Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ dưới sự hỗ trợ của phần mềm PBM. Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh như sau:
Chứng từ kế toán Bảng tổng Phần mềm PBM (Petrolimex Business Manager) SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết (2) (1) (4) (3)
Sơ đồ2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính dựa trên nền Chứng từ ghi sổ
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày.
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra.
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán lập bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để làm căn cứ ghi sổ .
(2) Chứng từ và bảng tổng hợp chứng từ cùng loại đã được kiểm tra, nhập liệu vào máy vi tính theo các bảng, biếu được thiết kế sẵn trên phần mềm PBM. (3) Cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm) hoặc bất cứ lúc nào cần thông tin, kế toán
thực hiện thao tác khoá sổ và lập báo cáo. Phần mềm sẽ tự động cập nhật và lên sổ cái, sổ chi tiết.
(4) Người làm kế toán có thể đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với các báo cáo khi đã in ra giấy.
Cuối tháng tiến hành in sổ đóng thành quyển và lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Chứng từ sử dụng: Sử dụng các biểu mẫu chứng từ hóa đơn theo quy định của Bộ Tài Chính: Chứng từ thu - chi tiền, hóa đơn bán hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý tài sản...Ngoài ra do
đặc điểm kinh doanh công ty có sử dụng một số mẫu hóa đơn xuất kho theo yêu cầu của Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.
Sổ sách sử dụng: -Sổ chứng từ ghi sổ, sổ cái và sổ chi tiết tuỳ chọn kế toán các tài khoản, bảng cân đối các tài khoản, bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
Hệ thống tài khoản: Danh mục hệ thống TK (Phụ lục 1) Công ty sử dụng các tài khoản từ loại 0 đến loại 9. Mở chi tiết tới tài khoản cấp 4 để hạch toán cho các mặt hàng kinh doanh. Tại Công ty hệ thống tài khoản sử dụng có một số điểm khác sau: Các máy móc thiết bị phụ tùng dùng cho XDCB mua về mà chưa sử dụng được hạch toán vào tài khoản 1528 – Máy móc, thiết bị phụ tùng dùng cho XDCB. Khi xuất dùng thì ghi giảm TK 1528 và ghi tăng TK tài sản tương ứng. Có thêm TK 156X2 - Chênh lệch giá gốc và giá hạch toán của các mặt hàng. Đối với các hoạt động XDCB dở dang Công ty chỉ mở 1 tài khoản 2412 duy nhất để theo dõi các khoản XDCB dở dang. Các hoạt động nâng cấp, sửa chữa lớn TSCĐ Công ty tiến hành mời thầu và được hạch toán trên TK 33122 - Phải trả người nhận thầu về đầu tư XDCB. Các khoản sửa chữa nhỏ, hoặc lắp đặt TSCĐ đươc phản ánh thẳng vào nguyên giá TSCĐ hữu hình. Các tài khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh được mở chi tiết cho từng hoạt động kinh doanh và cho từng mặt hàng. Mở một Tài khoản 641 duy nhất để hạch toán chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp.
Hệ thống báo cáo sử dụng (Phụ lục 2) : Sử dụng các biểu mẫu báo cáo tài chính, biểu mẫu báo cáo quản trị, biểu mẫu báo cáo kiểm kê theo quy định của Bộ tài chính và Tổng công ty xăng dầu Việt Nam.
