đồ án công nghệ thông tin Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng tại công ty TNHH Điện Máy Thái Bình Dương

LỜI MỞ ĐẦU Ngày với phát triển khoa học công nghệ,công nghệ thông tin trở thành phần thiếu lĩnh vực hoạt động đời sông người Đặc biệt nước phát triển tin học đưa vào ứng dụng quản lý từ lõu đóng vai trị quan trọng nghành cơng nghiệp dịch vụ,trong Việt Nam điều cũn mẻ với tổ chức doanh nghiệp Trước đõy việc quản lý chủ yếu dựa giấy tờ sổ sách thực cách thủ công,mất thời gian thiếu chớnh xác,gõy ảnh hưởng tới việc kinh doanh, sản xuất năm gần đõy,với bùng nổ công nghệ thông tin,tin học thay việc làm thủ công ngày khẳng định vai trị quan trọng Với việc phát triển kinh tế hàng ngày,hàng doanh nghiệp phải xử lý khối lương liệu khổng lồ,nếu không áp dụng phần mềm quản lý khơng thể đưa báo cáo xác kịp thời để hỗ trợ việc đưa định kinh doanh Các doanh nghiệp có nhiều lợi ích sử dụng phần mềm tiện ích tiết kiệm thời gian, nhõn lực, chi phí…… Cấu trúc luận báo cáo tốt nghiệp gồm phần sau: Chương I: Giới thiệu tổng quan công ty TNHH Điện Máy Thái Bình Dương Chương II: Cơ sở phương pháp luận xõy dựng phần mềm Chương III: Phõn tích thiết kế phần mềm cho công ty TNHH Điện Máy Thái Bình Dương Em xin cảm ơn đến PGS.TS Lê Văn Năm – Giáo viên hướng dẫn toàn thể cán cơng ty tận tình hướng dẫn tạo điều kiện để em hoàn thành đề tài CHƯƠNG GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ĐIỆN MÁY THÁI BÌNH DƯƠNG I Q TRÌNH THÀNH LẬP CƠNG TY Tên tiếng Việt : Công ty trách nhiệm hữu hạn Điện Máy Thái Bình Dương Tên tiếng Anh : PACIFIC ELECTRICAL AND MECHANICAL Co;Ltd Năm thành lập : 11/9/1999 vốn đầu tư ban đầu : 500000000 VNĐ trụ sở : 31 phố Huế,phường Hàng Bài,Quận Hoàn Kiếm,Hà Nội Điện thoại : (04).38227473 Fax : (04).36282265 Website : www.31phohue.com Là loại cơng ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên trở lên Công ty thành lập vào ngày 11 tháng năm 1999 theo định 4599 GPTLDN uỷ ban nhõn dõn thành phố Hà Nội chớnh thức vào hoạt động ngày 21 tháng năm 1999 Cơng ty có trụ sở 325 phố Vọng,Hai Bà Trưng ,Hà Nội II CƠ CẤU TỔ CHỨC Sơ đồ cấu tổ chức BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG KẾ TỐN PHỊNG KẾ HOẠCH KINH DOANH PHỊNG MARKETING PHỊNG DỊCH VỤ HẬU MÃI 2.Chức cỏc phũng ban máy quản trị PHÒNG BÁN HÀNG TRỰC TUYẾN a Ban giám đốc - Giám đốc hiệnh thời ông Nguyễn Quang Triệu - Là người đại diện hợp pháp công ty trước quan nhà nước pháp luật - Nghiên cứu đề chiến lược cho việc phát triển kinh doanh công ty,lập kế hoạch kinh doanh cho chu kỳ,thời kỳ hoạt động - Điều hành kiểm tra trực tiếp hoạt động cấp dưói - Trực tiếp xõy dựng qui định,chế độ,chớnh sách chung công ty tổ chức nhõn sự,lương,tài chớnh kế tốn - Kí kết hợp đồng tuyển dụng lao động để phù hợp với nhu cầu sản xuất kinh doanh công ty b Phịng kế tốn: Bao gồm trưởng phịng tài chớnh kiêm kế toán trưởng,một thủ quỹ kế tốn viên có nhiệm vụ thống kê sổ sách,báo cáo tình