Kế toán TSCĐ hữu hình tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh

Trong thực tế, ở Việt Nam hiện nay, mặc dù đã nhận thức được tác dụng của TSCĐ đối với quá trình SXKD nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có kế hoạch, biện pháp quản lý, sử dụng đầy đủ đồng bộ và chủ động cho nên TSCĐ sử dụng một cách lãng phí, chưa phát huy hết hiệu quả kinh tế của chúng. Như thế là lãng phí vốn đầu tư đồng thời ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh là một doanh nghiệp nhà nước chuyên kinh doanh các sản phẩm dầu mỏ, với hoạt động rộng khắp 2 tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh thì việc hạch toán và quản lý tài sản cố định luôn luôn được đề cao. Nhận thức được tầm quan trọng đó, bằng những kiến thức đã tiếp thu được trong thời gian học tập tại trường Đại học kinh tế Huế và thực tập tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh em nhận thấy: vấn đề sử dụng TSCĐ hữu hình sao cho có hiệu quả có ý nghĩa to lớn không chỉ trong lý luận mà cả trong thực tiễn quản lý doanh nghiệp.

PHẦN I ĐẶT VẤN ĐỀ 1.1 Lý do chọn đề tài

Đất nước ta đã và đang đạt được nhiều thành tựu đáng khích lệ sau nhiềunăm đổi mới Điều này khẳng định cho sự đúng đắn của con đường mà Đảng vànhân dân ta đã chọn nhằm xây dựng một đất nước Việt Nam giàu mạnh sánh vaicác cường quốc năm châu Cùng xu hướng toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới, đấtnước ta cũng mở cửa hội nhập Chính xu hướng này đã mang lại nhiều cơ hội lớncho sự phát triển và cũng không ít những thách thức đối với các doanh nghiệpViệt Nam

Thách thức lớn nhất khi nước ta gia nhập tổ chức thương mại thế giới vàođầu năm 2007 là việc hội nhập, tự do hoá thương mại, dỡ bỏ hàng rào thuế quan,giảm sự bảo hộ của Nhà nước khi đó tất yếu sẽ có những doanh nghiệp làm ănkém hiệu quả, không đủ khả năng đứng vững, bị phá sản, hoặc phải cơ cấu lại đểphát triển Đặc biệt khi kinh tế thế giới đang trải qua một cuộc đại khủng hoảng

từ sau chiến tranh thế giới thứ hai

Để tồn tại và phát triển trong điều kiện như thế đòi hỏi mỗi doanh nghiệpphải vươn lên tự khẳng định mình, không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm

và dịch vụ, hạ giá thành, tăng khả năng cạnh tranh Trong quá trình tiến hànhSXKD bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần phải có ba yếu tố: con người, tư liệulao động và đối tượng lao động Tư liệu lao động chính là những phương tiện vậtchất mà người lao động sử dung để tác động vào đối tượng lao động, trong đóTSCĐ là một bộ phận quan trọng nhất Và vấn đề quan trọng có tính chất thenchốt đối với các doanh nghiệp đó là phát huy và sử dụng có hiệu quả tài sản cốđịnh Các doanh nghiệp bên cạnh sử dụng tối đa công suất máy móc thiết bị hiện

có kịp thời, thay thế máy móc thiết bị lạc hậu, đổi mới công nghệ theo kịp thờiđại, thì vấn đề tổ chức kế toán tài sản cố định một cách khoa học, xây dựng đầy

đủ các chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sử dụng tài sản cố định, trên cơ sở đó giúp cho

chủ thể quản lý có đầy đủ thông tin cần thiết về tài sản cố định là vấn đề vô cùngquan trong.

Trong thực tế, ở Việt Nam hiện nay, mặc dù đã nhận thức được tác dụng củaTSCĐ đối với quá trình SXKD nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có kế hoạch,biện pháp quản lý, sử dụng đầy đủ đồng bộ và chủ động cho nên TSCĐ sử dụngmột cách lãng phí, chưa phát huy hết hiệu quả kinh tế của chúng Như thế là lãngphí vốn đầu tư đồng thời ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh là một doanh nghiệp nhà nước chuyên kinhdoanh các sản phẩm dầu mỏ, với hoạt động rộng khắp 2 tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnhthì việc hạch toán và quản lý tài sản cố định luôn luôn được đề cao Nhận thức đượctầm quan trọng đó, bằng những kiến thức đã tiếp thu được trong thời gian học tập tạitrường Đại học kinh tế Huế và thực tập tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh em nhận thấy:vấn đề sử dụng TSCĐ hữu hình sao cho có hiệu quả có ý nghĩa to lớn không chỉ trong

lý luận mà cả trong thực tiễn quản lý doanh nghiệp

Vì thế em quyết định chọn đề tài : “Kế toán TSCĐ hữu hình tại Công ty xăng

dầu Nghệ Tĩnh” làm khoá luận tốt nghiệp.

1.2 Mục đích nghiên cứu đề tài

Em thực hiện đề tài này nhằm thực hiện các mục đích sau:

- Góp phần hệ thống hoá cơ sở lý luận về hạch toán TSCĐ hữu hình

- Đánh giá thực trạng kế toán TSCĐ hữu hình tại công ty Xăng dầu NghệTĩnh

- Căn cứ vào thực tế tại công ty, đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằmhoàn thiện công tác kế toán TSCĐ hữu hình tại công ty Xăng dầu NghệTĩnh

1.3 Đối tượng nghiên cứu đề tài

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kế toán TSCĐ hữu hình tạiCông ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh

1.4 Phạm vi nghiên cứu đề tài

Đề tài tập trung nghiên cứu số liệu về TSCĐ hữu hình tại công ty Xăng dầuNghệ Tĩnh năm 2008, 2009.

1.5 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong đề tài bao gồm:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tham khảo các tài liệu như sách, giáotrình, chế độ chuẩn mực kế toán, báo tạp chí, các trang wed điện tử…Phương pháp này dùng để hệ thống lại cơ sở lý luận về vấn đề nghiên cứu

- Phương pháp so sánh, phân tích, đánh giá: Phân tích biến động về TSCĐhữu hình tại Công ty qua các năm

- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: hỏi thông tin qua các nhân viên kế toán

- Phương pháp kế toán: bao gồm phương pháp chứng từ, phương pháp tàikhoản, tổng hợp cân đối các nghiệp vụ kinh tế liên quan tới TSCĐ hữuhình

1.6 Kết cấu khoá luận

Khoá luận bao gồm 3 phần:

Phần I: ĐẶT VẤN ĐỀ

Phần II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về TSCĐ và kế toán TSCĐ

Chương 2: Thực trạng hạch toán và quản lý TSCĐ hữu hình tại Công tyxăng dầu Nghệ Tĩnh

Chương 3: Một số nhận xét, đánh giá và đưa ra giải pháp góp phần hoànthiên công tác kế toán TSCĐ hữu hình tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh

Phần III: KẾT LUẬN

PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TSCĐ VÀ KẾ TOÁN TSCĐ

1.1 Tóm tắt nghiên cứu đã qua

Theo em biết thì các đề tài nghiên cứu về TSCĐ và kế toán TSCĐ hữu hình củasinh viên trường Đại học kinh tế Huế là không nhiều so với các đề tài khác Vàhầu hết các bài khóa luận này đã được thực hiện trước khi chế độ kế toán15/2006 của Bộ tài chính Còn tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh cũng đã có mộtsinh viên nghiên cứu đề tài này Tuy nhiên chưa đi sâu vào nghiên cứu làm rõvấn đề

1.2 Khái quát chung về TSCĐ hữu hình và kế toán TSCĐ hữu hình

1.2.1 Một số khái niệm cơ bản

TSCĐ hữu hình là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể do doanhnghiệp nắm giữ để sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với tiêuchuẩn ghi nhận TSCĐ hữu hình

Nguyên giá TSCĐ là toàn bộ các chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để cóđược TSCĐ hữu hình tính tới thời điểm đưa tài sản đó vào trạng thái sẵn sàng sửdụng

