Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện hệ thống quản lí chất lượng theo ISO 9001:2008 tại công ty Hữu Hạn K.Source Việt Nam Trảng Bom Đồng Nai

Đối tượng nghiên cứu: HTQLCL theo ISO 9001:2008 đang được áp dụng tại KSV. Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi về nội dung: toàn bộ nội dung HTQLCL theo ISO 9001:2008 (loại trừ nội dung nghiên cứu phát triển) Phạm vi không gian: tại công ty KSV. Phạm vi thời gian: nghiên cứu từ năm 2008 đến 2010.

LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI

1 Sự cần thiết của vấn đề nghiên cứu

Xu thế hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới đã và đang tạo ra một áp lực cạnh tranh to lớn đối với các doanh nghiệp đang sản xuất kinh doanh tại Việt Nam Trước hoàn cảnh đó, để tồn tại và phát triển, đòi hỏi các doanh nghiệp phải chủ động tìm kiếm những giải pháp nâng cao công tác quản lí hệ thống quản lí chất lượng để ổn định, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ; nâng cao năng suất; giảm giá thành để thỏa mãn yêu cầu khách hàng và tăng tính cạnh tranh trên thị trường nội địa và quốc tế

Để thích ứng với môi trường kinh doanh và thỏa mãn yêu cầu của khách hàng, trong những năm gần đây tổ chức quốc tế ISO (International Standard Organization) đã xây dựng, ban hành tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lí chất lượng có thể áp dụng cho bất cứ loại hình doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, dịch vụ

Để thỏa mãn nhu cầu khách hàng, các doanh nghiệp luôn không ngừng cải tiến chất lượng, tăng năng suất, hạ giá thành, cải tiến dịch vụ Một trong những công cụ mà các doanh nghiệp áp dụng để cải tiến công tác quản trị chất lượng đó là tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Công ty Hữu Hạn K.Source Việt Nam, thành viên thuộc tập đoàn Ken Sean Đài Loan sáng lập 1950 Được thành lập từ năm 1994 và đã đi vào sản xuất kinh

doanh từ năm 1995 với hai dòng sản phẩm chủ lực là gương chiếu hậu và còi ô tô

xe máy Với tổng số nhân viên 250 người, đã áp dụng hệ thống quản lí chất lượng ISO 9001:2008 từ năm 2008, được cấp giấy chứng nhận bởi tổ chức chứng nhận LRQA và được công nhận bởi tổ chức UKAS của Anh Quốc

Với mục tiêu nghiên cứu HTQLCL theo ISO 9001:2008 tại KSV để đánh giá những mặt đã đạt được, mặt tồn tại và nguyên nhân của nó Đề xuất những giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện HTQLCL theo ISO 9001:2008 trong công tác quản lí chất lượng, năng suất, giá thành, dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng

Đó chính là lí do mà tác giả muốn chọn đề tài "Một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện hệ thống quản lí chất lượng theo ISO 9001:2008 tại công ty Hữu Hạn K.Source Việt Nam - Trảng Bom - Đồng Nai"

2 Mục tiêu nghiên cứu

2.1 Mục tiêu tổng quát

Nhằm hoàn thiện HTQLCL tại KSV theo ISO 9001: 2008 để đạt mục tiêu kinh doanh và thỏa mãn nhu cầu của khách hàng của doanh nghiệp

2.2 Mục tiêu cụ thể

- Đánh giá thực trạng tình hình áp dụng HTQLCL theo ISO 9001:2008,

từ đó xác định các tồn tại và nguyên nhân trong HTQLCL tại KSV

- Đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại KSV

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng nghiên cứu: HTQLCL theo ISO 9001:2008 đang được áp dụng

tại KSV

3.2 Phạm vi nghiên cứu:

- Phạm vi về nội dung: toàn bộ nội dung HTQLCL theo ISO 9001:2008

(loại trừ nội dung nghiên cứu phát triển)

- Phạm vi không gian: tại công ty KSV.

- Phạm vi thời gian: nghiên cứu từ năm 2008 đến 2010.

4 Nội dung nghiên cứu

- Hệ thống cơ sở lý luận về quản lý chất lượng và HTQLCL theo ISO 9001:2008.+ Giới thiệu về bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008

- Đặc điểm cơ bản của công ty KSV

+ Lịch sử hình thành và phát triển

+ Đặc điểm sản phẩm và qui trình công nghệ sản xuất

+ Cơ cấu tổ chức và trách nhiệm quyền hạn

+ Giới thiệu HTQLCL theo ISO 9001:2008 đang được áp dụng tại KSV

+ Những thuận lợi, khó khăn tại KSV

- Đánh giá thực trạng áp dụng HTQLCL tại KSV so với yêu cầu của tiêu chuẩn, những mặt đạt được, mặt tồn tại và nguyên nhân của nó

+ Phân tích thực trạng áp dụng HTQLCL theo ISO 9001:2008 tại KSV Qua đó thấy được mặt đạt được, mặt hạn chế mà HTQLCL còn tồn tại

+ Phân tích nguyên nhân gốc của các mặt tồn tại

- Đề xuất một số giải pháp chủ yếu nhằm hoàn thiện HTQLCL theo ISO 9001:2008 tại KSV

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÁC VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Giới thiệu tiêu chuẩn ISO 9001:2008, hệ thống quản lí chất lượng - các yêu cầu

b) muốn nâng cao sự thoả mãn của khách hàng thông qua việc áp dụng có hiệu lực

hệ thống, bao gồm cả các quá trình để cải tiến liên tục hệ thống và đảm bảo sự phù hợp với các yêu cầu của khách hàng, yêu cầu luật định và chế định được áp dụng.+ Áp dụng

Các yêu cầu trong tiêu chuẩn này mang tính tổng quát và nhằm áp dụng cho mọi tổ chức không phân biệt loại hình, quy mô và sản phẩm cung cấp

1.1.2 Hệ thống quản lý chất lượng [5, tr.14]

1.1.2.1 Yêu cầu chung

Tổ chức phải xây dựng, lập văn bản, thực hiện, duy trì hệ thống quản lý chất lượng

và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này

Tổ chức phải

a) xác định các quá trình cần thiết trong hệ thống quản lý chất lượng và áp dụng chúng trong toàn bộ tổ chức,

b) xác định trình tự và mối tương tác của các quá trình này,

c) xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo vận hành và kiểm soát các quá trình này có hiệu lực,

d) đảm bảo sẵn có các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ việc vận hành và theo dõi các quá trình này,

e) theo dõi, đo lường khi thích hợp và phân tích các quá trình này, và

f) thực hiện các hành động cần thiết để đạt được kết quả dự định và cải tiến liên tục các quá trình này

1.1.2.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu

Các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng phải bao gồm

a) các văn bản công bố về chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng,

b) sổ tay chất lượng,

c) các thủ tục dạng văn bản và hồ sơ theo yêu cầu của tiêu chuẩn này, và

d) các tài liệu, bao gồm cả hồ sơ, được tổ chức xác định là cần thiết để đảm bảo hoạch định, vận hành và kiểm soát có hiệu lực các quá trình của tổ chức

1.1.2.3 Sổ tay chất lượng

Tổ chức phải thiết lập và duy trì sổ tay chất lượng trong đó bao gồm

a) phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng, bao gồm cả các nội dung chi tiết và lý giải về bất cứ ngoại lệ nào,

b) các thủ tục dạng văn bản được thiết lập cho hệ thống quản lý chất lượng hoặc viện dẫn đến chúng và,

c) mô tả sự tương tác giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng

1.1.2.4 Kiểm soát tài liệu

Các tài liệu theo yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng phải được kiểm soát Hồ

sơ chất lượng là một loại tài liệu đặc biệt và phải được kiểm soát theo các yêu cầu

Tổ chức phải lập một thủ tục dạng văn bản để xác định việc kiểm soát cần thiết nhằm:

a) phê duyệt tài liệu về sự thỏa đáng trước khi ban hành,

b) xem xét, cập nhật khi cần và phê duyệt lại tài liệu,

c) đảm bảo nhận biết được các thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu,d) đảm bảo các phiên bản của các tài liệu thích hợp sẵn có ở nơi sử dụng,

e) đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng và dễ nhận biết,

f) đảm bảo các tài liệu có nguồn gốc bên ngoài mà tổ chức xác định là cần thiết cho việc hoạch định và vận hành hệ thống quản lý chất lượng được nhận biết và việc phân phối chúng được kiểm soát, và

g) ngăn ngừa việc vô tình sử dụng các tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ lại vì bất kỳ mục đích nào

1.1.2.5 Kiểm soát hồ sơ

Phải kiểm soát hồ sơ được thiết lập để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và việc vận hành có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng

Tổ chức phải lập một thủ tục bằng văn bản để xác định cách thức kiểm soát cần thiết đối với việc nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, thời gian lưu giữ và huỷ bỏ

hồ sơ

Hồ sơ phải luôn rõ ràng, dễ nhận biết và dễ sử dụng.

