Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN TRỊ CÔNG TY TNHH BÌNH
3.2.1. Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện bộ máy tổ chức công ty TNHH thương mại và dịch vụ Bình Dương.
TNHH thương mại và dịch vụ Bình Dương.
Hiện nay công ty đang sử dụng mô hình tổ chức bộ máy quản trị theo chức năng , dưới dạng hình cây . Bộ máy hoạt động tốt và công ty đang ngày càng lớn mạnh , tuy nhiên trong quá trình hoạt động vẫn vấp phải những sai xót và cần có các biện pháp hoàn thiện tổ chức . Suất phát từ thực tế hoạt động của công ty các bộ phận cần được hoàn thiện hơn :
* Ban giám đốc .
Hiện ban giám đốc có hai người , một là giám đốc và một phó giám đốc . Với quy mô của công ty cũng như với hình thức kinh doanh của công ty hiện nay thì hai cán bộ quản lý cấp cao sẽ phải đảm nhận một khối lượng công việc khá lớn , nhiều khi rơi vào tình trạng công việc không được hoàn thành một cách hiệu quả và đầy đủ . Ban giám đốc khó có thể vừa lo cho công việc kinh doanh của công ty suôn sẻ , vừa đảm bảo sự quan tâm sâu sát tới hơn 68 nhân viên của công ty nếu không có sự bổ xung hợp lý .
Chính vì thế , theo em số lượng ban giám đốc nên được tăng thêm một người giữ cương vị phó giám đốc với yêu cầu là phải có trình độ chuyên môn, có năng lực làm việc và đặc biệt là phải có kinh nghiệm làm việc , ban giám đốc sẽ có một giám đốc và hai phó giám đốc với các chức năng cụ thể như sau :
- Giám đốc phụ trách chung , thực hiện các quyết định của ban giám đốc , ra quyết định điều hành hoạt động của doanh nghiệp , chịu trách nhiệm trước các trưởng phòng ban và nhân viên, chịu trách nhiệm pháp lý trước nhà nước .
- Một phó giám đốc phụ trách kinh doanh , liên hệ với khách hàng , giúp đỡ giám đốc điều hành các hoạt động kinh doanh và ra quyết định .
- Một phó giám đốc phụ trách công tác đời sống cán bộ nhân viên , thanh tra giám sát hoạt động của nhân viên , thực hiện các chính sách xã hội có liên quan ( bảo hiểm y tế , bảo hiểm lao động ).
Ban giám đốc hiện nay :
Bảng 3.1.: cơ cấu ban giám đốc hiện tại
STT vị trí công tác
Trình độ Kinh nghiệm lĩnh vực chuyên môn
1 Giám đốc đại học xây dựng Trên 15 năm 2 Phó giám đốc Đại học Thương Mại
Trên 08 năm Chuyên gia kinh tế tàI chính
Nếu thực hiện sự đổi mới như trên thì cơ cấu ban giám đốc sẽ thay đổi như sau :
Bảng 3.2.: cơ cấu ban giám đốc dự kiến
STT vị trí công tác Trình độ Kinh nghiệm lĩnh vực chuyên môn
1 Giám đốc đại học
Xây Dựng
Trên 15 năm 2 Phó giám đốc Đại học
Thương mại
Trên 08 năm Chuyên gia kinh tế tàI chính
3 Phó giám đốc đại học 05 trở lên Quản trị nhân sự và đời sống
Phó giám đốc hiện nay là cử nhân quản trị kinh doanh , là chuyên gia kinh tế – tài chính đang phụ trách lĩnh vực kinh doanh , và sẽ tiếp tục đảm nhận vị trí này sau khi có thay đổi . phó giám đốc còn lại làm nhiệm vụ quản trị nhân sự và đời sống sẽ được tuyển dụng và lựa chọn kỹ càng nhằm mục tiêu đáp ứng được yêu cầu công việc , và lên được qua đào tạo để thực hiện công việc đạt được hiệu quả cao nhất .
*Giám đốc :
Là người điều hành , quản lý, ra quyết định trong việc kinh doanh hàng ngày của công ty, một số nhiệm vụ chính của giám đốc như sau :
- Quyết định tuyển dụng lao động , bổ nhiệm , miễn nhiệm các vị trí trong công ty , với công ty TNHH thương mại và dịch vụ thì giám đốc nhận thông tin , bản xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo từ trưởng các bộ phận sau đó phê duyệt và ra quyết định .
