biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng tại Trung tâm thuơng mại (INTIMEX) - C.ty XNK INTIMEX

Tài liệu tham khảo kinh tế thương mại biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng tại Trung tâm thuơng mại (INTIMEX) - C.ty XNK INTIMEX

Lời nói đầu

Ngày nay, với sự phát triển vợt bậc của khoa học kỹ thuật, phân công lao

động của từng nớc cũng nh trên phạm vi quốc tế ngày càng cao và gắn bó vớinhau Xu thế toàn cầu hoá trong sản xuất và lu thông hàng hoá đòi hỏi mọi quốcgia, mọi tập đoàn cũng nh mọi cá nhân không thể đứng ngoài Trong bối cảnhkinh tế thế giới hiện nay, một nền kinh tế đóng cửa không thể phát triển đợc Cách

đó chỉ kéo dài sự nghèo đói và bần cùng hoá Nhận thức đợc vấn đề đó, tại đại hội

Đảng VI (1986) Đảng ta đã chủ trơng chuyển nền kinh tế từ cơ chế xã hội hoátập trung sang xây dựng nền kinh tế vận hành theo cơ chế thị trờng có sự quản lýcủa nhà nớc Việc chuyển đổi nền kinh tế tạo ra cho các doanh nghiệp nhiều cơ hộilàm ăn mới nhng cũng nhiều thách thức mới Các doanh nghiệp phải hoạt độngtrong môi trờng cạnh tranh gay gắt Việc mua hàng và bán hàng không còn theo

kế hoạch của nhà nớc Doanh nghiệp phải tự lo tất cả các vấn đề từ hoạt độngnghiên cứu thị trờng cho đến hoạt động tạo nguồn, mua hàng, bán hàng Nhiệm

vụ chủ yếu của các DNTM là đảm bảo cung ứng cho sản xuất và tiêu dùng nhữnghàng hoá đủ về số lợng, tốt về chất lợng, kịp thời gian yêu cầu và thuận lợi chokhách hàng Chỉ có thực hiện tốt nhiệm vụ này DNTM mới có thể thu hút đợckhách hàng và đứng vững trên thị trờng Nhng để làm đợc điều này các DNTMphải thực hiện tốt công tác tạo nguồn hàng của doanh nghiệp Công tác mua hàng

ảnh hởng trực tiếp tới hoạt động bán hàng của doanh nghiệp Nếu không có nguồnhàng doanh nghiệp không thể kinh doanh đợc Mặt khác, nguồn hàng và tạonguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng giúp cho hoạt động kinh doanhtiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lu chuyển hàng hoá, đồng thời

đảm bảo uy tín với khách hàng, làm cho việc cung ứng hàng diễn ra một cách liêntục, ổn định và tránh đứt đoạn Không những thế, công tác tạo nguồn hàng tốtcòn giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, có tiền bù đắp chi phí, có lợi nhuận đểphát triển và mở rộng hoạt động kinh doanh, tăng thu nhập cho ngời lao động vàthực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Nhà nớc

Làm thế nào để hoạt động tạo nguồn mua hàng có hiệu quả và phát huy

đ-ợc vai trò quan trọng của nó? Qua thời gian thực tập tại Trung tâm Thơng mạiINTIMEX, tôi đã quan tâm và nhận thấy nhiều vấn đề tích cực và hạn chế tronghoạt động kinh doanh của Trung tâm, đặc biệt là hoạt động tạo nguồn và muahàng vì đây là hoạt động quan trọng có ảnh hởng trực tiếp tới các hoạt động khác

Đề tài: "Một số biện pháp hoàn thiện hoạt động tạo nguồn mua hàng tại Trungtâm Thơng mại INTIMEX - Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX" đợc nêu ravới mong muốn giải quyết vấn đề trên

Đối tợng nghiên cứu của đề tài là công tác đảm bảo nguồn hàng cho hoạt

động kinh doanh của Doanh nghiệp và phạm vi nghiên cứu của đề tài đợc giớihạn trong việc phân tích hoạt động tạo nguồn mua hàng cho hoạt động kinhdoanh nội địa của Trung tâm Thơng mại INTIMEX trong thời gian qua (từ1999-2000)

Mục đích nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở lý luận về hoạt động tạo nguồnmua hàng để tiến hành phân tích hoạt động tạo nguồn mua hàng của Trung tâm

trong thời gian qua và đa ra những nhận xét đánh giá về hoạt động này Trên cơ

sở lý luận và những phân tích đánh giá đó, tiến hành xây dựng các giải phápnhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng, tạo ra nguồn hàng ổn định,phong phú, có chất lợng, với giá cả thấp nhất cho Trung tâm Thơng mạiINTIMEX trong thời gian tới

Phơng pháp nghiên cứu của đề tài: Thông qua việc thống kê, tổng hợp sốliệu để tiển hành phân tích, so sánh, dự báo từ đó đa ra những đánh giá và hệthống các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tạo nguồn, mua hàng tại Trungtâm Thơng mại INTIMEX

Chơng I: Nguồn hàng và nội dung hoạt động tạo nguồn, mua hàng của các doanh

nghiệp thơng mại.

I.Vai trò của công tác tạo nguồn và mua hàng ở các DNTM

I.1 Nguồn hàng của các DNTM

I.1.1.Quan niệm về nguồn hàng

Nguồn hàng của các doanh nghiệp là toàn bộ khối lợng và cơ cấu hàng hoáthích hợp với nhu cầu của khách hàng đã và có khả năng mua đợc trong kỳ kếhoạch

Nh vậy, nguồn hàng của doanh nghiệp không bao gồm tất cả những hànghoá trên thị trờng mà nó chỉ giới hạn ở những hàng hoá phù hợp với nhu cầu củakhách hàng trong kỳ kế hoạch về khối lợng, cơ cấu mặt hàng và chủng loại quycách cụ thể Và những hàng hoá này phải nằm trong cân đối kế hoạch kinh doanhcủa doanh nghiệp, đồng thời đã hoặc chắc chắn có trong kỳ kế hoạch

I.1.2 Phân loại nguồn hàng

Ngời ta có thể đứng từ nhiều giác độ khác nhau để phân tích và phân loạinguồn hàng Về cơ bản có thể phân loại nguồn hàng theo những cách sau:

I.1.2.1 Theo mức độ quen thuộc của nguồn hàng

Phân loại theo tiêu thức này ngời ta có thể chia nguồn hàng thành cácnguồn hàng truyền thống và nguồn hàng mới

Nguồn hàng truyền thống là những hàng hoá mà doanh nghiệp đã kinhdoanh nhiều năm và có nhà cung cấp ổn định về những hàng hoá đó Nguồn hàngnày có u điểm là doanh nghiệp có nhiều hiểu biết về hàng hoá, về mức độ tiêu thụhàng hoá trên thị trờng và có quan hệ thân thiết với nhà cung cấp Do đó doanhnghiệp có thể tạo ra sự ổn định lâu dài cho nguồn hàng, cũng nh sẽ có khả năng đ-

ợc hởng nhiều dịch vụ hơn từ phía nhà cung cấp Với các nhà cung cấp truyềnthống doanh nghiệp có thể đợc hởng nhiều u đãi hơn về chiết khấu, đợc u tiên muahàng trong trờng hợp hàng hoá khan hiếm Chính vì những lý do đó mà các doanhnghiệp luôn cố gắng giữ mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp truyền thống và biếncác nguồn cung cấp mới thành nguồn cung cấp truyền thống

Nguồn hàng mới bao gồm những hàng hoá mà doanh nghiệp khai thác từnhững nhà cung cấp mới Nguồn hàng này cha ổn định nhiều khi mang tính chấttình huống Nhng trong một số trờng hợp thì đây là nguồn hàng ổn định trong t-

ơng lai nếu nh doanh nghiệp biết cách khai thác

I.1.2.2 Theo suất xứ của hàng hoá

Phân loại theo tiêu thức này, nguồn hàng gồm có nguồn hàng đợc sản xuấttrong nớc và nguồn hàng nhập khẩu

Nguồn hàng sản xuất trong nớc bao gồm những hàng hoá do các đơn vị sảnxuất trong nớc sản xuất ra Ưu điểm của nguồn hàng này là DNTM có thể chủ

động tìm hiểu khả năng sản xuất về chất lợng, quy cách, mẫu mã, kiểu dáng sảnphẩm cũng nh tiến độ giao hàng, các điều kiện tiếp nhận vận chuyển đơn giản.Tuy nhiên nguồn hàng trong nớc chất lợng cha cao, mẫu mã thiếu sự da dạng vàcha thật phù hợp với thị hiếu ngời tiêu dùng, giá cả còn cao so với sản phẩm cùng

Nguồn hàng nhập khẩu: những hàng hoá trong nớc cha sản xuất đợc hoặcsản xuất không đủ đáp ứng nhu cầu của ngời tiêu dùng đợc nhập khẩu từ nớcngoài Những hàng hoá này thờng có chất lợng tốt, mẫu mã kiểu dáng đẹp,phong phú, hấp dẫn ngời tiêu dùng Nhng để có đợc nguồn hàng này DNTMphải thực hiện nhiều nghiệp vụ phức tạp và gặp nhiều khó khăn trong công tácnghiên cứu thị trờng nớc ngoài cũng nh tìm hiểu về khả năng cung cấp hàng hoácủa thị trờng nớc ngoài Khi quan hệ với các thơng nhân nớc ngoài doanh nghiệpphải chú ý tới các vấn đề mang tính văn hoá dân tộc, các phong tục tập quán, tâm

lý của bạn hàng nớc ngoài Việc đàm phán, ký kết hợp đồng và thực hiện hợp

đồng cũng phức tạp hơn so với những quan hệ mua - bán trong nớc

I.1.2.3 Theo mức độ ổn định của nguồn hàng

Theo tiêu thức này, ngời ta có thể phân nguồn hàng thành hai loại: nguồnhàng hoá đợc cung cấp theo hợp đồng dài hạn và nguồn hàng hoá mang tính chấttình huống

Nguồn hàng đợc cung cấp theo hợp đồng dài hạn: tất cả những hàng hoá

mà doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng mua - bán dài hạn từ một năm trở lên đều

đợc xếp vào loại này Đây là nguồn hàng rất quan trọng và có ảnh hởng lớn tớihoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Vì nó thể hiện sự ổn định của nguồncung cấp Trong chiến lợc phát triển nguồn hàng của DNTM, việc tạo ra nguồnhàng ổn định thông qua các hợp đồng dài hạn là một nội dung rất quan trọng và

là trọng tâm của chiến lợc phát triển nguồn hàng

Nguồn hàng mang tính chất tính huống: thực chất đây là nguồn hàng đợckhai thác thông qua các hợp đồng mua bán chỉ mang tính chất tình huống Doanhnghiệp thiết lập mối quan hệ mua - bán một lần và sau đó thì không còn quan hệtrở lại trong một thời gian dài Nguồn hàng này thờng chỉ có trong những trờnghợp đặc biệt và chiếm một tỷ lệ nhỏ trong nguồn hàng của DNTM

I.1.2.4 Phân loại nguồn hàng theo tiêu thức nhà cung cấp

Theo tiêu thức này DNTM có thể chia nguồn hàng theo từng nhà cung cấp:nhà cung cấp lớn, nhỏ, nhà cung cấp truyền thống, nhà cung cấp mới Khi phânloại theo tiêu thac này, doanh nghiệp sẽ biết đợc khả năng khai thác hàng hoá từtừng nhà cung cấp là bao nhiêu, cũng nh thấy đợc sự ảnh hởng của từng nhà cungcấp tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó doanh nghiệp sẽ có thể đa

ra các chính sách phù hợp để duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp

Ngoài những cách phân loại trên ngời ta có thể phân loại nguồn hàng theonhững tiêu thức sản phẩm, mối quan hệ với nguồn hàng,

I.2 Vai trò của nguồn hàng và công tác tạo nguồn mua hàng ở DNTM

I.2.1 Quan niệm về hoạt động tạo nguồn và mua hàng

Hoạt động tạo nguồn mua hàng là toàn bộ những nghiệp vụ nhằm tạo ranguồn hàng phù hợp về cơ cấu, tốt về chất lợng, đồng bộ và kịp thời theo theo đúngnhu cầu của khách hàng

I.2.2 Vai trò của nguồn hàng và công tác tạo nguồn, mua hàng ở DNTM

Trong kinh doanh thơng mại, tạo nguồn mua hàng là hai hoạt động nghiệp

vụ đầu tiên, mở đầu cho hoạt động lu thông hàng hoá Nó có ảnh hởng trực tiếp

tới hoạt động bán hàng và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp Một sự thay

đôỉ quá mức của "đầu vào" sẽ ảnh hởng đến "giá đầu vào", "chi phí", "thời điểmcung cấp hàng hoá ", "khối lợng cung cấp" đã đợc tính đến ở "đầu ra" Việc khôngkiểm soát đợc sự ổn định về nguồn cung cấp có thể phá vỡ toàn bộ chơng trìnhkinh doanh của doanh nghiệp Nh vậy sự ổn định của nguồn cung cấp hàng hoá

là một tiềm lực quan trọng của doanh nghiệp Tầm quan trọng của nguồn hàng vàcông tác tạo nguồn hàng còn đợc thể hiện ở các vai trò cụ thể sau:

Thứ nhất, nguồn hàng là điều kiện không thể thiếu của hoạt động kinhdoanh Nếu không có nguồn hàng thì hoạt động kinh doanh không thể tiến hành

đợc Nhng để hoạt động kinh doanh tiến hành tốt thì nguồn hàng phải tốt Nghĩa

là nguồn hàng phải đảm bảo đợc các yêu cầu về số lợng, chất lợng, cơ cấu, tính

đồng bộ so với nhu cầu của khách hàng

Thứ hai, nguồn hàng và tạo nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của kháchhàng giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi, kịp thời gian, đẩynhanh tốc độ lu chuyển hàng hoá, vừa tạo điều kiện cho doanh nghiệp bán hàngnhanh chóng, đồng thời đảm bảo uy tín với khách hàng, làm cho việc cung ứnghàng hoá diễn ra liên tục, ổn định tránh đứt đoạn

Thứ ba, nguồn hàng và tạo nguồn hàng tốt sẽ đảm bảo cho hoạt động kinhdoanh có hiệu quả: giảm chi phí đầu vào, thu hồi vốn nhanh, có tiền để bù đắp chiphí cho kinh doanh, có lợi nhuận để phát triển và mở rộng kinh doanh

Thứ t, nguồn hàng và tạo nguồn hàng tốt giúp cho doanh nghiệp cân đối

đợc cung - cầu về mặt hàng mà doanh nghiệp đang kinh doanh

Thứ năm, nguồn hàng là phơng tiện để các doanh nghiệp cạnh tranh vớinhau Các doanh nghiệp có thể cạnh tranh với nhau trên nhiều phơng diện khácnhau nh giá cả, sản phẩm, dịch vụ, Một nguồn hàng tốt và ổn định khôngnhững giúp doanh nghiệp có thể cạnh tranh với những đối thủ khác trên phơngdiện giá cả mà còn trên phơng diện sản phẩm Đó chính là sự độc đáo, đa dạngcủa sản phẩm cũng nh sự ổn định về việc cung cấp hàng hoá cho ngời tiêu dùngcủa nhà thơng mại Đây là phơng tiện quan trọng để thu hút sự chú ý của kháchhàng tới các sản phẩm của doanh nghiệp

Nh vậy, đối với các DNTM muốn phát triển và mở rộng kinh doanh, việcbảo đảm nguồn hàng chất lợng tốt, nguồn hàng cung ứng ổn định lâu dài, giá cảphải chăng là điều kiện đảm bảo cho sự phát triển của doanh nghiệp

II Nội dung của hoạt động tạo nguồn và mua hàng

Kinh doanh thơng mại là đầu t tiền của công sức vào hoạt động mua, bánhàng hoá dịch vụ để kiếm lời Nghĩa là kinh doanh thơng mại phải thực hiện hoạt

động mua để bán, mua hàng không phải để tiêu dùng mà để bán lại cho ngời tiêudùng trên thị trờng Cũng giống nh các đơn vị sản xuất, các DNTM hoạt độngtrên thị trờng "đầu vào" nhằm chuẩn bị đầy đủ các yếu tố đầu vào cho kinh doanh

nh vốn kinh doanh, sức lao động và quan trọng nhất là hàng hoá, dịch vụ để thoảmãn nhu cầu của khách hàng Xét về chức năng và mục đích của hoạt động kinhdoanh, bán hàng là điểm xuất phát, là hoạt động kinh doanh cơ bản, chi phối cáchoạt động khác nh tạo nguồn, mua hàng, nghiên cứu thị trờng, vận dụngmarketing Còn tạo nguồn, mua hàng thực chất là hoạt động nhằm đảm bảonguồn hàng đầu vào cho kinh doanh Tạo nguồn, mua hàng là hai hoạt động

khác nhau nhng có mối liên kết chặt chẽ với nhau trong ''chuỗi xích" của hoạt động

đảm bảo nguồn hàng cho kinh doanh

Tạo nguồn là đi xác định ngời cung cấp hàng hoá và các điều kiện để đảmbảo có hàng.Yêu cầu và cũng chính là mục tiêu của hoạt động tạo nguồn là tạo ranguồn hàng phong phú, ổn định, giá hợp lý, chất lợng tốt, phù hợp với thị hiếungời tiêu dùng

Mua hàng là hành vi thơng mại nhằm chuyển đổi hình thái giá trị từ tiềnsang hàng Nhng trong KDTM việc mua hàng là để bán, hàng hoá mua về sẽ đ -

ợc chuyển đổi thêm một lần nữa từ hàng sang tiền và lợng tiền thu đợc phải lớnhơn so với lợng tiền bỏ ra để mua hàng Để thực hiện đợc điều đó DNTM phảimua đợc hàng hoá tốt nhất với chi phí thấp nhất

II.1 Nội dung công tác tạo nguồn của DNTM

II.1.1 Nghiên cứu thị trờng

II.1.1.1 Ph ơng pháp nghiên cứu thị tr ờng

Để nghiên cứu thị trờng, DNTM thờng sử dụng hai phơng pháp: nghiêncứu tại bàn và nghiên cứu tại hiện trờng

Phơng pháp nghiên cứu tại bàn hay còn gọi là phơng pháp nghiên cứu vănphòng là cách nghiên cứu, thu thập thông tin qua các tài liệu nh sách báo, tạp chí,

đài phát thanh truyền hình, niên giám thống kê, các tài liệu sẵn có của doanhnghiệp (báo cáo tổng kết định kỳ và cuối năm về tình hình kinh doanh của doanhnghiệp) và một số nguồn tài liệu khác Qua nguồn tài liệu trên doanh nghiệp có thểtìm hiểu đợc tình hình hàng hoá trên thị trờng, khả năng cung ứng hàng hoá, khảnăng nhập khẩu, tình hình dự trữ Nghiên cứu tại bàn giúp doanh nghiệp nhìnkhái quát về tình hình cung - cầu hàng hoá cần nghiên cứu trên thị trờng Đây làphơng pháp tơng đối dễ làm, thời gian tiến hành nhanh, chí phí thấp, nhng đòihỏi ngời nghiên cứu phải có chuyên môn vững, biết cách thu thập, đánh giá vàphân tích thông tin Tuy nhiên phơng pháp này có hạn chế là dựa vào tài liệu đã

đợc xuất bản nên có độ trễ so với thực tế

Phơng pháp nghiên cứu tại hiện trờng là việc trực tiếp cử nhân viên xuốngtận nơi nghiên cứu Cán bộ nghiên cứu trực tiếp thu thập thông tin và số liệu ở các

đơn vị tiêu dùng lớn, ở khách hàng, ở các nhà cung cấp hàng hoá bằng cách điềutra trọng điểm, điều tra chọn mẫu, điều tra điển hình hay điều tra toàn bộ Việcthu thập thông tin có thể thông qua các cuộc phỏng vấn, gửi phiếu điều tra, hộinghị khách hàng Nghiên cứu tại hiện trờng có thể thu thập đợc những thông tinsinh động, thực tế, hiện tại, độ chính xác cao hơn so với phơng pháp nghiên cứu tạibàn Tuy nhiên phơng pháp này đòi hỏi chi phí lớn, cán bộ đi thu thập thông tinphải vững chuyên môn và có đầu óc thực tế

Mỗi phơng pháp nghiên cứu thị trờng có những u điểm và hạn chế riêng.Việc kết hợp cả hai phơng pháp nghiên cứu sẽ hạn chế đợc những thiếu sót vàphát huy đợc những điểm mạnh của từng phơng pháp

II.1.1.2 Nội dung nghiên cứu

Khi xây dựng kế hoạch kinh doanh, DNTM đã phải tiến hành nghiên cứu

tiến hành công tác tạo nguồn mua hàng để thực hiện kế hoạch kinh doanh,DNTM lại nghiên cứu thị trờng một lần nữa Việc nghiên cứu này dựa trên kếtquả nghiên cứu thị trờng ở mức độ tổng quát khi lập kế hoạch kinh doanh Trêncơ sở nhu cầu chung đã đợc xác định, doanh nghiệp tiến hành nghiên cứu để xác

định nhu cầu cụ thể, nhãn hiệu hàng hóa và các nhà cung cấp cụ thể Nội dungnghiên cứu bao gồm:

* Xác định nhóm sản phẩm cụ thể và xuất sứ của hàng hoá

Để thoả mãn nhu cầu của khách hàng có rất nhiều sản phẩm khác nhautrong cùng một dòng sản phẩm Mỗi loại có chất lợng khác nhau, thoả mãn nhucầu của khách hàng ở các mức độ khác nhau đồng thời thu hút khách hàng ởnhững mức độ khác nhau Chính vì vậy, DNTM cần nghiên cứu để xác định vàchọn ra một số sản phẩm thoã mãn tốt nhất nhu cầu của nhóm khách hàng trọng

điểm Việc lựa chọn sản phẩm dựa trên mức độ thoả mãn nhu cầu khách hàng.Sau khi xác định đợc nhóm sản phẩm doanh nghiệp cần đi xác định xuất sứ củanhóm sản phẩm đó ( nớc nào sản xuất ra sản phẩm? và cụ thể hơn sản phẩm đợcsản xuất bởi hãng nào?) Trên thị trờng một loại sản phẩm có nhiều nhãn hiệu sảnxuất khác nhau và có chất lợng khác nhau Vì vậy trong quá trình xem xét, đánhgiá và lựa chọn sản phẩm thu mua doanh nghiệp cần đa ra một số căn cứ lựachọn Có thể dựa trên một số căn cứ sau:

