệm đợc sức lao động của ngời công nhân.

Nơi làm việc của ngời lao động quản lý cần đợc trang bị những loại sau: + Các thiết bị chính: là những thiết bị mà ngời công nhân dùng để tác động trực tiếp vào đối tợng.

+ Các thiết bị phụ: là thiết bị giúp cho ngời công nhân thực hiện quá trình lao động có hiệu suất cao hơn.

+ Các thiết bị thông tin liên lạc: yêu cầu của loại thiết bị này là đảm bảo độ tin cậy cao, phù hợp với đặc điểm sản xuất tại nơi làm việc.

+ Các thiết bị an toàn, vệ sinh công nghiệp phục vụ sinh hoạt.

Trong công ty hiện nay hầu hết các phòng làm việc đều đợc trang bị bàn ghế làm việc, tủ đựng tài liệu, điện thoại, máy tính cá nhân Các phòng kế toán tài chính, phòng bán hàng, phòng kế hoạch vật t, phòng kỹ thuật, phòng KCS và phòng XNK còn đợc trang bị thêm máy vi tính, ngoài ra phòng XNK còn đợc trang bị thêm cả máy fax.

- Bố trí nơi làm việc: là sắp xếp bố trí một cách hợp lý trong không gian tất cả các phơng tiện vật chất, kỹ thuật cần thiết của sản xuất tại nơi làm việc.

Bố trí nơi làm việc phải đảm bảo các yêu cầu: + Xác định đúng diện tích nơi làm việc.

+ Tạo t thế làm việc hợp lý

+ Đảm bảo yêu cầu tiết kiệm động tác cho ngời lao động + Đảm bảo an toàn lao động và thẩm mỹ cho sản xuất.

Việc bố trí nơi làm việc ở các phòng ban chức năng của công ty hiện nay nói chung đã đợc các phòng ban thực hiện hợp lý và khoa học Cụ thể là nơi làm việc của công ty hiện nay đã chú ý tới việc tạo ra t thế làm việc hợp lý, tiết kiệm động tác cho ngời lao động, đảm bảo an toàn và thẩm mỹ Tuy nhiên bên cạnh đó còn có những nhợc điểm cần khắc phục là diện tích các phòng ban làm việc do đợc xây dựng có hạn nên cha đáp ứng đợc nhu cầu đặt ra Trừ trởng phòng tổ chức các phó giám đốc và giám đốc là có phòng làm việc riêng, còn lại hầu hết các trởng phòng, quản đốc phân xởng đều làm việc chung một phòng với các nhân viên, điều đó gây khó khăn cho việc tiếp khách hay giao dịch với khách hàng

Tóm lại sự bố trí các phòng làm việc thành từng khu vực thuận tiện cho việc trao đổi, phối hợp trong quá trình làm việc Tuy nhiên cần bố trí một số chuyên viên, lãnh đạo chức năng cần thiết có sự làm việc tập trung, một phòng làm việc riêng biệt để tránh sự ảnh hởng của ngời khác Một số phòng đã đợc