đồ án công nghệ thông tin Xây dựng phần mềm quản lý nhập, xuất hàng tại công ty TNHH Tú Mai.

Với mục đích được vận dụng những kiến thức chuyên ngành đã được nghiêncứu, em đã chọn công ty TNHH Tú Mai – một công ty với công tác quản lý chưađược tin học hóa để thực tập Vớ i nhu cầu

Trang 1

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ, TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨ

1.1 Tổng quan về công ty TNHH Tú Ma

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Tú Ma

1.1.2 Khảo sát hiện trạn

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng từng phòng ba

1.1.3.1 Ban điều hàn

1.1.3.2 Bộ phận hành chín

1.1.3.3 Bộ phận bán hàn

1.1.3.4 Bộ phận kh

1.1.3.5 Bộ phận kế toán thống

2.1 Thực trạng và tính cấp thiết của đề tà

2.1.1 Thực trạng công t

2.2.2 Đề tài được chọ 1

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ CÔNG CỤ ĐỂ XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN

2.1 Tổng quan về HT

2.1.1 Khái niệm, mô hình, chức năng của HT

2.1.2 Phân loại HT

2.1.2.1 Theo tính chính thức và không chính th

2.1.2.2 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu

2.1.2.3 Theo bộ phận chức năng nghiệp

Trang 2

2.1.3 Nguyên nhân cần xây dựng một HT

2.1.4 Phương pháp xây dựng HT

2.1.4.1 Phương pháp hướng chức nă

2.1.4.2 Phương pháp hướng đối tượ

2.1.4.3 Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượ

2.1.5 Các giai đoạn phát triển HT

2.1.5.1 Nghiên cứu sơ b

Trang 3

2.1.5.2 Phân tích yêu c

2.1.5.3 Thiết kế hệ thố

2.1.5.4 Xây dựng phần m

2.1.5.5 Thử nghiệm hệ thố

2.1.5.6 Thực hiện, triển kh

2.1.5.7 Bảo trì, nâng c

2.2 Phân tích - thiết kế HT

2.2.1 Phương pháp phân tích - thiết kế HT

2.2.2 Phân tích HTTT dựng ngôn ngữ U

2.2.2.1 Bước 1: Xây dựng sơ đồ các trường hợp sử dụng (Use Case Diagra

2.2.2.2 Bước 2: Xây dựng sơ đồ trình tự (Sequence Diagram) và sơ đồ cộng tác (Collaboratio

2.2.2.3 Bước 3: Xây dựng sơ đồ lớp (Class Diagra

2.2.2.2 Thiết kế HTT

2.3 Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2005 và ngôn ngữ lập trình Visual Bas

2.3.1 Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 20

Trang 4

2.3.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic (V

CHƯƠNG III XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHẬP XUẤT HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TÚ MA 3

