a. Hạch toán chi tiết khấu hao TSCĐ
Khấu hao là một biện pháp chủ quan trong quản lý để thu hồi lại giá trị đã hao mòn của TSCĐ. Do đó để có vốn cho tái đầu tư, các doanh nghiệp cần trích khấu hao TSCĐ.Nguồn vốn khấu hao cơ bản là nguồn vốn tài trợ chủ yếu để đầu tư XDCB và mua sắm TSCĐ tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh .
* Phương tính pháp khấu hao TSCĐ tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh.
Hiện nay Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh đang áp dụng phương pháp khấu hao theo tỷ lệ bình quân. Mức khấu hao bình quân năm được tính như sau:
Mức trích Khấu hao bình quân năm =
Nguyên giá TSCĐ bình quân x
Tỷ lệ KH bình quân năm Trong đó: Tỷ lệ KH bình quân năm = 1/ số năm sử dụng.
Mức KH kỳ này = mức KH cuối kỳ trước + mức KH tăng trong kỳ - mức KH giảm trong kỳ
Việc trích khấu hao tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước, theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ tài chính về việc ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ.
* Sổ sách kế toán sử dụng trong việc hạch toán khấu hao:
- Sổ chi tiết tùy chọn kế toán TK 2141 mở chi tiết cho từng tài khoản cấp 3. - Sổ cái TK 2141 mở chi tiết cho từng tài khoản cấp 3.
Cuối mỗi kỳ kế toán tiến hành lập “Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ hữu hình”, bảng này có tác dụng theo dõi chi tiết không chỉ tình hình biến động của TSCĐ trong kỳ (Tài sản hiện có, tăng trong kỳ, giảm trong kỳ) mà còn theo dõi luôn giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ. Cuối năm tài chính kế toán tổng hợp lập báo cáo
tăng giảm nguồn vốn khấu hao để phản ánh tình hình biến động nguồn vốn khấu hao trong năm. Báo cáo này cùng với báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ hữu hình để phản ánh tình hình sử dụng TSCĐ tại công ty.
Bảng 2.6: Báo cáo tăng giảm nguồn vốn khấu hao năm 2009.
BÁO CÁO TĂNG GIẢM NGUỒN VỐN KHẤU HAO Từ ngày :01/01/2009 Đến ngày :31/12/2009
ĐVT : Triệu đồng.
TÊN CHỈ TIÊU MÃSỐ SỐ TIỀN
1 2 3
I. Dư đầu kỳ 10 1,508.9
II.Tăng trong kỳ 20 11,713.3
+ Tăng do trích khấu hao trong kỳ 21 11,655.0 + Giá trị còn lại TSCĐ thanh lý, nhượng bán 22 58.3 +Tăng do điều động nội bộ TCTy 23
+Tăng do điều động nội bộ Cty 24
+Tăng khác 25
III.Giảm trong kỳ 30 4,868.3
+Giảm do tăng TSCĐ trong kỳ 31 1,968.3 +Giảm do điều động nội bộ TCTy 32
+Giảm do điều động nội bộ Cty 33
+Giảm khác 34 2,900.0
IV.Dư cuối kỳ 40 8,353.9
Nguồn: báo cáo quyết toán công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh năm 2009.
b. Hạch toán tổng hợp khấu hao TSCĐ.
Tài khoản sử dụng. Để theo dõi tình hình hiện có, biến động tăng giảm khấu hao Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh sử dụng tài khoản: 2141 – Hao mòn TSCĐ hữu hình với các tài khoản cấp 3.Tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh sử dụng TK 641 để tổng hợp chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp, tài khoản này được mở chi tiết tới cấp 2, cấp 3 cho từng hoạt động kinh doanh. Do đó nếu TSCĐ dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh thì hao mòn TSCĐ hữu hình được phân bổ vào tài khoản 641
theo từng loại hàng hóa, mặt hàng kinh doanh.
Hàng kỳ (quý, năm) căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán hạch toán chi tiết các nghiệp vụ tăng giảm hao mòn và lập các chứng từ ghi sổ, và từ những chứng từ ghi sổ tiến hành ghi vào sổ chi tiết tùy chọn kế toán TK 2141 chi tiết cho TK cấp 3, máy tính sẽ tự động cập nhật vào sổ Cái TK 2141. Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh trích và phân bổ khấu hao TSCĐ theo quý.
Ngày 19/02/2009 công ty xuất 1 cột bơm kép nhật TASUNONEO lắp đặt cho cửa hàng Yên Thành với nguyên giá là 132.150.000 đồng. Cột bơm này được sử dụng với thời gian dự kiến là 6 năm. Theo cách tính khấu hao của Công ty thi mức trích khấu hao hàng năm của tài sản này được tính như sau:
Mức KH năm = 132.150.000 *1/6 = 22.025.000 đồng. Mức KH mỗi tháng = 22.025.000 /12 =1.835.417 đồng.
