Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng tại trung tâm thương mại INTIMEX

Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng tại trung tâm thương mại INTIMEX

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, với sự phát triển vượt bậc của khoa học kỹ thuật, phân công lao

động của từng nước cũng như trên phạm vi quốc tế ngày càng cao và gắn bó với

nhau Xu thế toàn cầu hoá trong sản xuất và lưu thông hàng hoá đòi hỏi mọi

quốc gia, mọi tập đoàn cũng như mọi cá nhân không thể đứng ngoài Trong bối

cảnh kinh tế thế giới hiện nay, một nền kinh tế đóng cửa không thể phát triển

được Cách đó chỉ kéo dài sự nghèo đói và bần cùng hoá Nhận thức được vấn

đề đó, tại đại hội Đảng VI (1986) Đảng ta đã chủ trương chuyển nền kinh tế từ

cơ chế xã hội hoá tập trung sang xây dựng nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị

trường có sự quản lý của nhà nước Việc chuyển đổi nền kinh tế tạo ra cho các

doanh nghiệp nhiều cơ hội làm ăn mới nhưng cũng nhiều thách thức mới Các

doanh nghiệp phải hoạt động trong môi trường cạnh tranh gay gắt Việc mua

hàng và bán hàng không còn theo kế hoạch của nhà nước Doanh nghiệp phải tự

lo tất cả các vấn đề từ hoạt động nghiên cứu thị trường cho đến hoạt động tạo

nguồn, mua hàng, bán hàng Nhiệm vụ chủ yếu của các DNTM là đảm bảo

cung ứng cho sản xuất và tiêu dùng những hàng hoá đủ về số lượng, tốt về chất

lượng, kịp thời gian yêu cầu và thuận lợi cho khách hàng Chỉ có thực hiện tốt

nhiệm vụ này DNTM mới có thể thu hút được khách hàng và đứng vững trên thị

trường Nhưng để làm được điều này các DNTM phải thực hiện tốt công tác tạo

nguồn hàng của doanh nghiệp Công tác mua hàng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt

động bán hàng của doanh nghiệp Nếu không có nguồn hàng doanh nghiệp

không thể kinh doanh được Mặt khác, nguồn hàng và tạo nguồn hàng phù hợp

với yêu cầu của khách hàng giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi,

kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá, đồng thời đảm bảo uy tín với

khách hàng, làm cho việc cung ứng hàng diễn ra một cách liên tục, ổn định và

tránh đứt đoạn Không những thế, công tác tạo nguồn hàng tốt còn giúp doanh

nghiệp thu hồi vốn nhanh, có tiền bù đắp chi phí, có lợi nhuận để phát triển và

mở rộng hoạt động kinh doanh, tăng thu nhập cho người lao động và thực hiện

đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nước

Làm thế nào để hoạt động tạo nguồn mua hàng có hiệu quả và phát huy

được vai trò quan trọng của nó? Qua thời gian thực tập tại Trung tâm Thương

mại INTIMEX, tôi đã quan tâm và nhận thấy nhiều vấn đề tích cực và hạn chế

trong hoạt động kinh doanh của Trung tâm, đặc biệt là hoạt động tạo nguồn và

mua hàng vì đây là hoạt động quan trọng có ảnh hưởng trực tiếp tới các hoạt

động khác Đề tài: "Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua

hàng tại Trung tâm Thương mại INTIMEX - Công ty xuất nhập khẩu

INTIMEX" được nêu ra với mong muốn giải quyết vấn đề trên

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác đảm bảo nguồn hàng cho hoạt

động kinh doanh của Doanh nghiệp và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới

hạn trong việc phân tích hoạt động tạo nguồn mua hàng cho hoạt động kinh

doanh nội địa của Trung tâm Thương mại INTIMEX trong thời gian qua (từ

1999-2000)

Mục đích nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở lý luận về hoạt động tạo

nguồn mua hàng để tiến hành phân tích hoạt động tạo nguồn mua hàng của

Trung tâm trong thời gian qua và đưa ra những nhận xét đánh giá về hoạt động

này Trên cơ sở lý luận và những phân tích đánh giá đó, tiến hành xây dựng các

giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng, tạo ra nguồn hàng

ổn định, phong phú, có chất lượng, với giá cả thấp nhất cho Trung tâm Thương

mại INTIMEX trong thời gian tới

Phương pháp nghiên cứu của đề tài: Thông qua việc thống kê, tổng hợp số

liệu để tiển hành phân tích, so sánh, dự báo từ đó đưa ra những đánh giá và hệ

thống các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng tại Trung

tâm Thương mại INTIMEX

Chương I: Nguồn hàng và nội dung hoạt động tạo nguồn, mua hàng của các

doanh nghiệp thương mại

I.Vai trò của công tác tạo nguồn và mua hàng ở các DNTM

I.1 Nguồn hàng của các DNTM

I.1.1.Quan niệm về nguồn hàng

Nguồn hàng của các doanh nghiệp là toàn bộ khối lượng và cơ cấu hàng

hoá thích hợp với nhu cầu của khách hàng đã và có khả năng mua được trong kỳ

kế hoạch

Như vậy, nguồn hàng của doanh nghiệp không bao gồm tất cả những hàng

hoá trên thị trường mà nó chỉ giới hạn ở những hàng hoá phù hợp với nhu cầu

của khách hàng trong kỳ kế hoạch về khối lượng, cơ cấu mặt hàng và chủng loại

quy cách cụ thể Và những hàng hoá này phải nằm trong cân đối kế hoạch kinh

doanh của doanh nghiệp, đồng thời đã hoặc chắc chắn có trong kỳ kế hoạch

I.1.2 Phân loại nguồn hàng

Người ta có thể đứng từ nhiều giác độ khác nhau để phân tích và phân loại

nguồn hàng Về cơ bản có thể phân loại nguồn hàng theo những cách sau:

I.1.2.1 Theo mức độ quen thuộc của nguồn hàng

Phân loại theo tiêu thức này người ta có thể chia nguồn hàng thành các

nguồn hàng truyền thống và nguồn hàng mới

Nguồn hàng truyền thống là những hàng hoá mà doanh nghiệp đã kinh

doanh nhiều năm và có nhà cung cấp ổn định về những hàng hoá đó Nguồn

hàng này có ưu điểm là doanh nghiệp có nhiều hiểu biết về hàng hoá, về mức độ

tiêu thụ hàng hoá trên thị trường và có quan hệ thân thiết với nhà cung cấp Do

đó doanh nghiệp có thể tạo ra sự ổn định lâu dài cho nguồn hàng, cũng như sẽ có

khả năng được hưởng nhiều dịch vụ hơn từ phía nhà cung cấp Với các nhà cung

cấp truyền thống doanh nghiệp có thể được hưởng nhiều ưu đãi hơn về chiết

khấu, được ưu tiên mua hàng trong trường hợp hàng hoá khan hiếm Chính vì

những lý do đó mà các doanh nghiệp luôn cố gắng giữ mối quan hệ tốt với các

nhà cung cấp truyền thống và biến các nguồn cung cấp mới thành nguồn cung

cấp truyền thống

Nguồn hàng mới bao gồm những hàng hoá mà doanh nghiệp khai thác từ

những nhà cung cấp mới Nguồn hàng này chưa ổn định nhiều khi mang tính

chất tình huống Nhưng trong một số trường hợp thì đây là nguồn hàng ổn định

trong tương lai nếu như doanh nghiệp biết cách khai thác

I.1.2.2 Theo suất xứ của hàng hoá

Phân loại theo tiêu thức này, nguồn hàng gồm có nguồn hàng được sản

xuất trong nước và nguồn hàng nhập khẩu

Nguồn hàng sản xuất trong nước bao gồm những hàng hoá do các đơn vị

sản xuất trong nước sản xuất ra Ưu điểm của nguồn hàng này là DNTM có thể

chủ động tìm hiểu khả năng sản xuất về chất lượng, quy cách, mẫu mã, kiểu

dáng sản phẩm cũng như tiến độ giao hàng, các điều kiện tiếp nhận vận chuyển

đơn giản Tuy nhiên nguồn hàng trong nước chất lượng chưa cao, mẫu mã thiếu

sự da dạng và chưa thật phù hợp với thị hiếu người tiêu dùng, giá cả còn cao so

với sản phẩm cùng loại trên thế giới

Nguồn hàng nhập khẩu: những hàng hoá trong nước chưa sản xuất được

hoặc sản xuất không đủ đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng được nhập khẩu từ

nước ngoài Những hàng hoá này thường có chất lượng tốt, mẫu mã kiểu dáng

đẹp, phong phú, hấp dẫn người tiêu dùng Nhưng để có được nguồn hàng này

DNTM phải thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp và gặp nhiều khó khăn trong

công tác nghiên cứu thị trường nước ngoài cũng như tìm hiểu về khả năng cung

cấp hàng hoá của thị trường nước ngoài Khi quan hệ với các thương nhân nước

ngoài doanh nghiệp phải chú ý tới các vấn đề mang tính văn hoá dân tộc, các

phong tục tập quán, tâm lý của bạn hàng nước ngoài Việc đàm phán, ký kết

hợp đồng và thực hiện hợp đồng cũng phức tạp hơn so với những quan hệ mua -

bán trong nước

I.1.2.3 Theo mức độ ổn định của nguồn hàng

Theo tiêu thức này, người ta có thể phân nguồn hàng thành hai loại:

nguồn hàng hoá được cung cấp theo hợp đồng dài hạn và nguồn hàng hoá mang

tính chất tình huống

Nguồn hàng được cung cấp theo hợp đồng dài hạn: tất cả những hàng hoá

mà doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng mua - bán dài hạn từ một năm trở lên

