Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2000 trong một số hoạt động chủ yếu của cơ quan Tổng cục Thống kê

TỔNG CỤC THỐNG KÊ _ BÁO CÁO TỔNG HỢP KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU KHOA HỌC ĐỀ TÀI CẤP TỔNG CỤC Đề tài: Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 số hoạt động chủ yếu quan Tổng cục Thống kê Đơn vị chủ trì: Chủ nhiệm: Thư ký: Tổng cục Thống kê KS Nguyễn Văn Liệu CN Cao Văn Hoạch 9504 HÀ NỘI - 2008 MỤC LỤC MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Tên mục tiêu đề tài .5 Quá trình nghiên cứu: .5 Sản phẩm đạt được: .7 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CHƯƠNG I - PHƯƠNG PHÁP LUẬN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ISO TỔNG QUAN VỀ ISO 1.1 Khái quát ISO 1.2 Các Nguyên tắc 1.3 Nội dung 10 NHỮNG LỢI ÍCH CỦA VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9000 12 2.1 Lợi ích chung ISO 9000 12 2.2 Lợi ích ISO 9001:2000 quan hành 12 II CƠ SỞ PHÁP LÝ CỦA VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2000 VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH 14 Cơ sở pháp lý việc áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quản lý hành 14 Cơ sở pháp lý việc áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động Tổng cục Thống kê 15 III TÌNH HÌNH ÁP DỤNG ISO TRONG NƯỚC, QUỐC TẾ 17 - Trên giới 17 Tình hình áp dụng ISO 9000 nước 17 2.1 Đối với doanh nghiệp 17 2.2 Đối với quan hành nhà nước 18 CHƯƠNG II - THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỦA MỘT SỐ ĐƠN VỊ ĐẢM NHIỆM NHỮNG NHIỆM VỤ CHỦ YẾU CỦA TỔNG CỤC THỐNG KÊ 21 PHẦN I - KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TỔNG CỤC THỐNG KÊ 21 I - TỔ CHỨC THỐNG KÊ VIỆT NAM 21 II - CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TỔNG CỤC THỐNG KÊ 21 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn 21 Hệ thống tổ chức Tổng cục Thống kê 24 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức số đơn vị trực thuộc Tổng cục chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ chủ yếu Tổng cục Thống kê 25 3.1 Vụ Thống kê Tổng hợp .25 3.2 Vụ Thống kê Thương mại, Dịch vụ Giá 26 3.3 Vụ Phương pháp chế độ thống kê Công nghệ thông tin 28 3.4 Thanh tra Tổng cục Thống kê .29 3.5 Vụ Hợp tác Quốc tế 30 3.6 Văn phòng Tổng cục 32 3.7 Viện Nghiên cứu khoa học thống kê 34 PHẦN II – THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỦA CÁC ĐƠN VỊ THUỘC TỔNG CỤC THỐNG KÊ ĐƯỢC CHỌN NGHIÊN CỨU 36 I - VỤ THỐNG KÊ TỔNG HỢP 36 A - Thực trạng hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ giao 36 Thực tế hoạt động 36 Thuận lợi, khó khăn trình triển khai cơng việc .37 B - So sánh với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 38 C Những công việc cần thực để áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 cho hoạt động đơn vị 39 II VỤ THỐNG KÊ THƯƠNG MẠI, DỊCH VỤ VÀ GIÁ CẢ 40 A - Thực trạng hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ giao 40 Thực tế hoạt động 40 Thuận lợi, khó khăn q trình triển khai cơng việc .42 B - So sánh với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 43 C Những công việc cần thực để áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 cho hoạt động đơn vị 43 III VỤ PHƯƠNG PHÁP CHẾ ĐỘ THỐNG KÊ VÀ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 45 A - Thực trạng hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ giao 45 Thực tế hoạt động 45 2 Thuận lợi, khó khăn q trình triển khai công việc .46 B - So sánh với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 48 C Những công việc cần thực để áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 cho hoạt động đơn vị 48 IV THANH TRA TỔNG CỤC 50 A - Thực trạng hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ giao 50 Thực tế hoạt động 50 Thuận lợi, khó khăn q trình triển khai cơng việc .53 B - So sánh với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 54 C Những công việc cần thực để áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 cho hoạt động đơn vị 54 V VỤ HỢP TÁC QUỐC TẾ 56 A - Thực trạng hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ giao 56 Thực tế hoạt động 56 Thuận lợi, khó khăn q trình triển khai cơng việc .57 B - So sánh với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 59 VI MỘT SỐ ĐƠN VỊ THUỘC VIỆN NGHIÊN CỨU KHOA HỌC THỐNG KÊ 59 VI.I PHÒNG QUẢN LÝ KHOA HỌC 59 A - Thực trạng hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ giao 59 Thực tế hoạt động 60 Thuận lợi, khó khăn q trình triển khai cơng việc .60 B - So sánh với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 61 C Những công việc cần thực để áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 cho hoạt động đơn vị 61 VI.II TRUNG TÂM THÔNG TIN 62 A - Thực trạng hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ giao 62 Thực tế hoạt động 62 Thuận lợi, khó khăn q trình triển khai công việc .63 B - So sánh với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 64 C Những công việc cần thực để áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 cho hoạt động đơn vị 64 VII MỘT SỐ PHÒNG THUỘC VĂN PHÒNG TỔNG CỤC 64 VII.I PHÒNG THƯ KÝ 64 A - Thực trạng hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ giao 64 Thực tế hoạt động 64 Thuận lợi, khó khăn q trình triển khai cơng việc .66 B - So sánh với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 67 C Những công việc cần thực để áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 cho hoạt động đơn vị 68 VII.II PHỊNG HÀNH CHÍNH 69 A - Thực trạng hoạt động thực chức năng, nhiệm vụ giao 69 Thực tế hoạt động 69 Thuận lợi, khó khăn q trình triển khai công việc .72 B - So sánh với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 72 C Những công việc cần thực để áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 cho hoạt động đơn vị 72 CHƯƠNG III THÍ ĐIỂM XÂY DỰNG QUI TRÌNH THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO9000:2000 CHO MỘT SỐ HOẠT ĐỘNG CHỦ YẾU THỰC HIỆN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TỔNG CỤC THỐNG KÊ 75 A - CÁC QUI TRÌNH CHÍNH 76 I - QUY TRÌNH BIÊN SOẠN NIÊN GIÁM THỐNG KÊ 76 Lưu đồ trình biên soạn Niên giám thống kê 76 Diễn giải nội dung chi tiết 77 II - QUY TRÌNH TỔNG HỢP CHỈ SỐ GIÁ TIÊU DÙNG (CPI) 81 Lưu đồ qui trình tổng hợp CPI 81 Diễn giải nội dung chi tiết: 82 III - QUY TRÌNH THẨM ĐỊNH PHƯƠNG ÁN ĐIỀU TRA THỐNG KÊ 88 Lưu đồ trình thẩm định Dự thảo phương án điều tra thống kê 88 Diễn giải nội dung chi tiết 88 2.1 Trường hợp đơn vị thuộc Tổng cục trực tiếp thẩm định .88 2.2 Trường hợp phải thành lập Hội đồng để thực thẩm định 92 B - CÁC QUY TRÌNH HỖ TRỢ 95 I - QUY TRÌNH THANH TRA THỐNG KÊ 95 Lưu đồ trình tra, kiểm tra xử lý vi phạm 95 Diễn giải nội dung chi tiết: 95 II - QUY TRÌNH TIẾP ĐĨN ĐỒN VÀO, THỦ TỤC ĐOÀN RA 108 Đồn khách mời thức 109 1.1 Lưu đồ trình đón tiếp đồn khách mời thức 109 1.2 Diễn giải nội dung chi tiết .110 Đoàn chuyên gia vào làm việc theo thoả thuận hai bên 112 2.1 Lưu đồ q trình đón tiếp 112 2.2 Diễn giải nội dung chi tiết .112 Đồn chun gia vào làm việc theo chương trình dự án hỗ trợ kỹ thuật 114 3.1 Lưu đồ q trình đón tiếp 114 3.2 Diễn giải nội dung chi tiết .114 Đoàn khảo sát nước sang học hỏi, trao đổi kinh nghiệm 116 4.1 Lưu đồ q trình đón tiếp 116 4.2 Diễn giải nội dung .116 Đoàn khách nước chỗ 117 III - QUY TRÌNH XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NGHIÊN CỨU KHOA HỌC, GIAO, THEO DÕI, NGHIỆM THU ĐỀ TÀI, QUẢN LÝ VÀ PHỔ BIẾN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 118 Lưu đồ trình xây dựng kế hoạch nghiên cứu, giao, theo dõi, nghiệm thu đề tài khoa học, quản lý phổ biến kết nghiên cứu 118 Diễn giải nội dung chi tiết 120 IV - QUY TRÌNH BIÊN TẬP VÀ XUẤT BẢN ẤN PHẨM THÔNG TIN KHOA HỌC THỐNG KÊ 128 Lưu đồ trình biên tập xuất ấn phẩm thông tin khoa học thống kê 128 Diễn giải nội dung chi tiết 129 C - CÁC QUI TRÌNH PHỤ TRỢ 135 I - QUY TRÌNH LẬP, THEO DÕI, ĐƠN ĐỐC VÀ TỔNG HỢP TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM, HÀNG THÁNG CỦA CƠ QUAN TỔNG CỤC THỐNG KÊ 135 7.1 Lập kế hoạch công tác năm 135 7.1.1 Lưu đồ trình lập kế hoạch công tác năm 135 7.1.2 Diễn giải nội dung chi tiết 136 7.2 Lập kế hoạch công tác hàng tháng 137 7.2.1 Lưu đồ trình lập kế hoạch công tác hàng tháng 137 7.2.2 Diễn giải nội dung chi tiết: 137 7.3 Tổng hợp tình hình thực kế hoạch cơng tác hàng tháng: 139 7.3.1 Lưu đồ trình tổng hợp tình hình thực kế hoạch công tác hàng tháng 139 7.3.2 Diễn giải nội dung chi tiết 139 7.4 Theo dõi, đôn đốc việc thực kế hoạch công tác: 141 7.4.1 Lưu đồ q trình theo dõi, đơn đốc việc thực kế hoạch công tác 141 7.4.2 Diễn giải nội dung chi tiết 141 II - QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, CHUYỂN GIAO VÀ PHÁT HÀNH VĂN BẢN 143 Lưu đồ trình tiếp nhận, chuyển giao phát hành văn 143 Diễn giải nội dung chi tiết 144 CHƯƠNG IV - MỘT SỐ ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2000 CỦA CƠ QUAN TỔNG CỤC THỐNG KÊ 151 I - ĐỀ XUẤT VỀ NỘI DUNG VÀ HÌNH THỨC CỦA CÁC TÀI LIỆU SỬ DỤNG TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2000 CỦA CƠ QUAN TỔNG CỤC THỐNG KÊ 151 Nội dung, kết cấu tài liệu 151 1.1 Chính sách chất lượng: 151 1.2 Mục tiêu chất lượng: 151 1.3 Sổ tay chất lượng: 151 1.4 Các quy trình, thủ tục hệ thống tài liệu Hệ thống quản lý chât lượng .152 Đề xuất hình thức, nhận dạng tài liệu sử dụng cho hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Tổng cục Thống kê 152 II - ĐỀ XUẤT KẾ HOẠCH, LỘ TRÌNH ÁP DỤNG 168 KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ 171 PHẦN MỞ ĐẦU Trong tiến trình thực Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2001 – 2010, ngày 20/6/2006, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động quan hành nhà nước Mục tiêu việc áp dụng xây dựng thực hệ thống quy trình xử lý cơng việc hợp lý, phù hợp với quy định pháp luật nhằm tạo điều kiện để người đứng đầu quan hành nhà nước kiểm sốt q trình giải công việc nội quan, thông qua bước nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý cung cấp dịch vụ công Để chuẩn bị điều kiện cần thiết triển khai Quyết định này, nhằm tự đổi nâng cao chất lượng, hiệu hoạt động, Tổng cục Thống kê tiến hành nghiên cứu đề tài khoa học cấp Tổng cục làm tiền đề cho việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000 vào hoạt động thực nhiệm vụ trị giao Cụ thể: Tên mục tiêu đề tài Đề