Thủ tục hồ sơ sử dụng.
Các nghiệp vụ mua sắm TSCĐ hữu hình thường xuất phát từ nhu cầu kinh doanh của các cửa hàng, kho hàng. Khi có nhu cầu các cửa hàng đề xuất lên phòng kỹ thuật, phòng kỹ thuật sẽ cử người đi xem xét thực tế tại cửa hàng. Nếu thấy tài sản đó là cần thiết mua, phòng kỹ thuật sẽ chuyển yêu cầu đó lên Giám Đốc. Giám Đốc duyệt yêu cầu mua tài sản. Khi đó sẽ thành lập hội đồng mua tài sản bao gồm: Giám Đốc, đại diện phòng kỹ thuật, phòng hành chính và trưởng phòng kế toán, và tiến hành mời thầu, ký hợp đồng với nhà thầu.
Sơ đồ 2.4: Lưu đồ trình tự luân chuyển chứng từ mua sắm TSCĐ tại Công ty
Y/C mua TS Y/C mua TS
Y/C mua TS đã duyệt Y/C mua TS đã duyệt Duyệt Y/C mua Ký HĐ với nhà thầu Nhà thầu BP có nhu
cầu Giám đốc Hội đồng mua TS
D 3
HĐ mua TS 4 Y/C mua TS đã
Khi hàng được chuyển về thì hội đồng mua tài sản và bên cung cấp sẽ lập biên bản giao nhận tài sản. Phòng kế toán tiến hành thanh lý hợp đồng, nhận hoá đơn GTGT từ nhà cung cấp và thanh toán cho bên cung cấp. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận TSCĐ, hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết tùy chọn kế toán. Tài sản đó được chuyển, bàn giao cho cửa hàng sử dụng và quản lý. Hàng tháng cửa hàng phải báo cáo tình hình sử dụng TSCĐ lên phòng kế toán.
Sơ đồ 2.5: Lưu đồ luân chuyển chứng từ giao nhận TSCĐ tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh.
Kế toán TSCĐ
Nhà thầu Giấy giao hàng Lập BB giao nhận TS và thanh lý HĐ A A Nhập liệu Cập nhật nghiệp vụ D Hội Đồng mua TS Hóa đơn GTGT L3 3 BB giao nhận TS 4 3 BB thanh lý HĐ 4 3 BB giao nhận TS 4 3 BB thanh lý HĐ 4 Hóa đơn GTGT(L3) 3 BB giao nhận TS 4 3 BB thanh lý HĐ 4 Hóa đơn GTGT(L3)
Chứng từ sử dụng trong nghiệp vụ này bao gồm Hợp đồng kinh tế; Biên bản giao nhận TSCĐ; Biên bản thanh lý hợp đồng; Hoá đơn GTGT; Phiếu chi.
Tài khoản sử dụng :
Công ty sử dụng tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình để phản ánh giá trị hiện có và biến động tăng giảm của toàn bộ TSCĐ hữu hình. Tài khoản 211 được chi tiết thành các tiểu khoản, chi tiết theo loại TSCĐ hữu hình như sau:
TK 2111 – Nhà cửa vật kiến trúc. TK 2112 – Máy móc thiết bị.
TK 2113 – Phương tiện vận tải truyền dẫn. TK 2114 – Thiết bị dụng cụ quản lý.
Sử dụng tài khoản 1528 : để hạch toán vật tư, TSCĐ mua về nhưng chưa sử dụng. Tài khoản 2141 để theo dõi hao mòn TSCĐ hữu hình tại công ty.
Nghiệp vụ kế toán minh họa.