Khấu hao TSCĐ là sự phân bổ một cách có hệ thống giá trị phải khấu haocủa TSCĐ hữu hình trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản đó Thờigian sử dụng hữu ích của TSCĐ là thời gian mà TSCĐ hữu hình phát huy đượctác dụng cho sản xuất, kinh doanh Giá trị phải khấu hao của TSCĐ là nguyên giácủa TSCĐ ghi trên báo cáo tài chính trừ (-) giá trị thanh lý ước tính của tài sảnđó

Giá trị còn lại của TSCĐ là nguyên giá của TSCĐ hữu hình sau khi trừ (-)

số khấu hao luỹ kế của tài sản đó

Sửa chữa tài sản cố định là việc duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa những hư hỏngphát sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động theotrạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu của tài sản cố định

Nâng cấp tài sản cố định là hoạt động cải tạo, xây lắp, trang bị bổ sung thêmcho tài sản cố định nhằm nâng cao công suất, chất lượng sản phẩm, tính năng tácdụng của tài sản cố định so với mức ban đầu hoặc kéo dài thời gian sử dụng củatài sản cố định; đưa vào áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chiphí hoạt động của tài sản cố định so với trước

1.2.2 Vai trò, nhiệm vụ của kế toán TSCĐ hữu hình

a Vai trò của TSCĐ

TSCĐ là một bộ phận của tư liệu sản xuất, giữ vai trò tư liệu lao động

chủ yếu của quá trình sản xuất Chúng được coi là cơ sở vật chất kỹ thuật có vaitrò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh,là điều kiện tăng năng suấtlao động xã hội và phát triển nền kinh tế quốc dân Chính vì vậy, trong sản xuấtkinh doanh của từng doanh nghiệp nói riêng cũng như của toàn bộ nền kinh tếnói chung, TSCĐ là cơ sở vật chất và có vai trò cực kỳ quan trọng Việc cải tiến,hoàn thiện, đổi mới và sử dụng hiệu quả TSCĐ là một trong những nhân tố quyếtđịnh sự tồn tại và phát triển của các doanh nghiệp và của nền kinh tế

b Nhiệm vụ của kế toán TSCĐ

Kế toán TSC Đ có những nhiệm vụ sau:

(1) Ghi chép, phản ánh tổng hợp chính xác kịp thời số lượng, giá trị TSCĐhiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng TSCĐ trong phạm vi toàn đơn vị,cũng như tại từng bộ phận sử dụng TSCĐ Tính toán và phân bổ chính xác mứckhấu hao TSCĐ và chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản

(4) Hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, các bộ phận phụ thuộc trong các doanhnghiệp thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu về TSCĐ, mở các sổ, thẻ kếtoán cần thiết và hạch toán TSCĐ đúng chế độ quy định.

(5) Tham gia kiểm tra đánh giá lại TSCĐ theo quy định của Nhà nước và yêucầu bảo quản vốn, tiến hành phân tích tình hình trang bị, huy động bảo quản, sửdụng TSCĐ tại đơn vị

1.2.3 Đo lường và ghi nhận TSCĐ hữu hình

a Đặc điểm của TSCĐ hữu hình

TSCĐ hữu hình tham gia toàn bộ vào nhiều chu kỳ kinh doanh vẫn giữ nguyênhình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng hoàn toàn; về giá trị bị giảm dần

và được dịch chuyển dần vào giá trị sản phẩm mới mà TSCĐ đó tham gia sảnxuất

b Tiêu chuẩn ghi nhận

Tư liệu lao động là từng tài sản hữu hình có kết cấu độc lập, hoặc là một hệthống gồm nhiều bộ phận tài sản riêng lẻ liên kết với nhau để cùng thực hiện mộthay một số chức năng nhất định mà nếu thiếu bất kỳ một bộ phận nào trong đóthì cả hệ thống không thể hoạt động được Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (số

03 – TSCĐ hữu hình), nếu một tài sản thoả mãn đồng thời cả bốn tiêu chuẩn dướiđây thì được coi là tài sản cố định hữu hình:

(1) Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai về việc sửdụng tài sản đó

(2) Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy.(3) Thời gian sử dụng ước tính trên một năm

(4) Có đủ tiêu chuẩn giá trị theo quy định hiện hành Giá trị từ10.000.000 đồng trở lên

c Phân loại TSCĐ hữu hình: TSCĐ trong doanh nghiệp có công dụng khác

nhau trong hoạt động kinh doanh, để quản lý tốt cần phải phân loại TSCĐ Phânloại TSCĐ là việc sắp xếp các TSCĐ trong doanh nghiệp thành các loại, các

nhóm TSCĐ có cùng tính chất, đặc điểm theo những tiêu thức nhất định Trongdoanh nghiệp thường phân loại TSCĐ hữu hình theo một số tiêu thức sau:

Theo hình thái biểu hiện thì TSCĐ hữu hình bao gồm: Nhà cửa vật kiếntrúc, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, truyền dẫn, thiết bị, dụng cụ quản lý,cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm, TSCĐ hữu hình khác

Theo quyền sử dụng TSCĐ hữu hình được chia làm 2 loại: TSCĐ hữu hình

tự có (thuộc sở hữu của doanh nghiệp) và TSCĐ hữu hình thuê ngoài

Ngoài ra doanh nghiệp có thể phân loại TSCĐ hữu hình theo nguồn hìnhthành, hoặc phân loại theo nơi sử dụng

d Xác định giá trị ban đầu (xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình)

Nguyên giá TSCĐ được xác định theo nguyên tắc giá phí Theo nguyên tắcnày, nguyên giá TSCĐ bao gồm toàn bộ các chi phí liên quan đến việc mua hoặcxây dựng, chế tạo TSCĐ kể cả các chi phí vận chuyển, lắp đặt chạy thử và cácchi phí hợp lý, cần thiết khác trước khi sử dụng tài sản

Cách xác định nguyên giá TSCĐ hữu hình trong một số trường hợp phổbiến sau:

Nguyên giá TSCĐ hữu hình do mua sắm trực tiếp, bao gồm giá mua (trừ (-)các khoản được chiết khấu thương mại hoặc giảm giá), các khoản thuế (khôngbao gồm các khoản thuế được hoàn lại) và các chi phí liên quan trực tiếp đến việcđưa tài sản vào trạng thái sẵn sàng sử dụng, như: chi phí chuẩn bị mặt bằng; chiphí vận chuyển bốc xếp ban đầu;

Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua trả chậm được xác định theo giá mua trảtiền ngay tại thời điểm mua Khoản chênh lệch giữa giá mua trả chậm và giá muatrả tiền ngay được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh theo kỳ hạn thanhtoán

Nguyên giá TSCĐ hữu hình do đầu tư xây dựng cơ bản theo phương thứcgiao thầu là giá quyết toán công trình xây dựng, các chi phí liên quan trực tiếpkhác và lệ phí trước bạ (nếu có)

Nguyên giá TSCĐ hữu hình mua dưới hình thức trao đổi: Trao đổi với mộtTSCĐ khác không tương tự thì nguyên giá của nó được xác định bằng giá trị hợp

lý của TSCĐ nhận về hoặc giá trị hợp lý của tài sản đem trao đổi, sau khi điềuchỉnh các khoản tiền hoặc tương đương tiền trả thêm hoặc thu về; Trao đổi vớimột TSCĐ hữu hình tương tự (có công dụng tương tự, cùng lĩnh vực kinh doanh,

có giá trị tương đương), nguyên giá được xác định bằng giá trị còn lại của TSCĐđem đi trao đổi

Nguyên giá của TSCĐ hữu hình hình thành do tự xây dựng hoặc tự chế:Nguyên giá là giá thành thực tế của TSCĐ tự xây dựng hoặc tự chế cộng (+) chiphí lắp đặt, chạy thử Trường hợp doanh nghiệp dùng sản phẩm do mình sản xuất

ra để chuyển thành TSCĐ thì nguyên giá là chi phí sản xuất sản phẩm đó cộng(+) chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa TSCĐ vào trạng thái sẵn sàng sửdụng

Nguyên giá TSCĐ hữu hình được cấp (do đơn vị cấp trên cùng hệ thống cấp)được điều chuyển nội bộ đến…xác định theo giá ghi trên sổ kế toán đơn vị cấp,đơn vị điều chuyển

e Nguyên tắc quản lý tài sản cố định

Mọi tài sản cố định trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (bộ hồ sơgồm có biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hoá đơn mua TSCĐ và các chứng

từ khác có liên quan) Tài sản cố định phải được phân loại, thống kê, đánh số và

có thẻ riêng, được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi tài sản cố định vàđược phản ánh trong sổ theo dõi tài sản cố định Mỗi tài sản cố định phải đượcquản lý theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán: Giá trị còn lại trên sổ kế

toán của tài sản cố định =

Nguyên giá của tàisản cố định -

Số khấu hao lũy kếcủa tài sản cố địnhĐịnh kỳ vào cuối mỗi năm tài chính, doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kêtài sản cố định Mọi trường hợp phát hiện thừa, thiếu tài sản cố định đều phải lậpbiên bản, tìm nguyên nhân và có biện pháp xử lý

f Tính khấu hao TSCĐ hữu hình

Mọi TSCĐ của doanh nghiệp có liên quan đến hoạt động kinh doanh đềuphải trích khấu hao Mức trích khấu hao TSCĐ được hạch toán vào chi phí kinhdoanh trong kỳ Doanh nghiệp không được tính và trích khấu hao đối với nhữngTSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn sử dụng vào hoạt động kinh doanh.

