đồ án công nghệ thông tin Xây dựng phần mềm Quản lí bán hàng tại công ty Long Nhật

LỜI MỞ ĐẦU Một đất nước được coi là phát triển khi đất nước đó có một nền khinh tế vữngmạnh và hiệu quả .Xét ở phạm vi một doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiệnnay thì quá trình bán

Quản lí bán hàng tại công ty Long Nhật

A LỜI MỞ ĐẦU

Một đất nước được coi là phát triển khi đất nước đó có một nền khinh tế vữngmạnh và hiệu quả Xét ở phạm vi một doanh nghiệp trong cơ chế thị trường hiệnnay thì quá trình bán hàng có vai trò rất lớn,quyết định sự tồn tại và phát triển củadoanh nghiệp

Trong những năm gần đây,sự chuyển hướng đổi mới của cơ chế thị trường nềnkinh tế nước ta có nhiều biến động Hoạt động kinh doanh nói chung hầu hết cácdoanh nghiệp đều đổi mới, bước đầu đã hoà nhập với nền kinh tế khu vực và cả thếgiới Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp thương mại nói riêng vấn đề tiêu thụ là mộttrong những yếu tố quan trọng trong việc tiêu thụ hàng hoá, là một nghệ thuật kinhdoanh của từng doanh nghiệp Mỗi nhà doanh nghiệp phải biết nắm bắt được mộtnguồn cung ứng hàng hoá và sự biến động của nó, phải năng động, thích hợp, mềmdẻo…

V à trong quá trình kinh doanh phát triển của các công ty, tổ chức, doanh nghiệpthì một lượng lớn các thông tin về giao dịch (mua bán, trao đổi) các loại hàng hoágiữa các bên liên quan như nhà cung cấp, nhà buôn bán và khách hàng đều cầnđược quản lí, theo dõi hàng ngày Quy mô và số lượng của giao dịch càng lớn, càngnhiều người thì số lượng thông tin càng nhiều, càng quan trọng và phức tạp Chính

vì thế sẽ mất nhiều thời gian, công sức để quản lí để dẫn đến những sai sót đáng tiếckhi quản lí, khai thác và xử lí các thông tin trên

Với một thực trạng như vậy thì việc ứng dụng tin học vào công tác quản lí sẽlàm cho quá trình tác nghiệp đạt được những hiệu quả lớn, nhanh chóng và chínhxác hơn

1 Mục đích

Thúc đẩy quá trình bán hàng một cách nhanh chóng với số lượng nhiều thì phảicân nhắc, tính toán, sử dụng một phương sách tiêu thụ đúng đắn, vững chắc chứkhông thể vô tư trước sự biến thiên vạn hoá của thị trường Điều này đòi hỏi kế toáncần phải có khả năng cung cấp, kiểm soát số lượng thông tin một cách đầy đủ, chínhxác nhất

2 Lí do

Hoạt động kế toán trong một của hàng nói riêng hay công ty nói chung là mộtchuỗi công việc rất vất vả và tốn nhiều công sức Nếu không có sự cần mẫn,chămchỉ và sáng suốt thì sự sai sót là không tránh khỏi.Hệ thống thông tin quản lý bánhàng sẽ giúp cho quá trình mua bán diễn ra mau lẹ hợp lý

5.Kế hoạch triển khai đề tài

cá nhân

Nhóm tâptrung Tk hệthống dựa trênbài cá nhân

- Biểu đồ phâncấp chức năng-FHD

- Biểu đồ luồn

dữ liệu

Relatiónhip-DataBase vậtlí

- Thuật toán

- Form nhậpliệu

- Các báo cáo

- Các mẫu thử

TK chi tiếtBài viết minhhoạ chi tiết

Điều chỉnhviết báo cáoĐánh máy vàthiết kế phầnaccess

Tuần 43

nhóm dựatrên cơ sở đóhoàn thànhbài để nộp

Đà Nẵng,ngày…tháng …năm 2008

Nhóm trưởng

Văn Thị Ánh Nga

6 Khảo sát thực tế :

Đề tài được thực hiện tại công ty điện thoai Long Nhật.Là công ty chuyên kinh

doanh về đồ điện tử, điện thoại di động,tivi.,máy nghe nhạc ,máy vi tính…đây là

công ty có quy mô vừa và nhỏ ,đặc biệt là chưa sử dụng phần mềm kế toán ,các hoạt

