Về bộ máy kế toán: Tại Công ty được tổ chức theo mô hình vừa tập trung, vừa phân
tán. Đây là mô hình phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty. Vì công ty có quy mô lớn, gồm nhiều cửa hàng và đại lý bán lẻ. Tại các cửa hàng, kho hàng có 1 kế toán viên có nhiệm vụ theo dõi công việc kinh doanh của cửa hàng. Vào ngày 1 đến ngày 10 hàng tháng tiến hành nộp chứng từ, báo cáo của tháng trước về phòng kế toán công ty để đối chiếu và lưu trữ. Tuy mô hình kế toán nửa tập trung, nửa phân tán nhưng vẫn đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhân viên tại phòng kế toán và ở các cửa hàng. Nhờ sử dụng hệ thống mạng máy tính nội bộ nên mọi hoạt động tại các cửa hàng đều được truyền về văn phòng kế toán công ty trong ngày.
Về nhân sự: Tại phòng kế toán Công ty có 15 nhân viên, có nhiều kinh nghiệm, thời
gian công tác lâu dài, đều có trình độ đại học. Họ là những người có tinh thần, trách nhiệm với công việc cao.
Về phân công nhiệm vụ: Với sự phân công nhiệm vụ rõ ràng giữa các thành
viên trong bộ máy kế toán, đảm bảo cho sự kiểm tra chính xác về số liệu cũng như ngăn chặn được sai phạm vô tình hay cố ý một cách tương đối, đồng thời đảm bảo cung cấp thông tin cho việc ra quyết định một cách nhanh chóng.
Do đặc điểm kinh doanh, tại các cửa hàng luôn có lượng tiền mặt lớn nên hàng tuần dưới sự phân công của kế toán trưởng, các nhân viên kế toán công ty đi thu tiền mặt và kiểm tra tình hình kinh doanh tại các cửa hàng.
Tuy nhiên: khối lượng công việc của kế toán tiêu thụ & công nợ rất lớn. Kế toán này vừa phải giao sản lượng tiêu thụ, đinh mức nợ, ký hợp đồng buôn bán, hạch toán công nợ, đòi nợ và kiểm quỹ.
Công việc của kế toán thanh toán tiền mặt & ngân hàng còn mang tính thủ công. Các hóa đơn thanh toán được chuyển đến và họ phải ngồi đối chiếu thủ công giữa hóa đơn và sổ. sau đó mới nhập liệu vào máy tính. Vì thế yêu cầu làm việc phải rất tỉ mỉ, tốn nhiều thời gian.
Về chứng từ: Công ty đã xây dựng được hệ thống chứng từ hoàn chỉnh, đầy đủ và
khoa học. Hàng tháng khối lượng chứng từ được chuyển về công ty rất lớn. Kế toán đã xây dựng được hệ thống chứng từ thành quy chế và trình tự ghi chép, luân chuyển, xử lý và lưu trữ. Chứng từ được đóng thành xấp theo thứ tự, theo từng nội dung của chứng từ và theo từng tháng hay từng quý đối với từng loại chứng từ đảm bảo cho kế toán phản ánh đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đồng thời giúp cho việc kiểm tra, đối chiếu lại một cách nhanh chóng, dễ dàng.
Ví dụ: các chứng từ liên quan đến TSCĐ được kí hiệu là: TS, chứng từ tiền mặt: TM1, chứng từ ngân hàng: NH1...
Về hình thức kế toán: Sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ, cùng với sự hỗ trợ của
phần mềm PBM nên công tác hạch toán và ghi sổ được thuân tiện hơn. Kế toán viên chỉ cần nhập số liệu thô ban đầu sau đó hệ thống máy tính sẽ tự động lên sổ chi tiết và cập nhật sổ Cái. Hệ thống máy tính phòng kế toán công ty được nối mạng với các cửa hàng. Mỗi nhân viên có một máy tính riêng và mật khẩu riêng cho phần hành mình quản lý.
Đối với hệ thống tài khoản Công ty đã tuân theo hệ thống tài khoản của bộ tài chính
ban hành từ tài khoản loại 0 đến tài khoản loại 9 và các tiểu khoản. Công ty còn mở thêm một số tiểu khoản chi tiết nhằm phục vụ tốt cho công việc theo dõi hoạt động kinh doanh của Công ty.
Tài chính và Tổng công ty xăng dầu Việt Nam. Nhằm đảm bảo cho việc cung cấp thông tin, kiểm tra và ra quyết định.