Việc tính và trích khấu hao TSCĐ được thực hiện theo quyết định BTC ngày 12/12/2003 và thông tư số 33/2005/TT-BTC ngày 29/04/2005

206/2003/QĐ-của Bộ trưởng Bộ tài chính

Xác định thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ hữu hình:

- Đối với TSCĐ còn mới doanh nghiệp phải căn cứ vào khung thời gian sửdụngTSCĐ quy định tại Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ tài chính đểxác định thời gian sử dụng của TSCĐ

- Đối với TSCĐ đã qua sử dụng, thời gian sử dụng được xác định như sau:

(1) Phương pháp khấu hao đường thẳng (phương pháp khấu hao bình quân,

tuyến tính cố định): Là phương pháp mà mức khấu hao hàng năm không đổitrong suốt thời gian sử dụng hữu ích của TSCĐ

Theo phương pháp này mức khấu hao bình quân (Mkhbq) được tính như sau:Mkhbq = Giá trị phải khấu hao/ Số năm sử dụng

Mức trích khấu hao hàng tháng bằng số khấu hao phải trích cả năm chia cho 12tháng

(2) Phương pháp khấu hao theo số dư giảm dần có điều chỉnh:

Xác định thời gian sử dụng của tài sản cố định: Doanh nghiệp xác định thờigian sử dụng của tài sản cố định theo quy định tại Chế độ quản lý, sử dụng vàtrích khấu hao tài sản cố định ban hành kèm theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ Tài chính

Xác định mức trích khấu hao năm của tài sản cố định trong các năm đầu theo côngthức dưới đây:

Mức trích khấu hao hàng

năm của tài sản cố định =

Giá trị còn lại củatài sản cố định X

Tỷ lệ khấu haonhanh

Tỷ lệ khấu hao nhanh xác định theo công thức sau:

Thời gian sử dụng của tài

sản cố định

X

Hệ sốđiềuchỉnh

X 100

Hệ số điều chỉnh phụ thuộc vào thời gian sử dụng của TSCĐ và có độ lớn

từ 1,5 đến 2,5 lần theo Quyết định 206/2003 của bộ tài chính

Mức trích khấu hao hàng tháng bằng số khấu hao phải trích cả năm chia cho

12 tháng

(3) Phương pháp khấu hao theo số lượng, khối lượng sản phẩm: Căn cứ tình

hình thực tế sản xuất, doanh nghiệp xác định số lượng, khối lượng sản phẩm thực

tế sản xuất hàng tháng, hàng năm của tài sản cố định

Xác định mức trích khấu hao trong tháng của tài sản cố định theo công thức dướiđây:

X

Nguyên giá của TSCĐSản lượng theo công suất

thiết kếTrường hợp công suất thiết kế hoặc nguyên giá của tài sản cố định thay đổi,doanh nghiệp phải xác định lại mức trích khấu hao của tài sản cố định

1.3 Kế toán TSCĐ hữu hình

1.3.1 Kế toán chi tiết TSCĐ hữu hình

Xác định đối tượng ghi TSCĐ hữu hình: Là từng vật kết cấu hoàn chỉnh baogồm cả vật giá lắp và phụ tùng kèm theo

Chứng từ ban đầu bao gồm:Biên bản giao nhận TSCĐ (mẫu số 01 – TSCĐ),biên bản thanh lý TSCĐ (mẫu số 02 – TSCĐ), biên bản giao nhận TSCĐ sửachữa lớn hoàn thành (mẫu số 03 – TSCĐ), biên bản kiểm kê TSCĐ (mẫu số 04 –TSCĐ), hợp đồng kinh tế (về việc mua TSCĐ), hoá đơn GTGT, Phiếu chi, các tàiliệu kỹ thuật liên quan

Tổ chức kế toán tại bộ phận kế toán: kế toán sử dụng “thẻ TSCĐ” và sổTSCĐ toàn doanh nghiệp để theo dõi tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ

1.3.2 Kế toán tổng hợp TSCĐ hữu hình

Tài khoản sử dụng

Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình Được mở chi tiết các tài khoản cấp 2 sau: TK

2111 – Nhà cửa, vật kiến trúc; TK 2112 – Máy móc, thiết bị; TK 2113 – Phươngtiện vận tải, truyền dẫn; TK 2114 - Thiết bị, dụng cụ quản lý; TK 2115 – Cây lâunăm, súc vật làm việc; TK 2118 – TSCĐ khác;

Nội dung: Phản ánh các nghiệp vụ tăng, giảm nguyên giá TSCĐ hữu hình Trong

đó nguyên giá TSCĐ tăng do mua sắm, hoàn thành XDCB bàn giao, nhận gópvốn liên doanh, nhận biếu tặng; điều chỉnh tăng nguyên giá do xây lắp, cải tạonâng cấp Nguyên giá TSCĐ giảm do thanh lý, nhượng bán hoặc điều động tàisản Số dư TK bên Nợ phản ánh nguyên giá TSCĐ hữu hình tại đơn vị

Chứng từ và sổ sách sử dụng: Biên bản giao nhận TSCĐ; thẻ TSCĐ; biên bản

thanh lý TSCĐ; biên bản giao nhận TSCĐ đã sửa chữa lớn hoàn thành; biên bảnđánh giá lại TSCĐ; Sổ chi tiết TSCĐ; Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng

Trình tự ghi sổ kế toán:

Ghi sổ khi có phát sinh

Lập báo cáo cuối kỳ

-Biên bản bàn giao-Biên bản thanh lý-Biên bản kiểm kê

…

Sổ theo dõi chi tiết TSCĐ

Sổ theo dõi TSCĐ tại nơi sử dụng

Sổ kế toán tổng hợp

TK 211

Báo cáo tăng giảm TSCĐ

Báo cáo kế toán tài chính

TK 411, 711

Do tiếp nhận Đồng thời căn cứ vào nguồn hình thành

TSCĐ để ghi tăng vốn chủ sở hữu

TK 222, 3381

Tăng khác

Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ tài khoản kế toán TSCĐ hữu hình.

1.3.3 Kế toán hao mòn TSCĐ hữu hình

Hao mòn TSCĐ là sự giảm dần giá trị sử dụng và giá trị của TSCĐ do tham giavào hoạt động SXKD, do bào mòn của tự nhiên, do tiến bộ kỹ thuật trong quátrình hoạt động của TSCĐ

Tài khoản sử dụng: TK 2141 - Hao mòn TSCĐ hữu hình dùng để hạch toán hao

mòn TSCĐ tại doanh nghiệp

Kết cấu:

Bên Nợ: Hao mòn TSCĐ giảm

Bên Có: Hao mòn TSCĐ tăng.

Dư Có: Hao mòn TSCĐ hiện có

Sổ sách sử dụng: Bảng tính và phân bổ khấu hao; Sổ cái, sổ chi tiết TK 2141.

Phương pháp kế toán các nghiệp vụ phát sinh:

vào chi phí SXKD

TK 4313,466Hao mòn TSCĐ dùng cho

hoạt động phúc lợi

TK 211Nhận TSCĐ đã sử dụng

TK 411 Giá trị còn lại

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tài khoản kế toán hao mòn TSCĐ hữu hình.