2.3. Th c tr ng công tác h ch toán v qu n lý TSC h u hình t i Côngự ạ ạ à ả Đ ữ ạ
ty x ng d u Ngh T nhă ầ ệ ĩ
2.3.1. Tình hình TSC t i Công ty x ng d u Ngh T nhĐ ạ ă ầ ệ ĩ
TSC c a Công ty x ng d u Ngh T nh khá phong phú, a d ng v có giá trĐ ủ ă ầ ệ ĩ đ ạ à ị
l n. H u h t các TSC u ớ ầ ế Đ đề được giao cho các c a h ng, kho h ng t qu n lý. Doử à à ự ả
tính ch t m t h ng x ng d u nên t i s n c a Công ty th ng b hao mòn nhanh.ấ ặ à ă ầ à ả ủ ườ ị
Tính n 31/12/2009 t ng giá tr còn l i c a TSC l 63.8 t ngđế ổ ị ạ ủ Đ à ỷ đồ t ng h n 13 tă ơ ỷ
ng so v i n m 2008. Do trong n m 2009 Công ty ti n h nh mua s m thêm m t s
TSC . Do ho t ng m r ng v nâng cao k t qu kinh doanh Công ty ã xây d ng,Đ ạ độ ở ộ à ế ả đ ự
s a ch a m t s c a h ng trong n m 2008 t i 2009 thì ho n th nh a v o s d ngử ữ ộ ố ử à ă ớ à à đư à ử ụ
nh c a h ng H ng Phúc, H Huy T pư ử à ư à ậ …
B ng 2.4:ả Giá tr còn l i c a TSC h u hình tính t i n m 2009ị ạ ủ Đ ữ ớ ă . ( VT:Đ
Tri u ng)ệ đồ
Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Chênh lệch(+/_)
Nguyên giá 127,989.6 150,582.6 22,593.0 Giá trị hao mòn luỹ kế (77,414.7) (86,823.1) 9,408.4 Giá trị còn lại 50,574.9 63,759.5 13,184.6
Ngu n: S li u l y t B ng cân i k toán Công tyồ ố ệ ấ ừ ả đố ế
M t s TSC c a Công ty ộ ố Đ ủ được trang b t nh ng n m tr c ch y u ị ừ ữ ă ướ ủ ế được nh pậ
t Trung Qu c, Liên Xô v Ti p Kh c c nay ã l c h u. Công ty ã ti n h nh thanhừ ố à ệ ắ ũ đ ạ ậ đ ế à
lý thi t b c , mua s m thi t b tiên ti n c a Nh t B n, M , H n Qu c nâng caoế ị ũ ắ ế ị ế ủ ậ ả ỹ à ố để
hi u qu kinh doanh, tránh hao t n x ng d u. c bi t Công ty r t quan tâm t i vi cệ ả ổ ă ầ Đặ ệ ấ ớ ệ
áp d ng các ti n b khoa h c k thu t trong vi c phòng cháy ch a cháy v s d ngụ ế ộ ọ ỹ ậ ệ ữ à ử ụ
qu n lý TSC t i các c a h ng.ả Đ ạ ử à
TSC h u hình c a Công ty Đ ữ ủ được phân lo i theo nhóm: Nh c a v t ki n trúc;ạ à ử ậ ế
máy móc thi t b ; ph ng ti n v n t i truy n d n; thi t b d ng c qu n lý v TSCế ị ươ ệ ậ ả ề ẫ ế ị ụ ụ ả à Đ
khác. Tình hình t ng gi m TSC h u hình c a Công ty n m 2009 ă ả Đ ữ ủ ă được ph n ánhả ởb ng 2.5ả B ng 2.5 :ả Báo cáo tình hình t ng gi m TSC h u hình n m 2009 c aă ả Đ ữ ă ủ Công ty x ng d u Ngh T nhă ầ ệ ĩ . ( ĐVT: Tri u ng)ệ đồ Khoản mục Mã Nhà cửa,vật KT Máy móc thiết bị Phương tiện VTTD Thiết bị DC quản lý TSCĐ khác Tổngcộng 1 2 3 4 5 6 7 8 Nguyên giá TSCĐ HH 11
Số dư đầu năm 12 91,008.7 29,446.1 4,061.7 3,473.0 127,989.5
Số tăng trong năm 13 18,567.0 4,122.3 1,072.0 690.9 24,452.2
-Mua sắm mới 131 2,919.1 1,072.0 690.9 3,610.0
thành
Số giảm trong năm 14 261.2 355.6 75.4 1,166.9 1,859.1
-Thanh lý, nhượng
bán 142 261.2 355.6 75.4
1,166.
