Biện pháp quản lý việc phát triển mô hình văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo Thành phố Hải Phòng

Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức về tầm quan trọng của việc phát triển mô hình văn phòng điện tử vào công tác quản lý giáo dục.. Vì thời gian có hạn, hơn nữa đây là

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC

TÔ NHẬT THÀNH

BIỆN PHÁP QUẢN LÝ VIỆC PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HẢI PHÒNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ GIÁO DỤC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

Phó Giáo sư, Tiến sĩ NGÔ QUANG SƠN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIÁO DỤC

TÔ NHẬT THÀNH

BIỆN PHÁP QUẢN LÝ VIỆC PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HẢI PHÒNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ GIÁO DỤC Chuyên ngành: QUẢN LÝ GIÁO DỤC

Mã số: 60 14 10

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS, TS NGÔ QUANG SƠN

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích nghiên cứu 2

3 Khách thể và đối tượng nghiên cứu 3

3.1 Khách thể nghiên cứu 3

3.2 Đối tượng nghiên cứu 3

4 Giả thuyết khoa học 3

5 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

6 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu 3

7 Phương pháp nghiên cứu 4

7.1 Nhóm phương pháp nghiên cứu lý thuyết 4

7.2 Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn 4

7.3 Nhóm phương pháp nghiên cứu khác 4

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO 5

1.1 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu 5

1.2 Một số khái niệm 6

1.2.1 Quản lý 6

1.2.2 Quản lý giáo dục 11

1.2.3 Quản lý nhà trường 13

1.2.4 Công nghệ thông tin và truyền thông 14

1.2.5 Mạng máy tính 15

1.2.6 Chính phủ điện tử 18

1.2.7 Văn phòng điện tử 21

1.2.8 Phát triển văn phòng điện tử 23

1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong giáo dục và đào tạo 24

1.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong đổi mới phương pháp dạy học 24

1.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong quản lý giáo dục 25

1.4 Mô hình văn phòng điện tử tại sở giáo dục và đào tạo 26

1.4.1 Mô hình 26

1.4.2 Mô hình văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo 26

1.5 Quản lý phát triển mô hình văn phòng điện tử ở sở giáo dục và đào tạo 30

1.5.1 Lập kế hoạch xây dựng và phát triển văn phòng điện tử 30

1.5.2 Tổ chức thực hiện việc phát triển văn phòng điện tử 31

1.5.3 Chỉ đạo triển khai việc phát triển văn phòng điện tử 32

1.5.4 Kiểm tra, đánh giá việc sử dụng và quản lý văn phòng điện tử 33

1.6 Các điều kiện để phát triển mô hình văn phòng điện tử 33

1.6.1 Cơ chế, chính sách 33

1.6.2 Nhân lực của các cơ quan quản lý và các cơ sở giáo dục 35

1.6.3 Cơ sở hạ tầng thông tin 35

Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HẢI PHÒNG 38 2.1 Đặc điểm địa lý, điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế xã hội, dân

số và nguồn lực, điều kiện phát triển công nghệ thông tin của thành

phố Hải Phòng 38

2.1.1 Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên, dân số và nguồn lực 38

2.1.2 Các đặc điểm kinh tế xã hội 39

2.1.3 Điều kiện phát triển công nghệ thông tin 40

2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong giáo dục tại Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng 42

2.2.1 Khái quát chung về giáo dục và đào tạo thành phố Hải Phòng 42

2.2.2 Thực trạng về ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong giáo dục và đào tạo ở thành phố Hải Phòng 48

2.3 Thực trạng mô hình văn phòng điện tử phục vụ công tác quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng 50

2.3.1 Mạng lưới, cơ cấu tổ chức 50

2.3.2 Thực trạng mô hình văn phòng điện tử phục vụ công tác quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng 52

2.3.3 Văn phòng điện tử hỗ trợ công tác quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng 54

2.4 Thực trạng quản lý phát triển văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng 57

2.4.1 Nhận thức của lãnh đạo, chuyên viên Sở và các đơn vị 57

2.4.2 Tổ chức bộ máy quản lý văn phòng điện tử 58

2.4.3 Cơ chế quản lý văn phòng điện tử 59

2.4.4 Xây dựng kế hoạch và triển khai việc phát triển mô hình văn phòng điện tử 60

2.4.5 Quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của văn phòng điện tử 61

2.4.6 Quản lý hệ thống phần mềm và các ứng dụng 62

2.5 Đánh giá mức độ sẵn sàng tham gia vào văn phòng điện tử tại các đơn vị trực thuộc 63

2.5.1 Cơ sở hạ tầng thông tin phục vụ quản lý tại các đơn vị trực thuộc 63

2.5.2 Nguồn dữ liệu và cơ sở dữ liệu tại các đơn vị trực thuộc 66

2.5.3 Trình độ tin học của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ văn thư, cán bộ tin học tại các đơn vị 67

2.6 Đánh giá chung về mặt mạnh, mặt yếu của việc quản lý phát triển văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng 68

Chương 3: MỘT SỐ BIỆN PHÁP QUẢN LÝ NHẰM PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HẢI PHÒNG 74

3.1 Cơ sở đề xuất các biện pháp 74

3.2 Một số nguyên tắc đề xuất các biện pháp 75

3.2.1 Nguyên tắc đảm bảo tính mục tiêu 75

3.2.2 Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi 75

3.2.3 Nguyên tắc đảm bảo tính thực tiễn 76

3.3 Một số biện pháp quản lý phát triển mô hình văn phòng điện tử tại sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng 76

3.3.1 Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức cho cán bộ, công chức về tầm quan trọng của việc phát triển mô hình văn phòng điện tử vào công tác quản lý giáo dục 76

3.3.2 Biện pháp 2: Đẩy mạnh cải cách hành chính 79

3.3.3 Biện pháp 3: Xây dựng kế hoạch tổng thể phát triển văn

phòng điện tử 83

3.3.4 Biện pháp 4: Cải tiến tổ chức bộ máy và xây dựng cơ chế quản lý văn phòng điện tử 89

3.3.5 Biện pháp 5: Xây dựng và hoàn thiện cơ sở hạ tầng thông tin 91

3.3.6 Biện pháp 6: Chỉ đạo triển khai việc sử dụng và phát triển văn phòng điện tử 94

3.3.7 Biện pháp 7: Tăng cường công tác kiểm tra, đánh giá thường xuyên việc vận hành và sử dụng văn phòng điện tử 96

3.4 Mối quan hệ giữa các biện pháp 98

3.5 Khảo nghiệm mức độ cần thiết và mức độ khả thi của các biện pháp đề xuất 100

KẾT KUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 110

1 Kết luận 110

2 Khuyến nghị 111

TÀI LIỆU THAM KHẢO 114

PHỤ LỤC 118

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành luận văn, tác giả xin trân trọng cảm ơn các thày cô giáo đã tận tình giảng dạy, trang bị những kiến thức khoa học về quản lý Giáo dục

Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Phó Giáo sư, Tiến sĩ Ngô Quang Sơn đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tận tình, giúp đỡ tác giả hoàn thành bản luận văn này

Xin cảm ơn sự quan tâm, giúp đỡ của Hội đồng khoa học, Hội đồng đào tạo chuyên ngành “Quản lý giáo dục” trường Đại học Giáo dục – Đại học Quốc gia Hà Nội

Tác giả xin chân thành cảm ơn sự quan tâm, tạo điều kiện của Sở Giáo dục và Đào tạo Hải Phòng, của Văn phòng Sở GD&ĐT, các bạn đồng nghiệp công tác tại các đơn vị giáo dục trên địa bàn thành phố Hải Phòng và gia đình đã động viên, giúp đỡ để tác giả hoàn thành bản luận văn

Vì thời gian có hạn, hơn nữa đây là một vấn đề còn hết sức mới mẻ, mặc dù tác giả đã rất cố gắng, song luận văn chắc không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong được sự chỉ dẫn và góp ý của các thày cô giáo, các bạn đồng nghiệp để luận văn có giá trị thực tiễn, góp phần quản lý phát triển mô hình VPĐT tại Sở Giáo dục và Đào tạo Hải Phòng