1.3.4 Kế toán chi phí xây dựng cơ bản

Nội dung kế toán:

Kế toán chi phí XDCB dở dang và mua sắm TSCĐ: Mua sắm TSCĐ và quyếttoán chi phí mua sắm (lắp đặt, chạy thử); XDCB và quyết toán chi phí XDCBtheo công trình, theo hạng mục

Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ: nhằm thay thế, đổi mới những bộ phận quan trọngcủa TSCĐ Sửa chữa lớn đòi hỏi phải dự toán chi phí và phải phân bổ chi phí cho

TK sử dụng TK 241: TK 2411: Mua sắm TSCĐ; TK 2412: Xây dựng cơ bản;

Giá trị thiết bị đưa vào lắp đặt

Chi phí lắp đặt thuê ngoài,

TK 211 Giá trị ghi tăng TSCĐ

Đồng thời kế toán vốn chủ sở hữu

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tài khoản kế toán chi phí XDCB.

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC

KẾ TOÁN VÀ QUẢN LÝ TSCĐ HỮU HÌNH TẠI CÔNG TY

XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH

2.1 Giới thiệu chung về Công ty Xăng dầu Nghệ Tĩnh

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh

Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh là một trong những đơn vị được thành lậpsớm ở Miền Bắc nước ta, trực thuộc Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam – BộThương Mại

Tên giao dịch: Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh Địa chỉ: Số 04 Nguyễn SỹSách – Tp Vinh - Nghệ An Tài khoản số: 0101000000028 Tại Ngân hàngNgoại thương Nghệ An Mã số thuế: 2900326304 Giám Đốc: Ngô Xuân Bình.Điện thoại: 038.3844701; 038.3846848; Fax: 038.3845801

Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh được thành lập ngày 29 tháng 12 năm 1956,theo quyết định số 446/ BTN-TC của Bộ thương nghiệp với tên gọi Công ty dầu

mỡ Vinh, có nhiệm vụ tiếp nhận vận chuyển và cung ứng xăng dầu cho hoạtđộng kinh tế quốc phòng, an ninh khu vực Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình.Trong hơn 50 năm xây dựng và phát triển dưới sự chỉ đạo trực tiếp của TổngCông ty xăng dầu Việt Nam, cùng với sự quan tâm giúp đỡ và tạo mọi điều kiệnthuận lợi của UBND tỉnh Nghệ An, Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh đã vượt quamọi khó khăn gian khổ hy sinh Ghi nhận sự đóng góp tích cực và trưởng thànhcủa Công ty, Đảng và Chính phủ đã tặng thưởng Huân chương lao động, Huânchương chiến công các hạng, cờ thi đua cho tập thể và nhiều cá nhân trong Công

ty Nhân dịp kỷ niệm 50 Năm cách mạng tháng Tám và Quốc Khánh 2-9, Chủtịch nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam đã phong tặng danh hiệu cao quí

“Anh hùng lược lượng vũ trang nhân dân” cho cán bộ, công nhân viên lực lượng

tự vệ Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh và gần đây nhất Công ty đón nhận danh hiệucao quí “Huân chương độc lập hạng ba” do Nhà Nước trao tặng Chặng đườngtồn tại và phát triển của Công ty có thể chia thành 4 giai đoạn sau:

* Thời kỳ 1956 - 1964: Đây là giai đoạn hình thành và xây dựng toàn trạm với

37 cán bộ công nhân viên, 2 xe vận tải và kho chứa Năm 1960 mở rộng thêm bểchứa nâng thêm dung tích, tính chung đến năm 1964 có thêm 14 bể chứa lớn nhỏtổng dung tích là: 14.400m3 Những năm đầu Công ty mới thành lập chỉ cung

* Thời kỳ 1964 - 1975: Đây là thời kỳ gian khổ và quyết liệt nhất bởi đế quốc

Mỹ bị thua ở miền Nam chúng điên cuồng bắn phá miền Bắc mở đầu cuộc chiếntranh miền Bắc bằng không quân, hải quân Dưới sự chỉ dạo của Tổng cục trưởngtổng cục vật tư Uỷ ban nhân dân tỉnh, ngành xăng dầu sau một thời gian ngắn đãphân tán các kho bể chứa về các nơi an toàn trong thời gian này đội xe vận tảichuyên dụng được bổ sung thêm, năm 1965 có 09 xe năm 1966 có 13 xe và năm

1973 có 28 xe Đến năm 1973 ra khỏi cuộc chiến tranh, hệ thống tổ chức mới củaTổng Công ty xăng dầu Nghệ An, chi cục xăng dầu Nghệ An chuyển thành Công

ty xăng dầu Nghệ Tĩnh với 176 cán bộ công nhân viên Trong đó có 01 đại học

18 trung cấp, còn lại là công nhân chưa qua đào tào hặc bộ đội chuyển nghành.Đến năm 1975 cơ sở vật chất kỹ thuật của Công ty do Liên Xô và Trung Quốcgiúp đỡ địa bàn hoạt động của Công ty từ Thanh Hoá đến Hà Tĩnh

* Thời kỳ 1975 – 1985: Cuộc chiến tranh chống Mỹ cứu nước của dân tộc toàn

thắng, thống nhất đất nước đi lên Chủ nghĩa xã hội Do hậu quả nặng nề của gần

30 năm chiến tranh nguồn nhập xăng dầu bị thu hẹp; Cung, cầu mất cân đối, tuynhiên Công ty đã kiên trì phấn đấu hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ

* Thời kỳ 1986 cho đến nay: Năm 1987 dưới sự tác động của công cuộc đổi

mới Công ty đã có những biến đổi ban đầu, thiết lập mô hình tổ chức kinh doanh,nâng cấp mở rộng cơ sở vật chất kỹ thuật, bổ sung lực lượng lao động mới Ngày09/03/1987 Xí nghiệp xăng dầu Nghệ An được tách ra khỏi Công ty xăng xăngdầu khu vực III trở thành một thành viên trực thuộc Tổng Công ty xăng dầu Việt

Nam Công ty đã phát huy được khả năng của mình phải củng cố và phát triển cơ

sở vật chất kỹ thuật, thị trường ngày càng mở rộng và tăng khối lượng kinhdoanh, Công ty đã xuất bán điều động nội bộ cho các đơn vị thuộc Tổng Công tyxăng dầu (Quảng Bình, Thanh Hoá) và tái xuất sang nước bạn Lào Hiện nay,Công ty đã trở thành một Doanh nghiệp lớn trên địa bàn có uy tín ngày càng caotrên thị trường xăng dầu Quy mô các kho chứa ngày một mở rộng, thị phần củaCông ty chiếm 75% trên địa bàn kinh doanh, mạng lưới bán lẻ xăng dầu được mở

rộng khắp hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh Thông qua mạng lưới của mình Công ty

đã đáp ứng nhu cầu về xăng dầu cho sự phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc

phòng trong khu vực.

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh

a Chức năng tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh

Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh là một doanh nghiệp Nhà nước trực thuộcTổng Công ty xăng dầu Việt Nam hoạt động trong lình vực thương mại, do đóCông ty có chức năng đáp ứng nhu cầu về xăng dầu và các sản phẩm hoá dầutrên địa bàn hai tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh và một phần tái xuất sang nước bạn Lào.Bằng nguồn vốn và tài sản hiện có, thông qua sự hỗ trợ của Tổng Công ty xăngdầu Việt Nam Hàng năm khối lượng xăng dầu bán ra trên 270.000 m3 Công ty

sử dụng và quản lý một số cảng nhập hàng, kho, bể, công nghệ đường ống phục

vụ cho việc nhập xuất, tồn chứa và vận chuyển xăng dầu phục vụ nhu cầu kinhdoanh và tăng doanh thu cho Công ty

b Nhiệm vụ, ngành nghề kinh doanh của Công ty

Nhiệm vụ của Công ty xăng dầu Nghệ tĩnhbao gồm

Tổ chức tiếp nhận xăng các loại, dầu diesel, dầu hoả, mazút bằng đường thuỷ và đường bộ và bán xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu cho các đơn vị,

cá nhân trên địa bàn

Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật phát triển mạng lưới xăng dầu để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị Đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên toàn Công ty