1.1.3 Trách nhiệm của lãnh đạo [5, tr 18]

1.1.3.1 Cam kết của lãnh đạo

Lãnh đạo cao nhất phải cung cấp bằng chứng về sự cam kết của mình đối với việc xây dựng và thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến liên tục hiệu lực của

hệ thống đó bằng cách

a) truyền đạt cho tổ chức về tầm quan trọng của việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu của luật định và chế định,

b) thiết lập chính sách chất lượng,

c) đảm bảo việc thiết lập các mục tiêu chất lượng,

d) tiến hành việc xem xét của lãnh đạo, và

c) cung cấp cơ sở cho việc thiết lập và xem xét các mục tiêu chất lượng,

d) được truyền đạt và thấu hiểu trong tổ chức, và

e) được xem xét để luôn thích hợp

1.1.3.4 Hoạch định

a) Mục tiêu chất lượng

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo rằng các mục tiêu chất lượng, bao gồm cả những điều cần thiết để đáp ứng các yêu cầu của sản phẩm, được thiết lập tại các cấp và bộ phận chức năng liên quan trong tổ chức Mục tiêu chất lượng phải đo được và nhất quán với chính sách chất lượng

b) Hoạch định hệ thống quản lý chất lượng

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo

− Tiến hành hoạch định hệ thống quản lý chất lượng để đáp ứng các yêu cầu nêu trong 4.1 cũng như các mục tiêu chất lượng, và

− Tính nhất quán của hệ thống quản lý chất lượng được duy trì khi các thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng được hoạch định và thực hiện.

1.1.3.5 Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin

a) Trách nhiệm và quyền hạn

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo các trách nhiệm và quyền hạn được xác định và thông báo trong tổ chức

b) Đại diện của lãnh đạo

Lãnh đạo cao nhất phải chỉ định một thành viên trong ban lãnh đạo của tổ chức, ngoài các trách nhiệm khác, phải có trách nhiệm và quyền hạn sau

− Đảm bảo các quá trình cần thiết của hệ thống quản lý chất lượng được thiết lập, thực hiện và duy trì;

− Báo cáo cho lãnh đạo cao nhất về kết quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng và về mọi nhu cầu cải tiến, và

− Đảm bảo thúc đẩy toàn bộ tổ chức nhận thức được các yêu cầu của khách hàng.c) Trao đổi thông tin nội bộ

Lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo thiết lập các quá trình trao đổi thông tin thích hợp trong tổ chức và có sự trao đổi thông tin về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng

1.1.3.6 Xem xét của lãnh đạo

Lãnh đạo cao nhất phải định kỳ xem xét hệ thống quản lý chất lượng, để đảm bảo

nó luôn thích hợp, thỏa đáng và có hiệu lực Việc xem xét này phải đánh giá được

cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng, kể cả chính sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng Hồ sơ xem xét của lãnh đạo phải được duy trì

1.1.4 Quản lý nguồn lực [5, tr.21]

1.1.4.1 Cung cấp nguồn lực

Tổ chức phải xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết để

a) thực hiện và duy trì hệ thống quản lý chất lượng, cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống đó, và

b) nâng cao sự thoả mãn khách hàng bằng cách đáp ứng các yêu cầu của khách hàng

1.1.4.2 Nguồn nhân lực

a) Khái quát

Những người thực hiện các công việc ảnh hưởng đến sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm phải có năng lực trên cơ sở được giáo dục, đào tạo, có kỹ năng và kinh nghiệm thích hợp

b) Năng lực, đào tạo và nhận thức

− Đánh giá hiệu lực của các hành động được thực hiện,

− Đảm bảo rằng nhân sự của tổ chức nhận thức được mối liên quan và tầm quan trọng của các hoạt động của họ và họ đóng góp như thế nào đối với việc đạt được mục tiêu chất lượng, và

− Duy trì hồ sơ thích hợp về giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm

1.1.4.3 Cơ sở hạ tầng

Tổ chức phải xác định, cung cấp và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm Cơ sở hạ tầng bao gồm ví dụ như:

a) nhà cửa, không gian làm việc và các phương tiện kèm theo,

b) trang thiết bị quá trình (cả phần cứng và phần mềm), và

c) dịch vụ hỗ trợ (như vận chuyển hoặc trao đổi thông tin hay hệ thống thông tin)

1.1.4.4 Môi trường làm việc

Tổ chức phải xác định và quản lý môi trường làm việc cần thiết để đạt được sự phù hợp đối với các yêu cầu của sản phẩm

1.1.5 Tạo sản phẩm [5, tr.23]

1.1.5.1 Hoạch định việc tạo sản phẩm

Tổ chức phải lập kế hoạch và triển khai các quá trình cần thiết đối với việc tạo sản phẩm Hoạch định việc tạo sản phẩm phải nhất quán với các yêu cầu của các quá trình khác của hệ thống quản lý chất lượng

1.1.5.2 Các quá trình liên quan đến khách hàng

a) Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

Tổ chức phải xác định

− Yêu cầu do khách hàng đưa ra, gồm cả yêu cầu về các hoạt động giao hàng và sau giao hàng;

− Yêu cầu không được khách hàng công bố nhưng cần thiết cho việc sử dụng quy định hoặc sử dụng dự kiến, khi đã biết;

− Yêu cầu luật định và chế định áp dụng cho sản phẩm, và

− Mọi yêu cầu bổ sung được tổ chức cho là cần thiết

b) Xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

Tổ chức phải xem xét các yêu cầu liên quan đến sản phẩm Việc xem xét này phải được tiến hành trước khi tổ chức cam kết cung cấp sản phẩm cho khách hàng (ví dụ như nộp đơn dự thầu, chấp nhận hợp đồng hay đơn đặt hàng, chấp nhận sự thay đổi trong hợp đồng hay đơn đặt hàng) và phải đảm bảo rằng

− Yêu cầu về sản phẩm được định rõ;

− Các yêu cầu trong hợp đồng hoặc đơn đặt hàng khác với những gì đã nêu trước

đó phải được giải quyết; và

− Tổ chức có khả năng đáp ứng các yêu cầu đã định

Phải duy trì hồ sơ các kết quả của việc xem xét và các hành động nảy sinh từ việc xem xét

Khi khách hàng đưa ra các yêu cầu không bằng văn bản, các yêu cầu của khách hàng phải được tổ chức đó khẳng định trước khi chấp nhận

Khi yêu cầu về sản phẩm thay đổi, tổ chức phải đảm bảo rằng các tài liệu liên quan được sửa đổi và các cá nhân liên quan nhận thức được các yêu cầu thay đổi đó.c) Trao đổi thông tin với khách hàng

Tổ chức phải xác định và sắp xếp có hiệu quả việc trao đổi thông tin với khách hàng

có liên quan tới

− Thông tin về sản phẩm;

− Xử lý các yêu cầu, hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, kể cả các sửa đổi, và

− Phản hồi của khách hàng, kể cả các khiếu nại

1.1.5.3 Thiết kế và phát triển

Tổ chức phải lập kế hoạch và kiểm soát việc thiết kế và phát triển sản phẩm

1.1.5.4 Mua hàng

a) Quá trình mua hàng

Tổ chức phải đảm bảo sản phẩm mua vào phù hợp với các yêu cầu mua sản phẩm

đã quy định Cách thức và mức độ kiểm soát áp dụng cho người cung ứng và sản phẩm mua vào phụ thuộc vào sự tác động của sản phẩm mua vào đối với việc tạo ra sản phẩm tiếp theo hay thành phẩm

Tổ chức phải đánh giá và lựa chọn người cung ứng dựa trên khả năng cung cấp sản phẩm phù hợp với các yêu cầu của tổ chức Phải xác định các tiêu chí lựa chọn, đánh giá và đánh giá lại Phải duy trì hồ sơ các kết quả của việc đánh giá và mọi hành động cần thiết nảy sinh từ việc đánh giá

b) Thông tin mua hàng

Thông tin mua hàng phải miêu tả sản phẩm được mua, nếu thích hợp có thể bao gồm

− Yêu cầu về phê duyệt sản phẩm, các thủ tục, quá trình và thiết bị,

− Yêu cầu về trình độ con người, và

− Yêu cầu về hệ thống quản lý chất lượng

c) Kiểm tra xác nhận sản phẩm mua vào

Tổ chức phải lập và thực hiện các hoạt động kiểm tra hoặc các hoạt động khác cần thiết để đảm bảo rằng sản phẩm mua vào đáp ứng các yêu cầu mua hàng đã quy định

