Luận văn một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý công ty vật tư kỹ thuật xi măng

Là một Doanh nghiệp Nhà nớc, thành viên của Tổng Công ty Xi măngViệt Nam, với nhiệm vụ và chức năng của mình, Công ty Vật t Kỹ thuậtXi măng đã và đang nỗ lực phấn đấu đạt đợc nhiều thành

ta Là một Doanh nghiệp Nhà nớc, thành viên của Tổng Công ty Xi măngViệt Nam, với nhiệm vụ và chức năng của mình, Công ty Vật t Kỹ thuật

Xi măng đã và đang nỗ lực phấn đấu đạt đợc nhiều thành tích trong côngtác tiêu thụ xi măng, sản lợng xi măng năm sau bán cao hơn năm trớc, ổn

định giá xi măng thị trờng, kinh doanh có hiệu quả Đạt đợc kết quả này

là do Công ty có một bộ máy quản lý, đội ngũ cán bộ t ơng đối phù hợpvới nhiệm vụ đợc giao Tuy nhiên, trong bối cảnh thị tr ờng xi măng diễnbiến theo hớng cạnh tranh quyết liệt, cung lớn hơn cầu, Công ty luôn gặpphải khó khăn, đòi hỏi phải có một giải pháp hoàn thiện bộ máy quản lýCông ty, ngang tầm với nhiệm vụ, thách thức đặt ra

Xuất phát từ thực tế trên, qua nghiên cứu và tìm hiểu tình hình hoạt

động kinh doanh của Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng, tôi đã chọn đề tài:

“Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý Công ty Vật t Kỹ

thuật Xi măng” để thực hiện Luận văn tốt nghiệp.

Kết cấu Luận văn gồm 3 chơng:

Chơng I : Một số vấn đề chung về tổ chức bộ máy quản lý

Chơng II : Thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Vật t

Kỹ thuật Xi măng Chơng III : Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý

trong Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng.

CH ơng I một số vấn đề chung về

tổ chức bộ máy quản lý Doanh nghiệp

I- khái niệm và những nguyên tắc cơ bản về tổ chức bộ máy quản lý:

1 Khái niệm chung về tổ chức:

Theo Chester Barnard thì Tổ chức là một hệ thống những hoạt độnghay nỗ lực của hai hay nhiều ngời đợc kết hợp với nhau một cách có ýthức Nói cách khác, khi ngời ta cùng nhau hợp tác và thoả thuận mộtcách chính thức để phối hợp những nỗ lực của họ, nhằm hoàn thànhnhững mục tiêu chung thì một tổ chức sẽ đợc hình thành

Theo từ điển Tiếng Việt (phổ thông), Tổ chức có các nghĩa: Tạothành một chính thể có cấu tạo và chức năng nhất định, hoạt động có trật

tự, nề nếp, làm những việc cần thiết để tiến hành một hoạt động có hiệuquả, tập hợp một số ngời hoạt động vì quyền lợi chung, mục đích chung

ở đây, chúng ta chú ý một định nghĩa về tổ chức sát hơn, với kháiniệm tổ chức quản lý: Tổ chức là một cơ cấu (bộ máy hoặc hệ thống bộmáy) đợc xây dựng có chủ định về vai trò và chức năng đợc thể chế hoá,trong đó các thành viên của nó thực hiện từng phần việc đ ợc phân côngvới sự liên kết hữu cơ nhằm đạt tới mục tiêu chung

2 Những nguyên tắc cơ bản của tổ chức: (8 nguyên tắc).

Khi thiết lập và vận hành bất kỳ một tổ chức nào cũng phải tuânthủ, vận dụng các nguyên tắc về tổ chức, những nguyên tắc này xuất phát

từ thực tiễn quản lý và phù hợp với quy luật khách quan

Nguyên tắc tập trung dân chủ đợc coi là nguyên tắc cơ bản baotrùm các loại tổ chức Tuy nhiên, có cần đ ợc vận dụng sát hợp với tínhchất từng loại tổ chức có phơng thức hoạt động khác nhau (tổ chức chínhtrị, tổ chức kinh doanh…) Với tổ chức quản lý kinh doanh (Doanh) Với tổ chức quản lý kinh doanh (Doanhnghiệp), đó là nguyên tắc: Tự chủ, tự chịu trách nhiệm (trong khuôn khổthể chế, bao gồm luật pháp và quy chế), có hiệu lực để đạt hiệu quả kinh

tế cao nhất Từ nguyên tắc chung đó, nhiều nhà khoa học quản lý đã xáclập 8 nguyên tắc cụ thể nh sau:

* Nguyên tắc 1: Từ mục tiêu hoạt động mà định ra chức năng của

tổ chức, từ chức năng mà thiết lập bộ máy phù hợp, và từ bộ máy mà bốtrí con ngời đáp ứng yêu cầu Đây là trình tự logíc của tổ chức, không đ -

ợc làm ngợc lại tuỳ tiện

* Nguyên tắc 2: Nội dung chức năng của mỗi tổ chức cần đợc phân

chia thành các phần việc rõ ràng và phân công hợp lý, rành mạch cho mỗi

bộ phận, mỗi cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện

* Nguyên tắc 3: Nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền hạn phải tơng xứng.