- Chu kỳ sống của sản phẩm: cần xác định sản phẩm đang ở giai đoạn nàocủa chu kỳ ( giới thiệu sản phẩm/ thị trờng phát triển/ thị trờng bão hoà/ thị trờngsuy giảm)

- Mức độ quen thuộc của nhãn hiệu hàng hoá ( Nhãn hiệu bị loại bỏ/ nhãnhiệu không đợc công nhận/ nhãn hiệu đợc công nhận/ nhãn hiệu đợc a thích/ nhãnhiệu đợc tín nhiệm)

Mỗi một sản phẩm khi tung ra thị trờng đều phải trải qua các giai đoạnkhác nhau của chu kỳ sống Do đó việc xác định chính xác sản phẩm đang ở giai

đoạn nào rất quan trọng Phân kỳ sống của sản phẩm ảnh hởng trực tiếp tớidoanh thu của doanh nghiệp

Cũng nh chu kỳ sống của sản phẩm, nhãn hiệu của sản phẩm có ảnh hởnglớn tới quyết định lựa chọn hàng hoá đầu vào của DNTM Khách hàng thờngmua hàng thông qua nhãn hiệu sản phẩm Đối với họ một sản phẩm tốt đồngnghĩa với việc một nhãn hiệu tốt và ngợc lại Họ thờng đánh giá sản phẩm thôngqua mức độ quen thuộc của nhãn hiệu trên thị trờng Chính vì điều này màDNTM cần tìm hiểu và xác định rõ mức độ quen thuộc của nhãn hiệu hàng hoátrên thị trờng để từ đó có những quyết định đúng đắn khi lựa chọn hàng hoá đầuvào

* Xác định ngời cung cấp hàng hoá

Sau khi đã xác định đợc sản phẩm cũng nh nhãn hiệu của chúng, DNTMcần tìm hiểu ai là ngời cung ứng hàng hoá đó trên thị trờng Một loại sản phẩm th-ờng có nhiều nhà phân phối trên thị trờng, trừ một số ít trờng hợp kinh doanh độcquyền, giá cả các nhà phân phối đa ra có thể ngang bằng hoặc khác nhau nhngmột điều chắc chắn rằng các điều kiện cung cấp hàng hoá là khác nhau Chính vìvậy DNTM cần phân tích và xác định cho mình nhà phân phối

Một nhà phân phối tin cậy và ổn định là tài sản đối với doanh nghiệp Dovậy khi tiếp cận các nhà cung cấp doanh nghiệp cần tìm hiểu về:

- Uy tín cuả nhà cung cấp trên thị trờng

- Khả năng tài chính của nhà cung cấp

- Khả năng cung cấp các dịch vụ kèm theo

Sau khi tìm hiểu các nhà cung cấp theo các yếu tố trên, DNTM có thể sànglọc và giới hạn đợc số lợng các nhà cung cấp Mỗi một nhà cung cấp đều kèm theonhững điều kiện cung cấp khác nhau để đi đến quyết định lựa chọn các nhà thơngmại cần tìm hiểu về điều kiện cung cấp của mỗi nhà cung cấp:

- Khối lợng hàng hoá nhà cung cấp có thể cung cấp cho doanh nghiệp

- Có thể cung cấp hàng hoá theo chất lợng, kiểu dáng hay mẫu mã yêu cầu

- Có sẵn hàng với mức giá cả và những điều khoản mong muốn với số lợngcần thiết

- Tin cậy đợc - có nghĩa là hàng liên tục sẵn có

- Có sự bảo vệ hợp lý và hợp lệ cho những lợi ích của ng ời mua hàng, nh bảo

đảm về chất lợng, về quyền đợc hởng lãi hợp pháp, và quyền làm đại lý có tráchnhiệm hữu hạn hay quyền đợc tham gia kinh doanh độc quyền

- Cung cấp dịch vụ tốt, không chỉ trong việc giao hàng mà còn trong việc xử

lý các vụ giao dịch và thực hiện điều chỉnh

- Tạo ra các điều kiện thích hợp cho sự hỗ trợ về quản lý hay kinh doanhhàng hoá và sự trợ giúp về mặt kỹ thuật khi cần thiết

- Có những đại diện cung cấp, là những ngời mà chủ doanh nghiệp có thểlàm việc và hợp tác một cách thành công với họ

Trong việc lựa chọn nhà cung ứng, DNTM cũng cần phải xem xét và quyết

định nên mua hàng một mối hay nhiều mối Các tiêu chuẩn trên đợc xem nh làquan trọng khi cân nhắc Mua hàng một mối hay nhiều mối đều có những u, nhợc

điểm Điều quan trọng là DNTM phải biết cân nhắc giữa những cái đợc và cáimất đồng thời gắn với khả năng của doanh nghiệp để đi đến quyết định cuối cùng.Trong trờng hợp DNTM đang có những lợi thế trong những thay đổi nào đó vềcác mặt hàng, giá cả hay các dịch vụ mà các nhà phân phối khác nhau có thể đa

ra và muốn cho các nhà phân phối cạnh tranh với nhau để bán cho mình thì việc

đa dạng hoá nguồn hàng (mua hàng nhiều mối ) là một chính sách hợp lý để tuântheo Sự đa dạng hoá này tạo khả năng cho doanh nghiệp đối ứng lại đợc nhữngmặt hàng phổ biến do các doanh nghiệp cạnh tranh buôn bán, không kể nhữngmặt hàng duy nhất đợc độc quyền kinh doanh hay các mặt hàng bị hạn chế Hơnnữa, việc mua hàng nhiều mối còn bảo vệ doanh nghiệp trong trờng hợp một hãngcung ứng ngừng hoạt động kinh doanh, thay đổi mặt hàng buôn bán, hoặc thay

đổi các chính sách kinh doanh của nó Tuy nhiên, DNTM cũng cần phải cân nhắcnhững u điểm của việc mua hàng từ một nguồn duy nhất hay từ một số lợng có hạnnhững nhà cung ứng Bằng cách kinh doanh liên tục những mặt hàng ổn định,những khách hàng của doanh nghiệp không phải chuyển từ loại nhãn hiệu nàysang nhãn hiệu khác, và việc quản lý mua hàng của nhân viên cũng đơn giản hơn.Với t cách là khách hàng thờng xuyên của một nhà cung ứng, doanh nghiệp có thểnhận đợc những u ái đặc biệt hay khoản giảm giá theo số lợng lũy tích, sự trợ giúp

và cố vấn quý giá khi kinh doanh sản phẩm, mách nớc về những thay đổi trên thịtrờng, và sự suy xét đặc biệt trong những lúc khó khăn Đó là những u điểm củahai cách mua hàng Tuy nhiên, mỗi cách đều còn có những điểm bất lợi Nhữngnguy cơ có thể xảy ra khi đa dạng hoá nguồn hàng bao gồm việc dự trữ quá nhiềumặt hàng, có thể kèm theo sự khó khăn cho việc duy trì dự trữ hoàn chỉnh, khôngthể chú trọng vào chơng trình quảng cáo bất kỳ một nhãn hiệu nào Việc muahàng từ một nguồn duy nhất cũng có những hạn chế: không có khả năng để nắmlấy lợi thế của những lời chào hàng khác- thờng cho những mặt hàng khác; bị thiệthại nếu ngời cung ứng thay đổi chính sách hay trở nên yếu kém trong quản lý; chịurủi ro nếu sự cố vấn, trợ giúp, và hớng dẫn kinh doanh hàng hoá có thể kém giá trịhay không sử dụng đợc nữa Trong thời kỳ khan hiếm nhà cung ứng có thể lấy sốhàng dự trữ của họ bán cho một công ty khác thay vì phục vụ khách hàng th ờngxuyên của họ

* Lựa chọn và xác định các phơng án / hình thức tạo nguồn

Căn cứ vào điều kiện hiện có của doanh nghiệp, căn cứ vào khả năng và

điều kiện cung ứng của nhà cung cấp, DNTM lựa chọn các phơng án tạo nguồn

Có nhiều hình thức tạo nguồn khác nhau Tuỳ thuộc vào điều kiện của mình màdoanh nghiệp có thể lựa chọn một / một vài hình thức trong số các hình thức sau:

- Hợp đồng mua hàng: Khi ký kết hợp đồng mua hàng là doanh nghiệp

đang tiến hành công tác mua hàng, nhng đứng trên giác độ công tác tạo nguồn thìhợp đồng cũng đợc xem nh một hình thức tạo nguồn Điều này đặc biệt đúngtrong trờng hợp hợp đồng dài hạn Một hợp đồng mua hàng dài hạn tạo ra chodoanh nghiệp một nguồn hàng ổn định, lâu dài, mà đây lại chính là mục tiêu củacông tác tạo nguồn Chính vì vậy, có thể nói hợp đồng cũng chính là một hình thứctạo nguồn

- Đặt hàng: DNTM cũng có thể chọn hình thức đặt hàng để tạo nguồnhàng cho mình Doanh nghiệp thờng dùng hình thức này khi hàng hoá không cósẵn trên thị trờng Việc đặt mua những hàng hoá đó nhằm tạo ra nguồn hàng chodoanh nghiệp DNTM chỉ quyết định mua khi hàng hoá đáp ứng đợc các yêu cầu

đặt hàng Khi sử dụng hình thức này doanh nghiệp cần xác định lợng hàng cần

đặt cho mỗi đơn hàng Lợng đặt hàng sẽ đợc căn cứ vào lợng hàng tồn kho, khảnăng tiêu thụ sản phẩm trên thị trờng Tất cả những công tác trên nhằm mục đíchchuẩn bị cho hoạt động mua hàng bằng các đơn hàng

- Liên doanh, liên kết: Đây là hình thức DNTM kết hợp cùng các đơn vịsản xuất để sản xuất ra hàng hoá Khi sử dụng hình thức này doanh nghiệp có thểtận dụng đợc lợng vốn d thừa và tạo ra đợc nguồn hàng phù hợp với yêu cầu củakhách hàng

- Dự trữ: Dự trữ là một tất yếu của nền kinh tế cũng nh của mỗi doanhnghiệp DNTM có thể tạo ra nguồn hàng cho mình từ nguồn hàng hoá dự trữ củadoanh nghiệp, của các đơn vị bạn, của nhà nớc, và của ngời tiêu dùng