đều được xếp vào loại này Đây là nguồn hàng rất quan trọng và có ảnh hưởng

lớn tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì nó thể hiện sự ổn định của

nguồn cung cấp Trong chiến lược phát triển nguồn hàng của DNTM, việc tạo ra

nguồn hàng ổn định thông qua các hợp đồng dài hạn là một nội dung rất quan

trọng và là trọng tâm của chiến lược phát triển nguồn hàng

Nguồn hàng mang tính chất tính huống: thực chất đây là nguồn hàng được

khai thác thông qua các hợp đồng mua bán chỉ mang tính chất tình huống

Doanh nghiệp thiết lập mối quan hệ mua - bán một lần và sau đó thì không còn

quan hệ trở lại trong một thời gian dài Nguồn hàng này thường chỉ có trong

những trường hợp đặc biệt và chiếm một tỷ lệ nhỏ trong nguồn hàng của

DNTM

I.1.2.4 Phân loại nguồn hàng theo tiêu thức nhà cung cấp

Theo tiêu thức này DNTM có thể chia nguồn hàng theo từng nhà cung

cấp: nhà cung cấp lớn, nhỏ, nhà cung cấp truyền thống, nhà cung cấp mới Khi

phân loại theo tiêu thưac này, doanh nghiệp sẽ biết được khả năng khai thác

hàng hoá từ từng nhà cung cấp là bao nhiêu, cũng như thấy được sự ảnh hưởng

của từng nhà cung cấp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó doanh

nghiệp sẽ có thể đưa ra các chính sách phù hợp để duy trì mối quan hệ với các

nhà cung cấp

Ngoài những cách phân loại trên người ta có thể phân loại nguồn hàng

theo những tiêu thức sản phẩm, mối quan hệ với nguồn hàng,

I.2 Vai trò của nguồn hàng và công tác tạo nguồn mua hàng ở DNTM

I.2.1 Quan niệm về hoạt động tạo nguồn và mua hàng

Hoạt động tạo nguồn mua hàng là toàn bộ những nghiệp vụ nhằm tạo ra

nguồn hàng phù hợp về cơ cấu, tốt về chất lượng, đồng bộ và kịp thời theo theo

đúng nhu cầu của khách hàng

I.2.2 Vai trò của nguồn hàng và công tác tạo nguồn, mua hàng ở DNTM

Trong kinh doanh thương mại, tạo nguồn mua hàng là hai hoạt động

nghiệp vụ đầu tiên, mở đầu cho hoạt động lưu thông hàng hoá Nó có ảnh hưởng

trực tiếp tới hoạt động bán hàng và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp

Một sự thay đôỉ quá mức của "đầu vào" sẽ ảnh hưởng đến "giá đầu vào", "chi

phí", "thời điểm cung cấp hàng hoá ", "khối lượng cung cấp" đã được tính đến ở

"đầu ra" Việc không kiểm soát được sự ổn định về nguồn cung cấp có thể phá

vỡ toàn bộ chương trình kinh doanh của doanh nghiệp Như vậy sự ổn định của

nguồn cung cấp hàng hoá là một tiềm lực quan trọng của doanh nghiệp Tầm

quan trọng của nguồn hàng và công tác tạo nguồn hàng còn được thể hiện ở các

vai trò cụ thể sau:

Thứ nhất, nguồn hàng là điều kiện không thể thiếu của hoạt động kinh

doanh Nếu không có nguồn hàng thì hoạt động kinh doanh không thể tiến hành

được Nhưng để hoạt động kinh doanh tiến hành tốt thì nguồn hàng phải tốt

Nghĩa là nguồn hàng phải đảm bảo được các yêu cầu về số lượng, chất lượng, cơ

cấu, tính đồng bộ so với nhu cầu của khách hàng

Thứ hai, nguồn hàng và tạo nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách

hàng giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi, kịp thời gian, đẩy

nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá, vừa tạo điều kiện cho doanh nghiệp bán

hàng nhanh chóng, đồng thời đảm bảo uy tín với khách hàng, làm cho việc cung

ứng hàng hoá diễn ra liên tục, ổn định tránh đứt đoạn

Thứ ba, nguồn hàng và tạo nguồn hàng tốt sẽ đảm bảo cho hoạt động kinh

doanh có hiệu quả: giảm chi phí đầu vào, thu hồi vốn nhanh, có tiền để bù đắp

chi phí cho kinh doanh, có lợi nhuận để phát triển và mở rộng kinh doanh

Thứ tư, nguồn hàng và tạo nguồn hàng tốt giúp cho doanh nghiệp cân đối

được cung - cầu về mặt hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh

Thứ năm, nguồn hàng là phương tiện để các doanh nghiệp cạnh tranh với

nhau Các doanh nghiệp có thể cạnh tranh với nhau trên nhiều phương diện khác

nhau như giá cả, sản phẩm, dịch vụ, Một nguồn hàng tốt và ổn định không

những giúp doanh nghiệp có thể cạnh tranh với những đối thủ khác trên phương

diện giá cả mà còn trên phương diện sản phẩm Đó chính là sự độc đáo, đa dạng

của sản phẩm cũng như sự ổn định về việc cung cấp hàng hoá cho người tiêu

dùng của nhà thương mại Đây là phương tiện quan trọng để thu hút sự chú ý

của khách hàng tới các sản phẩm của doanh nghiệp

Như vậy, đối với các DNTM muốn phát triển và mở rộng kinh doanh,

việc bảo đảm nguồn hàng chất lượng tốt, nguồn hàng cung ứng ổn định lâu dài,

giá cả phải chăng là điều kiện đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp

II Nội dung của hoạt động tạo nguồn và mua hàng

Kinh doanh thương mại là đầu tư tiền của công sức vào hoạt động mua,

bán hàng hoá dịch vụ để kiếm lời Nghĩa là kinh doanh thương mại phải thực

hiện hoạt động mua để bán, mua hàng không phải để tiêu dùng mà để bán lại

cho người tiêu dùng trên thị trường Cũng giống như các đơn vị sản xuất, các

DNTM hoạt động trên thị trường "đầu vào" nhằm chuẩn bị đầy đủ các yếu tố

đầu vào cho kinh doanh như vốn kinh doanh, sức lao động và quan trọng nhất là

hàng hoá, dịch vụ để thoả mãn nhu cầu của khách hàng Xét về chức năng và

mục đích của hoạt động kinh doanh, bán hàng là điểm xuất phát, là hoạt động

kinh doanh cơ bản, chi phối các hoạt động khác như tạo nguồn, mua hàng,

nghiên cứu thị trường, vận dụng marketing Còn tạo nguồn, mua hàng thực

chất là hoạt động nhằm đảm bảo nguồn hàng đầu vào cho kinh doanh Tạo

nguồn, mua hàng là hai hoạt động khác nhau nhưng có mối liên kết chặt chẽ với

nhau trong ''chuỗi xích" của hoạt động đảm bảo nguồn hàng cho kinh doanh

Tạo nguồn là đi xác định người cung cấp hàng hoá và các điều kiện để

đảm bảo có hàng.Yêu cầu và cũng chính là mục tiêu của hoạt động tạo nguồn là

tạo ra nguồn hàng phong phú, ổn định, giá hợp lý, chất lượng tốt, phù hợp với

thị hiếu người tiêu dùng

Mua hàng là hành vi thương mại nhằm chuyển đổi hình thái giá trị từ tiền

sang hàng Nhưng trong KDTM việc mua hàng là để bán, hàng hoá mua về sẽ

được chuyển đổi thêm một lần nữa từ hàng sang tiền và lượng tiền thu được phải

lớn hơn so với lượng tiền bỏ ra để mua hàng Để thực hiện được điều đó DNTM

phải mua được hàng hoá tốt nhất với chi phí thấp nhất

II.1 Nội dung công tác tạo nguồn của DNTM

II.1.1 Nghiên cứu thị trường

II.1.1.1 Phương pháp nghiên cứu thị trường

Để nghiên cứu thị trường, DNTM thường sử dụng hai phương pháp:

nghiên cứu tại bàn và nghiên cứu tại hiện trường

Phương pháp nghiên cứu tại bàn hay còn gọi là phương pháp nghiên cứu

văn phòng là cách nghiên cứu, thu thập thông tin qua các tài liệu như sách báo,

tạp chí, đài phát thanh truyền hình, niên giám thống kê, các tài liệu sẵn có của

doanh nghiệp (báo cáo tổng kết định kỳ và cuối năm về tình hình kinh doanh của

doanh nghiệp) và một số nguồn tài liệu khác Qua nguồn tài liệu trên doanh

nghiệp có thể tìm hiểu được tình hình hàng hoá trên thị trường, khả năng cung

ứng hàng hoá, khả năng nhập khẩu, tình hình dự trữ Nghiên cứu tại bàn giúp

doanh nghiệp nhìn khái quát về tình hình cung - cầu hàng hoá cần nghiên cứu

trên thị trường Đây là phương pháp tương đối dễ làm, thời gian tiến hành

nhanh, chí phí thấp, nhưng đòi hỏi người nghiên cứu phải có chuyên môn vững,

biết cách thu thập, đánh giá và phân tích thông tin Tuy nhiên phương pháp này

có hạn chế là dựa vào tài liệu đã được xuất bản nên có độ trễ so với thực tế

Phương pháp nghiên cứu tại hiện trường là việc trực tiếp cử nhân viên

xuống tận nơi nghiên cứu Cán bộ nghiên cứu trực tiếp thu thập thông tin và số

liệu ở các đơn vị tiêu dùng lớn, ở khách hàng, ở các nhà cung cấp hàng hoá bằng

cách điều tra trọng điểm, điều tra chọn mẫu, điều tra điển hình hay điều tra toàn

bộ Việc thu thập thông tin có thể thông qua các cuộc phỏng vấn, gửi phiếu điều

tra, hội nghị khách hàng Nghiên cứu tại hiện trường có thể thu thập được

những thông tin sinh động, thực tế, hiện tại, độ chính xác cao hơn so với phương

pháp nghiên cứu tại bàn Tuy nhiên phương pháp này đòi hỏi chi phí lớn, cán bộ

đi thu thập thông tin phải vững chuyên môn và có đầu óc thực tế

Mỗi phương pháp nghiên cứu thị trường có những ưu điểm và hạn chế

riêng Việc kết hợp cả hai phương pháp nghiên cứu sẽ hạn chế được những thiếu

sót và phát huy được những điểm mạnh của từng phương pháp

II.1.1.2 Nội dung nghiên cứu

Khi xây dựng kế hoạch kinh doanh, DNTM đã phải tiến hành nghiên cứu

thị trường để xác định nhu cầu của khách hàng và các nhân tố ảnh hưởng khác

Khi tiến hành công tác tạo nguồn mua hàng để thực hiện kế hoạch kinh doanh,

DNTM lại nghiên cứu thị trường một lần nữa Việc nghiên cứu này dựa trên kết

quả nghiên cứu thị trường ở mức độ tổng quát khi lập kế hoạch kinh doanh

Trên cơ sở nhu cầu chung đã được xác định, doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu

để xác định nhu cầu cụ thể, nhãn hiệu hàng hóa và các nhà cung cấp cụ thể Nội

dung nghiên cứu bao gồm:

* Xác định nhóm sản phẩm cụ thể và xuất sứ của hàng hoá.

