đồ án công nghệ thông tin Xây dựng phần mềm quản lý vật tư tại Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên

HỌC VIỆN TÀI CHÍNH LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án là trung thực, xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị thực tập. Hà Nội, ngày 26 tháng 4 năm 2011 Tác giả đồ án Trần Thùy Anh Trần Thùy Anh Page 1 Lớp CQ46/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần mềm quản lý vật tư tại Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn, các thầy cô trong khoa hệ thống thông tin kinh tế, ban lãnh đạo công ty cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên, cô Phạm Thị Huệ – kế toán trưởng, và các anh chị trong phòng kế toán tài chính. Với lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS. Nguyễn Hữu Xuân Trường đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua. Thầy đã chỉ bảo và cung cấp cho em những kiến thức quý báu để em hoàn thành chuyên đề này. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo học tại trường, để em có thể vận dụng tốt kiến thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp. Thực hiện đề tài này em còn nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh các chị, ở đơn vị thực tập, em chân thành cảm ơn ban lãnh đạo Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập. Em xin cảm ơn gia đình, bạn bè và người thân luôn luôn động viên và hỗ trợ em trong suốt quá trình học tập. Đồ án đã hoàn thành, song không tránh khỏi những hạn chế nhất định em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng năm 2012 Sinh viên Trần Thùy Anh Trần Thùy Anh Page 2 Lớp CQ46/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN 1 LỜI CẢM ƠN 2 MỤC LỤC 3 KÍ HIỆU VÀ VIẾT TẮT 5 PHẦN MỞ ĐẦU 6 Mục đích, phạm vi đề tài 7 Đối tượng nghiên cứu 7 Phương pháp nghiên cứu 8 PHẦN NỘI DUNG 10 CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ 10 1.1.TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN 10 1.1.1.Sơ lược hệ thống thông tin 10 1.1.2.Chu trình phát triển một HTTT 13 1.2.GIỚI THIỆU CHUNG VỀ MICROSOFT VISUAL FOXPRO (VFP) 16 1.3.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ 17 1.3.1.Nhiệm vụ của kế toán vật tư 17 1.3.2.Phân loại vật tư 17 1.3.3.Nguyên tắc kế toán 21 1.3.4.Mô hình hóa hoạt động nhập, xuất kho 24 1.3.5.Kế toán tổng hợp vật tư 25 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 31 2.1.KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 31 2.1.1.Giới thiệu chung về Công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên 31 Trần Thùy Anh Page 3 Lớp CQ46/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH 2.1.2.Cơ cấu tổ chức công ty 32 2.2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 35 2.2.1.Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán 35 2.2.2.Đặc điểm hạch toán của Công ty 37 2.2.3.Hình thức tổ chức công tác kế toán 38 2.2.4.Hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo áp dụng tại Công ty 38 2.2.5.Kế toán tổng hợp vật tư tại Công ty Cổ Phần xây dựng số II Thái Nguyên 52 2.3.NHẬN XÉT VÀ GIẢI PHÁP CHUNG 57 2.4.PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 58 2.4.1.Mục tiêu của hệ thống 58 2.4.2.Xác định yêu cầu và mô tả bài toán 59 2.4.3.Mô hình chức năng hệ thống 62 2.4.4.Mô hình dữ liệu hệ thống 69 CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 80 3.1.Mô hình logic 80 3.1.1.Chuyển đổi mô hình E-R sang mô hình quan hệ 80 3.1.2.Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý 83 3.2.Giới thiệu các chức năng và Module chương trình 89 3.3.Các hạn chế và phương hướng phát triển đề tài 89 PHỤ LỤC 90 KẾT LUẬN 91 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 91 Trần Thùy Anh Page 4 Lớp CQ46/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH KÍ HIỆU VÀ VIẾT TẮT Tên thuật ngữ Tên viết tắt VT HTTT VFP CCDC XDCB SXKD TK NVL N-X-T XD Vật tư Hệ thống thông tin Visual Fox Pro Công cụ dụng cụ Xây dựng cơ bản Sản xuất kinh doanh Tài khoản Nguyên vật liệu Nhập-xuất-tồn Xây dựng Trần Thùy Anh Page 5 Lớp