tài: Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 số hoạt động chủ yếu quan Tổng cục Thống kê Mục tiêu: (1) Nâng cao bước nhận thức hiểu biết hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 thơng qua việc tìm hiểu, làm rõ nội dung ISO áp dụng thí điểm xây dựng quy trình cho số hoạt động nghiệp vụ thống kê điều hành tác nghiệp quản lý hành quan Tổng cục; (2) Kiến nghị áp dụng ISO9001:2000 vào hoạt động quan Tổng cục Thống kê Quá trình nghiên cứu: 2.1 Thành viên tham gia nghiên cứu: + Ban chủ nhiệm + Ban chủ nhiệm - KS Nguyễn Văn Liệu, Phó Tổng cục trưởng Tổng cục Thống kê - Cao Văn Hoạch, Trưởng phòng Thư ký, Văn phòng Tổng cục Thống kê - Trần Thị Quỳnh Hương, Phó Trưởng phịng Thư ký, Văn phòng Tổng cục Thống kê - Nguyễn Lệ Thúy, chuyên viên phòng Thư ký, Văn phòng Tổng cục Thống kê + Cộng tác viên - Nguyễn Anh Tuấn, Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế - Nguyễn Đức Thắng, Phó Vụ trưởng Vụ Thống kê Thương mại, Dịch vụ giá - Nguyễn Thị Ngọc Vân, Phó Vụ trưởng Vụ Thống kê Tổng hợp - Nguyễn Hữu Thỏa, Phó Chánh tra Tổng cục Thống kê - Nguyễn Văn Hịa, Phó Chánh văn phịng Tổng cục Thống kê - Trần Tuấn Hưng, Phó Vụ trưởng Vụ Phương pháp chế độ thống kê Công nghệ Thông tin - Nguyễn Văn Dụy, Phó Viện trưởng, Viện Nghiên cứu khoa học Thống kê - Nguyễn Thanh Hợp, Trưởng phịng Phịng hành chính, Văn phịng Tổng cục Thống kê - Bùi Kim Tân, Phó trưởng phịng Phịng Quản trị, Văn phòng Tổng cục Thống kê - Nguyễn Minh Tuấn, Phó Trưởng phịng Hành chính, Văn phịng Tổng cục Thống kê - Nguyễn Thị Thái Hà – Chuyên viên Trung tâm thông tin, Viện nghiên cứu khoa học Thống kê - Vũ Thị Mai, Chuyên viên Phòng Quản lý khoa học, Viện Nghiên cứu khoa học thống kê 2.2 Thời gian nghiên cứu: Từ 01/01/2007 đến 31/12/2008 2.3 Nội dung nghiên cứu: - Nghiên cứu phương pháp luận việc áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn ISO9001:2000 vào hoạt động quản lý hành nhà nước - Khảo sát thực trạng hệ thống quản lý, đối chiếu xác định rõ việc cần thực để đáp ứng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 số đơn vị Tổng cục Các đơn vị chọn khảo sát bao gồm: Vụ Thống kê Tổng hợp, Vụ Thống kê Thương mại, Dịch vụ Giá cả, Vụ Phương pháp chế độ thống kê CNTT, Thanh tra Tổng cục, Vụ Hợp tác quốc tế, Văn phòng Tổng cục Viện Nghiên cứu khoa học thống kê - Áp dụng thí điểm xây dựng quy trình hoạt động theo tiêu chuẩn ISO9000:2000 cho hoạt động chọn Các hoạt động chọn bao gồm: Nghiệp vụ thống kê: biên soạn niên giám thống kê; tổng hợp tính số giá tiêu dùng; Phương pháp chế độ thống kê CNTT: Thẩm định phương án điều tra Bộ, ngành, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương định điều tra Các hoạt động hỗ trợ việc thực chức nhiệm vụ: tổ chức thực tra thống kê theo kế hoạch; tiếp đón đồn vào, thủ tục đoàn ra; xây dựng kế hoạch nghiên cứu khoa học, giao, theo dõi, nghiệm thu đề tài, quản lý phổ biến kết nghiên cứu; biên tập phát hành ấn phẩm thông tin khoa học thống kê Các hoạt động phụ trợ: Lập, đôn đốc, theo dõi tổng hợp tình hình thực kế hoạch cơng tác quan Tổng cục; tiếp nhận, quản lý chuyển giao văn – đến; tổ chức họp 2.4 Phương pháp nghiên cứu - Nghiên cứu, tham khảo tài liệu phương pháp luận sở pháp lý việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9000:2000 - Khảo sát thực tế số nơi áp dụng thành công - Tư vấn chuyên gia - Khảo sát, đánh giá thực trạng đơn vị chọn Tổng cục - Áp dụng thí điểm vào xây dựng quy trình số hoạt động phục vụ trình sản xuất thơng tin Tổng cục Thống kê 2.5 Tổ chức nghiên cứu: + Hợp đồng với chủ nhiệm tiểu đề tài; + Ban chủ nhiệm tự nghiên cứu Sản phẩm đạt được: - Đề tài triển khai nghiên cứu 11 chuyên đề đạt mục tiêu đề Danh mục chuyên đề trình bày phần phụ lục - Báo cáo tổng hợp báo cáo tóm tắt kết nghiên cứu KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CHƯƠNG I - PHƯƠNG PHÁP LUẬN I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ISO TỔNG QUAN VỀ ISO 1.1 Khái quát ISO ISO tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hóa, đời hoạt động từ ngày 23 tháng năm 1947, có tên đầy đủ the international organization for standardlization Các thành viên tổ chức tiêu chuẩn quốc gia trăm nước giới Trụ sở ISO đặt Geneva( Thuỵ Sĩ) ISO tổ chức phi phủ Nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu xây dựng, cơng bố tiêu chuẩn( khơng có giá trị pháp lý bắt buộc áp dụng) thuộc nhiều lĩnh vực khác ISO có 120 thành viên Việt Nam thành viên thức từ năm 1977 thành viên thứ 72 ISO Cơ quan đại diện Cơ quan Tiêu chuẩnĐo lường- Chất lượng 1.2 Các Nguyên tắc Để thỏa mãn yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng nào, hoạt động quản lý chất lượng phải tuân thủ số nguyên tắc quản lý chất lượng Sau nguyên tắc Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000: Nguyên tắc 1: Việc quản lý chất lượng phải hướng tới thỏa mãn yêu cầu, mong đợi khách hàng (Nguyên tắc định hướng khách hàng) Mọi tổ chức phụ thuộc vào khách hàng, chất lượng sản phẩm dịch vụ lại khách hàng thỏa mãn phải công việc trọng tâm hệ thống quản lý Muốn cần thấy hiểu nhu cầu tương lai khách hàng, cần đáp ứng yêu cầu khách hàng nỗ lực vượt cao mong đợi họ Nguyên tắc 2: Việc