3.1 Danh sách các ác nhân (Actor 3

3.1.1 Quản trị hệ thống (QUANTRIHT) 3

3.1.2 Kế toán (KETOA 3

3.1.3 Quản lý (QUANLY) 3

3.1.4 Bán hàng (BANHANG) 3

3.2 Sơ đồ các trường hợp sử dụng (Use Case Dia ram 3

3.2.1 Sơ đồ các trường hợp sử dụng của nhân viên quản trị hệ thốn 3

3.2.2 Sơ đồ các trường hợp sử dụng của nhân viên kế t 3

3.2.3 Sơ đồ các trường hợp sử dụng của nhân viên quản l 3

3.2.4 Sơ đồ các trường hợp sử dụng của nhân viên bán h n 3

3.3 Sơ đồ cộng tác (Collaboration 3

3.3.1 Quản trị hệ thốn 4

3.3.1.1 Đăng nhậ 4

Trang 5

3.3.1.2 Đổi người dùn 4

3.3.1.3 Thêm người dùn 4

3.3.1.4 Hủy người dùn 4

3.3.1.5 Thay đổi quyề 4

3.3.1.6 Đổi passwor 4

3.3.2 Kế t 4

3.3.2.1 Đăng nhậ 4

3.3.2.3 Chi tiề 4

3.3.2.4 Hủy ch 4

3.3.2.5 Sửa số tiền ch 4

3.3.2.6 Thêm mới chi tiề 4

3.3.2.7 Thu tiề 4

3.3.2.8 Nhập tiền th 4

3.3.2.9 Sửa số tiền th 4

3.3.2.10 Xóa th 4

3.3.2.11 Nhập hàn 4

3.3.2.12 Hủy nhập hàn 4

3.3.2.13 Thâm nhập hàn 4

3.3.2.14 Sửa nhập hàn 4

3.3.2.15 Cập nhật hàng hó 5

3.3.2.16 Xóa hàng hó 5

3.3.2.17 Sửa hàng hó 5

3.3.2.18 Thêm hàng hó 5

3.3.3 Quản l 5

3.3.3.1 Đăng nhậ 5

3.3.3.3 Báo cáo doanh th 5

3.3.3.4 Doanh thu hàng hóa chi tiế 5

3.3.3.5 Doanh thu tổng hợp hàng hó 5

3.3.3.6 Báo cáo công n 5

3.3.3.7 Công nợ nhà cung cấ 5

3.3.3.8 Công nợ khách hàn 5

3.3.3.9 Theo dõi công n 5

Trang 6

3.3.3.10 Theo dõi công nợ khách hàn 5

3.3.3.11 Theo dõi công nợ nhà cung cấ 5

3.3.3.12 Theo dõi hàng hó 5

3.3.3.13 Theo dõi hàng chưa nhậ 5

3.3.3.14 Báo cáo nhập xuấ 5

3.3.4 Bán hàn 6

3.3.4.1 Đăng nhậ 6

3.3.4.3 Cập nhật khách hàn 6

3.3.4.4 Thêm khách hàn 6

3.3.4.5 Xóa kh ch hàn 6

3.3.4.6 Sửa khách hàn 6

3.3.4.7 Cập nhật nhà cung cấ 6

3.3.4.8 Thêm nhà cung cấ 6

3.3.4.9 Xóa nhà cung cấ 6

3.3.4.10 Sửa nhà cung cấ 6

3.3.4.11 Xuất hàn 6

3.3.4.12 Hủy xuấ 6

3.3.4.13 Thêm xuất hàn 6

3.3.4.14 Sửa xuất hàn 6

3.3.4.15 Đặt hàn 6

3.3.4.16 Sửa đặt hàn 6

3.3.4.17 Hủy đặt hàn 6

3.3.4.18 Thêm mới đặt hàn 6

3.3.4.19 Báo hế 7

3.3.4.20 Sửa báo hế 7

3.3.4.21 Hủy báo hế 7

3.3.4.22 Thêm báo hế 7

3.4 Phân tích sơ đồ lớp ( Class Diagram 7

3.4.1 Xác định các lớp (Class 7

3.4.2 Mô tả quan h 7

3.4.3 Danh sách các thuộc tính và các phương thứ 7

3.4.3.1 Tên lớp NHA CUNG CA 7

3.4.3.2 Tên lớp KHACH HAN 7

Trang 7

3.4.3.3 Tên lớp HANG HO 7

3.4.3.4 Tên lớp DAT HAN 7

3.4.3.5 Tên lớp CT DAT HAN 7

3.4.3.6 Tên lớp NHAP HAN 7

3.4.3.7 Tên lớp CT NHAP HAN 7

3.4.3.8 Tên lớp XUAT HAN 7

3.4.3.9 Tên lớp CHI TIET XUAT HAN 7

3.4.3.10 Tên lớp CHI TIE 7

3.4.3.11 Tên lớp THU TIE 7

3.4.3.12 Tên lớp TON KH 7

3.4.3.13 Tên lớp NGUOI DUN 8

3.5 Thiết kế Clas 8

3.5.1 Nhà cung cấp: Mô tả thông tin về nhà cung cấ 8

3.5.1.1 Danh sách các thuộc tính 8

3.5.1.2 Các phương thức 8

