quá trình khảo sát thực tế tại ủy ban nhân dân xã hương phong

Sau khi hoàn thành xong chương trình học lý thuyết của lớp liên thôngĐại học Lưu trữ học - Quản trị văn phòng của trường Đại học Khoa học xãhội và Nhân văn Hà Nội phối hợp với trường Cao

LỜI MỞ ĐẦU

Như chúng ta đã biết hoạt động quản lý là hoạt động đòi hỏi nhiều nănglực và tư duy trong đó chủ thể quản lý luôn có bộ phận trợ giúp tùy theo quy

mô tổ chức mà đó là một bộ phận hay là một cá nhân

Quản lý hành chính nhà nước là một hoạt động đặc biệt trong đời sống

xã hội Nó đặc trưng bởi hoạt động chấp hành và điều hành giữa cơ quan cấptrên với cơ quan cấp dưới, giữa cá nhân lãnh đạo với những nhân viên trong

cơ quan Mỗi cơ quan quản lý hành chính nhà nước thực hiện chức năngtrong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua các quyết định trong hệthống hành chính và những mối quan hệ công tác bên ngoài Do đó, bộ máytrợ giúp của cơ quan quản lý hành chính nhà nước là yếu tố được quan tâmnhư một điểm trọng tâm trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của cơquan Trong đó công tác văn thư - Lưu trữ là một hoạt động có ý nghĩa rấtquan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản

lý hành chính Nhà nước Đồng thời đây cũng là công việc không thể thiếuđược trong hoạt động của các cơ quan, nhất là trong công cuộc đổi mới Nhànước ta hiện nay Đặc biệt là trong công cuộc cải cách nền hành chính quốcgia không thể không nói đến việc hoàn thiện và hợp lý hoá công tác văn thưlưu trữ trong các cơ quan từ cấp trung ương đến địa phương Do đó, công tácvăn thư- lưu trữ trong các cơ quan luôn được quan tâm, bởi đó là công tácđảm bảo hoạt động quản lý hành chính Nhà nước thông quan các văn bản, tàiliệu Việc làm tốt công tác văn thư - Lưu trữ thì không những giải quyết côngviệc được nhanh chóng, chính xác mà nó còn đảm bảo cung cấp kịp thời vàchính xác những thông tin trên mọi lĩnh vực và đảm bảo bí mật cho cơ quan.Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển đểphù hợp Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư - Lưu trữ, trong lĩnhvực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang cóchủ trương chính sách ngày càng hiện đại hóa công tác này, nhằm thực hiệntốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan

Sau khi hoàn thành xong chương trình học lý thuyết của lớp liên thôngĐại học Lưu trữ học - Quản trị văn phòng của trường Đại học Khoa học xãhội và Nhân văn Hà Nội phối hợp với trường Cao đẳng sư phạm Thừa ThiênHuế tổ chức, được sự đồng ý của trường Đại học Khoa học xã hội và Nhânvăn Hà Nội cùng trường Cao đẳng sư phạm Thừa Thiên Huế và sự tiếp nhậncủa lãnh đạo cơ quan Ủy ban nhân dân xã Hương Phong, thị xã Hương Trà,tỉnh Thừa Thiên Huế đã tạo điều kiện cho em có đợt thực tập đúng quy địnhcác nội dung mà bản đề cương thực tập đã đề ra đồng thời giúp em kiểmchứng kiến thức đã học ở trường so với thực tiễn và bổ sung thêm nhữngkinh nghiệm trong công tác Văn thư - Lưu trữ thông qua đợt thực tập vềcông tác Văn thư - Lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND xã HươngPhong trong thời gian từ ngày 19/5/2014 đến ngày 11/1/2014.

Qua quá trình thực tập đã đem lại cho bản thân em những kết quả ýnghĩa rất quý giá, nhất là những kinh nghiệm thực tế mà em đã học hỏi vàđúc rút được để bổ sung thêm vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mìnhdưới sự hướng dẫn giúp đỡ tận tình của cán bộ văn phòng trong đợt thực tập.Đối với UBND xã Hương Phong là cơ quan hành chính Nhà nước ở địaphương thường xuyên chỉ đạo các đơn vị trực thuộc chịu sự quản lý củamình nên công tác công văn giấy tờ là một trong những bộ phận không thểthiếu được để giúp cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theoluật định và cũng nhằm phục vụ kịp thời, nhanh chóng, hiệu quả công việccủa cơ quan

Là một cán bộ Văn thư - Lưu trữ, đợt thực tập này không những giúpcho bản thân bổ sung thêm những kiến thức, những kinh nghiệm trong cáckhâu nghiệp vụ và còn giúp bản thân nhận thức rõ ràng về công tác Văn thư -Lưu trữ có tầm quan trọng như thế nào trong sự phát triển của đất nước.Cũng như đã giúp bản thân nhận ra những điểm yếu của mình trong các khâunghiệp vụ chuyên môn Từ đây có thể khắc phục được những điểm yếu vềkiến thức chuyên môn cũng như kinh nghiêm thực hành

Để có cơ sở cho việc đánh giá kết quả đợt thực tập, em đã tiến hành làmbáo cáo thu hoạch qua quá trình khảo sát thực tế tại Ủy ban nhân dân xãHương Phong Bài báo cáo thu hoạch gồm có 03 phần:

Phần I: Nghiên cứu, khảo sát tình hình công tác văn thư, quản trị văn

phòng và công tác lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân xã Hương Phong

Phần II: Khảo sát về tình hình thực tế công tác văn thư, quản trị văn

phòng và công tác lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân xã Hương Phong

Phần III: Kết quả thực hành các khâu nghiệp vụ về công tác văn thư,

quả trị văn phòng và công tác lưu trữ tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và

Ủy ban nhân dân xã Hương Phong

Trong quá trình thực tập và làm báo cáo chắc chắn sẽ không tránh khỏinhững thiếu sót Rất mong nhận được những ý kiến đóng góp chân thành củalãnh đạo cơ quan Ủy ban nhân dân xã Hương Phong, của cán bộ hướng dẫncũng như của các thầy, cô giáo hướng dẫn của trường Đại học Khoa học xãhội Nhân văn Hà Nội để giúp bản thân hoàn thành bài báo cáo tốt nghiệp.Cuối cùng, em xin gửi lời chúc, lời cám ơn đến lãnh đạo cơ quan, cáccán bộ trong cơ quan cùng quý thầy, cô giáo đã giúp em hoàn thành đợt thựctập và hoàn thành xong báo cáo thực tập tốt nghiệp ngành Lưu trữ học -Quản trị văn phòng

Em xin chân thành cám ơn!