Tác giả xin chân thành cảm ơn

Hà Nội, ngày 30 tháng 11 năm 2009

HỌC VIÊN

Tô Nhật Thành

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Trang

Hình 1.3 - Mô hình các thành phần của Văn phòng điện tử 27

Bảng 2.2 - Số liệu trường, lớp, học sinh mầm non tại Hải Phòng 44 Bảng 2.3 - Số liệu trường, lớp, học sinh tiểu học tại Hải Phòng 45 Bảng 2.4 - Số liệu trường, lớp, học sinh trung học cơ sở tại Hải

Bảng 3.1 - Danh mục quy định các hình thức gửi/ nhận văn bản

Bảng 3.2 - Kết quả đánh giá mức độ cần thiết của các biện pháp

quản lý việc phát triển mô hình VPĐT tại sở GD&ĐT thành phố

Hải Phòng

101

Bảng 3.3 - Kết quả đánh giá mức độ khả thi của các biện pháp

quản lý việc phát triển mô hình VPĐT tại sở GD&ĐT thành phố

Bảng 3.4 - Tổng hợp kết quả đánh giá mức độ cần thiết và mức độ

khả thi của các biện pháp quản lý việc phát triển mô hình VPĐT

tại sở GD&ĐT thành phố Hải Phòng

106

NHỮNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

CNTT & TT Công nghệ thông tin và truyền thông

CNH-HĐH Công nghiệp hoá, hiện đại hoá

GD&ĐT Giáo dục và Đào tạo

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay Công nghệ thông tin và truyền thông (CNTT&TT) đã có ảnh hưởng sâu rộng và thâm nhập mạnh mẽ vào mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế, xã hội, an ninh quốc phòng Đối với Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT), CNTT &TT đang làm nên một cuộc đổi mới mạnh mẽ trong công tác dạy học và quản lý

Cùng với sự phát triển của xã hội, công tác quản lý của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước đòi hỏi cần phải thay đổi, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác quản lý nhằm khắc phục những yếu kém, khuyết điểm trong tổ chức và hoạt động của nền hành chính Trong đó ứng dụng CNTT&TT được coi như là một công cụ đắc lực cho việc thực hiện cải cách hành chính

Để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác quản lý ở các cơ quan nhà nước nhằm đảm bảo nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm, Thủ tướng chính phủ đã ban hành Chỉ thị 27/2007/CT-TTg về việc chấn chỉnh việc thực hiện chế độ báo cáo trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, yêu cầu tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác báo cáo; sử dụng văn bản điện tử để từng bước thay thế văn bản giấy trong quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; cải tiến và chuẩn hoá quy trình công việc liên quan đến các hoạt động nội bộ, giao dịch với các cơ quan hành chính nhà nước và giao dịch với các cá nhân, tổ chức trên môi trường mạng

Năm 2000, Thủ tướng Chính phủ đã ký cam kết tham gia Hiệp định khung ASEAN điện tử (E-ASEAN) với hai nội dung quan trọng là triển khai Thương mại điện tử và Chính phủ điện tử (CPĐT) tại Việt Nam Văn phòng điện tử (VPĐT) là nền tảng, là cơ sở để hình thành CPĐT VPĐT là

văn phòng mà mọi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ được thực hiện theo quy trình, thủ tục rõ ràng, khoa học thông qua việc ứng dụng CNTT&TT để thực hiện các chức năng quản lý một cách nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm chi phí

Trong những năm gần đây việc ứng dụng CNTT&TT theo mô hình VPĐT tại Sở Giáo dục và Đào tạo (Sở GD&ĐT) Hải Phòng đã bước đầu góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng công tác quản lý của

Sở Với sự phát triển ngày càng tăng về quy mô, số lượng công việc và yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý, đòi hỏi mô hình VPĐT tại Sở GĐ&ĐT cũng phải phát triển tương xứng Tuy nhiên, việc phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT thành phố Hải Phòng còn gặp nhiều khó khăn

và bất cập như: cơ chế quản lý còn lỏng lẻo, kinh phí đầu tư cho duy trì và vận hành hệ thống còn thấp, hiệu quả của việc quản lý qua VPĐT chưa được như mong đợi, chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý của Sở, yêu cầu của việc thực hiện cải cách hành chính, đặc biệt là việc quản lý qua mạng

Do đó cần phải có những biện pháp quản lý việc phát triển mô hình VPĐT tại sở GD&ĐT Hải Phòng nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong công tác quản lý giai đoạn hiện nay và trong tương lai

Với những lý do kể trên tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu “Biện pháp quản lý việc phát triển mô hình văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo Hải phòng”

2 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu cơ sở lý luận và đánh giá thực trạng về phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng Đề xuất một số biện pháp quản lý nhằm phát triển mô hình VPĐT phục vụ công tác quản lý của Sở GD&ĐT Hải Phòng đối với các đơn vị trực thuộc

3 Khách thể và đối tượng nghiên cứu

3.1 Khách thể nghiên cứu

Việc phát triển mô hình văn phòng điện tử tại sở GD&ĐT Hải Phòng

3.2 Đối tượng nghiên cứu

Một số biện pháp quản lý nhằm phát triển mô hình VPĐT tại sở GD&ĐT Hải Phòng

4 Giả thuyết khoa học

Nếu đề xuất và áp dụng một số biện pháp quản lý phát triển mô hình VPĐT phù hợp với thực tiễn thì sẽ nâng cao được hiệu quả công tác xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo triển khai và kiểm tra, đánh giá của Sở GD&ĐT Hải Phòng đối với các đơn vị trực thuộc

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hoá những vấn đề lý luận về CPĐT, VPĐT

- Khảo sát, đánh giá thực trạng áp dụng mô hình VPĐT trong công tác chỉ đạo, điều hành tại GD&ĐT Hải Phòng giai đoạn 2005-2009

- Đề xuất mô hình văn phòng điện tử mới và các biện pháp quản lý

để xây dựng và phát triển mô hình VPĐT mới tại Sở GD&ĐT Hải Phòng

6 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu

Do điều kiện về thời gian có hạn, đề tài bước đầu chọn lựa và xây dựng một số biện pháp quản lý để phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng phục vụ công tác quản lý của Sở GD&ĐT đối với 56 trường THPT, 14 phòng GD&ĐT các quận, huyện và 14 trung tâm GDTX tại thành phố Hải Phòng

7 Phương pháp nghiên cứu

7.1 Nhóm phương pháp nghiên cứu lý thuyết

Nghiên cứu phân tích các tài liệu: Nghị quyết, chỉ thị, quy chế, điều lệ,…sách, báo chí, làm cơ sở lý luận để định hướng cơ bản cho việc lựa chọn và đề xuất một số biện pháp quản lý nhằm phát triển mô hình VPĐT phục vụ công tác quản lý tại Sở GD&ĐT Hải Phòng

7.2 Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn

+ Phương pháp điều tra: sử dụng bảng hỏi để thực hiện phương pháp này Đây là phương pháp chủ yếu được sử dụng trong đề tài để khảo sát thực trạng cũng như để trưng cầu các ý kiến về các biện pháp

+ Phương pháp phỏng vấn, lấy ý kiến chuyên gia: nhằm thu thập các thông tin trực tiếp và gián tiếp về VPĐT trong công tác quản lý tại Sở GD&ĐT Hải Phòng

+ Phương pháp khảo nghiệm: dùng để kiểm chứng tính cần thiết và khả thi của các biện pháp đã được đề ra

7.3 Nhóm phương pháp nghiên cứu khác

Sử dụng một số các phương pháp thống kê, một số phần mềm xử lý

số liệu để xử lý dữ liệu đã thu thập được

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ PHÁT TRIỂN

MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

1.1 Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Cuộc cách mạng có ý nghĩa to lớn trong thời đại ngày nay là cách mạng CNTT&TT Cùng với sự phát triển như vũ bão của CNTT&TT thì việc ứng dụng CNTT&TT vào công tác quản lý là nhu cầu cấp thiết hơn bao giờ hết Trên thế giới cũng như ở Việt Nam, những nghiên cứu và ứng dụng CNTT&TT vào công tác quản lý đã bước đầu phát triển

