Trung tâm Thương mại INTIMEX.
Qua việc phân tích và đánh giá tình hình hoạt động tạo nguồn, mua hàng của Trung tâm Thương mại INTIMEX ở chương II, ta thấy rằng bên cạnh một số kết quả đạt được vẫn cịn rất nhiều hạn chế trong cơng tác tạo nguồn, mua hàng. Mặc dù Trung tâm đã xác định được tầm quan trọng của việc đảm bảo nguồn hàng cho kinh doanh ( chính là phục vụ cho hoạt động kinh doanh của Siêu thị INTIMEX) nhưng việc đưa ra được một chiến lược hồn chỉnh về nguồn hàng là chưa cĩ. Cơng tác lập kế hoạch tạo nguồn, mua hàng mới chỉ mang tính chất định hướng, chung chung, chưa cụ thể, rõ ràng. Các đơn hàng được lập cĩ độ chính xác chưa cao dẫn đến tình trạng thiếu hàng để bán. Nguồn hàng của Trung tâm khá phong phú tuy nhiên phần lớn vẫn phải nhập thơng qua các nhà phân phối. Trung tâm chủ yếu áp dụng hình thức thanh tốn chậm do đĩ giá hàng hố nhập vào cao gây ảnh hưởng khơng tốt tới khả năng bán hàng. Thêm vào đĩ mơi trường cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt. Số lượng các
siêu thị ở Hà Nội ngày một nhiều hơn. Trước những khĩ khăn và hạn chế đĩ để thực hiện được các mục tiêu cũng như chiến lược kinh doanh dài hạn địi hỏi Trung tâm Thương mại INTIMEX phải đưa ra được những giải pháp khắc phục những hạn chế cũng như những khĩ khăn mà Trung tâm đang phải đối mặt. Dưới đây là một số giải pháp và ý kiến mang tính chất chủ quan của bản thân, tơi xin được đưa ra nhằm gĩp phần hồn thiện hoạt động đảm bảo nguồn hàng cho hoạt động kinh doanh của Trung tâm Thương mại INTIMEX, cụ thể là các giải pháp cho hoạt động kinh doanh của siêu thị INTIMEX.
II.1. Các giải pháp về phía Trung tâm.
Nguyên nhân những hạn chế và khĩ khăn của Trung tâm cĩ thể xuất phát từ chủ quan hoặc khách quan. Nhưng chủ yếu là các nguyên nhân xuất phát từ chủ quan của Trung tâm. Do đĩ trước tiên chúng ta hãy xem xét đến những giải pháp về phía Trung tâm.
II.1.1. Xây dựng chiến lược về nguồn hàng.
Chiến lược nguồn hàng là chiến lược bộ phận của chiến lược kinh doanh. Chiến lược nguồn hàng phải luơn đảm bảo phù hợp với chiến lược kinh doanh. Cũng như chiến lược kinh doanh, khi xây dựng chiến lược nguồn hàng và quản trị hoạt động tạo nguồn, mua hàng theo chiến lược doanh nghiệp sẽ hạn chế được những rủi ro cĩ thể xảy ra trong quá trình kinh doanh. Khi cĩ chiến lược nguồn hàng mọi cơng việc trong cơng tác tạo nguồn, mua hàng sẽ được tiến hành theo sự thống nhất chung, tránh được những sai sĩt cĩ thể xảy ra. Với một chiến lược dài hạn đã đặt ra, để thực hiện được nĩ địi hỏi Trung tâm phải xây dựng và hồn thiện được chiến lược về nguồn hàng. Trên cơ sở chiến lược nguồn hàng Trung tâm đã đưa ra cho Siêu thị INTIMEX là tập trung vào hàng thực phẩm, coi hàng thực phẩm là mặt hàng dẫn đường của Siêu thị, Trung tâm cần cụ thể hố và hồn thiện các nội dung của một chiến lược nguồn hàng. Trong chiến lược nguồn hàng Trung tâm cần xác định được các yếu tố sau:
- Tỷ lệ giữa hàng thực phẩm và các ngành hàng khác (bao gồm hàng mỹ phẩm và chất tảy rửa và hàng dụng cụ gia đình).