Để thoả mãn nhu cầu của khách hàng có rất nhiều sản phẩm khác nhau

trong cùng một dòng sản phẩm Mỗi loại có chất lượng khác nhau, thoả mãn nhu

cầu của khách hàng ở các mức độ khác nhau đồng thời thu hút khách hàng ở

những mức độ khác nhau Chính vì vậy, DNTM cần nghiên cứu để xác định và

chọn ra một số sản phẩm thoã mãn tốt nhất nhu cầu của nhóm khách hàng trọng

điểm Việc lựa chọn sản phẩm dựa trên mức độ thoả mãn nhu cầu khách hàng

Sau khi xác định được nhóm sản phẩm doanh nghiệp cần đi xác định xuất sứ của

nhóm sản phẩm đó ( nước nào sản xuất ra sản phẩm? và cụ thể hơn sản phẩm

được sản xuất bởi hãng nào?) Trên thị trường một loại sản phẩm có nhiều nhãn

hiệu sản xuất khác nhau và có chất lượng khác nhau Vì vậy trong quá trình xem

xét, đánh giá và lựa chọn sản phẩm thu mua doanh nghiệp cần đưa ra một số căn

cứ lựa chọn Có thể dựa trên một số căn cứ sau:

- Chu kỳ sống của sản phẩm: cần xác định sản phẩm đang ở giai đoạn nào

của chu kỳ ( giới thiệu sản phẩm/ thị trường phát triển/ thị trường bão hoà/ thị

trường suy giảm)

- Mức độ quen thuộc của nhãn hiệu hàng hoá ( Nhãn hiệu bị loại bỏ/ nhãn

hiệu không được công nhận/ nhãn hiệu được công nhận/ nhãn hiệu được ưa

thích/ nhãn hiệu được tín nhiệm)

Mỗi một sản phẩm khi tung ra thị trường đều phải trải qua các giai đoạn

khác nhau của chu kỳ sống Do đó việc xác định chính xác sản phẩm đang ở giai

đoạn nào rất quan trọng Phân kỳ sống của sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp tới

doanh thu của doanh nghiệp

Cũng như chu kỳ sống của sản phẩm, nhãn hiệu của sản phẩm có ảnh

hưởng lớn tới quyết định lựa chọn hàng hoá đầu vào của DNTM Khách hàng

thường mua hàng thông qua nhãn hiệu sản phẩm Đối với họ một sản phẩm tốt

đồng nghĩa với việc một nhãn hiệu tốt và ngược lại Họ thường đánh giá sản

phẩm thông qua mức độ quen thuộc của nhãn hiệu trên thị trường Chính vì điều

này mà DNTM cần tìm hiểu và xác định rõ mức độ quen thuộc của nhãn hiệu

hàng hoá trên thị trường để từ đó có những quyết định đúng đắn khi lựa chọn

hàng hoá đầu vào

* Xác định người cung cấp hàng hoá

Sau khi đã xác định được sản phẩm cũng như nhãn hiệu của chúng,

DNTM cần tìm hiểu ai là người cung ứng hàng hoá đó trên thị trường Một loại

sản phẩm thường có nhiều nhà phân phối trên thị trường, trừ một số ít trường

hợp kinh doanh độc quyền, giá cả các nhà phân phối đưa ra có thể ngang bằng

hoặc khác nhau nhưng một điều chắc chắn rằng các điều kiện cung cấp hàng hoá

là khác nhau Chính vì vậy DNTM cần phân tích và xác định cho mình nhà

phân phối

Một nhà phân phối tin cậy và ổn định là tài sản đối với doanh nghiệp Do

vậy khi tiếp cận các nhà cung cấp doanh nghiệp cần tìm hiểu về:

- Uy tín cuả nhà cung cấp trên thị trường

- Khả năng tài chính của nhà cung cấp

- Khả năng cung cấp các dịch vụ kèm theo

Sau khi tìm hiểu các nhà cung cấp theo các yếu tố trên, DNTM có thể

sàng lọc và giới hạn được số lượng các nhà cung cấp Mỗi một nhà cung cấp đều

kèm theo những điều kiện cung cấp khác nhau để đi đến quyết định lựa chọn

các nhà thương mại cần tìm hiểu về điều kiện cung cấp của mỗi nhà cung cấp:

- Khối lượng hàng hoá nhà cung cấp có thể cung cấp cho doanh nghiệp

- Chất lượng hàng hoá

- Thời gian giao hàng

- Phương thức thanh toán

- Phương thức giao nhận

- Các dịch vụ kèm theo (bao gồm dịch vụ trước, trong và sau khi mua

hàng)

Sau khi tìm hiểu, phân tích các nhà phân phối, DNTM có thể đi đến các

quyết định cuối cùng DNTM cần ưu tiên cho những nhà phân phối:

- Có thể cung cấp hàng hoá theo chất lượng, kiểu dáng hay mẫu mã yêu

cầu

- Có sẵn hàng với mức giá cả và những điều khoản mong muốn với số

lượng cần thiết

- Tin cậy được - có nghĩa là hàng liên tục sẵn có

- Có sự bảo vệ hợp lý và hợp lệ cho những lợi ích của người mua hàng,

như bảo đảm về chất lượng, về quyền được hưởng lãi hợp pháp, và quyền làm

đại lý có trách nhiệm hữu hạn hay quyền được tham gia kinh doanh độc quyền

- Cung cấp dịch vụ tốt, không chỉ trong việc giao hàng mà còn trong việc

xử lý các vụ giao dịch và thực hiện điều chỉnh

- Tạo ra các điều kiện thích hợp cho sự hỗ trợ về quản lý hay kinh doanh

hàng hoá và sự trợ giúp về mặt kỹ thuật khi cần thiết

- Có những đại diện cung cấp, là những người mà chủ doanh nghiệp có

thể làm việc và hợp tác một cách thành công với họ

Trong việc lựa chọn nhà cung ứng, DNTM cũng cần phải xem xét và

quyết định nên mua hàng một mối hay nhiều mối Các tiêu chuẩn trên được xem

như là quan trọng khi cân nhắc Mua hàng một mối hay nhiều mối đều có những

ưu, nhược điểm Điều quan trọng là DNTM phải biết cân nhắc giữa những cái

được và cái mất đồng thời gắn với khả năng của doanh nghiệp để đi đến quyết

định cuối cùng Trong trường hợp DNTM đang có những lợi thế trong những

thay đổi nào đó về các mặt hàng, giá cả hay các dịch vụ mà các nhà phân phối

khác nhau có thể đưa ra và muốn cho các nhà phân phối cạnh tranh với nhau để

bán cho mình thì việc đa dạng hoá nguồn hàng (mua hàng nhiều mối ) là một

chính sách hợp lý để tuân theo Sự đa dạng hoá này tạo khả năng cho doanh

nghiệp đối ứng lại được những mặt hàng phổ biến do các doanh nghiệp cạnh

tranh buôn bán, không kể những mặt hàng duy nhất được độc quyền kinh doanh

hay các mặt hàng bị hạn chế Hơn nữa, việc mua hàng nhiều mối còn bảo vệ

doanh nghiệp trong trường hợp một hãng cung ứng ngừng hoạt động kinh

doanh, thay đổi mặt hàng buôn bán, hoặc thay đổi các chính sách kinh doanh của

nó Tuy nhiên, DNTM cũng cần phải cân nhắc những ưu điểm của việc mua

hàng từ một nguồn duy nhất hay từ một số lượng có hạn những nhà cung ứng

Bằng cách kinh doanh liên tục những mặt hàng ổn định, những khách hàng của

doanh nghiệp không phải chuyển từ loại nhãn hiệu này sang nhãn hiệu khác, và

việc quản lý mua hàng của nhân viên cũng đơn giản hơn Với tư cách là khách

hàng thường xuyên của một nhà cung ứng, doanh nghiệp có thể nhận được

những ưu ái đặc biệt hay khoản giảm giá theo số lượng lũy tích, sự trợ giúp và

cố vấn quý giá khi kinh doanh sản phẩm, mách nước về những thay đổi trên thị

trường, và sự suy xét đặc biệt trong những lúc khó khăn Đó là những ưu điểm

của hai cách mua hàng Tuy nhiên, mỗi cách đều còn có những điểm bất lợi

Những nguy cơ có thể xảy ra khi đa dạng hoá nguồn hàng bao gồm việc dự trữ

quá nhiều mặt hàng, có thể kèm theo sự khó khăn cho việc duy trì dự trữ hoàn

chỉnh, không thể chú trọng vào chương trình quảng cáo bất kỳ một nhãn hiệu

nào Việc mua hàng từ một nguồn duy nhất cũng có những hạn chế: không có

khả năng để nắm lấy lợi thế của những lời chào hàng khác- thường cho những

mặt hàng khác; bị thiệt hại nếu người cung ứng thay đổi chính sách hay trở nên

yếu kém trong quản lý; chịu rủi ro nếu sự cố vấn, trợ giúp, và hướng dẫn kinh

doanh hàng hoá có thể kém giá trị hay không sử dụng được nữa Trong thời kỳ

khan hiếm nhà cung ứng có thể lấy số hàng dự trữ của họ bán cho một công ty

khác thay vì phục vụ khách hàng thường xuyên của họ

* Lựa chọn và xác định các phương án / hình thức tạo nguồn

Căn cứ vào điều kiện hiện có của doanh nghiệp, căn cứ vào khả năng và

điều kiện cung ứng của nhà cung cấp, DNTM lựa chọn các phương án tạo

nguồn Có nhiều hình thức tạo nguồn khác nhau Tuỳ thuộc vào điều kiện của

mình mà doanh nghiệp có thể lựa chọn một / một vài hình thức trong số các hình

thức sau:

- Hợp đồng mua hàng: Khi ký kết hợp đồng mua hàng là doanh nghiệp

đang tiến hành công tác mua hàng, nhưng đứng trên giác độ công tác tạo nguồn

thì hợp đồng cũng được xem như một hình thức tạo nguồn Điều này đặc biệt

đúng trong trường hợp hợp đồng dài hạn Một hợp đồng mua hàng dài hạn tạo ra

cho doanh nghiệp một nguồn hàng ổn định, lâu dài, mà đây lại chính là mục tiêu

của công tác tạo nguồn Chính vì vậy, có thể nói hợp đồng cũng chính là một

hình thức tạo nguồn

- Đặt hàng: DNTM cũng có thể chọn hình thức đặt hàng để tạo nguồn

hàng cho mình Doanh nghiệp thường dùng hình thức này khi hàng hoá không

có sẵn trên thị trường Việc đặt mua những hàng hoá đó nhằm tạo ra nguồn hàng

cho doanh nghiệp DNTM chỉ quyết định mua khi hàng hoá đáp ứng được các

yêu cầu đặt hàng Khi sử dụng hình thức này doanh nghiệp cần xác định lượng

hàng cần đặt cho mỗi đơn hàng Lượng đặt hàng sẽ được căn cứ vào lượng hàng

tồn kho, khả năng tiêu thụ sản phẩm trên thị trường Tất cả những công tác trên

nhằm mục đích chuẩn bị cho hoạt động mua hàng bằng các đơn hàng

- Liên doanh, liên kết: Đây là hình thức DNTM kết hợp cùng các đơn vị

sản xuất để sản xuất ra hàng hoá Khi sử dụng hình thức này doanh nghiệp có

thể tận dụng được lượng vốn dư thừa và tạo ra được nguồn hàng phù hợp với

yêu cầu của khách hàng

- Dự trữ: Dự trữ là một tất yếu của nền kinh tế cũng như của mỗi doanh

nghiệp DNTM có thể tạo ra nguồn hàng cho mình từ nguồn hàng hoá dự trữ của

doanh nghiệp, của các đơn vị bạn, của nhà nước, và của người tiêu dùng

- Các hình thức khác

II.1.2 Lập kế hoạch tạo nguồn

Sau khi lựa chọn được các nhà phân phối và các hình thức tạo nguồn thích

hợp, DNTM tiến hành lập kế hoạch tạo nguồn hàng Thực chất kế hoạch là

chương trình hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định

Người ta có thể lập kế hoạch tháng, kế hoạch quý hoặc kế hoạch năm Kế hoạch

tạo nguồn là một bảng tổng hợp về nhu cầu hàng hoá theo từng nguồn cung cấp,

là hệ thống các bảng biểu cân đối về hàng hoá kinh doanh Mục tiêu của việc lập

kế hoạch tạo nguồn là tạo ra sự cân đối và ổn định về nguồn hàng Lập kế hoạch

tạo nguồn nhằm xác định khối lượng hàng hoá của từng nhà cung cấp với thời

gian và các hình thức cung cấp tương ứng Khi lập kế hoạch tạo nguồn DNTM

cần căn cứ vào nhu cầu hàng hoá để bán, nhu cầu hàng hoá cho dự trữ, và khả

năng cung cấp của từng nguồn Các chỉ tiêu của kế hoạch tạo nguồn bao gồm:

khối lượng, thời gian cung ứng, hình thức cung cấp, ngân sách Những chỉ tiêu

này được xác định cho từng loại hàng hoá và cho từng nguồn cung cấp hàng hoá

Dưới đây xin được đưa ra một ví dụ về biểu kế hoạch tạo nguồn theo năm:

Kế hoạch tạo nguồn hàng năm

Thời gian Hình

thức

Nhà cung cấp

Cho bán hàng

Cho dự trữ

Kế hoạch tạo nguồn chỉ xác định các nguồn cung ứng hàng hoá và lượng hàng

hoá có thể có từ mỗi nguồn trong một thời gian dự kiến và theo hình thức dự

kiến Nó chưa khẳng định chắc chắn doanh nghiệp có thiết lập quan hệ bạn hàng

với những hãng cung ứng đó hay không đồng thời cũng chưa xác định tổng giá

trị sẽ mua với từng loại hàng hóa Những yếu tố này sẽ được xác định trong kế

hoạch mua hàng

II.1.3 Thực hiện kế hoạch tạo nguồn

Để thực hiện kế hoạch tạo nguồn, DNTM cần tiếp cận với từng nhà cung

cấp và tiến hành thương lượng các điều kiện cung cấp hàng hoá của họ DNTM

có thể lựa chọn các cách thức tiếp cận khác nhau: trực tiếp liên hệ với nhà cung

cấp hoặc thông qua các nhà môi giới Trước khi tiến hành thương lượng, doanh

nghiệp đã có những hiểu biết nhất định về điều kiện cung cấp hàng hoá cũng

như khả năng của từng nhà cung cấp thông qua hoạt động nghiên cứu thị trường

Thương lượng nhằm đi đến những thống nhất về việc cung cấp hàng hoá Nội

dung thương lượng bao gồm khối lượng hàng hoá, chất lượng hàng hoá, xác

định hình thức cung cấp, giá cả, phương thức thanh toán, phương thức giao

nhận, vận chuyển bốc dỡ, Việc thương lượng mới chỉ ở mức độ khái quát

những vấn đề cụ thể sẽ được thương lượng khi thực hiện kế hoạch mua hàng

* Ký kết các hợp đồng liên doanh, liên kết

Trong quá trình thương lượng và xác định hình thức tạo nguồn nếu doanh

nghiệp nhận thấy đối tác của mình đang thiếu vốn sản xuất và có nhu cầu liên

doanh để sản xuất hàng hoá, và tiềm lực tài chính cho phép thì doanh nghiệp

thương mại có thể ký kết các hợp đồng liên doanh, liên kết để tạo ra nguồn hàng

cho mình Việc ký kết hợp đồng liên doanh, liên kết sản xuất hàng hoá không

có nghĩa là doanh nghiệp đã đồng ý mua hàng của đối tác Việc mua hàng còn

tuỳ thuộc vào mức độ phù hợp của hàng hoá so với nhu cầu hiện tại của doanh

nghiệp

II.2 Nội dung công tác mua hàng

II.2.1 Lập kế hoạch mua hàng

Kế hoạch mua hàng được lập trên cơ sở kế hoạch tạo nguồn Nó là sự cụ

thể hoá của kế hoạch tạo nguồn Kế hoạch mua hàng là bộ phận quan trọng của

kế hoạch kinh doanh Nó không chỉ có quan hệ mật thiết với kế hoạch tạo nguồn

mà còn có mối quan hệ với các kế hoạch khác như kế hoạch bán hàng, kế hoạch

tài chính Kế hoạch mua hàng có độ phức tạp cao, đặc biệt trong kinh doanh đa

dạng hoá mặt hàng Khi lập kế hoạch mua, DNTM phải quan tâm đến từng

chủng loại, quy cách cụ thể cho những thời gian cụ thể

* Nội dung kế hoạch mua hàng

Nếu như kế hoạch tạo nguồn mới chỉ xác định được lượng hàng của mỗi

nhà cung cấp và các hình thức tạo nguồn hàng thì kế hoạch mua hàng xác định

khối lượng, chất lượng của từng quy cách, chủng loại hàng hoá cụ thể; xác định

tổng giá trị thu mua từng loại Để lập kế hoạch mua cần xác định các chỉ tiêu:

Khối lượng, chủng loại, thời gian, tổng giá trị theo danh mục mặt hàng Dưới

đây là một ví dụ tham khảo về biểu kế hoạch mua hàng cho năm:

Kế hoạch mua hàng năm

Khối lượng Trị giá hàng mua theo quý

Trị giá hàng mua cả năm Quý I Quý II Quý III Quý IV

Với những doanh nghiệp đa dạng hoá kinh doanh và có nhiều mặt hàng

thường xuyên biến động về nhu cầu thì doanh nghiệp không chỉ lập kế hoạch

năm mà còn phải lập kế hoạch mua cho từng quý, từng tháng Kế hoạch mua

hàng sẽ là căn cứ để doanh nghiệp lập các đơn hàng gửi cho các nhà cung cấp

đơn hàng là bản kê khai các chủng loại, quy cách hàng hoá, lượng đặt mua đối

với từng tên hàng, thời gian nhận hàng cụ thể Khi gửi đơn hàng cho nhà cung

cấp DNTM đã thực hiện hành vi mua hàng Vấn đề này sẽ được làm rõ ở dưới

đây

II.2.2 Thực hiện kế hoạch mua

II.2.2.1 Tổ chức giao dịch, đàm phán để ký kết hợp đồng mua hàng

Đàm phán được tiến hành nhằm thoả thuận các điều khoản về hàng hoá,

giá cả và điều kiện thanh toán Nói một cách đơn giản, đàm phán là sự trao đổi,

mặc cả, tranh luận với cùng một mục đích là đi đến thoả thuận giữa các bên

Đàm phán là một khâu rất cần thiết, kết quả của nó là cơ sở để ký kết một hợp

đồng

Khi đàm phán/ thương lượng về giá cả và các điều kiện khác doanh

nghiệp nên/cần cố gắng thu thập và lưu trữ càng nhiều thông tin càng tốt về giá

cả hiện hành trên thị trường Trong quá trình đàm phán, người phụ trách mua

hàng nên quan tâm tới các khoản giảm giá: giảm giá khi trả sớm và thời hạn

/mốc thanh toán - độ dài thời gian tín dụng được hưởng Với một doanh nghiệp

đang trong tình trạng khó khăn về tài chính thì việc quan tâm tới các mốc thanh

toán là một điều đương nhiên vì nó đem lại cho họ một nguồn vốn lưu động

Còn đối với một doanh nghiệp có tiềm lực tài chính dồi dào thì việc giảm giá khi

trả sớm thường quan trọng hơn so với thời hạn hưởng tín dụng, vì nó sẽ đem lại

cho doanh nghiệp một khoản tiết kiệm

* Các hình thức đàm phán

Khi tiến hành hoạt động mua hàng doanh nghiệp có thể mua từ nguồn

trong nước hoặc nhập khẩu Đối tượng của cuộc đàm phán là khác nhau vì nó

liên quan đên các yếu tố về quốc tịch, văn hoá, tập quán Nhưng các hình thức

đàm phán được sử dụng là giống nhau Thông thường có các hình thức đàm

phán sau: đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại, đàm phán bằng cách

gặp gỡ trực tiếp

- Đàm phán qua thư tín: Ngày nay đàm phán qua thư tín vẫn còn được sử

dụng rộng rãi đặc biệt trong ngoại thương Những cuộc tiếp xúc ban đầu thường

qua thư từ Ngay cả khi hai bên đã có điều kiện gặp gỡ thì việc duy trì quan hệ

cũng phải qua thư từ thương mại

Ưu điểm của giao dịch qua thư tín là tiết kiệm được nhiều chi phí, trong

cùng một lúc có thể giao dịch với nhiều khách hàng ở nhiều nơi khác nhau,

nhiều quốc gia khác nhau, người viết thư có thể cân nhắc, suy nghĩ, tham khảo ý

kiến của nhiều người và có thể dấu kín ý định của mình một cách khéo léo

Trước đây khi chưa có mạng INTERNET thì việc đàm phán qua thư thường mất

thời gian và có thể bỏ lỡ cơ hội kinh doanh Nhưng hiện nay người ta có thể

khắc phục nhược điểm này bằng cách gửi thư điện tử thông qua mạng dịch vụ

INTERNET

Sử dụng thư tín trong giao dịch đàm phán luôn phải bảo đảm tính lịch sự,

chính xác, khẩn trương, giấy viết thư phải được chuẩn bị chu đáo Xu hướng

hiện nay là viết ngắn gọn, rõ ràng, nếu là giao dịch kinh doanh xuất nhập khẩu

thì thứ tiếng dùng để viết thư nên là thứ tiếng mà khách hàng quen dùng như vậy

sẽ gây thiện cảm và sẽ thu hút sự chú ý

Nội dung của thư tín thương mại đòi hỏi tính chính xác cao, cụ thể rõ

ràng, chi tiết về những yêu cầu, đề nghị của mình Nên sử dụng những đơn vị đo

lường thông dụng, nếu khác cần có giải thích kèm theo, tránh gây hiểu lầm

Tất cả mọi thư tín đều phải được trả lời một cách nhanh chóng Việc trì

hoãn trả lời hoặc không trả lời sẽ gây ấn tượng xấu, không giữ được sự tín

nhiệm, ưu tiên của bạn hàng

- Đàm phán qua điện thoại:

Hiện nay khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển, việc giao dịch qua điện

thoại giữa các nhà kinh doanh trở nên khá phổ biến Hình thức giao dịch này

giúp các chủ thể tiết kiệm được thời gian, nhanh chóng nắm bắt được thời cơ

mua bán vì cuộc đàm phán diễn ra khẩn trương Hình thức này thường được sử

dụng trong giai đoạn đầu của giao dịch khi doanh nghiệp muốn có những thông

tin sơ lược về giá cả, phương thức thanh toán, hợp đồng Trong thương mại

quốc tế hình thức này ít được sử dụng hơn do cước phí điện thoại cao, thời gian

bị hạn chế.Trao đổi qua điện thoại là trao đổi bằng miệng, không có gì làm bằng

chứng Bởi vậy sau khi trao đổi bằng điện thoại cần có thư xác nhận nội dung đã

đàm phán

- Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp:

Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi về mọi điều kiện buôn bán

là một hình thức đặc biệt quan trọng Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốt độ

giải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phán

bằng thư tín hoặc điện thoại kéo dài quá lâu mà không đi đến kết quả Hình thức

đàm phán này thường được sử dụng khi có nhiều điều kiện phải giải thích căn kẽ

để thuyết phục nhau hoặc về những hợp đồng lớn, phức tạp Đàm phán trực tiếp

thường chỉ 2 - 3 ngày là có kết quả

đàm phán trực tiếp đòi hỏi một sự chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi tiến hành

Đây là hình thức đàm phán khó khăn nhất nên đòi hỏi người tiến hành đàm phán

phải chắc chắn về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy Trong đàm phán

trực tiếp nên tránh bàn bạc trao đổi ý kiến với nhau trước mặt đối phương

Cần xác định rõ mục đích, yêu cầu của từng đợt đàm phán, dự kiến những

biện pháp để đạt kết quả mong muốn Mỗi bên đều phải nghiên cứu kỹ về hàng

hoá mình định mua, bán, các điều kiện giao dịch đưa ra trao đổi dự kiến trước

những tình huống mà mình có thể gặp khi tiến hành đàm phán

Trong quá trình đàm phán nên tránh những căng thẳng không cần thiết ý

kiến hai bên có thể đổi lập nhau nhưng vẫn phải giữ thái độ mềm mỏng, lịch sự

Việc giành được quyền chủ động trong đàm phán là rất quan trọng Tuy

nhiên đây không phải là một việc dễ dàng vì nó phụ thuộc vào "thế" của mỗi

bên, vào kinh nghiệm và khéo léo của người tham gia đàm phán

Việc ký kết hợp đồng cần được tiến hành kịp thời khi điều kiện đã chín

muồi Không nên nôn nóng trong ký kết dù thấy thời gian đàm phán sắp hết

Nếu một bên nắm được bên kia có ý định phải ký hợp đồng trong đợt đàm phán

thì sẽ ép buộc bên kia phải có nhiều nhượng bộ

* Trình tự quá trình đàm phán

Một cuộc đàm phán với đối tác nước ngoài hay trong nước thì đều phải

trải qua một số bước sau:

Hỏi giá -> Thương lượng -> Đặt hàng -> Xác nhận điều kiện -> Chấp

nhận -> Ký hợp đồng mua - bán

- Hỏi giá: Do bên mua đưa ra Đây là việc người mua đề nghị người bán

báo giá cả và các điều kiện mua hàng Nội dung của một hỏi giá có thể bao gồm:

tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng, loại tiền (trong

kinh doanh XNK), thể thức thanh toán, điều kiện cơ sở giao hàng

Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của người hỏi giá

- Thương lượng: Hai bên tiến hành thương lượng về các điều kiện cung

cấp hàng hoá, như điều kiện về giá cả, khối lượng, chất lượng, thời hạn giao

hàng, thời hạn thanh toán, vận chuyển

- Đặt hàng: Lời đề nghị ký kết hợp đồng từ phía người mua được đưa ra

dưới hình thức đặt hàng Trong đặt hàng người mua nêu cụ thể hàng hoá định

mua và tất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng Trong thực tế,

người ta chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên, lâu dài

- Xác nhận: Khi bên mua đặt hàng và bên bán chấp nhận đơn đặt hàng

nghĩa là hai bên đã xác nhận các điều kiện cung cấp hàng hoá

- Chấp nhận: Đối với người mua, chấp nhận mua là sự đồng ý hoàn toàn

tất cả mọi điều kiện báo giá của người bán Khi đó một hợp đồng được thành

lập

- Ký kết hợp đồng mua - bán: Hai bên mua và bán sau khi thống nhất thoả

thuận với nhau về điều kiện giao dịch, có khi cẩn thận ghi lại mọi điều đã thoả

thuận gửi cho bên kia Đó là văn bản xác nhận, thường được làm thành hai bản,

bên xác nhận ký trước rồi gửi cho bên kia Bên kia ký xong giữ lại một bản và

gửi trả lại một bản

* Ký kết hợp đồng

Việc giao dịch đàm phán có kết quả sẽ dẫn đến một hợp đồng mua bán

Hợp đồng mua bán chính là sự thoả thuận giữa bên mua và bên bán Trong đó

quy định bên bán phải cung cấp hàng hoá và quyền sở hữu hàng hoá, bên mua

phải thanh toán tiền hàng và nhận hàng Hợp đồng mua bán là cơ sở để các bên

chuẩn bị hàng hoá, làm tốt nghĩa vụ của mình, là căn cứ để phân xử trách nhiệm

mỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi phạm hợp đồng Hợp đồng thể hiện dưới

hình thức văn bản là bắt buộc với các doanh nghiệp Việt Nam Do đặc điểm của

buôn bán trong nước và buôn bán quốc tế là khác nhau nên nội dung cụ thể của

từng điều khoản trong hợp đồng ngoại phức tạp hơn so với hợp đồng nội Tuy

nhiên về cơ bản bất kỳ một hợp đồng nào cũng đều phải có các điều khoản chủ

yếu, nếu thiếu một trong các điều khoản này thì coi như hợp đồng chưa hình

thành Dưới đây chúng ta sẽ xem xét về những điều khoản chủ yếu của hợp

đồng Do tính chất của buôn bán quốc tế nên bên cạnh những phần giống nhau

mà cả hai loại hợp đồng đều phải có chúng ta cũng sẽ xem xét những nội dung

mà chỉ riêng hợp đồng ngoại mới có

*.1.Các điều khoản chủ yếu của hợp đồng

Là những điều kiện mua bán mà hai bên đã thoả thuận Thông thường,

một nội dung hợp đồng bao gồm các điều khoản chính sau:

- Tên hàng

- Số lượng và cách xác định

- Qui cách, phẩm chất và cách xác định

- Giá cả - đơn giá, tổng giá

- Điều kiện thanh toán

- Điều kiện giao hàng

Với những hợp đồng phức tạp, nhiều mặt hàng thì có thêm các phụ lục

của hợp đồng, nó là bộ phận không thể tách rời của hợp đồng Nếu trong hợp

đồng không có quy định khác về điều khoản tuỳ nghi thì hai bên coi như sẽ thực

hiện theo quy định của nhà nước hoặc theo tập quán quốc tế (đối với hợp đồng

ngoại thương)

Sau đây chỉ giới thiệu một số điều khoản chủ yếu:

- Điều khoản tên hàng: Tên hàng nói lên chính xác đối tượng trao đổi mua

bán Vì vậy tên hàng phải được diễn đạt chính xác Có nhiều cách diễn đạt tên

hàng như: Ghi tên hàng bao gồm tên thông thường + tên thương mại + tên khoa

học; ghi tên hàng kèm theo tên nhà sản xuất, nơi sản xuất; ghi tên hàng kèm

nhãn hiệu của nó

- Điều khoản phẩm chất: Phẩm chất là điều khoản nói lên mặt chất của

hàng hoá mua bán như tính năng, quy cách, kích thước, tác dụng, công suất, hiệu

suất của hàng hoá đó Xác định cụ thể phẩm chất của hàng hoá là cơ sở để xác

định giá cả hàng hoá và người mua có thể mua được hàng hoá như ý muốn

Trong điều khoản này phải ghi rõ cách xác định phẩm chất, tiêu chuẩn mà

hàng hoá phải đạt được Có nhhiều phương pháp xác định phẩm chất như: xác

định dựa vào mẫu hàng, dựa vào phẩm cấp hoặc tiêu chuẩn, dựa vào quy cách

của hàng hoá, dựa vào hàm lượng chất chủ yếu trong hàng hoá, dựa vào nhãn

hiệu hàng hoá, tài liệu kỹ thuật, hiện trạng hàng hoá, sự mô tả hàng hoá, chỉ tiêu

đại khái quen dùng FAQ, GMQ

- Điều khoản về số lượng: điều khoản này nói lên mặt lượng của hàng hoá

giao dịch Điều khoản này bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lượng (hoặc

trọng lượng) của hàng hoá Nếu số lượng quy định khoảng chừng phải đưa ra

một sai số có thể chấp nhận được Trọng lượng của hàng hoá có thể tính theo

trọng lượng cả bì hoặc không; cũng có thể tính theo trọng lượng thương mại tức

là hàng hoá có độ ẩm tiêu chuẩn

- Điều khoản giá cả: Điều khoản xác định đồng tiền tính giá (đối với hợp

đồng ngoại thương), mức giá, phương pháp qui định mức giá, phương pháp xác

định mức giá, cơ sở của giá cả và việc hạ giá

+ Đồng tiền tính giá (đối với hợp đồng ngoại thương): Trong buôn bán

Thương mại quốc tế, giá cả hàng hoá được tính bằng đồng tiền của nước xuất

khẩu, nước nhập khẩu hoặc của nước thứ ba Thông thường người ta sử dụng

những đồng ngoại tệ mạnh có khả năng chyển đổi như USD, GBP, FRF

+ Mức giá: giá cả trong hợp đồng là giá thị trường Trước khi ký kết hợp

đồng các bên phải tuân theo nguyên tắc xác định giá

+ Phương pháp quy định giá: Giá cả có thể xác định ngay lúc ký kết hợp

đồng gọi là giá xác định, cũng có thể xác định trong thời gian hiệu lực của hợp

đồng gọi là giá xác định sau hoặc xác định vào lúc thực hiện hợp đồng

+ Giảm giá: Để khuyến khích các bên thực hiện hợp đồng sớm hoặc khi

khách hàng mua với số lượng lớn, khách truyền thống, trả tiền sớm người bán

có thể giảm giá cho người mua Hoặc người bán sẽ giảm giá vào thời vụ, đổi

hàng cũ lấy hàng mới, Có các loại giảm giá sau: Giảm giá đơn, giảm giá kép,

giảm giá luỹ tiến, giảm giá tặng thưởng

+ Điều kiện cơ sở giao hàng (đối với hợp đồng ngoại thương): Bên cạnh

giá cả người ta bao giờ cũng ghi kèm một điều kiện cơ sở giao hàng thoả thuận

Ví dụ như $2000 CIF Hải phòng

- Điều khoản giao hàng: Nội dung cơ bản của điều kiện giao hàng là sự

xác định thời hạn, địa điểm giao hàng và thông báo giao hàng

+ Thời hạn giao hàng: là thời hạn mà người bán phải hoàn thành nghĩa vụ

giao hàng Có 2 kiểu quy định thời hạn giao hàng là thời hạn giao hàng có định

kỳ, thời hạn giao hàng không định kỳ (ít được dùng)

