+ Kết quả nghiên cứu
Công ty đã xây dựng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống theo các yêu cầu của tiêu chuẩn này. Hệ thống tài liệu gồm có 4 cấp như sau:
- Cấp 1: sổ tay chất lượng mã số KSV-M-001 bản thứ 1.0 áp dụng ngày 20/3/2010. - Cấp 2: bao gồm các quy trình và 6 thủ tục mà tiêu chuẩn ISO 9001:2008 bắt buộc phải lập mang mã số KSV-XX-số thứ tự (trong đó XX là 2 ký tự đầu của bộ phận áp dụng tài liệu)
- Cấp 3: gồm các hướng dẫn công việc hỗ trợ HTQLCL vận hành mang mã số KSV-XX-W-Stt (W (Work) là mã số của thể loại hướng dẫn công việc)
- Cấp 4: gồm các hồ sơ, biểu mẫu để lập kế hoạch và ghi chép kết quả thực hiện những yêu cầu mà tiêu chuẩn yêu cầu.
Ngoài các tài liệu, quy trình, hồ sơ bắt buộc của tiêu chuẩn, công ty còn xây dựng một hệ thống tài liệu bao gồm các kế hoạch chất lượng, các hướng dẫn thao tác, hướng dẫn kiểm tra, hướng dẫn bảo trì rất phong phú, đa dạng đảm bảo bao quát hết các yêu cầu của hệ thống cũng như của công ty.
Vì công ty có quy trình gia công sản phẩm bên ngoài nên yêu cầu này của tiêu chuẩn cũng được công ty xác định trong HTQLCL bằng việc thiết lập quy trình quản lí gia công, MSTL KSV-PU-02 bản thứ A, lập ngày 25/5/2009.
+ Đánh giá mức độ phù hợp
Phù hợp so với kế hoạch chất lượng của công ty và yêu cầu của tiêu chuẩn."nguồn: qui trình quản lí liệu hồ sơ KSV-QM-15 sửa đổi lần B áp dụng ngày 14/10/2009, báo cáo đánh giá chứng nhận số SNG 6006078/0004 của tổ chức chứng nhận LRQA ngày 19/3/2010".
+ Điểm hạn chế cần cải tiến
− Còn có nhiều biểu mẫu hồ sơ được đề cập trong HTQLCL, tuy nhiên rất ít khi áp dụng "nguồn: kết quả đánh giá tình hình áp dụng thực tế so với bảng thống kê danh mục hồ sơ chất lượng của tác giả"
− Các đơn vị gia công thường xuyên không đạt MTCL mà KSV yêu cầu "nguồn: báo cáo kết quả thực hiện MTCL công ty K Source năm 2010"
3.2.2.2 Yêu cầu về hệ thống tài liệu (ISO 4.2.1) + Kết quả nghiên cứu
Hệ thống tài liệu áp dụng cho HTQLCL theo ISO 9001 đã được thiết lập bao gồm: các văn bản về CSCL và MTCL.
Công ty còn lập thêm 53 quy trình thủ tục bằng văn bản, 151 hướng dẫn công việc để đảm bảo cho tất cả các quá trình trong HTQLCL được thực hiện và duy trì và không ngừng cải tiến.
+ Đánh giá mức độ phù hợp
Phù hợp so với kế hoạch chất lượng của công ty và yêu cầu của tiêu chuẩn. "nguồn: báo cáo đánh giá chứng nhận số SNG 6006078/0005 của tổ chức chứng nhận LRQA ngày 7/9/2010".
+ Điểm hạn chế cần cải tiến
− Một số nhân viên quản lí vẫn còn làm việc theo kinh nghiệm, chưa làm việc theo thủ tục, qui trình qui định.
− Có 2 trong tổ số 6 nhân viên nhân viên được phỏng vấn đều trả lời không biết gì về những thủ tục qui trình mà đơn vị đang áp dụng.
− Hệ thống HDCV chưa chia rõ chủng loại: cụ thể nên phân thành HDTT, HDKT, HDBT… các HDCV còn thiếu hình ảnh minh họa.
− Ngôn ngữ tiếng Việt dịch từ tiếng Hoa còn nhiều nội dung khiến cho người đọc khó hiểu, hoặc hiểu sai và dẫn đến kết quả thực hiện hoàn toàn sai lệch.
"nguồn: kết quả đánh giá dựa theo tiêu chí của bảng hướng dẫn đánh giá nội bộ" a) Sổ tay chất lượng (ISO 4.2.2)
+ Kết quả nghiên cứu
Công ty đã thiết lập và duy trì sổ tay chất lượng áp dụng từ ngày 20/3/2010.
Trong sổ tay chất lượng đã nêu được phạm vi của HTQLCL, điều khoản không áp dụng (mục 7.3 thiết kế và phát triển). Ngoài ra trong nội dung STCL cũng đã viện dẫn đến các quy trình thủ tục đã được thiết lập. Những nội dung trong tiêu chuẩn ISO nếu chưa được đề cập trong các quy trình thủ tục thì được khái quát và nêu trong sổ tay chất lượng.
+ Đánh giá mức độ phù hợp
Phù hợp so với kế hoạch chất lượng của công ty và yêu cầu của tiêu chuẩn. "nguồn: báo cáo đánh giá chứng nhận số SNG 6006078/0005 của tổ chức chứng nhận LRQA ngày 7/9/2010".
b) Kiểm soát tài liệu (ISO 4.2.3)
+Kết quả nghiên cứu
− Công ty đã lập thủ tục quản lí tài liệu mã số KSV-QM-15, áp dụng ngày 14/10/2009. Nội dung trong thủ tục này đã thỏa mãn hết các yêu cầu của tiêu chuẩn. − Xem xét, phê duyệt tài liệu theo đúng thẩm quyền.