hình tài chớnh lên ban giám đốc,tổng hợp tình hình tài chớnh chu kỳ kinh doanh giúp ban giám đốc đưa sách lược thời gian tới c Phòng kinh doanh: Bao gồm trưởng phòng kinh doanh.va nhân viên thực chức năng: - Khai thác thị trường: Phòng kinh doanh ngồi việc phát triển thị trường,họ cịn cần tìm hiểu thị trường khác để mở rộng phạm vi kinh doanh,tỡm hiểu mặt hàng mà thị trường cần ,giới thiệu sản phẩm mới…… - Bán hàng : Bộ phận bán hàng nhõn viên phu trách,có nhiệm vụ giới thiệu tớnh sản phẩm tới khách hàng giúp họ đưa nhũng lựa chọn đắn phù hợp với nhu cầu - Dự án: Do ban giám đốc đưa xuống cho phòng kinh doanh,trưởng phòng kinh doanh giao nhiệm vụ cho cấp dưới,họ có trách nhiệm tỡm hiểu dự án mà cơng ty định đầu tư ,từ lập kế hoạch để giành lợi việc dự thầu d Phịng marketing: phịng marketing có chức tìm hiểu mở rộng thị trường,tỡm hiểu cỏc nhúm khách hàng tiềm năng,nhũng khu vực tiềm năng,tỡm hiểu giới thiệu sản phẩm công ty Quảng bá thương hiệu cơng ty rộng rãi tồn khu vực để cơng ty phát triển lớn mạnh e Phịng dịch vụ hậu mãi: Có chức bảo hành, chăm sóc khách hàng, quan hệ với khách hàng cũ…Đưa chiến dịch chăm sóc khách hàng,duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách cũ f Phũng bán hàng trực tuyến: Nhận yêu cầu xác định yêu cầu đơn đặt hàng mạng qua điện thoại Từ gửi yêu cầu cho phong kinh doanh III TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Các thông tin chung công ty: Cơng ty TNHH Diện máy Thái Bình Dương bắt đầu kinh doanh từ năm 1999 đến ,công ty nhà phõn phối chớnh thức thương hiệu PANASONIC tồn miền bắc Cơng ty chyn bn bán kinh doanh sản phẩm điện máy, đồ điện gia dụng tất hàng toàn giới Danh mục sản phẩm,thiết bị cung cấp vào thị trường Việt Nam đa dạng phong phú,bao gồm thiết bị đại,chất lượng đảm bảo, sản xuất nước phát triển,có trình độ khoa học kĩ thuật cao Sau 10 năm hoạt động công ty Điện Máy Thái Bình Dương có đội ngũ nhõn viên 27 người Khách hàng chớnh công ty đại lý,những cửa hàng lớn tồn miền bắc,ngồi cơng ty cũn phát triển hệ thống bán lẻ khu vực Bắc trung nói chung va Hà Nội nói riêng Hiện cơng ty có 11 nhúm hàng chớnh với hàng nghìn mặt hàng Một số mặt hàng cơng ty: •Bàn khơng dõy HI557(Philips): Bàn khơng dõy cao cấp,mặt chống sước titan,bơm hơi,phun tia tạo áp lực mạnh,có thể sử dụng khơng dõy có dõy •Bàn NIL45NS: Bàn khơng dõy,sử dụng mạch điện tử tự động ngắt điện khii khơng sử dụng,mặy chống sước cao cấp •Lị viba NN-GS597(panasonic): Lị viba 25L hõm nóng,nướng,giã đơng,cơng nghệ nước giúp cho thức ăn tươi ngon,giữ dược vitamin.công nghệ biến tải giúp cho tiết kiệm điện dược 50%,nấu nhanh phớm chức •Ló viba NN-GD577MY : Là lị viba cao cấp 27L có nướng,bên lịng bọc inox 5chức nấu nướng,giã đông…công nghệ biến tải inverter,tiết kiệm 50% diện,với phớm chức •Lị viba PANA NN S 2215WF(panasonic) : lị có nướng,có nút giã đơng,dung tích 22lýt,cơng nghệ biến tải giúp tiét kiệm điện • Máy hút bụi MC5010(panasonic): công