3.5.2 Khách hàng: Mô tả thông tin về khách hàn 8

3.5.3 Hàng hóa: Mô tả thông tin về hàng hóa 8

3.5.4 Đặt hàng: Mô tả thông tin về đặt hàng 8

3.5 4.1 Danh sách các thuộc tính 8

3.5.5 Chi tiết đặt hàng: Mô tả thông tin về chi tiết đặt hàn 8

3.5.6 Nhập hàng: Mô tả thông tin về nhập hàn 8

3.5.7 Chi tiết nhập hàng: Mô tả thông tin về chi tiết nhập hàn 9

3.5.8 Xuất kho: Mô tả thông tin về xuất kh 9

Trang 8

3.5.9 Chi tiết xuất kho: Mô tả thông tin về chi tiết xuất kh 9

3.5.10 Chi tiền: Mô tả thông tin về chi tiề 9

3.5.11 Thu tiền: Mô tả thông tin về thu tiề 9

3.5.12 Tồn kho: Mô tả thông tin về tồn kh 9

3.5.13 Người dùng: Mô tả thông tin về người dùn 9

3.5.13.1 Danh sách các thuộc tín 9

3.6 Thiết kế cơ sở dữ liệ 9

3.7 Thiết kế giao diện chương trìn 10

3.7.1 Form đăng nhậ 10

3.7.2 Form màn hình chín 10

3.7.3 Form người sử dụng 10

3.7.4 Form đổi mật khẩ 10

3.7.5 Form khóa s 10

3.7.6 Form danh mục khách hàn 10

3.7.7 Form danh mục nhà cung cấ 10

3.7.8 Form danh mục hàng hó 10

3.7.9 Form đặt hàn 10

3.7.10 Form nhập hàn 10

3.7.11 Form xuất hàn 10

3.7.12 Form theo dõi hàng hó 10

3.7.14: Form theo dõi công nợ khách hàn 10

3.7.15 Form theo dõi công nợ nhà cung cấ 10

3.8 Cài đăt và đánh giá kết quả đạt được của chương trìn 10

Trang 9

3.8.1 Cài đặ 10

3.8.1.1 Môi trường cài đặt 10

3.8.1.2 Các thành phần được dùng trong hệ thống 10

3.8.1.3 Các bảng dựng thêm trong hệ thống 10

3.8.1.4 Các lớp trong hệ thống 10

3.8.1.5 Một số hàm cài đặt 10

3.9 Đánh giá kết quả đạt được và hướng nghiên cứu phát triể 11

3.9.1 Đánh giá kết quả đạt đượ 11

3.9.2 Hướng nghiên cứu phát triể 11

KẾT LUẬ 11

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢ 11

Trang 10

DANH M C CÁC THUẬT NGỮ, TỪ VIẾT TẮ

(Hệ thống thông tin xử lý giao dịch)

(Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định)

(Hệ thống thông tin quản lý)

(HTTT chuyên gia)ISCA Information System for Competitive Advantage

(Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh)

(Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất)PTTKHTTT Phân tích thiết kế hệ thống thông tin

Trang 12

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH V

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổng quát các giai đoạn của Chu Trình Phát Triển Phần Mề 2

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ các trường hợp sử dụng của một công ty bảo hiể 2

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự của một máy i 2

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ cộng tác của một máy i 2

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ lớp của một giao dịch tài chín 2

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ các trường hợp sử dụng của nhân viên quản trị hệ thốn 3