9 1,859.1
-Giảm khác 145
Số dư cuối năm 15 109,314.5 33,212.8 5,058.3 2,997.0 150,582.6
Giá trị hao mòn luỹ
kế 16
Số dư đầu năm 17 49,870.3 21,082.7 3,426.8 3,035.0 77,414.8
Số tăng trong năm 18 7,586.6 2,985.4 257.1 380.1 11,209.2 -Khấu hao trong năm 181 7,586.6 2,985.4 257.1 380.1 11,209.2
Số giảm trong kỳ 19 214.1 344.5 75.4 1,166. 9 1,800.9 -Thanh lý, nhượng bán 192 214.1 344.5 75.4 1,166. 9 1,800.9 Số dư cuối kỳ 20 57,242.8 23,723.6 3,608.5 2,248.2 86,823.1 Giá trị còn lại TSCĐ HH 21
Tại ngày đầu năm 22 41,138.4 8,363.4 634.9 438.0 50,574.7 Tại ngày cuối kỳ 23 52,071.7 9,489.2 1,449.8 748.8 63,759.5
Ngu n: Báo cáo quy t toán n m 2009 Công ty x ng d u Ngh T nhồ ế ă ă ầ ệ ĩ . Qua b ng 2.5 ta th y giá tr TSC h u hình t ng trong n m ch y u l do muaả ấ ị Đ ữ ă ă ủ ế à
s m m i v do u t XDCB ho n th nh. V trong n m c ng không có TSC n oắ ớ à đầ ư à à à ă ũ Đ à
c i u ng n i b trong T ng công ty. C th các TSC thu c nh c a v t ki n
đượ đ ề độ ộ ộ ổ ụ ể Đ ộ à ử ậ ế
trúc t ng h n 18 t ng l do ho t ông xây d ng v s a ch a các công trình t iă ơ ỷ đồ à ạ đ ự à ử ữ ạ
các c a h ng. Trong n m Công ty c ng ti n h nh mua s m v l p t máy móc thi tử à ă ũ ế à ắ à ắ đặ ế
b v các ph ng ti n v n t i giá tr h n 5 t ng. Giá tr TSC h u hình thanh lýị à ươ ệ ậ ả ị ơ ỷ đồ ị Đ ữ
nh ng bán n m 2009 l 1,8 t ng. Ch y u l thanh lý b ch a, v m t s máyượ ă à ỷ đồ ủ ế à ể ứ à ộ ố
móc ã l c h u phòng ng a cháy n b o v an to n cho t i s n v con ng i.đ ạ ậ để ừ ổ ả ệ à à ả à ườ
Nhìn v o b ng ta c ng th y giá tr hao mòn lu k TSC h u hình c a Côngà ả ũ ấ ị ỹ ế Đ ữ ủ
ty n m 2009 l 77,4 t ng trong ó giá tr kh u hao trích trong n m l 11,2 tă à ỷ đồ đ ị ấ ă à ỷ
ng. Giá tr hao mòn lu k gi m trong n m ch y u l do ho t ng thanh lý
đồ ị ỹ ế ả ă ủ ế à ạ độ
nhượng bán TSC t i công ty.Đ ạ
TSCĐ của Công ty đó là những công cụ làm ra của cải vật chất, đóng góp phần lớn vào vốn và năng lực kinh doanh của Công ty. Do vậy, việc sử dụng TSCĐ phải theo đúng trình tự và hợp lý mới nâng cao được khả năng của tài sản, tiết kiệm được nguyên vật liệu và đảm bảo tính an toàn không chỉ của tài sản mà còn của con người.
