Biện pháp quản lý việc phát triển mô hình văn phòng điện tử tại sở giáo dục và đào tạo thành phố hải phòng

Đề xuất mô hình văn phòng điện tử mới và các biện pháp quản lý để xây dựng và phát triển mô hình VPĐT mới tại sở GD&ĐT Hải Phòng Keywords: Công nghệ thông tin; Hải Phòng; Quản lý giáo

Biện pháp quản lý việc phát triển mô hình văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo

Thành phố Hải Phòng

Tô Nhật Thành

Trường Đại học Giáo dục Luận văn Thạc sĩ ngành: Quản lý giáo dục; Mã số: 60 14 05

Người hướng dẫn: PGS.TS Ngô Quang Sơn

Năm bảo vệ: 2009

Abstract: Hệ thống hoá những vấn đề lý luận về chính phủ điện tử (CPĐT), văn

phòng điện tử (VPĐT) Khảo sát, đánh giá thực trạng áp dụng mô hình VPĐT trong công tác chỉ đạo, điều hành tại GD&ĐT Hải Phòng giai đoạn 2005-2009 Đề xuất mô hình văn phòng điện tử mới và các biện pháp quản lý để xây dựng và phát triển mô

hình VPĐT mới tại sở GD&ĐT Hải Phòng

Keywords: Công nghệ thông tin; Hải Phòng; Quản lý giáo dục; Văn phòng điện tử

Content

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong những năm gần đây việc ứng dụng CNTT&TT theo mô hình VPĐT tại Sở Giáo dục và Đào tạo (Sở GD&ĐT) Hải Phòng đã bước đầu góp phần quan trọng vào việc nâng cao chất lượng công tác quản lý của Sở Với sự phát triển ngày càng tăng về quy mô, số lượng công việc và yêu cầu ngày càng cao của công tác quản lý, đòi hỏi mô hình VPĐT tại Sở GĐ&ĐT cũng phải phát triển tương xứng

Tuy nhiên, việc phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT thành phố Hải Phòng còn gặp nhiều khó khăn và bất cập như: cơ chế quản lý còn lỏng lẻo, kinh phí đầu tư cho duy trì

và vận hành hệ thống còn thấp, hiệu quả của việc quản lý qua VPĐT chưa được như mong đợi, chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý của Sở, yêu cầu của việc thực hiện cải cách hành chính, đặc biệt là việc quản lý qua mạng Do đó cần phải có những biện pháp quản lý việc phát triển mô hình VPĐT tại sở GD&ĐT Hải Phòng nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao trong công tác quản lý giai đoạn hiện nay và trong tương lai

Với những lý do kể trên tác giả đã chọn đề tài nghiên cứu “Biện pháp quản lý việc

phát triển mô hình văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo Hải phòng”

2 Mục đích nghiên cứu

Nghiên cứu cơ sở lý luận và đánh giá thực trạng về phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng Đề xuất một số biện pháp quản lý nhằm phát triển mô hình VPĐT phục

vụ công tác quản lý của Sở GD&ĐT Hải Phòng đối với các đơn vị trực thuộc

3 Khách thể và đối tượng nghiên cứu

3.1 Khách thể nghiên cứu

Việc phát triển mô hình văn phòng điện tử tại sở GD&ĐT Hải Phòng

3.2 Đối tượng nghiên cứu

Một số biện pháp quản lý nhằm phát triển mô hình VPĐT tại sở GD&ĐT Hải Phòng

4 Giả thuyết khoa học

Nếu đề xuất và áp dụng một số biện pháp quản lý phát triển mô hình VPĐT phù hợp với thực tiễn thì sẽ nâng cao được hiệu quả công tác xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo triển khai và kiểm tra, đánh giá của Sở GD&ĐT Hải Phòng đối với các đơn vị trực thuộc

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hoá những vấn đề lý luận về CPĐT, VPĐT

- Khảo sát, đánh giá thực trạng áp dụng mô hình VPĐT trong công tác chỉ đạo, điều hành tại GD&ĐT Hải Phòng giai đoạn 2005-2009

- Đề xuất mô hình văn phòng điện tử mới và các biện pháp quản lý để xây dựng và phát triển mô hình VPĐT mới tại sở GD&ĐT Hải Phòng