Khi tổ chức hoặc khách hàng có ý định thực hiện các hoạt động kiểm tra xác nhận tại cơ sở của người cung ứng, tổ chức phải công bố việc sắp xếp kiểm tra xác nhận

dự kiến và phương pháp thông qua sản phẩm trong thông tin mua hàng

1.1.5.5 Sản xuất và cung cấp dịch vụ

a) Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ

Tổ chức phải lập kế hoạch, tiến hành sản xuất và cung cấp dịch vụ trong điều kiện được kiểm soát Khi có thể, các điều kiện được kiểm soát phải bao gồm

− Sự sẵn có thông tin mô tả các đặc tính của sản phẩm,

− Sự sẵn có các hướng dẫn công việc khi cần,

− Việc sử dụng các thiết bị thích hợp,

− Sự sẵn có và việc sử dụng các thiết bị theo dõi và đo lường,

− Thực hiện việc theo dõi và đo lường, và

− Thực hiện các hoạt động thông qua sản phẩm, giao hàng và sau giao hàng

b) Xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ

Tổ chức phải xác nhận giá trị sử dụng của mọi quá trình sản xuất và cung cấp dịch

vụ có kết quả đầu ra không thể kiểm tra xác nhận bằng cách theo dõi hoặc đo lường sau đó và vì vậy những sai sót chỉ có thể trở nên rõ ràng sau khi sản phẩm được sử dụng hoặc dịch vụ được chuyển giao

Việc xác nhận giá trị sử dụng phải chứng tỏ khả năng của các quá trình để đạt được kết quả đã hoạch định

kỳ tài sản nào của khách hàng bị mất mát, hư hỏng hoặc được phát hiện không phù hợp cho việc sử dụng, tổ chức đều phải thông báo cho khách hàng và phải duy trì hồ sơ

e) Bảo toàn sản phẩm

Tổ chức phải bảo toàn sản phẩm trong quá trình xử lý nội bộ và giao hàng đến vị trí

dự kiến nhằm duy trì sự phù hợp với các yêu cầu Khi thích hợp, việc bảo toàn phải bao gồm nhận biết, xếp dỡ (di chuyển), bao gói, lưu giữ và bảo quản Việc bảo toàn cũng phải áp dụng với các bộ phận cấu thành của sản phẩm

1.1.5.6 Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường

Tổ chức phải xác định việc theo dõi và đo lường cần thực hiện và các thiết bị theo dõi, đo lường cần thiết để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp của sản phẩm với các yêu cầu đã xác định

Tổ chức phải thiết lập các quá trình để đảm bảo rằng việc theo dõi và đo lường có thể tiến hành và được tiến hành một cách nhất quán với các yêu cầu theo dõi và đo lường

Khi cần đảm bảo kết quả đúng, thiết bị đo lường phải

a) được hiệu chuẩn hoặc kiểm tra xác nhận, hoặc cả hai, định kỳ hoặc trước khi sử dụng, dựa trên các chuẩn đo lường được liên kết với chuẩn đo lường quốc gia hay quốc tế; khi không có các chuẩn này thì căn cứ được sử dụng để hiệu chuẩn hoặc kiểm tra xác nhận phải được lưu hồ sơ;

b) được hiệu chỉnh hoặc hiệu chỉnh lại, khi cần;

c) có dấu hiệu nhận biết để xác định tình trạng hiệu chuẩn;

d) được giữ gìn tránh bị hiệu chỉnh làm mất tính đúng đắn của các kết quả đo;

e) được bảo vệ để tránh hư hỏng hoặc suy giảm chất lượng trong khi di chuyển, bảo dưỡng và lưu giữ

Ngoài ra, tổ chức phải đánh giá và ghi nhận giá trị hiệu lực của các kết quả đo lường trước đó khi thiết bị được phát hiện không phù hợp với yêu cầu Tổ chức phải tiến hành hành động thích hợp đối với thiết bị đó và bất kỳ sản phẩm nào bị ảnh hưởng

Phải duy trì hồ sơ về kết quả hiệu chuẩn và kiểm tra xác nhận

1.1.6 Đo lường, phân tích và cải tiến [5, tr.33]

− Có được thực hiện và duy trì một cách hiệu lực

Tổ chức phải hoạch định chương trình đánh giá, có chú ý đến tình trạng và tầm quan trọng của các quá trình và các khu vực được đánh giá, cũng như kết quả của các cuộc đánh giá trước Chuẩn mực, phạm vi, tần suất và phương pháp đánh giá phải được xác định Việc lựa chọn các chuyên gia đánh giá và tiến hành đánh giá phải đảm bảo được tính khách quan và công bằng của quá trình đánh giá Các chuyên gia đánh giá không được đánh giá công việc của mình.

Phải thiết lập một thủ tục dạng văn bản để xác định trách nhiệm và yêu cầu đối với việc hoạch định và tiến hành đánh giá, lập hồ sơ và báo cáo kết quả

Phải duy trì hồ sơ đánh giá và các kết quả đánh giá

c) Theo dõi và đo lường các quá trình

Tổ chức phải áp dụng các phương pháp thích hợp cho việc theo dõi và, khi có thể,

đo lường các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng Các phương pháp này phải chứng tỏ khả năng của các quá trình để đạt được các kết quả đã hoạch định Khi không đạt được các kết quả theo hoạch định, phải tiến hành việc khắc phục và hành động khắc phục thích hợp

d) Theo dõi và đo lường sản phẩm

Tổ chức phải theo dõi và đo lường các đặc tính của sản phẩm để kiểm tra xác nhận rằng các yêu cầu về sản phẩm được đáp ứng Việc này phải được tiến hành ở những giai đoạn thích hợp của quá trình tạo sản phẩm theo các sắp xếp hoạch Phải duy trì bằng chứng về sự phù hợp với tiêu chí chấp nhận

Hồ sơ phải chỉ ra (những) người có quyền thông qua sản phẩm để giao cho khách hàng

1.1.6.3 Kiểm soát sản phẩm không phù hợp

Tổ chức phải đảm bảo rằng sản phẩm không phù hợp với các yêu cầu được nhận biết và kiểm soát để phòng ngừa việc sử dụng hoặc chuyển giao ngoài dự kiến Phải thiết lập một thủ tục dạng văn bản để xác định việc kiểm soát và trách nhiệm, quyền hạn có liên quan đối với việc xử lý sản phẩm không phù hợp

Khi thích hợp, tổ chức phải xử lý sản phẩm không phù hợp bằng một hoặc một số cách sau:

a) tiến hành loại bỏ sự không phù hợp được phát hiện;

b) cho phép sử dụng, thông qua hoặc chấp nhận có nhân nhượng bởi người có thẩm quyền và, khi có thể, bởi khách hàng;

c) tiến hành loại bỏ khỏi việc sử dụng hoặc áp dụng dự kiến ban đầu

d) tiến hành hành động thích hợp với những tác động hoặc hậu quả tiềm ẩn của sự không phù hợp nếu sản phẩm không phù hợp được phát hiện sau khi chuyển giao hoặc đã bắt đầu sử dụng.

Khi sản phẩm không phù hợp được khắc phục, chúng phải được kiểm tra xác nhận lại để chứng tỏ sự phù hợp với các yêu cầu

Phải duy trì hồ sơ về bản chất của sự không phù hợp và bất kỳ hành động tiếp theo nào được tiến hành, kể cả các nhân nhượng có được

1.1.6.4 Phân tích dữ liệu

Tổ chức phải xác định, thu thập và phân tích các dữ liệu thích hợp để chứng tỏ sự phù hợp và tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng và đánh giá xem việc cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng có thể tiến hành ở đâu Điều này bao gồm cả các dữ liệu được tạo ra do kết quả của việc theo dõi, đo lường và từ các nguồn thích hợp khác

Việc phân tích dữ liệu phải cung cấp thông tin về:

a) sự thoả mãn khách hàng;

b) sự phù hợp với các yêu cầu về sản phẩm;

c) đặc tính và xu hướng của các quá trình và sản phẩm, kể cả các cơ hội cho hành động phòng ngừa, và

d) người cung ứng

1.1.6.5 Cải tiến

a) Cải tiến liên tục

Tổ chức phải cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng thông qua việc sử dụng chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng, kết quả đánh giá, phân tích dữ liệu, hành động khắc phục, phòng ngừa và sự xem xét của lãnh đạo

b) Hành động khắc phục

Tổ chức phải thực hiện hành động nhằm loại bỏ những nguyên nhân của sự không phù hợp để ngăn ngừa việc tái diễn Hành động khắc phục phải tương ứng với tác động của sự không phù hợp gặp phải

Phải lập một thủ tục dạng văn bản để xác định các yêu cầu đối với

− Việc xem xét sự không phù hợp (kể cả các khiếu nại của khách hàng),

− Việc xác định nguyên nhân của sự không phù hợp,

− Việc đánh giá nhu cầu thực hiện các hành động để đảm bảo rằng sự không phù hợp không tái diễn,