* Nguyên tắc 4: Cần xác lập và xử lý đúng các mối quan hệ chức

năng, chế độ công tác và lề lối làm việc

* Nguyên tắc 5: Bảo đảm sự cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và

kịp thời, trung thực, có độ tin cậy cao

* Nguyên tắc 6: Có sự kiểm tra kịp thời để kiểm chứng việc thực

hiện mọi nhiệm vụ, qua đó xử lý các vấn đề phát sinh, thúc đẩy tiến độ

và đúc kết kinh nghiệm

* Nguyên tắc 7: Tạo sự hợp tác gắn bó giữa các thành viên trong tổ

chức, giữa ngời điều hành với tập thể lao động, hớng vào mục tiêu chung

* Nguyên tắc 8: Tuyển chọn chặt chẽ và bố trí sử dụng đúng cán

bộ, nhân viên, tạo điều kiện cho mọi ngời phát huy cao khả năng vàkhông ngừng phát triển về năng lực và phẩm chất

II- những yêu cầu khi xây dựng, hoàn thiện một bộ máy tổ chức Doanh nghiệp:

Để quản lý, điều hành mọi hoạt động trong Doanh nghiệp, cần cómột bộ máy gồm các cấp, các khâu liên kết với nhau theo quan hệ dọc vàngang; có những chức năng, quyền hạn và trách nhiệm xác định

Tính hợp lý của cơ cấu tổ chức thể hiện qua các yêu cầu sau:

+ Tính tối u: Số lợng các cấp, các khâu đợc xác định vừa đủ, phùhợp với các chức năng quản lý và các công đoạn trong chu trình kinhdoanh Nhiều cấp quá sẽ gây sự cách biệt, kém nhanh nhạy trong điềuhành và cồng kềnh, lãng phí Quá ít cấp sẽ khiến việc điều hành kém cụthể, sâu sát, dễ sơ hở sai sót Nhiều khâu (bộ phận chức năng) quá sẽ dễtrùng chéo chức năng, gây vớng mắc trong quan hệ và trách nhiệm thiếu

rõ ràng; tạo ra nhiều điều mới chỉ đạo và tăng biên chế gián tiếp khiếnchi phí quản lý lớn Ngợc lại, quá ít khâu sẽ không quán xuyến đ ợc hếtcác chức năng cần thiết hoặc thiếu chuyên sâu từng chức năng

Tính tối u thể hiện tổng quá ở nguyên tắc: Bảo đảm quán xuyến hếtkhối lợng công việc và có thể quản lý, kiểm tra đợc

+ Tính linh hoạt: Hoạt động kinh doanh phụ thuộc rất nhiều vàocác diễn biến của thị trờng, mà thị trờng luôn thay đổi cùng với các yếu

tố chính trị, xã hội phức tạp, đòi hỏi tính năng động cao trong quản lý.Mỗi Doanh nghiệp luôn đứng trớc cơ may cần kịp thời nắm bắt cũng nhnhững nguy cơ cần kịp thời ứng phó

+ Tính ổn định tơng đối: Yêu cầu này dờng nh mâu thuẫn với tính linhhoạt, song không thể xem nhẹ, bởi lẽ sự bền vững của cơ cấu tổ chức đảm bảo

cho hiệu lực quản lý - điều hành trong tình huống bình thờng Sự thay đổi tuỳtiện và diễn ra nhiều lần (tách ra nhập vào) sẽ gây hậu quả tiêu cực, cả về nềnếp hoạt động cũng nh về tâm lý những ngời trong bộ máy, làm giảm hiệu lực

kỷ cơng của bộ máy Mỗi lần thay đổi cơ cấu tổ chức là một lần xáo trộn,không dễ lấy lại sự ổn định trong thời gian ngắn

+ Độ tin cậy cao: Sự điều hành, phối hợp và kiểm ta mọi hoạt động trongDoanh nghiệp đòi hỏi thông tin phải đợc cung cấp chính xác và kịp thời Cơ cấu tổchức quản lý phải đảm bảo đợc tính tin cậy cao của các thông tin đó

+ Tính kinh tế: Có bộ máy quản lý là phải có chi phí để “nuôi” nó Chi phícao sẽ đội giá thành lên khiến hiệu quả kinh tế bị giảm sút Tính kinh tế của cơ cấu

tổ chức quản lý thể hiện ở sự tinh gọn của bộ máy và hiệu suất làm việc của nó

III- những mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy chủ yếu:

Thông thờng các Doanh nghiệp t nhân quy mô nhỏ có cơ cấu tổ chứcquản lý đơn giản, gọn nhẹ Mọi việc nói chung phụ thuộc ngời chủ Doanhnghiệp (thống nhất quyền sở hữu và quyền quản lý) Thờng chỉ cần một vănphòng, không có hoặc rất ít phòng, ban Mỗi nhân viên có thể kiêm nhiệm vàichức năng quản lý, trực tiếp thừa hành quyết định của chủ Doanh nghiệp CácDoanh nghiệp thơng mại thờng có cơ cấu linh hoạt này, công việc nhanh nhạy

và chi phí quản lý rất thấp

Đối với các Doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, cơ cấu tổ chức quản lýthờng có 3 loại hình: Trực tuyến, chức năng và kết hợp trực tuyến chức năng.Cần phân biệt 2 khái niệm: Khâu và cấp quản lý Khâu quản lý là bộ phận cơcấu độc lập, thực hiện một chức năng cá biệt, hoặc một phần chức năng đó,

điều khiển và phối hợp hoạt động của một số bộ phận cơ cấu Cấp quản lý là

sự thống nhất các khâu trong một cấp thuộc hệ thống thứ bậc quản lý, thựchiện mọi quyết định quản lý của cấp trên và chỉ đạo cấp dới thi hành

1 Cơ cấu chức năng:

ngời lãnh đạo Doanh nghiệp

Theo kiểu cơ cấu này, bên dới ngời lãnh đạo, có các bộ phận và cán

bộ đợc phân công theo chức năng chuyên trách, tạo nên những ng ời lãnh

đạo đảm nhận thực hiện một chức năng nhất định Các tổ chức và cán bộ

đợc phân công chức năng chuyên trách có quyền ra lệnh và chỉ đạo các

đơn vị cấp dới và của các bộ phận cấp dới trong phạm vi nghiệp vụ vàquyền hạn đợc giao Ngời thực hiện nhiệm vụ vừa nhận lệnh và phục tùngchỉ huy lãnh đạo của cấp trên, vừa phục tùng sự chỉ huy của bộ phận hoặccán bộ nghiệp vụ vhức năng cấp trên Đây là kiểu lãnh đạo chỉ huy nhiềucửa, dễ gây tình trạng mâu thuẫn giữa các mệnh lệnh, trách nhiệm không

rõ ràng và hiệu quả kém Song nó có u điểm là khai thác tốt nhất đội ngũcán bộ chuyên trách về lĩnh vực chuyên môn giúp cho ngời lãnh đạochung chỉ đạo tốt các lĩnh vực chuyên môn trong Doanh nghiệp

2 Cơ cấu trực tuyến:

1

Sơ đồ 2: Cơ cấu tổ chức theo trực tuyến

Với cơ cấu tổ chức này, sự quản lý đợc thực hiện thẳng từ cấp quản

lý cao nhất tới cấp quản lý thấp nhất của Doanh nghiệp Ng ời lãnh đạotoàn quyền chỉ huy, điều hành và ra các quyết định Các chức năng, các bộphận cấp dới chỉ tiếp nhận mệnh lệnh của một ngời lãnh đạo cấp trên Ng-

ời lãnh đạo Doanh nghiệp không lập ra các tổ chức chức năng chuyêntrách Mối quan hệ giữa ngời lãnh đạo cấp trên và cấp dới thực hiện

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức theo chức năng

ngời lãnh đạo Doanh nghiệp

(Giám đốc tổng giám đốc)– tổng giám đốc)

ngời lãnh đạo tuyến 1

A1

ngời lãnh đạo tuyến 2

trực tiếp chứ không phải thông qua bất kỳ một khâu trung gian nào Mọichức năng đều tập trung vào một ngời và do một ngời chịu trách nhiệmhoàn toàn.

Kiểu cơ cấu tổ chức này là cơ cấu gọn nhẹ, trách nhiệm và quyềnhạn rõ ràng, quyết sách nhanh, kịp thời và hiệu quả cao Song nó đòi hỏingời lãnh đạo quản lý có tài năng, kiến thức toàn diện và chỉ thích hợpvới những Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít mặt hàng hoặc sản phẩmkhông phức tạp

ở mỗi cấp lại nhận đợc sự hớng dẫn và kiểm tra về từng lĩnh vực của các

bộ phận chức năng tơng ứng của cấp trên Các bộ phận chức năng ở mỗicấp lại chính là cơ quan tham mu cho ngời thủ trởng của cấp mình, cungcấp thông tin để đợc xử lý tổng hợp và các kiến nghị giải pháp để thủ tr -ởng ra quyết định

