- Cập nhật và quản lý đầy đủ thông tin cập nhật cũng như những thay đổi về quá trình nhập xuất kho.
- Lập đầy đủ các báo cáo liên quan đến công tác quản lý kho lên Ban Giám đốc. - Giúp Công ty tận dụng được năng lực tài nguyên máy tính cũng như năng lực con người nhằm giảm bớt chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.
2.4.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán
a. Mô tả bài toán
Công ty cổ phần xây dựng số II Thái Thái Nguyên đang có nhu cầu tin học hóa công tác kế toán vật tư. Qua nghiên cứu hiện trạng nắm được một số thông tin sau. Là một công ty xây dựng, Công ty có nhiều kho để chứa vật tư và kho được đặt tại chính công trình. Trong đó, vật tư bao gồm:
- Nguyên liệu: cát, gạch, xi măng, sơn... - Kho nhiên liệu: chứa xăng, dầu, than
- Phụ tùng: chứa các thiết bị thay thế chuyên dụng
- Công cụ dụng cụ: dàn giáo, cốt pha, máy in, máy tính…
Mỗi kho đều có thủ kho chuyên trách. Nhiệm vụ của thủ kho là xuất nhập vật tư hàng hoá theo phiếu xuất hoặc phiếu nhập do kế toán vật tư đội lập ra. Ngoài ra định kỳ, người thủ kho phải kiểm kê và báo cáo tồn kho từng loại mặt hàng trong kho. Báo cáo tồn kho được dùng với mục đích sau:
- Để làm kế hoạch xây dựng, ví dụ xem xét khả năng có thể đáp ứng một nhu cầu hạng mục đề xuất hay không.
- Đối chiếu với các chứng từ xuất nhập xem tồn kho trên thực tế có phù hợp với tồn kho theo chứng từ hay không. Công việc này nhằm mục đích xem có thất thoát về vật tư hoặc có nhầm lẫn về chứng từ không.
- Để bảo đảm sản xuất ổn định, một số mặt hàng và vật tư phải đạt được một độ dự trữ lớn hơn một mức nào đó được gọi là dự trữ tối thiểu, nếu mức dự trữ này thấp hơn thì quản lý kho phải làm đơn đạt hàng bổ sung. Mô số mặt hàng nào đó cũng quy định một mức gọi là dự trữ tối đa, nếu tồn kho vượt quá mức này thì phải có biện pháp khắc phục để tránh đọng vốn trên nguyên vật liệu.
Nếu không có sự phù hợp giữa thực tế và theo chứng từ thì hoặc có sự thất thoát về vật tư hàng hoá hoặc có sự nhầm lẫn về chứng từ. Cần kiểm tra để tiện
theo dõi xuất nhập theo chứng từ, thủ kho lập cho mỗi mặt hàng một thẻ kho. Mỗi lần xuất hoặc nhập hàng đều ghi vào thẻ kho đó số lượng xuất, số lượng nhập, số lượng tồn kho tương ứng.
Kế toán vật tư từng đội chịu trách nhiệm quản lý các kho tại các công trình của đội đó chứ không trực tiếp xuất nhập hàng hoá mà chỉ là nơi phát sinh các chứng từ xuất nhập. Các chứng từ chủ yếu là chứng từ xuất hoặc nhập. Khi có nhu cầu về vật tư, kế toán vật tư đội tiếp xúc với Nhà cung cấp để làm đơn đặt hàng. Khi hàng về, sau khi giám định chất lượng, người kế toán vật tư viết phiếu nhập lưu lại một bản ghi sổ, một bản gửi cho kế toán thanh toán để theo dõi thanh toán và một bản cho thủ kho để làm thủ tục nhập kho.
Khi một bộ phận (chủ yếu là nhu cầu vật tư của các đội xây dựng) nào đó có nhu cầu về vật tư sẽ lập “Phiếu xin lĩnh vật tư” gửi ban giám đốc duyệt. Phiếu xuất kho được thực hiện theo yêu cầu của sản xuất do Ban giám đốc ra lệnh. Nếu được duyệt sẽ chuyển xuống phòng kế toán của đội XD để kế toán vật tư đội xem xét và tiến hành lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho được lập thành 3 liên một liên lưu lại để ghi sổ, một liên đưa người nhận vật tư và một liên đưa thủ kho để thủ kho tiến hành xuất kho vật tư và ghi thẻ kho.