− Việc xác định và thực hiện các hành động cần thiết,

− Việc lưu hồ sơ các kết quả của hành động được thực hiện, và

− Việc xem xét hiệu lực của các hành động khắc phục đã thực hiện

c) Hành động phòng ngừa

Tổ chức phải xác định hành động nhằm loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn để ngăn chặn sự xuất hiện của chúng Các hành động phòng ngừa được tiến hành phải tương ứng với tác động của các vấn đề tiềm ẩn

Phải lập một thủ tục dạng văn bản để xác định các yêu cầu đối với

− Việc xác định sự không phù hợp tiềm ẩn và các nguyên nhân của chúng,

− Việc đánh giá nhu cầu thực hiện các hành động để phòng ngừa việc xuất hiện sự không phù hợp,

− Việc xác định và thực hiện các hành động cần thiết,

− Hồ sơ các kết quả của hành động được thực hiện, và

− Việc xem xét hiệu lực của các hành động phòng ngừa đã thực hiện

1.2 Giới thiệu các phương pháp đánh giá HTQLCL

Luận văn sử dụng những công cụ và phương pháp đánh giá HTQLCL sau đây:

− Tiêu chuẩn ISO 19001:2003 - Hướng dẫn đánh giá HTQLCL và/hoặc hệ thống quản lí môi trường; [8]

− Bảng câu hỏi đánh giá HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO của công ty KSV; [10]

− Tài liệu kĩ năng đánh giá HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001; [14]

− Sách 7 công cụ thống kê chất lượng; [16]

− Năng suất và 5S - bí mật sự thành công tại Nhật Bản, 2006 [17]

1.3 Tổng luận về các công trình đã công bố về vấn đề nghiên cứu

1.3.1 Nghiên cứu HTQLCL theo ISO 9001:2008 tại công ty TNHH Aureole Business Component Devices [14]

Địa chỉ: Lô 4- KCN Long Bình - Biên Hòa - Đồng Nai để rút ra những mặt thành công và hạn chế

1.3.1.1 Thành công

− HTQLCL được xây dựng và áp dụng ngay từ khi nhà máy bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh nên không mất thời gian chỉnh sửa tài liệu

− Do được áp dụng ngay từ đầu nên không mất nhiều thời gian thay đổi thói quen làm việc cũ.

− Nhờ việc áp dụng HTQLCL nên công ty không ngừng cải tiến và đã mở rộng hoạt động kinh doanh ra nước ngoài

− Ban giám đốc đã cam kết cung cấp đủ cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc tốt như những gì công ty công bố trong khi áp dụng HTQLCL

− Hệ thống tài liệu hướng dẫn vận hành được xây dựng theo phương pháp hình ảnh hóa và in màu nên giúp nhân viên mau chóng hiểu được những trọng điểm chất lượng yêu cầu

− Việc quản lí hồ sơ chất lượng cũng được kiểm soát như thủ tục qui định nên tiết kiệm được nhiều thời gian tìm kiếm, không gian lưu trữ, tính bảo mật cao

− Phương tiện theo dõi và đo lường đủ cho các phép đo mà sản phẩm yêu cầu

− Chất lượng sản phẩm được đảm bảo và duy trì do HTQLCL được hoạch định bao gồm nhiều công đoạn kiểm soát chất lượng nhằm tránh chuyển giao sản phẩm không phù hợp tới khách hàng

− Hoạt động khắc phục phòng ngừa, hoạt động cải tiến được thực hiện đúng theo MTCL, các kế hoạch chất lượng đã xây dựng

1.3.2 Nghiên cứu HTQLCL tại công ty TNHH ANDO

Địa chỉ: Số 317 - Ấp Tân Bình - Xã Bình Minh - Huyện Trảng Bom - Đồng Nai để rút ra những mặt thành công và hạn chế

− Hoạt động kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ đối với cơ sở hạ tầng (nhà xưởng, công cụ, dụng cụ, máy móc, thiết bị…) được thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch được lập Kết quả là đã giảm được 20% số giờ ngừng sản xuất do gặp

sự cố bất thường gây ra "Nguồn: báo cáo tình hình thực hiện MTCL của tổ bảo trì công ty TNHH ANDO năm 2009"

− Các vật liệu, thành phẩm kiểm soát được tình hình nhập trước, xuất trước (FIFO), đồng thời bán thành phẩm tại các quá trình đều có thẻ công đoạn nhằm xác định rõ nguồn gốc, tình trạng của vật liệu, thành phẩm

1.3.2.2 Hạn chế

+ Ban lãnh đạo chưa thực hiện những cam kết đã nêu trong STCL Cụ thể:

− Hạ tầng cơ sở, môi trường làm việc chưa đáp ứng được yêu cầu của sản phẩm, luật định, chế định

− Bố trí mặt bằng nhà xưởng còn chưa tuân thủ nguyên tắc một chiều, chưa thấy được dòng chảy của nguyên vật liệu, thành phẩm Một số dây chuyền công đoạn còn sắp xếp theo hướng đi hình chữ Z dẫn đến thao tác chậm, năng suất, chất lượng, an toàn, hao tốn năng lượng

− Các tiêu chí năng lực nhân viên chưa phù hợp với nhu cầu công việc Hoạt động đào tạo yếu kém do không đánh giá đào tạo và đánh giá định kì

− Chưa cung cấp đủ nguồn lực, nhân lực để duy trì HTQLCL đã được thiết lập Hậu quả là bỏ ra một khoản chi phí lớn xây dựng HTQLCL nhưng việc cải tiến chất lượng rất chậm.

Chương 2 TÌNH HÌNH ĐẶC ĐIỂM CỦA CÔNG TY VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN

CỨU 2.1 Giới thiệu công ty hữu hạn K.Source Việt Nam

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

− Tên giao dịch: công ty Hữu Hạn K.Source Việt Nam

− Tên tiếng Anh: K.SOURCE VIET NAM CO,.LTD

− Tên viết tắt: KSV

− Địa chỉ: lô 5 - Khu công nghiệp Hố Nai - Huyện Trảng Bom - Tỉnh Đồng Nai

− Đặc điểm của KSV: vốn đầu tư nước ngoài 100% (Đài Loan)

− Về vị trí địa lí: đóng trên khu vực thuận lợi với điều kiện khí hậu thuận lợi trong khu công nghiệp nên rất thuận tiện trong việc vận chuyển, gia công, xuất nhập khẩu hàng hóa

Hình 2.1: Công ty hữu hạn K Source Việt Nam

"Nguồn: hình trong tài liệu giới thiệu công ty KSV 2010"

− Các giai đoạn phát triển của công ty:

1994 Nhận giấy phép đầu tư

1995 Xây dựng xưởng sản xuất thứ nhất

1995 Bắt đầu sản xuất và cung cấp sản phẩm gương chiếu hậu cho công ty

VMEP

1997 Bắt đầu sản xuất và cung cấp sản phẩm còi xe máy cho công ty VMEP

1998 Bắt đầu cung cấp sản phẩm cho công ty Suzuki Việt Nam

1999 Bắt đầu cung cấp sản phẩm cho công ty Yamaha Việt Nam

2002 Xây dựng xưởng sản xuất thứ hai

2003 Bắt đầu cung cấp sản phẩm cho công ty Honda Việt Nam

2005 Xây xưởng thứ ba, bắt đầu đi vào chế tạo miếng gương tại Việt Nam

2006 Bắt đầu sản xuất ép nhựa

2008 Được tổ chức LRQA cấp giấy chứng nhận phù hợp hệ thống quản lí

chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

2009 Thành lập công ty mới K.Source Hà Nội

2010 Được cấp giấy chứng nhận phù hợp hệ thống quản lí môi trường theo

tiêu chuẩn ISO 14001:2004

2010 Bắt đầu cung cấp sản phẩm cho công ty Piaggio Việt Nam

"Nguồn: giới thiệu chung công ty KSV năm 2010"

2.1.2 Đặc điểm công ty

Công ty KSV là một thành viên thuộc tập đoàn Ken Sean Đài Loan, được thành lập tại Việt Nam từ năm 1994 và đã đi vào sản xuất kinh doanh từ năm 1995 với hai

dòng sản phẩm chủ lực là gương chiếu hậu và còi ô tô xe máy.