Hương Phong, ngày 15 tháng 7 năm 2014

Sinh viên thực tập

Đặng Thị Thu Hiền

PHẦN I:

NGHIÊN CỨU, KHẢO SÁT TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ, QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN

NHÂN DÂN XÃ HƯƠNG PHONG

A CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND và văn phong HĐNĐ&UBND xã Hương Phong

1 Sự hình thành của Văn phòng UBND xã Hương Phong

UBND xã Hương Phong đóng trụ sở tại thôn Vân Quật Thượng, xãHương Phong, thị xã Hương Trà, tỉnh Thừa Thiên Huế, cách thành phố Huếkhoảng 12km, cách trung tâm thị xã Hương Trà 17 km, là một đơn vị hànhchính thuộc thị xã Hương Trà Có diện tích 1.569 ha và dân số khoảng 12nghìn người

Địa giới hành chính của xã Hương Phong tương đối thuận lợi Qua quátrình hoạt động xã Hương Phong đã được những thành tựu đáng kể về chínhtrị, kinh tế, văn hoá xã hội, an ninh quốc phòng từng bước cải thiện đời sốngvật chất tinh thần cho người dân

Địa bàn xã Hương Phong gồm 06 thôn đó là: Thôn Thanh Phước, thônTiền Thành, thôn Vân Quật Thượng, thôn An Lai, thôn Vân Quật Đông vàthôn Thuận Hòa

2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Hương Phong

2.1 Chức năng của UBND xã Hương Phong:

UBND xã Hương Phong do HĐND xã cùng cấp bầu ra và được tổ chứcchỉ đạo thi hành hiến pháp, pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị

quyết của HĐND xã nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp pháttriển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chínhsách khác trên địa bàn.

2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã Hương Phong

- UBND xã Hương Phong có nhiệm vụ quản lý Nhà nước trên tất cả cáclĩnh vực ở địa phương như: nông - ngư nghiệp; tiểu thủ công nghiệp; thươngmại dịch vụ; văn hoá xã hội; giáo dục y tế; khoa học công nghệ; môi trường

và đặc biệt là chăm lo cho đời sống nhân dân

- Đảm bảo an ninh chính trị trật tự an toàn xã hội Thực hiện nhiệm vụxây dựng lực lượng quốc phòng toàn dân, quản lý hộ tịch hộ khẩu ở địaphương và quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương

- Tổ chức biên chế đội ngũ cán bộ Nhà nước có tư cách chính trị, cónghiệp vụ chuyên môn và có chế độ bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp củacấp trên

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà của quyền lợi ích hợp phápcho người dân, cơ quan, chống tham ô tham nhũng và các tệ nạn xã hội khác

- Tổ chức tuyên truyền cho nhân dân về chủ trương, chính sách củaĐảng, pháp luật của nhà nước và các quy định của địa phương

- UBND xã Hương Phong chịu trách nhiệm báo cáo trước HĐND xã vàUBND thị xã về hoạt động của mình

2.3 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Hương Phong

UBND xã Hương Phong do HĐND xã cùng cấp bầu ra gồm :

- Chủ tịch: Phụ trách chung - nội chính

- 02 Phó chủ tịch : Một Phó Chủ tịch phụ trách kinh tế và một Phó Chủtịch phụ trách Văn hoá - Xã hội

- Các đồng chí uỷ viên Uỷ ban nhân dân

UBND xã Hương Phong gồm có 07 bộ phận chuyên môn trực thuộcUBND xã đó là :

- Ban chỉ huy Xã đội

UBND xã chỉ đạo và tổ chức cho các bộ phận trực thuộc xã thực hiệnviệc cải cách hành chính trong việc giải quyết các yêu cầu công việc của các

tổ chức và công dân nhằm giảm bớt các thủ tục rườm rà, không cần thiếttrong công việc và được sự đồng tình ủng hộ của các tổ chức và công dân

3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND Xã hương phong.

3.1 Vị trí chức năng của văn phòng HĐND & UBND xã Hương Phong

Văn phòng HĐND & UBND xã là cơ quan thuộc HĐND & UBND xã

có chức năng tham mưu tổng hợp và phục vụ trực tiếp giúp thường trựcHĐND & UBND xã Đảm bảo thống nhất sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hànhmọi công tác của HĐND & UBND xã

Văn phòng chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức của UBND xã Đồngthời chịu sự chỉ đạo hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của Vănphòng HĐND thị xã, Văn phòng UBND thị xã và phòng Nội vụ thị xã

3.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng HĐND & UBND xã Hương Phong

- Tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội trên địa bàn; tham mưu giúpUBND xã ban hành các văn bản điều hành các hoạt động kinh tế - xã hội, anninh quốc phòng của địa phương

- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, các đại biểu HĐND xã vàtham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND xã giao

- Tổ chức thực hiện các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND xãtrong chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính Nhànước; giúp Chủ tịch UBND xã tổ chức điều hoà, phối hợp hoạt động của các

bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã, các thôn, trường học, trạm y tế, hợptác xã trên địa bàn của UBND, Chủ tịch UBND xã; đảm bảo các điều kiệnvật chất kỹ thuật cho hoạt động cho HĐND & UBND xã

- Theo dõi đôn đốc các bộ phận chuyên môn thuộc UBND xã trong việcthực hiện các công việc của UBND xã Bao gồm: Dự thảo các quyết định, kếhoạch, báo cáo thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, quốc phòng an ninh và các dựthảo khác