quản lý chất lượng đặt lãnh đạo thống nhất, đồng mục đích, đường lối mơi trường nội tổ chức Lôi người tham gia việc đạt mục tiêu tổ chức (Nguyên tắc lãnh đạo thống nhất) Muốn vậy, lãnh đạo phải xây dựng giá trị rõ ràng, cụ thể định hướng vào khách hàng Để củng cố mục tiêu cần có cam kết tham gia cá nhân lãnh đạo với tư cách thành viên tổ chức Đồng thời lãnh đạo phải đạo tham gia xây dựng chiến lược biện pháp huy động tham gia nhân viên để xây dựng, nâng cao hiệu lực tổ chức đạt kết tốt Qua việc tham gia trực tiếp vào hoạt động lập kế hoạch, xem xét đánh giá hoạt động tổ chức, ghi nhận kết đạt nhân viên, người lãnh đạo có vai trị củng cố giá trị khuyến khích sáng tạo, đầu cấp toàn tổ chức Nguyên tắc 3: Việc quản lý chất lượng phải có tham gia đơng đủ, tự nguyện người lợi ích chung tổ chức thân (Nguyên tắc hợp tác triệt để) Con người nguồn lực quan trọng tổ chức tham gia đầy đủ với hiểu biết kinh nghiệm họ có ích cho tổ chức Thành công cải tiến chất lượng phụ thuộc nhiều vào kỹ năng, nhiệt tình hăng hái cơng việc đội ngũ nhân viên Vì tổ chức cần tạo điều kiện để nhân viên học hỏi, nâng cao kiến thức thực hành kỹ Bên cạnh đó, tổ chức cần có hệ thống khuyến khích tham gia thành viên vào mục tiêu chất lượng tổ chức Những yếu tố liên quan đến vấn đề an toàn, phúc lợi xã hội nhân viên cần phải gắn với mục tiêu cải tiến liên tục hoạt động tổ chức Nguyên tắc 4: Việc quản lý chất lượng phải tiếp cận theo trình (Nguyên tắc hoạt động theo trình) Kết mong muốn đạt cách có hiệu nguồn lực hoạt động có liên quan quản lý theo trình Quá trình tập hợp hoạt động có quan hệ lẫn tương tác để biến đầu vào thành đầu Để cho q trình có ý nghĩa, giá trị đầu phải lớn đầu vào, có ý nghĩa trình làm gia tăng giá trị Trong tổ chức, đầu vào trình đầu q trình trước tồn q trình tổ chức lập thành hệ thống trình Quản lý hoạt động tổ chức thực chất quản lý trình mối quan hệ chúng Quản lý tốt hệ thống trình với bảo đảm đầu vào nhận từ người cung ứng bên ngoài, đảm bảo chất lượng đầu để cung cấp cho khách hàng Nguyên tắc 5: Việc quản lý chất lượng phải tiếp cận cách hệ thống (Nguyên tắc hệ thống) Khơng thể giải tốn chất lượng theo yếu tố tác động đến chất lượng cách riêng lẻ mà phải xem xét toàn yếu tố tác động đến chất lượng cách hệ thống đồng bộ, phối hợp hài hòa yếu tố Phương pháp hệ thống quản lý cách huy động, phối hợp toàn nguồn lực để thực mục tiêu chung tổ chức Vì thế, việc nhận biết, thấu hiểu quản lý hệ thống q trình có liên quan đem lại hiệu lực hiệu tổ chức nhằm đạt mục tiêu định Nguyên tắc 6: Việc quản lý chất lượng phải thường xuyên cải tiến (Nguyên tắc cải tiến liên tục) Cải tiến liên tục kết thực mục tiêu, đồng thời phương pháp tổ chức muốn có mức độ chất lượng cao nhất, tổ chức phải liên tục cải tiến cơng việc Sự cải tiến thực theo bước nhỏ nhảy vọt Cách thức cải tiến cần phải bám vào công việc tổ chức Nguyên tắc 7: Các định phải dựa sở phân tích đầy đủ thơng tin số liệu thực tế (Nguyên tắc định dựa liệu) Mọi định hệ thống quản lý muốn có hiệu phải xây dựng dựa việc phân tích liệu thơng tin Việc xem xét đánh giá phải bắt nguồn từ chiến lược tổ chức, trình quan trọng, yếu tố đầu vào kết q trình Ngun tắc 8: Việc quản lý chất lượng phải tiến hành quan hệ hợp tác chặt chẽ bên bên (Nguyên tắc hợp tác bên bên ngoài) Tổ chức cần xây dựng mối quan hệ hợp tác chặt chẽ nội với bên ngồi để đạt hiệu cao cơng việc Các mối quan hệ nội nối kết lãnh đạo người lao động, phận tổ chức Sự hợp tác nội chặt chẽ giúp tăng cường linh hoạt, khả đáp ứng nhanh Các mối quan hệ bên nối kết tổ chức với cấp trên, địa phương, tổ chức đào tạo Những mối quan hệ giúp tổ chức nâng cao khả hoạt động 1.3 Nội dung Hệ thống quản lý chất lượng Trách nhiệm Quản lý nguồn Đo lường, phân Tạo sản phẩm tích cải tiến lãnh đạo lực Cam kết Cung cấp nguồn Hoạch định Theo dõi đo Yêu cầu chung lãnh đạo lực chất lượng lường Các trình Các yêu cầu Định hướng Kiểm soát sản phẩm Nguồn nhân lực liên quan tới hệ thống tài liệu khách hàng khơng phù hợp khách hàng Chính sách chất Thiết kế Cơ sở hạ tầng Phân tích liệu lượng phát triển Môi trường làm Hoạch định Mua hàng Cải tiến việc Trách nhiệm, Kiểm soát phương quyền hạn tiện theo dõi, đo thông tin lường Xem xét lãnh đạo 10 THỦ TỤC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU THỦ TỤC: xxx Số thứ tự tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: Số trang: / _ THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU quan Tổng cục b) Bảo quản lưu giữ tất gốc tài liệu ban hành c) Quản lý dấu quy định tình trạng hiệu lực tài liệu đóng dấu kiểm sốt tình trạng hiệu lực cho tồn tài liệu sử dụng d) Thu hồi tài liệu hết hiệu lực từ đơn vị có liên quan Lưu lại gốc đóng dấu hết hiệu lực gạch chéo để tham khảo cần thiết hủy bỏ tồn cịn lại 5.3.2 Cán phụ trách công tác văn thư đơn vị chịu trách nhiệm hoạt động sau: a) Đảm bảo danh mục tài liệu hành, danh mục phân phối thu hồi tài liệu, hồ sơ q trình kiểm sốt tài liệu cập nhật thường xuyên đầy đủ b) Phân phối cập nhật thường xuyên tài liệu để đảm bảo tính hiệu lực sẵn có nơi cần sử dụng tài liệu c) Thu hồi tất tài liệu hết hiệu lực đơn vị ban hành chuyển cho nhân viên văn thư Văn phòng