Nghiệp vụ 8: Ngày 30/09/09 thanh lý cột bơm Hàn Quốc CH Hưng Lộc nguyên
giá là 34.942.500 đồng, đã khấu hao 23.780.337 đồng.
Ghi giảm nguyên giá : Nợ TK 21412 : 23.780.337 đồng Nợ TK 8111 : 11.162.163 đồng
Có TK 2112: 34.942.500 đồng.
Nghiệp vụ 9: Về việc trích và phân bổ khấu hao quý IV/2009 của công ty xăng dầu
Nghệ Tĩnh. Tổng chi phí khấu hao được trích trong quý IV/2009 là: 3.064.297.104 đồng. Trong đó: Nhà cửa, vật kiến trúc: 2.082.491.331 đồng.
Máy móc thiết bị: 831.929.743 đồng.
Phương tiện vận tải truyền dẫn: 54.916.188 đồng. Thiết bị dụng cụ quản lý: 94.960.190 đồng.
Vào thời điểm 31/12/2009 kế toán tiến hành phân bổ chi phí khấu hao vào tài khoản chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp theo loại hàng hóa như sau:
Nợ TK 4313 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ: 87.178.620 đồng. Nợ TK 6273 – Chi phí SXC xưởng giấy: 34.923.999 đồng. Nợ TK 64111 – Chi phí BH & QLDN – xăng dầu: 1.749.744.037 đồng.
Nợ TK 64112 - Chi phí BH & QLDN – Dầu mỡ nhờn: 9.936.782 đồng. Nợ TK 64115 - Chi phí BH & QLDN – Gas, bếp và phụ kiện: 17.231.808 đồng. Nợ TK 6419 - Chi phí bán hàng chung: 1.165.281.858 đồng. Có TK 2141: 3.064.297.104 đồng.
SỔ CHI TIẾT TÙY CHỌN KẾ TOÁN TK 21411
Từ ngày 01/10/09 – Đến ngày 31/12/09
Tổng phát sinh: Nợ: 2.082.491.331 Có: 2.082.491.331
ĐVT: VND CHỨNG TỪ
DIỄN GIẢI SỐ TIỀN TK
NỢ
TK CÓ
MÃ SỐ NGÀY
XX 397 31/12/09 Hao mòn TSCĐ đầu tư
bằng quỹ phúc lợi 87.178.620 4313 21411 XX 414 31/12/09 Trích KHTSC Đ quý IV- xăng dầu sáng 1.204.524.524 64111 21411 XX 415 31/12/09 Trích KHTSCĐ quý IV- dầu mỡ nhờn 3.048.462 64112 21411 XX 416 31/12/09 Trích KHTSCĐ quý IV- gas, bếp 7.493.037 64115 21411 XX 417 31/12/09 Trích KHTSCĐ quý IV- các đơn vị 764.146.384 6419 21411 XX 460 31/12/09 Trích KHTSCĐ quý IV- xưởng giấy 16.100.304 6273 21411
Khi tiến hành trích khấu hao cho các cửa hàng đơn vị trực thuộc, Công ty căn cứ vào khối lượng tiêu thụ của từng cửa hàng để phân bổ. Chứ không căn cứ vào loại tài sản, số lượng tài sản ở từng cửa hàng. Do đó, các kế toán cửa hàng tùy ý phân bổ số khấu hao này theo ý muốn chủ quan của mình. Vì vậy có thể thấy việc theo dõi tình trạng TSCĐ, quản lý và phân bổ chi phí khấu hao tại các cửa hàng chưa được quan tâm đúng mức.
Từ sổ chi tiết tùy chọn kế toán máy tính sẽ tự cập nhật lên sổ cái TK 21411 như sau:
SỔ CÁI TÀI KHOẢN 21411
Từ ngày: 01/10/09 – Đến ngày: 31/12/09 Đầu kỳ: Nợ: Có: 55.160.366.592 ĐVT:VND Phát sinh PS Nợ PS Có DUTK 87.178.620 4313 16.100.304 6273 1.204.524.524 64111 3.048.462 64112 7.493.037 64115 764.146.384 6419 Tổng PS 2.082.491.331 Cuối kỳ 57.242.857.923
Chương 3
MỘT SỐ NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ HỮU HÌNH TẠI
CÔNG TY XĂNG DẦU NGHỆ TĨNH.
