3.3.1.1 Những mặt tồn tại
− Một số biểu mẫu được xây dựng nhưng chưa bao giờ áp dụng.
− Nhân viên không biết gì về quy trình liên quan đến công việc của mình, hậu quả là vẫn cứ làm việc theo bản năng, kinh nghiệm.
− Các HDCV chưa hình ảnh hóa, thiếu trọng điểm, chưa phản ánh các lỗi quá khứ để phòng ngừa tái phát sinh, in không rõ ràng.
− Có nhiều nội dung trong tài liệu HTQLCL còn quá khó hiểu gây khó khăn trong việc áp dụng.
− Tài liệu treo tại các công đoạn không được vệ sinh định kỳ dẫn đến rách, khó đọc, bụi bẩn; các dấu kiểm soát không còn rõ ràng.
− Rất nhiều hồ sơ chất lượng thiếu chữ kí duyệt của các cấp. Không biết kí duyệt vào đâu, ai đủ thẩm quyền kí.
− Một số khu vực như: tổ tiện, còi, lắp ráp gương, ép nhựa quản lí hồ sơ chất lượng chưa đúng với qui trình. Hậu quả khó tìm, mất thời gian tìm kiếm, mất hồ sơ, hồ sơ bị hư hỏng.
− Tính bảo mật của hệ thống tài liệu, hồ sơ còn hạn chế.
3.3.1.2 Nguyên nhân
− Do HTQLCL được xây dựng dựa trên HTQLCL của công ty mẹ Ken Sean, chưa thật sự phù hợp với bản chất của KSV.
− Kế hoạch đào tạo nhân viên chưa bám sát các quy trình công việc mà họ đang phụ trách. Do lãnh đạo đơn vị chưa hiểu quy trình.
− Năng lực của nhân viên khi xây dựng HDCV, thiếu máy ảnh, công ty chưa có máy in màu.
− Năng lực dịch thuật chưa đủ.
− Chưa có kế hoạch kiểm tra tài liệu định kỳ. Ý thức quản lí của người quản lí chưa đúng.
− Hồ sơ chất lượng chưa chỉ ra người có quyền thông qua sản phẩm. − Ý thức quản lí chưa đúng so với yêu cầu.
− Thiếu các tủ đựng hồ sơ, vách ngăn để phân loại hồ sơ, nhãn file quản lí hồ sơ, file quản lí hồ sơ.
− Chưa có quy định định kỳ trong năm mấy lần, vào thời gian nào thì cần phải xác nhận, hủy hồ sơ.
− Chưa có các quy định ai được phép sử dụng điện thoại di động, máy ảnh, USB, máy photo copy, máy fax, máy scan… và các quy chế khác như cấm mang các tài liệu, hồ sơ ra ngoài.