+ Địa điểm giao hàng: có thể giao tại kho người bán hoặc tại kho người

mua Tuy nhiên trong thương mại quốc tế việc quy định rõ địa điểm giao hàng

rất quan trọng Nó liên quan đến phương thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện

cơ sở giao hàng Mặc dù điều kiện cơ sở giao hàng đã quy định rõ địa điểm giao

hàng, tuy nhiên có những điều kiện cơ sở giao hàng chỉ quy định cảng đến mà

không xác định cảng đi (ví dụ như điều kiện C and F) Vì vậy hai bên phải thoả

thuận quy định địa điểm giao hàng

Trong buôn bán Thương mại quốc tế người ta phân biệt các địa điểm giao

hàng sau:

Quy định cảng (ga) giao hàng, cảng (ga) đến, cảng (ga) thông qua

Quy định một cảng (ga) và nhiều cảng (ga)

Quy định cảng (ga) khẳng định, cảng (ga) lựa chọn

+ Phương thức giao hàng:

Quy định việc giao hàng được tiến hành ở một nơi nào đó là giao nhận sơ

bộ hoặc giao nhận cuối cùng Giao nhận sơ bộ là bước đầu xem xét hàng hoá,

xác nhận sự phù hợp về số lượng, chất lượng hàng hoá so với hợp đồng Giao

nhận cuối cùng xác nhận việc người bán hàng hoàn thành nghĩa vụ giao hàng

Quy định việc giao nhận về số lượng và chất lượng: Giao nhận về số

lượng là xác định số lượng thực tế hàng hoá được giao bằng các phương pháp

cân đong, đo, đếm; giao nhận về chất lượng là kiểm tra hàng hoá về kích thước,

hình dáng, tính năng, công dụng, hiệu suất Giao nhận có thể tiến hành bằng

phương pháp cảm quan hoặc phương pháp phân tích, có thể trên toàn bộ hàng

hoá hay một phần có tính chất điển hình

+ Thông báo giao hàng: Đối với các hợp đồng mua - bán trong nước, việc

quy định thông báo giao hàng không quan trọng và có thể bỏ qua trong hợp

đồng Nhưng đối với hợp đồng ngoại thì việc quy định thông báo giao hàng là

không thể bỏ qua Trước khi giao hàng, người bán có trách nhiệm thông báo cho

người mua biết đã sẵn sàng giao hoặc ngày đem hàng ra cảng để giao Người

mua thông báo những điều cần thiết để gửi hàng hoặc về chi tiết của tàu đến

nhận hàng

- Điều kiện thanh toán: Trong điều kiện này các bên cần xác định các vấn

đề: phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán, đối với các hợp đồng ngoại thì

còn phải xác định thêm về đồng tiền thanh toán, các chứng từ làm căn cứ thanh

toán và điều kiện đảm bảo hối đoái

Thời hạn thanh toán có thể trả trước, trả ngay, trả sau hoặc kết hợp các

hình thức đó trong một hợp đồng

Phương thức thanh toán:

• Đối với hợp đồng nội: có thể sử dụng các phương thức thanh toán như:

thanh toán gối đầu nợ một hoá đơn, thanh toán một tháng một lần,

• Đối với hợp đồng ngoại: có thể sử dụng các phương thức thanh toán

như: phương thức nhờ thu, phương thức tín dụng chứng từ, phương

thức chuyển tiền, phương thức chuyển tài khoản, phương thức ghi sổ

Trong hợp đồng ngoại, đồng tiền thanh toán có thể là đồng tiền của nước

xuất khẩu hoặc nước nhập khẩu hoặc một nước thứ ba Đồng tiền thanh toán có

thể trùng hoặc không trùng với đồng tiền tính giá

Điều kiện đảm bảo hối đoái: Để tránh các tổn thất có thể xảy ra các bên

giao dịch có thể thoả thuận điều kiện đảm bảo hối đoái khi đồng tiền thế giới

biến động bất thường

Ngoài những điều khoản cơ bản trên nội dung của hợp đồng cũng cần

làm rõ một số vấn đề sau( đặc biệt trong mua bán ngoại thương):

- Bảo hiểm và giám định hàng hoá

- Các trường hợp bất khả kháng

- Trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng

- Hiệu lực của hợp đồng và thủ tục giải quyết tranh chấp

II.2.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng

Do tính chất phức tạp của buôn bán quốc tế mà trong phần này chúng ta

sẽ đi xem xét riêng từng cách tổ chức thực hiện hợp đồng

* Tổ chức thực hiện hợp đồng mua bán trong nước

Sau khi ký kết hợp đồng mua bán, nghĩa là quyền lợi và nghĩa vụ của các

bên đã được xác lập DNTM với tư cách là một bên ký kết hợp đồng, tiến hành

sắp xếp những phần việc phải làm, ghi thành biểu bảng theo dõi tiến độ thực

hiện hợp đồng Ngoài việc thực hiện nghĩa vụ của mình DNTM còn phải yêu

cầu bên bán thực hiện trách nhiệm của họ để hợp đồng được thực hiện đúng tiến

độ, tránh gây cản trở hoặc chậm thời gian thực hiện dẫn đến những hậu quả xấu

ảnh hưởng đến kinh tế của cả hai bên

Tổ chức thực hiện hợp đồng trong nước có thể bao gồm các công việc

sau:

*.1 đôn đốc bên bán giao hàng

Để hợp đồng được thực hiện đúng tiến độ, DNTM cần nhắc nhở bên bán

giao hàng đúng thời hạn bằng thư, điện thoại, FAX Việc này sẽ giúp cho bên

bán nhận thấy rõ trách nhiệm của mình hơn, khẩn trương giao hàng, bên mua sẽ

nhận được hàng đúng thời hạn, quá trình thực hiện hợp đồng diễn ra trôi chảy

*.2 Tổ chức tiếp nhận và vận chuyển

Trước khi hàng về đến kho bên mua, bên bán có trách nhiệm thông báo

cho bên mua để chuẩn bị nhận hàng Sau khi nhận được thông báo bên mua

Tổ chức tiếp nhận v vận chuyển

Thanh toán

Giải quyết khiếu nại nếu có

(DNTM) có trách nhiệm sắp xếp, bố trí người nhận hàng và nơi để hàng Việc

nhận hàng có thể qua hai bước tiếp nhận sơ bộ và tiếp nhận cụ thể, cũng có thể

bỏ qua bước tiếp nhận sơ bộ nếu lượng hàng ít và đơn giản

Việc vận chuyển hàng hoá từ kho người bán đến kho người mua còn tuỳ

thuộc vào hợp đồng giữa hai bên Nếu trong hợp đồng có quy định bên mua phải

tự vận chuyển hàng hoá từ kho người bán thì bên mua phải có trách nhiệm

chuẩn bị phương tiện vận chuyển, tổ chức vận chuyển hàng hoá về kho của

mình Nếu hợp đồng quy định bên bán có trách nhiệm giao hàng tận nơi theo

yêu cầu của người mua thì bên mua không phải tổ chức vận chuyển hàng hoá

Tuy nhiên lúc này trong giá hàng thường bao gồm cả giá cước vận chuyển

*.3 Thanh toán

Sau khi nhận hàng đầy đủ, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán cho

người bán Thời hạn thanh toán phụ thuộc vào thời hạn thanh toán quy định

trong hợp đồng Doanh nghiệp phải nhanh chóng thanh toán đúng hạn cho người

bán Việc thanh toán đúng hạn không chỉ đảm bảo việc thực hiện đúng hợp

đồng, tránh sự khiếu nại của người bán mà nó còn tạo ra uy tín trong buôn bán

với nhà cung cấp Có thể nói danh tiếng hay uy tín về việc thanh toán hoá đơn là

một tài sản đối với doanh nghiệp

*.4 Giải quyết khiếu nại (nếu có)

Trong trường hợp bên bán không giao đủ hàng hoặc chất lượng, chủng

loại hàng hoá không đúng với hợp đồng và đơn hàng, Doanh nghiệp có thể giải

quyết theo ba cách sau:

- Phản ánh lại với người bán và đề nghị giao đủ hàng hoặc đổi hàng

- Đưa khiếu nại ra trọng tài kinh tế mà hai bên đã quy định trong hợp

đồng trong trường hợp bên bán không đồng ý đề nghị của bên mua

- Khiếu nại lên toà án kinh tế nếu bên mua không đồng ý với quyết định

của trọng tài

* Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Khác với hợp đồng mua bán trong nước hợp đồng nhập khẩu phức tạp

hơn rất nhiều do dính đến yếu tố nước ngoài Vì vậy công tác tổ chức thực hiện

hợp đồng nhập khẩu rất phức tạp, nó bao gồm các công việc sau:

Quy trình thựa hiện hợp đồng nhập khẩu

*.1 Xin giấy phép nhập khẩu

Giấy phép nhập khẩu là cơ sở pháp lý đầu tiên để doanh nghiệp tiến hành

các bước tiếp theo Hiện nay Nhà nước đã tạo điều kiện rất thuận lợi cho các

đơn vị sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu những mặt hàng theo ngành nghề mà

Xin giấy phép nhập khẩu

Mở L/C

Thuê t u (nếu nhập khẩu giá FOP)

Mua bảo hiểm h ng hoá

đơn vị đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh Nghị định 57/CP - ban hành ngày

31/07/1998 qui định:

Các mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá kinh doanh có điều kiện khi

muốn nhập khẩu phải xin giấy phép nhập khẩu

Các mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá theo ngành nghề đã đăng ký

trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khi nhập khẩu không cần phải xin

giấy phép nhập khẩu

• Xin giấy phép nhập khẩu

Đối tượng của việc xin giấy phép nhập khẩu là các hàng hoá nhập khẩu có điều kiện Hàng hoá nhập khẩu có điều kiện là hàng hoá nhập khẩu theo

hạn ngạch hoặc hàng hoá nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Thương mại hoặc

Bộ quản lý chuyên ngành (Điều 5 - NĐ 57 / CP 1998)

Khi đối tượng hợp đồng thuộc phạm vi phải xin giấy phép nhập khẩu, các

doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ xin phép gồm: Hợp đồng, phiếu hạn ngạch

(nếu là hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch), hợp đồng nhập khẩu uỷ thác

(nếu đó là trường hợp nhập khẩu uỷ thác)

• Đăng ký mã số doanh nghiệp:

Nghị định 57 / CP ban hành ngày 31/07/1998 của Chính phủ quy định chi

tiết thi hành luật Thương mại về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, gia công và

đại lý mua bán hàng hoá với nước ngoài là một bước đổi mới trong cơ chế, thủ

tục hành chính của hoạt động xuất nhập khẩu Nó khuyến khích mọi thành phần

kinh tế tham gia vào hoạt động kinh doanh Thương mại quốc tế nhằm mở rộng

quan hệ hợp tác quốc tế Sự thay đổi đó là thay thế giấy phép kinh doanh xuất

nhập khẩu do Bộ Thương mại cấp bằng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và

giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp Điều đó có nghĩa là các doanh

nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế được thành lập theo quy định của pháp

luật được phép kinh doanh xuất nhập khẩu theo ngành nghề đăng ký kinh doanh

trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi đã đăng ký mã số doanh

nghiệp tại Cục hải quan tỉnh, thành phố mà không phải xin giấy phép kinh doanh

nhập khẩu ở Bộ Thương mại như trước đây

*.2 Mở thư tín dụng L / C

Nếu thanh toán bằng phương thức tín dụng chứng từ thì người nhập khẩu

làm đơn xin mở thư tín dụng gửi đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu mở một

thư tín dụng cho người xuất khẩu hưởng

Thư tín dụng ( Letter of Credit - L / C) là một chứng thư (điện hoặc ấn

chỉ) trong đó ngân hàng mở L / C cam kết trả tiền cho người xuất khẩu nếu họ

trình được một bộ chứng từ phù hợp với nội dung của L / C

L / C là một văn bản pháp lý rất quan trọng Thiếu nó, người xuất khẩu sẽ

không giao hàng và người nhập khẩu sẽ không thanh toán nếu người xuất khẩu

không giao đủ bộ chứng từ hợp lệ quy định trong L / C

Nội cung của L / C dựa vào nội dung của hợp đồng nhập khẩu nhưng sau

khi mở nó lại hoàn toàn độc lập với hợp đồng

Nội dung của L / C cần ghi rõ: loại L /C, người mở L/ C, người hưởng lợi,

thời gian giao hàng, số tiền, các chứng từ quy định, điều kiện cơ sở giao hàng,

phương thức giao hàng và các điều kiện khác

*.3 Đôn đốc bên bán giao hàng

Để hợp đồng thực hiện đúng tiến độ, người nhập khẩu sẽ nhắc nhở, đôn

đốc người xuất khẩu giao hàng đúng hạn bằng thư, điện thoại, FAX Việc này

sẽ giúp cho người xuất khẩu nhận rõ trách nhiệm của mình hơn, người nhập

khẩu nhận hàng đúng hạn và mọi điều khoản khác sẽ trôi chảy, hai bên đỡ bị

thiệt hại về kinh tế và uy tín

*.4 Thuê tàu vận chuyển nếu nhập giá FOB:

Điều kiện cơ sở giao hàng thường được các doanh nghiệp xuất nhập khẩu

sử dụng là CIF, FOB trong vận tải đường biển Nếu đơn vị nhập khẩu nhập bằng

giá FOB sẽ phải chịu trách nhiệm thuê tàu chuyên chở hàng hoá

Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, việc thuê tàu dựa vào

các căn cứ sau:

- Những điều khoản của hợp đồng nhập khẩu

- Đặc điểm hàng hoá mua bán

Thông thường có hai phương thức thuê tàu là thuê tàu chợ và thuê tàu

chuyến Tàu chợ là tàu chuyên chở hàng hoá theo đúng tuyến đường đã định

trước và qua các cảng nhất định Tàu chợ chủ yếu chuyên chở nhiều loại hàng

hoá thuộc loại hàng rời đóng kiện nên còn gọi là tàu bách hoá Thường có nhiều

chủ hàng sở hữu nhiều loại hàng hoá trên một chuyến tàu chợ Tàu chuyến là tàu

kinh doanh chuyên chở hàng hoá trên biển không theo một lịch trình nhất định,

nó thường tuân theo yêu cầu của người thuê tàu Người thuê tàu có thể áp dụng

các hình thức thuê tàu chuyến một, thuê chuyến khứ hồi hay thuê bao tuỳ theo

khối lượng của hàng hoá và phương thức kinh doanh của mình

*.5 Mua bảo hiểm hàng hoá

Chuyên chở bằng đường biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất Bởi vậy

trong kinh doanh Thương mại quốc tế, bảo hiểm hàng hoá phổ biến nhất Bảo

hiểm sẽ chịu trách nhiệm về các thiệt hại được bảo hiểm như bão tố, cướp biển,

chiến tranh, chìm, đắm tàu gây tổn thất cho hàng hoá

Có hai loại hợp đồng bảo hiểm: Hợp đồng bảo hiểm bao và hợp đồng bảo hiểm

chuyến ở Việt Nam, theo quy định 2051/HH 94 của tổng Công ty Bảo hiểm

Việt Nam (Bảo Việt) ban hành ngày 12/12/1994 thì phạm vi bảo hiểm được quy

định theo ba điều kiện A, B, C Nhà kinh doanh nhập khẩu bắt buộc mua bảo

hiểm hàng hoá trong các trường hợp sau:

- Khi hợp đồng nhập khẩu quy định người nhập khẩu phải mua bảo hiểm

- Khi nhập khẩu theo các điều kiện thương mại khác các điều kiện CIF,

CIP và nếu người mua và người bán thoả thuận vấn đề mua bảo hiểm hàng hoá

thuộc về người mua thì người mua phải mua bảo hiểm

Lựa chọn điều kiện bảo hiểm thường trên các căn cứ:

- Tính chất hàng hoá

- Điều khoản của hợp đồng

- Loại phương tiện vận chuyển

- Tình trạng bao bì và phương thức bốc xếp hàng hoá

- Tình hình chính trị xã hội

- Tuyến đường vận chuyển

*.6 Làm thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý hành vi buôn bán theo pháp

luật của Nhà nước để ngăn chặn hành vi buôn bán lậu qua biên giới; để kiểm tra

giấy tờ sai xót, giả mạo hay không; để thống kê số liệu về hàng xuất nhập khẩu

Doanh nghiệp nhập khẩu muốn vận chuyển hàng hoá qua biên giới quốc gia bắt

buộc phải làm thủ tục hải quan

Việc làm thủ tục hải quan nhập khẩu phải trải qua 3 bước:

- Bước 1: Làm thủ tục nhập khẩu về mặt giấy tờ tại cơ quan hải quan; khai

báo hải quan

- Bước 2: Xuất trình hàng hoá để kiểm tra

- Bước 3: Thực hiện các quyết định của hải quan

+ Cho thông quan, hoặc

+ Thông quan có điều kiện, hoặc

+ Không được phép nhập khẩu qua biên giới

*.7 Nhận hàng

Nghi định 200 / CP ngày 31/12/1973 quy định các cơ quan vận tải (ga,

cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phương tiện vận tải

từ nước ngoài vào, bảo quản, xếp dỡ, lưu kho, lưu bãi và giao theo lệnh cho đơn

vị đặt hàng hoặc đơn vị ngoại thương đã nhập hàng

Các đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải:

- Ký hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải về việc giao hàng

- Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu hàng

năm, quý

- Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt hàng dự kiến ngày hàng về,

ngày thực tế chở hàng đến cảng hoặc chở vào kho giao nhận

- Thanh toán các khoản liên quan tới vận tải

- Theo dõi, đôn đốc việc bốc xếp, giao nhận hàng hoá

*.8 Kiểm tra hàng nhập khẩu

Có hai tiêu chuẩn để kiểm tra, đó là số lượng và chất lượng Việc kiểm tra

số lượng thường dễ hơn kiểm tra chất lượng Kiểm tra số lượng bằng các

phương tiện như cân, đong, đo, đếm Khi đã đủ hàng hoá về mặt lượng vẫn còn

phải kiểm tra về mặt chất của nó Điều này nhằm bảo đảm lợi ích, hiệu quả kinh

tế của người nhập khẩu, ngăn chặn mầm dịch bệnh hoặc chất lượng hàng không

đủ tiêu chuẩn

Đơn vị nhập khẩu với tư cách là một bên đứng tên trong vận đơn phải làm

đơn dự kháng nếu nghi ngờ hoặc hàng hoá thật sự thiếu hụt hoặc không đồng bộ

như quy định trong hợp đồng

Các cơ quan chức năng có nhiệm vụ kiểm tra hàng trước khi cho tiếp tục

chuyênchở vào nội địa

*.9 Làm thủ tục thanh toán

Có thể nói thanh toán là khâu trọng tâm và kết quả cuối cùng của tất cả

các giao dịch kinh doanh Thương mại quốc tế

Thanh toán trong Thương mại quốc tế được hiểu là việc chi trả các khoản

tiền, tín dụng có liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá được thoả thuận ghi

trong hợp đồng Thanh toán trong Thương mại quốc tế rất phức tạp nhưng chủ

yếu có hai phương thức sau: thanh toán bằng thư tín dụng L / C, thanh toán bằng

phương thức nhờ thu

*.10 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, khi hàng hoá có tổn thất hoặc thanh