- Thu thập cung cấp và xử lý thông tin thực hiện chế độ báo cáo thườngxuyên, kịp thời chính xác phục vụ công tác của HĐND & UBND

- Theo dõi đôn đốc các hoạt động của các thôn, các trường, trạm y tế vàcác hợp tác xã trong việc thực hiện các công việc do UBND xã gia, tham giagóp ý trong quá trình xây dựng các đề án do cấp trên ban hành

- Tổ chức thực hiện các mối liên hệ giữa HĐND & UBND với các tổchức đoàn thể nhân dân

- Tham mưu giúp UBND xã về công tác thi đua khen thưởng và văn thư

- lưu trữ theo quy định của pháp luật

- Tổ chức tiếp xúc cử tri, chuẩn bị nội dung các kỳ họp của HĐND &UBND, thực hiện công tác bầu cử theo quy định của pháp luật

- Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của HĐND &UBND, quản

lý công tác hành chính văn thư và cơ sở vật chất trang thiết bị làm việc trong

cơ quan UBND xã

- Thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của UBND xã tại các quyếtđịnh cụ thể và theo sự phân công của chủ tịch UBND xã

3.3 Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của văn phòng HĐND&UBND xã Hương Phong

Văn phòng UBND xã Hương Phong được tổ chức thống nhất và làmviệc theo sự chỉ đạo, điều hành của chủ tịch UBND xã Cán bộ văn phònggiúp chủ tịch UBND xã theo dõi và đôn đốc các bộ phận chuyên môn khácthực hiện các công việc do chủ tịch UBND xã giao

Hiện nay, cán bộ, công chức văn phòng UBND xã Hương Phong biênchế 02 người

Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng gồm:

- 01 công chức văn phòng phụ trách công tác văn phòng và thống kê

- 01 công chức phụ trách công tác Văn thư - Lưu trữ

Công chức phụ trách Văn thư - Lưu trữ là người quản lý về lĩnh vực vănthư và lưu trữ của cơ quan, đánh máy các văn bản, photo tài liệu và chuyểnvăn bản đến các cá nhân, tổ chức có liên quan

II Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị của văn phòng cơ quan

2.1 Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan

Do đặc thù cơ quan Ủy ban nhân dân cấp xã số lượng các bộ phậnchuyên môn không nhiều nên hầu hết các bộ phận được sắp xếp vào ngồichung với nhau Cơ quan Ủy ban nhân dân xã Hương Phong cũng vậy để hạnchế việc lãng phí thời gian đi lại và công sức trong phối hợp giải quyết côngviệc giữa các bộ phận chuyên môn nên ở văn phòng cơ quan Ủy ban nhândân xã Hương Phong có bộ phận Tư pháp - Hộ tịch, bộ phận Địa chính - Xâydựng cùng sử dụng chung trong một phòng và phòng này được gọi là bộphận tiếp nhận và trả kết quả của Ủy ban nhân dân xã Hương Phong đã tạođiều kiện cho các công chức phát huy được tính sáng tạo, tự chủ và hoànthành tốt nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất

Tùy vào chức năng, nhiệm vụ của mình mà các bộ phận hoạt động, đặtdưới sự điều hành của lãnh đạo UBND xã

* Ưu điểm: Dễ điều hành công việc, dễ kiểm tra, điều động trang thiết

bị, phương tiện làm việc

* Nhược điểm: Các bộ phận khó tập trung trong việc giải quyết công việccủa mình do ở đây có các bộ phận dùng chung phòng, số lượng người dân đếnliên hệ công việc nhiều nên có lúc giải quyết công việc còn để kéo dài

2.2 Tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng:

Bản thân, qua thời gian thực tập tại cơ quan UBND xã Hương Phongnhận thấy:

Hầu hết, cán bộ, công chức trong văn phòng là người chủ động thuthập thông tin, các văn bản chỉ đạo của cấp trên, theo dõi thống kê các sốliệu, tư liệu liên quan đến công việc của mình để tham mưu đề xuất giảiquyết công việc một cách chính xác, đúng pháp luật và phù hợp với tìnhhình của địa phương

Chấp hành nghiêm chỉnh sự phân công công việc của lãnh đạo Ý thứclàm việc phần lớn tương đối tốt, có trách nhiệm; mối quan hệ giữa các cán

bộ, công chức là quan hệ cộng tác, phối hợp trong giải quyết công việc; cán

bộ, công chức đi làm đảm bảo thời gian, nghỉ phép đúng theo quy định, có ýthức chấp hành tốt các nội quy, quy chế làm việc của cơ quan, đấu tranhchống các biểu hiện tiêu cực và tránh gây phiền hà cho người dân

Các trang thiết văn phòng tương đối đầy đủ đáp ứng được nhu cầu giảiquyết các công việc Các trang thiết bị được bố trí khá hợp lý và đảm bảodiện tích làm việc thoải mái cho các cán bộ, công chức

2.3 Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng

Văn phòng được bố trí một cách hợp lý nhằm phục vụ cho công việcđược thuận lợi hơn Ngày nay, khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển do đótrang thiết bị là một yếu tố quan trọng trong các lĩnh vực, để đảm bảo năngsuất chất lượng, hoạt động của văn phòng nên lãnh đạo UBND đã đầu tư vàmua sắm những trang thiết bị nhằm phục vụ cho công việc được hoàn thànhmột cách nhanh chóng hơn

Các trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phòng như bàn, ghế ngồi, tủđựng tài liệu, điện thoại, các phương tiện dùng để soạn thảo, sao in văn bản nhưmáy photocopy, máy vi tính đều được trang bị để phục vụ cho công tác

- Bàn làm việc, ghế ngồi được bố trí thuận lợi để làm việc như: đóngdấu và đăng ký các văn bản đi - đến của cơ quan, đóng dấu công chứng, hồ

sơ giấy tờ của các tổ chức, cá nhân Bàn làm việc vừa tầm người ngồi

- Tủ đựng tài liệu: Tủ kính dùng để đựng các công văn đến hàng ngày

và các sổ sách, giấy tờ và các vật dụng khác

+ Tủ gỗ: dùng để sắp xếp các cặp, hộp tài liệu đi đến của cơ quan

- Điện thoại: Là một phương tiện kỹ thuật dùng thường xuyên để liênlạc hữu ích giữa các cơ quan, đơn vị hoặc các cá nhân

Là công cụ giao tiếp hàng đầu về mức độ tiện lợi thông dụng, nhanhchóng, dễ sử dụng, được phản hồi ngay.