- Là người đại diện của công ty về mặt pháp luật .
- Quyết định phương án tài chính , cơ chế chi trả lương và mức lương của từng vị trí trong công ty theo thẩm quyền được hội đồng quản trị duyêt. Giám đốc nhận bảng kế hoạch chi trả lương từ bộ phận tài chính kế toán , bộ phận tài chính kế toán có nhiệm vụ xây dựng chi tiết bảng chi trả lương theo từng cấp bậc , và các mốc thời gian xem xét điều chỉnh mức lương cho từng nhân viên ( điều lệ của công ty quy định rõ thời gian điều chỉnh mức lương tối thiểu là 1 năm kể từ lần điều chỉnh gần nhất ) chuyển sang ban giám đốc phê duyệt .
- Là công ty TNHH một thành viên. Giám đốc là người tổ chức thực hiện các quyết định hoạt động kinh doanh và phương án đầu tư của công ty.
- Quyết định về các vấn đề tổ chức điều hành bộ máy công ty .
- Xây dựng nội quy , quy chế về hoạt động kinh doanh , chức năng nhiệm vụ các phòng ban , nhân viên để có kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực .
- Giám đốc chỉ phụ trách chung còn uỷ quyền cho các phó giám đốc điều hành từng lĩnh vực . Do tính chất công việc phức tạp nên giám đốc phải biết bố trí và sử lý một cách hợp lý và hiệu quả nhất các công việc đó
* Phó giám đốc:
Các phó giám đốc thực hiện các công việc do giám đốc phân công và uỷ quyền - Thực hiện nhiệm vụ theo từng lĩnh vực được giao và chịu chách nhiệm trước giám đốc cũng như pháp luật trong lĩnh vực đó .
- Phối hợp hai phó giám đốc để giải quyết các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực mình phụ trách .
- Yêu cầu các bộ phận chức năng cung cấp hồ sơ tài liệu cần thiết thuộc lĩnh vực mình phụ trách , đồng thời giao nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nhằm bảo đảm đạt hiệu quả công việc cao .
- Với phó giám đốc phụ trách kinh doanh thay mặt giám đốc ký kết một số văn bản giấy tờ như phiếu xuất nhập hàng hoá , hoá đơn kiểm kê tài sản...Tham mưu cho giám đốc trong việc ra quyế định quan trọng liên quan đến quá trình tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty .
- Với phó giám đốc phụ trách nhân sự và đời sống thì tiến hành kiểm tra đánh giá các kế hoạch tuyển dụng và đào tạo, kế hoạch chi trả lương ... và các hoạt động kiên quan đến đời sống nhân viên công ty do trưởng các bộ phận xây dựng để thông tin được đảm bảo chính xác hơn , sau đó chuyển sang tổng giám đốc ky' duyệt hoặc ky' thay trong phạm vi cho phép hay được tổng giám đốc uỷ quyền ky' thay . Chịu trách nhiệm tổ chức các hoạt động khen thưởng , kỷ luật , các biện pháp khuyến khích tinh thần , các hoạt động văn hoá cho công ty.
Như vậy ban giám đốc mới sẽ có ba người , được phân công phân nhiệm vụ rõ ràng , quyền hạn cũng được giao với đúng chức năng . Sự phối hợp giữa họ sẽ khiến cho ban giám đốc dễ dàng và khoa học hơn .
* Với các phòng ban
Trong thực tế hiện nay tình hình hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng phát triển và càng mở rộng cả về thị trường và quy mô kinh doanh, công việc của công ty là rất nhiều , việc giao dịch và tiếp đón khách hàng diễn ra hàng ngày dẫn đến sự trồng chéo công việc giữa các bộ phận , nhiều khi nhân viên còn không lắm được một cách rõ ràng công việc mà mình đảm nhận . Điều này xảy ra thường xuyên với bộ phận kinh doanh và bộ phận kỹ thuật , ( khi tiếp đón khách hàng , họ cần biết các thông số kỹ thuật của sản phẩm thì bộ phận kinh doanh lại tư vấn cho khách hàng mà lĩnh vực đó thuộc bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm ; khi khách hàng có yêu cầu được tham khoả về giá cả của sản phẩm thì bộ phận kỹ thuật lại tư vấn cho khách hàng mà nhiệm vụ đó thuộc bộ phận kinh doanh . Điều này xảy ra thường xuyên khi khách hàng đến gặp các bộ phận này và có yêu cầu được tư vấn về sản phẩm ). Để chánh điều đó xảy ra ban lãnh đạo công ty cần quán triệt rõ ràng
nhiệm vụ mỗi phòng ban phải đảm nhận và chịu trách nhiệm về hiệu quả công việc được giao .