động bán hàng diễn ra chủ yếu bằng thủ công nên tốn kém nhiều thời gian và chi

phí.Vì thế trở ngại trong việc bán hàng là không tránh khỏi

Trang 2

B Phân tích và thiết kế hệ thống

1 Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống

Trong qúa trình quản lí bán hàng thì hệ thống sẽ cập nhập đựoc các danh mục hànghoá,nhóm hàng hóa để có thể nắm bắt các thông tin và sửa chữa các thông tin hànghoá đó

Bên cạnh đó ,hệ thống sẽ thống kê số lượng hàng còn tồn hay số lượng hàng đã xuấtthông qua các báo cáo về tình hình xuất nhập

Quản lí bán hàng

Báo cáo

Nhập HH Sửa HH Xóa HH

Tra cứu

Hàng tồn kho Hàng đã xuất

Tình hình nhập HH

Tình hình xuất HH

Cnhật DMHH dddddđddddd ddddDDDDM HHDMHH

C Nhật DMHH Sửa nhóm hàng

Xóa nhóm hàng Cập nhật DMNHH

2.Biểu đồ luồng dữ liệu DFD

Bộ phận quản lí bán hàng trình duyệt bấo cáo về việc nhập hàng hoá bằng các vănbản yêu cầu.Sau đó Nhà cung cấp tiếp nhận đơn đặt hàng của bộ phận Quản lí bánhàng và đáp ứng đủ số lưọng hàng yêu cầu.Và sau cùng là phục vụ yêu cầu củakhách hàng thông qua danh sách mua hàng,và xuất các hoá đơn bán hàng

D Sách mua HH

Yêu cầu báo cáo

V

ăn bả

n bá

o cá o

4.THIẾT KẾ MÔ HÌNH BẢNG DỮ LIỆU

NHAN VIEN(logID,hoten,bophan,logpw,logyes)

Field

không

HANG HOA(MaHH,groupID,TenHH,DVT,quicach,baohanh,gianhap,giaxuat) ,

đó

NHAP XUAT(thekho,ctnhap,ctxuat,maHH,soluong,diengiai)

Field

CHUNG TU(SoCT,doitac,NXflag,NVgiaodich,ketoan,thukho,ngayct)

size

phân biệt với các phiếu khác

nhau

hóaNVgiaodic

Trang 8

5.Thiết kế thuật toán sử dụng

a.Khi đăng nhậ p :

-Nhập thông tin cần thiết khi đăng nhâp như hoten và password yêu cầu mà mỗi nhân viên ở bọ phận được cấp rieng biệt.

-Khi pasword chính xác thì cửa sổ chương tình mở để cập nhật thông tin

User name &

b.THUẬT TOÁN TẠO USER MỚI

-Khi đăng nhập hệ thóng bằng cách trả lời các yêu cầu cần thiết

-Hệ thống sẽ báo lỗi khi thông tin cập nhập chưa chính xác mã sử dụng của hệ thống thì USER đó không tồn tại trong hệ thống.

-Nếu muôn truy cập bạn phải cập nhật lại thông tin chính xác hoặc thiêt lập một USER mới với điều kiện hệ thống thông tin chủ cho phép.

-Sau đó tiếp tục tiến hành công việc.

Tạo 1 user mới

c.THUẬT TOÁN CẬP NHẬP DANH MỤC HÀNG HÓA

Tiếp tục nhập thông tin

và lưu

d.THUẬT TOÁN CẬP NHẬP DANH MỤC NHÓM HÀNG HÓA

Đ

- Bắt đầu đăng nhập

- Nhập thông tin về nhóm hàng hoá

- Hệ thống sẽ đối chiếu mã hàng có tồn tại hay ko

- Nếu Đúng bạn được tiếp tục cập nhập và lưu thôngtin

Trang 12

Kết thúc

-Hệ thống sẽ kiểm tra mã hàng tương ứng

Tiếp tục nhập

thông tin và lưu

e.THUẬT TOÁN NHẬP LIỆU (NHẬP THÔNG TIN VỀ CHỨNG TỪ)

Tiếp tục nhập

thông tin và lưu

-Nhập mã chứng từ -Đối chiếu qua hệ thống xem mã đó

có phù hợp và chính xác hay không.

-Nếu Đúng hệ thống sẽ chô bạn tiếp tục nhâp,in và sao lưu chứng từ.

-Thoát khỏi hệ thống.