- Các hình thức khác

II.1.2 Lập kế hoạch tạo nguồn

Sau khi lựa chọn đợc các nhà phân phối và các hình thức tạo nguồn thíchhợp, DNTM tiến hành lập kế hoạch tạo nguồn hàng Thực chất kế hoạch là chơngtrình hoạt động của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định Ngời ta

có thể lập kế hoạch tháng, kế hoạch quý hoặc kế hoạch năm Kế hoạch tạo nguồn

là một bảng tổng hợp về nhu cầu hàng hoá theo từng nguồn cung cấp, là hệ thốngcác bảng biểu cân đối về hàng hoá kinh doanh Mục tiêu của việc lập kế hoạch tạonguồn là tạo ra sự cân đối và ổn định về nguồn hàng Lập kế hoạch tạo nguồnnhằm xác định khối lợng hàng hoá của từng nhà cung cấp với thời gian và cáchình thức cung cấp tơng ứng Khi lập kế hoạch tạo nguồn DNTM cần căn cứ vàonhu cầu hàng hoá để bán, nhu cầu hàng hoá cho dự trữ, và khả năng cung cấp củatừng nguồn Các chỉ tiêu của kế hoạch tạo nguồn bao gồm: khối lợng, thời giancung ứng, hình thức cung cấp, ngân sách Những chỉ tiêu này đợc xác định chotừng loại hàng hoá và cho từng nguồn cung cấp hàng hoá Dới đây xin đợc đa ramột ví dụ về biểu kế hoạch tạo nguồn theo năm:

Kế hoạch tạo nguồn hàng năm

Cho dựtrữ

Kế hoạch tạo nguồn chỉ xác định các nguồn cung ứng hàng hoá và lợng hàng hoá

có thể có từ mỗi nguồn trong một thời gian dự kiến và theo hình thức dự kiến Nócha khẳng định chắc chắn doanh nghiệp có thiết lập quan hệ bạn hàng với nhữnghãng cung ứng đó hay không đồng thời cũng cha xác định tổng giá trị sẽ mua vớitừng loại hàng hóa Những yếu tố này sẽ đợc xác định trong kế hoạch mua hàng.II.1.3 Thực hiện kế hoạch tạo nguồn

Để thực hiện kế hoạch tạo nguồn, DNTM cần tiếp cận với từng nhà cungcấp và tiến hành thơng lợng các điều kiện cung cấp hàng hoá của họ DNTM cóthể lựa chọn các cách thức tiếp cận khác nhau: trực tiếp liên hệ với nhà cung cấphoặc thông qua các nhà môi giới Trớc khi tiến hành thơng lợng, doanh nghiệp đã

có những hiểu biết nhất định về điều kiện cung cấp hàng hoá cũng nh khả năngcủa từng nhà cung cấp thông qua hoạt động nghiên cứu thị trờng Thơng lợngnhằm đi đến những thống nhất về việc cung cấp hàng hoá Nội dung thơng lợngbao gồm khối lợng hàng hoá, chất lợng hàng hoá, xác định hình thức cung cấp,giá cả, phơng thức thanh toán, phơng thức giao nhận, vận chuyển bốc dỡ, Việcthơng lợng mới chỉ ở mức độ khái quát những vấn đề cụ thể sẽ đợc thơng lợng khithực hiện kế hoạch mua hàng

* Ký kết các hợp đồng liên doanh, liên kết

Trong quá trình thơng lợng và xác định hình thức tạo nguồn nếu doanhnghiệp nhận thấy đối tác của mình đang thiếu vốn sản xuất và có nhu cầu liêndoanh để sản xuất hàng hoá, và tiềm lực tài chính cho phép thì doanh nghiệp th -

ơng mại có thể ký kết các hợp đồng liên doanh, liên kết để tạo ra nguồn hàng chomình Việc ký kết hợp đồng liên doanh, liên kết sản xuất hàng hoá không cónghĩa là doanh nghiệp đã đồng ý mua hàng của đối tác Việc mua hàng còn tuỳthuộc vào mức độ phù hợp của hàng hoá so với nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp.II.2 Nội dung công tác mua hàng

II.2.1 Lập kế hoạch mua hàng

Kế hoạch mua hàng đợc lập trên cơ sở kế hoạch tạo nguồn Nó là sự cụ thểhoá của kế hoạch tạo nguồn Kế hoạch mua hàng là bộ phận quan trọng của kếhoạch kinh doanh Nó không chỉ có quan hệ mật thiết với kế hoạch tạo nguồn màcòn có mối quan hệ với các kế hoạch khác nh kế hoạch bán hàng, kế hoạch tàichính Kế hoạch mua hàng có độ phức tạp cao, đặc biệt trong kinh doanh đa

dạng hoá mặt hàng Khi lập kế hoạch mua, DNTM phải quan tâm đến từngchủng loại, quy cách cụ thể cho những thời gian cụ thể.

* Nội dung kế hoạch mua hàng

Nếu nh kế hoạch tạo nguồn mới chỉ xác định đợc lợng hàng của mỗi nhàcung cấp và các hình thức tạo nguồn hàng thì kế hoạch mua hàng xác định khối l-ợng, chất lợng của từng quy cách, chủng loại hàng hoá cụ thể; xác định tổng giátrị thu mua từng loại Để lập kế hoạch mua cần xác định các chỉ tiêu: Khối lợng,chủng loại, thời gian, tổng giá trị theo danh mục mặt hàng Dới đây là một ví dụtham khảo về biểu kế hoạch mua hàng cho năm:

Trị giáhàngmua cảnăm

Quý I Quý II Quý

III QuýIV

Với những doanh nghiệp đa dạng hoá kinh doanh và có nhiều mặt hàngthờng xuyên biến động về nhu cầu thì doanh nghiệp không chỉ lập kế hoạch năm

mà còn phải lập kế hoạch mua cho từng quý, từng tháng Kế hoạch mua hàng sẽ

là căn cứ để doanh nghiệp lập các đơn hàng gửi cho các nhà cung cấp đơn hàng làbản kê khai các chủng loại, quy cách hàng hoá, lợng đặt mua đối với từng tênhàng, thời gian nhận hàng cụ thể Khi gửi đơn hàng cho nhà cung cấp DNTM đãthực hiện hành vi mua hàng Vấn đề này sẽ đợc làm rõ ở dới đây

II.2.2 Thực hiện kế hoạch mua

II.2.2.1 Tổ chức giao dịch, đàm phán để ký kết hợp đồng mua hàng

Đàm phán đợc tiến hành nhằm thoả thuận các điều khoản về hàng hoá, giácả và điều kiện thanh toán Nói một cách đơn giản, đàm phán là sự trao đổi, mặccả, tranh luận với cùng một mục đích là đi đến thoả thuận giữa các bên Đàmphán là một khâu rất cần thiết, kết quả của nó là cơ sở để ký kết một hợp đồng

Khi đàm phán/ thơng lợng về giá cả và các điều kiện khác doanh nghiệpnên/cần cố gắng thu thập và lu trữ càng nhiều thông tin càng tốt về giá cả hiệnhành trên thị trờng Trong quá trình đàm phán, ngời phụ trách mua hàng nênquan tâm tới các khoản giảm giá: giảm giá khi trả sớm và thời hạn /mốc thanhtoán - độ dài thời gian tín dụng đợc hởng Với một doanh nghiệp đang trong tìnhtrạng khó khăn về tài chính thì việc quan tâm tới các mốc thanh toán là một điều đ-

ơng nhiên vì nó đem lại cho họ một nguồn vốn lu động Còn đối với một doanhnghiệp có tiềm lực tài chính dồi dào thì việc giảm giá khi trả sớm thờng quan trọnghơn so với thời hạn hởng tín dụng, vì nó sẽ đem lại cho doanh nghiệp một khoảntiết kiệm

* Các hình thức đàm phán

Khi tiến hành hoạt động mua hàng doanh nghiệp có thể mua từ nguồntrong nớc hoặc nhập khẩu Đối tợng của cuộc đàm phán là khác nhau vì nó liênquan đên các yếu tố về quốc tịch, văn hoá, tập quán Nhng các hình thức đàmphán đợc sử dụng là giống nhau Thông thờng có các hình thức đàm phán sau:

đàm phán qua th tín, đàm phán qua điện thoại, đàm phán bằng cách gặp gỡ trựctiếp

- Đàm phán qua th tín: Ngày nay đàm phán qua th tín vẫn còn đợc sửdụng rộng rãi đặc biệt trong ngoại thơng Những cuộc tiếp xúc ban đầu thờng qua

th từ Ngay cả khi hai bên đã có điều kiện gặp gỡ thì việc duy trì quan hệ cũngphải qua th từ thơng mại.

Ưu điểm của giao dịch qua th tín là tiết kiệm đợc nhiều chi phí, trong cùngmột lúc có thể giao dịch với nhiều khách hàng ở nhiều nơi khác nhau, nhiều quốcgia khác nhau, ngời viết th có thể cân nhắc, suy nghĩ, tham khảo ý kiến của nhiềungời và có thể dấu kín ý định của mình một cách khéo léo Trớc đây khi cha cómạng INTERNET thì việc đàm phán qua th thờng mất thời gian và có thể bỏ lỡcơ hội kinh doanh Nhng hiện nay ngời ta có thể khắc phục nhợc điểm này bằngcách gửi th điện tử thông qua mạng dịch vụ INTERNET

Sử dụng th tín trong giao dịch đàm phán luôn phải bảo đảm tính lịch sự,chính xác, khẩn trơng, giấy viết th phải đợc chuẩn bị chu đáo Xu hớng hiện nay

là viết ngắn gọn, rõ ràng, nếu là giao dịch kinh doanh xuất nhập khẩu thì thứtiếng dùng để viết th nên là thứ tiếng mà khách hàng quen dùng nh vậy sẽ gâythiện cảm và sẽ thu hút sự chú ý

Nội dung của th tín thơng mại đòi hỏi tính chính xác cao, cụ thể rõ ràng,chi tiết về những yêu cầu, đề nghị của mình Nên sử dụng những đơn vị đo lờngthông dụng, nếu khác cần có giải thích kèm theo, tránh gây hiểu lầm

Tất cả mọi th tín đều phải đợc trả lời một cách nhanh chóng Việc trì hoãntrả lời hoặc không trả lời sẽ gây ấn tợng xấu, không giữ đợc sự tín nhiệm, u tiêncủa bạn hàng

- Đàm phán qua điện thoại:

Hiện nay khi công nghệ thông tin ngày càng phát triển, việc giao dịch qua điệnthoại giữa các nhà kinh doanh trở nên khá phổ biến Hình thức giao dịch nàygiúp các chủ thể tiết kiệm đợc thời gian, nhanh chóng nắm bắt đợc thời cơ mua bánvì cuộc đàm phán diễn ra khẩn trơng Hình thức này thờng đợc sử dụng trong giai

đoạn đầu của giao dịch khi doanh nghiệp muốn có những thông tin sơ lợc về giácả, phơng thức thanh toán, hợp đồng Trong thơng mại quốc tế hình thức này ít

đợc sử dụng hơn do cớc phí điện thoại cao, thời gian bị hạn chế.Trao đổi qua điệnthoại là trao đổi bằng miệng, không có gì làm bằng chứng Bởi vậy sau khi trao

đổi bằng điện thoại cần có th xác nhận nội dung đã đàm phán

- Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp:

Việc gặp gỡ trực tiếp giữa hai bên để trao đổi về mọi điều kiện buôn bán làmột hình thức đặc biệt quan trọng Hình thức đàm phán này đẩy nhanh tốt độgiải quyết mọi vấn đề giữa hai bên và nhiều khi là lối thoát cho những đàm phánbằng th tín hoặc điện thoại kéo dài quá lâu mà không đi đến kết quả Hình thức

đàm phán này thờng đợc sử dụng khi có nhiều điều kiện phải giải thích căn kẽ đểthuyết phục nhau hoặc về những hợp đồng lớn, phức tạp Đàm phán trực tiếp th-ờng chỉ 2 - 3 ngày là có kết quả

đàm phán trực tiếp đòi hỏi một sự chuẩn bị kỹ lỡng trớc khi tiến hành Đây

là hình thức đàm phán khó khăn nhất nên đòi hỏi ngời tiến hành đàm phán phảichắc chắn về nghiệp vụ, tự chủ, phản ứng nhanh nhạy Trong đàm phán trực tiếpnên tránh bàn bạc trao đổi ý kiến với nhau trớc mặt đối phơng

Cần xác định rõ mục đích, yêu cầu của từng đợt đàm phán, dự kiến nhữngbiện pháp để đạt kết quả mong muốn Mỗi bên đều phải nghiên cứu kỹ về hàng

hoá mình định mua, bán, các điều kiện giao dịch đa ra trao đổi dự kiến trớcnhững tình huống mà mình có thể gặp khi tiến hành đàm phán.