CQ46/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH PHẦN MỞ ĐẦU Hệ thống thông tin - Một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin - đã có nhiều ứng dụng trong quản lý kinh tế, đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp. Quản trị dữ liệu trong hệ thống thông tin là một lĩnh vực quan trọng của khoa học và công nghệ thông tin, cho phép tin học hóa hệ thống thông tin quản lý của đơn vị một cách hiệu quả nhất phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh. Việc ứng dụng máy vi tính để quản lý thông tin đã phát triển mạnh ở các nước tiên tiến từ những thập niên 70 của thế kỷ XX. Hiện nay, ở nước ta vấn đề áp dụng tin học để xử lý thông tin trong công tác quản lý đã trở thành nhu cầu bức thiết, các doanh nghiệp từng bước tin học hóa quản lý thông tin cho đơn vị mình. Tuy nhiên trong thời gian qua, việc tin học hóa chưa mang lại hiệu quả như mong muốn bởi vì các doanh nghiệp thường quan tâm tới trang bị hệ thống máy tính hiện đại hơn là xây dựng các phần mềm quản lý cho mình. Vật tư là đối tượng lao động tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh góp phần chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, hàng hóa. Chi phí vật tư là phần chí phí cấu thành nên chi phí sản xuất và là đối tượng chi phí được tập hợp tính giá thành sản xuất vì vậy đòi hỏi phải có sự quản lý về mặt sô lượng, giá trị vật liệu nhập – xuất kho. Công tác tổ chức kế toán vật tư rất cần thiết cho mỗi doanh nghiệp để quản lý chặt chẽ chi phí đầu vào và lập kế hoạch điều tiết hàng tồn kho sao cho hợp lý đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra liên tục, thường xuyên. Việc xây dựng phần mềm để quản lý công tác kế toán vật tư là quan trọng và cần thiết, để công việc quản lý vật tư được thực hiện đồng bộ, hiệu quả, dễ quản lý, kiểm soát từ đó gián tiếp mang lại lợi ích kinh tế cao cho doanh nghiệp. Đối với công ty Cổ phần xây dựng số II, phần mềm kế toán giúp cho công ty tiết kiệm được nguồn nhân lực, quá trình hoạch toán diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm đươc thời gian và chi phí quản lý doanh nghiệp. Phần mềm kế toán vật tư sẽ kiểm tra khả năng cung ứng vật tư cho quá trình sản xuất kinh doanh, in phiếu nhập, phiếu xuất kho và từ đó in ra các báo Trần Thùy Anh Page 6 Lớp CQ46/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH cáo như: bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn, sổ chi tiết vật tư, hàng hóa… khi cần thiết. Do đó việc xây dựng phần mềm kế toán vật tư là vô cùng cần thiết và có ý nghĩa. Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác kế toán vật tư và qua việc khảo sát hoạt động tại Công ty Cổ phần xây dựng số II, em đã chọn đề tài: “Thiết kế hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên”.  Mục đích, phạm vi đề tài Công ty cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên là một công ty xây lắp, hoạt động trong lĩnh vực xây dựng và thi công các công trình. Vì vậy công tác kế toán vật tư là một công tác đóng vai trò rất quan trọng. Yêu cầu đặt ra là phải quản lý tốt, xử lý thông tin về nguyên vật tư một cách chính xác, nhanh chóng, kịp thời. Em đã chọn đề tài trên với mong muốn xây dựng hệ thống thông tin kế toán vật tư trong công ty phù hợp với thực tế hoạt động tổ chức kế toán vật tư của chính công ty, tiết kiệm chi phí, tài nguyên máy tính và sử dụng thông tin có hiệu quả. Với chúng em, thực hành thực tế còn là cầu nối giữa lý thuyết và thực tiễn, do đó việc thực hiện đề tài này ngoài mục đích thực tế giúp cho công ty quản lý tốt hơn mà đồng thời nó còn có mục đích giúp cho bản thân em có kinh nghiệm và kiến thức làm việc thực tế. Đó là điều vô cùng quan trọng đối với mỗi sinh viên năm cuối khi ra trường. Vì thời gian có hạn cũng như độ phức tạp của công ty xây dựng với đặc thù có nhiều đội xây dựng và nghiệp vụ xuất nhập vật tư chủ yếu cho nhu cầu xây dựng và quản lý của các đội xây dựng; nghiệp vụ xuất vật tư sử dụng cho công tác quản lý công ty khá ít. Bởi vậy, trong phạm vi đề tài của em em xin phép tập trung chủ yếu vào nghiệp vụ xuất nhập phục vụ cho nhu cầu xây dựng của các đội xây dựng. Mong các thầy cô và các bạn thông cảm.  Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán nguyên vật tư hiện tại của Công ty cổ phần số II Thái Nguyên. Trần Thùy Anh Page 7 Lớp CQ46/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH  Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài em đã vận dụng phương pháp nghiên cứu duy vật biện chứng kết hợp với các phương pháp: - Thu thập thông tin. - Phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý. - Phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý. Cùng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên cứu đã nắm bắt được thực trạng hệ thống thông tin của công ty và kiến thức chuyên môn chuyên sâu để thực hiện đề tài. Kết cấu đề tài Đề tài: “Thiết kế hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên”. Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đề tài của chúng tôi gồm có 3 chương: Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán và công tác kế toán vật tư Chương 2: Thực trạng công tác kế toán vật tư tại Công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên Chương 3: Giải pháp đề xuất cho hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên Với mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý thông tin kế toán vật tư trong công ty nhằm đạt hiệu quả cao hơn, đề tài đã nghiên cứu công tác kế toán vật tư trong điều kiện ứng dụng công nghệ tin học. Do thời gian không cho phép, em chỉ tập trung vào phân tích, thiết kế hệ thống thông tin cho công tác kế toán vật tư và thực hiện một số chức năng của chương trình, sử dụng ngôn ngữ lập trình và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Visual Foxpro. Trần Thùy Anh Page 8 Lớp CQ46/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH Mặc dù rất cố gắng để hoàn thiện công việc, song vì thời gian có hạn và kinh nghiệm, kiến thức còn hạn chế nên đề tài này còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và bè bạn để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! Trần Thùy Anh Page 9 Lớp CQ46/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ 1.1. TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN 1.1.1. Sơ lược hệ thống thông tin 1.1.1.1. Thông tin và hệ thống thông tin * Thông tin Thông tin có thể hiểu là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dụng, có ý nghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định. Với mục đích quản lý, trong doanh nghiệp, thông tin thường được phân theo hai loại chính: Thông tin tự nhiên: là các thông tin sinh ra và thu nhận bởi con người trực tiếp bằng các cơ quan biểu đạt hay cảm thụ tự nhiên của con người. Cụ thể: Thông tin viết (văn bản) Thông tin hình ảnh (tranh, ảnh, sơ đồ, …) Thông tin miệng (lời nói) Thông tin xúc giác, khứu giác, âm thanh, … Thông tin có cấu trúc: là thông tin được chắt lọc từ các thông tin tự nhiên, bằng cách cấu trúc hóa lại, làm cho cô đọng hơn, chặt chẽ hơn. Việc sử dụng thông tin có cấu trúc mang lại lợi ích hơn so với thông tin tự nhiên vì: - Nhờ tính cô đọng, ngắn gọn mà thông tin cấu trúc được truyền đạt nhanh hơn, với độ tin cậy cao và không gian để lưu trữ nhỏ hơn. Trần Thùy Anh Page 10 Lớp CQ46/41.01 [...]... CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 2.1 KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 2.1.1 Giới thiệu chung về Công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên thuộc thành phần kinh tế tập thể có tư cách pháp nhân và hạch toán kinh doanh độc lập Giám đốc điều hành hiện nay là ông: Vũ Văn Thiệu Trụ sở Công ty: Tổ... Đình Phùng – TP Thái Nguyên Mã số thuế: 4600307093 Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên là doanh nghiệp đã trải qua nhiều năm trong lĩnh vực xây lắp Công ty thành lập theo hình thức Công ty xây dựng số II thành Công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên theo quyết định số 3745/QĐ – UB ngày 16/12/2002 của UBND tỉnh Thái Nguyên