Ngành nghề kinh doanh: Là doanh nghiệp thương mại, Công ty xăng dầu Nghệ

Tĩnh kinh doanh chủ yếu các mặt hàng: Xăng dầu sáng, bao gồm: Xăng Mogas

95, 92; Diesel 0,25 %S,0,05 %S, dầu hoả, mazút; Dầu mỡ nhờn, bao gồm : Dầunhờn rời (phi), dầu nhờn hộp, các loại mỡ; Gas, phụ kiện gas: Bếp gas, Gas lỏng,các phụ kiện Gas

c Đặc điểm tổ chức hệ thống sản xuất kinh doanh

Hệ thống sản xuất kinh doanh tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh được khép kín

từ khâu nhập đến bán hàng

Hàng kỳ trên dựa trên mức tồn kho từng mặt hàng và kế hoạch kinh doanh,Công ty lập kế hoạch nhập hàng Khi hàng về đến cảng thì được nhập vào Kho

xăng dầu Nghi hương (với dung tích 14.000 m3),sau đó đẩy hàng bằng đườngống (chiều dài trên 14,2 km) về Kho xăng dầu Bến Thuỷ (dung tích 18.800 m3).Công ty xuất hàng bằng xe ô tô sitec tại Kho xăng dầu Bến Thuỷ và Kho xăngdầu Nghi Hương, theo các phương thức sau: Xuất di chuyển nội bộ, xuất bánbuôn trực tiếp, xuất bán lẻ, bán tái xuất cho nước bạn Lào, xuất bán điều độngnội bộ cho các đơn vị thuộc Tổng Công ty xăng dầu.

Công ty có mạng lưới hơn 82 cửa hàng, 2 tổng đại lý và hơn 150 đại lý bán lẻtrên địa bàn hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh

2.1.3 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh

• Tình hình về lao động của Công ty: Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh có một

đội ngũ lao động đủ mạnh cả về chất lẫn số lượng, trong đó lực lượng lao độngtrẻ chiếm số lượng khá lớn (40%) Tổng số lao động (đến thời điểm 31/12/2009)

A TÀI SẢN NGẮN HẠN

10

0 43,945.1 105,448.7 61,503.6 140.0

I.Tiền và các khoản tương đương

14

0 14,756.0 12,693.9 (2,062.1) (14)V.Tài sản ngắn hạn khác 150 2,082.9 396.2 (1,686.7) (81)B.TÀI SẢN DÀI HẠN 200 79,881.7 87,456.3 7,574.6 9.5II.Tài sản cố định 220 63,799.6 66,995.1 3,195.5 5.0IV.Các khoản đầu tư tài chính

31

0 42,797.3 44,221.1 1,423.8 3.3II.Nợ dài hạn

33

0 17,461.7 14,675.2 (2,786.5) (16.0)B.VỐN CHỦ SỞ HỮU 400 63,567.8 134,008.7 70,440.9 110.8I.Vốn chủ sở hữu

41

0 61,379.0 124,919.2 63,540.2 103.5II.Nguồn kinh phí, quỹ khác

43

0 2,188.8 9,089.5 6,900.7 315.3

TỔNG NGUỒN VỐN 440 123,826.8 192,905.0 69,078.2 55.8

Chỉ tiêu ngoài bảng cân đối

Nhận giữ hộ gia công 225,663.8 294,826.2 69,162.4 30.7

(Nguồn: Số liệu từ quyết toán Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh)

Tính tới thời điểm 31/12/2009 tổng tài sản của công ty là hơn 192 tỷ đồng tăng hơn

69 tỷ đồng (tương ứng tăng 55.79%) so với năm 2008 Nhìn vào bảng 2.2, ta thấy tài sảncủa Công ty chủ yếu là tài sản ngắn hạn chiếm gần 55 %, trong đó chủ yếu là các khoảnphải thu ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn So với năm 2008 năm 2009 các khoản phải thungắn hạn tăng 61,4 tỷ đồng tăng 289%) Nguyên nhân là do cuối năm Công ty chưa đòiđược nợ của các đại lý, cửa hàng; do các khách hàng lớn đang còn trong dư hạn nợ

Các khoản nợ phải trả của Công ty chiếm 30.53 % trong tổng nguồn vốn Trong đó chủyếu là các khoản nợ thuế phải nộp cho Nhà Nước Các khoản nợ dài hạn chủ yếu là cáckhoản vay ngân hàng Vốn chủ sở hữu của Công ty tăng hơn 63 tỷ đồng (tăng 103 %)

so với năm 2008 Nguồn vốn chủ sở hữu của Công ty chủ yếu nguồn đầu tư của

Nhà nước Lợi nhuận sau thuế Công ty được giữ lại để bổ sung nguồn vốn vàtrích lập các quỹ

• Tình hình về kết quả kinh doanh :

Bảng 2.3: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh.

3.Doanh thu thuần về BH và CCDV 10

2,367,894

4 2,920,006.7 (552,112.3) (18.9)4.Giá vốn hàng bán 11 2,234,487.0

2,831,726

6 (597,239.6) (21.1)5.Lợi nhuận thuần về bán hàng và

14.Tổng LN trước thuế 50 57,774.4 22,979.8 34,794.6 151.415.Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 14,309.6 931.6 13,378.0 1436.0

ĐVT: Triệu đồng

Nguồn: Báo cáo quyết toán Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh.

Tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty trong 2 năm 2008, 2009 được

thể hiện ở bảng 2.3.Cụ thể năm 2009 doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

của Công ty là 2367,9 tỷ đồng giảm 552 tỷ đồng (giảm 19 %) so với năm 2008.Nguyên nhân là do sản lượng bán ra của Công ty giảm, do nhưng biến động của

thị trường xăng xầu trong nước cũng như trên thế giới

Công ty không có các khoản giảm trừ doanh thu ( chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán) do đặc trưng của mặt hàng xăng dầu Các khoản doanh thu hoạt động tài chính chủ yếu là lãi tiền gửi, lãi cho vay; cổ tức lợi nhuận được chia do đầu tư bên ngoài Chi phí tài chính là các chi phí đi vay (chi phí lãi vay) Dù năm

2009 sản lượng bán và doanh thu ít hơn năm 2008 nhưng Công ty đạt lợi nhuận trước thuế hơn 57 tỷ đồng tăng hơn 34 tỷ đồng (tăng 151 %) so với năm 2008

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh

2.1.4.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty

Sơ đồ2.1: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh.(Nguồn:

Phòng Hành chính)

BAN GIÁM ĐỐC

CHI NHÁNH XDHT

KHO XĂNG DẦU

KHO DẦU

MỠ NHỜN

CÁC CỬA HÀNG BÁN LẺ

PHÒNG

KD PHÒNG KTOÁN PHÒNG TCLĐT

L

PHONG QLKT PHÒNG HCQT PHÒN G

KDTH

PHÒNG THANH TRA

2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh Ban giám đốc gồm 05 người.

Giám đốc Công ty là người vừa đại diện của Công ty trước pháp luật ,trực tiếpquản lý điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh

Các Phó giám đốc Công ty có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc Công ty Công

ty có 4 phó giám đốc phụ trách các mảng công việc khác nhau

Các phòng ban chuyên môn được lập ra có nhiệm vụ tham mưu trong lĩnh vực

chuyên môn của mình đảm bảo cho hoạt động xản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao

và thực hiện đúng chế độ chính sách qui định đối với Nhà nước và người lao động

cụ thể như sau:

Phòng kinh doanh xăng dầu và phòng kinh doanh tổng hợp có nhiệm vụ thammưu trong công tác kế hoạch, dự thảo hợp đồng kinh tế, chính sách mặt hàng, cácdịch vụ sau bán hàng Điều tra nghiên cứu thị trường để xây dựng kế hoạch kinhdoanh, trực tiếp chỉ đạo điều hành kinh doanh tại các đơn vị trực thuộc

Phòng Tài chính - Kế toán có nhiệm vụ tham mưu trong công tác quản lý kinh tếtài chính, công tác hạch toán kinh tế trong Công ty, xây dựng kế hoạch tài chính, lênbảng cân đối số phát sinh, lập báo cáo định kỳ