Hình 2.2: Sản phẩm chính của công ty hữu hạn K.Source Việt Nam

"Nguồn: hình ảnh sản phẩm của công ty KSV 2010"

2.1.3 Sơ đồ tổ chức

Hình 2.3: Sơ đồ tổ chức công ty KSV

"Nguồn: sơ đồ tổ chức công ty KSV, 2005"

2.1.4 Trách nhiệm quyền hạn

2.1.4.1 Hội đồng quản trị

a) Trách nhiệm

− Thiết lập chính sách, mục tiêu, chiến lược kinh doanh cho công ty

− Cung cấp các nguồn nguồn lực

b) Quyền hạn

− Bổ nhiệm, bãi nhiệm ban giám đốc

− Thay đổi chính sách, mục tiêu kinh doanh

2.1.4.2 Chủ tịch hội đồng quản trị

a) Trách nhiệm

− Tổ chức triển khai các nghị quyết, quyết định của HĐQT, phân công công việc cho các thành viên HĐQT trong việc triển khai thực hiện, theo dõi quá trình tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của HĐQT

− Thay mặt hội HĐQT triệu tập và chủ tọa họp đại hội đồng cổ đông Triệu tập và chủ tọa các cuộc họp HĐQT

− Lập kế hoạch công tác hàng quý, năm cho HĐQT

b) Quyền hạn

− Ký các nghị quyết, quyết định và các văn bản thuộc thẩm quyền của HĐQT

− Ký giấy chứng nhận vốn góp của các cổ đông, các văn bản liên quan đến vốn, quyền sở hữu, các văn bản khác thuộc thẩm quyền của HĐQT để gửi các cơ quan

có thẩm quyền

− Quyết định các vấn đề khi được toàn thể HĐQT ủy quyền

− Tùy theo nội dung, tính chất phiên họp, chủ tịch HĐQT có thể mời thêm người không là thành viên HĐQT dự họp Người được mời dự họp có quyền tham gia góp

ý kiến nhưng không có quyền biểu quyết

− Thực hiện các nghị quyết của HĐQT và đại hội đồng cổ đông, kế hoạch kinh doanh và kế hoạch đầu tư của công ty đã được HĐQT và đại hội đồng cổ đông thông qua.

− Trình HĐQT phê chuẩn kế hoạch kinh doanh chi tiết cho năm tài chính tiếp theo trên cơ sở đáp ứng các yêu cầu của ngân sách phù hợp cũng như kế hoạch toàn diện của công ty trong suốt nhiệm kỳ được giao

− Đề xuất những biện pháp nâng cao hoạt động và quản lý của công ty;

− Chuẩn bị các bản dự toán dài hạn, hàng năm và hàng tháng của công ty, phục vụ hoạt động quản lý dài hạn, hàng năm và hàng tháng của công ty theo kế hoạch kinh doanh Bản dự toán hàng năm (bao gồm cả bản cân đối kế toán, báo cáo hoạt động sản xuất kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền dự kiến) cho từng năm tài chính sẽ phải được trình cho HĐQT để thông qua và phải bao gồm những thông tin qui định tại các qui chế của công ty

− Hàng quý và hàng năm, báo cáo việc thực hiện kế hoạch và phân tích hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ cho HĐQT và đại hội đồng cổ đông

− Cung cấp nguồn lực để thiết lập, duy trì HTQLCL theo ISO, EMS Ký phê duyệt các tài liệu theo đúng thủ tục quản lí tài liệu yêu cầu

− Bổ nhiệm, miễn nhiệm các nhà điều hành

− Quyết định số lượng người lao động, mức lương, trợ cấp, lợi ích, việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật và các điều khoản khác liên quan đến hợp đồng lao động của họ

− Đề xuất với chủ tịch HĐQT quyết định việc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng,

kỷ luật người quản lý

− Toàn quyền quyết định việc sử dụng các nguồn lực (nhân lực, cơ sở vật chất, tài chính) đã được HĐQT giao để thực hiện các kế hoạch sản xuất, kinh doanh, dịch vụ

đã được HĐQT phê duyệt

− Xây dựng chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ, lề lối làm việc của bộ máy hoạt động theo cơ cấu tổ chức do HĐQT quyết định

− Điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty theo đúng quy định của pháp luật, điều lệ công ty, hợp đồng lao động ký với công ty và quyết định của HĐQT

− Thực hiện tất cả các hoạt động khác theo qui định của điều lệ này và các qui chế của công ty, các nghị quyết của HĐQT, hợp đồng lao động của tổng giám đốc điều hành và pháp luật

− Phê duyệt các mục tiêu chất lượng của các phòng ban lập

2.1.4.4 Phó tổng giám đốc

a) Trách nhiệm

− Yêu cầu các đơn vị chức năng thiết lập MTCL

− Theo dõi việc thực hiện các kết quả của MTCL

− Truyền đạt cho tổ chức biết các yêu cầu của khách hàng và chế định; các chính sách, mục tiêu của công ty đề ra

− Xây dựng nội quy công ty

− Tỏ chức cơ cấu nhân sự, sát hạch năng lực, khen thưởng, kỷ luật nhân viên theo đúng nội quy của công ty

− Quản lí công tác tài chính, nhân sự, kinh doanh, thu mua, bảo trì

− Đảm bảo HTQLCL được thiết lập, thực hiện và duy trì

− Báo cáo tổng giám đốc về kết quả thực hiện của HTQLCL và đề xuất các khuyến nghị cải tiến

− Giám sát kế hoạch đánh giá nội bộ định kỳ, theo dõi các hành động khắc phục

− Phê duyệt MTCL của các phòng ban

− Yêu cầu các đơn vị chức năng cải tiến để đạt được MTCL đã đề ra

− Ký các hợp đồng mua bán đối với nhà cung ứng, gia công

− Đại diện tổng giám đốc ký tất cả các quyết định theo giấy ủy quyền.

− Bổ nhiệm, bãi nhiệm các chức danh trong sơ đồ tổ chức trong công ty

2.1.4.5 Giám đốc nhà máy

a) Trách nhiệm

− Quản lí kế hoạch sản xuất, thu mua, giao hàng

− Thiết lập, thực hiện và duy trì hệ thống bảo trì toàn diện

− Triển khai kế hoạch sản xuất sản phẩm mới

− Yêu cầu các bộ phận thiết lập, theo dõi MTCL

− Thiết lập, thực hiện và duy trì HTQLCL theo ISO 9001

− Thiết lập, thực hiện, đo lường MTCL

− Thiết lập các tiêu chuẩn và thực hiện thử nghiệm, kiểm tra sản phẩm

− Thiết lập, thực hiện kiểm tra các sản phẩm mua vào, trong quá trình, trước khi giao đến khách hàng và theo dõi chất lượng sau khi khách hàng sử dụng

− Lập kế hoạch thử nghiệm định kỳ đối với các sản phẩm

− Thông báo đến tổ chức về các yêu cầu của khách hàng về MTCL

− Thông báo đến tổ chức về các yêu cầu của chế định

− Giám sát các công đoạn thực hiện đúng các yêu cầu của các bảng tiêu chuẩn công việc

− Thực hiện thống kê các quá trình và đề ra các biện pháp cải tiến

− Phân tích các dữ liệu về sự thỏa mãn của khách hàng, đề xuất các biện pháp cải tiến nhằm nâng cao sự thỏa mãn khách hàng

− Đào tạo các đơn vị chức năng về HTQLCL

− Tổ chức họp chất lượng định kỳ và đề xuất các phương án cải tiến chất lượng

− Phán định chất lượng thị trường, đề xuất các biện pháp cải tiến

b) Quyền hạn

− Thông qua chất lượng sản phẩm

− Ngưng nhập hàng, ngưng sản xuất, ngưng giao hàng nếu chất lượng sai so với tiêu chuẩn

− Đề xuất các đơn vị chức năng không ngừng cải tiến HTQLCL

− Đề xuất khen thưởng, kỷ luật nhân viên

− Yêu cầu tất cả các bộ phận thực hiện đúng các qui trình của HTQLCL

2.1.4.7 Bộ phận kỹ thuật

a) Trách nhiệm

− Xem xét các yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm, các yêu cầu của chế định

− Quản lí bản vẽ, các tiêu chuẩn khách hàng cung cấp theo đúng thủ tục qui định

− Vẽ bản vẽ lắp ráp, bản vẽ chi tiết, bản vẽ khuôn gá, jig kiểm tra, mặt bằng nhà xưởng

− Họp triển khai sản xuất thử sản phẩm mẫu

− Họp đánh giá sản xuất thử và đề xuất các cải tiến chất lượng

− Tiến hành đánh giá chất lượng sản phẩm mẫu cho đến khi sản xuất hàng loạt

− Quản lí các sự thay đổi của sản phẩm từ khách hàng, nội bộ

− Thiết lập tiêu chuẩn kiểm tra trong quá trình sản xuất mẫu

− Tiến hành thử nghiệm đánh giá chất lượng sản phẩm mẫu cho chi tiết mua vào, chi tiết tự gia công và sản phẩm giao khách hàng

b) Quyền hạn

− Yêu cầu các bộ phận thực hiện đúng các tiêu chuẩn đã thiết lập, không chấp nhận các sự thay đổi so với tiêu chuẩn sản phẩm.

