ISO 9001:2008 TẠI CÔNG TY HỮU HẠN K SOURCE VIỆT NAM 3.1. Quá trình xây dựng và áp dụng
Từ khi thành lập công ty cho đến năm 2002, KSV không áp dụng HTQLCL nào. Quản lí chất lượng sản phẩm và dịch vụ chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của các nhân viên lành nghề, có kinh nghiệm, được đào tạo tại các trường đại học, cao đẳng, trung cấp nghề trong và ngoài nước. Quá trình xây dựng HTQLCL theo các bước sau:
− Bước 1: Tìm hiểu tiêu chuẩn, xác định phạm vi áp dụng (Tháng 7/2007)
Bước đầu tiên khi bắt tay vào việc xây dựng và áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001 là phải hiểu được ý nghĩa của nó trong việc duy trì và phát triển tổ chức. Lãnh đạo công ty đã định hướng cho các hoạt động của hệ thống chất lượng, xác định mục tiêu, chỉ tiêu và phạm vi áp dụng để hỗ trợ cho các hoạt động quản lý của mình đem lại lợi ích thiết thực cho công ty.
− Bước 2: Lập ban chỉ đạo dự án thực hiện ISO 9001 (gọi tắt là ban ISO) (Tháng 7/2007)
Công ty đã thành lập một ban chỉ đạo ISO 9001 tại doanh nghiệp, bao gồm đại diện lãnh đạo và đại diện của các bộ phận nằm trong phạm vi áp dụng ISO 9001 (tất cả các phòng ban và phân xưởng trong công ty, trừ phòng kế toán).
Sau đó, công ty đã bổ nhiệm đại diện của lãnh đạo về chất lượng, chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo về các hoạt động chất lượng. Đại diện lãnh đạo là phó giám đốc nhà máy quản lí HTQLCL của công ty.
− Bước 3: Đánh giá thực trạng của HTQLCL tại doanh nghiệp và so với tiêu chuẩn ISO 9001 (Tháng 9/2007)
Đây là bước thực hiện xem xét kỹ lưỡng thực trạng của HTQLCL tại doanh nghiệp để đối chiếu với các yêu cầu trong tiêu chuẩn ISO 9001, xác định xem yêu cầu nào không áp dụng, những hoạt động nào công ty đã có, mức độ đáp ứng đến đâu và các hoạt động nào chưa có để từ đó xây dựng kế hoạch chi tiết để thực hiện. Đầu ra của việc xem xét cho thấy KSV sẽ loại trừ mục 7.3 (Thiết kế phát triển) ra khỏi phạm vi áp dụng của HTQLCL do phần công việc này do khách hàng và công ty mẹ thực hiện. Đồng thời, công ty cũng xác định thêm là HTQLCL của công ty có thực hiện
việc gia công (Outsourcing) nên công ty cũng xác định đây là quá trình nằm trong HTQLCL.
− Bước 4: Thiết lập văn bản hệ thống chất lượng theo ISO 9001 (Tháng 9/2007- 12/2007)
Dựa trên đánh giá thực trạng như trên, ban ISO triển khai thực hiện những thay đổi hoặc bổ sung đã xác định trong đánh giá thực trạng để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001. Cụ thể là hệ thống tài liệu của công ty bao gồm 4 cấp • Cấp 1: cũng là cấp cao nhất - Sổ tay chất lượng.
• Cấp 2: các lưu trình thủ tục có liên quan đến mọi lĩnh vực hoạt động của công ty do ban ISO soạn thảo, tổng giám đốc hoặc người được ủy quyền phê duyệt. • Cấp 3: các hướng dẫn công việc do từng phòng ban phân xưởng soạn thảo. • Cấp 4: các biểu mẫu hồ sơ để ghi chép kế hoạch và kết quả thực hiện các yêu cầu mà tiêu chuẩn quy định.
Hai ngôn ngữ chính thức được viết trong hệ thống tài liệu của HTQLCL là tiếng Việt và tiếng Hoa. Trong đó, chú ý là nếu có mâu thuẫn nảy sinh do việc chuyển ngữ, bản tiếng Việt sẽ đóng vai trò chính trong giải quyết các vấn đề.
− Bước 5: Áp dụng hệ thống văn bản, chỉnh sửa hệ thống tài liệu (từ tháng 11/2007 - 2/2008)
Sau khi xây dựng thành công hệ thống văn bản, công ty đã triển khai áp dụng hệ thống chất lượng đã thiết lập để chứng minh hiệu lực của hệ thống. Các hoạt động trong bước này cụ thể như sau:
• Phổ biến cho tất cả mọi cán bộ công nhân viên trong công ty nhận thức về ISO 9001 bằng hình thức cử cán bộ đi đào tạo trong nước, đào tạo bên ngoài, đào tạo tại chỗ và đào tạo nội bộ (đào tạo về nhận thức hệ thống và đào tạo đánh giá viên nội bộ). Kết quả đã đào tạo về nhận thức hệ thống cho 15 cán bộ và 6 đánh giá viên nội bộ.
• Hướng dẫn cho cán bộ công nhân viên thực hiện theo các quy trình, thủ tục đã được viết ra.
• Phân rõ trách nhiệm ai sử dụng tài liệu nào thực hiện theo đúng chức năng nhiệm vụ mà thủ tục đã mô tả.
• Tổ chức các cuộc đánh giá nội bộ về sự phù hợp của hệ thống và đề ra các hành động khắc phục đối với sự không phù hợp.
• Trong thời gian này công ty cũng mời tổ chức tư vấn đến đánh giá HTQLCL và cũng nhận được rất nhiều khuyến nghị cải tiến.
− Bước 6: Chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận (Tháng 2-3/2008) Việc chuẩn bị cho đánh giá chứng nhận bao gồm các hoạt động sau:
+ Đánh giá trước chứng nhận: đánh giá trước chứng nhận nhằm xác định xem hệ thống chất lượng của công ty đã phù hợp với tiêu chuẩn chưa và có được thực hiện một cách có hiệu lực không, xác định các vấn đề còn tồn tại để khắc phục. Việc đánh giá trước chứng nhận do công ty thực hiện với sự tham gia của các đánh giá viên nội bộ và các nhân viên tư vấn.
+ Đánh giá nội bộ lại để hoàn chỉnh hệ thống. Nhận thấy hệ thống vẫn chưa hoàn chỉnh và vẫn còn nhiều không phù hợp phát hiện ra nên sau khi đã khắc phục các điểm không phù hợp nói trên, công ty lại yêu cầu đơn vị tư vấn tham gia vào đánh giá lần 2, lần 3 để hoàn thiện thêm nữa hệ thống và áp dụng hệ thống trong mọi hoạt động.
Để có thể chuẩn bị thật tốt cho đánh giá chứng nhận thực sự, công ty đã huy động các nguồn lực cần thiết cho các đợt đánh giá nội bộ này. Đến tháng 3/2008, nhận thấy các yêu cầu của ISO 9001 đã được đáp ứng, công ty đã mời đơn vị đánh giá chứng nhận vào đánh giá hệ thống.
− Bước 7: Đánh giá chứng nhận (tháng 4/2008)
Chứng chỉ ISO 9001:2008 đã được cấp cho KSV vào ngày 17/4/2008 và có giá trị đến ngày 17/4/2011.
− Bước 8: Duy trì hệ thống chất lượng sau chứng nhận