Cơ cấu trực tuyến, chức năng tạo cho tổ chức một cái khung hànhchính vững chắc để quản lý, điều hành có hiệu lực và hiệu quả, vừa giảiphóng các việc cụ thể chuyên sâu cho thủ trởng, vừa tạo điều kiện để thủtrởng nắm chắc tình hình mọi mặt và chuẩn bị tốt các quyết định

lãnh đạo

trực tuyến 1 trực tuyến Alãnh đạo trực tuyến Blãnh đạo trực tuyến 2lãnh đạo

4- Cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý Doanh nghiệp:

4.1- Khái niệm cơ chế hoạt động của bộ máy quản lý Doanh nghiệp:

Là phơng thức tác động có chủ đích của thủ thể điều khiển baogồm một hệ thống các quy tắc và các ràng buộc về hành vi đối với mọi

đối tợng ở mọi cấp trong hệ thống nhằm duy trì tính hợp lý của hệ thống

và đa hệ thống đến mục tiêu Giữa mục tiêu, cơ cấu và cơ chế có mối liên

hệ chặt chẽ với nhau

Đối với hệ thống là một Doanh nghiệp thì cơ chế hoạt động của bộmáy quản lý gồm 2 nội dung cơ bản:

- Nguyên tắc hoạt động của bộ máy quản lý

- Các mối liên hệ cơ bản để phối hợp hoạt động

4.2- Nguyên tắc hoạt động của bộ máy quản lý:

- Nguyên tắc là các quy tắc chỉ đạo, các tiêu chuẩn hành vi mà cáccán bộ quản lý cần tuân thủ trong quá trình quản lý

- Đối với các Doanh nghiệp Nhà nớc ta, cơ chế “Đảng lãnh đạo,Nhà nớc quản lý, nhân dân làm chủ” đã đợc áp dụng trong quản lý và cócác nguyên tắc:

+ Doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động dới sự lãnh đạo của Đảng cộngsản Việt Nam, sự quản lý thống nhất của Nhà nớc, thực hiện chế độ tựchủ sản xuất kinh doanh trong phạm vi pháp luật quy định

+ Doanh nghiệp Nhà nớc đợc quản lý theo chế độ một thủ trởngnên cơ sở thực hiện quyền làm chủ tập thể những ngời lao động

+ Doanh nghiệp hoạt động theo phơng thức hạch toán kinh doanhXHCN, giải quyết đúng đắn mối quan hệ giữa lợi ích toàn xã hội, lợi íchtập thể và lợi ích lao động, trong đó lợi ích của ng ời lao động là động lựctrực tiếp

4.3- Các mối liên hệ để đảm bảo phối hợp hoạt động:

Để các bộ phận của bộ máy hoạt động ăn khớp, đạt hiệu quả thìcần phải có các mối liên hệ Vậy một đặc trng cơ bản của cơ cấu tổ chức

là tổng thể các mối quan hệ

- Theo tính chất mối quan hệ giữa con ngời với con ngời, mối quan

hệ thông tin, mối quan hệ kinh tế

- Theo chiều mối quan hệ:

+ Mối quan hệ theo chiều dọc: Là mối quan hệ giữa các cấp quản

lý trong Doanh nghiệp, ở đó cấp trên ra quyết định, cấp d ới thi hànhquyết định đó và báo cáo

+ Mối quan hệ theo chiều ngang: Giữa các khâu quản lý, các phòngban cùng cấp trong Doanh nghiệp Đây là mối quan hệ bình đẳng, mốiquan hệ này xảy ra khi sử dụng những ngời mà tạo cho ta lời khuyên.Trong đổi mới cơ cấu, ngời ta thờng phấn đấu mở rộng mối quan hệchiều ngang

IV- hoàn thiện bộ máy quản lý Doanh nghiệp:

1 Tính tất yếu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý Doanh nghiệp:

- Doanh nghiệp dù là Doanh nghiệp sản xuất hay Doanh nghiệpkinh doanh thuần tuý đều hoạt động trong một môi tr ờng kinh doanh nhất

định Môi trờng kinh doanh này bao hàm các yếu tố nh: luật pháp, chínhtrị, văn hoá, môi trờng kinh doanh quốc tế, khách hàng, đối thủ cạnhtranh, nhà cung cấp

Các yếu tố thuộc môi trờng này luôn luôn biến động hàng năm,hàng quý, hàng tháng, thậm chí hàng giờ Vì vậy các hoạt động ngắn hạnhoặc dài hạn của Doanh nghiệp cũng phải biến đổi theo, các kế hoạchchiến lợc và tác nghiệp thay đổi Mà bộ máy quản lý đợc tạo lập để thựchiện các kế hoạch chiến lợc và tác nghiệp Vì vậy, nó phải biến đổi vàhoàn thiện để phù hợp với tình hình mới

- Điều kiện kinh doanh thay đổi trong Doanh nghiệp cũng nh thay

đổi của môi trờng thờng tạo ra các cơ hội và đe doạ đối với các hoạt độngsản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp Vì vậy, cần phải thay đổi hoànthiện bộ máy quản lý để tận dụng thời cơ, tránh đ ợc các mối đe doạ,nhằm đa Doanh nghiệp đạt đợc mục tiêu sớm hơn dự kiến

- Càng ngày trình độ khoa học kỹ thuật càng phát triển, tạo ra cácmáy móc thiết bị hiện đại, dây chuyền công nghệ tiên tiến…) Với tổ chức quản lý kinh doanh (Doanh đòi hỏi cácnhà quản lý phải nắm bắt kịp thời Do vậy cần phải hoàn thiện bộ máyquản lý

- Khi quy mô Doanh nghiệp thay đổi, tất yếu dẫn đến bộ máy quản

lý phải thay đổi cho phù hợp

Nhìn chung việc hoàn thiện bộ máy quản lý Doanh nghiệp là mộttất yếu khách quan đối với mọi nền kinh tế ở mọi giai đoạn phát triển,

đặc biệt là đối với các Doanh nghiệp ở Việt Nam hiện nay

2- Quá trình hoàn thiện bộ máy quản lý:

Để hoàn thiện bộ máy quản lý thì phải nghiên cứu một cách kỹ l ỡng bộ máy hiện có và tiến hành đánh giá bộ máy đó theo những chỉ tiêunhất định Cần biểu diễn bộ máy dới dạng sơ đồ, từ sơ đồ đó ta có thể chỉ

-rõ quan hệ phụ thuộc của từng bộ phận và các chức năng mà nó phải thihành

Tiếp theo phân tích tình hình thực hiện các chức năng đã quy địnhcho từng bộ phận, phát hiện những khâu yếu kém

Phân tích bộ máy cần trả lời các câu hỏi sau:

- Bộ máy hiện tại đã đáp ứng đợc các yêu cầu của chiến lợc cha ?

- Điểm hợp lý của cơ cấu là gì ? Nguyên nhân ?

- Cần phải hoàn thiện theo hớng nào ?

Trên cơ sở đó đa ra những giải pháp, phơng án để hoàn thiện bộ máy.Việc hoàn thiện bộ máy cần đợc quản lý, tức là phải lập kế hoạch, tổ chứchoàn thiện, điều hành việc hoàn thiện và kiểm tra việc hoàn thiện

CH ơng II thực trạng tổ chức bộ máy quản lý của

Công ty đợc thành lập theo quyết định số: 023/BXD-TVLĐ ngày12/02/1993 của Bộ xây dựng, với nhiệm vụ chức năng ban đầu là cungcấp vật t kỹ thuật cho Ngành xi măng, tham gia bán lẻ xi măng tại

Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh

Ngày 30/9/1993 Bộ xây dựng có quyết định số 445/XD-TCLĐ bổsung thêm nhiệm vụ chức năng cho Công ty đợc tham gia vào các liêndoanh nghiên cứu và sản xuất xi măng

Ngày 10/7/1995, theo quyết định số 833/TCT-HĐQT của Chủ tịchHội đồng quản trị Tổng Công ty Xi măng Việt Nam giao bổ sung nhiệm

vụ từ ngày 01/8/1995 cho Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng trên cơ sở hợpnhất tổ chức của 3 đơn vị: Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng, Chi nhánhCông ty Xi măng Hoàng Thạch tại Hà Nội và Chi nhánh Công ty Ximăng Bỉm Sơn tại Hà Nội Nhiệm vụ của Công ty đ ợc giao bổ sung lúcnày là: Tổ chức lu thông kinh doanh xi măng trên địa bàn thành phố HàNội theo phơng thức Tổng đại lý tiêu thụ xi măng cho các Công ty Ximăng Hoàng Thạch, Công ty Xi măng Bỉm Sơn, bình ổn giá xi măng thịtrờng

Từ ngày 01/6/1998, theo quyết định số 606/XMVN-HĐQT ký ngày 23/5/1998 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Xi măngViệt Nam, Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng tiếp nhận thêm Chi nhánhCông ty Xi măng Bỉm Sơn tại Hà Tây, Hoà Bình (hoạt động kinh doanh

xi măng trên địa bàn các tỉnh Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu), đồngthời phơng thức kinh doanh từ Tổng đại lý chuyển sang mua dứt bán

đoạn xi măng với các Công ty sản xuất xi măng

Do yêu cầu của Công ty cải tiến hệ thống kinh doanh tiêu thụ ximăng, ngày 21/3/2000 Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Vật t Kỹthuật Xi măng có quyết định số 97/XMVN-HĐQT chuyển giao nhiệm vụ

từ Công ty Vận tải Xi măng sang Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng Theoquyết định này, kể từ ngày 01/4/2000, toàn bộ các Chi nhánh của Công

ty Vật t Vận tải Xi măng tại Phú Thọ, Vĩnh Phúc, Lào Cai, Thái Nguyên

đợc bàn giao cho Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng quản lý Do đó, từngày 01/4/2000 Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng làm nhiệm vụ kinhdoanh tiêu thụ xi măng và bình ổn giá xi măng trên thị tr ờng tại địa bàn

14 tỉnh, thành phố khu vực phía Bắc, đó là: Hà Nội, Hà Tây, Hoà Bình, Sơn La, Lai Châu, Vĩnh Phúc, Phú Thọ, Hà Giang, Lào Cai,Thái Nguyên, Cao Bằng, Bắc Kạn và Yên Bái

Ngày 27/3/2002, theo quyết định số 85XMVN-HĐQT của Hội

đồng quản trị Tổng Công ty xi măng Việt Nam về việc chuyển gia nhiệm

vụ từ Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng sang Công ty xi mămg Bỉm Sơn.Công ty Vật t Kỹ thuật Xi măng chuyển giao tổ chức, chức năng nhiệm

vụ, tài sản và lực lợng cán bộ công nhân của 2 Chi nhánh tại Hoà Bình và

Hà Tây cho Công ty xi măng Bỉm Sơn quản lý kề từ ngày 01/4/2002

Nh vậy, kể từ ngày thành lập đến nay, Công ty luôn đ ợc bổ sunggiao thêm nhiệm vụ với địa bàn kinh doanh ngày đợc mở rộng

2 Chức năng nhiệm vụ của Công ty:

Là một Công ty hoạt động trong lĩnh vực thơng mại, kinh doanhtiêu thụ xi măng, Công ty có các nhiệm vụ chính sau:

- Tổ chức kinh doanh, tiêu thụ xi măng trên địa bàn thành phố

Hà Nội và các tỉnh đợc phân công

- Công ty thực hiện việc mua xi măng của các Công ty xi măngHoàng Thạch, Bỉm Sơn, Bút Sơn, Hải Phòng, Hoàng Mai, tổ chức vậnchuyển xi măng từ các Công ty đó đến các địa bàn tiêu thụ sau: Hà Nội,Sơn La, Lai Châu, Thái Nguyên, Bắc Cạn, Cao Bằng, Phú Thọ, Yên Bái,

Hà Giang, Tuyên Quang, Vĩnh Phúc

- Xây dựng chiến lợc phát triển, kế hoạch hàng năm phù hợp vớinhiệm vụ đợc Tổng Công ty giao và nhu cầu của thị trờng

- Ký kết và tổ chức thực hiện các hợp đồng kinh tế với các đối tácmua và bán hàng hoá

- Thực hiện chỉ đạo điều hành nhằm đảm bảo cân đối bình ổn giácả thị trờng xi măng tại các địa bàn đợc giao và thực hiện dự trữ khi cầnthiết

- Thực hiện nghĩa vụ đối với ngời lao động theo quy định của Bộlao động

- Quản lý các hoạt động về đổi mới, hiện đại hoá công nghệ trongthiết bị và phơng thức quản lý để mở rộng sản xuất phù hợp với tình hìnhkinh doanh của Công ty

- Thực hiệ các quy định của Nhà nớc về bảo vệ tài nguyên môi ờng, quốc phòng và an ninh quốc gia

tr Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, các báo cáo khác theo định

kỳ, theo quy định của Nhà nớc và Tổng Công ty xi măng Việt Nam, đồngthời chịu trách nhiệm về tính xác thực của bản báo cáo

- Chịu sự kiểm tra của Tổng Công ty: Tuân thủ các quy định vềthanh tra của cơ quan tài chính và của các cơ quan Nhà n ớc có thẩmquyền theo quy định của pháp luật

- Thực hiện chung các chế độ và quy định về quản lý vốn, tài sản,các quỹ về kế toán, hạch toán chế độ kiểm toán và các chế độ khác củaNhà nớc và quy chế tài chính của Tổng Công ty

- Tận dụng cơ sở vật chất kỹ thuật, lao động của đơn vị để tổ chứccác dịch vụ kinh doanh, cung cấp cho các nhà máy xi măng, đại lý tiêuthụ một số mặt hàng, vật t, vật liệu xây dựng

3- Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty:

Là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Xi măng Việt Nam, mọi hoạt