− Thu hồi các bản vẽ, tiêu chuẩn sản phẩm của khách hàng khi cần

− Thay đổi quy trình, phương pháp sản xuất, kiểm tra chất lượng sản phẩm

2.1.4.8 Bộ phận chế tạo

a) Trách nhiệm

− Sản xuất, nhập kho theo đúng kế hoạch sản xuất

− Đào tạo, đánh giá các hoạt động đào tạo

− Xây dựng, thực hiện kế hoạch bảo trì máy móc, khuôn gá, đồ gá sản xuất

− Xây dựng, thực hiện đo lường MTCL

− Thực hiện các hoạt động khắc phục phòng ngừa đối với việc không đạt được MTCL, đối với các phát hiện trong đánh giá nội bộ, đánh giá định kỳ của tổ chức chứng nhận

− Quản lí sự bất thường, vật phẩm đầu, quản lí lô theo đúng thủ tục qui định

− Thống kê các quá trình sản xuất để thực hiện cải tiến

− Sắp xếp mặt bằng dây chuyền sản xuất để tối ưu hóa dòng chảy linh kiện và tốc

độ sản xuất

− Không ngừng nâng cao hiệu suất sản xuất

− Xây dựng các bảng tiêu chuẩn thao tác, kiểm tra, bảo trì

− Quản lí thiết bị theo dõi và đo lường theo đúng thủ tục qui định

− Kiểm tra chất lượng sản phẩm trong quá trình sản xuất, kiểm tra sản phẩm lưu kho tại nhà máy hoặc tại kho khách hàng, thị trường

b) Quyền hạn

− Ngưng sản xuất nếu phát hiện từ 3 sản phẩm không đạt

− Yêu cầu các công đoạn trước thực hiện đối sách cải tiến chất lượng sản phẩm

− Thông qua chất lượng sản phẩm

2.1.4.9 Bộ phận nghiệp vụ

a) Trách nhiệm

− Quản lí công tác nhân sự: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật

− Xây dựng qui chế lương thưởng, quản lí công lao động và thanh toán lương theo đúng thời gian qui định

− Quản lí thu mua.

− Quản lí công nợ khách hàng

− Quản lí công tác tài chính theo đúng qui định của công ty và các qui định của pháp luật

− Thông tin với khách hàng, tiếp nhận đơn đặt hàng

− Giao hàng cho khách hàng theo đúng kế hoạch

− Đánh giá sự thỏa mãn khách hàng, phân tích dữ liệu khách hàng, nhà cung ứng

để đề xuất các cải tiến

− Quản lí kho linh kiện, thành phẩm theo đúng nguyên tắc quản lí lô đã qui định

− Thiết lập, thực hiện, đo lường và cải tiến để đạt MTCL đã thiết lập

− Quản lí công tác tổng vụ nhà xưởng

− Theo dõi, đôn đốc việc nhập, gia công linh kiện Đôn đốc kế hoạch sản xuất để giao hàng đúng kế hoạch

− Phát triển thị trường trong nước và quốc tế

− Thông tin cho nhà máy về các yêu cầu của khách hàng, của sản phẩm và các yêu cầu chế định

b) Quyền hạn

− Yêu cầu các đơn vị liên quan thực hiện các biện pháp cải tiến nhằm nâng cao sự thỏa mãn khách hàng

− Yêu cầu các bộ phận thiết lập kế hoạch chất lượng nhằm thỏa mãn khách hàng

− Thay đổi nhà cung cấp, gia công

2.1.5 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Gương, Còi

2.1.5.1 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Gương chiếu hậu

Hình 2.4: Qui trình công nghệ sản xuất gương chiếu hậu

"Nguồn: qui trình sản xuất sản phẩm gương 88110-KTF-V000, 2011"

2.1.5.2 Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm Còi xe máy

Hình 2.5: Qui trình công nghệ sản xuất còi xe máy

"Nguồn: qui trình sản xuất còi 38110-GY6-0000, 2011"

2.1.6 Giới thiệu HTQLCL theo ISO 9001:2008 đang được áp dụng tại KSV

Hệ thống quản lí chất lượng ISO 9001:2008 được chính thức áp dụng từ năm 2008, được chứng nhận phù hợp và cấp giấy bởi tổ chức chứng nhận LRQA và được công nhận bởi tổ chức UKAS của Anh Quốc

Ngoại trừ nội dung điều khoản nghiên cứu và phát triển (khoản 7.3) trong tiêu chuẩn ISO 9001:2008, thì HTQLCL hiện đang được áp dụng tại KSV được đánh

giá là phù hợp với ISO 9001:2008 Phạm vi áp dụng cho sản xuất sản phẩm gương chiếu hậu và còi xe máy.

2.1.7 Mục đích áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tại KSV

− Do khách hàng yêu cầu phải thực hiện để nâng cao chất lượng quản lí Nếu không áp dụng HTQLCL theo ISO 9001:2008 thì khách hàng ngưng giao dịch

− Do KSV muốn sử dụng các thước đo HTQLCL để không ngừng cải tiến chất lượng

− Do muốn nâng cao trình độ quản lí cho nhân viên

− Do muốn chứng minh năng lực quản lí và nâng cao chất lượng để vươn ra thị trường quốc tế

− Do muốn xây dựng một HTQLCL đơn giản nhưng hiệu quả

2.1.8 Những thuận lợi và khó khăn của KSV

2.1.8.1 Thuận lợi

− Được sự hỗ trợ và chuyển giao công nghệ bởi tập đoàn Ken Sean Đài Loan với hơn 60 năm kinh nghiệm trong việc nghiên cứu phát triển và sản xuất sản phẩm gương và còi xe máy

− Kết quả kinh doanh trong những năm qua không ngừng phát triển Lợi ích mang lại do áp dụng HTQLCL là tăng doanh thu từ 5,1 triệu đô la (năm 2007) lên 8 triệu

đô la (năm 2010), tức tăng 56% "nguồn: báo cáo doanh thu công ty KSV năm 2010"

− Sản phẩm chủ yếu cung cấp cho các khách hàng sản xuất lớn như Honda, Yamaha, Suzuki, VMEP, Piaggio, KYMCO, SUFAT và các dịch vụ bán hàng hậu mãi IKD

− Tọa lạc tại khu công nghiệp Đồng Nai nên thuận lợi về điều kiện tự nhiên như khí hậu ôn hòa Gần cảng, sân bay nên thuận lợi cho việc vận chuyện hàng hóa với giá cạnh tranh và tốc độ nhanh

− Giá sản phẩm cạnh tranh so với các đối thủ

− Khách hàng thanh toán đúng thời hạn

− Các nhà cung cấp đồng ý cho thanh toán sau 45 ngày giao hàng

2.1.8.2 Khó khăn

− HTQLCL còn nhiều mặt hạn chế do thiếu hoạt động cải tiến

− Tính cạnh tranh không ngừng gia tăng do gần đây xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh của sản phẩm cùng loại.

− Chi phí đầu vào trong những năm gần đây luôn biến động tăng

− Bị đánh cắp bí quyết công nghệ, bí mật kinh doanh

− Nguồn nhân lực luôn thay đổi, trình độ yếu kém

− Nguồn năng lượng cấp cho doanh nghiệp không đủ

− Chính sách mua hàng từ 2 nhà cung cấp của các khách hàng lớn luôn đe dọa môi trường kinh doanh của doanh nghiệp

− HTQLCL đã được lập, tuy nhiên còn rất nhiều yếu kém trong việc cải tiến dẫn đến không đủ sức cạnh tranh trên thị trường và khó xuất khẩu hàng hóa

− Khách hàng không đồng ý cho thay đổi những ý kiến cải tiến chất lượng, giá thành

2.2 Phương pháp nghiên cứu

* Phương pháp thu thập số liệu

+ Phương pháp kế thừa: tiến hành thu thập các tài liệu, báo cáo từ nguồn dữ liệu tại các đơn vị liên quan đến HTQLCL bao gồm:

- Các báo cáo thống kê về chất lượng sản phẩm, các bảng phân tích dữ liệu quá trình, báo cáo doanh thu hằng năm, báo cáo đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng, kết quả phân tích kết quả đo lường sự thỏa mãn, kết quả kiểm tra, đo lường, thử nghiệm chất lượng sản phẩm, báo cáo thống kê tỷ lệ và nguyên nhân lỗi chất lượng sản phẩm, kế hoạch sản xuất, tổng hợp các đơn đặt hàng của khách hàng, các báo cáo đo lường MTCL của các đơn vị

- Các nguồn báo cáo của khách hàng gửi bao gồm: hồ sơ đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng, hồ sơ chấp nhận sản phẩm, các kết quả đánh giá xếp loại hằng năm, các tài liệu kĩ thuật, bản vẽ, các mẫu sản phẩm mẫu do khách hàng cung cấp, các quyết định chất lượng, các hồ sơ chấp nhận các đối sách cải tiến, các thông tin phản hồi về các khiếu nại

về chất lượng sản phẩm

- Các báo cáo đánh giá sự phù hợp của HTQLCL so với yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của tổ chức chứng nhận LRQA (báo cáo đánh giá chứng nhận và đánh giá định kỳ)

- Các báo cáo kế hoạch cải tiến sau đánh giá chứng nhận hoặc đánh giá định kì.