3.1.2. Đánh giá về công tác kế toán và quản lý TSCĐ hữu hình tại Công ty
Qua thời gian thực tập, tìm hiểu công tác kế toán TSCĐ hữu hình tại công ty em có một số đánh giá sau:
a. Những mặt đạt được:
Nhìn chung Công ty đã tuân thủ đúng các nguyên tắc hạch toán kế toán và phương pháp ghi sổ. Hàng năm, đều lập các báo cáo liên quan tới việc tăng giảm TSCĐ để báo cáo về Tổng công ty.
Đã áp dụng tin học vào kế toán giúp giảm thiểu khối lượng công việc cho các nhân viên kế toán, nhờ đó mà thông tin kế toán được cung cấp kịp thời với nhu cầu quản lý.
Công ty đã tiến hành trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phù hợp với thực tế và nhu cầu kinh doanh .
b. Những hạn chế: Bên cạnh đó công tác kế toán nói chung và kế toán TSCĐ nói riêng còn có những hạn chế sau .
Thứ nhất: Công ty không lập sổ (thẻ) theo dõi chi tiết cho từng TSCĐ mà chỉ mở sổ theo dõi TSCĐ cho từng đơn vị sử dụng. Do đó, gây khó khăn cho việc quản lý, kiểm tra , giám sát các thông tin liên quan đến từng TSCĐ.
Thứ hai: Việc sử dụng phương pháp khấu hao bình quân không đem lại hết lợi ích cho Công ty. Vì các tài sản của công ty thường có giá trị lớn nhưng hao mòn nhanh, việc áp dụng phương pháp khấu hao bình quân đã làm kéo dài thời gian thu hồi vốn đầu tư và tái sản xuất TSCĐ.
Thứ ba: Công ty không mở tài khoản 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ nên các chi phí sửa chữa lớn, nâng cấp các công trình không có sổ theo dõi chi tiết. Khi công trình hoàn thành thì được ghi tăng nguyên giá TSCĐ.
Thứ tư: Tại công ty tiền mặt là tài sản có tính luân chuyển cao nhất, nó dễ bị mất cắp hơn các loại tài sản khác, hơn nữa phần lớn lượng tiền mặt tại công ty rất lớn , do
ngày nào các cửa hàng cũng chuyển tiền về.
Thứ năm: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 15/2006 của Bộ tài chính nhưng lại chỉ mở tài khoản 641 để theo dõi chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp như vậy là chưa hợp lý và khoa học. vì khi nhìn vào tài khoản 641 ta không xác định được chi phí quản lý doanh nghiệp đã phát sinh bao nhiêu.
Công ty mở quá nhiều tài khoản chi tiết cấp 4 khiến cho việc theo dõi, hạch toán các tài khoản gặp nhiều khó khăn và thường gây lẫn lộn.
3.2. Một số giải pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán và quản lý TSCĐ tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh
Qua những đánh giá trên em cũng xin đưa ra một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ tại công ty.
Thứ nhất: Công ty yêu cầu các cửa hàng, đơn vị sử dụng ngoài sử dụng sổ theo dõi TSCĐ chung còn phải lập các sổ thẻ chi tiết để theo dõi nguyên giá, thời gian sử dụng, khấu hao và giá trị còn lại cho từng TSCĐ. Như vậy, việc hạch toán khấu hao, kiểm tra từng tài sản sẽ chính xác, dễ dàng hơn. Nhờ đó, sẽ phát huy hiệu quả sử dụng và quản lý TSCĐ.
Thứ hai: Về việc áp dụng phương pháp khấu hao, em kiến nghị công ty nên sử dụng phương pháp khấu hao nhanh nhằm thu hồi vốn đầu tư, đổi mới công nghệ cho doanh nghiệp. Đồng thời nếu áp dụng phương pháp này còn khắc phục được yếu tố hao mòn vô hình.
Thứ ba: Em đề nghị công ty nên mở thêm tài khoản 2413 – sửa chữa lớn TSCĐ để phù hợp với đặc điểm và nhu cầu sửa chữa của tài sản. Nhờ đó có thể theo dõi chi tiết các khoản chi phí sửa chữa tài sản để có thể dễ dàng đối chiếu cới dự toán sửa chữa tài sản mà Tổng công ty cấp.