Sơ đồ 3.2: Sơ đồ các trường hợp sử dụng của nhân viên kế t 3

Sơ đồ 3.3: Sơ đồ các trường hợp sử dụng của nhân viên quản l 3

Sơ đồ 3.4: Sơ đồ các trường hợp sử dụng của nhân viên bán hàn 3

Sơ đồ 3.5: Sơ đồ cộng tác - Đăng nhập của nhân viên quản trị hệ thốn 4

Sơ đồ 3.6: Sơ đồ cộng tác - Đổi người dùng của nhân viên quản trị hệ thốn 4

Sơ đồ 3.7: Sơ đồ cộng tác - Tthêm người dùng của nhân viên quản trị hệ thốn 4

Sơ đồ 3.8: Sơ đồ cộng tác - Hủy người dùng của nhân viên quản trị hệ thốn 4

Sơ đồ 3.9: Sơ đồ cộng tác - Thay đổi quyền của nhân viên quản trị hệ thốn 4

Sơ đồ 3.10: Sơ đồ cộng tác - Đổi password của nhân viên quản trị hệ thốn 4

Sơ đồ 3.11: Sơ đồ cộng tác - Đăng nhập của nhân viên kế t 4

Sơ đồ 3.12: Sơ đồ cộng tác - Đổi password của nhân viên kế t 4

Sơ đồ 3.13: Sơ đồ cộng tác - Chi tiền của nhân viên kế t 4

Sơ đồ 3.14: Sơ đồ cộng tác - Hủy chi của nhân viên kế t 4

Sơ đồ 3.15: Sơ đồ cộng tác - Sửa tiền chi của nhân viên kế t 4

Sơ đồ 3.16: Sơ đồ cộng tác - Thêm mới chi tiền của nhân viên kế t 4

Sơ đồ 3.17: Sơ đồ cộng tác - Thu tiền của nhân viên quản l 4

Sơ đồ 3.18: Sơ đồ cộng tác - Nhập tiền thu của nhân viên kế t 4

Sơ đồ 3.19: Sơ đồ cộng tác - Sửa tiền thu của nhân viên kế

Sơ đồ 3.20: Sơ đồ cộng tác - Xóa thu của nhân viên kế toá 4

Trang 13

Sơ đồ 3.21: Sơ đồ cộng tác - Nhập hàng của nhân viên kế t á 4

Trang 14

Sơ đồ 3.22: Sơ đồ cộng tác - Hủy nhập hàng của nhân viên kế t 4

Sơ đồ 3.23: Sơ đồ cộng tác - Thâm nhập hàng của nhân viên kế t 4

Sơ đồ 3.24: Sơ đồ cộng tác - Sửa nhập hàng của nhân viên kế t 5

Sơ đồ 3.25: Sơ đồ cộng tác - Cập nhật hàng hóa của nhân viên kế t 5

Sơ đồ 3.26: Sơ đồ cộng tác - Xóa hàng hóa của nhân viên kế t 5

Sơ đồ 3.27: Sơ đồ cộng tác - Sửa hàng hóa của nhân viên kế t 5

Sơ đồ 3.28: Sơ đồ cộng tác - Thêm hàng hóa của nhân viên kế t 5

Sơ đồ 3.29: Sơ đồ cộng tác - Đăng nhập của nhân viên quản l 5

Sơ đồ 3.30: Sơ đồ cộng tác - Đổi password của nhân viên quản l 5

Sơ đồ 3.31:Sơ đồ cộng tác - Báo cáo doanh thu của nhân viên quản l 5

Sơ đồ 3.32: Sơ đồ cộng tác – Báo cáo doanh thu hàng hóa chi tiết của nhân viên quản l 5

Sơ đồ 3.33: Sơ đồ cộng tác – Báo cáo doanh thu tổng hợp hàng hóa của nhân viên quản l 5

Sơ đồ 3.34: Sơ đồ cộng tác - Báo cáo công nợ của nhân viên quản l 5

Sơ đồ 3.35: Sơ đồ cộng tác – Báo cáo công nợ nhà cung cấp của nhân viên quản l 5

Sơ đồ 3.36: Sơ đồ cộng tác – Báo cáo công nợ khách hàng của nhân viên quản l 5

Sơ đồ 3.37: Sơ đồ cộng tác - Theo dõi công nợ của nhân viên quản l 5

Sơ đồ 3.38: Sơ đồ cộng tác - Theo dõi công nợ khách hàng của nhân viên quản l 5

Sơ đồ 3.39: Sơ đồ cộng tác - Theo dõi công nợ nhà cung cấp của nhân viên quản l 5