* Bộ phận kinh doanh :
Bộ phận kinh doanh của công ty hiện nay bao gồm kinh doanh sơn bóng, bột bả ma tít, và kinh doanh dịch vụ . Nhiệm cụ chính của bộ phận này là : thực hiện bán sản phẩm hàng hoá và dịch vụ của công ty , tìm kiếm khách hàng , đàm phán các hợp đồng và các công việc khác liên quan đến hoạt động kinh doanh sản xuất và sản phẩm dịch vụ .
Với chức năng và nhiệm vụ như vậy , mà chỉ gói gọn trong một phòng ban , công ty đã có sự phân chia thành các nhóm kinh doanh nhỏ trong bộ phận kinh doanh , nhưng chưa phân công công việc từng nhóm một cách rõ ràng , nên khó có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả và khoa học .
Vì vậy em xin đề xuất phương án phân chia các nhóm kinh doanh như sau : - Nhiệm vụ chính của bộ phận kinh doanh vẫn là thực hiện bán sản phẩm hàng hoá và dịch vụ của công ty , tìm kiếm khách hàng , đàm phán các hợp đồng và các công việc khác có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.
- Nhóm bộ phận dự án :
+ Tìm kiếm các thồng tin mời thầu , mời chào hàng cạnh tranh.
+ Triển khai đấu thầu và chào hàng cạnh tranh các gói thầu phù hợp lĩnh vực kinh doanh của công ty.
+ Hỗ trợ bộ phận phân phối trong việc lập các hồ sơ chào hàng về sản phẩm phân phối .
- Nhóm bộ phận bán lẻ :
+ Tìm kiếm các khách hàng là các cá nhân , công ty , đơn vị mua hàng thông qua báo giá ( không yêu cầu hồ sơ chào hàng cạnh tranh và hồ sơ thầu ) + Bán các sản phẩm của công ty trừ các mặt hàng do công ty phân phối . - Nhóm bộ phận phân phối :
+ Tìm kiếm các đại lý, các cá nhân đơn vị tiêu dùng để tiêu thụ các sản phẩm mà công ty phân phối cho các hãng .
+ Hỗ trợ thông tin , giá và thông số kỹ thuật của sản phẩm cho các đơn vị làm giải pháp , đấu thầu tư vấn .
Về nhân sự của bộ phận kinh doanh thì hiện tại công ty có 12 người , công việc được giám đốc giao xuống và trưởng phòng phổ biến lại công viêc cho nhân viên và giao nhiệm vụ cho từng cá nhân cụ thể trong phòng . Với việc phân chia thành các nhóm nhỏ như trên thì nhiệm vụ sẽ được giao cụ thể cho từng nhóm , như vậy công việc sẽ được tiến hành rõ ràng hơn , nhanh hơn , hiệu quả hơn ,và đặc biệt là không có sự chồng chéo về nhiệm vụ công việc của các nhóm . Nhân sự của bộ phận sẽ thay đổi tuỳ vào quy mô kinh doanh , khối lượng công việc và sự mở rộng công ty trong thời gian sắp tới. Bộ phận kinh doanh của công ty có đội ngũ cộng tác viên phục vụ công việc bán hàng và hỗ trợ bán hàng , nhằm thúc đẩy quá trình kinh doanh và tiêu thụ sản phẩm , công ty tuyển dụng cộng tác viên với số lượng không hạn chế, mọi cá nhân có năng lực kinh doanh trong lĩnh vực kinh doanh của công ty có nguyện vọng trở thành cộng tác viên của công ty sẽ được công ty trọng dụng .
* Bộ phận kỹ thụât :
Quán triệt rõ ràng nhiệm vụ của phòng kỹ thuật chánh trồng chéo với phòng kinh doanh là mục tiêu của hoàn thiện tổ chức bộ máy quản trị . Nhiệm vụ của phòng kỹ thuật :
- Kiểm tra tiêu chuẩn và số lượng hàng hoá . - Thực hiện vận chuyển cho khách hàng.
- Bảo hành sản phẩm và hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng và các phòng ban . - Tư vấn các yêu cầu thắc mắc về kỹ thuật và hỗ trợ các bộ phận kinh doanh trong việc lập giải pháp kỹ thuật và phương án triển khai .
Với nhiệm vụ được giao rõ ràng như vậy sẽ giúp bộ phận kỹ thuật thực hiện đúng phần việc của mình , không lẫn lộn với các phòng ban khác trong quá tình thực hiện công việc .
* Phòng tài chính kế toán :
Phòng tài chính kế toán hiện nay có 04 nhân viên , 01 trưởng phòng và 03 nhân viên , Nhiệm vụ của phòng tài chính kế toán là :
Tư vấn các giảI pháp về tàI chính và các thủ tục , quy định về kế toán , tín dụng cho ban giám đốc và các phòng ban khác trong công ty.
Cơ cấu nhân sự của phòng tài chính kế toán :
Bảng 3.3. : cơ cấu nhân sự phòng tài chính kế toán
STT vị trí công tác Trình độ Kinh nghiệm lĩnh vực chuyên môn 1 Kế toán trưởng HVTCKT 04 Kinh tế – tài chính
2 Kế toán đại học 04 Kinh tê - tài chính
3 Văn phòng đại học 02 Kinh tế – tài chính
4 Kế toán Cao đẳng 03 Kế toán
Với cơ cấu phòng ban và nhiệm vụ được phân và xác định rõ ràng như vậy , khi thực hiện công việc vẫn xảy ra tình trạng nhầm lẫn trong thu công nợ khi cán bộ kỹ thuật triển khai dẫn đến nhầm lẫn , sai xót tiền , gây ảnh hưởng đến công việc .
Với số lượng nhân viên như trên , trong tình hình kinh doanh và quy mô của công ty hiện nay được ban giám đốc và cấp điều hành xác định là đủ về mặt số lượng , tuy nhiên xảy ra sự sai xót là do trình độ , khả năng nghiệp vụ và kinh nghiệm của nhân viên là chưa đủ .
Để thực hiện tốt công việc , đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ hiệu quả nhất thì công ty cần phải có các buổi đào tạo nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên hoặc cử đi tham gia các khoá học ngắn hạn , đặc biệt là vị trí kế toán trưởng là vị trí cần phải có trình độ và kinh nghiệmlàm việc , điều đó là rất cần thiết vì công việc của phòng khi làm xong chuyển lên cấp trên hoặc cung cấp số liệu cho các phòng ban thì phải qua xác nhận của kế toán trưởng , cho nên đòi hỏi sự chính xác cao để chánh ảnh hưởng đến các bộ phận khác , chánh tổn hại cho công ty . Vì vậy việc đào tạo và nâng cao khả năng chuyên môn và nghiệp vụ kế toán tài chính là rất cần thiết đối với nhân viên của phòng tài chính kế toán .
* Bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm
Kiểm tra chất lượng sản phẩm là công đoạn cuối cùng trước khi đưa sản phẩm của công ty đến tay khách hàng . Bộ phận này làm việc chưa thực sự đạt hiệu quả cao , nhiều khi còn kiểm tra chất lượng sản phẩm chưa kỹ dẫn tới sản phẩm bị lỗi ,
Để đảm bảo giảm được chi phí khi phải nhận trả lại những sản phẩm không đạt yêu cầu thì bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm cần phải :
- Có trình độ và sự hiểu biết sâu rộng về sản phẩm .
- Có kinh nghiệm làm việc , đặc biệt là sự cẩn thận và kỹ càng trong quá trình kiểm tra sản phẩm để giảm lượng sản phẩm bị lỗi đến tay khách hàng là thấp nhất. Làm tốt công đoạn này giúp cho công ty tiết kiệm thời gian và giảm chi phí bảo hành , nâng cao sự đảm bảo về chất lượng sản phẩm của công ty đối với khách hàng , nâng cao uy tín của công ty với khách hàng .
* Bộ phận tổ chức hành chính :
Bộ phận tổ chức hành chính thực hiện nhiệm vụ tổ chức và xắp sếp các hoạt động của công ty . Tổ chức quản lý về mặt nhân sự của công ty, bố trí xắp xếp công ăn việc làm cho người lao động , tuyển chọn cán bộ, đào tạo giáo dục , hướng dẫn