Công ty không mua lẻ mà mua vật tư đặc biệt nguyên vật liệu tại các nhà cung cấp chuyên về vật liệu xây dựng với số lượng lớn, vì vậy các phiếu nhập không nhất thiết phải thanh toán ngay. Hồ sơ nhà cung cấp (lập từ Hóa đơn GTGT) cũng được lưu trữ để xác nhận khi họ đến giao hàng.
Định kỳ (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm) kế toán vật tư đội phải tổng hợp báo cáo với Ban giám đốc biến động và tình hình sử dụng vật tư bao
Mục tiêu của việc tin học hóa này là tạo ra một hệ thống thông tin kế toán vật tư sao cho đáp ứng nhanh gọn, kịp thời và chính xác các thông tin tồn kho phức tạp đặc thù của công ty. Cập nhật tự động số liệu, đưa ra báo cáo, giảm tải sức ép trong công tác kế toán vật tư hiện tại.
b. Xác định yêu cầu
Qua những mô tả chi tiết ở trên ta rút ra một số kết luận sau:
Đầu vào của hệ thống là các chứng từ gốc, quy trình nghiệp vụ kế toán: cách thức ghi chép chứng từ, sổ sách…
Đầu ra của hệ thống là các Sổ và Báo cáo. Yêu cầu của hệ thống mới:
- Hệ thống mới được xây dựng phải giúp người sử dụng giảm tải khối lượng công việc ghi chép sổ sách hàng ngày và khối lượng tính toán, thống kê số liệu cuối kỳ.
- Tự động kết chuyển số liệu vào các sổ chi tiết tài khoản.
- Đưa ra các Báo cáo, Sổ sách vào cuối kỳ một cách chính xác
- Ngoài ra, hệ thống mới phải có khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng thông báo lỗi, giao diện đẹp, dễ hiểu, dễ sử dụng, đảm bảo an toàn dữ liệu.
Yêu cầu đầu vào:
Đầu vào là các chứng từ gốc liên quan đến quá trình quản lý vật tư: - Phiếu xuất kho
- Phiếu nhập kho - Hóa đơn GTGT Yêu cầu đầu ra:
Đưa ra các chứng từ: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Đưa ra các báo cáo cần thiết: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bảng tổng hợp nhập VT theo công trình - Bảng tổng hợp xuất VT theo công trình - Bảng tổng hợp N-X-T theo đội sản xuất
Đưa ra sổ chi tiết cần thiết: - Số chi tiết vật tư hàng hóa - Thẻ kho
2.4.3. Mô hình chức năng hệ thống 2.4.3.1. Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống
2.4.3.2. Biểu đồ phân cấp chức năng
Mô tả chức năng lá:
(1.1) Kiểm tra vật tư nhập kho: Công ty có tổ chức một ban kiểm tra vật mua về hay trước khâu nhập kho theo các tiêu chí số lượng, quy cách mẫu mã, chất lượng… mà công ty yêu cầu.
(1.2) Viết phiếu nhập kho: viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhận, theo giá trị ghi trên hóa đơn GTGT được lập sau khi kiểm định chất lượng vật tư và chỉ ghi trên cột số lượng.
(1.3) Ghi thẻ kho: Dựa trên số lượng thực tế nhập kho (trên phiếu nhập)
(2.1) Kiểm tra vật tư tồn kho: Trước khi muốn xuất vật tư, kế toán vật tư phải truy nhập vào hệ thống và kiểm tra số vật tư tồn từ đó viết phiếu xuất kho.
(2.2) Viết phiếu xuất: Kế toán vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên cơ sở số lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng vật tư được yêu cầu.
(2.3) Ghi thẻ kho: Thủ kho sẽ ghi vào thẻ kho dựa trên số lượng thực xuất.
(3.1) Ghi sổ chi tiết vật tư hàng hóa: hàng ngày dựa trên các chứng từ nhập xuất kho kế toán đội tiến hành ghi sổ chi tiết vật tư để làm căn cứ so sánh với thẻ kho.
(4.1) Kiểm kê vật tư: Cuối tháng, kế toán vật tư đội sẽ cùng với thủ kho tiến hành kiểm tra thực tế tình hình tồn kho của từng vật tư, dựa vào kết quả kiểm kê thực tế và đối chiếu số lượng vật tư nhập- xuất-tồn trên các chứng từ phiếu nhập, xuất, thẻ kho với kiểm kê thực tế để lập Biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa.