Tổng cục để kịp thời hủy bỏ PHƯƠNG PHÁP NHẬN DẠNG TÀI LIỆU 6.1 Cách đánh mã số tài liệu 6.1.1 Đối với tài liệu bên ngoài, ghi theo tên mã số nguyên gốc tài liệu 6.1.2 Đối với tài liệu nội bộ, thống ghi mã số tài liệu toàn quan Tổng cục sau: Ký hiệu loại tài liệu / tên viết tắt phận ban hành - số thứ tự tài liệu (từ 01 đến 99) - Sổ tay chất lượng: STCL - Chính sách chất lượng mục tiêu chất lượng: không cần ghi mã số - Thủ tục, quy trình, quy định, nội quy hướng dẫn cơng việc: - Ký hiệu loại tài liệu: TT: thủ tục, QT: quy trình, QĐ: quy định, NQ: nội quy, HD: hướng dẫn, 159 THỦ TỤC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU THỦ TỤC: xxx Số thứ tự tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: Số trang: / _ THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU BM: biểu mẫu - Chữ viết tắt đơn vị thực theo quy định Tổng cục Stt Tên đơn vị Ký hiệu Văn phòng Tổng cục VPTC Thanh tra Tổng cục TTRA Vụ Tổ chức Cán TCCB Viện Khoa học Thống kê VTKE Vụ Hợp tác Quốc tế HTQT Vụ Hệ thống Tài khoản Quốc gia TKQG Vụ Phương pháp chế độ thống kê Công nghệ thông tin PPCĐ Vụ Thống kê Tổng hợp TKTH Vụ Thống kê Công nghiệp Xây dựng CNXD 10 Vụ Thống kê Nông, lâm nghiệp thủy sản NLTS 11 Vụ Thống kê Thương mại, dịch vụ giá TMDV 12 Vụ Thống kê Dân số Lao động DSLĐ 13 Vụ Thống kê Xã hội Môi trường XHMT 14 Vụ Kế hoạch tài KHTC 15 Trung tâm tư liệu thống kê TTTL - Riêng nhóm 06 quy trình bắt buộc theo yêu cầu tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000, thống quy ước mã số tài liệu sau: - Quy trình kiểm sốt tài liệu: QT/ISO-01 - Quy trình kiểm sốt hồ sơ: QT/ISO-02 - Quy trình kiểm sốt nghiệp vụ không phù hợp: QT/ISO-03 160 THỦ TỤC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU THỦ TỤC: xxx Số thứ tự tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: Số trang: / _ THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU - Quy trình đánh giá chất lượng nội bộ: QT/ISO-04 - Quy trình thực hành động khắc phục: QT/ISO-05 - Quy trình thực hành động phịng ngừa: QT/ISO-06 - Biểu mẫu: BM/QT-XXX-yy-zz BM: chữ viết tắt biểu mẫu QT: chữ viết tắt thủ tục quy trình sử dụng biểu mẫu XXXX: chữ viết tắt đơn vị ban hành quy trình yy: số hiệu quy trình tương ứng zz: số thứ tự biểu mẫu từ 01 đến 99 Ví dụ quy trình tra thống kê quy ước mã số QT/TTRA-01, mã số biểu mẫu thứ quy trình BM/QT-TTRA-01-01 Lưu ý: tài liệu đánh mã số theo nguyên tắc tăng dần, không sử dụng lại mã số cũ tài liệu hết hiệu lực 6.2 Hình thức tài liệu 6.2.1 Hình thức sổ tay chất lượng, thủ tục, quy trình hướng dẫn: thống sử dụng hình thức giống trang bìa trang thứ quy trình Trang sổ tay chất lượng, thủ tục quy trình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 phải bao gồm hai phần: bảng theo dõi tình trạng sửa đổi danh sách phân phối tài liệu 6.2.2 Hình thức biểu mẫu thiết kế tùy thuộc vào mục đích sử dụng cho hoạt động khác nhau, phải có mã số ngày áp dụng biểu mẫu để dễ kiểm sốt, ghi góc bên trái biểu mẫu 6.3 Quy định kiểm soát hiệu lực tài liệu 6.3.1 Tất tài liệu dạng văn sử dụng quan Tổng cục, bao gồm tài liệu nội lẫn tài liệu có nguồn gốc bên ngồi, phải kiểm sốt hiệu lực sử dụng thơng qua dấu kiểm soát tài liệu Tài liệu kiểm soát tài liệu có dấu mực đỏ đóng góc bên phải trang Hình thức dấu kiểm soát tài liệu quan Tổng cục Thống kê quy định sau: 161 THỦ TỤC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU THỦ TỤC: xxx Số thứ tự tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: Số trang: / _ THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU TỔNG CỤC THỐNG KÊ TÀI LIỆU ĐƯỢC KIỂM SOÁT Ngày ban hành: / / Bản số: 6.3.2 Tài liệu hết hiệu lực sau thu hồi hủy bỏ theo quy định quan Tổng cục, cần giữ lại để tham khảo tài liệu hết hiệu lực phải gạch chéo trang ghi lại ngày hết hiệu lực tài liệu (kèm theo chữ ký xác nhận cán phụ trách công tác văn thư) 162 THỦ TỤC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU THỦ TỤC: xxx THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU NỘI DUNG 7.1 Lưu đồ q trình kiểm sốt tài liệu 7.2 Diễn giải nội dung 163 Số thứ tự tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: Số trang: / _ THỦ TỤC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU THỦ TỤC: xxx Số thứ tự tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: Số trang: / _ THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU 7.2.1 Đề xuất nhu cầu Tồn thể cán bộ, cơng chức nhân viên quan Tổng cục có nhu cầu cấp tài liệu, ban hành tài liệu sửa đổi tài liệu hành, phải lập phiếu yêu cầu tài liệu theo biểu mẫu BM/TT-ISO-01-01, đánh dấu vào ô nhu cầu tương ứng điền đầy đủ nội dung vào mục, sau chuyển lên thủ trưởng đơn vị xem xét Trường hợp có nhu cầu mua tài liệu từ bên ngồi sách báo, tạp chí chuyên ngành tài liệu tham khảo, sử dụng phiếu yêu cầu tài liệu theo biểu mẫu BM/TT-ISO-01-01 đánh dấu vào ô “cung cấp” Sau phiếu yêu cầu tài liệu xem xét phê duyệt, Phịng Hành chính, Văn phịng Tổng cục thực việc mua tài liệu theo quy định mua hàng 7.2.2 Xem xét phê duyệt đề nghị Thủ trưởng đơn vị có liên quan tiếp nhận xem xét phiếu yêu cầu để xác định nhu cầu có thực cần thiết hay khơng, đồng thời trao đổi thống