Dựa trên kết quả nghiên cứu, đánh giá, phân tích nguyên nhân đã trình bày trong chương 3. Tác giả xin đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện HTQLCL theo ISO 9001:2008 như sau:
4.1 Hệ thống quản lý chất lượng (Điều khoản 3 của tiêu chuẩn ISO)
− Hệ thống tài liệu vận hành HTQLCL theo ISO 9001:2008: công ty nên xem xét lại các mẫu hồ sơ. Cụ thể sau khi xem xét xong nên loại bỏ một số biểu mẫu không được sử dụng "nguồn: biểu kiểm tra công đoạn nhập liệu KSV-P-17-01; phiếu xử lí khiếu nại của khách hàng KSV-P-24-01". Thực chất những biểu mẫu này cũng không được đề cập đến trong hệ thống tài liệu HTQLCL.
− Một số tài liệu như: sổ tay chất lượng, thủ tục, lưu trình cần phải được dịch thuật lại sao cho người Việt Nam đọc dễ hiểu. Việc dễ hiểu sẽ kéo theo các hoạt động được thực hiện chính xác với yêu cầu của tài liệu đề ra. Ngoài ra cũng cần xem lại các viện dẫn cần phải được chỉ ra rõ ràng.
− Kế hoạch đào tạo định kỳ năng lực nhân viên quản lí cần phải thêm nội dung đào tạo về trọng điểm nội dung HTQLCL. Đề xuất công ty nên thiết lập một bảng nội dung trọng điểm (important point) đề cập những vấn đề trọng điểm để đào tạo nhân viên quản lí, vì cách đào tạo như thế sẽ tập trung vào trọng điểm, tránh lãng phí thời gian, công sức học tập. Đồng thời sau các khóa đào tạo cũng cần phải đánh giá hiệu lực của các hành động đào tạo. Kế hoạch đào tạo nên lập theo bảng dưới đây:
Bảng 4.1: Kế hoạch đào tạo nhân viên Stt Nội dung đào
tạo
Cấp độ quan trọng
Dự kiến thời gian đào tạo
Người đào tạo
"Nguồn: nội dung đề xuất dựa trên kết quả nghiên cứu của tác giả"
− Cần phân loại hệ thống các hướng dẫn công việc. Nên phân thành 3 loại tiêu chuẩn lớn đó là: 1. Hướng dẫn thao tác; 2. Hướng dẫn kiểm tra; và 3. Hướng dẫn bảo trì. Các công đoạn cần phải có đủ 3 loại hướng dẫn nêu trên để cung cấp thông tin hướng dẫn và trọng điểm chất lượng công việc để giúp HTQLCL vận hành được hiệu quả hơn, tránh những sai sót xảy ra ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, tiến độ giao hàng hoặc có thể giảm uy tín doanh nghiệp.
− Hệ thống HDCV cần phải được hình ảnh hóa, hình nhiều chữ ít và in màu. Việc sử dụng hình ảnh màu làm cho người thao tác dễ hiểu, kích thích sự học tập của họ. Ngoài ra các HDCV sử dụng hình ảnh nhiều cũng sẽ giúp công tác đào tạo đạt được hiệu quả cao hơn nhờ việc hình ảnh hóa được các trọng điểm của công việc.
− Các HDCV cần phản ánh các lỗi quá khứ về chất lượng sản phẩm, về chất lượng công việc, về các yêu cầu của khách hàng để có thể thực hiện công tác đào tạo phòng ngừa giúp nhân viên mới đến phòng ngừa những vấn đề chất lượng phát sinh. − Chủ quản đơn vị cần phải có công tác kiểm tra, xác nhận tình trạng của các tài liệu đang được sử dụng tại đơn vị của mình. Cụ thể phải thay mới những HDCV bị rách, cũ kĩ, hay lau chùi vệ sinh để tài liệu luôn được rõ ràng giúp người áp dụng dễ tiếp cận và thích thú đọc hiểu hơn. Để thực hiện được việc này thì ban giám đốc cũng cần giám sát các đơn vị về yêu cầu quản lí tài liệu.