Trong mỗi ngành hàng cần xác định: - Tỷ lệ giữa hàng nội và hàng ngoại. - Mặt hàng nào sẽ mua trong nước. - Mặt hàng nào sẽ trực tiếp nhập khẩu. - Mặt hàng nào sẽ lấy từ các nhà phân phối
- Mặt hàng nào sẽ lấy trực tiếp từ các nhà sản xuất.
Một chiến lược nguồn hàng tốt khơng những phải đảm bảo được tính ổn định của nguồn hàng, sự phong phú, đa dạng, chất lượng và giá cả phù hợp mà cịn phải đảm bảo được khả năng kiểm sốt nguồn hàng. Chính vì vậy, sau khi xác định được các mục tiêu định hướng, các chỉ tiêu đưa ra Trung tâm cần phải đưa ra những chính sách, biện pháp để thực hiện. Các nhĩm biện pháp cần cĩ:
- Nhĩm biện pháp nhằm tăng số lượng mặt hàng, tỷ trọng hàng hố tự nhập khẩu.
- Nhĩm biện pháp nhằm tăng số lượng mặt hàng, tỷ trọng mặt hàng trực tiếp lấy từ nhà sản xuất.
- Nhĩm biện pháp nhằm củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp.
II.1.2. Đẩy mạnh cơng tác nghiên cứu thị trường.
Nghiên cứu thị trường là cơng tác đặc biệt quan trọng khơng chỉ khi lập kế hoạch kinh doanh. Để tạo được một nguồn hàng tốt, ổn định, phong phú, chất lượng, giá hợp lý địi hỏi cơng tác nghiên cứu thị trường đầu vào phải tốt. Hiện nay, do kinh phí cũng như quy mơ của Trung tâm cĩ hạn nên cơng tác nghiên cứu thị trường tại Trung tâm diễn ra cịn nhỏ lẻ. Nhưng Trung tâm vẫn cĩ thể khắc phục được tình trạng đĩ bằng cách:
- Giao nhiệm vụ nghiên cứu thị trường cho cán bộ nghiệp vụ ngành hàng. Cán bộ nghiệp vụ của mỗi ngành hàng cĩ trách nhiệm nghiên cứu, theo dõi tình hình biến động của hàng hố trên thị trường cũng như mức độ tiêu dùng hàng hố. Để làm được điều này cán bộ nghiệp vụ cần phải:
+ Thường xuyên cập nhật thơng tin qua các phương tiện thơng tin đại chúng như báo, tạp chí, mạng INTERNET, đài phát thanh, đài truyền hình...
+ Thiết lập hệ thống thơng tin từ khách hàng (nhà cung cấp). Những thơng tin thu được từ nhà cung cấp rất cĩ giá trị và đây cĩ thể là những chỉ dẫn quan trọng giúp cho cán bộ nghiệp vụ đưa ra các quyết định chính xác. Nhưng để khai thác được nguồn thơng tin này địi hỏi Trung tâm và cán bộ nghiệp vụ phải thiết lập những mối quan hệ thân thiết với khách hàng, đặc biệt là đại diện bán hàng của các nhà cung cấp.
+ Thường xuyên thực hiện các cuộc khảo sát thị trường.
- Liên kết với bộ phận nghiên cứu thị trường của Cơng ty cũng như của các thành viên khác trong Cơng ty để tạo lập một hệ thống thơng tin thị trường trong tồn bộ Cơng ty. Hệ thống thơng tin thị trường này cĩ rất nhiều ưu điểm:
+ Các thành viên trong Cơng ty cung cấp cho nhau những thơng tin quý báu về thị trường, về nguồn hàng và các đối tác nằm trong phạm vi kiểm sốt của thành viên đĩ.