Sơ đồ 3.40: Sơ đồ cộng tác - Theo dõi hàng hóa của nhân viên quản l 5

Sơ đồ 3.41: Sơ đồ cộng tác - Theo dõi hàng chưa nhập của nhân viên quản l 5

Sơ đồ 3.42: Sơ đồ cộng tác - Báo cáo nhập xuất của nhân viên quản l 6

Sơ đồ 3.43: Sơ đồ cộng tác - Đăng nhập của nhân viên bán hàn 6

Sơ đồ 3.44: Sơ đồ cộng tác - Đổi password của nhân viên bán hàn 6

Sơ đồ 3.45: Sơ đồ cộng tác - Cập nhật khách hàng của nhân viên bán hàn 6

Sơ đồ 3.46: Sơ đồ cộng tác - Thêm khách hàng của nhân viên bán hàn 6

Sơ đồ 3.47: Sơ đồ cộng tác - Xóa khách hàng của nhân vân bán hàn 6

Sơ đồ 3.48: Sơ đồ cộng tác - Sửa khách hàng của nhân viên bán hàn 6

Trang 15

Sơ đồ 3.49: Sơ đồ cộng tác - Cập nhật nhà cung cấp của nhân viên quản l 6

Sơ đồ 3.50: Sơ đồ cộng tác - Thêm nhà cung cấp của nhân viên bán hàn 6

Sơ đồ 3.51: Sơ đồ cộng tác - Xóa nhà cung cấp của nhân viên bán hàn 6

Sơ đồ 3.52: Sơ đồ cộng tác - Sửa nhà cung cấp của nhân viên bán hàn 6

Sơ đồ 3.53: Sơ đồ cộng tác - Xuất hàng của nhân viên bán hàn 6

Sơ đồ 3.54: Sơ đồ cộng tác - Hủy xuất hàng của nhân viên bán hàn 6

Sơ đồ 3.55: Sơ đồ cộng tác - Thêm xuất hàng của nhân viên bán hàn 6

Sơ đồ 3.56: Sơ đồ cộng tác - Sửa xuất hàng của nhân viên bán hàn 6

Sơ đồ 3.57: Sơ đồ cộng tác - Đặt hàng của nhân viên bán hàn 6

Sơ đồ 3.58: Sơ đồ cộng tác - Sửa đặt hàng của nhân viên bán hàn 6

Sơ đồ 3.59: Sơ đồ cộng tác - Hủy đặt hàng của nhân viên bán hàn 6

Sơ đồ 3.60: Sơ đồ cộng tác - Thêm mới đặt hàng của nhân viên bán hàn 7

Sơ đồ 3.61: Sơ đồ cộng tác - Báo hết của nhân viên bán hàn 7

Sơ đồ 3.62: Sơ đồ cộng tác - Sửa báo hết của nhân viên bán hàn 7

Sơ đồ 3.63: Sơ đồ cộng tác - Hủy báo hết của nhân viên bán hàn 7

Sơ đồ 3.64: Sơ đồ cộng tác - Thêm báo hết của nhân viên bán hàn 7

Sơ đồ 3.65: Sơ đồ mô tả quan hệ giữa các lớ 7

Sơ đồ 3.66: Sơ đồ lớp Class Diagra 8

Sơ đồ 3.67: Sơ đồ quan hệ giữa các bản 10

Trang 16

DANH MỤC HÌN

Hình 1.1: Mô hình cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Tú Ma

Hình 2.1: Mô hình HTT 1

Hình 2.2: Mô hình chức năng của HTTT trong tổ chứ 1

Hình 3.1: Form đăng nhậ 10

Hình 3.2: Form màn hình chín 10

Hình 3.3: Form người sử dụn 10

Hình 3.4: Form đổi mật khẩ 10

Hình 3.5: Form khóa s 10

Hình 3.6: Form danh mục khách hàn 10

Hình 3.7: Form danh mục nhà cung cấ 10

Hình 3.8: Form danh mục hàng hó 10

Hình 3.9: Form đặt hàn 10

Hình 3.10: Form nhập hàn 10

Hình 3.11: Form xuất hàn 10

Hình 3.12: Form theo dõi hàng hó 10

Hình 3.13: Form phiếu thu ch 10

Hình 3.14: Form theo dõi công nợ khách hàn 10

Hình 3.15 Form theo dõi công nợ nhà cung cấ 10

Trang 17

LỜI MỞ ĐẦ

Chúng ta đang sống trong thời đại mà cuộc cách mạng công nghệ thông tin(CNTT) đang diễn ra mạnh mẽ hầu như khắp nơi trên thế giới Công nghệ thông tinngày càng được ứng dụng rộng rãi và có vai trò đặc biệt quan trọng Xu thế tin họchóa công tác quản lý, điều hành và tác nghiệp đã trở thành một phần không thể thiếutrong các doanh nghiệp, tổ chức Nhờ ứng dụng CNTT mà việc quản lý của các tổchức, các cơ quan trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn Hiện nay, theo xu thế chung củathế giới và vì những lợi ích to lớn được đem lại, không chỉ ở những nước phát triển

mà ở các nước đang phát triển, không chỉ những công ty lớn mà ngay cả những tổchức nhỏ đều đang cố gắng tự xây dựng, thuê hay mua những chương trình tin họcphù hợp với yêu cầu, điều kiện của tổ chức mình Cũng theo xu thế chung đó củathế giới, các công ty lớn nhỏ của ViệtNam cũng đang dần đưa vào sử dụng cácchương trình quản lý nhằm nâng cao hoạt động, tăng sức cạnh tranh với các doanhnghiệp khác trong thị trường trong và ngoài n

c

Với mục đích được vận dụng những kiến thức chuyên ngành đã được nghiêncứu, em đã chọn công ty TNHH Tú Mai – một công ty với công tác quản lý chưađược tin học hóa để thực tập Vớ i nhu cầu về thông tin và quy mô kinh doanh ngàycàng mở rộng, tạo sự thu hút, quan tâm từ khách hàng cũng như tăng khả năng cạnhtranh với các công ty, doanh nghiệ kh ác, vấn đề tin học hóa công tác quản lý đốivới công ty là vô cùng cấp thi

Qua quá trình tìm hiểu về tình ình tạ i công ty cùng ới nhữ ng hạn chếcòn tồ n

tại trong việc quản lý nhập hàng, xuất àng, e m đã chọnđề tài : “Xây dựng phần mềm quản lý nhập, xuất àng tạ i công ty TNHH T

Trang 18

n cứu

Chương này nhằm giới thiệu một cách tổng quát về công ty TNHH Tú Mai, cơcấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, thực trạng ứng dụng tin họctại công ty và tính cấp thiết ca

Em xin châ

thành cảm ơn!