6 Giới hạn và phạm vi nghiên cứu

Do điều kiện về thời gian có hạn, đề tài bước đầu chọn lựa và xây dựng một số biện pháp quản lý để phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng phục vụ công tác quản

lý của Sở GD&ĐT đối với 56 trường THPT, 14 phòng GD&ĐT các quận, huyện và 14 trung tâm GDTX tại thành phố Hải Phòng

7 Phương pháp nghiên cứu

7.1 Nhóm phương pháp nghiên cứu lý thuyết

7.2 Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn

7.3 Nhóm phương pháp nghiên cứu khác:

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ PHÁT TRIỂN

MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TẠI SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Tổng quan về vấn đề nghiên cứu

Mô hình VPĐT đã được áp dụng và thu được những thành công nhất định tại một số ngành, địa phương nhằm đổi mới phương thức quản lý, tuy nhiên có những mô hình VPĐT tại

Sở GD&ĐT sau một giai đoạn sử dụng đã không mang lại hiệu quả cao, không phát triển và thậm chí có những hệ thống phải ngừng hoạt động Đã có nhiều cuộc hội thảo khoa học về giải pháp phát triển VPĐT do các công ty tin học và Sở Thông tin và Truyền thông các địa phương tổ chức Các hội thảo chủ yếu tập trung ở các giải pháp kỹ thuật, giải pháp công nghệ phát triển VPĐT chứ chưa quan tâm nhiều đến công tác quản lý áp dụng và phát triển VPĐT tại các đơn vị một cách có hiệu quả

Những phân tích trên cho thấy, vấn đề áp dụng, nâng cao hiệu quả và phát triển mô hình VPĐT tại các tổ chức nói chung, tại các Sở GD&ĐT nói riêng là vấn đề hết sức mới mẻ, chưa được nghiên cứu cụ thể, đặc biệt là các biện pháp quản lý phát triển mô hình VPĐT tại

Sở GD&ĐT Do đó, nghiên cứu và đề xuất các biện pháp quản lý việc phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT là việc làm cần thiết và cấp bách

Một số khái niệm

Quản lý

Thuật ngữ quản lý đã có từ rất lâu và được sử dụng rộng rãi nhưng hầu như vẫn chưa có một định nghĩa thống nhất Theo lý luận quản lý của Henri Fayol (người Pháp - người đạt nền móng cho lý luận tổ chức cổ điển) ông nói về nội hàm của khái niệm quản lý như sau:

“Quản lý tức là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy, phối hợp và kiểm tra”[33, tr 59]

Với khái niệm này, về bản chất quá trình quản lý có thể được biểu diễn dưới dạng sơ

đồ sau:

Quản lý giáo dục

Quản lý giáo dục là khoa học quản lý cũng như các khoa học quản lý khác đều có bốn chức năng cơ bản: kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra được thực hiện trên toàn bộ các hoạt động giáo dục

Chỉ đ ạ o

Kế hoạ ch

Tổ chức

Hình 1.1 - Bả n chấ t quá trình quả n lý

Quản lý nhà trường

Quản lý trường học là thực hiện đường lối giáo dục của Đảng trong phạm vi trách nhiệm của mình, tức là đưa nhà trường vận hành theo nguyên lý giáo dục, để tiến tới mục tiêu giáo dục, mục tiêu đào tạo đối với ngành giáo dục với thế hệ trẻ và với từng học sinh

Công nghệ thông tin và truyền thông

Tại Việt Nam, khái niệm CNTT&TT là một thuật ngữ chỉ ngành nghiên cứu khoa học tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số

Mạng máy tính

Mạng máy tính hay hệ thống mạng (Computer Network hay Network System), là một tập hợp các máy tính tự hoạt động được kết nối nhau thông qua các phương tiện truyền dẫn để nhằm chia sẻ tài nguyên: máy in, tệp tin, dữ liệu

Chính phủ điện tử

Theo Tổ chức Hợp tác kinh tế và Phát triển (OECD) năm 2003 định nghĩa thì “Chính phủ điện tử là việc sử dụng CNTT&TT, mà đặc biệt là Internet, như là một công cụ để hỗ trợ nhằm đạt đến một chính phủ hoạt động hiệu quả nhất” [44]

CPĐT không đơn thuần là máy tính, mạng Internet, mà là sự đổi mới toàn diện các quan hệ (đặc biệt là các quan hệ giữa nhà nước và công dân), các nguồn lực, các quy trình, phương thức hoạt động và bản thân nội dung các hoạt động của chính phủ