ý kiến với Chánh Văn phịng, đồng ý trình lên Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt, khơng đồng ý ghi ý kiến ký xác nhận vào phiếu yêu cầu trả cho người đề nghị Lãnh đạo Tổng cục xem xét, khơng đồng ý ghi ý kiến trả phiếu yêu cầu lại cho người đề nghị, chấp thuận phân cơng người thực hiện, đồng thời yêu cầu thời hạn hoàn thành Xem xét tài liệu đề nghị tài liệu nội hay tài liệu bên Đối với tài liệu nội bộ, sau phiếu đề nghị phê duyệt thực tiếp bước 7.3, tài liệu có nguồn gốc bên ngồi thực tiếp bước 7.7 thủ tục 7.2.3 Phân công thực tiến hành soạn thảo sửa đổi tài liệu Cán công chức phân công tiến hành việc soạn thảo tài liệu sửa đổi tài liệu hành Sau hồn tất, trình lên thủ trưởng đơn vị xem xét thông qua Trường hợp sửa đổi tài liệu, nội dung sửa đổi phải in nghiêng gạch chân, đồng thời cập nhật vào bảng theo dõi tình trạng sửa đổi trang thứ tài liệu Sau mười lần sửa đổi thay tồn thủ tục quy trình 7.2.4 Xem xét, phê duyệt ban hành tài liệu Thủ trưởng đơn vị có liên quan xem xét kết thực nội dung 164 THỦ TỤC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU THỦ TỤC: xxx Số thứ tự tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: Số trang: / _ THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU tài liệu, đồng thời trao đổi thống với Chánh Văn phịng hình thức trình bày tài liệu Nếu tài liệu đánh giá khơng đạt sau xem xét ghi ý kiến chuyển trả cho người phân công để thực lại việc soạn thảo sửa đổi tài liệu Trường hợp đồng ý ký thơng qua trình Lãnh đạo Tổng cục phê duyệt Lãnh đạo Tổng cục xem xét, chưa đồng ý ghi ý kiến u cầu người phân cơng thực lại, đồng ý ký duyệt phép ban hành áp dụng tài liệu 7.2.5 Phân phối phổ biến áp dụng tài liệu Sau tài liệu phê duyệt, cán phụ trách cơng tác văn thư Phịng Hành chính, Văn phịng Tổng cục đơn vị phải cập nhật vào danh mục tài liệu nội theo biểu mẫu BM/TT-ISO-01-02, sau chụp, nhân đủ số theo yêu cầu sử dụng để phân phối cho đơn vị có liên quan Bản tài liệu phải đóng dấu kiểm sốt ghi rõ số phân phối trang bìa (theo mẫu dấu quy định khoản a, mục 6.4 thủ tục này) Khi phân phối tài liệu đến cá nhân đơn vị có liên quan, cán phụ trách cơng tác văn thư phải ghi vào sổ phân phối tài liệu thu hồi tài liệu theo biểu mẫu BM/TT-ISO-01-04, đồng thời đề nghị người nhận ký vào sổ phân phối tài liệu Mọi tài liệu muốn phân phối bên ngồi phải đồng ý Chánh Văn phịng Lãnh đạo Tổng cục Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm phổ biến theo dõi việc áp dụng tài liệu đơn vị quản lý Chánh Văn phịng chịu trách nhiệm theo dõi tình hình áp dụng tài liệu ban hành phạm vi toàn quan Tổng cục Đối với tài liệu từ đơn vị khác gửi đến, cán phụ trách công tác văn thư đơn vị tiếp nhận tài liệu, cập nhật vào danh mục tài liệu đơn vị theo biểu mẫu BM/TT-ISO-01-02 (nếu tài liệu nội bộ) biểu mẫu BM/TT-ISO-01-03 (nếu tài liệu bên ngoài) phân phối cho người sử dụng 7.2.6 Cập nhật danh mục, lưu giữ thu hồi tài liệu hết hiệu lực Đối với tài liệu cũ hết hiệu lực, cán phụ trách công tác văn thư phải thông báo cho người sử dụng theo sổ phân phối tài liệu để ngừng việc áp dụng, sau thu hồi hủy bỏ theo quy định Cán văn thư đơn vị có liên quan cán văn thư Phịng Hành chính, Văn phịng Tổng cục phải ghi ký xác nhận việc thu hồi tài liệu vào sổ danh mục phân phối thu hồi tài liệu (biểu mẫu BM/TT-ISO-01-04), đồng thời cập nhật lại danh mục tài liệu hành Trường hợp cần thiết, lưu lại tài liệu lỗi thời gần để tham khảo Bản tài liệu lỗi thời lưu lại phải gạch chéo trang 165 THỦ TỤC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU THỦ TỤC: xxx Số thứ tự tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: Số trang: / _ THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU theo quy định khoản b, mục 6.4 thủ tục Đối với yêu cầu chép hay in ấn tài liệu, phải có chấp thuận người phê duyệt tài liệu người ủy quyền, phải đóng dấu để nhận biết tình trạng tài liệu phân phối Cán phụ trách công tác văn thư chịu trách nhiệm cập nhật danh mục phân phối thu hồi tài liệu, đồng thời định kỳ kiểm tra tình trạng lưu giữ tài liệu 7.2.7 Kiểm soát tài liệu có nguồn gốc bên ngồi Đối với tài liệu có nguồn gốc bên ngồi tạp chí chun ngành khoa học thống kê sách báo tham khảo, sau phiếu yêu cầu tài liệu thủ trưởng đơn vị ban có liên quan chấp thuận, cán nhân viên phân cơng Phịng Hành chính, Văn phịng Tổng cục tìm kiếm đơn vị cung cấp, đặt mua, nhận tài liệu, kiểm tra xác nhận tài liệu theo yêu cầu số lượng đề nghị phiếu đề nghị duyệt Đối với tài liệu bên văn quy phạm pháp luật nhà nước ban hành, công văn quan, đoàn thể tổ chức gửi đến, việc kiểm sốt thực theo quy trình tiếp nhận xử lý công văn đi, đến QT/VPTC-HC-01 Các tài liệu bên trước đưa vào sử dụng phải Chánh Văn phịng kiểm tra thơng qua, sau Phịng Hành chính, Văn phịng Tổng cục chuyển cho cán phụ trách công tác văn thư đơn vị có liên quan để cập nhật vào danh mục tài liệu bên (BM/TT-ISO-01-03), sổ phân phối thu hồi tài liệu (BM/TT-ISO-01-04), sau đóng dấu hiệu lực chuyển giao cho người sử dụng Tiếp tục bước mục 7.5 7.6 thủ tục cho việc phân phối, phổ biến áp dụng, cập nhật hồ sơ, lưu giữ thu hồi tài liệu bên ngồi 7.2.8 Lưu hồ sơ q trình kiểm sốt