Hà nội, ngày 28 th

Trang 19

ng 04 nă

2010 CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ ĐỀ

ênth trường.

Trang 20

1 1 2 Khả

sát hiện trạng

Công ty TNHH Tú Mai kinh doanh mặt hàng sắt thép xây dựng Để nhậphàng, công ty lập đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp Sau đó, nhà cung cấp lậpcác hóa đơn xuất hàng cho đơn vị đặt hàng (có thể có nhiều hóa đơn) Với mỗi hóađơn, nhà cung cấp sẽ xuất làm nhiều lần và được ghi nhận qua các phiếu nhập hànggồm các thông tin chính như: số phiếu nhập hàng, ngày lập phiếu, đơn vị, mặt hàng,

s lượng, đơn giá , thành tiền, đơn vị tính, số hợp đ

g, số hóa đơn…

Cuối mỗi kỳ (tháng), nếu lượng đặt hàng trong kỳ chưa nhập thì sẽ đượcchuyển nhập ở kỳ (tháng) sau Trong trường hợp lượng đặt hàng chưa được nhậphết hàng mà nhà cung cấp không còn hàng xuất thì sẽ được ghi nhận qua phiếu báohết gồm các thông tin chính: Số phiếu báo hết, ngày báo hết, đơn vị, số hợp đồng,

số hóa đơn, mặt hàng, số lượng hết, đơn

iá thành tiền…

Bộ phận kế toán theo dõi việc nhập hàng, và lập phiếu thanh toán gồm: Sốphiếu chi, ngày lập, đơn vị, số hợp đồng, diễn giả

số tiền thanh toán

Công việc quản lý kinh doanh tại công ty, bao gồm nhữn

Trang 21

Đặt hàngNhập hàngXuất hàngĐịnh giáQuản lý hàng

Trang 22

1.3.1 Ban điều hành

Ban điều hành có

ức năng chính sau:

Quản lý và phân phối h

t động của công ty

Quản lý và điều hành hoạ

động của nhân viên

ân loại khách hàng

Quyết định giá chính thức cho từng mặt hàng Tuy nhiên giá được chia theotừng loại tùy vào khách hàng (khách hàng mua số lượng nhiều, khác

hàng thường xuyên…)

Nhận báo cáo từ các bộ phận khác như: kế toán, hành chính, bán hàng… Từ

đó có cách nhìn về tình hình công ty, thị hiếu khách hàng… để có kế hoạch địnhhướng, phát triển nhằm đáp ứng yêu cầu thị hiếu khách hàng và t

n triển của công ty.

ó biểu hiện tiêu cực

Bên cạnh đó phải theo dõi biến động giá cả và đây là iến động theo thời gia n

Trang 23

Vật liệu được trưng bày tại cửa hàng, khách hàng có thể họn những loại vật liệ

u bằng cách tự chọn từ quầy ha thông qua tờ bảng giá Khi khách hàng mua hàng,

bộ phận bán hàng trao đổi thông tin cùng khách hàng, chịu trách nhiệm hướng dẫn,làm đơn đăng ký mua hàng (trong trường hợp khách hàng mua) Sau khi tiếp nhậnyêu cầu trên bộ phận này sẽ làm hó

đơn và thanh toán tiền

Trong trường hợp nhiều công ty, các doanh nghiệp… có yêu cầu đặt hàng,mua với số lượng lớn thì cửa hàng nhanh chóng làm phiếu đặt hàng, phiếu thu cógiá trị thuế ho từng loại hàng và

ia o hàng theo yêu cầu

Công việc cụ

ể cho bộ phận bán hàng:

Theo dõi

ược hàng hóa trong kho

Nhân viên bán hàng cần phải nhập những thông tin cần thiết của từng mặthàng vào Chương trìng tự tạo mã

ố riêng của khách hàng

Nhập thông tin khách h

g với mã số riêng biệt

Trang 24

Vật liệu được lấy từ các công ty buôn bán vật liệu khác, những nhà cung cấp

tư nhân, các công ty trong nước hay ngoài nước… Công ty còn có thể là đối

ác cho những công ty khác

Các mặt hàng kinh doanh đều phải có một loại mã số riêng để phân biệt vớihàng hóa khác Các mặt hàng đều phải đầy đủ thông tin như: tên hàng hóa, chi tiếthàng hóa, giá

ả, thông tin nhà sản xuất…

Các qui định về mã số của cửa hàng thường được lưu trữ nộ

Trang 25

h nhiệm xem xét các đề xuất.