toán nhầm lẫn thì doanh nghiệp nhập khẩu sẽ khiếu nại với doanh nghiệp xuất

khẩu

Khiếu nại là một trong hai phương pháp giải quyết tranh chấp phát sinh

trong quá tình thực hiên hợp đồng ngoại thương mà theo đó các bên tranh chấp

tiến hành đàm phán và thương lượng theo nguyên tắc mặt đối mặt nhằm đem lại

một hậu quả pháp lý là có thể thoả mãn hoặc không thoả mãn yêu cầu của người

đi khiếu nại

Trong hoạt động ngoại thương, người nhập khẩu thường khiếu nại những

người sau: Người bán ( người xuất khẩu), người vận tải, người bảo hiểm

II.2.3 Theo dõi và đánh giá hoạt động mua hàng

Trong quá trình thực hiện kế hoạch mua hàng việc theo dõi và đánh giá

kết quả mua tỏ ra khá quan trọng Nó là cơ sở để doanh nghiệp lên các đơn hàng

tiếp theo Việc theo dõi bao gồm các dữ liệu về hàng hoá được bán ra như thế

nào, tốc độ luân chuyển hàng hoá, việc định giá lại thấp hơn, những khiếu nại

của khách hàng, hàng bị trả lại, những điều chỉnh, và những khoản được trừ bớt

Những nội dung này phải luôn luôn được cập nhật kể từ khi nhập hàng cho đến

khi bán được hàng Việc theo dõi sẽ giúp doanh nghiệp biết được mặt hàng nào

thuộc loại "nóng"; mặt hàng nào chỉ có mức bán trung bình; hoặc mặt hàng nào

là sự quyết định sai lầm của doanh nghiệp Để việc theo dõi nhập hàng tốt doanh

nghiệp nên lập hồ sơ về các nguồn cung ứng Trong bộ hồ sơ đó doanh nghiệp

sẽ lưu trữ một phiếu theo dõi của mỗi nhà cung cấp có ghi chép đầy đủ kết quả

của tất cả các vụ giao dịch buôn bán với hãng cung cấp đó Bộ hồ sơ bao gồm

những số liệu về giá cả, số lượng hàng đã nhập, mức chiết khấu, và những thông

tin mua bán khác Một bộ hồ sơ như vậy là một chỉ dẫn có giá trị cho việc đặt

hàng sau này Doanh nghiệp dựa trên kết quả theo dõi đó để đánh giá toàn bộ

công tác mua hàng, so sánh kết quả đạt được với kế hoạch đề ra

Chương 2: tình hình tạo nguồn và mua hàng của Trung tâm Thương mại

INTIMEX- công ty xuất nhập khẩu INTIMEX

I Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Thương mại INTIMEX

I.1 Quá trình hình thành, chức năng nhiệm vụ của Trung tâm

I.1.1 Quá trình hình thành của Trung tâm Thương mại INTIMEX

Trung tâm Thương mại INTIMEX là một doanh nghiệp Nhà nước , là một

trong tám thành viên của Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX, trực thuộc Bộ

Thương mại Công ty XNK INTIMEX được thành lập theo quyết định số

469-TM TCCB của Bộ thương mại ngày 8/6/1995

Quá trình phát triển của Trung tâm Thương mại INTIMEX cũng đồng

thời với sự phát triển của nền thương mại - dịch vụ thủ đô và của đất nước trong

hơn 40 năm qua

Tiền thân là xí nghiệp thương nghiệp Giao tế ra đời vào năm 1959 với

nhiệm vụ là cửa hàng cung cấp hàng hoá đặc biệt nhằm phục vụ các cán bộ cao

cấp của Đảng và nhà nước Xí nghiệp là đơn vị hạch toán kinh tế, thực hiện xuất

khẩu tại chỗ thông qua việc mua bán hàng hoá cho khách nước ngoài Tuy nhiên

việc phục vụ vẫn là nhiệm vụ chính

Năm 1982, Công ty Hữu Nghị được thành lập trên cơ sở Xí nghiệp

thương nghiệp Giao Tế Đại hội Đảng VI - 1986 đã mở ra một công cuộc đổi

mới toàn diện nền kinh tế Cùng với việc đổi mới tư duy kinh tế, Đảng và nhà

nước ta đã ban hành nhiều chính sách tạo điều kiện cho việc phát triển thương

mại nước nhà Chuyển việc mua bán hàng hoá từ cơ chế tập trung quan liêu bao

cấp sang mua bán theo cơ chế thị trường, giá cả được hình thành trên cơ sở giá

trị và quan hệ cung - cầu Công ty Hữu Nghị đã được tăng quyền chủ động trong

kinh doanh sau quyết định 217 / HĐBT, có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, có

nghĩa vụ thực hiện kế hoạch được giao và được hưởng những quyền lợi tương

ứng

Từ năm 1982 đến năm 1987, Công ty Hữu Nghị trực thuộc Bộ Thương

Mại Năm 1987, Công ty Hữu Nghị sát nhập và trở thành một thành viên của

Công ty xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã INTIMEX

Năm 1990, nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần đã tạo cho Công ty

nhiều cơ hội mới nhưng cũng nhiều thách thức mới Cũng trong khoảng thời

gian này Công ty đã được tách thành hai đơn vị: Xí nghiệp thương mại dịch vụ

tổng hợp và Trung tâm thương mại dịch vụ tổng hợp

Đến ngày 8/6/1995, Công ty xuất nhập khẩu nội thương và hợp tác xã

INTIMEX chuyển thành Công ty xuất nhập khẩu và dịch vụ thương mại

INTIMEX (hiện nay là Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX) theo quyết định số

469 Tm -tccb của Bộ thương mại, thực hiện nhiệm vụ xuất nhập khẩu và tổ chức

hoạt động dịch vụ nhằm phù hợp với tình hình phát triển của nền kinh tế đất

nước Trong quá trình hoạt động Công ty nhận thấy hai đơn vị nằm trên cùng

một địa bàn, có chức năng nhiệm vụ như nhau, dẫn đến cạnh tranh không lành

mạnh trong cùng một tổng thể của Công ty, hoạt động trong cơ chế thì trường

không còn phù hợp nữa Để tổng hợp sức mạnh Công ty đã quyết định sát nhập

thành Trung tâm Thương mại INTIMEX Trung tâm được hình thành từ ba đơn

vị:

- Xí nghiệp thương mại dịch vụ tổng hợp

- Trung tâm thương mại dịch vụ tổng hợp

- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu số 9 của Công ty

Trung tâm Thương mại INTIMEX là một doanh nghiệp nhà nước trực

thuộc Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX Trung tâm Thương mại INTIMEX là

một tổ chức có tư cách pháp nhân, hạch toán phụ thuộc, được tổ chức hạch toán

kinh doanh theo quy định của pháp luật, có các quyền và nghĩa vụ theo luật

định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong tổng số vốn do

Trung tâm quản lý, có con dấu riêng, tài sản nằm trong sự quản lý của Công ty,

được mở tài khoản tại Ngân hàng công thương Hoàn Kiếm, được tổ chức và

hoạt động theo điều lệ quy định của Bộ Thương mại

Tên đơn vị: Trung tâm Thương mại INTIMEX

Tên giao dịch đối ngoại: Intimex Trading Centre

Tên viết tắt: Intimex

Địa chỉ: 22 - 32 Lê Thái Tổ - Hà Nội

I.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Thương mại INTIMEX

Trung tâm Thương mại INTIMEX có hai chức năng cơ bản:

- Trực tiếp kinh doanh thương mại nội địa và kinh doanh xuất nhập khẩu

- Làm các dịch vụ như: Dịch vụ khách sạn, du lịch, kiều hối

Hai chức năng này được biểu hiện ở các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, dài hạn về kinh

doanh xuất nhập khẩu, kinh doanh nội địa, theo đúng ngành nghề đã đăng ký

kinh doanh và luật pháp của Nhà nước dưới sự điều hành của Công ty Mẹ và các

hướng dẫn của luật doanh nghiệp

- Xây dựng các phương án kinh doanh về dịch vụ phát triển theo kế hoạch

và mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

- Tổ chức nghiên cứu và nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ

khoa học vào quản lý và thực hiện kinh doanh, cải tiến phương thức kinh doanh

nâng cao chất lượng hàng hoá và mẫu mã hàng hoá

- Thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết với

doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách Nhà nước

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Công ty

I.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Trung tâm Thương mại INTIMEX

Đứng đầu là giám đốc Trung tâm do giám đốc Công ty bổ nhiệm và miễn

nhiệm

Giúp việc cho giám đốc có các phó giám đốc, các phó giám đốc này mỗi

người chịu trách nhiệm tương ứng một phần công việc của Trung tâm thương

mại

Kế toán trưởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có trách nhiệm

giúp đỡ Giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê,

thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế của Trung tâm theo quy định hiện hành

3/ Phòng nghiệp vụ kinh doanh

Đơn vị trực thuộc gồm có: Siêu thị INTIMEX

Trong đó:

- Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về công

tác tổ chức các hoạt động hành chính, quản lý tài sản, tổ chức sắp xếp cán bộ,

thực hiện chế độ với cán bộ công nhân viên trong Trung tâm

- Phòng tài chính kế toán: giúp Giám đốc tổ chức hạch toán kinh doanh,

thực hiện giám đốc bằng đồng tiền, theo dõi, ghi chép số liệu tình hình cụ thể về

luân chuyển và sử dụng tài sản tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động kinh

doanh của Trung tâm

- Phòng nghiệp vụ kinh doanh: có trách nhiệm nghiên cứu thị trường,

quan hệ giao dịch với các bạn hàng trong và ngoài nước để khai thác nguồn

hàng phục vụ cho hoạt động XNK và kinh doanh nội địa

Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thương mại INTIMEX:

II Đặc điểm và kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm Thương mại

INTIMEX

II.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Trung tâm Thương mại INTIMEX

II.1.1 Đặc điểm về sản phẩm và lĩnh vực hoạt động của Trung tâm Thương mại

INTIMEX

Trung tâm Thương mại INTIMEX là một doanh nghiệp kinh doanh theo

loại hình kinh doanh tổng hợp Ban lãnh đạo của Trung tâm và Công ty cũng xác

định chiến lược kinh doanh của Trung tâm cũng như toàn bộ Công ty là đa dạng

hoá mặt hàng kinh doanh Cơ cấu mặt hàng kinh doanh ngày càng mở rộng

Về hàng hoá kinh doanh xuất nhập khẩu: mặt hàng chính cho xuất khẩu là

hàng nông sản, hàng may mặc, các thiết bị đồng bộ, cao su Mặt hàng chính

cho nhập khẩu là hàng tiêu dùng, linh kiện xe máy, hoá chất, vải sợi, các hàng

hóa thuộc nhóm mỹ phẩm, nguyên vật liệu, trong đó hàng tiêu dùng chủ yếu là

hàng công nghệ phẩm, thực phẩm công nghệ và công cụ gia đình

Về hàng hoá kinh doanh nội địa: Trung tâm kinh doanh tổng hợp các mặt

hàng thuộc nhóm hàng tiêu dùng Bao gồm các mặt hàng thuộc các ngành: Bánh

kẹo, đồ uống, thực phẩm tươi sống, thực phẩm chế biến và đồ hộp, mỹ phẩm và

Giám đốc Trung tâm

tổng hợp