Hồ sơ, thủ tục: Đối với trường hợp TSCĐ do xây dựng cơ bản có giá trị lớn trên
1 tỷ đồng theo quy định Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh lập hồ sơ gọi thầu để đầu tư, còn đối với những công trình có giá trị nhỏ thì Công ty tiến hành chỉ định nhà thầu đủ năng lực thi công để thương thảo hợp đồng xây dựng. Các công trình XDCB có giá trị lớn Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh sẽ thành lập ban quản lý dự án để phụ trách riêng công trình (Thường thì Phòng kỹ thuật được giao thành lập ban quản lý dự án), từ việc tìm bên nhận thầu để kí kết hợp đồng và theo dõi tiến độ thi công công trình, nghiệm thu công trình sau khi hoàn thành…Có thể khái
quát sơ đồ về thủ tục xây dựng cơ bản TSCĐ tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh như sau:
Sơ đồ 2.6 : Lưu đồ trình tự luân chuyển chứng từ mời thầu XDCB tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh.
Chứng từ sử dụng: Quyết định đầu tư; Dự toán XDCB, Hợp đồng xây dựng, Biên bản nghiệm thu công trình; Biên bản thanh lý hợp đồng; hóa đơn GTGT của nhà thầu, phiếu chi.
thiết kế dự án Lập luận chứng KT, thiết kế Báo cáo đầu
tư Báo cáo đầu
tư Thiết kế dự án Báo cáo đầu tư Lập dự toán Thiết kế dự án Báo cáo đầu
tư
Dự toán công trình
Thiết kế dự án Báo cáo đầu
tư Dự toán công trình Duyệ t dự toán Thiết kế dự án Báo cáo đầu tư Dự toán công trình Thiết kế dự án Báo cáo đầu tư Dự toán công trình Ký HĐ
Báo cáo đầu tư Dự toán công trình Nhà thầu D Phòng kỹ thuật
Phòng kế toán Giám đốc Ban quản lý dự án Thiết kế dự án 3 HĐ đã ký 4 HĐ đã ký 3 HĐ đã ký 4 Ban quản lý dự án Kế toán TSCĐ Nhà thầu BB nghiệm thu công trình Lập quyết toán, thanh lý HĐ Hóa đơn GTGT (liên 3) A Nhập liệu Cập nhật dữ liệu D A 3 3 3 BB thanh lý HĐ 4 BB nghiệm thu công trình 4 3 BB nghiệm thu công trình 4 3 3 BB thanh lý HĐ 4 4 Hóa đơn GTGT (liên 3) 3 BB nghiệm thu công trình 4 3 3
Sơ đồ 2.7: Lưu đồ trình tự luân chuyển chứng từ nghiệm thu, bàn giao công trình XDCB tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh.
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 211 – TSCĐ hữu hình phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ hữu hình. Tài khoản 2142 – chi phí XDCB dở dang.
Tài khoản 33122 - phải trả người nhận thầu về đầu tư XDCB để theo dõi tạm ứng trong đầu tư XDCB.
Nghiệp vụ kế toán minh họa.
Nghiệp vụ 3: Ngày 27/03/2009 Công ty ký hợp đồng số 784/HĐ-XD với Công ty
TNHH ĐKT và tư vấn xây dựng Yên Vinh để thi công công trình: Trồng cỏ lá tre, láng công nghệ và sửa chữa một số hạng mục khác kho xăng dầu Nghi Hương; giá
trị hợp đồng là: 502.082.670 đồng. Công trình được đầu tư bằng nguồn vốn kinh doanh.
Sau đây là phụ lục hợp đồng bổ sung cho hợp đồng số 784/HĐ-XD ký ngày 27/03/2009:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - tự do - hạnh phúc
Vinh, ngày 08 tháng 04 năm 2009
PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG Số: 01/PLHĐ 784/HĐ - XD
V/V thi công: hệ thống mương thoát nước mặt
- Căn cứ luật xây dựng số 16/2003/QH11 ngày 26/11/2003 của Quốc hội khóa XI, kỳ họp thứ 4;
- Căn cứ nghị định 99/2007/NĐ - Cp ngày 13/06/2007 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình;
- Căn cứ hợp đồng số 784/HĐ - XD ngày 27/03/2009 về việc thi công công trình: Trồng cỏ lá tre, láng đường ống công nghệ, cứu hỏa và sửa chữa một số hạng mục khác - kho xăng dầu Nghi Hương;
- Căn cứ hồ sơ thiết kế, dự toán bổ sung hạng mục công trình kho xăng dầu Nghi Hương do công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh lập tháng 04/2009.
- Hôm nay ngày 08/04/2009 tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh chúng tôi gồm có:
1. Chủ đầu tư:
Tên giao dịch: Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh
Đại diện là ông: Ngô Xuân Bình Chức vụ : Giám đốc Địa chỉ: Số 04 Nguyễn Sỹ Sách - TP.Vinh - Nghệ An
Tài khoản số:0101000000028 Mở tại ngân hàng Ngoại thương Nghệ An Mã số thuế:2900326304
2. Nhà thầu:
Tên giao dịch: Công ty TNHH ĐKT và tư vấn xây dựng Yên Vinh Đại diện là ông: Lê Văn Duyệt Chức vụ: Giám đốc
Địa chỉ: Phường Trung Đô, TP.Vinh, Nghệ An
Tài khoản số:102010000615442 Mở tại ngân hàng Công thương Bến Thủy, TP.Vinh, Nghệ An
Mã số thuế:2900884323
Điện thoại: 0383.565064 FAX:0383.565064 Chủ đầu tư và nhà thầu được gọi riêng là Bên và gọi chung là các bên Các bên tại đây thống nhất như sau:
HAI BÊN THỎA THUẬN KÝ KẾT PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG SỐ 784/HĐ - XD NGÀY 27/03/2009 VỚI NHỮNG ĐIỀU KHOẢN SAU ĐÂY:
ĐIỀU 1 : Nội dung công việc phải thực hiện:
Bên A giao cho bên B thực hiện thi công công trình: Kho xăng dầu Nghi Hương (Hạng mục: Mương thoát nước mặt) theo hồ sơ thiết kế dự toán và thiết kế dự toán bổ sung đã được phê duyệt, nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng theo đúng quy định của pháp luật.