Phòng quản lý kỹ thuật có nhiệm vụ tham mưu trong công nghệ sản xuất kinhdoanh, áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật vào quá trình sản xuất kinh doanh, thammưu trong công tác quản lý thiết bị

Phòng Tổ chức lao động - Tiền lương có nhiệm vụ tham mưu trong lĩnh vực sắp xếp

bộ máy quản lý Doanh nghiệp, lĩnh vực tiền lương, quản lý người lao động, tham mưugiải quyết các quyền lợi bảo hiểm, bảo hộ cho người lao động, thực hiện đầy đủ các chế

độ, chính sách đối với người lao động

Phòng Hành chính quản trị có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác hành chínhquản trị, các trang thiết bị văn phòng phẩm

Phòng thanh tra – bảo vệ có nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra các cửa hàng xăng dầu

về mặt an toàn tài chính, hàng hóa, lập các phương án bảo vệ tài sản các đơn vị trựcthuộc Công ty

Chi nhánh xăng dầu Hà Tĩnh trực tiếp kinh doanh các mặt hàng mà Công ty đã đăng

kí Chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác tổ chức và kết quả hoạt động kinh doanh xăngdầu trên địa bàn tỉnh Hà Tĩnh dưới sự chỉ đạo của Giám đốc Công ty

Kho dầu mỡ nhờn, gas, nhựa đường là trung tâm phân phối bán buôn, bán lẻ các

loại dầu nhờn, nhựa đường, gas lỏng, bếp gas

Hệ thống các của hàng bán lẻ xăng dầu là các điểm bán buôn, bán lẻ trực tiếp cho

các khách hàng có nhu cầu về xăng dầu

2.1.4.3 Đặc điểm tiêu thụ xăng dầu của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh

Hiện nay, với sự thành công và uy tín của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh trênthị trường xăng dầu với thị phần chiếm hơn 70% thị phần trên địa bàn 2 tỉnh Nghệ

An, Hà Tĩnh Với hơn 82 cửa hàng bán buôn và bán lẻ xăng dầu, Công ty đầu tư cơ

sở vật chất kỹ thuật cho các cửa hàng để phục vụ cho việc bán hàng, có các khochứa xăng dầu có thể bán buôn cho các khách hàng Các cửa hàng bán lẻ xăng dầucủa Công ty, mỗi cửa hàng được bố trí một nhân viên kế toán có nhiệm vụ ghi chépphản ánh tình hình thu chi tiền mặt của các cửa hàng và hàng ngày nộp tiền vàongân hàng chuyển về Công ty

2.2 Đặc điểm tổ chức kế toán của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh

2.2.1 Hình thức, cơ cấu bộ máy kế toán tại Công ty

Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh có tổ chức công tác kế toán theo hình thức vừa tậptrung vừa phân tán, việc tổ chức công tác tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh dựa trên sựphân cấp quản lý đối với đơn vị phụ thuộc Theo hình thức này Công ty có một đơn vịphụ thuộc hạch toán độc lập, đó là Chi nhánh xăng dầu Hà Tĩnh Hai kho xăng dầu vàcác cửa hàng bán lẻ trực thuộc Công ty chỉ tiến hành hoạch toán báo sổ

a Mô hình tổ chức: Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh có bộ máy kế toán tương đối hoànthiện, phù hợp với tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh của Công ty Tổ chức bộ

máy Kế toán của Công ty được thể hiện qua sơ đồ 2.2.

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh

b Chức năng nhiệm vụ của các phần hành kế toán

Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo hướng dẫn toàn bộ công tác kế toán,thông tin kế toán ở công ty và trực tiếp phụ trách công tác tài vụ

Kế toán tổng hợp có nhiệm vụ tập hợp số liệu, phản ánh các nghiệp vụ kinh

tế phát sinh mà các phần hành kế toán đã tổng hợp được để tiến hành lên sổ cái tài khoản, tạo lập các báo cáo kế toán, tổ chức thông tin kế toán, phân tích thông tin kinh tế và tổ chức bảo quản lưu trữ hồ sơ kế toán nói chung

Phó phòng kế toán (Kiêm kế toán XDCB, TSCĐ) có nhiệm vụ tập hợp số liệu, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà các phần hành kế toán liên quan đến xây dựng cơ bản và tài sản cố định

Kế toán kho hàng có nhiệm vụ tổ chức ghi chép phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn hàng hoá kinh doanh của công ty Việc phản ánh giá trị hàng tồn kho được thực hiện trên giá hạch toán, giá này được Tổng công ty thống nhất trong toàn ngành, ngoài việc ghi chép, phản ánh sự biến động của hàng hoá, kế toán kho

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KTOÁN KHO HÀNG

KTOÁN TIÊU THỤ CÔNG NỢ KHÁCH HÀNG

KTOÁN CÔNG CỤ DỤNG CỤ VTƯ N.BỘ

PHÓ PHÒNG KẾ TOÁN XDCB, TSCĐ

KTOÁN CHI PHÍ LƯU THÔNG CÔNG

NỢ N.BỘ

KTOÁN THANH TOÁN KIÊM KTOÁN TGNH TMẶT

THỦ QUỸ

KẾ TOÁN CÁC CỬA HÀNG XĂNG DẦU

KTOÁN

TỔNG

HỢP

hàng còn phải kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng hàng hoá tồn kho, tham gia kiểm kê đánh giá lại giá trị hàng tồn kho theo chế độ nhà nước quy định.

Kế toán tiêu thụ kiêm kế toán công nợ khách hàng có nhiệm vụ theo dõi toàn

bộ số lượng cũng như giá trị hàng hoá bán ra, xác định kết quả tiêu thụ hàng hoá.Trên cơ sở phản ánh doanh thu hàng hoá tiêu thụ, bộ phận kế toán này thường xuyên phản ánh và theo dõi chi tiết về công nợ của khách hàng để có kế hoạch kiểm tra và thu hồi công nợ

Kế toán công cụ dụng cụ, vật tư nội bộ có nhiệm vụ phản ánh mọi sự biến động về công cụ dụng cụ và vật tư nội bộ tại công ty

Kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh số lượng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm tài sản cố định, việc kiểm tra giữ gìn, bảo dưỡng, sử dụng tài sản cố định và kế hoạch đầu tư đổi mới tài sản cố định trong công ty, tính toán phân bổ chính xác khấu hao tài cản cố định và chi phí theo đúng chế độ nhà nước quy định, kiểm kê đánh giá lại tài sản cố định

Kế toán chi phí lưu thông có nhiệm vụ tổ chức tập hợp và phân bổ chi phí theo đúng đối tượng tập hợp chi phí, thường xuyên kiểm tra, đối chiếu và phân tích tình hình thực hiện các định mức chi phí đối với từng chi phí trực tiếp, xây dựng các định mức chi phí chung, chi phí bán hàng, đề xuất các biện pháp tăng cường quản lý và tiết kiệm chi phí kinh doanh

Kế toán thanh toán kiêm kế toán tiền gửi ngân hàng, tiền mặt có nhiệm vụ kiểm tra và theo dõi mọi công tác thanh toán của công ty, rà soát các khoản tạm ứng cần phải thu, từ đó giúp cho giám đốc công ty quản lý được chặt chẽ hơn tình hình tài chính của đơn vị

Thủ quỹ là người chịu trách nhiệm quản lý nhập, xuất quỹ tiền mặt tại Công ty

Kế toán các cửa hàng xăng dầu: được bố trí tại các cửa hàng bán lẻ xăng dầu, thực hiện nhiệm vụ hạch toán báo sổ Hàng kỳ thống kê các nghiệp vụ phát sinh tại cửa hàng và đối chiếu với các phòng ban tại văn phòng công ty (vào đầu tháng sau) Quản lý tiền, hàng, công nợ và thực hiện các chế độ đối với cán bộ công nhân viên tại cửa hàng.