+ Khắc phục được tình trạng thiếu kinh phí cũng như thiếu người trong cơng tác nghiên cứu thị trường của mỗi thành viên, trong đĩ cĩ Trung tâm thương mại INTIMEX Hà Nội.
+ Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hố, việc tự điều tra thăm dị thị trường là rất khĩ khăn và rất tốn kém đối với Trung tâm Thương mại INTIMEX Hà Nội cũng như các Thành viên khác trong Cơng ty. Khi hệ thống thơng tin này được thiết lập các Thành viên trong cơng ty cĩ thể thu thập được những thơng tin cần thiết về thị trường XNK thơng qua các đại diện của Cơng ty đặt ở các quốc gia khác nhau. Nhờ vậy việc khảo sát thị trường đỡ khĩ khăn hơn và cũng ít tốn kém hơn.
+ Thơng tin thu được chính xác hơn do khả năng kiểm tra độ chính xác của thơng tin cao hơn. Với những nguồn hàng nằm ở các tỉnh, thành phố khác các Thành viên trong cơng ty sẽ am hiểu về thị trường đĩ hơn là cán bộ Trung tâm. Bởi vì đĩ là nơi mà họ cĩ quan hệ làm ăn hay những nơi họ đang đặt trụ sở. Với những nguồn hàng nhập khẩu các đại diện của cơng ty ở các nước xuất khẩu
cĩ thể cung cấp cho Trung tâm cũng như các Thành viên khác những thơng tin chính xác hay cĩ sự cố vấn về thị trường, về đối tác cho Trung tâm.
II.1.3. Hồn thiện kế hoạch tạo nguồn và kế hoạch mua hàng.
* Về kế hoạch tạo nguồn.
Kế hoạch tạo nguồn tuy chưa phải là căn cứ cuối cùng để lập lên các đơn hàng, tuy nhiên nĩ cĩ liên quan chặt chẽ với kế hoạch mua hàng. Việc lập kế hoạch tạo nguồn cho từng quý, từng tháng là khơng cần thiết nhưng Trung tâm cần hồn chỉnh kế hoạch tạo nguồn cho năm. Để lập kế hoạch tạo nguồn Trung tâm cần căn cứ vào kết quả nghiên cứu thị trường. Kế hoạch tạo nguồn nên chia thành kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu và kế hoạch tạo nguồn hàng trong nước.
*. 1. Kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu.
Hàng nhập khẩu chiếm 50 - 55% tổng giá trị hàng hố của Trung tâm. Một phần hàng hố đĩ là do Trung tâm tự nhập khẩu, nhưng phần lớn được lấy thơng qua các nhà phân phối. Kinh doanh siêu thị là kinh doanh đa dạng hố mặt hàng. Trung tâm khơng đủ tiềm lực và cũng khơng cần thiết phải trực tiếp nhập khẩu tất cả các mặt hàng mà Trung tâm đang kinh doanh. Nhưng để tạo được một nguồn hàng ổn định, phong phú thì việc đặt ra mục tiêu tăng tỷ trọng hàng tự nhập khẩu giảm tỷ trọng hàng nhập khẩu lấy thơng qua các nhà phân phối là cần thiết. Như vậy trong kế hoạch tạo nguồn của từng năm Trung tâm cũng cần phải đưa ra các chỉ tiêu về tỷ trọng hàng tự nhập khẩu. Khi lập kế hoạch tạo nguồn đối với hàng tự nhập khẩu hay hàng lấy qua các nhà phân phối Trung tâm cần dựa vào tình hình hoạt động của năm trước và kết quả nghiên cứu thị trường để từ đĩ đưa ra các quyết định về việc cĩ tiếp tục kinh doanh một mặt hàng nào nữa khơng, mặt hàng nào cần giảm lượng nhập, mặt hàng nào cần tăng lượng nhập trong năm tới, mặt hàng nào cần đưa vào kinh doanh. Sau đĩ Trung tâm cần xác định khối lượng hàng hố sẽ lấy từ nhà cung cấp truyền thống, khối lượng hàng hố Trung tâm dự kiến sẽ khai thác từ nhà cung cấp mới. Sau khi xác định được tất cả các yếu tố đĩ Trung tâm lên kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu. Một kế hoạch tạo nguồn bao gồm các chỉ tiêu về khối lượng hàng hố,
thời gian cung ứng hàng hố, hình thức cung cấp, ngân sách giành cho từng nguồn. Tất cả các chỉ tiêu này được tính cho từng loại hàng hố và từng nhà cung cấp hàng hố. Việc lập kế hoạch nên chia ra làm hai bảng biểu: bảng kế hoạch hàng tự nhập khẩu và bảng kế hoạch hàng nhập khẩu lấy thơng qua các nhà phân phối.