− Chủ quản đơn vị cần phải xem việc quản lí tài liệu hồ sơ là công việc của mỗi ca. Cụ thể mỗi khi giao ca chủ quản cần phải giao môi trường làm việc phải nói rõ ca trước có những thay đổi gì trong hệ thống tài liệu, nếu có đã đào tạo mọi người chưa? Hoặc thông tin sự thay đổi đó đến ca sau như thế nào. Công tác quản lí hồ sơ chất lượng cũng cần phải được quản lí theo yêu cầu. Cụ thể: kết thúc ca nào thì việc lập, kí duyệt cũng phải được hoàn thành và lưu giữ, bảo quản, bảo vệ cũng phải được kết thúc ngay trong ca đó. Việc kiểm tra nhanh chóng như vậy sẽ phát hiện ngay được các vấn đề và tránh việc quên không kí duyệt các hồ sơ. Mặt khác thẩm quyền kí duyệt hồ sơ cũng cần phải qui định lại bằng việc qui định ai có quyền kí duyệt hồ sơ nào. Việc qui định thẩm quyền kí duyệt sẽ tránh việc quản lí chồng chéo, kí sai thẩm quyền, chờ nhau kí dẫn đến quên kí, kí sai thẩm quyền.
− Công ty cần cung cấp thêm tủ quản lí tài liệu hồ sơ cho các tổ như: Tiện, lắp ráp gương, Dập. Mua thêm các tấm ngăn để quản lí hồ sơ được rõ ràng, hay các file quản lí tài liệu hồ sơ cần phải có tem nhận biết. Với việc phát sinh một khoản chi phí không đáng kể, tuy nhiên tiết kiệm được thời gian truy tìm tài liệu hồ sơ để phục vụ cho công tác quản lí thì kết quả thu được nếu định giá trị vẫn cao hơn rất nhiều so với khoản chi phí phát sinh.
− Cần lập qui định hàng tháng phải hủy bỏ các tài liệu, hồ sơ lỗi thời hoặc hết hạn sử dụng. Việc làm này sẽ giải phóng được không gian, dùng không gian này để xử lí những công việc khác, tạo môi trường làm việc thông thoáng, sạch sẽ.
− Công tác đảm bảo tính bảo mật của hệ thống tài liệu, hồ sơ. Công ty nên qui định thẩm quyền cho một số nhân viên đủ chức năng được phép sử dụng điện thoại, máy ảnh, máy quay phim, máy photo copy, máy fax, internet, máy scan, hay được phép vào phòng quản lí tài liệu hồ sơ. Hệ thống máy tính của công ty nên ngắt tất cả các cổng sao chép dữ liệu như USB…với giải pháp trên thì phần nào có thể đảm bảo được tính bảo mật của HTQLCL và các hoạt động kinh doanh của công ty.
4.2 Trách nhiệm của lãnh đạo (Điều khoản 5 của tiêu chuẩn ISO)
− Ban lãnh đạo công ty cần quan tâm hơn nữa về công tác đào tạo sao cho tổ chức có thể thấu hiệu được CSCL và MTCL của công ty. Cụ thể trong các cuộc họp lãnh đạo cần nhắc nhở các cấp quản lí về ý nghĩa của CSCL, hoặc có thể định kỳ đánh giá kế hoạch đào tạo và đánh giá đào tạo của các đơn vị về CSCL. Ban giám đốc cũng cần thiết lập hệ thống thông tin nội bộ để chia sẽ dữ liệu. Trong đó hằng ngày ban giám đốc thông qua hệ thống LAN này có thể xem xét việc thực hiện MTCL của các đơn vị như thế nào để có thể hỗ trợ nguồn lực cho các đơn vị đạt được MTCL.
− Để theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện tốt những kế hoạch chất lượng đã đề ra thì ban giám đốc cũng nên đề ra qui định cứ mỗi 02 tuần cần đối thoại trực tiếp với trưởng đơn vị để lắng nghe những khó khăn, những quan điểm trái ngược, những đóng góp cải tiến chất lượng, năng suất, hay những hành động được yêu cầu trong lần họp trước. Qua cuộc đối thoại này ban giám đốc có thể ra các quyết định hỗ trợ nguồn lực cần thiết để các đơn vị có thể điều chỉnh một số hoạt động để đạt được MTCL đã lập và không ngừng cải tiến chất lượng sản phẩm, chất lượng công việc, năng suất, chất lượng quản lí, hoặc có thể thông tin về những yêu cầu mới của khách hàng.
− Ban lãnh đạo cần triển khai họp khi sản phẩm có sự thay đổi. Mục đích của cuộc họp này là nhận biết được sự thay đổi, ảnh hưởng của sự thay đổi, quản lí nhập trước xuất trước khi sản phẩm thay đổi, các quá trình liên quan đến sự thay đổi, các tài liệu liên quan cần phải sửa đổi và hỗ trợ các hoạt động đào tạo cho những cá nhân liên quan nhận biết được sự thay đổi để họ vận hành những hoạt động tương ứng với sự thay đổi của sản phẩm. Đầu ra của cuộc họp này cũng chỉ định ai phải làm gì và thời gian khi nào phải hoàn thành xong yêu cầu.