2.2.2 Tổ chức chế độ kế toán tại Công ty

Chế độ kế toán áp dụng: Tuân thủ các quy định tại QĐ 15/2006/QĐ-BTC và theohướng dẫn chế độ kế toán áp dụng tại Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam

Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12

Đơn vị tiền tệ ghi chép: VND

Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán trên máy vi tính dựa trên nền Chứng từ ghi

sổ (Công ty sử dụng phần mềm kế toán PBM (Petrolimex Business Manager)).Phương pháp khấu hao: Khấu hao theo tỷ lệ bình quân

Phương pháp kế toán hàng tồn kho: theo phương pháp nhập trước - xuất trước.Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

Kê khai và nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

2.2.3 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán tại Công ty

Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ dưới sự hỗ trợ của phầnmềm PBM Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh như sau:

(1)

(4)(3)

Sơ đồ2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính

dựa trên nền Chứng từ ghi sổ

Ghi chú:

Nhập số liệu hàng ngày

In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm

Đối chiếu, kiểm tra

(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán lập bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại để làm căn cứ ghi sổ

(2) Chứng từ và bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra, nhập liệu vào máy vi tính theo các bảng, biếu được thiết kế sẵn trên phần mềm PBM.(3) Cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm) hoặc bất cứ lúc nào cần thông tin, kế toán thực hiện thao tác khoá sổ và lập báo cáo Phần mềm sẽ tự động cập nhật và lên sổ cái, sổ chi tiết

(4) Người làm kế toán có thể đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với các báo cáo khi đã in ra giấy

Cuối tháng tiến hành in sổ đóng thành quyển và lưu trữ theo quy định của pháp luật

Chứng từ sử dụng: Sử dụng các biểu mẫu chứng từ hóa đơn theo quy định của Bộ

Tài Chính: Chứng từ thu - chi tiền, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý tài sản Ngoài ra do

đặc điểm kinh doanh công ty có sử dụng một số mẫu hóa đơn xuất kho theo yêu cầu của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.

Sổ sách sử dụng: -Sổ chứng từ ghi sổ, sổ cái và sổ chi tiết tuỳ chọn kế toán các

tài khoản, bảng cân đối các tài khoản, bảng tổng hợp chứng từ cùng loại

Hệ thống tài khoản: Danh mục hệ thống TK (Phụ lục 1) Công ty sử dụng các tài

khoản từ loại 0 đến loại 9 Mở chi tiết tới tài khoản cấp 4 để hạch toán cho các mặthàng kinh doanh Tại Công ty hệ thống tài khoản sử dụng có một số điểm khác sau:Các máy móc thiết bị phụ tùng dùng cho XDCB mua về mà chưa sử dụng được hạchtoán vào tài khoản 1528 – Máy móc, thiết bị phụ tùng dùng cho XDCB Khi xuấtdùng thì ghi giảm TK 1528 và ghi tăng TK tài sản tương ứng Có thêm TK 156X2 -Chênh lệch giá gốc và giá hạch toán của các mặt hàng Đối với các hoạt độngXDCB dở dang Công ty chỉ mở 1 tài khoản 2412 duy nhất để theo dõi các khoảnXDCB dở dang Các hoạt động nâng cấp, sửa chữa lớn TSCĐ Công ty tiến hànhmời thầu và được hạch toán trên TK 33122 - Phải trả người nhận thầu về đầu tưXDCB Các khoản sửa chữa nhỏ, hoặc lắp đặt TSCĐ đươc phản ánh thẳng vàonguyên giá TSCĐ hữu hình Các tài khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanhđược mở chi tiết cho từng hoạt động kinh doanh và cho từng mặt hàng Mở một Tàikhoản 641 duy nhất để hạch toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp

Hệ thống báo cáo sử dụng (Phụ lục 2) : Sử dụng các biểu mẫu báo cáo tài chính,

biểu mẫu báo cáo quản trị, biểu mẫu báo cáo kiểm kê theo quy định của Bộ tài chính

và Tổng công ty xăng dầu Việt Nam

2.3 Th c tr ng công tác h ch toán v qu n lý TSC h u hình t i Công ự ạ ạ à ả Đ ữ ạ

ty x ng d u Ngh T nh ă ầ ệ ĩ

2.3.1 Tình hình TSC t i Công ty x ng d u Ngh T nh Đ ạ ă ầ ệ ĩ

TSC c a Công ty x ng d u Ngh T nh khá phong phú, a d ng v có giá trĐ ủ ă ầ ệ ĩ đ ạ à ị

l n H u h t các TSC u ớ ầ ế Đ đề được giao cho các c a h ng, kho h ng t qu n lý Doử à à ự ảtính ch t m t h ng x ng d u nên t i s n c a Công ty th ng b hao mòn nhanh.ấ ặ à ă ầ à ả ủ ườ ịTính n 31/12/2009 t ng giá tr còn l i c a TSC l 63.8 t ngđế ổ ị ạ ủ Đ à ỷ đồ t ng h n 13 tă ơ ỷ

ng so v i n m 2008 Do trong n m 2009 Công ty ti n h nh mua s m thêm m t s

TSC Do ho t ng m r ng v nâng cao k t qu kinh doanh Công ty ã xây d ng,Đ ạ độ ở ộ à ế ả đ ự

s a ch a m t s c a h ng trong n m 2008 t i 2009 thì ho n th nh a v o s d ngử ữ ộ ố ử à ă ớ à à đư à ử ụ

nh c a h ng H ng Phúc, H Huy T pư ử à ư à ậ …

B ng 2.4: ả Giá tr còn l i c a TSC h u hình tính t i n m 2009 ị ạ ủ Đ ữ ớ ă ( VT:ĐTri u ng)ệ đồ

Nguyên giá 127,989.6 150,582.6 22,593.0 Giá trị hao mòn luỹ kế (77,414.7) (86,823.1) 9,408.4 Giá trị còn lại 50,574.9 63,759.5 13,184.6

Ngu n: S li u l y t B ng cân i k toán Công ty ồ ố ệ ấ ừ ả đố ế

M t s TSC c a Công ty ộ ố Đ ủ được trang b t nh ng n m tr c ch y u ị ừ ữ ă ướ ủ ế được nh pậ

t Trung Qu c, Liên Xô v Ti p Kh c c nay ã l c h u Công ty ã ti n h nh thanhừ ố à ệ ắ ũ đ ạ ậ đ ế à

lý thi t b c , mua s m thi t b tiên ti n c a Nh t B n, M , H n Qu c nâng caoế ị ũ ắ ế ị ế ủ ậ ả ỹ à ố để

hi u qu kinh doanh, tránh hao t n x ng d u c bi t Công ty r t quan tâm t i vi cệ ả ổ ă ầ Đặ ệ ấ ớ ệ

áp d ng các ti n b khoa h c k thu t trong vi c phòng cháy ch a cháy v s d ngụ ế ộ ọ ỹ ậ ệ ữ à ử ụ

qu n lý TSC t i các c a h ng.ả Đ ạ ử à

TSC h u hình c a Công ty Đ ữ ủ được phân lo i theo nhóm: Nh c a v t ki n trúc;ạ à ử ậ ếmáy móc thi t b ; ph ng ti n v n t i truy n d n; thi t b d ng c qu n lý v TSCế ị ươ ệ ậ ả ề ẫ ế ị ụ ụ ả à Đkhác Tình hình t ng gi m TSC h u hình c a Công ty n m 2009 ă ả Đ ữ ủ ă được ph n ánhả

ở b ng 2.5 ả

B ng 2.5 : ả Báo cáo tình hình t ng gi m TSC h u hình n m 2009 c a ă ả Đ ữ ă ủ Công ty x ng d u Ngh T nh ă ầ ệ ĩ ( ĐVT: Tri u ng)ệ đồ

Khoản mục Mã Nhà cửa,vật KT

Máymócthiết bị

PhươngtiệnVTTD

Thiết

bị DCquản lý

TSCĐkhác Tổngcộng

Nguyên giá TSCĐ

Số dư đầu năm 12 91,008.7 29,446.1 4,061.7 3,473.0 127,989.5

Số tăng trong năm 13 18,567.0 4,122.3 1,072.0 690.9 24,452.2

Số dư cuối năm 15 109,314.5 33,212.8 5,058.3 2,997.0 150,582.6

Giá trị hao mòn luỹ

Số dư đầu năm 17 49,870.3 21,082.7 3,426.8 3,035.0 77,414.8

Số tăng trong năm 18 7,586.6 2,985.4 257.1 380.1 11,209.2-Khấu hao trong năm 181 7,586.6 2,985.4 257.1 380.1 11,209.2