Kế hoạch tạo nguồn hàng tự nhập khẩu năm ... Tên hàng
hố
Đơn vị tính
Khối lượng Ngân
sách Thời gian Nhà cung cấp Cho dự trữ Cho bán hàng Bán buơn Bán lẻ (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)
Bảng kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu được lấy thơng qua các nhà phân phối (nhà nhập khẩu) giống như bảng kế hoạch tạo nguồn hàng được đưa ra trong mục II.1.2 ở chương I. Do đĩ trong phần này tơi xin được khơng đưa ra dưới đây.
*.2. Kế hoạch tạo nguồn hàng sản xuất trong nước.
Cũng giống như hàng nhập khẩu, hàng sản xuất trong nước cũng gồm hai phần: một phần được lấy trực tiếp từ các nhà sản xuất, phần cịn lại được lấy từ các nhà phân phối. Số lượng các nhà phân phối hiện nay khơng nhiều nếu so sánh với số lượng các nhà sản xuất đang cung cấp hàng hố cho Trung tâm. Tuy nhiên giá trị hàng hố mà Trung tâm lấy qua các nhà phân phối lại rất lớn. Chủ yếu họ phân phối các sản phẩm của các nhà sản xuất trong Nam. Vì vậy để từng bước thực hiện mục tiêu tạo ra nguồn hàng trong nước ổn định bằng cách trở thành tổng đại lý, nhà phân phối và tiến tới trở thành đại lý độc quyền trong kế hoạch tạo nguồn hàng hàng năm Trung tâm cần đưa ra chỉ tiêu về tỷ trọng giữa
hàng trực tiếp lấy từ nhà sản xuất và hàng lấy qua các nhà phân phối. Các chỉ tiêu này cần được cụ thể hố trong kế hoạch tạo nguồn hàng của năm kế hoạch. Tương tự khi lập kế hoạch tạo nguồn hàng nhập khẩu, để lập kế hoạch tạo nguồn hàng trong nước Trung tâm cũng cần xác định mặt hàng tiếp tục kinh doanh, hạn chế kinh doanh, khơng kinh doanh, và những mặt hàng mới sẽ đưa vào kinh doanh; khối lượng hàng hố sẽ lấy từ các nhà cung cấp truyền thống, khối lượng hàng hố sẽ lấy từ các nhà cung cấp mới. Kế hoạch tạo nguồn hàng sản xuất trong nước cũng bao gồm các chỉ tiêu: Khối lượng hàng hố, thời gian cung ứng, hình thức cung ứng, ngân sách. Những chỉ tiêu này được xác định cho từng loại hàng hố và cho từng nhà cung cấp.
*. Về việc lập kế hoạch mua hàng.