Văn phòng điện tử

Ngày nay với sự phát triển của CNTT&TT, khái niệm VPĐT là một văn phòng trong

đó các hoạt động của văn phòng được số hoá và điện tử hoá thông qua việc ứng dụng CNTT&TT Về bản chất VPĐT là một hình thức ứng dụng CNTT&TT ở một mức độ cao vào công tác quản lý của tổ chức

Phát triển văn phòng điện tử

Sử dụng kiến thức về quản lý để tìm ra những ưu điểm cần phát huy và những nhược điểm cần khắc phục hoặc loại bỏ trong suốt quá trình sử dụng và phát triển mô hình VPĐT,

đó chính là chúng ta đã làm cho hệ thống phát triển Phát triển bao hàm cả về số lượng VPĐT

và chất lượng các dịch vụ quản lý mà VPĐT cung cấp, đó mới thực sự là phát triển

Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong giáo dục và đào tạo

Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong đổi mới phương pháp dạy học

CNTT&TT đã thiết kế những thí nghiệm ảo, thí nghiệm mô phỏng góp phần nâng cao hiệu quả các phương pháp dạy học tích cực như: dạy học nêu vấn đề, dạy học chương trình hoá… giúp học sinh hiểu bài sâu, phát triển năng lực tư duy và khả năng sử dụng công cụ lao động trí tuệ mới, hình thành và phát triển nhân cách người lao động hiện đại

Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong quản lý giáo dục

Với những ưu việt về tốc độ xử lý, CNTT&TT được sử dụng trong việc thu thập, xử

lý, trao đổi, lưu trữ, tra cứu và sử dụng thông tin quản lý CNTT&TT tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý thông qua việc cung cấp thông tin và hỗ trợ tác nghiệp một cách nhanh chóng, chính xác

Mô hình văn phòng điện tử tại sở giáo dục và đào tạo

Mô hình

Mô hình là hình thức biểu diễn một cách tổng quát các đối tượng cùng với các thuộc

Mô hình cung cấp cho ta một khuôn mẫu về thế giới thực, giúp ta có thể định hướng trong quá trình xây dựng, có thể tính toán các chi phí, xác định các rủi ro, làm dự liệu cho hệ thống

Mô hình văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo

Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng và điều kiện của các tổ chức mà độ phức tạp của mô hình VPĐT tại các tổ chức có thể sẽ khác nhau tuy nhiên căn cứ vào khái niệm VPĐT thì mô hình VPĐT có các thành phần cơ bản sau:

Hình 1.3 - Mô hình các thành phần của văn phòng điện tử

Các quy trình xử lý công việc: là hệ thống các thủ tục, trình tự các bước tiến hành để

giải quyết công việc đã được điều chỉnh hợp lý, rõ ràng, đúng pháp luật Các quy trình xử lý công việc sẽ quyết định đến số lượng và độ phức tạp của các chức năng của VPĐT

Dữ liệu dùng chung: thu thập, lưu trữ và chia sẻ các thông tin được sử dụng lại nhiều

lần cho các dịch vụ được triển khai tại VPĐT

Tài liệu điện tử: tài liệu điện tử là thông điệp dữ liệu được tạo ra, được gửi đi, được

nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử

Các dịch vụ: là các chức năng, công cụ tác nghiệp trong quản lý mà VPĐT cung cấp

cho các thành viên tham gia hệ thống

Cổng văn phòng trực tuyến: là nơi cung cấp các dịch vụ của VPĐT thông qua một

điểm truy cập duy nhất

Môi trường làm việc cộng tác: là các phương thức gửi/ nhận thông tin trong VPĐT

giúp người sử dụng có thể truy cập, khai thác các dịch vụ của VPĐT

Người sử dụng: người sử dụng ở đây là những thành viên tham gia vận hành, khai

thác Để vận hành, khai thác sử dụng VPĐT một cách có hiệu quả thì cần phải có những người có năng lực nhất định về VPĐT, đó là các “công chức điện tử” (e-Employee )

Môi trường làm việc cộng tác (mạng, máy tính, các thiết bị phụ trợ)

Cổng văn phòng trực tuyến

Dữ liệu dùng chung

điện tử

Các quy trình xử lý công việc

Người sử dụng (cán bộ, công chức, các đơn vị……)