tài liệu Các hồ sơ liên quan đến thủ tục lưu trữ sau: Stt Loại hồ sơ Đơn vị lưu trữ Thời hạn Phiếu yêu cầu tài liệu Văn phòng Tổng cục 01 năm Danh mục tài liệu nội Các đơn vị liên quan Vô thời hạn Danh mục tài liệu bên Các đơn vị liên quan Vô thời hạn Sổ phân phối thu hồi tài liệu Văn phòng Tổng cục năm 166 THỦ TỤC THỰC HIỆN CÔNG VIỆC SỐ HIỆU THỦ TỤC: xxx Số thứ tự tài liệu: Lần sửa đổi thứ: 01 Ngày thực hiện: Số trang: / _ THỦ TỤC KIỂM SOÁT TÀI LIỆU PHỤ LỤC Các biểu mẫu có liên quan sử dụng thủ tục này: (PL1) Phiếu yêu cầu tài liệuBM/TT-ISO-01-01 (PL2) Danh mục tài liệu nội bộBM/TT-ISO-01-02 (PL3) Danh mục tài liệu bên ngoàiBM/TT-ISO-01-03 (PL4) Sổ phân phối thu hồi tài liệuBM/TT-ISO-01-04 (PL5) 167 II - ĐỀ XUẤT KẾ HOẠCH, LỘ TRÌNH ÁP DỤNG Kế hoạch, lộ trình áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9000:2000 quan Tổng cục Thống kê: Thời gian Nội dung chi tiết Công việc Trách nhiệm thực Tháng 6/2010 Thành - Chức năng: Làm đầu mối giúp Tổng cục trưởng VPTC lập Ban thực việc điều phối công việc ISO: - Thành phần: Lãnh đạo Tổng cục, Chánh văn phòng, Vụ trưởng Vụ TCCB, Vụ trưởng Vụ KHTC, Thủ trưởng đơn vị liên quan đến việc áp dụng thí điểm cán thông thạo hoạt động đơn vị Tháng 6/2010 Chọn đơn vị/hoạt động để áp dụng ISO kế hoạch thực trình LĐTC: Vụ Tổng hợp: biên soạn Niên giám thống kê Ban ISO thủ Vụ Thương mại, Dịch vụ Giá cả: tổng hợp CPI trưởng Vụ Phương pháp chế độ thống kê Công nghệ đơn vị liên quan thông tin: thẩm định dự thảo phương ánd điều tra Thanh tra Tổng cục: thực tra theo kế hoạch Vụ Hợp tác quốc tế: tiếp đón đồn vịa, làm thủ tục đoàn Viện Nghiên cứu khoa học thống kê: - Lập kế hoạch, giao, theo dõi, nghiệm thu đề tài khoa học lưu giữ, phổ biến kết - Biên tập xuất ấn phẩm thông tin khoa học thống kê 7.Văn phòng Tổng cục: - Lập, theo dõi, đơn đốc tổng hợp tình hình thực kế hoạch công tác - Tiếp nhận, quản lý chuyển giao văn đi, đến - Tổ chức họp Thời gian Công việc Nội dung chi tiết Trách nhiệm thực tháng 6/2010 Chọn - Nghiên cứu, khảo sát số đơn vị tư vấn Ban ISO số ngành áp dụng thành công để chọn tư vấn chuyên gia tư chất lượng tốt vấn: - Tuyển chọn chuyên gia tư vấn Tháng 7/2010 Đào - Cử cán nòng cốt thực áp dụng ISO Ban ISO tạo đơn vị dự kiến áp dụng thí điểm học để hiểu rõ Vụ ISO ISO TCCB tháng 4- Chuẩn 7/2010 hóa xây dựng tài liệu cho hoạt động - Ban ISO, chuyên gia tư vấn thủ truởng đơn vị - Chuẩn hóa tồn quy trình hoạt động chọn chọn áp dụng (trên sở kết nghiên cứu áp dụng Đề tài) - Xây dựng tài liệu ISO quan (chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, số tay chất lượng, quy trình kiểm sốt hộ sơ, quy trình kiểm sốt không phù hợp, ) 9/2010 Đào - Đào tạo, tập huấn cho tất cán có liên Ban ISO tạo, tập quan trình tự tiến hành công việc theo tài liệu Vụ xây dựng TCCB huấn áp dụng tài liệu 9/2010 Vận - Vận hành thử hệ thống theo tài liệu ISO xây Ban ISO, hành: dựng chuyên gia tư vấn - Chỉnh sửa, bổ sung tài liệu 10/2010 Đăng ký áp dụng thức: - Thành lập nhóm thẩm định nội (thành viên gồm Nhóm cán không trực tiếp xây dựng tài liệu thẩm định ISO) nội quan - Thẩm định nội toàn hệ thống quan thẩm định - Thẩm định hệ thống quan thẩm định - Chỉnh sửa, bổ sung, thay đổi theo kiến nghị quan thẩm định 169 Thời gian Cơng việc Duy trì cải tiến, nâng cấp hệ thống Nội dung chi tiết Trách nhiệm thực - Kiểm tra, giám sát việc thực công việc theo Ban ISO quy định tài liệu phê duyệt thủ trưởng - Nghiên cứu để cải tiến tài liệu xây dựng cho đơn vị liên phù hợp hơn, hiệu quan - Nghiên cứu để mở rộng lĩnh vực áp dụng 170 KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ Kết luận: Với mục tiêu nâng cao nhận thức hiểu biết Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000; áp dụng thí điểm để xây dựng quy trình cho số hoạt động nghiệp vụ thống kê điều hành tác nghiệp quản lý hành quan Tổng cục đưa đề xuất, kiến nghị cho việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000 vào hoạt động quan Tổng cục Thống kê, Đề tài đạt mục tiêu đề ra, cụ thể là: Đề tài tổ chức khóa đào tạo kiến thức ISO cho lãnh đạo chuyên viên đơn vị thuộc quan Tổng cục Thống kê, khóa đào tạo kiến thức chuyên sâu ISO cho lãnh đạo chuyên viên số đơn vị có liên quan Đề tài sâu nghiên cứu làm rõ nội dung, nguyên tắc, lợi ích áp dụng, Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 Từ người đọc hình dung hiểu toàn chất điều kiện để áp dụng quản lý đơn vị, quan Đề tài đề cập chi tiết chức năng, nhiệm vụ Tổng cục Thống kê, từ xác định nhiệm vụ chủ yếu, đơn vị đảm nhiệm thực nhiệm vụ chủ yếu Đề tài sâu nghiên cứu đánh giá trạng hệ thống quản lý đơn vị đảm nhiệm thực nhiệm vụ chủ yếu Tổng cục Thống kê; xác định hoạt động tương đối có nề nếp, hoạt động cần phải đổi để đáp ứng yêu cầu đưa vào áp dụng Hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000 Đề tài lựa chọn hoạt động có nề nếp đơn vị sâu phân tích, đánh giá để tiến hành xây dựng quy trình thực theo yêu cầu nguyên tắc Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000 Nội dung rút gọn quy trình trình bày Chương III báo cáo này, nội dung đầy đủ chúng trình bày báo cáo chuyên đề nghiên cứu Đề tài Đề tài nghiên cứu để đề xuất nội