ĐIỀU 2: Giá trị: 502.082.670 đồng
(Năm trăm linh hai triệu, không trăm tám hai ngàn sáu trăm bảy mươi đồng)
Trong đó:
- Theo hợp đồng số 784/HĐ - XD ngày 27/03/2009 là: 398.526.440 đ. - Giá trị bổ sung hợp đồng là: 103.556.230 đ.
Giá trị này đã trừ đi 3% giá trị dự toán xây lắp được duyệt.
ĐIỀU 3: Thời gian và tiến độ thực hiện:
Bên B phải thi công hoàn thành toàn bộ khối lượng hợp đồng và bàn giao công trình để bên A triển khai các hạng mục tiếp theo trong thời gian 25 ngày kể từ ngày khởi công:
Ngày hoàn thành: 25/04/2009.
Trong quá trình thực hiện, nếu có các yếu tố khách quan bất khả kháng phát sinh làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công, bên B phải báo cho bên A biết và hai bên cùng tiến hành lập biên bản tại hiện trường để làm căn cứ cho việc giả quyết tiến độ.
ĐIỀU 4: Điều khoản chung
- Điều 1 trong phụ lục thay thế điều 3 trong hợp đồng số 784/HĐ - XD ngày 27/03/2009
- Điều 2 trong phụ lục thay thế điều 4.1.1 trong hợp đồng số 784/HĐ - XD ngày 27/03/2009.
- Điều 3 trong phụ lục thay thế điều 6 trong hợp đồng số 784/HĐ - XD ngày 27/03/2009.
- Các điều khoản khác trong hợp đồng số 784/HĐ - XD ngày 27/03/2009 ký giữa hai bên vẫn giữ nguyên giá trị thực hiện.
- Phụ lục hợp đồng này là một phần không thể tách rời của hợp đồng số 784/HĐ - XD ngày 27/03/2009 có hiệu lực kể từ ngày ký và được lập thành 06 bản, mỗi bên giữ 03 bản.
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Ngô Xuân Bình Lê Văn Duyệt
- Ngày 20/06/2009 hai bên tiến hành thanh lý hợp đồng. Theo đó giá trị công trình được ghi nhận là:522.747.489 đồng.
Trong đó: xây lắp:512.738.211 đồng(giá trị trong hợp đồng là 502.082.670 đồng; chi phí khác phát sinh được ghi nhận là:10.655.541 đồng). Chi phí vật tư xuất kho phục vụ cho thi công là: 10.009.278 đồng.
Ngày 23/06/2009 kế toán tiến hành ghi sổ, có thể định khoản nghiệp vụ trên như sau:
Nợ TK 2111: 522.747.489 đồng
Có TK 33122: 512.738.211 đồng
Nghiệp vụ 4: Ngày 27/07/2009 Công ty ký hợp đồng với Công ty xây lắp 104 về
việc thi công công trình láng dưới công nghệ, xây hàng rào kho I Bến Thủy. Công trình được đầu tư bằng nguồn vốn kinh doanh, với tổng vốn đầu tư : 471.157.615 đồng.
Trong đó :- Xây lắp: 458.639.433 đồng.
- Chi phí KTCB & khác: 12.518.182 đồng.
Ngày 30/09/2009 Công ty nhận bàn giao và đưa công trình vào sử dụng.Công ty đã thanh toán chi phí KTCB bằng tiền mặt, thanh toán hợp đồng cho nhà thầu. Căn cứ vào các chứng từ liên quan: Hợp đồng số 798, biên bản nghiệm thu công trình, biên bản thanh lý hợp đồng 798, hóa đơn GTGT, phiếu chi số 02085 có thể định khoản nghiệp vụ trên như sau:
Thanh toán chi phí kiến thiết cơ bản: Nợ TK 2412 : 12.518.182 đồng. Có TK 1111 : 12.518.182 đồng Kết chuyển giá trị công trình làm tăng nguyên giá TSCĐ :
Nợ TK 2111 : 471.157.615 đồng. Có TK 33122 :458.639.433 đồng. Có TK 2412 : 12.518.182 đồng.
Thanh toán cho nhà thầu : Nợ TK 33122: 458.639.433 đồng Có TK 1121 : 458.639.433 đồng. SỔ CÁI TK 2412 Từ ngày 01/01/2009 Đến ngày 31/12/2009 Đầu kỳ: NỢ 11.449.286.536 CÓ ĐVT : VND Phát sinh PS Nợ PS Có TK DU 62.103.579 1111
326.052.785 1121 396.136.500 1521 867.483.431 1528 12.318.340.870 2111 1.203.196.516 2112 246.260.000 2428 1.905.238.362 33122 Tổng PS 3.557.014.657 13.767.797.386 Cuối kỳ 1.238.503.807
Nhìn vào sổ cái TK 2412 ta nhận thấy số dư đầu kỳ rất lớn là do các công trình thi công năm 2008 chưa hoàn thành bàn giao, đến năm 2009 thì hoàn thành bàn giao. Cho nên cuối năm 2009 số dư TK 2412 giảm xuống, còn hơn 1 tỷ.