Văn bản liên quan đến VPĐT: là các văn bản của nhà nước, của nội bộ liên quan đến

việc xây dựng, vận hành và phát triển VPĐT tại Sở GD&ĐT

Để phát triển mô hình VPĐT trong công tác quản lý của Sở GD&ĐT cả về quy mô, và hiệu quả, yêu cầu người quản lý phải biết phối hợp giữa kiến thức về CNTT&TT và kiến thức quản lý một cách hài hoà, hợp lý

Quản lý phát triển mô hình văn phòng điện tử ở sở giáo dục và đào tạo

Quản lý việc phát triển mô hình VPĐT chính là sự tác động của chủ thể quản lý – Giám đốc Sở GD&ĐT vào đối tượng quản lý là mô hình VPĐT để đạt được mục tiêu đã đặt

ra là phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT nhằm nâng cao chất lượng công tác quản lý của Sở Quản lý việc phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT bao gồm 4 bước:

Lập kế hoạch xây dựng và phát triển văn phòng điện tử

Có thể hiểu lập kế hoạch phát triển VPĐT là quá trình thiết lập các mục tiêu, hệ thống các hoạt động và các điều kiện đảm bảo thực hiện các mục tiêu đã nêu là: phát triển mô hình VPĐT phục vụ công tác quản lý của Sở GD&ĐT theo hướng chuẩn hoá và hiện đại hoá

Tổ chức thực hiện việc phát triển văn phòng điện tử

Xuất phát từ kế hoạch và các mục tiêu phát triển VPĐT đã đề ra, phân công cụ thể từng nội dung công việc cho các đơn vị liên quan triển khai tư vấn, mua sắm lắp đặt các thiết

bị, máy móc, chương trình phần mềm phục vụ phát triển, mở rộng VPĐT

Chỉ đạo triển khai việc phát triển văn phòng điện tử

Chỉ đạo triển khai việc phát triển VPĐT

Chỉ đạo triển khai việc sử dụng VPĐT

Chỉ đạo triển khai việc vận hành và duy trì VPĐT

Kiểm tra, đánh giá việc sử dụng và quản lý văn phòng điện tử

Căn cứ vào kế hoạch và mục tiêu đã đề ra tổ chức hoạt động kiểm tra nội bộ và hoạt động đánh giá giữa thực tiễn và mục tiêu đặt ra nhằm tìm ra các sai lệch của hoạt động quản

lý việc phát triển VPĐT; từ đó có các quyết định điều chỉnh kịp thời

Các điều kiện để phát triển mô hình văn phòng điện tử

Cơ chế, chính sách

Cơ chế chính sách là môi trường pháp lý cho việc ứng dụng CNTT&TT trong đổi mới quản lý, cải cách hành chính theo mô hình VPĐT

Nhân lực của các cơ quan quản lý và các cơ sở giáo dục

Cùng với việc phát triển mô hình VPĐT phục vụ công tác quản lý thì đội ngũ cán bộ công chức cũng cần phải có năng lực ứng dụng CNTT&TT trong quản lý tương ứng, đặc biệt

là năng lực làm việc trực tuyến qua mạng

Cơ sở hạ tầng thông tin

Cơ sở hạ tầng thông tin là môi trường và công cụ để cán bộ, công chức tác nghiệp trong VPĐT Cơ sở hạ tầng thông tin hoạt động ổn định sẽ đảm bảo cho hệ thống VPĐT hoạt động ổn định, cung cấp được các dịch vụ quản lý cho người sử dụng mọi lúc, mọi nơi, một cách nhanh chóng và chính xác

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ PHÁT TRIỂN MÔ HÌNH VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TẠI

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO HẢI PHÒNG

Đặc điểm địa lý, điều kiện tự nhiên, điều kiện kinh tế xã hội, dân số và nguồn lực, điều kiện phát triển công nghệ thông tin của thành phố Hải Phòng

Vị trí địa lý, điều kiện tự nhiên, dân số và nguồn lực

Hải Phòng là thành phố ven biển, nằm phía Đông miền Duyên hải Bắc Bộ, cách thủ đô

Hà Nội 102 km, có tổng diện tích tự nhiên là 152.318,49 ha Dân số Hải Phòng là 1.884.685 người Trong đó, 34,4% dân số thành thị (585 800 người)

Các đặc điểm kinh tế xã hội

Theo báo cáo phát triển con người Việt Nam 2004, chỉ số phát triển con người HDI Hải Phòng đứng thứ 4 sau Bà Rịa - Vũng Tàu, thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng

Điều kiện phát triển công nghệ thông tin

Hải Phòng là một trong địa phương có điều kiện phát triển CNTT&TT phát triển mạnh

so với các tỉnh thành trong cả nước; xếp hạng chung chỉ số sẵn sàng cho phát triển và ứng dụng CNTT&TT (Vietnam ICT Index 2007) Hải Phòng đạt 0.235 đứng ở vị trí 20/64 tỉnh thành

Ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong giáo dục tại Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng

Một số nét khái quát chung về giáo dục và đào tạo thành phố Hải Phòng

Hải Phòng đã làm tốt công tác giáo dục trong thời gian qua: mở rộng quy mô, đa dạng hoá các hình thức GD&ĐT, đáp ứng nhu cầu học tập của nhân dân Trình độ dân trí được nâng cao, chất lượng giáo dục có những chuyển biến tích cực, là địa phương duy nhất 13 năm liền có học sinh giỏi đoạt giải quốc tế, 11 năm học liên tiếp gần đây được Bộ GD&ĐT tặng cờ đơn vị dẫn đầu toàn quốc về GD&ĐT

Thực trạng về ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong giáo dục và đào tạo

ở thành phố Hải Phòng

Các cấp lãnh đạo từ Sở GD&ĐT đến các đơn vị nhà trường coi CNTT&TT là công cụ đặc biệt để nâng cao hiệu quả quản lý, hỗ trợ đổi mới phương pháp dạy và học theo hướng hiện đại hoá

Thực trạng phát triển mô hình văn phòng điện tử phục vụ công tác quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng

Mạng lưới, cơ cấu tổ chức

Sở GD&ĐT Hải Phòng là một đơn vị chuyên môn của UBND thành phố có 80 đơn vị trực thuộc được bố trí trên khu vực địa lý bán kính 50km tính từ trung tâm thành phố nơi Sở GD&ĐT có trụ sở trong đó có 2 huyện đảo là huyện đảo Cát Hải và huyện đảo Bạch Long Vỹ

Thực trạng mô hình văn phòng điện tử phục vụ công tác quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng

Trong những năm vừa qua Sở GD&ĐT Hải Phòng đã từng bước áp dụng mô hình VPĐT từ đơn giản đến phức tạp để nâng cao chất lượng quản lý của Sở Đến nay mô hình VPĐT phục vụ quản lý bước đầu mang lại được một số kết quả nhất định:

Văn phòng điện tử phục vụ công tác quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng

Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo

Thứ nhất, rút ngắn thời gian xử lý công việc và nâng cao hiệu suất, hiệu quả công tác, tiết kiệm thời gian và giấy mực trong việc in ấn, nhân bản tài liệu

Đối với các đơn vị trực thuộc (các trường THPT, phòng GD&ĐT, trung tâm GDTX)

Với sự bình đẳng về khoảng cách số đã rút ngắn khoảng cách về thời gian tiếp cận thông tin giữa các đơn vị trong địa bàn thành phố

Đối với người dân

Việc triển khai VPĐT giúp người dân có thể tham gia vào công việc quản lý của sở GD&ĐT qua việc tăng số lượng các kênh truy cập để khai thác các dịch vụ công thuộc lĩnh vực GD&ĐT

Thực trạng quản lý phát triển văn phòng điện tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng

Nhận thức của lãnh đạo, chuyên viên Sở và các đơn vị

Mọi cán bộ, công chức nhân thức rằng VPĐT là nơi cung cấp thông tin, tư liệu và các công cụ hỗ trợ tác nghiệp trong quá trình quản lý giáo dục Lãnh đạo Sở coi VPĐT là phương thức nhanh nhất để truyền đạt các ý kiến, mệnh lệnh hành chính của mình tới các cá nhân và

tổ chức có liên quan Các đơn vị coi VPĐT một kênh thông tin để tiếp cận với các thông tin quản lý của Sở, với nguồn dữ liệu đầy đủ và chính xác của ngành GD&ĐT

Tổ chức bộ máy quản lý văn phòng điện tử

Sở GD&ĐT chưa có bộ phận kỹ thuật trực thường xuyên để xử lý các sự cố bất thường

về kỹ thuật của hệ thống, dẫn đến vẫn có hiện tượng hệ thống bị sự cố mà không được khắc phục kịp thời