- Máy photocopy: Việc dùng máy photocopy đã gia tăng nhanh chóng

và trở nên phổ biến và rộng rãi Dùng để sao, nhân bản các văn bản chuyểngiao cho các bộ phận có liên quan đến công việc

- Máy tính: Được dùng để soạn thảo và in ấn văn bản và cung cấp cácthông tin cho lãnh đạo và cán bộ, công chức

Nhìn chung các trang thiết bị trong văn phòng của UBND xã HươngPhong sắp xếp tương đối hợp lý, đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc giảiquyết công việc một cách nhanh chóng hiệu quả, chính xác và thuận tiện vớitất cả các công văn giấy tờ đi - đến

III Tổ chức và biên chế của văn thư chuyên trách

Do Chủ tịch UBND thị xã Hương Trà quyết định dựa trên cơ sở biênchế hành chính của UBND xã Hương Phong theo Nghị định 92/2009/NĐ-CP

về chức danh, số lượng, một số chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức

ở xã, phường, thị trấn và những người hoạt động không chuyên trách ở cấp

xã Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của UBND xã Hương Phong hình thànhcác bộ phận công tác có trách nhiệm tham mưu, giải quyết các công việcđược phân công cụ thể, rõ ràng Bộ phận văn phòng UBND xã theo Nghịđịnh 92/2009/NĐ-CP được biên chế với 02 công chức Theo sự phân công có

01 công chức phụ trách lĩnh vực văn thư - lưu trữ của UBND xã

Ngoài công chức phụ trách văn thư - lưu trữ của cơ quan, các bộ phậnchuyên môn không có văn thư riêng Bộ phận chuyên môn nào thì có tráchnhiệm soạn thảo, ban hành các văn bản và chuyển cho công chức phụ tráchvăn phòng của cơ quan xem xét thẩm quyền và nội dung sau đó chuyển chovăn thư chung của cơ quan đăng ký và chuyển giao

* Nhận xét: Nhìn chung công tác văn thư được bố trí theo đúng chuyênmôn, nghiệp vụ và được tổ chức một cách hợp lý

Lãnh đạo cơ quan quan tâm chú trọng đến công tác văn thư Đã banhành văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư như: banhành quy chế văn thư - lưu trữ Thường xuyên tổ chức cho văn thư đi tậphuấn về công tác văn thư - lưu trữ Bộ phận văn thư là nơi giao dịch và tiếpnhận mọi văn bản của các cơ quan, cá nhân nên được bố trí ở vị trí ở cạnhcửa ra vào của cơ quan nhằm thuận tiện và thích hợp cho việc giao dịch vàtiếp nhận văn bản của các cơ quan, cá nhân; trang thiết bị được cơ quan trang

bị đầy đủ, tiện nghi: máy tính, tủ đựng hồ sơ, bàn nghế làm việc

IV Soạn thảo và ban hành văn bản

Theo quy định tất cả các văn bản của Hội đồng nhân dân và Ủy bannhân dân xã ban hành đều do văn phòng UBND xã quản lý từ khâu soạnthảo, đánh máy, trình duyệt, ký rồi đến phát hành văn bản

Hầu hết việc soạn thảo văn bản ở UBND xã không giao cho một cán bộ,công chức cụ thể nào mà giao cho từng bộ phận chuyên môn phụ trách từnglĩnh vực dưới sự chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm soạn thảo

Hệ thống văn bản của UBND xã Hương Phong ban hành rõ ràng theo đúngchức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận chuyên môn

Văn bản soạn thảo xong thì được bỏ vào cặp trình ký rồi chuyển chochủ tịch hoặc phó chủ tịch xem xet duyệt, ký Sau khi ký xong thì văn bảnđược chuyển xuống văn thư để vào sổ công văn đi, tính số lượng đi ở phầnnơi nhận để phôtô và đóng dấu cho văn bản đi

Văn phòng HĐND&UBND chủ yếu ban hành các văn bản hành chínhthông thường trong giải quyết công việc của mình Chính vì vậy, chủ thểban hành, cá nhân, bộ phận chuyên môn soạn thảo phải đảm bảo trình tự,thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của Văn phòng HĐND&UBND làrất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt đảm bảo tính hợp pháp và hợp

lý của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định chấtlượng của một văn bản

Tại HĐND&UBND cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụthể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hếtcác văn bản quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định phápluật của cơ quan nhà nước cấp trên.

Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xâydựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Tuy nhiên có thểkhái quát quy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Xác định mục đích và nội dung các vấn đề cần văn bản hóa.Xác định được tên loại văn bản và đối tượng của văn bản

Bước 2: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chọn lọc; hoànthiện bản thảo về thể thức và ngôn ngữ

Bước 3: Thông qua lãnh đạo

Bước 4: Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định.UBND xã Hương Phong là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước ở địaphương, thực hiện chức năng chỉ đạo điều hành hoạt động kinh tế - xã hội,

an ninh quốc phòng ở địa phương theo thẩm quyền Được phép ban hànhnhiều loại văn bản thuộc thẩm quyền của xã như: Quyết định, báo cáo, chỉthị, thông báo, tờ trình, công văn, biên bản, giấy giới thiệu, giấy đi đường,

giấy mời, kế hoạch.