3.1 Nhận xét, đánh giá về công tác kế toán và quản lý TSCĐHH tại công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh
3.1.1 Đánh giá về công tác kế toán nói chung
Về bộ máy kế toán: Tại Công ty được tổ chức theo mô hình vừa tập trung, vừa phân
tán. Đây là mô hình phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Vì công ty có quy mô lớn, gồm nhiều cửa hàng và đại lý bán lẻ. Tại các cửa hàng, kho hàng có 1 kế toán viên có nhiệm vụ theo dõi công việc kinh doanh của cửa hàng. Vào ngày 1 đến ngày 10 hàng tháng tiến hành nộp chứng từ, báo cáo của tháng trước về phòng kế toán công ty để đối chiếu và lưu trữ. Tuy mô hình kế toán nửa tập trung, nửa phân tán nhưng vẫn đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhân viên tại phòng kế toán và ở các cửa hàng. Nhờ sử dụng hệ thống mạng máy tính nội bộ nên mọi hoạt động tại các cửa hàng đều được truyền về văn phòng kế toán công ty trong ngày.
Về nhân sự: Tại phòng kế toán Công ty có 15 nhân viên, có nhiều kinh nghiệm, thời
gian công tác lâu dài, đều có trình độ đại học. Họ là những người có tinh thần, trách nhiệm với công việc cao.
Về phân công nhiệm vụ: Với sự phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các thành
viên trong bộ máy kế toán, đảm bảo cho sự kiểm tra chính xác về số liệu cũng như ngăn chặn được sai phạm vô tình hay cố ý một cách tương đối, đồng thời đảm bảo cung cấp thông tin cho việc ra quyết định một cách nhanh chóng.
Do đặc điểm kinh doanh, tại các cửa hàng luôn có lượng tiền mặt lớn nên hàng tuần dưới sự phân công của kế toán trưởng, các nhân viên kế toán công ty đi thu tiền mặt và kiểm tra tình hình kinh doanh tại các cửa hàng.
Tuy nhiên: khối lượng công việc của kế toán tiêu thụ & công nợ rất lớn. Kế toán này vừa phải giao sản lượng tiêu thụ, đinh mức nợ, ký hợp đồng buôn bán, hạch toán công nợ, đòi nợ và kiểm quỹ.
Công việc của kế toán thanh toán tiền mặt & ngân hàng còn mang tính thủ công. Các hóa đơn thanh toán được chuyển đến và họ phải ngồi đối chiếu thủ công giữa hóa đơn và sổ. sau đó mới nhập liệu vào máy tính. Vì thế yêu cầu làm việc phải rất tỉ mỉ, tốn nhiều thời gian.
Về chứng từ: Công ty đã xây dựng được hệ thống chứng từ hoàn chỉnh, đầy đủ và
khoa học. Hàng tháng khối lượng chứng từ được chuyển về công ty rất lớn. Kế toán đã xây dựng được hệ thống chứng từ thành quy chế và trình tự ghi chép, luân chuyển, xử lý và lưu trữ. Chứng từ được đóng thành xấp theo thứ tự, theo từng nội dung của chứng từ và theo từng tháng hay từng quý đối với từng loại chứng từ đảm bảo cho kế toán phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu lại một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Ví dụ: các chứng từ liên quan đến TSCĐ được kí hiệu là: TS, chứng từ tiền mặt: TM1, chứng từ ngân hàng: NH1...
Về hình thức kế toán: Sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ, cùng với sự hỗ trợ của
phần mềm PBM nên công tác hạch toán và ghi sổ được thuân tiện hơn. Kế toán viên chỉ cần nhập số liệu thô ban đầu sau đó hệ thống máy tính sẽ tự động lên sổ chi tiết và cập nhật sổ Cái. Hệ thống máy tính phòng kế toán công ty được nối mạng với các cửa hàng. Mỗi nhân viên có một máy tính riêng và mật khẩu riêng cho phần hành mình quản lý.
Đối với hệ thống tài khoản Công ty đã tuân theo hệ thống tài khoản của bộ tài chính
ban hành từ tài khoản loại 0 đến tài khoản loại 9 và các tiểu khoản. Công ty còn mở thêm một số tiểu khoản chi tiết nhằm phục vụ tốt cho công việc theo dõi hoạt động kinh doanh của Công ty.
Tài chính và Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Nhằm đảm bảo cho việc cung cấp thông tin, kiểm tra và ra quyết định.