Trong quá trình đàm phán nên tránh những căng thẳng không cần thiết ýkiến hai bên có thể đổi lập nhau nhng vẫn phải giữ thái độ mềm mỏng, lịch sự

Việc giành đợc quyền chủ động trong đàm phán là rất quan trọng Tuynhiên đây không phải là một việc dễ dàng vì nó phụ thuộc vào "thế" của mỗi bên,vào kinh nghiệm và khéo léo của ngời tham gia đàm phán

Việc ký kết hợp đồng cần đợc tiến hành kịp thời khi điều kiện đã chín muồi.Không nên nôn nóng trong ký kết dù thấy thời gian đàm phán sắp hết Nếu mộtbên nắm đợc bên kia có ý định phải ký hợp đồng trong đợt đàm phán thì sẽ ép buộcbên kia phải có nhiều nhợng bộ

Hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm của ngời hỏi giá

- Thơng lợng: Hai bên tiến hành thơng lợng về các điều kiện cung cấp hànghoá, nh điều kiện về giá cả, khối lợng, chất lợng, thời hạn giao hàng, thời hạnthanh toán, vận chuyển

- Đặt hàng: Lời đề nghị ký kết hợp đồng từ phía ngời mua đợc đa ra dớihình thức đặt hàng Trong đặt hàng ngời mua nêu cụ thể hàng hoá định mua vàtất cả những nội dung cần thiết cho việc ký kết hợp đồng Trong thực tế, ng ời ta chỉ

đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thờng xuyên, lâu dài

- Xác nhận: Khi bên mua đặt hàng và bên bán chấp nhận đơn đặt hàngnghĩa là hai bên đã xác nhận các điều kiện cung cấp hàng hoá

- Chấp nhận: Đối với ngời mua, chấp nhận mua là sự đồng ý hoàn toàn tấtcả mọi điều kiện báo giá của ngời bán Khi đó một hợp đồng đợc thành lập

- Ký kết hợp đồng mua - bán: Hai bên mua và bán sau khi thống nhất thoảthuận với nhau về điều kiện giao dịch, có khi cẩn thận ghi lại mọi điều đã thoảthuận gửi cho bên kia Đó là văn bản xác nhận, thờng đợc làm thành hai bản, bênxác nhận ký trớc rồi gửi cho bên kia Bên kia ký xong giữ lại một bản và gửi trảlại một bản

* Ký kết hợp đồng

Việc giao dịch đàm phán có kết quả sẽ dẫn đến một hợp đồng mua bán.Hợp đồng mua bán chính là sự thoả thuận giữa bên mua và bên bán Trong đóquy định bên bán phải cung cấp hàng hoá và quyền sở hữu hàng hoá, bên muaphải thanh toán tiền hàng và nhận hàng Hợp đồng mua bán là cơ sở để các bênchuẩn bị hàng hoá, làm tốt nghĩa vụ của mình, là căn cứ để phân xử trách nhiệmmỗi bên khi có tranh chấp và xử lý vi phạm hợp đồng Hợp đồng thể hiện d ới

hình thức văn bản là bắt buộc với các doanh nghiệp Việt Nam Do đặc điểm củabuôn bán trong nớc và buôn bán quốc tế là khác nhau nên nội dung cụ thể của từng

điều khoản trong hợp đồng ngoại phức tạp hơn so với hợp đồng nội Tuy nhiên vềcơ bản bất kỳ một hợp đồng nào cũng đều phải có các điều khoản chủ yếu, nếuthiếu một trong các điều khoản này thì coi nh hợp đồng cha hình thành Dới đâychúng ta sẽ xem xét về những điều khoản chủ yếu của hợp đồng Do tính chất củabuôn bán quốc tế nên bên cạnh những phần giống nhau mà cả hai loại hợp đồng

đều phải có chúng ta cũng sẽ xem xét những nội dung mà chỉ riêng hợp đồng ngoạimới có

*.1.Các điều khoản chủ yếu của hợp đồng

Là những điều kiện mua bán mà hai bên đã thoả thuận Thông thờng, mộtnội dung hợp đồng bao gồm các điều khoản chính sau:

- Tên hàng

- Số lợng và cách xác định

- Qui cách, phẩm chất và cách xác định

- Giá cả - đơn giá, tổng giá

- Điều kiện thanh toán

- Điều kiện giao hàng

Với những hợp đồng phức tạp, nhiều mặt hàng thì có thêm các phụ lục củahợp đồng, nó là bộ phận không thể tách rời của hợp đồng Nếu trong hợp đồngkhông có quy định khác về điều khoản tuỳ nghi thì hai bên coi nh sẽ thực hiện theoquy định của nhà nớc hoặc theo tập quán quốc tế (đối với hợp đồng ngoại thơng)

Sau đây chỉ giới thiệu một số điều khoản chủ yếu:

- Điều khoản tên hàng: Tên hàng nói lên chính xác đối tợng trao đổi muabán Vì vậy tên hàng phải đợc diễn đạt chính xác Có nhiều cách diễn đạt tên hàngnh: Ghi tên hàng bao gồm tên thông thờng + tên thơng mại + tên khoa học; ghi tênhàng kèm theo tên nhà sản xuất, nơi sản xuất; ghi tên hàng kèm nhãn hiệu củanó

- Điều khoản phẩm chất: Phẩm chất là điều khoản nói lên mặt chất củahàng hoá mua bán nh tính năng, quy cách, kích thớc, tác dụng, công suất, hiệusuất của hàng hoá đó Xác định cụ thể phẩm chất của hàng hoá là cơ sở để xác

định giá cả hàng hoá và ngời mua có thể mua đợc hàng hoá nh ý muốn

Trong điều khoản này phải ghi rõ cách xác định phẩm chất, tiêu chuẩn màhàng hoá phải đạt đợc Có nhhiều phơng pháp xác định phẩm chất nh: xác địnhdựa vào mẫu hàng, dựa vào phẩm cấp hoặc tiêu chuẩn, dựa vào quy cách củahàng hoá, dựa vào hàm lợng chất chủ yếu trong hàng hoá, dựa vào nhãn hiệuhàng hoá, tài liệu kỹ thuật, hiện trạng hàng hoá, sự mô tả hàng hoá, chỉ tiêu đạikhái quen dùng FAQ, GMQ

- Điều khoản về số lợng: điều khoản này nói lên mặt lợng của hàng hoágiao dịch Điều khoản này bao gồm các vấn đề về đơn vị tính số lợng (hoặc trọng l-ợng) của hàng hoá Nếu số lợng quy định khoảng chừng phải đa ra một sai số cóthể chấp nhận đợc Trọng lợng của hàng hoá có thể tính theo trọng lợng cả bì hoặckhông; cũng có thể tính theo trọng lợng thơng mại tức là hàng hoá có độ ẩm tiêuchuẩn

- Điều khoản giá cả: Điều khoản xác định đồng tiền tính giá (đối với hợp

đồng ngoại thơng), mức giá, phơng pháp qui định mức giá, phơng pháp xác địnhmức giá, cơ sở của giá cả và việc hạ giá

+ Đồng tiền tính giá (đối với hợp đồng ngoại thơng): Trong buôn bán

Th-ơng mại quốc tế, giá cả hàng hoá đợc tính bằng đồng tiền của nớc xuất khẩu, nớcnhập khẩu hoặc của nớc thứ ba Thông thờng ngời ta sử dụng những đồng ngoại

tệ mạnh có khả năng chyển đổi nh USD, GBP, FRF

+ Mức giá: giá cả trong hợp đồng là giá thị trờng Trớc khi ký kết hợp đồngcác bên phải tuân theo nguyên tắc xác định giá

+ Phơng pháp quy định giá: Giá cả có thể xác định ngay lúc ký kết hợp

đồng gọi là giá xác định, cũng có thể xác định trong thời gian hiệu lực của hợp

đồng gọi là giá xác định sau hoặc xác định vào lúc thực hiện hợp đồng

+ Giảm giá: Để khuyến khích các bên thực hiện hợp đồng sớm hoặc khikhách hàng mua với số lợng lớn, khách truyền thống, trả tiền sớm ngời bán cóthể giảm giá cho ngời mua Hoặc ngời bán sẽ giảm giá vào thời vụ, đổi hàng cũlấy hàng mới, Có các loại giảm giá sau: Giảm giá đơn, giảm giá kép, giảm giáluỹ tiến, giảm giá tặng thởng

+ Điều kiện cơ sở giao hàng (đối với hợp đồng ngoại thơng): Bên cạnh giácả ngời ta bao giờ cũng ghi kèm một điều kiện cơ sở giao hàng thoả thuận Ví dụ

nh $2000 CIF Hải phòng

- Điều khoản giao hàng: Nội dung cơ bản của điều kiện giao hàng là sự xác

định thời hạn, địa điểm giao hàng và thông báo giao hàng

+ Thời hạn giao hàng: là thời hạn mà ngời bán phải hoàn thành nghĩa vụgiao hàng Có 2 kiểu quy định thời hạn giao hàng là thời hạn giao hàng có định

kỳ, thời hạn giao hàng không định kỳ (ít đợc dùng)

+ Địa điểm giao hàng: có thể giao tại kho ngời bán hoặc tại kho ngời mua.Tuy nhiên trong thơng mại quốc tế việc quy định rõ địa điểm giao hàng rất quantrọng Nó liên quan đến phơng thức chuyên chở hàng hoá và điều kiện cơ sở giaohàng Mặc dù điều kiện cơ sở giao hàng đã quy định rõ địa điểm giao hàng, tuynhiên có những điều kiện cơ sở giao hàng chỉ quy định cảng đến mà không xác

định cảng đi (ví dụ nh điều kiện C and F) Vì vậy hai bên phải thoả thuận quy

định địa điểm giao hàng

Trong buôn bán Thơng mại quốc tế ngời ta phân biệt các địa điểm giaohàng sau:

Quy định cảng (ga) giao hàng, cảng (ga) đến, cảng (ga) thông qua

Quy định một cảng (ga) và nhiều cảng (ga)

Quy định cảng (ga) khẳng định, cảng (ga) lựa chọn

đếm; giao nhận về chất lợng là kiểm tra hàng hoá về kích thớc, hình dáng, tínhnăng, công dụng, hiệu suất Giao nhận có thể tiến hành bằng phơng pháp cảmquan hoặc phơng pháp phân tích, có thể trên toàn bộ hàng hoá hay một phần cótính chất điển hình.