- Các bằng chứng khác cung cấp sự phù hợp của HTQLCL tại KSV so với tiêu chuẩn ISO 9001:2008

+ Phương pháp phỏng vấn: trực tiếp phỏng vấn với 4 vị ban giám đốc, 50 cán bộ, công nhân trực tiếp tại các công đoạn tham gia trực tiếp vào HTQLCL Ngoài ra cùng với công ty phỏng vấn 3 khách hàng lớn là Honda, VMEP, YMVN và một số nhà cung ứng như Alhonga, Hirota, Đông Phương

+ Phương pháp chuyên gia: tham khảo ý kiến của các chuyên gia về quản lí chất lượng tại KSV, tổ chức chứng nhận LRQA, các chuyên gia quản lí chất lượng của khách hàng như Honda, YMVN, VMEP Từ kết quả thu được có thể lập kế hoạch cải tiến HTQLCL cũng như dự báo kế hoạch sản xuất kinh doanh trong nhiều năm tới

* Phương pháp xử lý số liệu

+ Phương pháp so sánh:

- So sánh kết quả áp dụng so với các kế hoạch chất lượng mà công ty

tự xây dựng;

- So sánh thực tế áp dụng tại công ty so với tiêu chuẩn ISO 9001:2008

để đánh giá mức độ phù hợp và những điểm hạn chế cần phải cải tiến

- So sánh những kết quả chất lượng đạt được so với các yêu cầu của khách hàng

+ Phương pháp lập bảng phân tích:

- Dựa vào bảng câu hỏi đánh giá nội bộ HTQLCL để phân tích thực trạng HTQLCL so với các kế hoạch của công ty và các yêu cầu của tiêu chuẩn

- Dựa vào các tiêu chuẩn kĩ thuật bên ngoài và nội bộ, bản vẽ, các yêu cầu luật định của BGTVT để trích ra các tiêu chuẩn nhằm phân tích thực trạng áp dụng so với yêu cầu

+ Phương pháp đánh giá phân tích: luận văn sử dụng phương pháp đánh giá định tính và định lượng

- Các kết quả đánh giá định tính dựa trên các kết quả khảo sát của tác giả và kết quả đánh giá của tổ cức chứng nhận

- Các kết đánh giá định lượng dựa trên việc so sánh, phân tích dữ liệu và so sánh với thang điểm chuẩn là 100 điểm.

- Phương pháp so sánh dựa vào bảng phân tích lập ra, so sánh thực trạng áp dụng HTQLCL so với kế hoạch của công ty, so với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 để đánh giá mặt đạt được, mặt hạn chế Từ những mặt hạn chế

đó phân tích nguyên nhân trên cơ sở các kết quả đã nghiên cứu, dựa theo các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng Từ việc phân tích được các nguyên nhân ấy tiến hành đề xuất các biện pháp hoàn thiện HTQLCL tại KSV theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Chương 3 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG HTQLCL THEO ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY HỮU HẠN K SOURCE VIỆT NAM 3.1 Quá trình xây dựng và áp dụng

Từ khi thành lập công ty cho đến năm 2002, KSV không áp dụng HTQLCL nào Quản lí chất lượng sản phẩm và dịch vụ chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của các nhân viên lành nghề, có kinh nghiệm, được đào tạo tại các trường đại học, cao đẳng, trung cấp nghề trong và ngoài nước Quá trình xây dựng HTQLCL theo các bước sau:

− Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn, xác định phạm vi áp dụng (Tháng 7/2007)

Bước đầu tiên khi bắt tay vào việc xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 là phải hiểu được ý nghĩa của nó trong việc duy trì và phát triển tổ chức Lãnh đạo công ty đã định hướng cho các hoạt động của hệ thống chất lượng, xác định mục tiêu, chỉ tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem lại lợi ích thiết thực cho công ty

− Bước 2: Lập ban chỉ đạo dự án thực hiện ISO 9001 (gọi tắt là ban ISO) (Tháng 7/2007)

Công ty đã thành lập một ban chỉ đạo ISO 9001 tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO 9001 (tất cả các phòng ban và phân xưởng trong công ty, trừ phòng kế toán)

Sau đó, công ty đã bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo về các hoạt động chất lượng Đại diện lãnh đạo là phó giám đốc nhà máy quản lí HTQLCL của công ty

− Bước 3: Đánh giá thực trạng của HTQLCL tại doanh nghiệp và so với tiêu chuẩn ISO 9001 (Tháng 9/2007)

Đây là bước thực hiện xem xét kỹ lưỡng thực trạng của HTQLCL tại doanh nghiệp

để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào công ty đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có để từ đó xây dựng kế hoạch chi tiết để thực hiện Đầu ra của việc xem xét cho thấy KSV sẽ loại trừ mục 7.3 (Thiết kế phát triển) ra khỏi phạm vi

áp dụng của HTQLCL do phần công việc này do khách hàng và công ty mẹ thực hiện Đồng thời, công ty cũng xác định thêm là HTQLCL của công ty có thực hiện

việc gia công (Outsourcing) nên công ty cũng xác định đây là quá trình nằm trong HTQLCL

− Bước 4: Thiết lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9001 (Tháng 12/2007)

9/2007-Dựa trên đánh giá thực trạng như trên, ban ISO triển khai thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001 Cụ thể là hệ thống tài liệu của công ty bao gồm 4 cấp

• Cấp 1: cũng là cấp cao nhất - Sổ tay chất lượng

• Cấp 2: các lưu trình thủ tục có liên quan đến mọi lĩnh vực hoạt động của công ty do ban ISO soạn thảo, tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt

• Cấp 3: các hướng dẫn công việc do từng phòng ban phân xưởng soạn thảo

• Cấp 4: các biểu mẫu hồ sơ để ghi chép kế hoạch và kết quả thực hiện các yêu cầu mà tiêu chuẩn quy định

Hai ngôn ngữ chính thức được viết trong hệ thống tài liệu của HTQLCL là tiếng Việt và tiếng Hoa Trong đó, chú ý là nếu có mâu thuẫn nảy sinh do việc chuyển ngữ, bản tiếng Việt sẽ đóng vai trò chính trong giải quyết các vấn đề

− Bước 5: Áp dụng hệ thống văn bản, chỉnh sửa hệ thống tài liệu (từ tháng 11/2007

- 2/2008)

Sau khi xây dựng thành công hệ thống văn bản, công ty đã triển khai áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực của hệ thống Các hoạt động trong bước này cụ thể như sau:

• Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO 9001 bằng hình thức cử cán bộ đi đào tạo trong nước, đào tạo bên ngoài, đào tạo tại chỗ và đào tạo nội bộ (đào tạo về nhận thức hệ thống và đào tạo đánh giá viên nội bộ) Kết quả đã đào tạo về nhận thức hệ thống cho 15 cán bộ và 6 đánh giá viên nội bộ

• Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các quy trình, thủ tục

đã được viết ra

• Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả

• Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hành động khắc phục đối với sự không phù hợp

• Trong thời gian này công ty cũng mời tổ chức tư vấn đến đánh giá HTQLCL

và cũng nhận được rất nhiều khuyến nghị cải tiến

− Bước 6: Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận (Tháng 2-3/2008)

Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các hoạt động sau:

+ Đánh giá trước chứng nhận: đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống chất lượng của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách có hiệu lực không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục Việc đánh giá trước chứng nhận do công ty thực hiện với sự tham gia của các đánh giá viên nội bộ và các nhân viên tư vấn

+ Đánh giá nội bộ lại để hoàn chỉnh hệ thống Nhận thấy hệ thống vẫn chưa hoàn chỉnh và vẫn còn nhiều không phù hợp phát hiện ra nên sau khi đã khắc phục các điểm không phù hợp nói trên, công ty lại yêu cầu đơn vị tư vấn tham gia vào đánh giá lần 2, lần 3 để hoàn thiện thêm nữa hệ thống và áp dụng hệ thống trong mọi hoạt động

Để có thể chuẩn bị thật tốt cho đánh giá chứng nhận thực sự, công ty đã huy động các nguồn lực cần thiết cho các đợt đánh giá nội bộ này Đến tháng 3/2008, nhận thấy các yêu cầu của ISO 9001 đã được đáp ứng, công ty đã mời đơn vị đánh giá chứng nhận vào đánh giá hệ thống

− Bước 7: Đánh giá chứng nhận (tháng 4/2008)

Chứng chỉ ISO 9001:2008 đã được cấp cho KSV vào ngày 17/4/2008 và có giá trị đến ngày 17/4/2011

− Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau chứng nhận

3.2 Thực trạng HTQLCL theo ISO 9001:2008 tại KSV

+ Kết quả nghiên cứu

Công ty đã xây dựng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này Hệ thống tài liệu gồm có 4 cấp như sau:

- Cấp 1: sổ tay chất lượng mã số KSV-M-001 bản thứ 1.0 áp dụng ngày 20/3/2010

- Cấp 2: bao gồm các quy trình và 6 thủ tục mà tiêu chuẩn ISO 9001:2008 bắt buộc phải lập mang mã số KSV-XX-số thứ tự (trong đó XX là 2 ký tự đầu của bộ phận

Vì công ty có quy trình gia công sản phẩm bên ngoài nên yêu cầu này của tiêu chuẩn cũng được công ty xác định trong HTQLCL bằng việc thiết lập quy trình quản lí gia công, MSTL KSV-PU-02 bản thứ A, lập ngày 25/5/2009

+ Đánh giá mức độ phù hợp

Phù hợp so với kế hoạch chất lượng của công ty và yêu cầu của tiêu chuẩn."nguồn: qui trình quản lí liệu hồ sơ KSV-QM-15 sửa đổi lần B áp dụng ngày 14/10/2009, báo cáo đánh giá chứng nhận số SNG 6006078/0004 của tổ chức chứng nhận LRQA ngày 19/3/2010"

+ Điểm hạn chế cần cải tiến

− Còn có nhiều biểu mẫu hồ sơ được đề cập trong HTQLCL, tuy nhiên rất ít khi áp dụng "nguồn: kết quả đánh giá tình hình áp dụng thực tế so với bảng thống kê danh mục hồ sơ chất lượng của tác giả"

− Các đơn vị gia công thường xuyên không đạt MTCL mà KSV yêu cầu "nguồn: báo cáo kết quả thực hiện MTCL công ty K Source năm 2010"

3.2.2.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu (ISO 4.2.1)

+ Kết quả nghiên cứu

Hệ thống tài liệu áp dụng cho HTQLCL theo ISO 9001 đã được thiết lập bao gồm: các văn bản về CSCL và MTCL.

Công ty còn lập thêm 53 quy trình thủ tục bằng văn bản, 151 hướng dẫn công việc

để đảm bảo cho tất cả các quá trình trong HTQLCL được thực hiện và duy trì và không ngừng cải tiến

+ Đánh giá mức độ phù hợp

Phù hợp so với kế hoạch chất lượng của công ty và yêu cầu của tiêu chuẩn "nguồn: báo cáo đánh giá chứng nhận số SNG 6006078/0005 của tổ chức chứng nhận LRQA ngày 7/9/2010"

+ Điểm hạn chế cần cải tiến

− Một số nhân viên quản lí vẫn còn làm việc theo kinh nghiệm, chưa làm việc theo thủ tục, qui trình qui định

− Có 2 trong tổ số 6 nhân viên nhân viên được phỏng vấn đều trả lời không biết gì

về những thủ tục qui trình mà đơn vị đang áp dụng

− Hệ thống HDCV chưa chia rõ chủng loại: cụ thể nên phân thành HDTT, HDKT, HDBT… các HDCV còn thiếu hình ảnh minh họa

− Ngôn ngữ tiếng Việt dịch từ tiếng Hoa còn nhiều nội dung khiến cho người đọc khó hiểu, hoặc hiểu sai và dẫn đến kết quả thực hiện hoàn toàn sai lệch

"nguồn: kết quả đánh giá dựa theo tiêu chí của bảng hướng dẫn đánh giá nội bộ"a) Sổ tay chất lượng (ISO 4.2.2)

+ Kết quả nghiên cứu

Công ty đã thiết lập và duy trì sổ tay chất lượng áp dụng từ ngày 20/3/2010

Trong sổ tay chất lượng đã nêu được phạm vi của HTQLCL, điều khoản không áp dụng (mục 7.3 thiết kế và phát triển) Ngoài ra trong nội dung STCL cũng đã viện dẫn đến các quy trình thủ tục đã được thiết lập Những nội dung trong tiêu chuẩn ISO nếu chưa được đề cập trong các quy trình thủ tục thì được khái quát và nêu trong sổ tay chất lượng

+ Đánh giá mức độ phù hợp

Phù hợp so với kế hoạch chất lượng của công ty và yêu cầu của tiêu chuẩn "nguồn: báo cáo đánh giá chứng nhận số SNG 6006078/0005 của tổ chức chứng nhận LRQA ngày 7/9/2010"

b) Kiểm soát tài liệu (ISO 4.2.3)

+Kết quả nghiên cứu

− Công ty đã lập thủ tục quản lí tài liệu mã số KSV-QM-15, áp dụng ngày 14/10/2009 Nội dung trong thủ tục này đã thỏa mãn hết các yêu cầu của tiêu chuẩn

− Xem xét, phê duyệt tài liệu theo đúng thẩm quyền

− Nghiên cứu tài liệu HDCV KSV-W-11-02-65; BQLCLCĐ của sản phẩm mang

mã số 38110-KWW-B210-M1 nhận biết được nội dung thay đổi và các chữ ký lập, xem xét và phê duyệt đều được ký đúng thẩm quyền

− Tất cả các công đoạn nêu trong BQLCLCĐ đều có sẵn các bảng HDCV để giúp nhân viên công đoạn dễ dàng thao tác Trọng điểm chất lượng trong BQLCLCĐ đều được nêu chi tiết tại HDCV

− Các tài liệu đều được lưu trong trong các file chứa tài liệu, có dán tem rõ ràng để

dễ dàng truy tìm khi cần

− Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài đều được liệt kê và kiểm soát bằng việc đóng dấu "Tài liệu bên ngoài"

− Việc phân phối tài liệu đều được kiểm soát bằng cách ghi số bản phát ra, ký nhận

và ký thu hồi khi cần Việc kiểm soát này được ghi chép vào biểu KSV-P-04-01

− Khi các tài liệu đã hủy, nhưng công ty muốn giữ lại cho mục đích tham khảo hoặc mục đích khác thì công ty kiểm soát bằng việc đóng dấu "Hủy"

+ Đánh giá mức độ phù hợp

Bảng 3.1: Kết quả đánh giá hoạt động kiểm soát tài liệu

điểm chuẩn

Kết quả đánh giá

1 Kiểm soát số lượng và tính đúng đắn của tài liệu 100 80

4 Nhận biết được sự thay đổi của tài liệu 100 100

8 Áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp 100 90

"Nguồn: kết quả đánh giá của tác giả dựa theo bảng danh mục kiểm soát tài liệu"

+ Điểm hạn chế cần cải tiến

− Có 5 trong tổng số 10 đơn vị chưa lập "bảng tổng kết tài liệu" (KSV-P-04-01) dẫn đến các bộ phận chưa biết được có bao nhiêu tài liệu được áp dụng tại đơn vị mình.

− Tại tổ Tiện: tài liệu treo tại các công đoạn tiện lần 2 không được lau chùi định kỳ dẫn đến rách, khó đọc, bụi bẩn, các dấu kiểm soát không còn rõ ràng

− Làm sản phẩm này nhưng lại sử dụng hướng dẫn của sản phẩm khác

− Có 3 trong 153 tài liệu không được kiểm soát "nguồn: HDBT máy ép nhựa; HDCV công đoạn cắt Stay; HDCV công đoạn mài cạnh"

− Có 13 trong tổng số 44 tài liệu bên ngoài không được kiểm soát "nguồn: kết quả đánh giá của tác giả dựa trên danh mục kiểm soát tài liệu bên ngoài"

c) Kiểm soát hồ sơ (ISO 4.2.4)

+ Kết quả nghiên cứu

− Công ty đã lập thủ tục dạng văn bản để quản lí hồ sơ chất lượng mang MSTL KSV-QM-15 bản thứ A, áp dụng ngày 14/10/2009

− Các file đều có bảng danh mục hồ sơ bên trong Kế đến từ trang danh mục, lần theo số thứ tự rất nhanh chóng tìm ra các hồ sơ liên quan Các hồ sơ bên trong đều được kí duyệt theo đúng thẩm quyền

− Thời gian lưu giữ và hủy bỏ cũng được nêu cụ thể trong quy trình Công ty sử dụng biểu mẫu "bảng liệt kê hồ sơ chất lượng" MSTL KSV-P-28-01 để liệt kê các loại hồ sơ sử dụng, thời gian lưu trữ

− Khi đến thời gian phải hủy hồ sơ thì các bộ phận mời bộ phận quản lí tài liệu đến giám sát việc hủy Công việc hủy thường được bỏ vào lò và đốt cháy Công ty thường tiến hành hủy hồ sơ vào tháng 02 và tháng 07 hàng năm

− Để tuyệt đối bảo mật tài liệu, công ty đã thay thế máy tính sử dụng CPU bằng hệ thống Non-cumputing (hệ thống máy tính không dùng USB) để phòng ngừa việc sao chép hoặc lây nhiễm virus

+ Đánh giá mức độ phù hợp