Công tác quản lý TSCĐ hữu hình của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh được thực hiện nghiêm túc theo đúng quy định của Tổng Công ty xăng dầu Việt Nam. Công ty đã giao cho phòng kỹ thuật quản lý về chất lượng, tình trạng hoạt động của tài sản, phòng kế toán quản lý về giá trị sổ sách của tài sản. Theo đó, giá trị còn lại của TSCĐ = Nguyên giá TSCĐ – Giá trị hao mòn luỹ kế của TSCĐ đó.
Ở các cửa hàng Công ty đều bố trí một kế toán theo dõi hoạt động của cửa hàng. Do khối lượng công tác kế toán tại Công ty rất lớn nên việc theo dõi tình hình tài sản được giao cho kế toán cửa hàng. Kế toán TSCĐ Công ty căn cứ vào báo cáo của kế toán cửa hàng và báo cáo về hiện trạng TSCĐ của phòng kỹ thuật để đưa ra các quyết định mua sắm, sửa chữa và nâng cấp tài sản. Thường thì khi nhận bàn giao TSCĐ hữu hình từ Công ty các cửa hàng sẽ ghi vào sổ theo dõi TSCĐ của cửa hàng. Khi có hỏng hóc thì báo cho phòng kỹ thuật để tiến hành sửa chữa. Hàng tháng vào đầu tháng sau thì kế toán cửa hàng phải về văn phòng kế toán Công ty để nộp chứng từ bán hàng, nhận sản lượng và báo cáo tình hình sử dụng TSCĐ. Kế toán TSCĐ tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu mà các cửa hàng nộp về. Hàng quý phải lên báo cáo về số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ hiện có, tình hình tăng giảm và di chuyển TSCĐ trong Công ty. Phòng kỹ thuật thường xuyên kiểm tra việc bảo dưỡng, bảo quản và sử dụng tài sản tại các cửa hàng. Phòng kế toán thường xuyên đi kiểm tra thực trang sử dụng tài sản tại các cửa hàng.
Cuối niên độ kế toán phải lập hội đồng kiểm kê TSCĐ, để xác định hiện trạng và giá trị thực tế của TSCĐ tại các đơn vị sử dụng. Mọi trường hợp thừa thiếu tài sản đều phải lập biên bản rõ ràng để tìm nguyên nhân xử lý. Do tài sản ở Công ty
kê TSCĐ và báo cáo tình hình biến động (tăng giảm) TSCĐ được gửi về Tổng công ty để theo dõi, kiểm tra và đối chiếu.
2.4. Kế toán chi tiết TSCĐ hữu hình tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh
Một trong những nhu cầu của công tác quản lý TSCĐ đòi hỏi phản phản ánh theo dõi chặt chẽ tình hình tăng giảm TSCĐ theo từng thứ loại TSCĐ về số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. Việc tổ chức công tác kế toán chi tiết TSCĐ sẽ đáp ứng được yêu cầu này.
Một đặc điểm của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh là số lượng các nghiệp vụ tăng, giảm, sữa chữa nâng cấp TSCĐ diễn ra thường xuyên hàng tháng do đó nhiệm vụ của kế toán chi tiết TSCĐ là vô cùng quan trọng và không thể thiếu được.
Phần hành kế toán TSCĐ được thực hiện hoàn toàn trên máy tính. Mỗi khi phát sinh một tài sản cố định mới, kế toán chỉ cần khai mã cho tài sản mới, nhập thông tin chung về tài sản, nhập tên cửa hàng sử dụng để theo dõi khấu hao.Tại các cửa hàng sử dụng, kế toán cửa hàng sử dụng sổ “TSCĐ tại nơi sử dụng” theo dõi tình hình tài sản tại đơn vị mình. Sổ theo dõi này được lập cho mỗi cửa hàng theo dõi tất cả các tài sản của cửa hàng. Tuy nhiên,Công ty không lập thẻ TSCĐ để theo dõi chi tiết cho từng tài sản. Hàng tháng, kế toán cửa hàng phải lập báo cáo truyền về phòng kế toán công ty.