động của Công ty phải theo sự chỉ đạo và phải đợc phép của Tổng Công

ty xi măng Việt Nam Ngoài chức năng kinh doanh, Công ty vừa phảilàm nhiệm vụ bình ổn giá trên thị trờng và cung ứng hay dự trữ, thu mua

xi măng khi có biến động bất thờng xảy ra Mặc dù phơng thức kinhdoanh của Công ty hiện nay là “Mua dứt, bán đoạn” nhng không độc lập

tự chủ hoàn toàn, giá bán xi măng là do Tổng Công ty xi măng Việt Namquy định

3.1- Đặc điểm về mặt hàng kinh doanh:

Mặt hàng kinh doanh chính của Công ty là xi măng, với chủng loại

đa dạng và chất lợng cao nh: xi măng Hoàng Thạch, xi măng Bỉm Sơn, ximăng Bút Sơn, xi măng Hải Phòng Trong các loại xi măng Công ty đangkinh doanh, xi măng Hoàng Thạch chiếm tỷ trọng lớn nhất, gần 50% sảnlợng tiêu thụ; sau đó là xi măng Bút Sơn chiếm 25%; xi măng Bỉm Sơnchiếm 20% và xi măng Hải Phòng 5% Tuy nhiên, cơ cấu sản phẩm kinhdoanh lại do yêu cầu của thị trờng và nhiệm vụ của Công ty quyết định

Tóm lại: Công ty có một nguồn hàng phong phú, ổn định, chất l ợngcao, đã có uy tín và chỗ đứng trên thị trờng Đây là lợi thế kinh doanhcủa Công ty

3.2- Đặc điểm về thị trờng:

Thị trờng của Công ty trải rộng hầu hết các tỉnh phía Bắc nớc tanh: Hà Nội, Hà Tây, Hà Bắc, Lai Châu, Vĩnh Phúc, Cao bằng, Bắc Cạn,Yên Bái, Hà Giang, Lào Cai, Phú Thọ…) Với tổ chức quản lý kinh doanh (Doanh trong đó địa bàn hoạt độngchính là Hà Nội

3.2- Cơ cấu tổ chức của Công ty:

Xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và các điềukiện hoạt động, qua một số lần sát nhập, điều chỉnh, cơ cấu tổ chức củaCông ty hiện nay đang vận hành theo sơ đồ sau:

Cơ cấu tổ chức của Công ty

Giám đốc

Phòngtiêuthụ

VănphòngCôngty

Phòng

điều

độ QLkho

Xínghiệ

p vận tải

PhòngQLTT

PhòngQLD

A vàKTĐT

- Các phòng ban, Xí nghiệp, Chi nhánh hoạt động theo chức năng

đợc Giám đốc phân công Đây là bộ máy tham mu giúp Ban giám đốcthực hiện mục tiêu kế hoạch đề ra

- Giám đốc, Phó giám đốc, Trởng Phòng kế toán do Tổng Công ty

xi măng Việt Nam bổ nhiệm và chịu trách nhiệm tr ớc Tổng Công ty về sựhoạt động của Công ty mình

* Ban giám đốc:

- Giám đốc Công ty, là ngời đứng đầu Công ty, có quyền điều hànhcao nhất, do Hội đồng quản trị Tổng Công ty bổ nhiệm Giám đốc là đạidiện pháp nhân của Công ty chịu trách nhiệm trớc Tổng Công ty bà trớcpháp luật về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Phó giám đốc kinh doanh: Chịu trách nhiệm trực tiếp việc kinh doanh, tiêuthụ của các Chi nhánh, Xí nghiệp vận tải và Phòng tiêu thụ xi măng

- Công tác điều độ, hợp đồng vận chuyển, định mức kinh tế kỹthuật trong khâu vận tải, công tác quản lý kho

- Phó Giám đốc phụ trách đầu t xây dựng cơ bản: chỉ đạo công tác

đầu t xây dựng cơ bản và quản lý kỹ thuật dự án

* Phòng kinh tế kinh doanh:

phó giám đốc kinh doanh phó giám đốc ĐTXDCB

- Có nhiệm vụ xây dựng các kế hoạch hàng tháng, hàng quý, hàngnăm của Công ty Đôn đốc kiểm tra việc thực hành kế hoạch của các đơn

vị Ngoài ra, Phòng kinh tế kế hoạch còn nắm bắt diễn biến của thị tr ờng

để xây dựng, điều chỉnh các cơ chế tiêu thụ xi măng, xây dựng các mứccớc phí…) Với tổ chức quản lý kinh doanh (Doanh

- Thực hiện các hợp đồng mua xi măng từ các Công ty sản xuất vàgiao kế hoạch cho các Chi nhánh

- Ký các hợp đồng cho thuê các kho chứa hàng của Công ty hiệncha sử dụng

Phụ trách việc tổ chức và quản lý mọi hoạt động của các cửa hàng

đại lý của Công ty, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ, mở rộng mạng l ới bánhàng

* Phồng điều độ quản lý kho:

Phụ trách mạng lới kho, đảm bảo xuất nhập xi măng thực hiện liêntục điều phối hàng hoá, đảm bảo dự trữ theo quy định

* Xí nghiệp vận tải:

Thực hiện vận chuyển xi măng từ các nhà máy sản xuất và tại các

ga, cảng về các kho, các cửa hàng hoặc các đại lý, hoặc về chân công

trình khi có yêu cầu Có thể nhận vận chuyển các hàng hoá khác khikhông vận chuyển xi măng.