dung Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng; đề xuất kết cấu nội dung, hình thức tài liệu Hệ thống quẩn lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000 áp dụng vào hoạt động Tổng cục Thống kê Đề tài nghiên cứu đề xuất lộ trình áp dụng Hệ thống quẩn lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000 áp dụng vào hoạt động Tổng cục Thống kê 171 Kiến nghị: Để vừa đáp ứng yêu cầu tự đổi Tổng cục, vừa tuân thủ đạo Thủ tướng Chính phủ (tại Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006), Tổng cục cần khẩn trương thành lập Ban ISO trực thuộc Tổng cục lãnh đạo Tổng cục làm trưởng ban để giúp Tổng cục trưởng: - Nghiên cứu, xây dựng quy trình bắt buộc Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 chung cho Tổng cục, là: Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng, Quy trình kiểm sốt tài liệu, Quy trình kiểm sốt hồ sơ, Quy trình kiểm sốt khơng phù hợp, Quy định hành động khắc phục phòng ngừa - Lập kế hoạch chi tiết hoạt động từ khâu hoạch định, khảo sát đến khâu đánh giá, nhận chứng - Xác định lĩnh vực, hoạt động ưu tiên áp dụng trước - Rà soát lại kết khảo sát, đánh giá thực trạng hệ thống quản lý đơn vị mà đề tài thực - Thiết lập hệ thống tài liệu để áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000 sở quy trình nghiệp vụ mà đề tài xây dựng - Triển khai hướng dẫn áp dụng, áp dụng hướng dẫn kiểm tra, kiểm tra việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000 vào hoạt động thực tế - Thành lập nhóm thẩm định nội bộ, đào tạo, hướng dẫn tiến hành đánh giá chất lượng nội - Thực thủ tục đề nghị cấp chứng nhận Đồng thời, Tổng cục nên xem xét, áp dụng đề xuất nêu Chương IV báo cáo 172 PHỤ LỤC DANH MỤC SẢN PHẨM ĐẠT ĐƯỢC Báo cáo Tổng hợp kết nghiên cứu Đề tài Báo cáo tóm tắt kết nghiên cứu đề tài Chuyên đề 1: Cơ sở lý luận pháp lý việc áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vào hoạt động quản lý hành nhà nước Chuyên đề 2: Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý Phịng Hành chính, Văn phịng Tổng cục so với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 áp dụng thí điểm vào hoạt động tiếp nhận xử lý văn - đến Chuyên đề 3: Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý Phòng Quản trị, Văn phòng Tổng cục so với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 áp dụng thí điểm vào hoạt động tổ chức họp Chuyên đề 4: Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý Thanh tra Tổng cục so với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 áp dụng thí điểm vào hoạt động tổ chức thực tra thống kê theo kế hoạch Chuyên đề 5: Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý củaVụ Hợp tác quốc tế so với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 áp dụng thí điểm vào hoạt động tiếp đón đồn vào, thủ tục đoàn Chuyên đề 6: Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý Phòng Quản lý khoa học đào tạo, Viện Nghiên cứu khoa học thống kê so với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 áp dụng thí điểm vào hoạt động xây dựng kế hoạch nghiên cứu khoa học, giao - theo dõi - nghiệm thu đề tài, quản lý phổ biến kết nghiên cứu Chuyên đề 7: Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý Vụ Thống kê Tổng hợp so với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 áp dụng thí điểm vào xây dựng quy trình biên soạn Niên giám thống kê Chuyên đề 8: Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng Vụ Thương mại, Dịch vụ Giá so với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9001:2000 đề xuất áp dụng thí điểm vào hoạt động tổng hợp tiêu Chỉ số giá tiêu dùng Chuyên đề 9: Đánh giá hệ thống quản lý Vụ Phương pháp chế độ thống kê Công nghệ thông tin so với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9000:2000 áp dụng thí điểm xây dựng quy trình thẩm định phương án điều tra thống kê Bộ, ngành, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố thuộc trung ương đơn vị thuộc Tổng cục Thống kê xây dựng Chuyên đề 10: Đánh giá hệ thống quản lý Trung tâm thông tin -Viện Nghiên cứu khoa học thống kê so với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO9000: 2000 áp dụng thí điểm vào xây dựng quy trình xuất Tờ Thơng tin khoa học thống kê Chuyên đề 11: Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý Phòng Thư ký so với yêu cầu Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO9001:2000 áp dụng thí điểm vào xây dựng quy trình lập, theo dõi, đơn đốc tổng hợp tình hình thực kế hoạch cơng tác năm, hàng tháng quan Tổng cục Thống kê 173 ... PHÁP LÝ CỦA VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG TIÊU CHUẨN TCVN ISO 9001:2000 VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH 14 Cơ sở pháp lý việc áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động. .. vào hoạt động thực nhiệm vụ trị giao Cụ thể: Tên mục tiêu đề tài Đề tài: Nghiên cứu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 số hoạt động chủ yếu quan Tổng cục Thống. .. hành nghiên cứu để chuẩn bị áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động Cơ sở pháp lý việc áp dụng Hệ thống tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động Tổng cục Thống kê Xã hội ln ln thay