Những năm 70 của thế kỷ 20, khái niệm và mô hình CPĐT đã được nhiều nhà khoa học nghiên cứu và các chính phủ áp dụng áp dụng thành công ở nhiều quốc gia khác nhau đem lại nhiều ích lợi cho người dân và các doanh nghiệp

Vào năm 1980, thuật ngữ VPĐT (E-Office) được sử dụng chỉ việc ứng dụng CNTT&TT để nâng cao hiệu quả của công việc trong các văn phòng

Với Việt Nam CNTT&TT đến có muộn hơn so với nhiều nước trên thế giới và các công trình khoa học về lĩnh vực này còn khiêm tốn đặc biệt

là những nghiên cứu về CPĐT, VPĐT trong công tác quản lý Tháng 4 năm 2000, tại Hội nghị cấp cao ASEAN không chính thức lần thứ tư ở Singapore, “Hiệp định khung ASEAN điện tử” đã ra đời, tất cả quốc gia ASEAN trong đó có Việt Nam đã cam kết xây dựng CPĐT Cùng với CPĐT, mô hình VPĐT cũng mới được đề cập đến và áp dụng tại các tổ chức doanh nghiệp và cơ quan nhà nước trong thời gian gần đây, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý tại các đơn vị Mô hình VPĐT đã được áp dụng và thu được những thành công nhất định tại một số ngành, địa phương nhằm đổi mới phương thức quản lý như: Sở Khoa học Công nghệ tỉnh Đồng Nai, Tổng Công ty Bảo Việt, Văn phòng UBND Tỉnh

Lạng Sơn, Bộ Tài Chính, Đài Truyền hình Việt Nam và một số Sở GD&ĐT trên địa bàn cả nước như: Sở GD&ĐT Quảng Nam, sở GĐ&ĐT tỉnh Quảng Trị Tuy nhiên có những mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT sau một giai đoạn sử dụng đã không mang lại hiệu quả cao, không phát triển và thậm chí có những hệ thống phải ngừng hoạt động Để áp dụng và phát triển mô hình VPĐT tại các cơ quan nhà nước có hiệu quả, đã có nhiều cuộc hội thảo khoa học về giải pháp phát triển VPĐT do các công ty tin học và Sở Thông tin và Truyền thông các địa phương tổ chức Các hội thảo chủ yếu tập trung ở các giải pháp kỹ thuật, giải pháp công nghệ phát triển VPĐT chứ chưa quan tâm nhiều đến công tác quản lý áp dụng và phát triển VPĐT tại các đơn vị một cách có hiệu quả

Những phân tích trên cho thấy, vấn đề áp dụng, nâng cao hiệu quả

và phát triển mô hình VPĐT tại các tổ chức nói chung, tại các Sở GD&ĐT nói riêng là vấn đề hết sức mới mẻ, chưa được nghiên cứu cụ thể, đặc biệt

là các biện pháp quản lý phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Do đó, nghiên cứu và đề xuất các biện pháp quản lý việc phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT là việc làm cần thiết và cấp bách

Qua việc nghiên cứu về mô hình VPĐT trong và ngoài nước, tham khảo những ưu nhược điểm và những bài học kinh nghiệm rút ra trong quá trình thực hiện, tác giả đã nghiên cứu, chọn lựa và đề xuất những biện pháp quản lý tối ưu nhằm phát triển VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng

1.2 Một số khái niệm

1.2.1 Quản lý

Thuật ngữ quản lý đã có từ rất lâu và được sử dụng rộng rãi nhưng hầu như vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất Theo lý luận quản lý của Henri Fayol (người Pháp - người đạt nền móng cho lý luận tổ chức cổ điển) ông nói về nội hàm của khái niệm quản lý như sau: “Quản lý tức là

lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra”[33, tr.59]

Từ điển bách khoa Việt Nam đã đưa ra khái niệm về “quản lý là chức năng và hoạt động của hệ thống có tổ chức thuộc các giới khác nhau, bảo đảm giữ gìn một cơ cấu ổn định, duy trì sự hoạt động tối ưu và bảo đảm thực hiện những chương trình và mục tiêu của hệ thống đó” [29,tr.590]

Có thể có nhiều cách hiểu khác nhau về quản lý, nhưng bản chất của quản lý chính là quá trình tác động có ý thức, hợp quy luật của chủ thể quản lý vào đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

Theo quan điểm duy vật lịch sử thì lịch sử phát triển của xã hội loài người trải qua 5 giai đoạn, ở mỗi giai đoạn có một hình thái kinh tế xã hội đặc thù và có một đặc trưng về tổ chức, quản lý xã hội Ngay từ khi sơ khai

tổ chức sinh hoạt và lao động của loài người đã mang tính cộng đồng, cho đến khi xuất hiện các tổ chức thị tộc, bộ lạc vấn đề tổ chức xã hội và quản

lý xã hội chính thức được ra đời cùng với sự quản lý và phân chia lao động, Hoạt động quản lý gắn liền và được xem như là một bộ phận của khoa học lao động, khoa học tổ chức, xã hội học nghề nghiệp,

Khái niệm “quản lý” được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau dựa trên cơ sở những cách tiếp cận khác nhau, vừa là khoa học vừa là nghệ thuật đang là vấn đề thu hút nhiều sự quan tâm

Trong bài giảng cao học: “Cơ sở khoa học Quản lý trong quản lý giáo dục”- Nguyễn Quốc Chí - Nguyễn Thị Mỹ Lộc đã trích dẫn:

- Theo F.W.Tay lor (nhà quản lý người Mỹ 1856 - 1915) Ông cho rằng “Quản lý là nghệ thuật biết rõ ràng, chính xác cái gì cần làm và làm cái đó bằng phương pháp tốt nhất và rẻ nhất”, được thể hiện cụ thể qua bốn nguyên tắc quản lý của ông

- Theo H.Fayol (1841-1925 ), kỹ sư người Pháp - Ông quan niệm:

“Quản lý hành chính là kế hoạch hoá, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra; và được thể hiện trên 14 nguyên tắc quản lý của ông Trong học thuyết quản lý của mình H Fayol đưa ra 5 chức năng cần thiết của một nhà quản

lý là: Dự báo và lập kế hoạch; Tổ chức; Chỉ huy; Phối hợp; Kiểm tra và sau này được kết hợp thành 4 chức năng: lập kế hoạch, tổ chức; chỉ đạo; kiểm tra

Sau khi xem xét phân tích các khái niệm quản lý trên có thể đưa ra khái niệm về quản lý như sau: “Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra công việc của các thành viên của một tổ chức, phát triển hợp quy luật nhằm sử dụng các nguồn lực hợp lý để đạt được các mục đích đã định”

Với khái niệm này, về bản chất quá trình quản lý có thể được biểu diễn dưới dạng sơ đồ sau:

Hình 1.1 – Sơ đồ bản chất quá trình quản

lý

quy định, thể thức để đạt được những mục tiêu đó Có thể hiểu lập kế hoạch là quá trình thiết lập các mục tiêu, hệ thống các hoạt động và các điều kiện đảm bảo thực hiện các mục tiêu đó

Nói cách khác, kế hoạch là bản hướng dẫn, theo đó:

- Một hệ thống cơ quan, đơn vị sẽ đầu tư nguồn lực theo nhu cầu để đạt được mục tiêu

- Các thành viên của hệ thống, đơn vị tiến hành các hoạt động có liên quan chặt chẽ tới các mục tiêu, các quy định và các quá trình; đồng thời trên cơ sở đó giám sát và đánh giá việc thực hiện các mục tiêu và có thể điều chỉnh các hoạt động nếu không thoả mãn những tiến độ đạt được