Trên cơ sở kết quả của cơng tác tạo nguồn, Trung tâm sẽ lập kế hoạch mua hàng. Trong số những mặt hàng mà Trung tâm đang kinh doanh cĩ những mặt hàng thường xuyên biến động, mức tiêu thụ lớn, cũng cĩ những mặt hàng khá ổn định, tiêu thụ ở mức bình thường. Hàng hố bao gồm hai loại: hàng hố mang tính chất thời vụ và hàng hố khơng mang tính chất thời vụ. Những hàng hố khơng mang tính chất thời vụ, việc tiêu dùng mang tính chất thường xuyên hàng ngày, sự biến động về mức tiêu thụ khơng lớn. Những hàng hố mang tính chất thời vụ thường cĩ sự biến động lớn khi vào mùa vụ. Ví dụ đường, sữa, bánh kẹo, nước giải khát là những mặt hàng mang tính chất thời vụ. Đường, sữa, nước giải khát thường cĩ mức tiêu thụ cao hơn vào những tháng hè. Bánh kẹo lại cĩ sự biến động lớn vào mùa đơng và tháng giáp Tết. Đồ hộp, thực phẩm, hàng mỹ phẩm,... lại là những mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, do đĩ sự biến động nếu cĩ thì khơng phải do tính chất mùa vụ mà vì những lý do khác. Khi lập kế hoạch mua hàng Trung tâm phải tìm hiểu về tính chất của hàng hố, nắm vững quy luật biến động của từng loại cĩ như vậy mới tạo được một kế hoạch mua hàng tốt. Khi lập kế hoạch mua hàng Trung tâm cần lập kế hoạch năm, quý, tháng. Kế hoạch năm, kế hoạch quý được lập cho tất cả các loại hàng hố mà Trung tâm hiện đang kinh doanh. Những hàng hố cĩ độ biến động lớn, khả năng tiêu thụ lớn thì khơng chỉ lập kế hoạch năm mà cịn phải lập kế hoạch mua theo tháng.
Khi lập kế hoạch mua hàng cho năm cũng như cho từng quý trong năm kế hoạch Trung tâm cần xác định các chỉ tiêu: khối lượng, chủng loại, thời gian mua hàng, giá trị hàng hố mua. Để các chỉ tiêu này chính xác Trung tâm cần phải xác định lượng hàng tồn kho cuối kỳ, mức độ tiêu dùng hàng hố năm kế hoạch. Kế hoạch mua hàng từng tháng cũng bao gồm tất cả các yếu tố trên. Tuy nhiên trong kế hoạch mua hàng từng tháng, các chỉ tiêu được xác định chính xác hơn do xác định được khả năng biến động của nhu cầu hàng hố dễ dàng hơn và chính xác hơn. Nếu chia hàng hố của Trung tâm Thương mại INTIMEX theo tính chất thời vụ thì ta thấy:
- Các mặt hàng mang tính chất thời vụ bao gồm: nước giải khát, đường, sữa, bánh kẹo, quạt điện, hàng dệt may.
- Các mặt hàng khơng mang tính chất thời vụ: Các loại đồ uống cịn lại (chè, cà phê, rượu, bia),thuốc lá, đồ hộp, đồ đơng lạnh, thực phẩm tươi sống, các loại lương thực thực phẩm chế biến, thức ăn chế biến, mỹ phẩm và chất tảy rửa, hàng dụng cụ gia đình, đồ chơi trẻ em.
Như vậy khi lập đơn hàng Trung tâm cần chú ý tới tính chất của các loại hàng hố trên cộng với sự biến động về nhu cầu thị trường để quyết định danh mục mặt hàng cần lập kế hoạch mua hàng từng tháng.
II.1.4. Hồn thiện các đơn đặt hàng.
Khi lập các đơn đặt hàng cán bộ nghiệp vụ của Trung tâm thương căn cứ vào lượng hàng tồn và các đơn hàng chỉ được lập khi hàng sắp bán hết. Chính vì vậy thường xảy ra tình trạng thiếu hàng để bán. Để lập được một đơn hàng hồn hảo Trung tâm khơng chỉ cần dựa vào lượng hàng tồn mà cịn phải dựa theo một