− Nên sửa đổi nội dung trong thủ tục quản lí thông tin nội bộ (KSV-QM-16). Cụ thể công ty cần phải qui định bằng văn bản về vấn đề họp buổi sáng, họp giao ca, họp bất thường. Ngoài ra công ty cũng nên sử dụng thêm hệ thống đèn báo hiệu để giảm thiểu thời gian đi lại tìm kiếm nhau: ví dụ khi dây chuyền sản xuất thiếu linh kiện thì có thể nhấn đèn báo màu vàng thì nhân viên kho nhận được tín hiệu thiếu linh kiện thì lập tức bù liệu. Hoặc khi có sản phẩm không đạt thì dây chuyền nhấn nút màu đỏ để báo nhân viên chất lượng đến hỗ trợ xử lí. Hoặc khi cần nhập kho thành phẩm thì dây chuyền chỉ cần nhấn đèn báo màu xanh thì nhân viên kho thành phẩm tiến hành nhập kho.
− Ban lãnh cần quan tâm hơn nữa đến hiệu quả của họp xem xét lãnh đạo. Hiệu quả của việc đánh giá các hoạt động đầu ra của họp xem xét là rất quan trọng vì nó giúp công ty thấy được hiệu quả của các hoạt động cải tiến đối với các yêu cầu kể cả khiếu nại của khách hàng, hiệu quả các hoạt động cải tiến sau đánh giá nội bộ, hiệu quả của việc cải tiến liên tục việc thực hiện sự phù hợp với yêu cầu chất lượng sản phẩm, hiệu quả cải tiến những khuyến nghị từ cuộc họp xem xét trước đó. Ngoài ra qui định về xem xét lãnh đạo đang được công ty thực hiện là quá thưa, chỉ 01 lần trong 01 năm là không đủ. Tương tự thì cuộc họp quản lí và họp xem xét hệ thống chất lượng cũng cần phải xem xét tất cả các hành động được lập từ cuộc họp xem xét trước.
− Công ty cũng cần thiết phải sửa đổi nội dung thủ tục khắc phục phòng ngừa. Cụ thể qui định lại việc thực hiện cải tiến khắc phục phòng ngừa. Kiến nghị công ty nên xây dựng qui chế theo chức danh. Ví dụ tổ trưởng thì mỗi hai tháng phải viết báo cáo cải tiến được một vấn đề, trưởng phòng thì mỗi tháng phải có một sáng kiến được áp dụng…Đồng thời qui chế cũng phải qui định các chế độ khen thưởng phù hợp cho những sáng kiến được lập và công bố giải thưởng trước toàn thể nhân viên.
4.3 Quản lí nguồn lực (Điều khoản 6 của tiêu chuẩn ISO)
− Ban lãnh đạo công ty cần phải lập kế hoạch đi kiểm tra công tác xác nhận hiệu lực của công tác đào tạo. Kiến nghị nên hằng tháng vào ngày 15 thì các chủ quản phải đi kiểm tra công tác đánh giá hiệu quả đào tạo. Mục đích của việc xác nhận hiệu lực của các hành động đào tạo là để xác định năng lực của nhân viên đủ hay không, qua đó chủ quản hỗ trợ các hoạt động cần thiết để nâng cao năng lực của nhân viên. Ngoài ra, các kết quả đánh giá cũng cần thông tin tới nhân viên được biết
hoặc treo tại những nơi dễ thấy để nhân viên biết năng lực hiện tại của mình là đủ hay chưa, qua đó họ có thể xác định những mục tiêu để tiến thân hơn nữa. Ngoài ra thì tiêu chí xác định năng lực nhân viên cũng phải được xem xét định kỳ để có thể thích hợp với sự thay đổi của HTQLCL, của khách hàng và sự mong đợi của các bên quan tâm.
− Xây dựng mới qui chế lương thưởng. Hoàn thành hệ thống lương thưởng và công bố cho toàn thể nhân viên được biết. Cụ thể cần có những qui chế khen thưởng, bổ nhiệm những cá nhân có những đóng góp cải tiến xuất sắc cho công tác đảm bảo chất lượng hoặc nâng cao năng suất lao động của công ty. Qui chế lương thưởng này cần phù hợp với bản xác định năng lực nhân viên. Ví dụ có những nhân viên liên tục hoàn thành kế hoạch sản xuất, đảm bảo chất lượng, có những đóng góp cải tiến cho việc tăng năng suất, cải tiến chất lượng công việc thì công ty nên có những khen thưởng kịp thời như tăng lương, lập kế hoạch đào tạo thêm cho những cá nhân này, đánh giá hiệu quả đào tạo và bổ nhiệm vào các chức danh phù hợp với yêu cầu của công ty. Việc làm này cũng phát huy được tinh thần học tập, tinh thần cải tiến chất lượng công việc và cũng sẽ giữ được những nhân viên có năng lực ở lại làm việc với công ty. Ngoài ra qui chế lương thưởng cũng cần dựa trên các cuộc thi như: thi sản xuất nhanh, thi khả năng phát hiện lỗi, thi sáng kiến giỏi, thi báo cáo cải tiến chất lượng…Công ty nên dựa vào kết quả các cuộc thi này để làm căn cứ nâng lương định kỳ, hoặc nâng lương trước thời hạn cho những cá nhân có những đóng góp xuất sắc.
− Công ty cần duy trì nghiêm túc những qui định vệ sinh nhà xưởng. Hiện tại nhà xưởng còn nhiều bụi bẩn do các đơn vị chưa tuân thủ qui định hằng ngày làm vệ sinh 10 phút cuối ca. Ban lãnh đạo công ty cần phải giám sát và cung cấp đầy đủ nguồn lực để thực hiện công việc này. Cụ thể cần phải cung cấp đầy đủ dụng cụ vệ sinh như chổi, cây lau nhà, thùng đựng nước, xe chuyển nước…Các lối ra vào chính trong công ty cũng cần phải gắn thêm những tấm chắn, ngoài mục đích lấy ánh sáng thì cần chống bụi, giảm tiếng ồn từ bên ngoài bay vào trong xưởng dẫn đến ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, giảm năng suất lao động.
− Chủ quản các đơn vị cần nhắc nhở nhân viên không được mang đồ ăn, uống vào trong xưởng. Việc ăn uống, xả thức ăn thừa trong xưởng phát sinh vấn đề chuột sinh sống trong xưởng gây ra những ảnh hưởng như: phá hoại hệ thống dây điện máy
móc thiết bị, gặm nhấm linh kiện, sản phẩm gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng sản phẩm và an toàn nhà xưởng. Ngoài ra nhân viên sau khi ăn, uống mà không rửa tay rồi tiếp xúc với sản phẩm dễ gây cho sản phẩm bị rỉ sét, ố bẩn. Để làm tốt công tác này thì chủ quản cần giám sát nhân viên thực hiện các qui định này trong những giờ nghỉ giải lao, đặc biệt là vào ca đêm.
− Công ty cần ráp thêm đèn chiếu sáng cho kho linh kiện và kho thành phẩm. Thiếu ánh sáng kéo theo tốc độ công việc chậm, thiếu chính xác. Chính vì thiếu ánh sáng nên nhân viên thường ngại đi đến những nơi thiếu ánh sáng và các hoạt động kiểm tra xác nhận cũng không được thực hiện đúng theo yêu cầu nên hậu quả là không làm, làm thiếu chính xác. Hơn thế nữa thiếu ánh sáng cũng là nơi để cho một số nhân viên lợi dụng để bỏ bê công việc, ngủ trong thời gian làm việc.
− Cần phát huy hiệu quả của phương pháp quản lí bằng mắt nhìn (visual control). Cụ thể cần dán băng keo trên tường với chiều cao khoảng 1,4m qui định quản lí chiều cao tối đa. Việc quản lí này sẽ mang lại những lợi ích an toàn lao động do nhân viên không phải chất cao hoặc lấy ra từ độ cao phần nào ảnh hưởng đến sức khỏe của người lao động, mặt khác an toàn do tránh việc độ vỡ, đè làm hư hại chất lượng sản phẩm. Quản lí chiều cao tối đa cũng giúp cho việc tốc độ quản lí được nhanh hơn do đứng từ xa có thể quan sát được phía sau của chiều cao.
− Dây chuyền sản xuất cũng nên thay thế những bức che chắn bằng gỗ, sắt, mút bằng các tấm nhựa trong suốt để có thể quản lí bằng mắt nhìn được hiệu quả hơn, giảm thiểu được thời gian đi lại.
− Các đồng hồ kiểm tra khí nén, đồng hồ volt kế, đồng hồ ampere kế, lực xiết cũng cần sử dụng băng keo để dán nhằm giúp công tác quản lí bằng mắt được hiệu quả cao hơn. Thay vì người quản lí phải đi tới nơi để xác nhận các điều kiện sản xuất có đúng yêu cầu không thì có thể đứng từ xa có thể nhìn thấy và nhanh chóng xác nhận