− Nghiên cứu tài liệu HDCV KSV-W-11-02-65; BQLCLCĐ của sản phẩm mang mã số 38110-KWW-B210-M1 nhận biết được nội dung thay đổi và các chữ ký lập, xem xét và phê duyệt đều được ký đúng thẩm quyền.
− Tất cả các công đoạn nêu trong BQLCLCĐ đều có sẵn các bảng HDCV để giúp nhân viên công đoạn dễ dàng thao tác. Trọng điểm chất lượng trong BQLCLCĐ đều được nêu chi tiết tại HDCV.
− Các tài liệu đều được lưu trong trong các file chứa tài liệu, có dán tem rõ ràng để dễ dàng truy tìm khi cần.
− Các tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài đều được liệt kê và kiểm soát bằng việc đóng dấu "Tài liệu bên ngoài"
− Việc phân phối tài liệu đều được kiểm soát bằng cách ghi số bản phát ra, ký nhận và ký thu hồi khi cần. Việc kiểm soát này được ghi chép vào biểu KSV-P-04-01. − Khi các tài liệu đã hủy, nhưng công ty muốn giữ lại cho mục đích tham khảo hoặc mục đích khác thì công ty kiểm soát bằng việc đóng dấu "Hủy"
+ Đánh giá mức độ phù hợp
Bảng 3.1: Kết quả đánh giá hoạt động kiểm soát tài liệu
TT Nội dung nghiên cứu Thang
điểm chuẩn
Kết quả đánh giá 1 Kiểm soát số lượng và tính đúng đắn của tài liệu 100 80
2 Thẩm quyền phê duyệt tài liệu 100 95
3 Xem xét, cập nhật, phê duyệt lại 100 80
4 Nhận biết được sự thay đổi của tài liệu 100 100
5 Tính sẵn có của tài liệu 100 90
6 Nhận biết, bảo quản tài liệu 100 90
7 Kiểm soát tài liệu bên ngoài 100 70
8 Áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp 100 90 "Nguồn: kết quả đánh giá của tác giả dựa theo bảng danh mục kiểm soát tài liệu"
− Có 5 trong tổng số 10 đơn vị chưa lập "bảng tổng kết tài liệu" (KSV-P-04-01) dẫn đến các bộ phận chưa biết được có bao nhiêu tài liệu được áp dụng tại đơn vị mình.
− Tại tổ Tiện: tài liệu treo tại các công đoạn tiện lần 2 không được lau chùi định kỳ dẫn đến rách, khó đọc, bụi bẩn, các dấu kiểm soát không còn rõ ràng.
− Làm sản phẩm này nhưng lại sử dụng hướng dẫn của sản phẩm khác.
− Có 3 trong 153 tài liệu không được kiểm soát "nguồn: HDBT máy ép nhựa; HDCV công đoạn cắt Stay; HDCV công đoạn mài cạnh"
− Có 13 trong tổng số 44 tài liệu bên ngoài không được kiểm soát "nguồn: kết quả đánh giá của tác giả dựa trên danh mục kiểm soát tài liệu bên ngoài"
c) Kiểm soát hồ sơ (ISO 4.2.4)
+ Kết quả nghiên cứu
− Công ty đã lập thủ tục dạng văn bản để quản lí hồ sơ chất lượng mang MSTL KSV-QM-15 bản thứ A, áp dụng ngày 14/10/2009.
− Các file đều có bảng danh mục hồ sơ bên trong. Kế đến từ trang danh mục, lần theo số thứ tự rất nhanh chóng tìm ra các hồ sơ liên quan. Các hồ sơ bên trong đều được kí duyệt theo đúng thẩm quyền.
− Thời gian lưu giữ và hủy bỏ cũng được nêu cụ thể trong quy trình. Công ty sử dụng biểu mẫu "bảng liệt kê hồ sơ chất lượng" MSTL KSV-P-28-01 để liệt kê các loại hồ sơ sử dụng, thời gian lưu trữ.
− Khi đến thời gian phải hủy hồ sơ thì các bộ phận mời bộ phận quản lí tài liệu đến giám sát việc hủy. Công việc hủy thường được bỏ vào lò và đốt cháy. Công ty thường tiến hành hủy hồ sơ vào tháng 02 và tháng 07 hàng năm.
− Để tuyệt đối bảo mật tài liệu, công ty đã thay thế máy tính sử dụng CPU bằng hệ thống Non-cumputing (hệ thống máy tính không dùng USB) để phòng ngừa việc sao chép hoặc lây nhiễm virus.
Bảng 3.2: Kết quả đánh giá hoạt động kiểm soát hồ sơ
TT Nội dung nghiên cứu Thang điểm
chuẩn
Kết quả đánh giá 1 Phải lập thủ tục văn bản để kiểm soát hồ sơ 100 100
2 Nhận biết hồ sơ 100 70
3 Bảo quản hồ sơ 100 60
4 Bảo vệ hồ sơ 100 50
5 Thời gian lưu giữ, hủy hồ sơ 100 90
"Nguồn: kết quả đánh giá của tác giả tại các đơn vị"
+ Điểm hạn chế cần cải tiến
− Khoảng 20% hồ sơ chất lượng thiếu chữ kí phê duyệt "nguồn: kết quả đánh giá biểu kiểm tra công đoạn cắt hình dạng, bảng tiêu chuẩn - KQKT IQC, biểu kiểm tra máy móc hằng ngày"
− Tại 3 đơn vị tiện, còi, lắp ráp gương không có khu vực bảo quản, lưu trữ hồ sơ.