* Văn phòng Công ty:

Phụ trách các hoạt động nh văn th, lu trữ hồ sơ, quản lý con dấucông tác quản trị, mua sắm văn phòng phẩm, công tác giao dịch đốingoại và công tác tạp vụ

* Phòng quản lý dự án và kỹ thuật đầu t:

Phụ trách công tác đầu t xây dựng cơ bản, công tác quản lý chất ợng sản phẩm, thúc đẩy quá trình luân chuyển hàng hoá trong kho, xử lýcác khiếu kiện vầ chất lợng sản phẩm, phụ trách về việc mua sắm, sửachữa thiết bị

l-* Phòng quản lý thị trờng:

Điều tra giám sát tình hình thị trờng trên các địa bàn Kiểm tragiám sát việc thực hiện các quy chế quản lý của Công ty tại các đơn vịtrực thuộc

II- Tình hình và hiệu quả kinh doanh của Công ty:

1- Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty:

Công ty ra đời trong nền kinh tế thị trờng với sự cạnh tranh mạnh

mẽ, việc tiêu thụ xi măng gặp nhiều khó khăn, tổ chức thì có sự thay đổi.Thấy đợc tình hình đó Công ty đã nhanh chóng ổn định lại tổ chức, chủ

động bám sát thị trờng để kịp thời đề ra các biện pháp thích hợp về cơchế kinh doanh Do vậy cho cán bộ công nhân viên, cạnh tranh giữ vững

và tăng thêm thị phần , bình ổn giá cả xi măng trên thị tr ờng, kinh doanh

có hiệu quả

2- Công tác mua – bán của Công ty:

2.1- Mua hàng.

2.1.1- Nguồn hàng:

Công ty vật t kỹ thuật xi măng là đơn vị thành viên của Tổng Công

ty xi măng, trực thuộc Tổng Công ty quản lý nên vấn đề lựa chọn nguồnhàng cho hoạt động kinh doanh là không có Nguồn hàng của Công ty

đang kinh doanh chịu sự chỉ đạo của Tổng Công ty

2.1.2 Hình thức mua xi măng:

Công ty mua xi măng theo hình thức hợp đồng kinh tế ký với cácCông ty sản xuất hàng năm, sau khi đợc Tổng Công ty giao chỉ tiêu vàCông ty dự đoán nhu cầu xi măng trên các địa bàn đợc phân công.

có thể tiếp nhận đợc cả ba tuyến đờng: Đờng bộ, đờng sắt, đờng thuỷ, đốivới loại xi măng Bỉm Sơn Công ty vận chuyển theo hai hình thức là đ ờng

bộ và đờng sắt, còn đối với loại xi măng Bút Sơn thì Công ty vận chuyểnbằng ba hình thức là đờng bộ, đờng thuỷ, đờng sắt Công ty phải thuê ph-

ơng tiện của Nhà nớc và t nhân, việc sử dụng hai loại phơng tiện này vậnchuyển với khối lợng lớn và chi phí vận chuyển thấp nên Công ty phải bốtrí kế hoạch từ khi mua về đến khi nhập phải chặt chẽ Về đ ờng bộ Công

ty sử dụng một phần phơng tiện hiện có và sử dụng cả phơng tiện bênngoài để tham gia vận chuyển

Xi măng nhập từ đầu nguồn có thể nhập vào các kho của các đầumối hoặc các cửa hàng, hoặc chuyển nhợng thẳng đến chân công trìnhhay giao cho khách hàng tại các địa điểm đó, tuỳ theo yêu cầu của Công

(Các ga, các cảng) là giá bán thấp nhất, sau đó là giá bán tại các kho, cửahàng, chân công trình Công việc bán xi măng là công việc cuối cùngquan trọng nhất đối với sự khâu tiếp nhận xi măng đến khi giao xi măng

và thanh toán Cách thức quản lý có thể hình dùng theo sơ đồ sau:

Việc hình thành các trung tâm nhằm giúp cho các cửa hàng, kháchhàng có điều kiện thuận lợi hơn trong việc thanh toán, tạ điều kiện choviệc kinh doanh đợc trôi chảy hơn

3- Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty trong thời gian qua.

3.1- Tình hình tiêu thụ xi măng qua một số năm:

Đơn vị tính Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002

Nguồn: Phòng kinh tế kế hoạch

3.2- Sản lợng xi măng mua vào bán ra.