* Tổ chức

Tổ chức là quá trình sắp xếp và phân bổ công việc, phân định quyền hạn và trách nhiệm cụ thể với các nguồn lực và điều kiện hoạt động cho các thành viên của tổ chức để họ có thể tiến hành các công việc nhằm đạt được các mục tiêu của tổ chức một cách có hiệu quả Ứng với những mục tiêu khác nhau đòi hỏi cấu trúc của tổ chức của đơn vị cũng khác nhau Người quản lý cần lựa chọn cấu trúc của tổ chức cho phù hợp với mục tiêu

và nguồn lực hiện có Quá trình đó còn được gọi là thiết kế tổ chức

* Chỉ đạo

Chỉ đạo là điều hành, điều khiển tác động, huy động và giúp đỡ những cán bộ dưới quyền thực hiện những nhiệm vụ được phân công Hoạt động chỉ đạo là làm việc với con người

Như vậy bản chất chỉ đạo là tác động một cách có ý thức của chủ thể quản lý vào đối tượng bị quản lý trên cơ sở phát huy một cách tối đa những năng lực của cấp dưới nhằm đạt tới hiệu quả cao nhất những mục tiêu của

tổ chức Nếu chỉ đạo hướng hành vi chủ đạo vào kết quả hoạt động tập thể

thì quản lý bám sát các mục tiêu cụ thể và gắn với các thao tác

* Kiểm tra

Kiểm tra là một trong những chức năng cơ bản của quản lý, là quá trình xem xét thực tế nhằm kiểm nghiệm giữa mục tiêu đề ra với cái đạt được trên thực tế của đối tượng để thu nhận thông tin ngược tạo nên quá trình điều chỉnh và tự điều chỉnh của hệ thống bị quản lý Như vậy kiểm tra

là quá trình thu nhận thông tin, điều chỉnh thông tin, tạo lập kênh thông tin phản hồi trong quản lý giáo dục, giúp các nhà quản lý điều chỉnh có hiệu quả mục tiêu quản lý

Người quản lý phải kiểm tra các hoạt động của đơn vị và việc thực hiện các mục tiêu đề ra Có 3 yếu tố cơ bản của công tác kiểm tra:

- Xây dựng chuẩn thực hiện

- Đánh giá việc thực hiện trên cơ sở so sánh với chuẩn

- Nếu có sự chênh lệch thì cần điều chỉnh hoạt động Trong trường hợp cần thiết có thể điều chỉnh mục tiêu

Đề cập đến vấn đề quản lý, tác giả Đặng Vũ Hoạt và tác giả Hà Thế Ngữ cho rằng: "Quản lý là một quá trình định hướng, quá trình có mục tiêu, quản lý một hệ thống nhằm đạt được những mục tiêu nhất định” [18, tr.29]

Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lý nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường Với khái niệm trên, quản lý bao gồm các các yếu tố (các điều kiện) sau:

- Phải có một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động, và một đối tượng bị quản lý phải tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý tạo ra Tác động có thể chỉ là một lần mà cũng có thể là liên tục nhiều lần

- Phải có một mục tiêu đặt ra cho cả đối tượng và chủ thể, mục tiêu

này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động

- Chủ thể có thể là một người, nhiều người, một thiết bị Còn đối tượng có thể là con người (một hoặc nhiều người) hoặc giới vô sinh (máy móc, thiết bị, đất đai, thông tin, hầm mỏ v.v…) hoặc giới sinh vật (vật nuôi, cây trồng)

1.2.2 Quản lý giáo dục

Theo sơ đồ phân loại khoa học (tam giác khoa học) của B.M Kêđrốp thì quản lý‎ giáo dục thuộc ngành khoa học xã hội Do mỗi phương thức xã hội đều có một cách quản lý‎ khác nhau, cho nên khái niệm quản lý giáo dục đã ra đời và hình thành từ nhiều quan niệm khác nhau

Ở các nước tư bản chủ nghĩa, do vận dụng lý‎ luận quản lý xí nghiệp vào quản lý cơ sở giáo dục (trường học) nên quản lý giáo dục được coi như một loại quản lý “xí nghiệp đặc biệt”

Ở các nước xã hội chủ nghĩa, do vận dụng quản lý xã hội vào quản

lý giáo dục, nên quản lý giáo dục thường được xếp trong lĩnh vực quản l‎ý văn hoá tư tưởng như A.G Afanaxep đã phân chia trong cuốn sách kinh điển nổi tiếng của mình: "Con người trong quản l‎ý xã hội” Như vậy, quản

Chủ thể quản lý

Đối tượng bị quản lý

Mục tiêu

Hình 1.2 - Mô hình quản lý

l‎ý giáo dục được coi là bộ phận nằm trong lĩnh vực quản l‎ý văn hoá tinh thần

Ở Việt Nam, quản lý‎ giáo dục cũng là một lĩnh vực được đặc biệt quan tâm Nghị quyết Hội nghị lần thứ 3 Ban chấp hành Trung ương Đảng khoá VIII đã viết: “Quản lý giáo dục là sự tác động có ý thức của chủ thể quản lý tới khách thể quản lý nhằm đưa ra hoạt động sư phạm của hệ thống giáo dục đạt tới kết quả mong muốn bằng cách hiệu quả nhất” [10]

Theo tác giả Đỗ Hoàng Toàn “Quản lý giáo dục là tập hợp những biện pháp tổ chức, phương pháp giáo dục, kế hoạch hoá tài chính, cung tiêu… nhằm đảm bảo sự vận hành bình thường của các cơ quan trong hệ thống giáo dục, đảm bảo sự tiếp tục phát triển và mở rộng hệ thống cả về mặt số lượng, cũng như về chất lượng” [32, tr.29]

Quản lý giáo dục là một ngành khoa học nó có những đặc trưng riêng khác biệt với các quản lý kinh tế xã - hội khác Để nắm được các mô hình quản lý giáo dục và vận dụng chúng vào thực tiễn quản lý giáo dục, quản lý nhà trường chúng ta cần biết các yếu tố nào đã cấu thành lý thuyết quản lý giáo dục Các nhà lý luận cho rằng có ba thành tố sau:

- Khái niệm: Quản lý giáo dục là khoa học quản lý cũng như các khoa học quản lý khác đều có bốn chức năng cơ bản: kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra được thực hiện trên toàn bộ các hoạt động giáo dục

- Quá trình hình thành “Quản lý giáo dục”: là quá trình đan xen kéo dài giữa một bên là bối cảnh chính trị, kinh tế, xã hội, các chiến lược quản

lý và các hành vi chấp nhận được để đáp ứng bối cảnh đó với một bên là những dẫn giải về các luận cứ cho việc sử dụng những chiến lược và hành

vi quản lý tương ứng Như vậy, vai trò của lý thuyết quản lý giáo dục là: Làm sáng tỏ những giá trị tiềm ẩn; dự báo những kết quả; tạo điều kiện cho

+ Triết học đóng góp vào việc đánh giá các hoạt động quản lý giáo dục và làm tăng thêm nhận thức rõ ràng về giá trị và những vấn

đề cấp bách về phương diện đạo đức đang làm nền tảng cho những hành vi quản lý trong Nhà trường

+ Bên cạnh đó có những lĩnh vực quản lý chỉ thuộc các nhà quản lý giáo dục: quản lý chương trình, quản lý dạy và học,

1.2.3 Quản lý nhà trường

Vấn đề cơ bản của quản lý giáo dục là quản lý nhà trường vì nhà trường là cơ sở giáo dục, nơi tổ chức thực hiện mục tiêu giáo dục Khi nghiên cứu về nội dung khái niệm quản lý giáo dục, khái niệm trường học được hiểu là tổ chức cơ sở mang tính Nhà nước - Xã hội trực tiếp làm công tác giáo dục- đào tạo thế hệ trẻ cho tương lai của đất nước

Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang: “Quản lý trường học (nhà trường) là tập hợp những tác động tối ưu của chủ thể quản lý đến tập thể giáo viên, học sinh và cán bộ khác, nhằm tận dụng các nguồn dự trữ do nhà nước đầu tư, lực lượng xã hội đóng góp và do lao động xây dựng vốn tự

có Hướng vào việc đẩy mạnh mọi hoạt động của nhà trường mà điểm hội

tụ là quá trình đào tạo thế hệ trẻ Thực hiện có chất lượng mục tiêu và kế hoạch đào tạo, đưa nhà trường tiến lên trạng thái mới" [20,tr.52]

Theo tác giả Phạm Viết Vượng: “Quản lý trường học là lao động của các cơ quan quản lý, nhằm tập hợp và tổ chức lao động của giáo viên, học sinh và các lực lượng giáo dục khác, cũng như huy động tối đa các nguồn lực giáo dục để nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo trong nhà trường” [46]

Bản chất của hoạt động quản lý trong nhà trường là quản lý hoạt động dạy học, tức là làm sao đưa hoạt động đó dần tiến tới mục tiêu giáo dục, mục tiêu đào tạo

1.2.4 Công nghệ thông tin và truyền thông

Khái niệm “công nghệ thông tin” và “công nghệ thông tin và truyền thông” được rất nhiều tổ chức trên thế giới định nghĩa

Theo Tổ chức Hợp tác kinh tế và Phát triển (OECD), Công nghệ thông tin và truyền thông (Information and Communication Technology - ICT) là sự kết hợp của công nghiệp chế tạo và dịch vụ thu nhận, truyền, hiển thị số liệu và thông tin bằng phương tiện điện tử

Tại Việt Nam, khái niệm CNTT&TT là một thuật ngữ chỉ ngành nghiên cứu khoa học tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ

và trao đổi thông tin số

Thông tin số là thông tin được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số Số hóa là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số

Phần cứng là sản phẩm thiết bị số hoàn chỉnh; thiết bị số là thiết bị điện tử, máy tính, viễn thông, truyền dẫn, thu phát sóng vô tuyến điện và

thiết bị tích hợp khác được sử dụng để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử

lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số

Phần mềm là chương trình máy tính được mô tả bằng hệ thống ký hiệu, mã hoặc ngôn ngữ để điều khiển thiết bị số thực hiện chức năng nhất định

Môi trường mạng là môi trường trong đó thông tin được cung cấp,

xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin Cơ sở hạ tầng thông tin là hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu

Trang thông tin điện tử (Website) là trang thông tin hoặc một tập hợp trang thông tin trên môi trường mạng phục vụ cho việc cung cấp, trao đổi thông tin

Khoảng cách số là sự chênh lệch về điều kiện, khả năng sử dụng máy tính và cơ sở hạ tầng thông tin để truy nhập các nguồn thông tin

1.2.5 Mạng máy tính

CNTT&TT và khoa học máy tính không ngừng phát triển trên toàn thế giới, cùng với sự phát triển này, nhu cầu về truyền thông tin số cũng phát triển song song và trở thành một nhu cầu không thể thiếu của xã hội văn minh Khi hầu hết các lĩnh vực khoa học và xã hội đều chịu ảnh hưởng của tin học và dần dần được tin học hóa thì việc liên kết giữa các công việc trong một lĩnh vực hay giữa các lĩnh vực với nhau trở nên cực kỳ quan trọng Việc liên kết này thu hẹp khoảng cách không gian giữa con người với con người và với môi trường xung quanh

Máy tính là một công cụ giúp con người thực hiện tin học hóa công việc của mình thì mạng máy tính chính là việc nối kết các máy tính với

nhau và cũng chỉ có mạng máy tính mới giúp tạo ra sự liên kết các công việc trong một lĩnh vực (khoa học, xã hội) hay giữa các lĩnh vực với nhau,

từ đó các kỹ thuật mạng được hình thành và phát triển

Mạng máy tính hay hệ thống mạng (Computer Network hay Network System), là một tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn để nhằm chia sẻ tài nguyên: máy in, tệp tin, dữ liệu

Các thành phần của mạng bao gồm:

- Các thiết bị đầu cuối kết nối với nhau tạo thành mạng, các thiết bị này có thể là các máy tính hoặc các thiết bị khác Hiện nay ngày càng nhiều các loại thiết bị có khả năng kết nối vào mạng máy tính như điện thoại di động, PDA, tivi,

- Môi trường truyền dẫn: là môi trường kết nối các thiết bị đầu cuối trong mạng máy tính để trao đổi thông tin qua đó Môi trường truyền dẫn

có thể là môi trường hữu tuyến (dây cáp), hoặc môi trường vô tuyến (đối với các mạng không dây)

- Giao thức truyền thông: là các quy tắc quy định cách trao đổi thông tin giữa các thiết bị đầu cuối trên mạng

Tác dụng của mạng máy tính:

- Chia sẻ tài nguyên: Nhờ có mạng máy tính các tài nguyên có thể được chia sẻ để dùng chung, tài nguyên ở đây được hiểu là các thiết bị phần cứng như: máy in, thiết bị lưu trữ, bộ vi xử lý; những phần mềm và

dữ liệu dùng chung;

- Tạo ra một môi trường truyền thông, rút ngắn khoảng cách địa lý, việc trao đổi thông tin giữa các máy tính trong mạng được thực hiện một cách nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian, đảm bảo được an toàn dữ liệu;

Nhận thức được tầm quan trọng của mạng máy tính nên các tổ chức doanh nghiệp và cơ quan nhà nước đều quan tâm xây dựng và hoàn thiện

hệ thống mạng máy tính để tăng cường hiệu quả trong việc thu thập, xử lý

và phổ biến thông tin của đơn vị đảm bảo nhanh chóng hơn, chính xác hơn

và tiết kiệm hơn Chỉ thị 10/2006/CT-TTg ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước nêu rõ “Sử dụng mạng tin học nội bộ để cập nhật đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ đạo của cấp trên phục vụ cho việc tra cứu của cán bộ, công chức trong thừa hành công vụ” [6]

Phân loại mạng máy tính: có nhiều loại mạng máy tính khác nhau,

người ta sử dụng độ lớn của mạng để phân loại

- Mạng nội bộ (Intranet), là mạng thuộc sở hữu của một tổ chức hay

một cá nhân sử dụng công nghệ Internet Trong ngành giáo dục, mạng Intranet của Sở GD&ĐT là mạng liên kết các máy tính của các phòng ban

cơ quan Sở với các máy tính ở các trường THPT, các phòng giáo dục, các đơn vị trực thuộc… sử dụng công nghệ Internet

- Mạng cục bộ (Local Area Network - LAN), kết nối những máy tính ở những khoảng cách ngắn, phạm vi hẹp Mạng LAN thường dùng phổ biến trong các trường học, nội bộ các cơ quan Mạng cục bộ có những đặc điểm:

+ Khoảng cách ngắn, phạm vi nhỏ;

+ Chuyển giao dữ liệu với tốc độ cao;

+ Công nghệ tương đối rẻ tiền

- Mạng diện rộng (Wide Area Network -WAN), kết nối nhiều máy tính ở những khoảng cách lớn hơn , phạm vi rộng hơn

- Mạng Internet (International Network) là một liên mạng máy tính toàn cầu gồm nhiều mạng của nhiều tổ chức, nhiều quốc gia kết nối lại với nhau cùng sử dụng chung giao thức TCP/IP Qua mạng Internet có thể khai thác được sức mạnh tổng hợp của các máy tính kết nối trên mạng cộng tác với nhau Mạng Internet, một trong những thành tựu vĩ đại của CNTT&TT,

có khả năng đóng vai trò của một phương tiện hiệu quả và cực kỳ thuận lợi

để đem tri thức và nội dung GD&ĐT đến cho cộng đồng

1.2.6 Chính phủ điện tử

Có khá nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm Chính phủ điện tử (E-Government), điều đó phụ thuộc vào mức độ ứng dụng CNTT&TT vào hoạt động quản lý, khả năng ưu tiên về chính sách, và khả năng ứng dụng CNTT&TT của từng chính phủ cụ thể