Nhìn chung công tác xây dựng và ban hành văn bản của UBND xã đúngvới quy định của Nhà nước, khá chặt chẽ, khoa học Đặc biệt sau khi cóthông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, việc ban hành văn bản đượccải tiến về chất lượng nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đúngvới quy định của Nhà nước

Số lượng văn bản ban hành trong một năm đối với từng loại, cụ thể:

* Văn bản HĐND ban hành:

Tên loại văn bản Số lượng văn bản ban hành trong năm

* Văn bản UBND ban hành:

Tên loại văn bản Số lượng văn bản ban hành trong năm

V Quản lý công văn “đi” và “đến”

5.1 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi

Văn bản đi được xem là tất cả các loại văn bản do cơ quan làm ra đểquản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơquan được gửi đến các đối tượng có liên quan Những văn bản đi của cơquan thực chất là công cụ điều hành quản lý trong quá trình thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Vì vậy việc tổ chức quản lý văn bản

đi phải đảm bảo chính xác, kịp thời và theo đúng quy trình mà Nhà nước đãquy định

Văn phòng HĐND&UBND xã gồm 02 sổ đăng ký công văn đi đó là :

- 01 sổ đăng ký văn bản đi của UBND xã gồm: Chỉ thị, báo cáo, quyếtđịnh, thông báo, kế hoạch, công văn, tờ trình, giấy mời

- 01 sổ đăng ký văn bản đi: HĐND

Cũng như các cơ quan, đơn vị khác quy trình quản lý và giải quyết vănbản đi của UBND xã gồm có các bước sau :

a Soạn thảo văn bản

Trong công tác văn thư, soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quantrọng Trong năm 2013, văn phòng đã phối hợp với các bộ phận chuyên môntham mưu cho UBND xã ban hành 594 văn bản các loại Hầu hết các vănbản soạn thảo đều đúng với nội dung và thể thức do Nhà nước quy định

* Nhận xét: Qua khảo sát thực tế tại Văn phòng HĐND&UBND xã

Hương Phong tôi nhận thấy công tác soạn thảo văn bản được tiến hành đúngquy trình thủ tục ban hành một văn bản Văn bản được ban hành đúng đảm bảođúng quy định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải quyếtcông việc một cách nhanh chóng, đảm bảo đúng quy định của nhà nước

b Kiểm tra và hoàn thiện văn bản

Sau khi soạn thảo xong các bộ phận chuyên môn chuyển văn bản chochủ tịch hoặc phó chủ tịch xem xét kiểm tra lại nội dung và văn phòng kiểmtra thể thức trình bày Nếu thấy có gì sai sót thì chuyển lại bộ phận chuyênmôn soạn thảo ra văn bản đó chỉnh sửa lại cho phù hợp

c Đánh máy

Văn bản sau khi được soạn thảo xong dựa vào bản gốc để đánh máy.Khi đánh máy đòi hỏi phải đánh đúng nội dung của bản gốc, phải rõ ràngđúng với quy định về thể thức và kỹ thật trình bày văn bản, văn bản đánhxong được in ra để kiểm tra lại

* Nhận xét: Qua khảo sát tôi thấy công tác đánh máy, in văn bản để ban

hành tại UBND xã Hương Phong được tiến hành tương đối đúng quy trình.Văn bản được đánh máy đúng, rõ ràng, trình bày đúng kỹ thuật kích cỡ giấytheo quy định của Nhà nước

Lề trên: 20 - 25 mm

Lề dưới: 20 - 25 mm

* Nhận xét: UBND xã Hương Phong đã thực hiện đúng, đầy đủ các quy

định về trình ký theo quy định của Nhà nước, ký đúng thẩm quyền, tạo điềukiện cho văn bản được ban hành đúng quy định

Văn phòng giữ các loại dấu như: Dấu quốc huy (dấu tròn) của UBND

xã, các dấu chức danh (dấu chủ tịch, phó chủ tịch) và các dấu tên chủ tịch,phó chủ tịch UBND Ngoài ra, còn có dấu công văn đến giao cho văn thư giữ

để đóng dấu công văn đến Tuỳ theo nội dung và căn cứ vào chữ ký củangười có thẩm quyền để chọn đóng dấu cho phù hợp Dấu của UBND xãđược giao cho công chức văn phòng chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu, khiđóng dấu chỉ được đóng vào những văn bản đã có chữ ký của người có thẩmquyền, dấu được đóng vào bên trái trước và trùm lên 1/3 chữ ký Khôngđược đóng dấu vào giấy trắng, giấy khống chỉ, giấy in sẵn

* Nhận xét: Dấu được giao cho công chức văn phòng chịu trách nhiệm

giữ và đóng dấu nên dấu được bảo quản tốt, lau chùi sạch sẽ và việc đóngdấu cũng đúng quy định, đóng dấu rõ ràng, đúng chiều

f Đăng ký văn bản đi

Khi văn bản đã được ký và đóng dấu xong công chức phụ trách văn thưđăng ký vào sổ quản lý văn bản đi trước khi gửi đi Do số lượng văn bản banhành của UBND xã trong một năm không nhiều nên UBND xã chỉ dùng một

sổ đăng ký văn bản đi cho tất cả các loại Tất cả các văn bản đi phải lấy sốriêng cho từng loại Sau khi kiểm tra về thể thức văn bản, văn thư ghi số, kýhiệu ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến hành đăng ký sổ văn bản được lấytheo năm và theo tên loại văn bản Mỗi loại văn bản đăng ký được ghi một sốnhất định, ghi ngày tháng văn bản chính là ngày văn bản được lưu hành Sốđược tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12hằng năm Ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng đăng ký vào sổ vănbản phải giống nhau, khi ghi ngày, tháng, năm văn bản các ngày dưới 10 vàcác tháng dưới 3 phải thêm số 0 vào phía trước để tránh sự nhầm lẫn có thểxảy ra Khi đăng ký văn thư ghi đầy đủ, đúng các cột, mục theo mẫu mà Nhànước quy định

* Nhận xét:

Ưu điểm: Việc đăng ký văn bản đi bằng sổ ở UBND xã Hương Phongthuận tiện cho việc quản lý văn bản đi, các văn bản được đăng ký vào sổchính xác, đủ thể thức Văn thư thành thạo về chuyên môn nghiệp vụ

Trình tự quản lý văn bản đi của văn thư Văn phòng HĐND&UBND xãHương Phong cơ bản đã thực hiện theo các quy định của Nghị định 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/02/2010 về sửa đổi, bổ sung một số điều củaNghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác vănthư và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại côngvăn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước ngày18/7/2005