suất 1600w không túi chúa bụi,vùa hút vừa thải,3 đàu hút, đầu thải gọn máy Tay cầm inox,màng ngăn khuõn hẹp,sản xuất malaysia •Máy hút bụi panasonic MC9070: cơng suất1400W/1500W/1600W.dung tích chứa 15l/17l/20l/ chức thải.bộ phun lọc,diịet khuẩn Tặng thảm lót mua máy hút bụi 20l •Máy hút bụi panasonic MC9060: công suất tối đa 1500W,công suất hút 300W,kiểu dáng nhỏ gọn,túi bụi trơng thõn máy,tay xách inox • Máy say sinh tố pana MK8710: Máy chế biến sản phẩm 10 trong1 Ép trái cây, say sinh tố, say khô, vắt cam, say thịt, ép thịt, say nhuyễn, dỏnh trứng…… •Nồi cơm công nghiệp (Hànquốc): nồi nấu cho quan hay xí nghiệp hợp lý nhất, có hai loại inox sonha Sản phẩm sản xuất dành riêng cho cơng ty •Sấy tóc EH5271 (panasonic): cánh quạt chông gỉ, nhiệt đọ phù hợp, không làm khô tóc, chẻ ngọn, hai nấc nóng vá lạnh • Quạt điện đứng panasonic F400k: cơng tắc bật, tắt, gió theo nhịp, độ cao điều chỉnh 128cm-143cm,cỏnh quạt nhựa suốt, màu xanh ghi •Tủ lạnh panasonic NR C432D: Dung tích346lýt,ngăn ướp lạnh,cung cấp nhiệt độ thích hợp cho thực phẩm tươi ngon, bảng khử mựi kháng khuẩn, buồng thổi hoi lạnh nhiều hướng, mành giữ trì rau ln tươi ngon, khơng bị nước •Tivi panasonic 29P180 :màn hinh siêu phẳng Quỉntix,tốc độ quýt100hz,giảm nhiễu hình kĩ thuật số, loa, bass-refellt subwoer kem theo, ngõ vào EGB,DVD,SV-VHS, ngõ vào head phone, kích thước 718-515-604…… •Máy fax pana KXPH342: phím định vị giúp sử dụng máy dễ dàng,chức ECM, gửi fó theo trình tự,bảo luư 28 trang văn bản, chức copy nâng cao, nawng quét fó nhanh Hoạt động công ty mô tả vắn tắt sau: Khi khách hàng có nhu cầu muốn mua số lượng lớn mặt hàng (các đại lý,các cửa hàng lớn) phải gọi điện đặt hàng trước vài ngày, công ty tập hợp đơn đặt hàng sau gửi yêu cầu cho nhà cung cấp Nhà cung cấp gửi hàng cho cơng ty,sau cơng ty chuyển đến khách hàng Cũn khách hàng mua với số lượng ít, mua lẻ cơng ty có hàng chuyển cho khách hàng, bàn giao lắp đặt cho khách Cơng ty có nhiều hình thức bán hàng khác để khách hàng dễ dàng lựa chọn hình thức thuận tiện với bán hàng theo cách truyền thống,bán hàng qua mạng, bán hàng qua điện thoại… Doanh số năm gần công ty thể bảng sau: Đơn vị tớnh: VNĐ Stt Tên Tổng tài sản Tổng nợ phải trả Vốn lưu động Doanh thu trướcc thuế Doanh thu sau thuế lợi nhuận 2007 15,042,000000 155,380,000 6,507,000000 10,000,000,000 8,646,000,000 480,000,000 2008 18,668.000000 171,000000 8,302,000000 15,000,000.000 13,600,000,000 680,000,000 Lương trung bình nhõn viên công ty triệu/tháng/người Phương hướng phát triển kinh doanhcủa công ty TNHH Điện Máy Thái Bình Dương năm 2009 Cơng ty tiếp tục tập trung vào kinh doanh lĩnh vự điện máy với định hướng chớnh sau: + Mở rộng thị phần sản phẩm điện máy Việt Nam, đặc biệt phát triển kênh bán buôn + Đầu tư mở rộng thị trường bán lẻ, trọng tõm địa bàn Hà Nội +Hỗ trợ khách hàng quen công ty giúp đỡ khách hàng để có nhiều kênh bn bán + Tăng cường việc buôn bán giao