Trong tài liệu về Chính phủ điện tử của nhóm công tác E-ASEAN có nêu hai định nghĩa về CPĐT :

“Chính phủ điện tử là việc sử dụng CNTT&TT để giải phóng các luồng di chuyển thông tin nhằm khắc phục những rào cản về mặt vật lý của các hệ thống vật lý dựa trên giấy tờ truyền thống” [19, tr.6]

“Chính phủ điện tử là việc sử dụng CNTT&TT để cải tiến việc tiếp cận và cung cấp các dịch vụ chính phủ nhằm đem lại lợi ích cho người dân, các đối tác kinh doanh và người lao động” [19, tr.6]

Theo Tổ chức Hợp tác kinh tế và Phát triển (OECD) năm 2003 định nghĩa thì “Chính phủ điện tử là việc sử dụng CNTT&TT, mà đặc biệt là Internet, như là một công cụ để hỗ trợ nhằm đạt đến một chính phủ hoạt động hiệu quả nhất” [44]

Như vậy bản chất của CPĐT là một công cụ, một phương thức làm việc mới để hoạt động của các cơ quan Nhà nước đạt hiệu quả cao hơn,

minh bạch hơn, phục vụ người dân tốt hơn thông qua việc ứng dụng CNTT&TT

CPĐT không đơn thuần là máy tính, mạng Internet, mà là sự đổi mới toàn diện các quan hệ (đặc biệt là các quan hệ giữa nhà nước và công dân), các nguồn lực, các quy trình, phương thức hoạt động và bản thân nội dung các hoạt động của chính phủ, và ngay cả các quan niệm về các hoạt động đó…

Có hai nhóm công việc chính khi đề cập đến chính CPĐT là:

- Các dịch vụ chính phủ trực tuyến: Trước đây các cơ quan chính phủ cung cấp dịch vụ cho dân chúng tại trụ sở của mình, thì nay, nhờ CNTT&TT, người dân nhận được thông tin, có thể hỏi đáp pháp luật, được phục vụ (giải quyết) các việc trong cuộc sống hàng ngày, như công chứng, đăng ký lập doanh nghiệp, đăng ký nhân khẩu, sang tên trước bạ thông qua các dịch vụ trực tuyến được thiết lập mà không phải đến chờ đợi (chầu chực) tại trụ sở các cơ quan trên như trước đây

- Tác nghiệp chính phủ: là việc số hoá, hay điện tử hoá bản thân các hoạt động trong chính phủ, giữa các cơ quan chính phủ khác cấp và cùng cấp

Về mặt tác động đối với xã hội, tương tự như thương mại điện tử, CPĐT tác động lên các mối quan hệ giữa chính phủ và công dân, giữa chính phủ và giới doanh nghiệp, chính phủ với người lao động và bản thân các cơ quan chính phủ với nhau

chống tham nhũng, quan liêu, độc quyền

- Thứ ba, CPĐT giúp chính phủ hoạt động có hiệu quả trong quản lý

và phục vụ dân (cải cách hành chính và nâng cao chất lượng dịch vụ công)

Hội nhập và tạo ra ưu thế cạnh tranh trong thời đại bùng nổ nền kinh

tế toàn cầu hoá chính là một động lực quan trọng để nhiều nước trên thế giới triển khai mô hình VPĐT Tại Australia người dân có thể tiếp cận với mọi sở ban ngành của chính phủ nước này thông qua một địa chỉ duy nhất là australia.gov.au Tại Hồng Công từ năm 2004 người dân đã có thể tiếp cận với 180 loại dịch vụ công khác nhau từ 50 ban ngành của chính phủ, mọi dịch vụ tại đây được tích hợp trong một cổng giao tiếp điện tử song ngữ Anh - Hoa duy nhất Năm 1999, chính phủ Hàn Quốc khởi xướng hệ thống CPĐT nhằm loại bỏ tham nhũng trong chính phủ

Năm 2004, Singapore đứng thứ 2 trên thế giới sau Canada về xếp hạng CPĐT trên toàn cầu Kinh nghiệm của quốc gia này trong việc triển khai CPĐT là “tầm nhìn lớn, khởi đầu nhỏ và phát triển nhanh chóng” Bài học kinh nghiệm là phải thay đổi không chỉ cách nghĩ, mà cả cách làm, cách chia sẻ thông tin của các quan chức chính phủ Tái cấu trúc bộ máy chính phủ một cách tối ưu cũng là một nguyên nhân quan trọng dẫn đến thành công của Singapore trong việc phát triển CPĐT

Nhận thức được tầm quan trọng của việc triển khai của CPĐT trong thời kỳ hội nhập và toàn cầu hoá, Chính phủ Việt Nam đã ký Hiệp định khung E-ASEAN (ASEAN điện tử) tại Hội nghị cấp cao không chính thức lần thứ 4 tại Singapore ngày 24 tháng 4 năm 2000, trong đó, theo Điều 3

và Điều 9, Việt Nam cam kết thực hiện mục tiêu xây dựng CPĐT Bộ trưởng Bộ Bưu chính - Viễn thông đã ban hành Quyết định 992/QĐ-BBCVT ngày 26/10/2006 thành lập Trung tâm Hỗ trợ kiến trúc và Phát triển hạ tầng Chính phủ điện tử (gọi tắt là Trung tâm Chính phủ điện tử)

thuộc Văn phòng Ban Chỉ đạo Quốc gia về CNTT đặt tại Bộ Bưu chính Viễn thông nay chuyển về Cục Ứng dụng CNTT – Bộ Thông tin và Truyền thông Trung tâm Chính phủ điện tử có chức năng tham mưu về mặt chuyên môn trong công tác hỗ trợ kiến trúc và phát triển hạ tầng CPĐT trong phạm vi cả nước; hỗ trợ, tạo điều kiện cho các bộ, ngành, cơ quan trung ương và địa phương thúc đẩy các hoạt động phát triển CPĐT

Trong những năm vừa qua Việt Nam đã không ngừng cải thiện những điều kiện để phát triển CPĐT như hoàn thiện hệ thống cơ sở pháp lý, tăng cường cơ sở hạ tầng CNTT&TT, đẩy mạnh cải cách hành chính Theo báo cáo của Liên hợp quốc, chỉ số sẵn sàng Chính phủ điện tử của Việt Nam năm 2008 tăng 14 bậc so với năm 2005, đạt 0,4558 điểm (tối đa là 1), xếp hạng 91/192 Đây là thứ hạng cao nhất của Việt Nam từ khi Liên hiệp quốc xây dựng báo cáo đánh giá, xếp hạng CPĐT Theo báo cáo của Đại học Brown (Hoa Kỳ), xếp hạng chỉ số Chính phủ điện tử của Việt Nam năm

2008 tăng 36 bậc so với năm 2006

1.2.7 Văn phòng điện tử

Hiện nay có nhiều khái niệm khác nhau về VPĐT từ đơn giản đến phức tạp Theo Wikipedia.org thuật ngữ VPĐT được đưa ra năm 1980 chỉ việc sử dụng máy tính dựa trên công nghệ thông tin trong các công việc văn phòng

Ngày nay với sự phát triển của CNTT&TT, khái niệm VPĐT là một văn phòng trong đó các hoạt động của văn phòng được số hoá và điện tử hoá thông qua việc ứng dụng CNTT&TT

Về bản chất VPĐT là một hình thức ứng dụng CNTT&TT ở một mức độ cao vào công tác quản lý của tổ chức với các đặc điểm công nghệ sau:

- Cung cấp các tác nghiệp trực tuyến;

- Các ứng dụng được tích hợp tại cổng VPĐT, chia sẻ và sử dụng chung dữ liệu;

- Thông tin được trao đổi là các tài liệu điện tử và dữ liệu điện tử VPĐT có thể được áp dụng có hiệu quả tại các doanh nghiệp, các cơ quan nhà nước Trong các cơ quan nhà nước, VPĐT được hiểu như là một hình thức thể hiện của CPĐT trong đó tập trung là tác nghiệp chính phủ là việc số hoá, hay điện tử hoá bản thân các hoạt động các cơ quan

Trong công tác quản lý, VPĐT tác động vào tất cả vào các giai đoạn của quá trình quản lý như công tác lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo triển khai

và kiểm tra đánh giá bằng cách thay đổi cách thức làm việc từ văn bản hành chính giấy tờ, từ hình thức giao tiếp mặt đối mặt sang hình thức trực tuyến qua mạng

Tác dụng của VPĐT:

- Giúp cho các tác nghiệp của đơn vị được nhanh chóng, chính xác

- Dễ dàng theo dõi và giám sát tiến độ và chất lượng các công việc được giải quyết một cách công khai minh bạch

- Tiết kiệm chi phí trong việc chia sẻ dữ liệu dùng chung và sử dụng tài liệu điện tử

Để đảm bảo cho VPĐT được hoạt động một cách có hiệu quả cần phải có các điều kiện đảm bảo sau:

- Hệ thống thủ tục, quy trình hợp lý, rõ ràng, đúng pháp luật bao gồm: cách thức thực hiện, người chịu trách nhiệm triển khai, tiến độ

- Hệ thống các chương trình phần mềm tin học được tích hợp qua cổng văn phòng trực tuyến

- Môi trường làm việc cộng tác bao gồm: hạ tầng CNTT&TT, thiết

bị đầu cuối như: máy tính máy in, điện thoại, máy nhắn tin, PDA;

- Cán bộ, công chức có năng lực sử dụng CNTT&TT trong tác nghiệp

1.2.8 Phát triển văn phòng điện tử

Theo Từ điển bách khoa Việt Nam, “Phát triển là một thuộc tính phổ biến của vật chất Mọi sự vật và hiện tượng của hiện thực không tồn tại trong trạng thái bất biến mà trải qua một loạt các trạng thái từ khi xuất hiện đến lúc diệt vong”

Qua khái niệm phát triển trên ta thấy rằng với bất kỳ một hệ thống nào trong công tác quản lý đều cần các yếu tố trí tuệ, sắp xếp khoa học trên

cơ sở lý luận và thực tiễn để tạo thành một thể thống nhất vận động thích ứng, hợp quy luật phát triển chung, phù hợp với thực tế qua những biến đổi

về quy mô, cơ cấu và chất lượng để tạo ra giá trị mới Để đạt được những kết quả đó thì điều đầu tiên và cũng là cốt yếu là công tác quản lý, chỉ có quản lý tốt và hiệu quả thì mới dẫn đến sự phát triển đi lên của bất kỳ một

tổ chức, một cơ cấu hay một hệ thống

Như vậy, trên cơ sở một hệ thống VPĐT, chúng ta sử dụng kiến thức

về quản lý để soi rọi vào quá trình hoạt động của hệ thống VPĐT và quá trình quản lý VPĐT giúp tìm ra những ưu điểm cần phát huy và những nhược điểm cần khắc phục hoặc loại bỏ trong suốt quá trình sử dụng, đó chính là chúng ta đã làm cho hệ thống phát triển

Phát triển bao hàm cả về số lượng và cả về chất lượng, nếu chỉ phát triển số lượng thì đó mới chỉ dừng lại ở sự tăng trưởng cơ học, nên cần đồng thời tăng cả về chất lượng thì đó mới thực sự là phát triển

Tại Sở GD&ĐT Hải Phòng trước đây VPĐT đã được xây dựng tại

cơ quan Sở với những chức năng quản lý cơ bản, bước đầu mang lại nhiều lợi ích trong công tác quản lý của Sở; nay cùng với sự phát triển về quy mô của ngành và yêu cầu cao về chất lượng trong công tác quản lý GD&ĐT

nên việc đầu tư phát triển VPĐT tới tất cả các đơn vị trực thuộc với nhiều chức năng quản lý hơn là sự tất yếu khách quan và hết sức cần thiết

1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong giáo dục và đào tạo

1.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong đổi mới phương pháp dạy học

Ngày nay những thành tựu của CNTT&TT đang được ứng dụng rộng rãi vào mọi lĩnh vực của đời sống xã hội trong đó có GD&ĐT Ứng dụng CNTT&TT đã tạo ra sự ảnh hưởng sâu sắc tới GD&ĐT trên nhiều khía cạnh khác nhau đặc biệt là đổi mới phương pháp dạy học

CNTT&TT đã thiết kế những thí nghiệm ảo, thí nghiệm mô phỏng góp phần nâng cao hiệu quả các phương pháp dạy học tích cực như: dạy học nêu vấn đề, dạy học chương trình hoá… giúp học sinh hiểu bài sâu, phát triển năng lực tư duy và khả năng sử dụng công cụ lao động trí tuệ mới, hình thành và phát triển nhân cách người lao động hiện đại

Trong các nhà trường phổ thông hiện nay, tùy theo mức độ nhận thức của đội ngũ cán bộ quản lí, giáo viên và điều kiện CSVC về CNTT&TT…mà nội dung ứng dụng CNTT&TT trong dạy và học ở các nhà trường là rất khác nhau Theo tác giả của đề tài nghiên cứu “ Ứng dụng CNTT&TT trong dạy học ở trường phổ thông Việt nam” (do Đào Thái Lai làm chủ nhiệm, dưới sự chủ trì của Viện Chiến Lược và Chương trình giáo dục, được thực hiện trong 2 năm 2003 – 2005), việc ứng dụng CNTT&TT trong các nhà trường từ thấp đến cao có 4 mức độ sau:

Mức 1: Sử dụng CNTT&TT để trợ giúp giáo viên trong một số thao tác nghề nghiệp như soạn giáo án, in ấn tài liệu, sưu tầm tài liệu…nhưng chưa sử dụng CNTT&TT trong tổ chức dạy và học các tiết học cụ thể của môn học

Mức 2: Ứng dụng CNTT&TT để hỗ trợ một khâu, một công việc nào đó trong toàn bộ quá trình dạy học

Mức 3: Sử dụng phần mềm dạy học để tổ chức dạy học một chương trỡnh, một số tiết, một vài chủ đề môn học

Mức 4: Tích hợp CNTT&TT vào quá trình dạy học

Có thể nói, việc ứng dụng CNTT&TT trong giáo dục sẽ tạo ra một bước chuyển cơ bản trong quá trình đổi mới phương pháp giảng dạy, học tập trong các nhà trường CNTT&TT đang trở thành một cánh cửa góp phần rút ngắn khoảng cách trong giáo dục giữa các vùng miền, là phương tiện để tiến tới một “xã hội học tập”

1.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong quản lý giáo dục

Với những ưu việt về tốc độ xử lý, CNTT&TT được sử dụng rộng rãi đến mức khó có thể thiếu được trong việc thu thập, xử lý, trao đổi, lưu trữ, tra cứu và sử dụng thông tin quản lý CNTT&TT tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý thông qua việc cung cấp thông tin và

hỗ trợ tác nghiệp một cách nhanh chóng, chính xác

Trong Dự thảo lần thứ 14 về chiến lược phát triển giáo dục Việt Nam giai đoạn 2009-2020 nhấn mạnh “Đẩy mạnh cải cách hành chính, thực hiện cơ chế một cửa trong toàn bộ hệ thống quản lý giáo dục, từ cơ quan trung ương tới các địa phương, các cơ sở giáo dục nhằm tạo ra một

cơ chế quản lý gọn nhẹ, hiệu quả và thuận lợi cho người dân Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, truyền thông nhằm “tin học hóa” quản lý giáo dục ở các cấp”

Việc quản lý giáo dục bằng CNTT&TT đem lại lợi ích to lớn: tiện lợi, nhanh chóng, chính xác, giảm bộ máy hành chính Trong các đơn vị giáo dục tất cả các công việc cần thiết và có thể ứng dụng tin học thì sẽ dần

được tin học hoá Như quản lý thi tuyển sinh, quản lý thi tốt nghiệp, quản

lý thời khoá biểu, quản lý tài chính, quản lý giáo viên, quản lý thư viện, quản lý tài sản, quản lý công văn Áp dụng CNTT&TT cho QLGD là một con đường đúng và ngày càng được triển khai mạnh mẽ ở các đơn vị giáo dục

1.4 Mô hình văn phòng điện tử tại sở giáo dục và đào tạo

1.4.1 Mô hình

Mô hình là hình thức biểu diễn một cách tổng quát các đối tượng cùng với các thuộc tính của nó và mối quan hệ giữa các đối tượng Mô hình là sự đơn giản hóa của thế giới thực Mô hình cung cấp cho ta một khuôn mẫu về thế giới thực, giúp ta có thể định hướng trong quá trình xây dựng, có thể tính toán các chi phí, xác định các rủi ro, làm dự liệu cho hệ thống

Việc xây dựng mô hình giúp ta hiểu rõ hơn về hệ thống chúng ta đang xây dựng Trong các nhân tố quyết định sự thành công của các dự án, nhân tố cần thiết là một mô hình chuẩn

1.4.2 Mô hình văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo

Trong thời gian gần đây việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT&TT trong công tác quản lý đã và đang được diễn ra tại các tổ chức, mức độ ứng dụng CNTT&TT đơn giản hay phức tạp tuỳ theo nhu cầu và điều kiện của từng

tổ chức VPĐT là hình thức thể hiện của ứng dụng CNTT&TT trong quản

lý với một trình độ cao hay nói cách khác mô hình VPĐT là một cách thức, khuôn mẫu để ứng dụng CNTT&TT trong công tác quản lý của các tổ chức

Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng và điều kiện của các tổ chức mà độ phức tạp của mô hình VPĐT tại các tổ chức có thể sẽ khác nhau tuy nhiên

căn cứ vào khái niệm VPĐT thì mô hình VPĐT có những tính chất và thành phần cơ bản sau:

- Thông tin được lưu chuyển dưới dạng tài liệu điện tử

Hình 1.3 - Mô hình các thành phần của văn phòng điện tử

Các quy trình xử lý công việc: là hệ thống các thủ tục, trình tự các

Môi trường làm việc cộng tác (mạng, máy tính, các thiết bị phụ trợ)

Cổng văn phòng trực tuyến

Dữ liệu dùng chung Dịch vụ Tài liệu

bước tiến hành để giải quyết công việc đã được điều chỉnh hợp lý, rõ ràng, đúng pháp luật Các quy trình xử lý công việc sẽ quyết định đến số lượng

và độ phức tạp của các chức năng của VPĐT

Dữ liệu dùng chung: thu thập, lưu trữ và chia sẻ các thông tin được

sử dụng lại nhiều lần cho các dịch vụ được triển khai tại VPĐT Tại Sở GD&ĐT, hệ thống dữ liệu dùng chung cơ bản gồm các thông tin sau:

- Thông tin về các cơ sở giáo dục (trường học, trung tâm giáo dục thường xuyên), thông tin về các cơ quan quản lý giáo dục (Sở, phòng GD&ĐT);

- Thông tin về nhân sự;

- Thông tin về học sinh;

- Thông tin về văn bằng chứng chỉ;

………

Tài liệu điện tử: tài liệu điện tử là thông điệp dữ liệu được tạo ra,

được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử Trong VPĐT tài liệu điện tử là những tệp tin chứa dữ liệu, thay thế tài liệu giấy trong việc lưu chuyển thông tin giữa các bộ phận trong Sở GD&ĐT với các đơn vị và người dân Để tài liệu điện tử có thể thay thế văn bản truyền thống trong việc giao dịch giữa các tổ chức và cá nhân trong VPĐT thì tài liệu điện tử phải có tính pháp lý với những đặc điểm về tính xác định nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản giấy thông thường:

- Tài liệu điện tử phải có giá trị như văn bản, có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết

- Tài liệu điện tử phải có giá trị như bản gốc, nội dung của tài liệu điện tử được bảo đảm toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một tài liệu điện tử hoàn chỉnh

- Cho phép xác định nguồn gốc và thời gian khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận tài liệu điện tử

- Để đảm bảo tính pháp lý của tài liệu điện tử, trong VPĐT các tài liệu điện tử phải được áp dụng chữ ký điện tử Các tài liệu điện tử đã được

ký bởi chữ ký điện tử có khả năng xác nhận người ký (ban hành) và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung tài liệu điện tử được ký

Các dịch vụ: là các chức năng, công cụ tác nghiệp trong quản lý mà

VPĐT cung cấp cho các thành viên tham gia hệ thống Số lượng và độ phức tạp của các dịch vụ này phụ thuộc vào số lượng và độ phức tạp của các quy trình công việc trong công tác quản lý của Sở Các dịch vụ trong VPĐT trao đổi với nhau thông qua các tài liệu điện tử và hệ thống dữ liệu dùng chung

Cổng văn phòng trực tuyến: là nơi cung cấp các dịch vụ của

VPĐT thông qua một điểm truy cập duy nhất

Môi trường làm việc cộng tác: là các phương thức gửi/ nhận thông

tin trong VPĐT giúp người sử dụng có thể truy cập, khai thác các dịch vụ của VPĐT Môi trường làm việc cộng tác bao gồm: hạ tầng CNTT&TT, mạng máy tính; các thiết bị đầu cuối như: máy tính, máy in, điện thoại, máy nhắn tin, PDA Với môi trường cộng tác, người sử dụng có thể truy cập, khai thác, sử dụng VPĐT trong công tác quản lý từ mọi nơi, mọi lúc

Người sử dụng: người sử dụng ở đây là những thành viên tham gia

vận hành, khai thác VPĐT trong công tác quản lý của Sở GD&ĐT bao gồm lãnh đạo Sở GD&ĐT, cán bộ công chức, các đơn vị trực thuộc Để vận hành, khai thác sử dụng VPĐT một cách có hiệu quả thì cần phải có những người có năng lực nhất định về VPĐT, đó là các “công chức điện tử” (e-Employee )

Văn bản liên quan đến VPĐT: là các văn bản của nhà nước, của

nội bộ liên quan đến việc xây dựng, vận hành và phát triển VPĐT tại Sở GD&ĐT Đây chính là cơ sở pháp lý tác động đến tất cả các thành phần của mô hình trong quá trình sử dụng và phát triển VPĐT

Để phát triển mô hình VPĐT trong công tác quản lý của Sở GD&ĐT

cả về quy mô, và hiệu quả, yêu cầu người quản lý phải biết phối hợp giữa kiến thức về CNTT&TT và kiến thức quản lý một cách hài hoà, hợp lý

1.5 Quản lý phát triển mô hình văn phòng điện tử ở sở giáo dục và đào tạo

Tương lai của VPĐT sẽ là một hệ thống mới góp phần chia sẻ và luân chuyển các luồng thông tin trong nội bộ sở GD&ĐT và các đơn vị trực thuộc cũng như với người dân Có thể coi đây là một hệ thống “mở”

về thông tin Trong hệ thống này, thông tin sẽ được lưu chuyển rộng rãi trên mạng và được chọn lọc để sử dụng một cách hiệu quả nhất tùy vào người và mục đích sử dụng

Tuy nhiên, như với bất kỳ một hệ thống “mở” nào, hệ thống thông tin này gắn liền với những thách thức về quản lý, công nghệ, đầu tư và đòi hỏi các bản thân các sở GD&ĐT phải lường trước được sự phức tạp nảy sinh từ thực tế, từ đó có biện pháp quản lý phù hợp

Quản lý việc phát triển mô hình VPĐT chính là sự tác động của chủ thể quản lý – Giám đốc Sở GD&ĐT vào đối tượng quản lý là mô hình VPĐT để đạt được mục tiêu đã đặt ra là phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý của Sở Quản lý việc phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT bao gồm 4 bước:

1.5.1 Lập kế hoạch xây dựng và phát triển văn phòng điện tử

Có thể hiểu lập kế hoạch phát triển VPĐT là quá trình thiết lập các mục tiêu, hệ thống các hoạt động và các điều kiện đảm bảo thực hiện các