VPĐT

tạ i Sở GD&ĐT

CB, CC

Sở GD&ĐT

Trung tâm GDTX

Trường THPT

Phòng GD&ĐT

Hình 2.2 - Mô hình mạ ng lưới VPĐT tạ i ngà nh GD&ĐT Hả i Phòng

Văn phòng điện tử

Người sử dụng/ điểm truy cập

Cơ chế quản lý văn phòng điện tử

Hiện tại Sở GD&ĐT Hải Phòng chưa xây dựng được quy chế quản lý và vận hành VPĐT một cách cụ thể rõ ràng, quy định trách nhiệm của các bộ phận trong việc sử dụng và phát triển VPĐT

Xây dựng kế hoạch và triển khai việc phát triển mô hình văn phòng điện tử

Năm 2000, lãnh đạo Sở GD&ĐT Hải Phòng đã chỉ đạo các phòng chức năng xây dựng

kế hoạch phát triển việc ứng dụng CNTT&TT trong công tác quản lý Đến nay đã triển khai một số công việc và đưa vào sử dụng tuy nhiên việc duy trì và phát triển mô hình VPĐT vẫn mang tính chất giải quyết tình huống cụ thể

Quản lý cơ sở hạ tầng thông tin của văn phòng điện tử

Với thiết bị và cơ sở hạ tầng kết nối mạng có giá trị cao và công nghệ hiện đại nhưng công tác quản lý chưa tương xứng, chưa có kế hoạch trang bị một cách có hệ thống Việc nâng cấp, bảo trì thiết bị theo quy định chưa được thực hiện nghiêm túc

Quản lý hệ thống phần mềm và các ứng dụng

Hiện nay trong ngành GD&ĐT Hải Phòng chưa có các quy định nội bộ về chuẩn kỹ thuật và chuẩn dữ liệu thông tin để làm căn cứ cho các chương trình phần mềm tuân theo, do

đó các chương trình phần mềm này vẫn là các “ốc đảo ứng dụng” nằm tách rời không liên thông với nhau, không chia sẻ, sử dụng thông tin lẫn nhau

Đánh giá mức độ sẵn sàng tham gia vào văn phòng điện tử tại các đơn vị trực thuộc

Với các khảo sát, đánh giá điều kiện tại các đơn vị trực thuộc cho thấy các điều kiện có sẵn về cơ sở hạ tầng, năng lực ứng dụng công nghệ thông tin và nguồn dữ liệu để triển khai

mô hình VPĐT một cách nhanh chóng, hiệu quả, chi phí thấp

Cơ sở hạ tầng thông phục vụ quản lý tại các đơn vị trực thuộc

Nguồn dữ liệu và cơ sở dữ liệu tại các đơn vị trực thuộc

Trình độ tin học của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ văn thư, cán bộ tin học tại các đơn

vị

Đánh giá chung về mặt mạnh, mặt yếu của việc quản lý việc phát triển văn phòng điện

tử tại Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hải Phòng

Sử dụng phương pháp phân tích theo mô hình SWOT để phân tích các ảnh hưởng bên trong bao gồm: điểm mạnh, điểm yếu, các ảnh hưởng bên ngoài gồm: thời cơ và thách thức trong việc phát triển mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT Hải Phòng

Mạnh:

- Sự quyết tâm của lãnh đạo Sở, sự ủng hộ của

các thành viên, các đơn vị tham gia trong việc

ứng dụng VPĐT vào công tác quản lý điều hành

của Sở GD&ĐT

- Tổ chức đào tạo nâng cao trình độ, năng lực

ứng dụng CNTT&TT và đội ngũ cán bộ quản lý

và văn thư đáp ứng được yêu cầu triển khai

VPĐT

- Xây dựng hạ tầng CNTT&TT, trang bị thiết bị

tin học, máy tính, thiết bị mạng và các trang thiết

bị phụ trợ đủ mạnh để áp dụng triển khai

- Kinh nghiệm của Sở GD&ĐT trong việc ứng

dụng CNTT&TT trong công tác quản lý giáo

Yếu:

- Chưa kết hợp chặt chẽ giữa việc ứng dụng CNTT&TT và việc cải cách hành chính trong

- Chưa xây dựng kế hoạch phát triển, mô hình VPĐT tương xứng và theo kịp với sự phát triển của Sở, còn mang tính giải quyết sự vụ

