xây dựng hệ thống quản lý bán hàng tại công ty tnhh mạnh trường bình

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG CAO ĐẲNG TÀI CHÍNH QUẢN TRỊ KINH DOANH KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ ……o0o…… CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP Đề tài: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH Sinh viên thực hiện : Phạm thị Thúy Lớp :TH41A Khoa : Hệ thống thông tin kinh tế Giảng viên hướng dẫn: Đỗ Huy Cảnh Hà Nội - 2011 Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD MỤC LỤC SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD LỜI NÓI ĐẦU Công nghệ thông tin là một môn khoa học mới được biết đến và đang phát triển. Sự phát triển của công nghệ thông tin những năm gần đây đã và đang đạt được những thành tựu mới có giá trị khoa học - công nghệ cao, có khả năng ứng dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội. Nhiều quốc gia rất chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý vĩ mô, đảm bảo có sự lãnh đạo, điều hành của nhà nước, của Đảng cầm quyền đối với xã hội. Ở nước ta công nghệ thông tin đang được sử dụng khá rộng rãi trong hầu hết các ngành, các cơ sở và đến nay đã trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các cơ quan, trường học, bệnh viện, các cơ sở nghiên cứu khoa học…. Xuất phát từ nhu cầu thực tế các cơ quan xí nghiệp đều không thể thiếu hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong việc quản lý và phát triển, và nhất là trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa này, để đạt được hiệu quả công việc cao thì việc ứng dụng công nghệ thông tin là cần thiết. Việc ứng dụng tin học trong quản lý nhằm nâng cao năng suất và tốc độ xử lý với lượng thông tin lớn, phức tạp để đưa ra những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác đáp ứng yêu cầu đặt ra. Vì lý do đó, phần mềm tin học ứng dụng của tất cả các lĩnh vực cũng không ngừng được cải thiện ngày một tốt hơn nhằm giúp con người làm việc đạt hiệu quả cao hơn. Trước đây, chưa có sự giúp đỡ của máy tính thì các công việc văn phòng hay quản lý khác nói chung gặp rất nhiều khó khăn, đòi hỏi phải có nhiều người làm mà hiệu quả lại không cao.Ví dụ như việc bán hàng trước đây công việc mang tính chất cố định như lập phiếu nhập hàng, xuất hàng, thống kê báo cáo thì cứ mỗi lần cần nhập, xuất hay thống kê báo cáo thì nhân viên lại phải lặp lại các thao tác đó dẫn đến mất thời gian, giảm năng suất lao động mà hiệu quả công việc lại không cao. Với công nghệ hiện nay các công việc đó đều mang tính tự động, hơn thế nữa khi ta muốn tra cứu thông tin về hàng hóa hay tìm kiếm một loại mặt hàng nào đó thì sẽ rất khó khăn mất nhiều thời gian. Mặt khác thị trường biến đổi không ngừng dẫn đến giá cả hàng hóa luôn thay đổi vì thế mà việc cập nhật thông tin hàng hóa là rất cần thiết, nhưng với hệ thống quản lý cũ thì không thể đáp ứng được. Hiện nay, với sự giúp đỡ của máy tính thì các công việc đó không còn đáng lo ngại nữa, tiết kiệm được thời gian, hiệu quả công việc SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A 1 Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD cao và giảm được nhiều chi phí không cần thiết. Kinh doanh là một ngành kinh tế đặc thù gắn liền với sự phát triển kinh tế của đất nước, nếu đất nước ngàycàng phát triển thì nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của nhân dân ngày càng lớn. Vì thế, ngày càng nhiều các công ty đăng ký kinh doanh do đó việc cạnh tranh giữa các công ty này nhằm thu hút khách hàng càng trở nên bức thiết hơn. Do mỗi công ty cần có một hệ thống bán hàng thật chặt chẽ và năng động để kịp thời đáp ứng nhu cầu con người và đặc biệt là bắt kịp với nhịp độ phát triển kinh tế hiện nay. Để đạt những mục tiêu đó thì việc ứng dụng tin học vào việc quản lý càng trở nên bức thíêt. Đây là một công ty kinh doanh còn non trẻ, phương thức kinh doanh còn mang tính thủ công chưa được tin học hoá hoàn toàn, mục đích của em mong một phần nào đó giúp đỡ được cho những công ty quy mô nhỏ tự động hoá được phần nào đó trong công tác kinh doanh. Vì thế, qua tìm hiểu em đã chọn đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng ở Công ty TNHH Mạnh Trường Bình” với hệ quản trị CSDL Microsoft Visual Basic. Được sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty cùng với sự hướng dẫn của thầy giáo và các bạn em mong rằng chương trình của em được hoàn thiện và đi vào thực tế trong thời gian không xa. Nội dung báo cáo của em gồm 3 chương sau: Chương I: Tổng quan về đề tài xây dựng quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Mạnh Trường Bình. Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Cơng ty TNHH Mạnh Trường Bình. Chương III: Xây dựng và cài đặt chương trình quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Mạnh Trường Bình. Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ dẫn tận tình của thầy giáo Đỗ Huy Cảnh và các anh chị trong công ty TNHH Mạnh Trường Bình đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này. Sinh viên thực hiện Phạm Thị Thúy SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A 2 Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH. I.Giới thiệu về Công ty TNHH Mạnh Trường Bình 1.Giới thiệu chung về quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Mạnh Trường Bình. a.Giới thiệu về công ty: Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH Tên tiếng anh: MANH TRUONG BINH COMPANY LIMITED Tên viết tắt: MTB CO.,LTD Loại hình: Công ty TNHH Địa chỉ: Số 12, phố Phan Kế Bính, phường Cống Vị - Ba Đình - Ha Noi City - Vietnam Số điện thoại: +84 (4) 2661506 Email: mtbcar@vietel.com.v Mã số thuế: 0101290520 Người đại diện: Bùi Kim Trườn Công ty TNHH Mạnh Trường Bình là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, chuyên sản xuất bao bì carton 3 lớp, 5 lớp. Công ty được thành lập theo quyết định số 2591/GPUB ngày 23/07/1996 của UBND Thành phố Hà Nội do Phó chủ tịch UBND TP Đinh Hạnh ký. Công ty là đơn vị kế toán hạch toán độc lập, tự chủ hoàn toàn về mặt tài chính, có tư cách pháp nhân, sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước. Công ty có tàikho ản mở tại ngân hàng Sài Gòn Thương Tín chi nhánh Hà N . b.Quá trình hình thành và ph triển SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A 3 Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD Từ năm đầu mới thành lập, Công ty chỉ có hơn 50 cán bộ công nhân viên làm việc với dây chuyền sản xuất nhỏ, thiết bị máy móc lạc hậu và thiếu đồng bộ, doanh thu mỗi tháng chỉ đạt vài chục triệu đồng. Sản xuất chủ yếu bằng phương pháp thủ công, sản lượng hàng đạt thấp, chất lượng sản phẩm không cao và khách hàng chỉ là một vài cơ sở nhỏ. Đến nay cán bộ, công nhân viên của Công ty đã lên tới 170 người, Công ty đã tiến hành nhập dây chuyền thiết bị sản xuất bao bì của Hàn Quốc với công suất mỗi năm đạt 2.237.000 m² đến 3.000.000 m². Với hệ thống máy sản xuất bìa carton 3 lớp, 5 lớp bao gồm 01 máy sản xuất carton chính do Hàn Quốc sản xuất, hệ thống máy phụ gồm 09 máy con đặc biệt có hệ thống máy vi tính đặt tại dàn máy sản xuất để kiểm tra số lượng và chất lượng sản phẩm. Công ty trang bị hệ thống máy tính tại các phòng ban tương đối đầy đủ, hệ thống nhà xưởng, kho chứa hàng tương đối rộng, đội ngũ CBCNV có trình độ quản lý và thành thạo, tay nghề cao, doanh thu mỗi tháng đạt trên 2.000 triệu đồng. Sản phẩm của Công ty đảm bảo tính quốc tế, có thể thay thế cho hàng nhập ngoại. Hiện nay Công ty có rất nhiều khách hàng như: Công ty Deawo Hanel, Công ty hệ thống dây Sumi Hanel, Công ty Uniter Moto Việt Nam, nhà máy gạch ốp lát Granit Thạch Bàn, Công ty gạch Vĩnh Phúc, Công ty TNHH dây cáp Vina KDC, Nhà máy bia Đông Nam Á, Xí nghiệp dầu khí Thái Bình (Nước khoáng Tiền Hải) mạng lưới khách hàng đã vươn ra hầu hết các tỉnh thành ở miền Bắc iệt Nam. Với phương châm “Chất lượng, tiến độ giao hàng” là sự sống còn của doanh nghiệp, Công ty ngày càng mở rộng được thị phần và khẳng định được vị trí là một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có iệu quả. Việc mở rộng quy mô sản xuất hàng năm của Công ty đã tạo điều kiện cho một số lao động ngoài xã hội có việc làm và khoản thu nhập ổn định. Số lượng CBCNV của công ty h g năm tăng. 2. Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Mạn Trường Bình * Đặc điểm tổ ức quản lý: Là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh ngiệp vừa và nhỏ, hoạt động dưới hình thức công ty TNHH. Công ty TNHH Mạnh Trường Bình tổ chức bộ máy theo SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A 4 Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD hình thức tập trung, phân cấp quản lý, cơ cấu tổ chức quả lý gọn nhẹ. - Ban Giám Đốc: 03 người (01 Giám đốc, 02 Ph giám đốc). + Giám đốc: Là người có nghĩa vụ và trách nhiệm trong mọi công việc và hoạt động của công ty. Là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật cũng như toàn bộ hội đồng quản trị về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh ủa công ty. + Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và kinh doanh: Là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc giao nhiệm vụ quản lý toàn bộ công nghệ, thiết bị trong công ty, giám sát và chỉ đạo trực tiếp phòng kinh doanh và điều hành sản xuất. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về kết quả kinh doanh của đơn vị dựa trên các quyền quyết ịnh cụ thể. + Phó Giám Đốc phụ trách nhân sự và hành chính: Là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc giao nhiệm vụ tổ chức quản lý công tác nhân sự, tuyển dụng nhân lực, nghiên cứu soạn thảo các nội quy, quy chế nhân sự trong công ty. Thực hiện việc ký kết hợp đồng với người lao động, theo dõi lập kế hoạch bảo hộ lao động, tình hình an ninh trật tự trong àn công ty. - Phòng phát triển thị trường: 03 người (01 trưởng phòng, 02 nhân viên) có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch chiến lược ngắn hạn và dài hạn. Nghiên cứu và phát triển mạng lưới khách hàng, đưa ra các mẫu mã sản phẩm mới thích ứng nhu cầu củ khách hàng. - Phòng kinh doanh và điều hành sản xuất: 06 người ( 01 trưởng phòng, 01 phó phòng, 01 chuyên gia Hàn Quốc và 03 nhân viên) có nhiệm vụ lập kế hoạch dự trù về vật tư hàng hoá triển khai, thực hiện các đơn đặt hàng, tính toán giá cả và thương lượng với những khách hàng mới, thảo các hợp đồng kinh tế trình Giám đốc duyệt. Lập kế hoạch dự trù nguyên vật liệu, vật tư và lập kế h ch sản xuất. - Phòng kế toán: Là bộ phận quan trọng có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong công tác qủan lý về tài chính. Các chính sách liên quan đến tài chính hoặc lĩnh vực hoạt động tài chính khác để tham mưu cho Giám đốc những quyết định đúng đắn trong quá SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A 5 Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ tình hình tài chính của Công ty để phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanh được kịp t i và có hiệu quả. - Phân xưởng sả xuất 154 người . Công tác tổ chức quản lý sản xuất được khái q SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A 6 Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD theo sơ đồ sau: Mô hình Tổ chức quản lý của công ty TN II. Lý lựa chọn đề tài Hiện nay, ở nhiều nước tiên tiến trên thế giới có những cách thức bán hàng nhờ SV: Phạm Thị Thúy Lớp: TH41A 7 Phòng kế toán tài chính Phó giám đốc sản xuất Phó giám đốc nghiệp vụ Phòng hành chính- Bảo vệ Phòng kỹ thuật tổng hợp Tổ máy chính Tổ máy phụ Tổ in Tổ phục vụ giao hàng Giám đốc [...]... cho công ty để giúp họ giảm bớt được chi phí trong kinh doanh, tiết kiệm thời gian và nhân lực và hơn hết là nâng cao đượ h SV: Phạm Thị Thúy 8 Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD u quả công việ c 1 Nhược điểm của hệ thống cũ tại công ty TNH Mạnh Trường Bình Trong thực tế hệ thống quản lý bán hàng của công ty TNHH Mạnh Trường Bình còn gặp rất nhiều khó khăn Việc cập nhật hoá đơn và xử lý. .. giả cả để mua mộ phần mềm là rất c ao, một số công ty vẫn dùng cách bán hàng cổ điển nhất đó là dựng sổ sách để lưu giữ thông tin, sử dụng nhiều lao động trong công việc gây tốn kém đôi khi còn dẫn đến nhiều sai sót do không có sự thống nhất…Vì lý do đó em đã lựa chon đề tài Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty TNH Mạnh Trường Bình Đây là một công ty có quy mô hoạt động nhỏ, em hy vọng là chuyên... nghiệp Trường CĐTC_QTKD ằng chữ): CHƯƠNG II PHÂN TÍCH VÀ HIẾT KẾ HỆ THỐNG BÁN HÀNG TẠI C TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌ I Khảo sát hệ thống Qua quá trình khảo sát hệ thống đã nắm bắt được những thông tin và những yêu cầu của hệ thống trợ giúp bán hàng Quy trình nghiệp vụ bán hàng phải tổng hợp thông tin mặt hàng từ nhiều kho thông tin của hệ thống đòi hỏi sự chính xác về thông tin là tuyệt đối Đối với một công ty. .. mối quan hệ trước sau và việc trao đổi thông tin cho nhau ó cung cấp một bức tranh tổng thể của h thống 2 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh Nhữ  yếu tố bên  goài liên qu  đến hệ thống đó là: Kh  h hàng Nhà Thông tin yêu cầu g cấp Khách hàng Bộ phận quản lý kho hàng Nhà quản lý ĐĐH +hàng lỗi Quản lý bán hàng Sơ đồ ngữ cảnh của hệ thống quản lý b Nhà quản lý Thông tin báo cáo HH + HĐB Hàng+ phiếu... việc bán hàng, và quản lý bán hàng +Thống kê báo cáo: Chức năng này đưa ra thống kê v • tình trạng hàng báo cáo lên cấp trên Thống kê tình hình hàng bán trong ngày, trong tháng: Đưa ra báo cáo về tình hình bán của các loại hàng tính • heo đơn hàng và theo tổng giá trị Thống kê tình trạng hàng tồn kho chưa xuất: Đưa ra báo cáo về hàng hiện tại trong kho: chủng loại, • ố lượng để tiện cho công tác bán hàng. .. cầu bảo hành Xử lý hàng bán bị trả lại Hàng trả lại Hóa đơn bán hàng trả lại Khách 29 Hủy phiếu BH Lập phiếu bảo hành Trả lời Phiếu bảo hành Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD Chức năng Bán hàn g Yêu cầu báo cáo TT về Hóa đơn bán hàng Hóa đơn nhập hàng Yêu cầu BC Thống kê công nợ Hàng Tình hình thanh toán Báo giá Hóa đơn bán hàng Thanh toán o cáo Nhà quản lý Thống kê hàng Bàng báo giá... tra hàng nhập Lập phiếu nhập Quản lý xuất Nhận đơn đặt hàng Lập hoá đơn bán hàng Lập phiếu bảo hành Báo cáo SV: Phạm Thị Thúy Thanh toán Thống kê hàng TK theo tên Lập phiếu thanh toán Doanh thu bán hàng TK theo loại Xủ lý đặt cọc Thống kê nợ In phiếu nhập Xủ lý hàng bán bị trả lại Tìm kiếm Báo giá hàng bán 20 TK theo giá Huỷ phiếu thanh toán đặt cọc Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD Hệ. .. cần Từ thực tế trên đòi hỏi công tác bán hàng cần có sự đổi mới về kỹ thuật, nghiệp vụ, về quy trình công nghệ Việc áp dụng công nghệ thông tin vào phục vụ việc quản lý bán hàng đang là yêu cầu cần thiết Vì vậy đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý thống nhất, được cài đặt chung cho toàn công ty nhằm nâng cao trình độ đội ngũ , tính nhất quán trong dữ liệu, việc quản lý sổ sách, giấy tờ và cập nhập dữ... hàng Thống kê tình hình hàng bán trả lại: Lập báo cáo về tình trạng hàng bán trả lại SV: Phạm Thị Thúy 23 Lớp: TH41A Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD mặt hàng số lượng, giá trị, tổng giá trị theo yêu cầu (trong một thời gian nào đó) Có ý nghĩa là đ quản lý công tác bán ng được tốt hơn + Doanh thu bán hàng: Lập báo cáo về doanh thu bán hàng hóa của cửa hàng để có thể biết được tình hình bán hàng. .. đáp ứng nhu cầ thống kê, báo cáo Thêm vào đó, với cơ cấu hoạt động của công ty như hiện nay, nếu ban quản lý muốn biết tình hình kinh doanh của công ty ngay thì bộ phận quản lý bán hàng của công ty thống kê số liệu và lên báo cáo Để làm được việc đó thì phải mất nhiều thời gian và không đảm bảo được tính chính xác Hơn nữa còn ảnh hưởng đến việc kin doanh của công ty 2.Yêu cầu i với hệ thống mới Phải . về đề tài xây dựng quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Mạnh Trường Bình. Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Cơng ty TNHH Mạnh Trường Bình. Chương III: Xây dựng và cài. TH41A 2 Chuyên đề tốt nghiệp Trường CĐTC_QTKD CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH. I.Giới thiệu về Công ty TNHH Mạnh Trường Bình 1.Giới thiệu. Trường CĐTC_QTKD u quả công việ c. 1. Nhược điểm của hệ thống cũ tại công ty TNH Mạnh Trường Bình. Trong thực tế hệ thống quản lý bán hàng của công ty TNHH Mạnh Trường Bình còn gặp rất nhiều