Về những mặt hàng yêu cầu và quyết định loại hàng, số lượng hàng cần đặt vàphương t

hi lại những hàng hóa nhập thực

Kế tiế thủ kho sẽ kiểm tra chứng từ gia o hàng (hóa đơn trực tiếp không khấutrừ VAT, bảng kê hàng hóa, giá cả để gán giá trị thành tiền cho từ ng loại sản phẩm.Những loại hàng hóa này sẽ được cung cấp một mã số

được cập nhật ngayvào giá bán

rong quá trình nhậ p chứng từ gia o hàng vào máy tính để làm phiếu nhậptrong trường hợp là mặt hàng cũ thì sẽ đưa vào danh sách có mã số này trước đótrong từng loại hàng hóa Còn những hàng hóa mới sẽ đăng ký hàng

óa mới trong danh mục hàng hó

Sau khi nhập xong chứng từ gia o hàng, nhân viên nhập kho sẽ in một

Trang 26

theo yêu cầu của đơn đặt hàng.

Trả lại cho nhà cung cấp cho trường hợp hàng không đạt yêu cầu, kém chấtlượng…

m theo các giấy tờ có liên quan

Xuất hàng để than

lý vì quá hạn hay hư hỏng nặng

Đưa ra các hình thức khuyến mãi do tình hình thị trường, hay quảng c

nhập = giá mua + chi phí khác

Trong đó chi phí khác gồm: thu

nhập khẩu, chi phí vận chuyển…

Giá

hành = giá nhập + chi phí khác

Trang 27

ó chi phí khác gồm: khấu hao…

2.1 Gi

vốn = giá thành + chi phí khác

Trong đó chi phí khác gồm: bao bì

quảng cáo, nhân viên bán

thu của cửa hàng vào cuối mỗi kỳ

Báo cáo giá trị thành tiền của toàn bộ hàng hóa, báo

áo số tiền mỗi nhân viên bán được

Thống kê hàng hóa: Nhân viên kế toán phải kiểm tra quá trình nhập xuất hàng

Đa phần các chứng từ là phiếu nhập, phiếu xuất, đơn đặt hàng… thống kê các loại h

g hóa bán chạy nhất hay chậm nhất

Thống kê năng suất

hn viên trong từng công việc.

Trang 28

g tin về hàng hóa đã được đặt mua.

Khác: Các thông tin về các hướng dẫn hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn mua hàng,

Trang 29

óa à thêm ch tiết từng vật liệu.

Loạ i hàng: D ữ liệu thông tin quản lý về các hàg hóa có

rong kho như oại hàng, t ân hàng

Khách hàng: H ệ thống dữ liệu về quản lý khách hàng, bao gồm các thông t

về khch hàng, ọ, tên và email

Đơn đặ t hàng: H ệ thống dữ liệu về quản lý đơn đặt hàng, bao gồm các thôngtin về đơn đặt hàng, card, địa chỉ

ngày mua cá thao tác thêm hủy

Phiếu xuấ t: D ữ liệu

ản lý nộidungcác thông tin xuất

Phiếu nhậ p: D ữ liệu quản lý nội dung

Trang 30

Nếu hàng lấy đi mộ

đơn vị thì số lượng hàng sẽ giả đi

Hiển thị danh sách nhà cung cấp

iển thị thông tin hàng hóa cần xuất

Trang 32

Báocáo công nợ

Báo c

doa nh thu

2.2 2 Đề tài được chọn

Qua quá trình khảo sát ban đầu về tình hình tại công ty TNH Tú Mai cùng với

những hạn chế còn tồ n tại tron việc quản lý nhp hàng, xuất hàng, e m đã chọn đề tài : “Xây dựng phần mềm quản lý nh

, xuất hàng tại công ty N

Tú Mai”

Hiệu quả đề tài mang lại :

Nhân viên sẽ thường xuyên theo dõi các thông tin về hàng hóa, chương trình

sẽ xử lý đúng yêu cầu, đúng chức năng do nhân viên nhập vào và thao tác dễ dàngvới công việc quản

ý dữ liệu phải đáp ứng được yêu cầu

Nhân viên nhập các thông tin cho các vật liệu mới, nhà cung cấp mới, kháchhàng mới vào trong dữ liệu và có sự kiểm tra về

ính chính xác, đúng đắn của dữ liệu

Nhân viên được phép chỉnh sửa, x

những thông tin sai, không phù hợp.The

Trang 33

õi quá tr

h mua bán của cng ty.