Nghiệp vụ 1: Ngày 11/05/2009 Công ty mua cột bơm xăng dầu điện tử TASUNO
70L/P của Nhật (4 cái). Căn cứ vào yêu cầu hoạt động kinh doanh và kế hoạch đầu tư cơ sở vật chất kỹ thuật đã được Tổng Công ty phê duyệt, sau khi có tờ trình của phòng ban liên quan, Giám đốc Công ty phê duyệt chủ trương đầu tư và cho thông báo nhu cầu mua cột bơm TATSUNO với các nhà thầu có khả năng cung cấp theo hình thức chào giá cạnh tranh. Công ty CP thiết bị xăng dầu trúng thầu cung cấp với giá trước thuế là:388.280.000 đồng (đã bao gồm cước phí vận chuyển), thuế GTGT 5 %. Công ty tiến hành lập hợp đồng mua bán theo quy định hiện hành. Khi bàn giao hàng, hai lập biên bản giao nhận TSCĐ. Phòng kế toán lập biên bản thanh lý hợp đồng và nhận hoá đơn GTGT của bên bán. Bên bán đã gửi hóa đơn GTGT, công ty đã thanh toán cho bên bán bằng chuyển khoản. Tài sản được đầu tư bằng nguồn vốn kinh doanh. Tài sản này chưa được sử dụng nên được đưa về nhập tại kho Công ty.
Căn cứ vào bộ chứng từ mua bán, bao gồm: Hợp đồng mua TSCĐ số 00375, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý hợp đồng 00375, hóa đơn GTGT số 005984, giấy báo nợ số 0984 của Ngân hàng Ngoại thương Nghệ An, kế toán nhập
mã tài sản vào máy tính. Khi đó máy tính sẽ tự động cập nhập vào các sổ kế toán liên quan.
Hợp đồng mua cột bơm điện tử Nhật hợp đồng số 00375 ký ngày 10/04/2009 (phụ
lục 3).
Khi bên B bàn giao tài sản cho bên A, hai bên tiến hành bàn giao tài sản lập biên bản giao nhận tài sản như sau:
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
------
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI SẢN
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế 00375 đã được kí kết ngày 10/04/2009.
Hôm nay ngày 11/5/2009, tại Văn phòng Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh chúng tôi gồm: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Bên A : Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh
1. Ông: Nguyễn Thanh Hải - Chức vụ Trưởng Phòng QLKT 2. Ông: Lê Huy Hiếu - Cán bộ Phòng QLKT
Bên B : Công ty CP thiết bị xăng dầu Petrolimex
1. Ông : Lê Minh Đức - Chức vụ: nhân viên kỹ thuật.
Địa điểm giao nhận TSCĐ: Văn phòng Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh số 04 – Nguyễn Sỹ Sách – Thành phố Vinh – Nghệ an.
Xác nhận việc giao nhận TSCĐ như sau: Tên sản phẩm Số lư ợn g (cá i) N ướ c sả n xu ất N ă m sả n xu ất Ngày giao Công suấ t Đơn giá (VND) Thành tiền VND Cột bơm TATS 4 Nh ật 2008 11/05/09 70P/ 97.070.000 388.280.000
UNO L
Sau khi thanh lý hợp đồng kinh tế, bên A thanh toán cho bên cung cấp theo hợp đồng quá trình mua sắm TSCĐ kết thúc.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Nguyễn Thanh Hải Lê Minh Đức
Sau khi nhận bàn giao tài sản, hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng.
Tổng công ty xăng dầu Việt nam Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt nam
Công ty xăng dầu Nghệ tĩnh Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Vinh, ngày 11 tháng 5 năm 2009
BIÊN BẢN THANH LÝ HỢP ĐỒNG
(Hợp đồng số 00375 đã kí kết ngày 10/04/2009 )
- Căn cứ theo luật thương mại số 36/2005/QH11 được Quốc Hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa 11 thông qua ngày 14/06/2005 có hiệu lực từ ngày 01/01/2006.
- Căn cứ vào hợp đồng kinh tế số 00375 đã được kí kết ngày 10/04/2009 giữa Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh với Công ty CP thiết bị xăng dầu Petrolimex và và kết quả thực hiện hợp đồng.
Hôm nay, ngày 11 tháng 5 năm 2009, tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh chúng tôi gồm có:
Bên A: Công ty xăng dầu Nghệ tĩnh
Địa chỉ: Số 04 Nguyễn Sỹ Sách, Thành phố Vinh, Nghệ An. Điện thoại: 3844701; 3844601.