+ Thông báo giao hàng: Đối với các hợp đồng mua - bán trong nớc, việc quy

định thông báo giao hàng không quan trọng và có thể bỏ qua trong hợp đồng

Nh-ng đối với hợp đồNh-ng Nh-ngoại thì việc quy định thôNh-ng báo giao hàNh-ng là khôNh-ng thể bỏqua Trớc khi giao hàng, ngời bán có trách nhiệm thông báo cho ngời mua biết đãsẵn sàng giao hoặc ngày đem hàng ra cảng để giao Ngời mua thông báo những

điều cần thiết để gửi hàng hoặc về chi tiết của tàu đến nhận hàng

- Điều kiện thanh toán: Trong điều kiện này các bên cần xác định các vấn

đề: phơng thức thanh toán, thời hạn thanh toán, đối với các hợp đồng ngoại thìcòn phải xác định thêm về đồng tiền thanh toán, các chứng từ làm căn cứ thanhtoán và điều kiện đảm bảo hối đoái

Thời hạn thanh toán có thể trả trớc, trả ngay, trả sau hoặc kết hợp các hìnhthức đó trong một hợp đồng

Trong hợp đồng ngoại, đồng tiền thanh toán có thể là đồng tiền của nớcxuất khẩu hoặc nớc nhập khẩu hoặc một nớc thứ ba Đồng tiền thanh toán có thểtrùng hoặc không trùng với đồng tiền tính giá

Điều kiện đảm bảo hối đoái: Để tránh các tổn thất có thể xảy ra các bêngiao dịch có thể thoả thuận điều kiện đảm bảo hối đoái khi đồng tiền thế giới biến

động bất thờng

Ngoài những điều khoản cơ bản trên nội dung của hợp đồng cũng cần làm

rõ một số vấn đề sau( đặc biệt trong mua bán ngoại thơng):

- Bảo hiểm và giám định hàng hoá

- Các trờng hợp bất khả kháng

- Trách nhiệm của các bên khi vi phạm hợp đồng

- Hiệu lực của hợp đồng và thủ tục giải quyết tranh chấp

II.2.2.2 Tổ chức thực hiện hợp đồng

Do tính chất phức tạp của buôn bán quốc tế mà trong phần này chúng ta sẽ

đi xem xét riêng từng cách tổ chức thực hiện hợp đồng

* Tổ chức thực hiện hợp đồng mua bán trong nớc

Sau khi ký kết hợp đồng mua bán, nghĩa là quyền lợi và nghĩa vụ của cácbên đã đợc xác lập DNTM với t cách là một bên ký kết hợp đồng, tiến hành sắpxếp những phần việc phải làm, ghi thành biểu bảng theo dõi tiến độ thực hiện hợp

đồng Ngoài việc thực hiện nghĩa vụ của mình DNTM còn phải yêu cầu bên bánthực hiện trách nhiệm của họ để hợp đồng đợc thực hiện đúng tiến độ, tránh gây

cản trở hoặc chậm thời gian thực hiện dẫn đến những hậu quả xấu ảnh hởng đếnkinh tế của cả hai bên.

Tổ chức thực hiện hợp đồng trong nớc có thể bao gồm các công việc sau:

*.1 đôn đốc bên bán giao hàng

Để hợp đồng đợc thực hiện đúng tiến độ, DNTM cần nhắc nhở bên bángiao hàng đúng thời hạn bằng th, điện thoại, FAX Việc này sẽ giúp cho bênbán nhận thấy rõ trách nhiệm của mình hơn, khẩn trơng giao hàng, bên mua sẽnhận đợc hàng đúng thời hạn, quá trình thực hiện hợp đồng diễn ra trôi chảy

Việc vận chuyển hàng hoá từ kho ngời bán đến kho ngời mua còn tuỳ thuộcvào hợp đồng giữa hai bên Nếu trong hợp đồng có quy định bên mua phải tự vậnchuyển hàng hoá từ kho ngời bán thì bên mua phải có trách nhiệm chuẩn bị phơngtiện vận chuyển, tổ chức vận chuyển hàng hoá về kho của mình Nếu hợp đồngquy định bên bán có trách nhiệm giao hàng tận nơi theo yêu cầu của ngời mua thìbên mua không phải tổ chức vận chuyển hàng hoá Tuy nhiên lúc này trong giáhàng thờng bao gồm cả giá cớc vận chuyển

*.3 Thanh toán

Sau khi nhận hàng đầy đủ, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán chongời bán Thời hạn thanh toán phụ thuộc vào thời hạn thanh toán quy định tronghợp đồng Doanh nghiệp phải nhanh chóng thanh toán đúng hạn cho ngời bán.Việc thanh toán đúng hạn không chỉ đảm bảo việc thực hiện đúng hợp đồng, tránh

sự khiếu nại của ngời bán mà nó còn tạo ra uy tín trong buôn bán với nhà cung

cấp Có thể nói danh tiếng hay uy tín về việc thanh toán hoá đơn là một tài sản đốivới doanh nghiệp.

*.4 Giải quyết khiếu nại (nếu có)

Trong trờng hợp bên bán không giao đủ hàng hoặc chất lợng, chủng loạihàng hoá không đúng với hợp đồng và đơn hàng, Doanh nghiệp có thể giải quyếttheo ba cách sau:

- Phản ánh lại với ngời bán và đề nghị giao đủ hàng hoặc đổi hàng

- Đa khiếu nại ra trọng tài kinh tế mà hai bên đã quy định trong hợp đồngtrong trờng hợp bên bán không đồng ý đề nghị của bên mua

- Khiếu nại lên toà án kinh tế nếu bên mua không đồng ý với quyết định củatrọng tài

* Tổ chức thực hiện hợp đồng nhập khẩu

Khác với hợp đồng mua bán trong nớc hợp đồng nhập khẩu phức tạp hơnrất nhiều do dính đến yếu tố nớc ngoài Vì vậy công tác tổ chức thực hiện hợp đồngnhập khẩu rất phức tạp, nó bao gồm các công việc sau:

Quy trình thựa hiện hợp đồng nhập khẩu

*.1 Xin giấy phép nhập khẩu

Giấy phép nhập khẩu là cơ sở pháp lý đầu tiên để doanh nghiệp tiến hànhcác bớc tiếp theo Hiện nay Nhà nớc đã tạo điều kiện rất thuận lợi cho các đơn vịsản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu những mặt hàng theo ngành nghề mà đơn vị

đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh Nghị định 57/CP - ban hành ngày31/07/1998 qui định:

Các mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá kinh doanh có điều kiện khi muốnnhập khẩu phải xin giấy phép nhập khẩu

Các mặt hàng thuộc danh mục hàng hoá theo ngành nghề đã đăng ký tronggiấy chứng nhận đăng ký kinh doanh khi nhập khẩu không cần phải xin giấyphép nhập khẩu

 Xin giấy phép nhập khẩu

Đối tợng của việc xin giấy phép nhập khẩu là các hàng hoá nhậpkhẩu có điều kiện Hàng hoá nhập khẩu có điều kiện là hàng hoá nhập khẩu theohạn ngạch hoặc hàng hoá nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Thơng mại hoặc Bộquản lý chuyên ngành (Điều 5 - NĐ 57 / CP 1998)

Khi đối tợng hợp đồng thuộc phạm vi phải xin giấy phép nhập khẩu, các

Xin giấy phép nhập khẩu

Mở L/C

Đôn đốc bên bán giao hàng

Thuê tàu (nếu nhập khẩu giá FOP)

Mua bảo hiểm hàng hoá

Làm thủ tục hải quan

Nhận hàng

Kiểm tra hàng hoá

Làm thủ tục thanh toán

Khiếu nại về hàng hoá (nếu có)

(nếu là hàng thuộc diện quản lý bằng hạn ngạch), hợp đồng nhập khẩu uỷ thác(nếu đó là trờng hợp nhập khẩu uỷ thác)

đợc phép kinh doanh xuất nhập khẩu theo ngành nghề đăng ký kinh doanh tronggiấy chứng nhận đăng ký kinh doanh sau khi đã đăng ký mã số doanh nghiệp tạiCục hải quan tỉnh, thành phố mà không phải xin giấy phép kinh doanh nhậpkhẩu ở Bộ Thơng mại nh trớc đây

*.2 Mở th tín dụng L / C

Nếu thanh toán bằng phơng thức tín dụng chứng từ thì ngời nhập khẩulàm đơn xin mở th tín dụng gửi đến ngân hàng phục vụ mình yêu cầu mở một thtín dụng cho ngời xuất khẩu hởng

Th tín dụng ( Letter of Credit - L / C) là một chứng th (điện hoặc ấn chỉ)trong đó ngân hàng mở L / C cam kết trả tiền cho ngời xuất khẩu nếu họ trình đợcmột bộ chứng từ phù hợp với nội dung của L / C

L / C là một văn bản pháp lý rất quan trọng Thiếu nó, ngời xuất khẩu sẽkhông giao hàng và ngời nhập khẩu sẽ không thanh toán nếu ngời xuất khẩukhông giao đủ bộ chứng từ hợp lệ quy định trong L / C

Nội cung của L / C dựa vào nội dung của hợp đồng nhập khẩu nhng saukhi mở nó lại hoàn toàn độc lập với hợp đồng

Nội dung của L / C cần ghi rõ: loại L /C, ngời mở L/ C, ngời hởng lợi, thờigian giao hàng, số tiền, các chứng từ quy định, điều kiện cơ sở giao hàng, phơngthức giao hàng và các điều kiện khác

*.3 Đôn đốc bên bán giao hàng

Để hợp đồng thực hiện đúng tiến độ, ngời nhập khẩu sẽ nhắc nhở, đôn đốcngời xuất khẩu giao hàng đúng hạn bằng th, điện thoại, FAX Việc này sẽgiúp cho ngời xuất khẩu nhận rõ trách nhiệm của mình hơn, ngời nhập khẩu nhậnhàng đúng hạn và mọi điều khoản khác sẽ trôi chảy, hai bên đỡ bị thiệt hại về kinh

tế và uy tín

*.4 Thuê tàu vận chuyển nếu nhập giá FOB:

Điều kiện cơ sở giao hàng thờng đợc các doanh nghiệp xuất nhập khẩu sửdụng là CIF, FOB trong vận tải đờng biển Nếu đơn vị nhập khẩu nhập bằnggiá FOB sẽ phải chịu trách nhiệm thuê tàu chuyên chở hàng hoá

Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu, việc thuê tàu dựa vàocác căn cứ sau:

- Đặc điểm hàng hoá mua bán

Thông thờng có hai phơng thức thuê tàu là thuê tàu chợ và thuê tàuchuyến Tàu chợ là tàu chuyên chở hàng hoá theo đúng tuyến đờng đã định trớc vàqua các cảng nhất định Tàu chợ chủ yếu chuyên chở nhiều loại hàng hoá thuộcloại hàng rời đóng kiện nên còn gọi là tàu bách hoá Thờng có nhiều chủ hàng sởhữu nhiều loại hàng hoá trên một chuyến tàu chợ Tàu chuyến là tàu kinh doanhchuyên chở hàng hoá trên biển không theo một lịch trình nhất định, nó thờng tuântheo yêu cầu của ngời thuê tàu Ngời thuê tàu có thể áp dụng các hình thức thuêtàu chuyến một, thuê chuyến khứ hồi hay thuê bao tuỳ theo khối lợng của hànghoá và phơng thức kinh doanh của mình