dịch website công ty qua điện thoại + Hợp tác với nhiều nhón hiệu tiếng,nhũng nhà cung cấp.cho mặt hàng trở nên phong phú đa dạng IV THỰC TRẠNG CƠ SỞ VẬT CHẤT VÀ KĨ THUẬT ỨNG DỤNG CHO TIN HỌC TẠI CÔNG TY Các trang thiết bị phần cứng Các trang thiết bị chung cơng ty gồm: + Các máy tính Pentium IV 2.3,ram 512MB với card mạng,swicht cổng + Máy sử dụng hai loại máy in cá nhân cho phòng kinh doanh máy in mạng + Các máy tính dược nối mang LAN với kết nối với máy in + Dây cáp sử dụng loại dây RJ45 dùng cho phòng cáp đồng trục dành cho toàn hệ thống + Máy chủ IBM với cấu hình cao cho phép lưu trữ với dung lượng lớn khả xử lý đạt tốc độ cao + Các máy tính kết nối với mạng INTERNET Các phần mềm nguồn nhân lực + Windows XP 2007, office 2007 + Các phần mềm hỗ trợ + Hiện cơng ty có nhân viên có khả khai thác tìm hiểu mạng máy tính + Nhân viên sử dụng máy tính thơng thạo V HIỆN TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT VÀ PHƯƠNG HƯỚNG CHỌN ĐỀ TÀI Trong năm gần đõy khoa học công nghệ phát triển cách mạnh mẽ đem lại hiệu đáng kể việc quản lý Công nghệ thông tin xõm nhập vào hầu hết hoạt động cửa người ngày khẳng định vai trị Nhờ có tin học mà hoạt động sản xuất,quản lý trở nên động thuận tiện hơn, mang lại nhiều tiện ích hiệu Các phần mềm quản lý trở thành công cụ thiếu dược doanh nghiệp Việt Nam công ty Điện Máy Thái Bình Dương khơng nằm ngoại lệ Việc mở rộng sản xuất kinh doanh kiến cho số lượng nhõn viên tăng theo sản phẩm, mặt hàng trở nên đa dạng phong phú để đáp ứng nhu cầu ngày khắt khe nước Với số lương khổng lồ việc quản lý thủ cơng khơng cũn phù hợp Ta nhận thấy số yếu việc quản lý thủ công như: thông tin đối tượng quản lý nghèo nàn, lạc hậu, không cập nhật thường xun,việc lưu trữ bảo quản gặp nhiều khó khăn, thơng tin lưu trữ công ty không quán, dễ bị trùng lặp phận Đặc biệt nhiều cơng sức để kiểm tra, thống kê, phõn tích để đưa thông tin chớnh xác để phục vụ cho việc định kinh doanh Cho đến cơng ty TNHH Điện Máy Thái Bình Dương áp dụng phần mền tiện ích kế tốn việc quản lý tài chớnh, báo cáo tình hình hoạt động chu kỳ kinh doanh Trong việc quản lý bán hàng , tình hình sản phẩm cũn quản lý cách thủ công Điều gõy số khó khăn việc kiểm kê hàng hoá, gõy thời gian việc đưa danh mục sản phẩm cho khách hàng hay thông tin đưa khoong quán phận Trong kinh tế giới nói chung kinh tế Việt Nam nói chung gặp nhiều khó khăn khủng hoảng tồn cầu tác độnh đến, năm nhiều công ty phải cắt giảm nhõn công, ngừng sản xuất để vượt qua thời kì khó khăn Cơng ty TNHH Điện Máy Thái Bình Dương cố gắng trì nhõn cơng áp dụng đổi công tác quản lý Chớnh việc áp dụng phần mềm tiện ích việc quản lý bán hàng giả dược khó khăn giúp phận kinh doanh tỡm kiếm thông tin chớnh xác nhanh chóng Từ ban giám đốc có dược thơng tin chớnh xác, kịp thời tình hình hoạt động để đưa định đắn Vì vậy, em chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý bán hàng công ty TNHH Điện Máy Thái Bình