2.5. Kế toán tổng hợp TSCĐ hữu hình tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh
2.5.1. Kế toán tăng TSCĐ hữu hình
TSCĐ hữu hình của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh tăng lên chủ yếu là do mua sắm, sửa chữa nâng cấp TSCĐ và công tác XDCB hoàn thành bàn giao.
2.5.1.1. Nghiệp vụ mua sắm TSCĐ hữu hình
Thủ tục hồ sơ sử dụng.
Các nghiệp vụ mua sắm TSCĐ hữu hình thường xuất phát từ nhu cầu kinh doanh của các cửa hàng, kho hàng. Khi có nhu cầu các cửa hàng đề xuất lên phòng kỹ thuật, phòng kỹ thuật sẽ cử người đi xem xét thực tế tại cửa hàng. Nếu thấy tài sản đó là cần thiết mua, phòng kỹ thuật sẽ chuyển yêu cầu đó lên Giám Đốc. Giám Đốc duyệt yêu cầu mua tài sản. Khi đó sẽ thành lập hội đồng mua tài sản bao gồm: Giám Đốc, đại diện phòng kỹ thuật, phòng hành chính và trưởng phòng kế toán, và tiến hành mời thầu, ký hợp đồng với nhà thầu.
Sơ đồ 2.4: Lưu đồ trình tự luân chuyển chứng từ mua sắm TSCĐ tại Công ty
Y/C mua TS Y/C mua TS
Y/C mua TS đã duyệt Y/C mua TS đã duyệt Duyệt Y/C mua Ký HĐ với nhà thầu Nhà thầu BP có nhu
cầu Giám đốc Hội đồng mua TS
D 3
HĐ mua TS 4 Y/C mua TS đã
Khi hàng được chuyển về thì hội đồng mua tài sản và bên cung cấp sẽ lập biên bản giao nhận tài sản. Phòng kế toán tiến hành thanh lý hợp đồng, nhận hoá đơn GTGT từ nhà cung cấp và thanh toán cho bên cung cấp. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết tùy chọn kế toán. Tài sản đó được chuyển, bàn giao cho cửa hàng sử dụng và quản lý. Hàng tháng cửa hàng phải báo cáo tình hình sử dụng TSCĐ lên phòng kế toán.
Sơ đồ 2.5: Lưu đồ luân chuyển chứng từ giao nhận TSCĐ tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh.
Kế toán TSCĐ
Nhà thầu Giấy giao hàng Lập BB giao nhận TS và thanh lý HĐ A A Nhập liệu Cập nhật nghiệp vụ D Hội Đồng mua TS Hóa đơn GTGT L3 3 BB giao nhận TS 4 3 BB thanh lý HĐ 4 3 BB giao nhận TS 4 3 BB thanh lý HĐ 4 Hóa đơn GTGT(L3) 3 BB giao nhận TS 4 3 BB thanh lý HĐ 4 Hóa đơn GTGT(L3)
Chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ này bao gồm Hợp đồng kinh tế; Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý hợp đồng; Hoá đơn GTGT; Phiếu chi.
Tài khoản sử dụng :
Công ty sử dụng tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình. Tài khoản 211 được chi tiết thành các tiểu khoản, chi tiết theo loại TSCĐ hữu hình như sau:
TK 2111 – Nhà cửa vật kiến trúc. TK 2112 – Máy móc thiết bị.
TK 2113 – Phương tiện vận tải truyền dẫn. TK 2114 – Thiết bị dụng cụ quản lý.
Sử dụng tài khoản 1528 : để hạch toán vật tư, TSCĐ mua về nhưng chưa sử dụng. Tài khoản 2141 để theo dõi hao mòn TSCĐ hữu hình tại công ty.
Nghiệp vụ kế toán minh họa.
Nghiệp vụ 1: Ngày 11/05/2009 Công ty mua cột bơm xăng dầu điện tử TASUNO