*.5 Mua bảo hiểm hàng hoá

Chuyên chở bằng đờng biển thờng gặp nhiều rủi ro, tổn thất Bởi vậy trongkinh doanh Thơng mại quốc tế, bảo hiểm hàng hoá phổ biến nhất Bảo hiểm sẽchịu trách nhiệm về các thiệt hại đợc bảo hiểm nh bão tố, cớp biển, chiến tranh,chìm, đắm tàu gây tổn thất cho hàng hoá

Có hai loại hợp đồng bảo hiểm: Hợp đồng bảo hiểm bao và hợp đồng bảo hiểmchuyến ở Việt Nam, theo quy định 2051/HH 94 của tổng Công ty Bảo hiểmViệt Nam (Bảo Việt) ban hành ngày 12/12/1994 thì phạm vi bảo hiểm đợc quy

định theo ba điều kiện A, B, C Nhà kinh doanh nhập khẩu bắt buộc mua bảohiểm hàng hoá trong các trờng hợp sau:

- Khi hợp đồng nhập khẩu quy định ngời nhập khẩu phải mua bảo hiểm

- Khi nhập khẩu theo các điều kiện thơng mại khác các điều kiện CIF,CIP và nếu ngời mua và ngời bán thoả thuận vấn đề mua bảo hiểm hàng hoáthuộc về ngời mua thì ngời mua phải mua bảo hiểm

Lựa chọn điều kiện bảo hiểm thờng trên các căn cứ:

- Tính chất hàng hoá

- Điều khoản của hợp đồng

- Loại phơng tiện vận chuyển

- Tình trạng bao bì và phơng thức bốc xếp hàng hoá

- Tình hình chính trị xã hội

- Tuyến đờng vận chuyển

*.6 Làm thủ tục hải quan

Thủ tục hải quan là một công cụ để quản lý hành vi buôn bán theo phápluật của Nhà nớc để ngăn chặn hành vi buôn bán lậu qua biên giới; để kiểm tragiấy tờ sai xót, giả mạo hay không; để thống kê số liệu về hàng xuất nhập khẩu.Doanh nghiệp nhập khẩu muốn vận chuyển hàng hoá qua biên giới quốc gia bắtbuộc phải làm thủ tục hải quan

Việc làm thủ tục hải quan nhập khẩu phải trải qua 3 bớc:

- Bớc 1: Làm thủ tục nhập khẩu về mặt giấy tờ tại cơ quan hải quan; khaibáo hải quan

- Bớc 2: Xuất trình hàng hoá để kiểm tra

- Bớc 3: Thực hiện các quyết định của hải quan

+ Cho thông quan, hoặc

+ Thông quan có điều kiện, hoặc

+ Không đợc phép nhập khẩu qua biên giới.

*.7 Nhận hàng

Nghi định 200 / CP ngày 31/12/1973 quy định các cơ quan vận tải (ga,cảng) có trách nhiệm tiếp nhận hàng hoá nhập khẩu trên các phơng tiện vận tải từnớc ngoài vào, bảo quản, xếp dỡ, lu kho, lu bãi và giao theo lệnh cho đơn vị đặthàng hoặc đơn vị ngoại thơng đã nhập hàng

Các đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải:

- Ký hợp đồng uỷ thác cho cơ quan vận tải về việc giao hàng

- Xác nhận với cơ quan vận tải kế hoạch tiếp nhận hàng nhập khẩu hàngnăm, quý

- Thông báo cho các đơn vị trong nớc đặt hàng dự kiến ngày hàng về, ngàythực tế chở hàng đến cảng hoặc chở vào kho giao nhận

- Thanh toán các khoản liên quan tới vận tải

- Theo dõi, đôn đốc việc bốc xếp, giao nhận hàng hoá

*.8 Kiểm tra hàng nhập khẩu

Có hai tiêu chuẩn để kiểm tra, đó là số lợng và chất lợng Việc kiểm tra số ợng thờng dễ hơn kiểm tra chất lợng Kiểm tra số lợng bằng các phơng tiện nh cân,

l-đong, đo, đếm Khi đã đủ hàng hoá về mặt lợng vẫn còn phải kiểm tra về mặtchất của nó Điều này nhằm bảo đảm lợi ích, hiệu quả kinh tế của ngời nhậpkhẩu, ngăn chặn mầm dịch bệnh hoặc chất lợng hàng không đủ tiêu chuẩn

Đơn vị nhập khẩu với t cách là một bên đứng tên trong vận đơn phải làm

đơn dự kháng nếu nghi ngờ hoặc hàng hoá thật sự thiếu hụt hoặc không đồng bộ

nh quy định trong hợp đồng

Các cơ quan chức năng có nhiệm vụ kiểm tra hàng trớc khi cho tiếp tụcchuyênchở vào nội địa

*.9 Làm thủ tục thanh toán

Có thể nói thanh toán là khâu trọng tâm và kết quả cuối cùng của tất cả cácgiao dịch kinh doanh Thơng mại quốc tế

Thanh toán trong Thơng mại quốc tế đợc hiểu là việc chi trả các khoản tiền,tín dụng có liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hoá đợc thoả thuận ghi trong hợp

đồng Thanh toán trong Thơng mại quốc tế rất phức tạp nhng chủ yếu có hai

ph-ơng thức sau: thanh toán bằng th tín dụng L / C, thanh toán bằng phph-ơng thức nhờthu

*.10 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, khi hàng hoá có tổn thất hoặc thanhtoán nhầm lẫn thì doanh nghiệp nhập khẩu sẽ khiếu nại với doanh nghiệp xuấtkhẩu

Khiếu nại là một trong hai phơng pháp giải quyết tranh chấp phát sinhtrong quá tình thực hiên hợp đồng ngoại thơng mà theo đó các bên tranh chấp tiếnhành đàm phán và thơng lợng theo nguyên tắc mặt đối mặt nhằm đem lại mộthậu quả pháp lý là có thể thoả mãn hoặc không thoả mãn yêu cầu của ngời đikhiếu nại

Trong hoạt động ngoại thơng, ngời nhập khẩu thờng khiếu nại những ngờisau: Ngời bán ( ngời xuất khẩu), ngời vận tải, ngời bảo hiểm

II.2.3 Theo dõi và đánh giá hoạt động mua hàng.

Trong quá trình thực hiện kế hoạch mua hàng việc theo dõi và đánh giá kếtquả mua tỏ ra khá quan trọng Nó là cơ sở để doanh nghiệp lên các đơn hàng tiếptheo Việc theo dõi bao gồm các dữ liệu về hàng hoá đợc bán ra nh thế nào, tốc độluân chuyển hàng hoá, việc định giá lại thấp hơn, những khiếu nại của kháchhàng, hàng bị trả lại, những điều chỉnh, và những khoản đợc trừ bớt Những nộidung này phải luôn luôn đợc cập nhật kể từ khi nhập hàng cho đến khi bán đợchàng Việc theo dõi sẽ giúp doanh nghiệp biết đợc mặt hàng nào thuộc loại "nóng";mặt hàng nào chỉ có mức bán trung bình; hoặc mặt hàng nào là sự quyết định sailầm của doanh nghiệp Để việc theo dõi nhập hàng tốt doanh nghiệp nên lập hồ sơ

về các nguồn cung ứng Trong bộ hồ sơ đó doanh nghiệp sẽ lu trữ một phiếu theodõi của mỗi nhà cung cấp có ghi chép đầy đủ kết quả của tất cả các vụ giao dịchbuôn bán với hãng cung cấp đó Bộ hồ sơ bao gồm những số liệu về giá cả, số lợnghàng đã nhập, mức chiết khấu, và những thông tin mua bán khác Một bộ hồ sơ

nh vậy là một chỉ dẫn có giá trị cho việc đặt hàng sau này Doanh nghiệp dựa trênkết quả theo dõi đó để đánh giá toàn bộ công tác mua hàng, so sánh kết quả đạt đ -

ợc với kế hoạch đề ra

Chơng 2: tình hình tạo nguồn và mua hàng của Trung tâm Thơng mại

INTIMEX-công ty xuất nhập khẩu INTIMEX

I Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Thơng mại INTIMEX.I.1 Quá trình hình thành, chức năng nhiệm vụ của Trung tâm

I.1.1 Quá trình hình thành của Trung tâm Thơng mại INTIMEX

Trung tâm Thơng mại INTIMEX là một doanh nghiệp Nhà nớc , là mộttrong tám thành viên của Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX, trực thuộc Bộ Th-

ơng mại Công ty XNK INTIMEX đợc thành lập theo quyết định số 469-TMTCCB của Bộ thơng mại ngày 8/6/1995

Quá trình phát triển của Trung tâm Thơng mại INTIMEX cũng đồngthời với sự phát triển của nền thơng mại - dịch vụ thủ đô và của đất nớc trong hơn

40 năm qua

Tiền thân là xí nghiệp thơng nghiệp Giao tế ra đời vào năm 1959 với nhiệm

vụ là cửa hàng cung cấp hàng hoá đặc biệt nhằm phục vụ các cán bộ cao cấp của

Đảng và nhà nớc Xí nghiệp là đơn vị hạch toán kinh tế, thực hiện xuất khẩu tạichỗ thông qua việc mua bán hàng hoá cho khách nớc ngoài Tuy nhiên việc phục

vụ vẫn là nhiệm vụ chính

Năm 1982, Công ty Hữu Nghị đợc thành lập trên cơ sở Xí nghiệp thơngnghiệp Giao Tế Đại hội Đảng VI - 1986 đã mở ra một công cuộc đổi mới toàndiện nền kinh tế Cùng với việc đổi mới t duy kinh tế, Đảng và nhà nớc ta đã banhành nhiều chính sách tạo điều kiện cho việc phát triển thơng mại nớc nhà Chuyểnviệc mua bán hàng hoá từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang mua bán theo cơchế thị trờng, giá cả đợc hình thành trên cơ sở giá trị và quan hệ cung - cầu Công

ty Hữu Nghị đã đợc tăng quyền chủ động trong kinh doanh sau quyết định 217 /HĐBT, có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, có nghĩa vụ thực hiện kế hoạch đợcgiao và đợc hởng những quyền lợi tơng ứng

Từ năm 1982 đến năm 1987, Công ty Hữu Nghị trực thuộc Bộ Thơng Mại.Năm 1987, Công ty Hữu Nghị sát nhập và trở thành một thành viên của Công tyxuất nhập khẩu nội thơng và hợp tác xã INTIMEX