Tài khoản: 010.100.000.0028 tại Ngân hàng ngoại thương Vinh. Đại diện: Ông: Ngô Xuân Bình - Chức vụ : Giám đốc Công ty.
Ông: Võ Anh Tuấn – Chức vụ: Trưởng phòng kế toán.
Địa chỉ: Gia lâm, Hà nội
Điện thoại: 04.8451310; 04.8451921
Tài khoản: 73010028 – Ngân hàng Đầu tư và phát triển Đông Anh. Đại diện: Ông: Nguyên Bá Thanh - Chức vụ : Giám đốc.
Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng kinh tế số 00375 đã được kí kết ngày 10/04/2009 như sau:
Xác nhận kết quả thực hiện hợp đồng:
Bên B đã hoàn thành công việc cung cấp và lắp đặt thi công xong cột bơm TATSUNO của Nhật đúng chủng loại, số lượng như hợp đồng đã kí kết.
Giá trị hợp đồng và phương thức thanh toán: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Giá trị hợp đồng (bao gồm thuế VAT): 407.694.000 đồng - Số tiền bên B đã ứng: không đồng
- Số tiền bên B còn được thanh toán: 407.694.000 đồng (bốn trăm lẻ bảy triệu sáu trăm chín tư nghìn đồng).
Bên B đã xuất hóa đơn GTGT 5% cho bên A.
Trách nhiệm các bên sau khi thanh lý hợp đồng được kí:
Bên A: Thanh toán cho bên B Ngay khi thanh lý hơp đồng được kí kết.
Bên B: Bảo hành thiết bị đã cung cấp theo nội dung hợp đồng và thực hiên bảo hành theo hợp đồng đã ký.
Hai bên thống nhất thanh lý hợp đồng theo quy định. Biên bản được lập thành 04 bản có giá trị ngang nhau, mỗi bên giữ 02 bản.
Đại diện bên A Đại diện bên B
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao khách hàng Ngày 11 tháng 05 năm 2009
Đơn vị bán hàng: Công ty CP thiết bị xăng dầu. Địa chỉ: Gia lâm, Hà nội
Điện thoại : 04.8451310; 04.8451921 Số tài khoản : MS: 0100971206
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh.
Địa chỉ: số 04 – Nguyễn Sỹ Sách – TP.Vinh – Nghệ An. Số tài khoản: 0101000000028. NH ngoại thương NA. Hình thức thanh toán: CK MST: 2900326304
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn
vị tính lượngSố Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3
1 Cột bơm TATSUNO Cái 4 97.070.000 388.280.000
Cộng tiền hàng: 388.280.000
Thuế suất GTGT: 5 %. Tiền thuế GTGT: 19.414.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 407.694.000 Số tiền viết bằng chữ: Bốn trăm lẻ bảy triệu sáu trăm chín tư ngàn đồng /.
Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị
Mẫu số: 01 GTKT-3LL NC/2009B
(ký, họ tên) (ký, họ tên) (đóng dấu, họ tên)
Nghiệp vụ này được ghi sổ như sau: Có thể định khoản nghiệp vụ trên như sau:
Nợ TK 1528 : 388.280.000 đồng. Nợ TK 1332 : 19.414.000 đồng. Có TK 1121 : 407.694.000 đồng. CHỨNG TỪ GHI SỔ SỐ :0984 Ngày 11/05/2009 Đơn vị tính : VNĐ
CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ TIỀN TK
NỢ
TK CÓ
MÃ SỐ NGÀY (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
NH2 0984 11/05/09 Mua cột bơm điện tử TATSUNO (Nhật 4 cột)
388,280,000 1528 1121
….. ……
SỔ CHI TIẾT TÙY CHỌN KẾ TOÁN TK 1528
Từ ngày 01/01/09 – Đến ngày 31/12/09 Tổng phát sinh Nợ : 2.184.488.307 Có : 4.059.068.932
ĐVT : VND CHỨNG TỪ
DIỄN GIẢI SỐ TIỀN TK
NỢ TK CÓ MÃ SỐ NGÀY NH 2 534 13/03/09 Mua van chặn HD 1008 (CT TNHH Thanh Bình) 324 869 988 1528 1121 NH 2
984 11/05/09 Mua cột bơm xăng dầu điện tử Nhật (4 cột) 388 280 000 1528 1121 NL 2 667 31/10/09 Xuất 2 cột bơm TASUNO401/P – CH Hà Huy Tập 219 260 000 2112 1528 NL 2 570 06/12/09 Xuất 02 bể 25m3 – CH Hà Huy Tập 80 316 000 ...
Nghiệp vụ 2: Ngày 23/07/2009 Công ty mua COTAINER 40 FEET lắp đặt cho kho
Bến Thuỷ. Giá mua là 65.000.000 đồng, chi phí lắp đặt là 52.354.545 đồng. Thuế GTGT 10%. Tiền mua và chi phí lắp đặt được thanh toán bằng chuyển khoản.
Nguyên giá của tài sản sẽ được xác định bao gồm giá mua và các chi phí lắp đặt liên quan: 65.000.000 + 52.354.545 = 117.354.545 đồng.
Căn cứ vào bộ chứng từ: Hợp đồng mua Cotainer số 00381, biên bản giao nhận tài sản, hóa đơn GTGT của bên bán và giấy báo nợ số 1661,1864 của Ngân hàng Ngoại thương Nghệ An, nghiệp vụ này được ghi sổ như sau:
SỔ CHỨNG TỪ GHI SỔ :1661
Đơn vị tính : VNĐ
SỔ CHI TIẾT TÙY CHỌN KẾ TOÁN TK 2111
Từ ngày 01/01/09 – Đến ngày 31/12/09 Tổng phát sinh Nợ : 18.567.036.029 Có : 261.211.338
ĐVT : VND CHỨNG TỪ
DIỄN GIẢI SỐ TIỀN TK NỢ
TK CÓ MÃ SỐ NGÀY
NH2 780 10/04/09 TT công trình sửa chữa CH Con
Cuông (TY Phúc Thành) 51.601.818 2111 1121 TS1 11 23/06/09 HTKP xây bờ bo, Th/nước kho
Nghi Hương
130.106.981 2111 33122 TS1 11 23/06/09 CP vật tư làm thoát nước kho NH 10.009.278 2111 2412 TS1 12 23/06/09 KP xây kè tường bao kho NH 95.760.564 2111 33122 TS1 12 23/06/09 mở 2 cổng và đường vào phía
nam kho NH
286.870.676 2111 33122 TS2 1 30/06/09 Thanh lý tài sản CH Hà Huy Tập 47.146.462 8111 2111 TS2 1 30/06/09 Thanh lý tài sản CH Hà Huy Tập 166.660.92 21411 2111 NH2 1661 23/07/09 Mua COTAINER lắp đặt kho BT 65.000.000 2111 1121 NH2 1864 14/08/09 Lắp đặt COTAINER kho BT 52.354.545 2111 1121
CHỨNG TỪ DIỄN GIẢI SỐ TIỀN TK
NỢ
TK CÓ
MÃ SỐ NGÀY (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
NH2 1661 23/07/09 TT mua COTAINER lắp cho kho BThuỷ
65,000,000 2111 1121 NH2 1864 14/08/09 Lắp đặt COTAINER kho
BThuỷ
TS1 21 30/09/09 H/T CT láng CN xây hàng rào kho BT 458.639.433 2111 33122 TS1 21 30/09/09 K/C kinh phí KTCB CT láng CN kho BT 12.518.182 2111 2412 TS1 32 31/12/09 H/T CT nâng cấp sân bãi CH Yên
Sơn
453.363.891 2111 33122 ...
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 2111
Từ ngày 01/01/2009 Đến ngày 31/12/2009 Đầu kỳ : NỢ 91.008.724.184 CÓ ĐVT : VND Phát sinh PS Nợ PS Có TK DU 145.693.915 1111 1.514.183.485 1121 102.785.000 1528 214.064.876 21411 12.318.340.870 2412 4.486.032.759 33122 47.146.462 8111 Tổng PS 18.567.036.029 261.211.338 Cuối kỳ 109.314.548.875