(4.2) Đối chiếu: so sánh đối chiếu phát hiện sự chênh lệch giữa số lượng (giá trị) vật tư kiểm kê thực tế với số lượng (giá trị) vật tư trên các chứng từ, thẻ kho.
(5.1) Lập Báo cáo tổng hợp nhập vật tư (5.2) Lập Báo cáo tổng hợp xuất vật tư. (5.3) Lập Báo cáo tổng hợp N-X-T vật tư.
2.4.3.3. Hồ sơ dữ liệu sử dụng
Danh sách các hồ sơ dữ liệu sử dụng 1. Hoá đơn GTGT.
2. Biên bản kiểm nghiệm vật tư, hàng hóa. 3. Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư.
4. Phiếu nhập kho. 5. Phiếu xuất kho. 6. Thẻ kho.
7. Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa.
8. Biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa. 9. Báo cáo tổng hợp nhập kho. 10. Báo cáo tổng hợp xuất kho. 11. Báo cáo tổng hợp N-X-T VT.
2.4.3.6.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2: “Xuất kho”
2.4.3.6.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2: “Kiểm kê đối chiếu”
2.4.4. Mô hình dữ liệu hệ thống 2.4.4.1. Danh mục dữ liệu
(1) – Thuộc tính trùng lặp (2) – Thuộc tính tên gọi (3) – Thuộc tính mô tả (4) – Thuộc tính liên kết
Danh mục vật tư Viết tắt Đánh dấu thuộc tính (1) (2) (3) (4)
1. Hóa đơn GTGT
Số hóa đơn sohd
Ngày lập ngayhd
Đơn vị bán donviban (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Địa chỉ diachiB
Sô tài khoản sotkb
Mã số thuế mathueB
Họ tên người mua nguoi_mua
Địa chỉ diachim
Số tài khoản sotkM
Số điện thoai sdtM
Hình thức thanh toán hinhthuctt
Mã số thuế mathueM
Tên hàng hóa dich vu tenvt
Đơn vị tính dvt
Số lượng soluong
Đơn giá dongia
Thành tiền thanhtien
Thuế suất GTGT thue
Số tiền viết bằng chữ tienchu
4. Phiếu nhập kho Số phiếu sophieuN Ngày lập ngaylap (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Địa chỉ diaching Lý do nhập lydoN
Nhập tại kho kho
Địa chỉ kho diachi_kho
Mã số mavt
Tên vật tư tenvt
Đơn vị tính dvt
Số lượng nhập soluongN Đơn giá nhập dongiaN
Thành tiền thanhtienN Số chứng từ gốc kèm theo ctu_goc Viết bằng chữ bangchu
5. Phiếu xuất kho
Số phiếu sophieuX
ngày lập ngaylap
Tài khoản nơ tkno
Tài khoản Có tkco
Tên người nhận nguoi_nhan
Địa chỉ diachiNN
Lý do xuất lydoX
Địa chỉ kho diachi_kho
Mã số mavt
(adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tên vật tư tenvt
Đơn vị tính dvt
Số lượng xuất soluongX Đơn giá xuất dongiaX
Thành tiền thanhtienX Số chứng từ gốc kèm theo ctu_goc Viết bằng chữ bangchu 6. Thẻ kho Ngày lập thẻ ngaylapthe Tờ số toso
Tên vật tư tenvt
Đơn vị tính dvt
Ngày tháng ghi thẻ ngaythang chứng từ nhập sophieuN
Chứng từ xuất sophieuX
Số lượng xuất soluongX Số lượng tồn đầu kỳ soluongdudk
7. Sổ chi tiết vật tư, hàng hóa
Từ ngày tungay
Đến ngày denngay
Tài khoản matk
Tên vật tư tenvt
Số hiệu chứng từ sophieu
ngày tháng chứng từ ngaythang
Diễn giải diengiai
Tài khoản đối ứng tkdu
Đơn giá dongia (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số lượng nhập soluongN
Thành tiền thanhtienN
Số lượng xuất soluongX
Thành tiền thanhtienX
Số lượng dư đầu kỳ soluongdudk
Thành tiền dư đầu kỳ
thanhtiendud k 9. Bảng tổng hợp nhập kho Bộ phận bophan Công trình tenct