Dương” cho chuyên đề thực tập Ngơn ngữ sử dụng : Microsoft Visual Basic 6.0,Microsoft Office Access 2003 Microsoft Visual Basic 6.0:là ngôn ngữ lập trình mềm dẻo, dễ sử dụng, trực quan, có nhiều hàm,thủ tục viết sẳn thuận tiện cho cơng việc lập trình Microsoft Acess : chùm thuộc phần mềm Microsoft Office,vì giao diện công cụ tương tự ứng dụng khác Offic mà người quen sử dụng Viêc trao đổi liệu giũa Access ứng dụng khác môi trường Windows thuận tiện VI YÊU CẦU NGƯỜI SỬ DỤNG a Yêu cầu chung: + Trên form nhập liệu phải bố trí thuận tiện,dễ sử dụng + Màu sắc form phải hài hồ, khơng l loẹt song phải làm bật trường quan trọng hay mục đích + Dùng phớm Tab để thay đổi vị trí trường nhập theo thứ tự từ xuống,từ trái qua phải hay từ chớnh sang phụ + Hiển thị thực đơn với hướng dẫn sử dụng phớm tắt + Dựa vào qui tắc chấp nhận đồ hoạ để minh hoạ thông tin hình + Phải có dấu hiệu cho biết người sử dụng thao tác với thực đơn + Phải có cõu hỏi xác nhận số thao tác nhân viên làm thay đổi liệu hệ thống + Các phớm tắt, phớm chức phải sử dụng thống toàn hệ thống, tiện lợi đồng cho người sử dụng b Yêu cầu với nghiệp vụ nhập Phiếu nhập hàng phải hiển thị đầy đủ trường Nhà cung cấp, Mã hàng, tên hàng, đơn vị tớnh…… Khi nhõn viên nhấn nút lưu phiếu nhập kho chương trình phải tự động cập nhật số liệu liên quan đến hàng hoá vừa nhập vào bảng danh mục hàng hoá c Yêu cầu với nghiệp vụ xuất Phiếu xuất hàng phải thị đầy đủ thông tin cần thiết ngày xuất, mã hàng, tên hàng, số lượng… Khi nhõn viên lưu lại phiếu xuất kho liệu hàng tồn kho tương ứng cập nhật d Yêu cấu với nghiệp vụ lập báo cáo Phải thiết kế form báo cáo có giao diện phù hợp với loại báo cáo theo yêu cầu nhà quản lý Báo cáo phải thị đầy đủ thông tin cần thiết lấy liệu từ phần mềm quản lý e Các yêu cầu khác txtTimHD.SetFocus End If Else myrs.Close tim = False Unload Me End If Else myrs.Close SoHoaDon = txtTimHD Unload Me frmHDBH.Show End If End Sub Báo cáo doanh thu tổng hợp: Private Sub cmdin_Click() 'Bat dau sql = "select ct.sohhd,ct.MaHang,TenHang,ct.SoLuong,DonGia,ngaylap from DMHangHoa as DM,HoaDonBanHang as HD,ChiTietHoaDon as ct where ct.mahang=dm.mahang and hd.sohhd=ct.sohhd and ct.mahang='" & DBCMa.Text & "'" & _ " and datediff('d',NgayLap,date()) " & DateDiff("d", DenNgay, Date) Set myrs = mydb.OpenRecordset(sql) If myrs.RecordCount = Then If MsgBox("Mặt hàng : " & txtten & " không bán khoảng thời gian Bạn có muốn tiếp tục khơng?", vbCritical + vbQuestion + vbYesNo, "Báo lỗi") = vbYes Then DBCMa.SetFocus Else Unload Me End If Else 'Doi dinh dang month -> day truoc in 'Tu Ngay = Day(TuNgay) Thang = Month(TuNgay) Nam = Year(TuNgay) If Day(TuNgay) < 10 Then Ngay = & Day(TuNgay) End If If Month(TuNgay) < 10 Then Thang = & Month(TuNgay) End If ngay1 = Ngay & "/" & Thang & "/" & Nam 'Den Ngay = Day(DenNgay) Thang = Month(DenNgay) Nam = Year(DenNgay) If Day(DenNgay) < 10 Then Ngay = & Day(DenNgay) End If If Month(DenNgay) < 