Nhược điểm: Bên cạnh việc dễ làm thì đăng ký văn bản bằng sổ lại gâykhó khăn cho việc tra tìm như mất thời gian, tốn công khi cần thiết

Mẫu số đăng ký công văn đi của UBND xã Hương Phong

Nơinhậnvănbản

Đơn vịhoặcngườinhận bảnlưu

Sốlượngbản

Ghichú

g Chuyển giao văn bản đi

Văn bản sau khi được người có thẩm quyền ký, đóng dấu, ghi số, kýhiệu ngày tháng và đăng ký vào sổ Văn bản đi được gửi ngay cho các đốitượng liên quan theo đúng nguyên tắc kịp thời, chính xác đúng đối tượng,tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản Tuỳ vào sốlượng văn bản gửi đi mà văn thư photo sao cho đầy đủ số lượng Những vănbản gửi đi xa như gửi thị xã văn thư xếp văn bản đưa vào từng phong bì,ngoài phong bì ghi rõ tên, địa chỉ của cơ quan hay cá nhân nhận Thôngthường những phong bì này được gửi bằng đường bưu điện hay gửi trực tiếpkhi có người của UBND xã lên thị xã giao dịch công việc Đối với các vănbản có tính khẩn cấp thì văn thư chuyển trực tiếp lên thị xã

Công việc chuyển giao văn bản đi được văn thư thực hiện một cáchkhoa học, chặt chẽ chính vì vậy hầu hết các văn bản gửi đi theo đúng địa chỉ

ít khi xảy ra tình trạng văn bản bị thất lạc

Đối với những văn bản ban hành mà đối tượng tiếp nhận là các bộ phậnchuyên môn trong Ủy ban thì việc chuyển giao được tiến hành bằng hìnhthức chuyển giao đến tận bộ phận đó sau khi văn bản đã được kiểm tra đầy

đủ thủ tục và có chữ ký, con dấu hợp lệ

* Nhận xét: Nhìn chung công tác chuyển giao văn bản đi của UBND xã

Hương Phong được thực hiện theo đúng nguyên tắc và được tiến hành nhanhchóng đảm bảo văn bản gửi đi đúng địa chỉ, đúng thẩm quyền giải quyếtcông việc, một cách nhanh chóng hiệu quả, nâng cao chất lượng quản lý Nhànước bằng văn bản

h Sử dụng bản lưu để lập hồ sơ

Để phục vụ cho mục đích giải quyết công việc hàng ngày và phục vụmục đích lâu dài, tất cả các văn bản của UBND xã làm ra đều được giữ lại 02bản chính để lưu: một bản gửi cho đơn vị, bộ phận hoặc người thảo, một bảnlưu ở văn thư để lập hồ sơ Mỗi loại văn bản để riêng một kẹp khác nhau,văn thư có trách nhiệm tập hợp lại và làm thành một tập hồ sơ, tuỳ theo sốlượng từng loại mà làm thành tập nhiều hay ít

Văn bản lưu được sắp xếp theo thứ tự thời gian văn bản ban hành trướcsắp lên trên, văn bản ban hành sau sắp xuống dưới Việc này tạo điều kiệncho việc tra tìm dễ dàng, nhanh chóng khi cần thiết Sau một năm những vănbản này được lưu vào lưu trữ của UBND xã

Nhìn chung công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi được thựchiện một cách khoa học, chặt chẽ và theo đúng nội dung thể thức quy định.Nhằm góp phần đảm bảo cho các văn bản do cơ quan làm ra phát huy đượchiệu lực hiệu quả hoạt động quản lý điều hành của cơ quan

* Nhận xét: Trên cơ sở quan sát thực tế tôi thấy công tác quản lý văn

bản lưu UBND xã Hương Phong được tổ chức khá tốt, đảm bảo các văn bảnban hành ra đều được lưu giữ lại một văn bản để phục vụ cho hoạt động hằngngày của ủy ban

i Các quy định của cơ quan về quản lý công văn mật

Căn cứ vào quy định của nhà nước về việc quản lý văn bản mật để quản

lý những văn bản mật của cơ quan theo đúng thủ tục và quy định

5.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến là nhiệm vụ quan trọng trongcông tác văn thư Nguồn văn bản đến của cơ quan từ nhiều nơi khác gửi đếnqua các đường khác nhau như: Do cá nhân mang từ hội nghị về, bưu điện…Nhưng cho dù văn bản đến dưới bất kỳ dạng nào đều phải xử lý theo nguyêntắc kịp thời, chính xác và thống nhất

Như chúng ta đã biết văn bản là phương tiện là công cụ không thể thiếuđược trong hoạt động quản lý điều hành của cơ quan Do vậy khi nhận đượcvăn bản của bất kỳ đối tượng nào gửi đến đều phải xem xét, phân loại, đăng

ký giải quyết kịp thời, chính xác và thống nhất theo quy định hiện hành củaĐảng và Nhà nước

Văn phòng HĐND&UBND xã Hương Phong gồm có 03 sổ đăng ký vănbản đến:

01 sổ đăng ký văn bản đến: HĐND

01 sổ đăng ký văn bản đến của UBND xã gồm tất cả các văn bản ở các

cơ quan khác gửi đến

01 sổ đăng ký văn bản đến mật

Qua quá trình khảo sát thực tế tại văn phòng HĐND&UBND xã HươngPhong, cá nhân tôi đã được thực lĩnh những nghiệp vụ chủ yếu của công tácvăn thư của cơ quan Quá trình quản lý và giải quyết văn bản đến theo trình

tự các bước sau:

a Tiếp nhận kiểm tra văn bản đến

Về nguyên tắc tất cả các văn bản gửi đến đều phải tập trung tại văn thư

để kiểm tra xem xét cẩn thận về mặt số lượng và thủ tục Văn thư sau khitiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem thử văn bản đó có phải gửi cho cơ quanmình không, nếu không phải trả lại cho nhân viên bưu điện Nếu phát hiệnphong bì có hiện tượng bị mở hay bị rách thì văn thư phải lập biên bản trướcnhân viên bưu điện, đồng thời phải xin ý kiến của lãnh đạo để giải quyết Khinhận văn bản từ nhân viên bưu điện văn thư phải ký nhận vào sổ ghi rõ sốlượng văn bản, ngày tháng nhận

* Nhận xét: Văn bản đến cơ quan văn thư tiếp nhận và kiểm tra văn bản

một cách cẩn thận theo đúng thủ tục quy định của nhà nước

b Phân loại bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận kiểm tra văn bản đến văn thư tiến hành phân loại bóc

bì văn bản đến Thông thường văn bản được phân ra thành 04 loại:

- Công văn gửi chung cho cơ quan như: UBND xã; HĐND xã;

- Gửi các chức danh như chủ tịch hoặc phó chủ tịch UBND xã; gửi chocác cơ quan, đoàn thể trong cơ quan như Đảng ủy, Ủy ban mặt trận tổ quốc,hội Phụ nữ…

- Công văn mật, khẩn

- Sách báo, tạp chí, đơn thư

Phân loại xong văn thư tiến hành bóc bì đối với những văn bản gửichung cho cơ quan, các đơn vị trong cơ quan Khi bóc bì văn thư dùng kéo

để cắt và đảm bảo không mất dấu bưu điện, không làm mất số, kí hiệu đãghi ngoài bì công văn, khi cắt cần cẩn thận tránh cắt nhầm công văn.Những văn bản thuộc dạng đơn thư văn thư giữ lại bì thư ghim cùng vớiđơn thư để xác nhận ngày tháng văn bản được gửi đi và đến thuận lợi chogiải quyết công việc

Đối với những công văn có dấu khẩn hay hỏa tốc nhân viên văn thư cầnbóc bì trước để đảm bảo nội dung văn bản được giải quyết kịp thời Đối vớinhững công văn mật thì Ủy ban giao trách nhiệm bóc bì cho công chức phụtrách văn phòng

* Nhận xét: Văn bản đến cơ quan văn thư nhận văn bản và tiến hành

phân loại văn bản ra từng loại cụ thể rồi bóc bì văn bản

Dấu đến của UBND xã được đóng ngay trang đầu góc trái dưới số và kýhiệu văn bản Nếu là công văn hành chính thì được đóng dưới phần trích yếu.Mẫu dấu đến của Văn phòng UBND xã Hương Phong đúng với quy định củaNhà nước được trình bày như sau:

Dấu đến có kích thước: chiều rộng 35mm, chiều dàu 50mm

UBND XÃ HƯƠNG PHONG ĐẾN Số:

Ngày:………

Chuyển:………

Lưu hồ sơ số:………

* Nhận xét: Văn bản đến cơ quan cán bộ văn thư tiến hành đóng dấu

đến cơ quan và ghi số và ngày tháng văn bản đến cơ quan theo đúng quyđịnh và thủ tục

d Đăng ký văn bản đến

Về nguyên tắc mọi văn bản đến phải đăng ký vào sổ văn bản đến kể cảcông văn gửi đích danh cũng được đăng ký vào sổ Khi vào sổ văn thư ghichính xác đầy đủ nội dung các yếu tố thông tin trên văn bản như: số đến,ngày đến, nơi gửi văn bản, số ký hiệu văn bản, tên loại và trích yếu nội dung.Văn bản đến này nào được đăng ký vào sổ ngày đó

Mẫu sổ đăng ký công văn đến của UBND xã Hương Phong

Số,kýhiệu

Ngàycủavănbản

Tên loại

và tríchyếu nộidung

Đơn vịhoặcngườinhận

Kýnhận

Ghichú

* Nhận xét: Công tác đăng ký văn bản đến bằng sổ ở UBND xã Hươg

Phong được tiến hành khá tốt, dễ làm Các văn bản đến đều được cán bộ vănthư đăng ký vào sổ, lấy số, ký hiệu rõ ràng đảm bảo cho việc tra tìm sau này

e Trình văn bản và xin ý kiến phân phối

Sau khi đăng ký xong văn thư trình chủ tịch UBND xã xem xét và cho ýkiến phân phối Văn thư dựa vào đó nhân bản

f Chuyển giao văn bản đến

Văn thư căn cứ vào ý kiến phân phối của lãnh đạo để tiến hành nhânbản và chuyển giao văn bản đến cho các cá nhân, bộ phận liên quan

* Nhận xét: Công tác chuyển giao văn bản được văn thư tiến hành rất

tốt, theo đúng thủ tục quy định và rất chặt chẽ

g Kiểm tra, theo dõi giải quyết văn bản đến

Mỗi văn bản đến ngoài việc đăng ký chuyển giao kịp thời, chính xácđến các đối tượng liên quan thì việc theo dõi quá trình xử lý giải quyếtchặt chẽ mới mang lại hiệu quả thực sự Tất cả các văn bản đều phảichuyển cho các cá nhân, bộ phận chuyên môn xử lý các thông tin phản hồilại để từ đó báo cáo lại cho lãnh đạo cơ quan có biện pháp giải quyết hoặcđiều chỉnh kịp thời và xin ý kiến chỉ đạo của cấp trên Vì vậy đòi hỏi cán

bộ văn thư phải theo dõi tiến độ giải quyết công việc một cách chặt chẽ.Đồng thời nếu có vấn đề đột xuất xảy ra văn thư phải báo cáo cho lãnhđạo UBND xã biết để xử lý

* Nhận xét: Công tác kiểm tra, theo dõi giải quyết văn bản đến của

UBND xã Hương Phong được tiến hành rất tốt thông qua vào sổ theo dõigiải quyết văn bản để trình lãnh đạo để có sự quản lý chặt chẽ nhằm giảiquyết công việc kịp thời, nhanh chóng

VI Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ

1 Công tác lập hồ sơ

Lập hồ sơ là quá trình sắp xếp văn bản tài liệu thành hồ sơ trong quátrình giải quyết công việc theo các nguyên tắc và phương pháp quy định.Lập hồ sơ tốt sẽ giúp cho cơ quan nâng cao hiệu quả và chất lượng côngviệc đồng thời tạo điều kiện để làm tốt công tác Lưu trữ

Tất cả các văn bản của UBND xã Hương Phong cứ sau mỗi công việcđược giải quyết thì các bộ phận chuyên môn, các cá nhân lãnh đạo lập hồ sơcông việc của mình.

Tại Văn phòng của UBND xã Hương Phong việc lập hồ sơ vẫn còn hạnchế, mặc dù văn bản đã được sắp xếp theo một trình tự nhất định đảm bảomối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản tài liệu với nhau nhưng còn hồ sơ vẫnchưa ghi bìa hồ sơ, hoặc ghi không đủ thông tin

2 Tổ chức nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Đối với UBND xã Hương Phong việc nộp hồ sơ cơ bản đúng với quyđịnh của Nhà nước Văn bản sau khi lập thành hồ sơ thì cán bộ văn thư tiếnhành nộp lưu vào lưu trữ cơ quan Hồ sơ nộp lưu được kiểm tra xem xét,những hồ sơ chưa đạt yêu cầu được sửa chữa lại sao cho hoàn chỉnh

* Nhận xét: Công tác lập hồ sơ của UBND xã Hương Phong tuy đã

được chú trọng nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế như hồ sơ củamột bộ phận khi nộp vào lưu trữ vẫn chưa đánh số tờ và ghi thông tin tờ bìa

hồ sơ chưa đảm bảo, một số bộ phận vẫn không nộp hồ sơ lưu trữ

B CÔNG TÁC LƯU TRỮ

I Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan

Những năm gần đây công tác lưu trữ đã được UBND xã Hương Phongquan tâm chú trọng và đã có nhiều tiến bộ hơn trước UBND xã vẫn chưa cócán bộ lưu trữ riêng mà chỉ có cán bộ kiêm nhiệm cả công tác văn thư và lưutrữ Hiện nay, cơ quan đang tận dụng một phòng không làm việc để lưu trữ

hồ sơ Tuy chưa có cán bộ làm lưu trữ nhưng công tác lưu trữ của UBND xã

có những bước chuyển biến mới, đã thu được nhiều tài liệu của các lãnh đạo,

và các bộ phận chuyên môn hơn trước tạo điều kiện cho việc bảo quản tàiliệu phục vụ cho nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ

* Nhận xét: Tuy có phòng lưu trữ hồ sơ nhưng diện tích chưa được rộng

rãi và thoáng mát, các trang thiết bị cần thiết vẫn chưa được trang bị đầy đủnhư giá đựng, bình phòng cháy chữa cháy đã gây ảnh hưởng không nhỏ đếntài liệu làm cho tài liệu dễ bị hư hỏng do côn trùng gậm nhấm

II Thành phần nội dung và khối lượng tài liệu bảo quản ở lưu trữ

cơ quan.

Các loại hình tài liệu của cơ quan đưa vào bảo quản chủ yếu là các vănbản hình thành trong quá trình hoạt động và các văn bản do các cơ quan nhànước cấp trên và cấp dưới gửi đến được đưa vào bảo quản làm căn cứ pháp

lý để phục vụ cho các hoạt động của cơ quan

Phần lớn tài liệu trong kho là tài liệu hành chính Tài liệu trong khođược quản lý theo nguyên tắc tập trung, tài liệu trong cơ quan sau 1 nămđược nộp vào kho lưu trữ của cơ quan để bảo quản Do vậy thành phần tàiliệu của UBND xã bao gồm:

Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống như: Các cơ quan cấp tỉnh,HĐND & UBND thị xã, các phòng, ban của thị xã

Tài liệu do cơ quan ban hành: Bao gồm các văn bản hành chính thôngthường có nội dung quản lý về mặt toàn diện Nhà nước trên tất cả các lĩnhvực chỉ đạo và thực hiện chính sách của Đảng và Nhà nước.

Tài liệu từ cấp dưới gửi lên: Tài liệu của các thôn như: Báo cáo, tờtrình, công văn xin ý kiến chỉ đạo thực hiện

UBND xã Hương Phong là cơ quan hành chính Nhà nước quản lý chỉđạo chung về mọi mặt kinh tế, chính trị trên địa bàn toàn xã, nên trong quátrình hoạt động đã sản sinh ra tài liệu quản lý Nhà nước (tài liệu hành chính),một số ít tài liệu khoa học kỹ thuật của các công trình xây dựng cơ bản,không có tài liệu nghe nhìn

Về số lượng phông lưu trữ: Hiện nay phòng lưu trữ UBND xã Hương

Phong đang bảo quản tài liệu lưu trữ của HĐND và của UBND xã vì vậy đây

là 02 phông tài liệu mở

Về thành phần tài liệu Phông lưu trữ UBND xã Hương Phong:

- Là phông lưu trữ mở, tài liệu của phông này chủ yếu là các văn bản sảnsinh trong quá tŕnh hoạt động của UBND xã Khối tài liệu này được hình thành

từ sau năm 1975 cho đến nay Tuy nhiên Hương Phong là vùng thấp trũng, venbiển hay bị ngập ngụt vào mùa mưa bão, đặc biệt khi xảy ra cơn đại hồng thủyvào năm 1999 trụ sở UBND xã còn là dãy nhà một tầng nên phần lớn tài liệu đã

bị lũ cuốn đi làm mất mát một số tài liệu lưu trữ của xã

- Thành phần tài liệu của phông gồm: Tài liệu về chỉ đạo, lãnh đạo củaHĐND, UBND, các phòng ban tỉnh gửi đến; tài liệu của HĐND và UBND

xã sản sinh trong quá trình hoạt động; tài liệu của các bộ phận chuyên môncủa xã và tài liệu của cấp cơ sở gửi lên

* Nhận xét: Tình hình tài liệu lưu trữ của xã bị thất lạc, mất mát nhiều.Nguyên nhân: Do điều kiện khách quan của thời tiết, UBND xã chưa có sựquan tâm đúng mức đến công tác lưu trữ như: chưa bố trí cán bộ làm chuyêntrách công tác lưu trữ, chưa có sự quan tâm chỉ đạo về công tác lưu trữ đến