- Kinh phí đầu tư còn hạn hẹp, chưa tranh thủ được nguồn kinh phí từ các nguồn khác cho việc phát triển VPĐT

- Chưa có bộ phận chuyên trách quản lý về kỹ thuật, vận hành VPĐT tại Sở

- Một số cán bộ ở Sở, ở các đơn vị thức chưa thật đầy đủ về lợi ích kinh tế, xã hội của VPĐT trong quản lý giáo dục

dục

Thời cơ:

- Hệ thống văn bản của nhà nước như Luật Công

nghệ thông tin, Luật Giao dịch điện tử, các Nghị

định, Chỉ thị của Chính phủ là cơ sở pháp lý

tương đối đầy đủ cho việc ứng VPĐT trong

công tác quản lý điều hành tại các cơ quan nhà

nước

- Sự phát triển của khoa học kỹ thuật trong lĩnh

vực CNTT&TT trong giai đoạn hiện nay là cơ sở

khoa học để triển khai các ứng dụng VPĐT đảm

bảo nhanh chóng, chính xác, toàn vẹn

- Cơ sở hạ tầng CNTT, viễn thông ở Hải Phòng

tương đối phát triển, đảm bảo cho việc kết nối

mạng triển khai ứng dụng VPĐT đến các đơn vị

Nguy cơ:

- Có hiện tượng không đồng thuận của một số công chức về ứng dụng VPĐT trong công tác quản lý do các lý do:

+ Việc chuyển từ phương pháp quản lý từ kiểu thủ công sang tự động hoá dẫn đến cán bộ phải thay đổi cách thức làm việc

+ Việc triển khai VPĐT cùng với cải cách hành chính sẽ làm tăng sự minh bạch thông tin, ảnh hưởng đến quyền lợi của một số cá nhân

- Sự e ngại về giá trị pháp lý của các văn bản điện tử, của người dùng Cùng với việc đặt nặng vai trò của “văn bản giấy – dấu đỏ”

- Nguy cơ mất an toàn dữ liệu khi thực hiện các giao dịch quản lý, điều hành trên mạng

- Sự lạc hậu của các trang thiết bị kỹ thuật sau một thời gian ngắn sử dụng

- Các trục trặc kỹ thuật có thể xảy ra ngăn cản người sử dụng truy cập và khai thác các dịch vụ của VPĐT;

Qua phân tích các ảnh hưởng bên trong, bên ngoài tới công tác quản lý việc phát triển

mô hình VPĐT tại Sở GD&ĐT, nhận thấy có những điểm mạnh và điểm yếu sau:

Điểm mạnh:

- Nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ, công chức trong ngành về việc phát triển mô hình VPĐT phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Sở GD&ĐT, nhận thức được thể hiện bởi quyết tâm của lãnh đạo Sở, sự ủng hộ của các thành viên, các đơn vị tham gia trong việc ứng dụng VPĐT vào công tác quản lý điều hành của Sở GD&ĐT

- Quan tâm đến việc đào tạo nâng cao trình độ, năng lực ứng dụng CNTT&TT và đội ngũ cán bộ quản lý và văn thư đáp ứng được yêu cầu triển khai VPĐT

- Xây dựng hạ tầng CNTT&TT, trang bị thiết bị tin học, máy tính, thiết bị mạng và các trang thiết bị phụ trợ đủ mạnh để áp dụng triển khai

- Sở GD&ĐT đã tích luỹ được những kinh nghiệm từ những thành công và thất bại trong việc triển khai những ứng dụng CNTT&TT trong công tác quản lý Những kinh nghiệm này là một trong những điểm mạnh trong công tác quản lý phát triển VPĐT

Điểm yếu:

- Chưa gắn kết chặt chẽ giữa cải cách hành chính với sử dụng và phát triển mô hình VPĐT phục vụ quản lý

- Chưa xây dựng kế hoạch phát triển, mô hình VPĐT tương xứng và theo kịp với sự phát triển của Sở, còn mang tính giải quyết sự vụ

- Kinh phí đầu tư còn hạn hẹp, chưa tranh thủ được nguồn kinh phí từ các nguồn khác cho việc phát triển VPĐT

- Chưa có bộ phận chuyên trách quản lý về kỹ thuật, vận hành VPĐT của Sở

- Có hiện tượng chưa đồng thuận trong đội ngũ cán bộ, công chức trong việc phát triển

mô hình VPĐT trong quản lý giáo dục