Từ ngày tungay Đến ngày denngay Số hiệu chứng từ sophieuN Ngày chứng từ ngaylapN
Tên vật tư tenvt
Đơn vị tính dvt
Đơn giá dongiaN
Số lương nhập soluongN Thành tiền thanhtienN 10. Bảng tổng hợp xuất kho Bộ phận bophan Công trình tenct Từ ngày tungay Đến ngày denngay Số hiệu chứng từ sophieuX Ngày chứng từ ngaylapX
Tên vật tư tenvt
11. Bảng tổng hợp N-X-T Bộ phận bophan Công trình tenct Từ ngày tungay
Đên ngày denngay
Tên vật tư tenvt
Đơn vị tính dvt
Số lượng tồn đầu tháng soluongdudk Thành tiền tồn đầu tháng
thanhtiendud k
Số lượng nhập trong tháng soluongN Thành tiền nhập trong tháng thanhtienN (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Số lượng xuất trong tháng soluongX
Thành tiền xuất trong tháng thanhtienX Ngày lập ngaylap
2.4.4.2. Mô hình thực thể liên kết
2.4.4.2.1. Xác định các thực thể, thuộc tính và các mối liên kết
Từ việc phân tích chính xác hóa các mục chọn trong các hồ sơ dữ liệu ta thu được các tập thực thể sau:
Thực thể Thuộc tính Mô tả thuộc tính
Nhà cung cấp mancc Mã nhà cung cấp
tenncc Tên của nhà cung cấp mathue Mã số thuế
sodt Số điện thoại sotk Số tài khoản ngân hàng
Vật tư
mavt Mã số vật tư tenvt Tên vật tư
dvt Đơn vị tính
Tài khoản matk Mã tài khoản
tentk Tên tài khoản captk Cấp tài khoản loaitk Loại tài khoản
Bộ phận mabp Mã bộ phận
tenbp Tên bộ phận diachibp Địa chỉ bộ phận
sodtbp Số điện thoại bộ phận
Kho
makho Mã kho
tenkho Tên kho
diachik Địa chỉ của kho
Người nhận manntennn Tên người nhậnMã người nhận
diachinn Địa chỉ người nhận
Người giao
mang Mã người giao tenng Tên người giao hàng diaching Địa chỉ người giao hàng
Loại vật tư maloaivttenloaivt Tên loại vật tưMã loại vật tư
mota Mô tả (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Công trình macttenct Tên công trìnhMã công trình Thủ kho mathukhotenthukho Tên thủ khoMã thủ kho
diachitk Địa chỉ của thủ kho
Thực thể thuộc tính Nhập cái gì? VẬT TƯ
Ai giao NGƯỜI GIAO
Ở đâu KHO
Cho công trình nào? CÔNG TRÌNH
Ai nhận? THỦ KHO
Hạch toán như thế nào? TÀI KHOẢN
Bằng cách nào sophieuN
Khi nào? ngaylapN
Theo hóa đơn, hợp đồng nào?
sohd Ngày hóa đơn, hợp đồng? ngayhd
Tại sao nhập? lydoN
Theo cái gì? dongiaN
Bao nhiêu? soluongN
Số chứng từ gốc kèm theo ctu_goc Số tiền bằng chữ? bangchu
<Xuất>
Câu hỏi Trả lời
Thực thể thuộc tính Xuất cái gì? VẬT TƯ
Ai nhận NGƯỜI NHẬN
Ở đâu KHO
Cho công trình nào? CÔNG TRÌNH
Ai xuất? THỦ KHO
Hạch toán như thế nào? TÀI KHOẢN
Bằng cách nào sophieuX
Khi nào? ngaylapX
Tại sao xuất lydoX
Theo cái gì? dongiaX
Bao nhiêu? soluongX
thanhtienX Bao nhiêu chứng từ gốc ctu_goc Số tiền bằng chữ? bangchu (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
<Chứa>
Câu hỏi Trả lời
Thực thể Thuộc tính
Cái gì? VẬT TƯ
Chứa trong cái gì? KHO
Sô lượng dư dầu kì? soluongdudk Đơn giá bao nhiêu? dongiadudk
Các mối quan hệ phụ thuộc
Mối quan hệ Thực thể tham gia Thuộc tính THUỘC 1 NHÀ CUNG CẤP, NGƯỜI GIAO
THUỘC 2 BỘ PHẬN, NGƯỜI NHẬN
THUỘC 3 VẬT TƯ, LOẠI VẬT TƯ
CÓ BỘ PHẬN, CÔNG TRÌNH
THUỘC 4 KHO, THỦ KHO
THUỘC 5 KHO, CÔNG TRÌNH
CỦA KHO,BỘ PHẬN
CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ II THÁI NGUYÊN