Ngu n: Báo cáo quy t toán n m 2009 Công ty x ng d u Ngh T nh ồ ế ă ă ầ ệ ĩ

Qua b ng 2.5 ta th y giá tr TSC h u hình t ng trong n m ch y u l do muaả ấ ị Đ ữ ă ă ủ ế à

b v các ph ng ti n v n t i giá tr h n 5 t ng Giá tr TSC h u hình thanh lýị à ươ ệ ậ ả ị ơ ỷ đồ ị Đ ữ

nh ng bán n m 2009 l 1,8 t ng Ch y u l thanh lý b ch a, v m t s máyượ ă à ỷ đồ ủ ế à ể ứ à ộ ốmóc ã l c h u phòng ng a cháy n b o v an to n cho t i s n v con ng i.đ ạ ậ để ừ ổ ả ệ à à ả à ườ

Nhìn v o b ng ta c ng th y giá tr hao mòn lu k TSC h u hình c a Côngà ả ũ ấ ị ỹ ế Đ ữ ủ

ty n m 2009 l 77,4 t ng trong ó giá tr kh u hao trích trong n m l 11,2 tă à ỷ đồ đ ị ấ ă à ỷ

ng Giá tr hao mòn lu k gi m trong n m ch y u l do ho t ng thanh lý

nhượng bán TSC t i công ty.Đ ạ

2.3.2 Công tác quản lý TSCĐ tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh

TSCĐ của Công ty đó là những công cụ làm ra của cải vật chất, đóng góp phầnlớn vào vốn và năng lực kinh doanh của Công ty Do vậy, việc sử dụng TSCĐ phảitheo đúng trình tự và hợp lý mới nâng cao được khả năng của tài sản, tiết kiệm đượcnguyên vật liệu và đảm bảo tính an toàn không chỉ của tài sản mà còn của conngười.

Công tác quản lý TSCĐ hữu hình của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh được thựchiện nghiêm túc theo đúng quy định của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam Công ty

đã giao cho phòng kỹ thuật quản lý về chất lượng, tình trạng hoạt động của tài sản,phòng kế toán quản lý về giá trị sổ sách của tài sản Theo đó, giá trị còn lại củaTSCĐ = Nguyên giá TSCĐ – Giá trị hao mòn luỹ kế của TSCĐ đó

Ở các cửa hàng Công ty đều bố trí một kế toán theo dõi hoạt động của cửahàng Do khối lượng công tác kế toán tại Công ty rất lớn nên việc theo dõi tình hìnhtài sản được giao cho kế toán cửa hàng Kế toán TSCĐ Công ty căn cứ vào báo cáocủa kế toán cửa hàng và báo cáo về hiện trạng TSCĐ của phòng kỹ thuật để đưa racác quyết định mua sắm, sửa chữa và nâng cấp tài sản Thường thì khi nhận bàn giaoTSCĐ hữu hình từ Công ty các cửa hàng sẽ ghi vào sổ theo dõi TSCĐ của cửa hàng.Khi có hỏng hóc thì báo cho phòng kỹ thuật để tiến hành sửa chữa Hàng tháng vàođầu tháng sau thì kế toán cửa hàng phải về văn phòng kế toán Công ty để nộp chứng

từ bán hàng, nhận sản lượng và báo cáo tình hình sử dụng TSCĐ Kế toán TSCĐ tổchức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu mà các cửa hàng nộp về Hàng quý phảilên báo cáo về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và

di chuyển TSCĐ trong Công ty Phòng kỹ thuật thường xuyên kiểm tra việc bảodưỡng, bảo quản và sử dụng tài sản tại các cửa hàng Phòng kế toán thường xuyên đikiểm tra thực trang sử dụng tài sản tại các cửa hàng

Cuối niên độ kế toán phải lập hội đồng kiểm kê TSCĐ, để xác định hiện trạng

và giá trị thực tế của TSCĐ tại các đơn vị sử dụng Mọi trường hợp thừa thiếu tàisản đều phải lập biên bản rõ ràng để tìm nguyên nhân xử lý Do tài sản ở Công ty

kê TSCĐ và báo cáo tình hình biến động (tăng giảm) TSCĐ được gửi về Tổng công

ty để theo dõi, kiểm tra và đối chiếu

2.4 Kế toán chi tiết TSCĐ hữu hình tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh

Một trong những nhu cầu của công tác quản lý TSCĐ đòi hỏi phản phản ánhtheo dõi chặt chẽ tình hình tăng giảm TSCĐ theo từng thứ loại TSCĐ về số lượng,chất lượng, chủng loại và giá trị Việc tổ chức công tác kế toán chi tiết TSCĐ sẽ đápứng được yêu cầu này

Một đặc điểm của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh là số lượng các nghiệp vụ tăng,giảm, sữa chữa nâng cấp TSCĐ diễn ra thường xuyên hàng tháng do đó nhiệm vụcủa kế toán chi tiết TSCĐ là vô cùng quan trọng và không thể thiếu được

Phần hành kế toán TSCĐ được thực hiện hoàn toàn trên máy tính Mỗi khi phátsinh một tài sản cố định mới, kế toán chỉ cần khai mã cho tài sản mới, nhập thông tinchung về tài sản, nhập tên cửa hàng sử dụng để theo dõi khấu hao.Tại các cửa hàng

sử dụng, kế toán cửa hàng sử dụng sổ “TSCĐ tại nơi sử dụng” theo dõi tình hình tàisản tại đơn vị mình Sổ theo dõi này được lập cho mỗi cửa hàng theo dõi tất cả cáctài sản của cửa hàng Tuy nhiên,Công ty không lập thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiếtcho từng tài sản Hàng tháng, kế toán cửa hàng phải lập báo cáo truyền về phòng kếtoán công ty

2.5 Kế toán tổng hợp TSCĐ hữu hình tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh

2.5.1 Kế toán tăng TSCĐ hữu hình

TSCĐ hữu hình của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh tăng lên chủ yếu là do muasắm, sửa chữa nâng cấp TSCĐ và công tác XDCB hoàn thành bàn giao

2.5.1.1 Nghiệp vụ mua sắm TSCĐ hữu hình

Thủ tục hồ sơ sử dụng.

Các nghiệp vụ mua sắm TSCĐ hữu hình thường xuất phát từ nhu cầu kinh doanhcủa các cửa hàng, kho hàng Khi có nhu cầu các cửa hàng đề xuất lên phòng kỹthuật, phòng kỹ thuật sẽ cử người đi xem xét thực tế tại cửa hàng Nếu thấy tài sản

đó là cần thiết mua, phòng kỹ thuật sẽ chuyển yêu cầu đó lên Giám Đốc Giám Đốcduyệt yêu cầu mua tài sản Khi đó sẽ thành lập hội đồng mua tài sản bao gồm: GiámĐốc, đại diện phòng kỹ thuật, phòng hành chính và trưởng phòng kế toán, và tiếnhành mời thầu, ký hợp đồng với nhà thầu

Sơ đồ 2.4: Lưu đồ trình tự luân chuyển chứng từ mua sắm TSCĐ tại Công ty

Y/C mua TS Y/C mua TS

Ký HĐ với nhà thầu

Nhà thầu

Khi hàng được chuyển về thì hội đồng mua tài sản và bên cung cấp sẽ lập biênbản giao nhận tài sản Phòng kế toán tiến hành thanh lý hợp đồng, nhận hoá đơnGTGT từ nhà cung cấp và thanh toán cho bên cung cấp Căn cứ vào hợp đồng kinh

tế, biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết tùychọn kế toán Tài sản đó được chuyển, bàn giao cho cửa hàng sử dụng và quản lý.Hàng tháng cửa hàng phải báo cáo tình hình sử dụng TSCĐ lên phòng kế toán

Sơ đồ 2.5: Lưu đồ luân chuyển chứng từ giao nhận TSCĐ tại Công ty xăng dầu

TS và thanh lý HĐ A

A

Nhập liệu

Cập nhật nghiệp vụ

D

Hội Đồng mua TS

3

BB thanh lý

HĐ 4 Hóa đơn GTGT(L3)

3

BB giao nhận TS 4

3

BB thanh lý

HĐ 4 Hóa đơn GTGT(L3)