Năm 1990, nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần đã tạo cho Công tynhiều cơ hội mới nhng cũng nhiều thách thức mới Cũng trong khoảng thời giannày Công ty đã đợc tách thành hai đơn vị: Xí nghiệp thơng mại dịch vụ tổng hợp

và Trung tâm thơng mại dịch vụ tổng hợp

Đến ngày 8/6/1995, Công ty xuất nhập khẩu nội thơng và hợp tác xãINTIMEX chuyển thành Công ty xuất nhập khẩu và dịch vụ thơng mạiINTIMEX (hiện nay là Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX) theo quyết định

số 469 Tm -tccb của Bộ thơng mại, thực hiện nhiệm vụ xuất nhập khẩu và tổ chứchoạt động dịch vụ nhằm phù hợp với tình hình phát triển của nền kinh tế đất n ớc.Trong quá trình hoạt động Công ty nhận thấy hai đơn vị nằm trên cùng một địabàn, có chức năng nhiệm vụ nh nhau, dẫn đến cạnh tranh không lành mạnh trongcùng một tổng thể của Công ty, hoạt động trong cơ chế thì trờng không còn phù

hợp nữa Để tổng hợp sức mạnh Công ty đã quyết định sát nhập thành Trung tâmThơng mại INTIMEX Trung tâm đợc hình thành từ ba đơn vị:

- Xí nghiệp thơng mại dịch vụ tổng hợp

- Trung tâm thơng mại dịch vụ tổng hợp

- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu số 9 của Công ty

Trung tâm Thơng mại INTIMEX là một doanh nghiệp nhà nớc trựcthuộc Công ty xuất nhập khẩu INTIMEX Trung tâm Thơng mại INTIMEX

là một tổ chức có t cách pháp nhân, hạch toán phụ thuộc, đợc tổ chức hạch toánkinh doanh theo quy định của pháp luật, có các quyền và nghĩa vụ theo luật định,

tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong tổng số vốn do Trungtâm quản lý, có con dấu riêng, tài sản nằm trong sự quản lý của Công ty, đ ợc mởtài khoản tại Ngân hàng công thơng Hoàn Kiếm, đợc tổ chức và hoạt động theo

điều lệ quy định của Bộ Thơng mại

Tên đơn vị: Trung tâm Thơng mại INTIMEX

Tên giao dịch đối ngoại: Intimex Trading Centre

Tên viết tắt: Intimex

Địa chỉ: 22 - 32 Lê Thái Tổ - Hà Nội

I.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm Thơng mại INTIMEX

Trung tâm Thơng mại INTIMEX có hai chức năng cơ bản:

- Trực tiếp kinh doanh thơng mại nội địa và kinh doanh xuất nhập khẩu

- Làm các dịch vụ nh: Dịch vụ khách sạn, du lịch, kiều hối

Hai chức năng này đợc biểu hiện ở các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, dài hạn về kinhdoanh xuất nhập khẩu, kinh doanh nội địa, theo đúng ngành nghề đã đăng kýkinh doanh và luật pháp của Nhà nớc dới sự điều hành của Công ty Mẹ và các h-ớng dẫn của luật doanh nghiệp

- Xây dựng các phơng án kinh doanh về dịch vụ phát triển theo kế hoạch vàmục tiêu chiến lợc của doanh nghiệp

- Tổ chức nghiên cứu và nâng cao năng suất lao động, áp dụng tiến bộ khoahọc vào quản lý và thực hiện kinh doanh, cải tiến phơng thức kinh doanh nâng caochất lợng hàng hoá và mẫu mã hàng hoá

- Thực hiện đầy đủ mọi cam kết trong hợp đồng kinh tế đã ký kết với doanhnghiệp, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nớc

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế cho ngân sách Nhà nớc

- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với Công ty

I.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Trung tâm Thơng mại INTIMEX

Đứng đầu là giám đốc Trung tâm do giám đốc Công ty bổ nhiệm và miễnnhiệm

Giúp việc cho giám đốc có các phó giám đốc, các phó giám đốc này mỗi

ng-ời chịu trách nhiệm tơng ứng một phần công việc của Trung tâm thơng mại

Kế toán trởng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có trách nhiệm giúp

đỡ Giám đốc tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán thống kê, thông tinkinh tế và hạch toán kinh tế của Trung tâm theo quy định hiện hành của Nhà nớc

Nhiệm vụ của các phòng ban do giám đốc quy định Trung tâm gồm có cácphòng ban sau:

1/ Phòng tài chính kế toán

2/ Phòng tổ chức hành chính

3/ Phòng nghiệp vụ kinh doanh

Đơn vị trực thuộc gồm có: Siêu thị INTIMEX

Trong đó:

- Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc về công tác

tổ chức các hoạt động hành chính, quản lý tài sản, tổ chức sắp xếp cán bộ, thựchiện chế độ với cán bộ công nhân viên trong Trung tâm

- Phòng tài chính kế toán: giúp Giám đốc tổ chức hạch toán kinh doanh,thực hiện giám đốc bằng đồng tiền, theo dõi, ghi chép số liệu tình hình cụ thể vềluân chuyển và sử dụng tài sản tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động kinhdoanh của Trung tâm

- Phòng nghiệp vụ kinh doanh: có trách nhiệm nghiên cứu thị trờng, quan

hệ giao dịch với các bạn hàng trong và ngoài nớc để khai thác nguồn hàng phục vụcho hoạt động XNK và kinh doanh nội địa

Dới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thơng mại INTIMEX:

II Đặc điểm và kết quả hoạt động kinh doanh của Trung tâm Thơng mạiINTIMEX

II.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Trung tâm Thơng mại INTIMEX

II.1.1 Đặc điểm về sản phẩm và lĩnh vực hoạt động của Trung tâm Thơng mạiINTIMEX

Trung tâm Thơng mại INTIMEX là một doanh nghiệp kinh doanh theoloại hình kinh doanh tổng hợp Ban lãnh đạo của Trung tâm và Công ty cũng xác

định chiến lợc kinh doanh của Trung tâm cũng nh toàn bộ Công ty là đa dạng hoámặt hàng kinh doanh Cơ cấu mặt hàng kinh doanh ngày càng mở rộng

Về hàng hoá kinh doanh xuất nhập khẩu: mặt hàng chính cho xuất khẩu

là hàng nông sản, hàng may mặc, các thiết bị đồng bộ, cao su Mặt hàng chínhcho nhập khẩu là hàng tiêu dùng, linh kiện xe máy, hoá chất, vải sợi, các hànghóa thuộc nhóm mỹ phẩm, nguyên vật liệu, trong đó hàng tiêu dùng chủ yếu làhàng công nghệ phẩm, thực phẩm công nghệ và công cụ gia đình

Về hàng hoá kinh doanh nội địa: Trung tâm kinh doanh tổng hợp các mặthàng thuộc nhóm hàng tiêu dùng Bao gồm các mặt hàng thuộc các ngành: Bánhkẹo, đồ uống, thực phẩm tơi sống, thực phẩm chế biến và đồ hộp, mỹ phẩm và chấttảy rửa, hàng gia dụng và dụng cụ gia đình Ngoài ra Trung tâm còn kinh doanhdịch vụ du lịch và kiều hối

II.1.2 Về phơng thức kinh doanh

Trung tâm Thơng mại INTIMEX có hai chức năng chính là kinh doanhxuất nhập khẩu và kinh doanh nội địa Đối với mỗi chức năng, Trung tâm xác

định các phơng thức kinh doanh khác nhau

Trong kinh doanh XNK, các phơng thức chủ yếu là xuất khẩu trực tiếp,xuất khẩu uỷ thác, các hình thức gia công hàng hoá xuất khẩu, chuyển khẩu, tạmnhập tái xuất, tạm xuất tái nhập có tỷ trọng nhỏ, hầu nh không đáng kể

Đối với kinh doanh nội địa: Trung tâm thực hiện kinh doanh nội địa thôngqua bán các mặt hàng nhập khẩu bằng hình thức bán buôn, bán lẻ tại Siêu thịINTIMEX Ngoài ra Trung tâm còn tổ chức kinh doanh các mặt hàng chất lợngcao sản xuất trong nớc, các mặt hàng nhập khẩu thông qua một số nhà cung cấp

Phơng thức kinh doanh của Trung tâm đa dạng và dễ dàng thay đổi theocác điều kiện kinh doanh Trung tâm áp dụng các hình thức bán buôn, bán lẻ, đại

lý, uỷ thác nhằm đạt mục tiêu của chiến lợc kinh doanh và đáp ứng kịp thời cácnhu cầu khác nhau của sản xuất và tiêu dùng trong nớc và ngoài nớc Điều này

đòi hỏi các hoạt động kinh doanh của Trung tâm phải diễn ra nhanh chóng, sốvòng quay vốn lớn, lợng vốn nhiều, chất lợng hàng hoá nhập khẩu đảm bảo

II.1.3 Đặc điểm về thị trờng, khách hàng và nguồn hàng của Trung tâm thơng mại INTIMEX

Về thị trờng và khách hàng của Trung tâm: thị trờng trong nớc, Trung tâmxác định đối tợng phục vụ là tầng lớp dân c có thu nhập khá trở lên, phụ nữ vàkhách du lịch nớc ngoài, những đối tợng này tập trung chủ yếu ỏ Hà Nội Loạikhách này chủ yếu chú ý đến những hàng hoá có chất lợng tốt, mẫu mã đẹp, nhãnhiệu nổi tiếng và cung cách phục vụ của nhân viên Đối với khách hàng mua buôn,mua với khối lợng lớn, Trung tâm tổ chức bán buôn, giao hàng tận nơi theo yêucầu Về thị trờng nớc ngoài, Trung tâm đã quan hệ buôn bán với nhiều nớc trên thếgiới nh Trung Quốc, Hongkong, Cộng hoà liên bang Nga, ucraina, australia, cácnớc thuộc khối ASEAN, Một số thị trờng lớn nh EU, Mỹ, Trung tâm cha đặtquan hệ buôn bán Trong thời gian tới Trung tâm sẽ cố gắng thâm nhập thị trờnglớn này

Vì kinh doanh đa dạng hoá mặt hàng nên nguồn phục vụ cho hoạt độngkinh doanh của Trung tâm cũng rất phong phú Trung tâm có quan hệ làm ănbuôn bán với nhiều nhà máy sản xuất, các hãng liên doanh, các nhà phân phối sảnphẩm lớn tại Việt Nam Ví dụ nh nhà máy đồ hộp thực phẩm Hạ Long cung cấpthực phẩm đóng hộp; nhà máy sản xuất chè Kim Anh; Unilever Việt nam Thịtrờng nguồn hàng nhập khẩu của Trung tâm cũng rất phong phú Các bạn hàngtruyền thống của Trung tâm là Nhật Bản, Thái Lan, Singapore, Hongkong,Malaysia, Italia,

II.1.4 Đặc điểm về nguồn lực của Trung tâm Thơng mại INTIMEX

II.1.4.1 Đặc điểm về vốn, trang thiết bị, tài sản của Trung tâm

Để tìm hiểu về nguồn vốn của Trung tâm, chúng ta hãy xem xét cơ cấu vốn của Trung tâm đợc thể hiện trong bảng dới đây:

Bảng 1: Nguồn vốn Trung tâm Thơng mại INTIMEX năm 1999 - 2000

Đơn vị: triệu đồng.Năm

90,2(40,1)(50,1)

13.009,15.315,47.693,7

86,5(35,3)(51,2)

đợc một lợng vốn khá lớn từ tiền ứng trớc của các khách hàng Năm 1999, nguồnvốn vay là 90,2%, trong đó 40,1% là nguồn vay ngắn hạn và 50,1% là tiền ứng tr-

ớc của khách hàng Năm 2000, tuy tỷ trọng nguồn vốn đi vay có giảm nhng vẫn