CHƯƠNG II PHƯƠNG PHÁP LUẬ N VÀ CÔNG CỤ ĐỂ

- HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm,

dữ liệu, con người thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thôngtin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường Nó được thể hiện bởinhững con người, các thủ tục, các dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học.Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệthống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý(Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhậ

vào kho lưu

Trang 36

ật và điu hành tác nghiệp.

Hình 2.2 : Mô hình

Cấp chiến

lược

Cấp chiến thuật

Quyết định

Trang 37

ức năng của HTTT tron

ép đặt ra các chẩn đoán tổ chức

- Những HTTT phi chính thức của một tổ chức bao chứa các bộ phận như tậphợp các hoạt động xử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộcnói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và cá

bài báo trên báo chí và tạp chí.

2.1.2.2 Phân theo mục

ích phục vụ của thông tin đầu ra

Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưngchn phân biệt nhau trước hết bởi l o ại hoạt động mà chúng trợ giúp Theo cách này

có năm loại: HTTT quản lý, HTTT trợ iúp ra quyết định, HTTT xử lý gia o dịch,HTTT chuyên gia và H

T tăng cường khảnăng cạnh tranh

- HTTT xử lý gia o dịch T

( Transaction Processing System)

Hệ thống nà xử lý các dữ liệu đến từ các gia o dịch mà tổ chức thực hiện hoặcvới khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay oặc với nhân viên của nó.Các gia o dịch sản sinh ra các tài liệuvà các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó.Các hệ thống xử lý gia o dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi

Trang 38

hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở ức tác nghiệp Có thể kể ra

ra cá c hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoáđơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng ký môn theo học củasinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngânhàng và tính thuế

hải trả của những người nộp thuế…

- HTTT quản lý

S( Management Information System)

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt độngnày nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiếnlược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liu được tạo ra bởi các hệ xử lý gia odịch cng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chứ c Chúng tạo ra các báo cáo cho cácnhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lược tìnhhình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thường có tính sosánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thờicủa các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệ, dữ iệu hiện thời và các dữliệu lị ch sử Vì các HTTT quản lý phần lớn dựa vào các các d liệu sản sinh ra từcác hệ xử lý gia o dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộcrất nhiềvào các việc ận hành tốt hay xấu củ a hệ xử lý gia o dịch Hệ thống phân tíchnăng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhânviên, nghiên c

về thị trường… là các HTTT quản lý

- HTTT trợ giúp ra qu

t định DSS (Decision Support System)

Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạtđộng ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả nhưlà một qui trìnhđược tạo ra từ 3 gia i đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương ángiải quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc, một hệ thống DSS phải cungcấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết địnhcần phải ra Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp

và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp

Trang 39

cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô ì

để biểu diễn và đánh giá tình hình

- HTTT chuyên gia ES(Expert System)

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhântạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của mộtchuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một

cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống ES như là mởrộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặcnhư một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên, đặctrưng riêng của của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủyếu là kỹ thuật chuyêgia trong cơ sở trí tuệ bao chứa cá c sự kiện và

ác qui tắc được chuyên gia sử dụng

- HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA(Informat

n System for Competitive Advantage)

HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứumột HTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng khôngtính đến ôi trường trong đó nó được phát triể n, ta nghĩ rằng đó cỉ đơn giản là một

hệ thống xử lý gia o dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúpra quyết định hoặc một

hệ chuyên gia HTTT ISCA được thiết kế cho những người sử dụng là những ngườingoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấ và cũng ó thể là một tổchức khác củ a cùng ng ành công nghiệp…( trong khi bốn loại HTTT trên người sử

hác trong cùng một ngành công nghiệp.

2.

2.3 Theo bộ phậ

Trang 40

1.3 Nguyên nhân cần xây dựng một HTTT

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng xây dựng một HTTT là cung cấp chocác thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một HTTTbao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện

và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu vàchỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằmxác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại

và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thựchiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong các hệ thống mới và chuyển

mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thốn

là tích hợp nó vào hoạt động của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một HTTT mới là cái gì bắt buộc một tổchức phải tiến hành phát triển một HTTT? Nhưng cũng còn một số nguyên nhânkhác nhau nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổisách lược chín

trị Có thể kể ra một số

uyên nhân như:

- Những vấn đề về q

Định dạng
Số trang	192
Dung lượng	2,28 MB