10 Then Thang = & Month(DenNgay) End If ngay2 = Ngay & "/" & Thang & "/" & Nam 'Bat dau in rptbcdshb.ReportFileName = App.Path & "\reports\bcdshb.rpt" rptbcdshb.SetTablePrivateData 0, 3, myrs rptbcdshb.Formulas(1) = "Tenhang='" & txtten & "'" rptbcdshb.Formulas(2) = "TuNgay='" & ngay1 & "'" rptbcdshb.Formulas(3) = "DenNgay='" & ngay2 & "'" rptbcdshb.PrintReport End If End Sub Private Sub cmdThoat_Click() Unload Me End Sub Private Sub DBCMa_Click(Area As Integer) sql = "select tenhang from DmHanghoa where mahang='" & DBCMa.BoundText & "'" Set myrs = mydb.OpenRecordset(sql) If Not myrs.EOF Then txtten = myrs!TenHang End If myrs.Close End Sub Private Sub DenNgay_lostfocus() If IsDate(DenNgay) = False Then If MsgBox("Ngày(tháng) khơng hợp lệ, xin vui lịng nhập lại", vbCritical + vbQuestion + vbOKOnly, "Báo lỗi") = vbOK Then DenNgay.SetFocus End If ElseIf IsNull(DenNgay) = True Then If MsgBox("Ngày tìm kiếm khơng bỏ trống, xin vui lịng nhập vào.", vbCritical + vbQuestion + vbOKOnly, "Báo lỗi") = vbOK Then DenNgay.SetFocus End If End If End Sub Private Sub Form_Load() Data1.DatabaseName = App.Path & "\data\FM.mdb" DenNgay.Enabled = False End Sub Private Sub TuNgay_lostfocus() If IsDate(TuNgay) = False Then If MsgBox("Ngày(tháng) khơng hợp lệ, xin vui lịng nhập lại.", vbCritical + vbQuestion + vbOKOnly, "Báo lỗi") = vbOK Then TuNgay.SetFocus End If ElseIf IsNull(TuNgay) = True Then If MsgBox("Ngày tìm kiếm khơng bỏ trống, xin vui lịng nhập vào.", vbCritical + vbQuestion + vbOKOnly, "Báo lỗi") = vbOK Then TuNgay.SetFocus End If Else DenNgay.Enabled = True DenNgay.SetFocus End If End Sub Danh mục hàng hoá: Private Sub cmdadd_Click() them = True sua = False Data1.Recordset.AddNew Data1.Recordset.Fields("MaNCC") = DBcboncc.Text cmdadd.Enabled = False cmdedit.Enabled = False cmddel.Enabled = False cmdupdate.Enabled = True txtma.Enabled = True txtten.Enabled = True txtdg.Enabled = True txtdvt.Enabled = True txtsl.Enabled = True DBcboncc.Enabled = True txtma.SetFocus End Sub Private Sub cmddel_Click() Connection.OpenData ("ChiTietHoaDon") Do Until rs.EOF If txtma.Text = rs!MaHang Then MsgBox ("Bạn xoá được!") Exit Sub End If rs.MoveNext Loop Connection.Closedata Xacnhan = MsgBox("Bạn có thực muốn xóa khơng?", vbYesNo + vbDefaultButton2, "Xác nhận xoá!") If Xacnhan = vbYes Then Data1.Recordset.Delete Data1.Recordset.MoveLast End If End Sub Private Sub cmdedit_Click() sua = True them = False Data1.Recordset.Edit Data1.Recordset.Fields("MaNCC") = DBcboncc.Text cmdedit.Enabled = False cmdadd.Enabled = False cmddel.Enabled = False cmdupdate.Enabled = True txtma.Enabled = True txtten.Enabled = True txtdvt.Enabled = True txtdg.Enabled = True txtsl.Enabled = True DBcboncc.Enabled = True txtma.SetFocus End Sub Private Sub cmdend_Click() Unload frmDMHangHoa MDIFormmain.Show End Sub Private Sub cmdKiemTra_Click() Dim sql As String sql = "select * from DMHangHoa where soluong