Thứ tư: Cần phải quan tâm tới công tác quản lý, kiểm soát tiền mặt tại Công ty, bằng cách: Quy định rõ ràng trách nhiệm đối với từng người có trách nhiệm vật chất bảo quản tiền mặt; Tổ chức xem xét thường xuyên và độc lập công tác kiểm soát nội bộ
thiết và có một số dư hợp lý phòng khi bất trắc, tránh việc ứ đọng các khoản tiền mặt lớn trong quỹ và các tài khoản ngân hàng.
Thứ năm: Công ty nên mở riêng tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp để phản ánh các chi phí quản lý hành chính chung của công ty. Qua đó có thể theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp và có biện pháp "tiết kiệm chi phí" này nhằm nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp. Đặc biệt trong thời gian tới khi công ty trở thành công ty Cổ phần.
Ngoài ra, em còn một số đề nghị về công tác kế toán:
Các hóa đơn bán hàng của các cửa hàng được tập hợp lại theo tháng chuyển về công ty, kế toán kho hàng sẽ sắp xếp, đóng thành quyển theo từng cửa hàng. Thực tế khối lượng hóa đơn của từng tháng rất lớn việc đóng hóa đơn kéo dài 2 – 3 ngày. Trong quá trình đóng hay xảy ra thiếu sót, mất mát hóa đơn, do đó công việc này đòi hỏi phải tỉ mỉ. Do đó em đề nghị nên giao cho kế toán cửa hàng tự đóng hóa đơn của mình và tự chịu trách nhiệm về số hóa đơn đó, nhờ đó có thể giảm thiểu công việc cho kế toán kho hàng. Các háo đơn bán hàng được lưu trữ tại công ty, kế toán tiêu thụ lập báo cáo tiêu thụ theo từng cử hàng và theo từng mặt hàng để báo cáo lên Giám Đốc.
Nên nối mạng với Tổng công ty để việc truyền dữ liệu nhanh hơn. Áp dụng tin học trong việc thanh toán qua ngân hàng, sẽ giúp giảm thiểu công việc cho kế toán ngân hàng trong việc kiểm tra đối chiếu thanh toán.
Khuyến khích các khách hàng lớn thanh toán qua thẻ hoặc chuyển khoản qua ngân hàng để tránh tình trạng lượng tiền măt tại các cửa hàng quá lớn, tránh rủi ro mất mát tiền mặt.Đề nghị công ty quan tâm tới việc kiểm soát nội bộ các hoạt động trong công tác kế toán để hạn chế các gian lận, sai sót có thể xảy ra, đặc biệt trong hoạt động bán hàng và thu tiền.
Có thể phân công 2 kế toán viên đảm nhận phần hành kế toán tiêu thụ & công nợ để đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời tránh vất vả cho người đảm nhận. Có thể phân thành 2 vùng: thành phố Vinh; và các huyện cho từng người phụ trách.
Phần III KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế thị trường hiện nay để đứng vững và tự khẳng định mình là một vấn đề hết sức khó khăn đối với các doanh nghiệp. Vì vậy các doanh nghiệp phải chú trọng đến việc đầu tư đổi mới về mọi mặt. Cùng với việc đầu tư mua sắm, đổi mới trang thiết bị là sự cải tiến một cách có hiệu quả công tác tổ chức quản lý và sử dụng TSCĐ mà trước hết đòi hỏi ở công tác tổ chức hạch toán kế toán TSCĐ phải được thực hiện tốt, phải thường xuyên cập nhập tình hình tăng, giảm, hiện có, khấu hao sửa chữa… cũng như tính toán một số chỉ tiêu hiệu quả sử dụng TSCĐ của các doanh nghiệp. Tổ chức công tác hạch toán TSCĐ tốt không chỉ góp phần nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả sử dụng tài sản mà nó còn có ý nghĩa hết sức thiết thực trong quá trình định hướng đầu tư.
1. Trong phạm vi nghiên cứu, đề tài đã đạt được một số mặt của mục tiêu đặt ra:
Đề tài đã đạt được mục tiêu hệ thống lại cơ sở lý luận về TSCĐ và kế toán TSCĐ hữu hình. Trên cơ sở đó đã đi sâu tìm hiểu thực trạng công tác TSCĐ tại Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh. Cụ thể: đã đi sâu vào nghiên cứu quy trình thủ tục mua sắm, xây dựng sửa chữa tài sản, trình tự luân chuyển chứng từ, cách ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh tại công ty bằng cách xem xét một số nghiệp vụ tăng, giảm TSCĐ hữu hình trong năm 2009, nghiên cứu cách tính khấu hao, phân bổ hao mòn TSCĐ vào các hoạt động kinh doanh. Thông qua đó đã bổ sung kiến thức thực tế cho em. Nhưng do điều kiện khách quan nên việc tìm hiểu thực tế chưa tốt như mục tiêu đề ra.