Công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên tiền thân là Công ty xây dựng Xuân Hòa... năng Công ty cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên là tổ chức quản lý sản xuất theo kế hoạch của tỉnh giao xuống và công ty thực hiện sản xuất số lượng sản phẩm theo chỉ tiêu cấp trên đề ra Hiện nay, hoạt động sản xuất của công ty là xây dựng và thi công các công trình như thi công công trình đào đất nền, mặt bằng công trình, thi công móng công trình, xây lắp kết cấu công trình dân dụng, xây dựng công. .. Trần Thùy Anh Page 34 Lớp CQ46/41.01 HỌC VIỆN TÀI CHÍNH 2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng: có chức năng chỉ đạo công tác kế toán trong công ty, kiểm tra tính toán ghi chép, phản ánh trên chứng từ, sổ kế toán của các bộ phận kế toán, là người chịu trách nhiệm trước giám đốc các hoạt động kinh tế bằng... kinh doanh của công ty Với chức năng giám sát đồng tiền mọi hoạt động kinh tế quản lý tài sản của công ty, hạch toán theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành Các đội xây dựng và chỉ huy công trình: công ty có 10 đội xây dựng với trách nhiệm trực tiếp thi hành các công rình theo đúng hồ sơ thiết kế và hợp đồng giao nhận thầu xây dựng, báo cáo khối lượng thực hiện và quyết toán của công trình Trần... Công ty đã và đang xây dựng các công trình công nghiệp và dân dụng các cấp được khách hàng và thị trường chấp nhận Cả về chất lượng kỹ thuật các công trình do công ty đảm nhận thi công đều được các chủ đầu tư và các ngành có liên quan nghiệm thu đánh giá là đảm bảo tốt Trong đó, có một số công trình đạt chất lượng cao được bộ xây dựng thưởng huy chương vàng Công ty được Bộ xây dựng tặng bằng khen công. .. xuất kinh doanh bao gồm: - Nguyên vật liệu dùng vào sản xuất kinh doanh, chế tạo sản phẩm - Nguyên vật liệu dùng cho quản lí ở các phân xưởng, bộ phận bán hàng, quản lí doanh nghiệp Nguyên liệu, vật liệu dùng cho công tác quản lí Nguyên vật liệu dùng cho nhu cầu khác: - Nguyên vật liệu đem góp vốn liên doanh, liên kết, đầu tư bên ngoài  Nguyên vật liệu đem nhượng bán Nguyên vật liệu dùng để biếu tặng... QUAN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ 1.3.1 Nhiệm vụ của kế toán vật tư Kế toán vật tư trong doanh nghiệp nói chung cần thực hiện tốt các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phản ánh đầy đủ kịp thời số hiện có và tình hình biến động của các loại vật tư về cả giá trị và hiện vật, tính toán chính xác giá gốc hoặc giá thực tế của từng loại, từng thứ vật tư nhập, xuất tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ kịp thời các thông tin. .. thuộc bộ phận xây dựng thành lập năm 1978, chuyển giao sang tỉnh Bắc Thái từ năm 1987 Công ty có đội ngũ cán bộ có chức năng tự tổ chức hoạt động kinh doanh trên lĩnh vực xây lắp công nghiệp và xây dựng dân dụng Đội ngũ cán bộ gồm 42 kỹ sư và 50 trung cấp các ngành nghề thuộc lĩnh vực xây lắp Đội ngũ cán bộ này có thâm niên công tác trên 7 năm, đồng thời công ty có đội ngũ công nhân xây dựng trên 400... thông tin có cấu trúc cho phép thực hiện các tính toán, các xử lý theo giải thuật: từ một tập hợp các thông tin có thể nhận được một cách tự động những thông tin mới ( thông tin kết xuất) Thông tin có các tính chất sau: - Tính tư ng đối - Tính định hướng - Tính thời điểm - Tính cục bộ * Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin (Information System - IS) trong một tổ chức có chức năng thu nhận và quản lý . động tại Công ty Cổ phần xây dựng số II, em đã chọn đề tài: “Thiết kế hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần xây dựng số II Thái Nguyên .  Mục đích, phạm vi đề tài Công ty cổ phần. trạng công tác kế toán vật tư tại Công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên Chương 3: Giải pháp đề xuất cho hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên Với mục tiêu xây. VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 31 2.1.KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN 31 2.1.1.Giới thiệu chung về Công ty CP xây dựng số II Thái Nguyên 31 Trần