3.1.2. Đánh giá về công tác kế toán và quản lý TSCĐ hữu hình tại Công ty
Qua thời gian thực tập, tìm hiểu công tác kế toán TSCĐ hữu hình tại công ty em có một số đánh giá sau:
a. Những mặt đạt được:
Nhìn chung Công ty đã tuân thủ đúng các nguyên tắc hạch toán kế toán và phương pháp ghi sổ. Hàng năm, đều lập các báo cáo liên quan tới việc tăng giảm TSCĐ để báo cáo về Tổng công ty.
Đã áp dụng tin học vào kế toán giúp giảm thiểu khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán, nhờ đó mà thông tin kế toán được cung cấp kịp thời với nhu cầu quản lý.
Công ty đã tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phù hợp với thực tế và nhu cầu kinh doanh .
b. Những hạn chế: Bên cạnh đó công tác kế toán nói chung và kế toán TSCĐ nói riêng còn có những hạn chế sau .
Thứ nhất: Công ty không lập sổ (thẻ) theo dõi chi tiết cho từng TSCĐ mà chỉ mở sổ theo dõi TSCĐ cho từng đơn vị sử dụng. Do đó, gây khó khăn cho việc quản lý, kiểm tra , giám sát các thông tin liên quan đến từng TSCĐ.
Thứ hai: Việc sử dụng phương pháp khấu hao bình quân không đem lại hết lợi ích cho Công ty. Vì các tài sản của công ty thường có giá trị lớn nhưng hao mòn nhanh, việc áp dụng phương pháp khấu hao bình quân đã làm kéo dài thời gian thu hồi vốn đầu tư và tái sản xuất TSCĐ.
Thứ ba: Công ty không mở tài khoản 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ nên các chi phí sửa chữa lớn, nâng cấp các công trình không có sổ theo dõi chi tiết. Khi công trình hoàn thành thì được ghi tăng nguyên giá TSCĐ.
Thứ tư: Tại công ty tiền mặt là tài sản có tính luân chuyển cao nhất, nó dễ bị mất cắp hơn các loại tài sản khác, hơn nữa phần lớn lượng tiền mặt tại công ty rất lớn , do
ngày nào các cửa hàng cũng chuyển tiền về.
Thứ năm: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006 của Bộ tài chính nhưng lại chỉ mở tài khoản 641 để theo dõi chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp như vậy là chưa hợp lý và khoa học. vì khi nhìn vào tài khoản 641 ta không xác định được chi phí quản lý doanh nghiệp đã phát sinh bao nhiêu.
Công ty mở quá nhiều tài khoản chi tiết cấp 4 khiến cho việc theo dõi, hạch toán các tài khoản gặp nhiều khó khăn và thường gây lẫn lộn.
3.2. Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán và quản lý TSCĐ tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh
Qua những đánh giá trên em cũng xin đưa ra một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ tại công ty.
Thứ nhất: Công ty yêu cầu các cửa hàng, đơn vị sử dụng ngoài sử dụng sổ theo dõi TSCĐ chung còn phải lập các sổ thẻ chi tiết để theo dõi nguyên giá, thời gian sử dụng, khấu hao và giá trị còn lại cho từng TSCĐ. Như vậy, việc hạch toán khấu hao, kiểm tra từng tài sản sẽ chính xác, dễ dàng hơn. Nhờ đó, sẽ phát huy hiệu quả sử dụng và quản lý TSCĐ.
Thứ hai: Về việc áp dụng phương pháp khấu hao, em kiến nghị công ty nên sử dụng phương pháp khấu hao nhanh nhằm thu hồi vốn đầu tư, đổi mới công nghệ cho doanh nghiệp. Đồng thời nếu áp dụng phương pháp này còn khắc phục được yếu tố hao mòn vô hình.
Thứ ba: Em đề nghị công ty nên mở thêm tài khoản 2413 – sửa chữa lớn TSCĐ để phù hợp với đặc điểm và nhu cầu sửa chữa của tài sản. Nhờ đó có thể theo dõi chi tiết các khoản chi phí sửa chữa tài sản để có thể dễ dàng đối chiếu cới dự toán sửa chữa tài sản mà Tổng công ty cấp.
Thứ tư: Cần phải quan tâm tới công tác quản lý, kiểm soát tiền mặt tại Công ty, bằng cách: Quy định rõ ràng trách nhiệm đối với từng người có trách nhiệm vật chất bảo quản tiền mặt; Tổ chức xem xét thường xuyên và độc lập công tác kiểm soát nội bộ
thiết và có một số dư hợp lý phòng khi bất trắc, tránh việc ứ đọng các khoản tiền mặt lớn trong quỹ và các tài khoản ngân hàng.
Thứ năm: Công ty nên mở riêng tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp để phản ánh các chi phí quản lý hành chính chung của công ty. Qua đó có thể theo