Đã trực tiếp quan sát công việc kế toán tại Công ty, tiếp thu phong cách làm việc, học hỏi được nhiều điều về giao tiếp, ứng xử trong công sở.
Từ những kiến thức thực tế thu thập được em đã mạnh dạn đánh giá, nhận xét, đưa ra một số biện pháp góp phần hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty.
với thời gian quyết toán năm 2009 và thời gian công ty đang kiểm kê, đánh giá lại tài sản để tiến hành cổ phần hóa vào năm 2011, nên việc nghiên cứu đề tài khó khăn trong việc phỏng vấn kế toán viên, và tham khảo các sổ chi tiết. Đặc biệt gặp kế toán TSCĐ để trao đổi rất ít, vì kế toán TSCĐ vừa là kế toán tổng hợp nên rất bận rộn Đề tài chỉ mới nghiên cứu công tác kế toán TSCĐ tại văn phòng Công ty chứ chưa tới các cửa hàng để nghiên cứu việc quản lý ở đây. Do hạn chế về mặt thời gian và việc thu thập số liệu, thông tin nên đề tài chỉ mới dừng ở việc đánh giá những nét tổng quan. Do đó các biện pháp đưa ra mang tính tổng quát.
Việc xin số liệu ở Công ty không khó, nhưng rất khó khăn trong việc xác nhận ( đóng dấu )số liệu thô.
3. Nếu được tiếp tục nghiên cứu đề tài em mong muốn sẽ được tạo điều kiện để đi sâu tìm hiếu công tác XDCB và sửa chữa tài sản. Và rất mong được tạo điều kiện được tham khảo bộ hồ sơ về XDCB của nhà thầu gửi cho Công ty. Đặc biệt muốn xem xét công tác kế toán TSCĐ tại một số cửa hàng từ đó có thể đưa ra một số nhận xét, đánh giá toàn diện hơn về công tác kế toán TSCĐ tại công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh.
DANH MỤC VIẾT TẮT
DANH MỤC BẢNG BIỂU
......
Bảng 2.1: Tình hình lao động của Công ty năm 2009...19
BB BH BH & QLDN CCDV ĐVT TSCĐ SXKD TK XDCB GTGT KH KH TSCĐ KTCB SXC VND PBM LN Y/C TS HĐ HĐKD TNDN SCL : Biên bản : Bán hàng
: Bán hàng và quản lý doanh nghiệp : Cung cấp dịch vụ
: Đơn vị tính : Tài sản cố định : Sản xuất kinh doanh : Tài khoản
: Xây dựng cơ bản : Giá trị gia tăng : Khấu hao
: Khấu hao tài sản cố định : Kiến thiết cơ bản
: Sản xuất chung : Việt Nam đồng
: Petrolimex Business Manager : Lợi nhuận
: Yêu cầu : Tài sản : Hợp đồng
: Hoạt động kinh doanh : Thu nhập doanh nghiệp : Sửa chữa lớn
Bảng 2.2: Bảng cân đối kế toán của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh năm 2008, 2009...20
Bảng 2.3: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh...21
Bảng 2.4: Giá trị còn lại của TSCĐ hữu hình tính tới năm 2009...30
Bảng 2.5 : Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ hữu hình năm 2009 của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh...31
Bảng 2.6: Báo cáo tăng giảm nguồn vốn khấu hao năm 2009...55
DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ1.1: Trình tự ghi sổ kế toán TSCĐ...12
Sơ đồ 1.2 : Sơ đồ tài khoản kế toán TSCĐ hữu hình...13
Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tài khoản kế toán hao mòn TSCĐ hữu hình ...14
Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tài khoản kế toán chi phí XDCB...15
Sơ đồ2.1: Tổ chức bộ máy quản lý Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh...22
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty xăng dầu Nghệ Tĩnh...25
Sơ đồ2.3: Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính dựa trên nền Chứng từ ghi sổ...28
Sơ đồ 2.4: Lưu đồ trình tự luân chuyển chứng từ mua sắm TSCĐ tại Công ty