FORM NHÂN VIÊN

FORM CHỨNG TỪ

FORM NHẬP XUẤT

Trang 16

FORM NHÓM HÀNG

7.THIẾT KẾ CÁC BÁO CÁO

Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt NamĐộc lập-Tự do-Hạnh phúc

Số lượng

Đơn giá Thành

tiền

Thực xuất

Yêu cầu

Số tiền viết bằng chữ: Mười sáu triệu đồng chẵn

Số chứng từ gốc kèm theo

Ngày 02 tháng 4 năm 2008

Người lập phiếu Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

8.THIẾT KẾ CÁC MẪU THỬ

GIÁ TRỊ GIA TĂNG BX/2006N

Ngày 14 tháng 10 năm 2007

Đơn vị bán hàng :Công ty điện thoại Long Nhật

Địa chỉ : 69 Hoàng Diệu –Đà Nẵng

Số tài khoản :

Điện thoại: 05113215876 MS:

Họ và tên người mua hàng :Văn Thị Ánh Nga

Tên đơn vị : Đại hoc Duy Tân

Địa chỉ :184 Nguyễn văn Linh ,Đà Nẵng

Lý do: Rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt

Viết bằng chữ: Ba mươi triệu đồng y

Kèm theo 1 chứng từ gốc

Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Người nộp tiền

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền: ba mươi triệu đồng y

(Ký, họ tên)

BẢNG KÊ BÁN LẺ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ

(Ngày ….Tháng…Năm…)

Tên cơ sỏ kinh doanh:

Địa chỉ:

Họ tên người bán hàng;

Địa chỉ nơi bán:

STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Doanh thu có thuế suất Thuế suất VAT A B C 1 2 3 4 Tổng cộng tiền: Tổng số tiền bằng chữ:

Ngày …Tháng…Năm…

Người bán (Ký,họ tên)

Mẫu số 01-1/GTGT

(Ban hành kèm theo thông tư)

BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ DỊCH VỤ BÁN RA

(Kèm theo tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT)

Mã sốthuếngườimua

Mãhàng

Doanh

số bánchưathuế

Thuếsuất

ThuếVAT

Ghichú

Ngàythángnămpháthành

1.Hàng hoá dịch vụ không chịu thuế :

2.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 0%:

3.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 5%:

4.Hàng hoá dịch vụ chịu thuế 10%:

Tổng :

Tổng doanh thu hàng hoá dịch vụ bán ra : Tổng thuế GTGT của hàng hoá dịch vụ bán ra:

********C******** **************

Quản lí bán hàng ,điều đó đòi hỏi các cán bộ nghiêp vụ phải luôn theo doĩdiễn biến nhập,xuất,tồn kho hàng hoá ở bất kì thời điểm nào để có cơ sở cânđối ,đeer đua ra quyết định đúng đắn trong việc cung ứng và dự trữ hàng hoá hợp lícho việc kinh doanh

Việc xử lí khối lượng lớn thông tin để đạt được độ tin cậy cao trong côngviệc ,trong một khoảng thời gian ngắn nhất định là việc làm rất vất vả của ngườilàm công tác quản lí mà kết quả thông tin đem lại thưòng không hợp lí,kịp thời và

đọ chính xác thấp

Để có độ chính xác cao,thông tin kịp thời thực sự trở thành tài sản của côngty,cần có sự hổ trợ của máy tính điện tử ,và cần thiết nhất là hệ thống quản lí bánhàng để quản lí bán hàng diễn ra mau chóng ,kịp thời và chính xác nhất

Và bộ môn hệ thống thông tin kế đã góp phần xây dựng nên được hệ thốngthiết thực cho các kế toán kiểm toán viên tương lai.Thông qua đó công việc khôngchỉ dừng lại ở công việc là theo dõi và ghi chép sổ sách một cách máy móc nữa mà

có thể tham gia vào qua trình phân tích và thiết kế hệ thông thông tin kế toán ứngdụng trong doanh nghiệp nhằm giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết chodoanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển

2.Hướng mở của đề tài :

Quản lí bán hàng tại công ty Long Nhật còn sử dụng các phương pháp thủcông,nếu áp dụng hệ thông thông tin quản lí này chạy trên máy đơn sẽ khắc phụcđươc những thủ tuc thủ công,thì công việc sẽ được tiến hành nhanh và chính xáchơn và góp phần thúc đẩy việc bán hàng diễn ra mau lẹ ,đem lại hiệu quả cao

3.Tài liệu tham khảo :

Tài liệu học tập Accounting Information System :Khoa CNTT trường ĐHDuy Tân

Hệ thống thông tin kế toán :Khoa KTKT Trường ĐH KTQD ,NXB2004 www.caohockinhte.info/upload/forumdisplay.php?f=281 - 48k

D.NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN