đồ án công nghệ thông tin Xây dựng phần mềm quản lí bán hàng tại công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc

Một trong những quá trình ứngdụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp đó là lựa chọn được một phầnmềm phục vụ công việc bán hàng.Một phầm mềm bán hàng tốt có thể nói nó sẽ mang lại bước

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN 1

1.Tổng quan 1

1.1 Cơ sở lựa chọn đề tài 1

1.2.Mục tiêu của đề tài 2

2.Thực trạng ứng dụng tin học trong việc bán hàng tại công ty TNHH Minh Ngọc 2

2.1 Tìm hiểu chung về công tác quản lý 3

2.1.1.Các nghành nghề kinh doanh chủ yếu: 3

2.1.2.Kinh nghiệm hoạt động: 3

2.2.Cơ cấu tổ chức của công ty 4

2.2.1.Cơ cấu nhân sự: 4

2.2.2.Cơ cấu phòng ban 4

2.3.Một số sản phẩm của công ty 7

2.3.1 Túi y tế thôn bản: 7

2.3.2 Máy phá rung tim: POWER HEART AED (Cardiac Sience-Mỹ) 8

2.3.3 Máy truyền dịch tự động: TOP 3300 (Nhật Bản) 8

2.3.4 Bơm tiêm tự động: TOP 5300 (Nhật Bản) 8

2.3.5 Máy đo điện tâm đồ: P80 ESAOTE.a Iso9001, EN 46001 (Ý) 8

2.3.6 Hệ thống chụp X-Quang CORNAD (sản xuất tại Mỹ) 9

2.3.7 Máy rửa phim tự động 9

2.3.8 Máy phân tích sinh hóa hoàn hảo với cấu hình cực mạnh 10

3.Những yêu cầu chung về bài toán quản lý bán hàng của công ty TNHH Minh Ngọc 11

3.1.Yêu cầu chung: 11

3.2.Yêu cầu đối với nghiệp vụ nhập hàng 12

3.3 Yêu cầu đối với nghiệp vụ xuất hàng 12

3.4 Yêu cầu đối với nghiệp vụ lập báo cáo 13

3.5 Các yêu cầu khác 13

CHƯƠNG II: MÔI TRƯỜNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG 14

1.Giới thiệu chung về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0(VB6) 14

2.Giới thiệu chung về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003 15

3.Giới thiệu chung về phân tích và thiết kế mô hình của hệ thông 17

3.1.Các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống: 17

3.2.Mô hình phân rã chức năng của hệ thống 20

3.3 Yêu cầu về các chức năng của mô hình hệ thống 20

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 22

3.1.Sơ đồ phân cấp chức năng nghiệp vụ 22

3.1.1Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ 22

3.1.2.Sơ đồ luồng thông tin IDF 26

3.2.Sơ đồ luồng dữ liệu DFD 28

3.3.Thiết kế cơ sở dữ liệu 32

3.3.1.Xác định các loại dữ liệu cần quản lý: 32

3.3.2.Thiết kế logic CSDL 32

3.3.3.Các bảng dữ liệu 33

CHƯƠNG IV:XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH 36

4.1 Màn hình giao diện chính của chương trình 36

4.2.Chức năng chính của chương trình 37

4.3.Kết quả chạy thử nghiệm 45

KẾT LUẬN 50

TÀI LIỆU THAM KHẢO 81

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN

1.Tổng quan

1.1 Cơ sở lựa chọn đề tài

Thời đại công nghệ thông tin bùng nổ tạo ra một khả năng thu thập và xử

lý thông tin rộng khắp trong mọi mặt của cuộc sống, của nền kinh tế Cácdoanh nghiệp là đối tượng nhanh nhậy nhất trong việc áp dụng công nghệthông tin để phục vụ công việc của mình Một trong những quá trình ứngdụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp đó là lựa chọn được một phầnmềm phục vụ công việc bán hàng.Một phầm mềm bán hàng tốt có thể nói nó

sẽ mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý bán hàng, giúp doanhnghiệp nắm bắt được thông tin về háng hoá, vật tư, thông tin khách hàng, vàtrạng thái các đơn đặt hàng, hay tình hình công nợ… của doanh nghiệp mộtcách chính xác và kịp thời Từ đó người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch vàquyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh, nângcao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Thực tế đã chứng minh rằng doanh nghiệp nào nhanh chóng đưa việc ápdụng phần mềm vào công việc thì hầu như phát triển tốt Giám đốc các doanhnghiệp đó đã ý thức được tầm quan trọng của việc “Đo lường hiệu quả kinhdoanh” Họ sẵn sàng đầu tư những khoản tiền đáng kể cho việc tin học hóaquá trình quản lý.Họ biết rằng việc đầu tư này sẽ có lợi và tạo thêm được lợithế cạnh tranh trên thương trường

Bởi vậy việc xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng là tất yếu chocông cuộc tin học hoá ở trong các doanh nghiệp

Đặc biệt đối với công ty TNHH Minh Ngọc là công ty kinh doanh vềlĩnh vực thiết bị y tế.Các sản phẩm, dịch vụ phục vụ trong nghành y tế cũngtrở nên đa dạng hơn để đáp ứng được nhu cầu thị trường trong nước đangngày càng khắt khe Với khối lượng dữ liệu khổng lồ về các sản phẩm trang

thiết bị y tế như vậy thì việc quản lí thủ công đã không còn phù hợp nữa Ta

có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lí thủ công: thông tin về đốitượng quản lí nghèo nàn, lạc hậu không được cập nhật thường xuyên, việc lưutrữ bảo quản gặp nhiều khó khăn, thông tin lưu trữ trong công ty không nhấtquán, dễ bị trùng lặp trong các bộ phận Đặc biệt là mất nhiều công sức đểkiểm tra, thống kê, phân tích nhằm đưa ra các thông tin chính xác để phục vụcho việc ra quyết định kinh doanh

Chính vì vậy việc áp dụng một phần mềm tiện ích trong việc quản lí bánhàng sẽ giải quyết được các khó khăn và giúp bộ phận kinh doanh tìm kiếmđược những thông tin chính xác và nhanh chóng Và từ đó ban giám đốc sẽ cóđược những báo cáo chính xác, kịp thời về tình hình hoạt động để có thể đưa

ra những quyết định kinh doanh đúng đắn trong tương lai

Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài là: “Xây dựng phần mềm quản lí bán hàngtại công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc”

1.2.Mục tiêu của đề tài

Xây dựng phần mềm quản lí bán hàng giúp công việc quản lý bán hàngđược thực hiện một cách có hiệu quả hơn

Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp quản lý bán hàng được tốt hơn,giảm nhẹ thao tác tính toán, nhập liệu đơn thuần, đưa ra báo cáo, thống kêtheo yêu cầu của nhà quản lý một cách chính xác nhanh chóng

2.Thực trạng ứng dụng tin học trong việc bán hàng tại công ty TNHH Minh Ngọc

Cho đến nay công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc mới chỉ áp dụng phầnmềm tiện ích kế toán trong việc quản lí tài chính, báo cáo tình hình hoạt độngkinh doanh trong từng chu kì hoạt động Trong khi việc quản lí bán hàng, tìnhhình sản phẩm trong kho vẫn còn được quản lí một cách thủ công Điều này

đã gây ra một số khó khăn trong việc kiểm kê hàng hóa, gây mất thời giantrong việc đưa ra danh mục sản phẩm cho khách hàng hay thông tin đưa rakhông được nhất quán giữa các bộ phận.

2.1 Tìm hiểu chung về công tác quản lý

2.1.1.Các nghành nghề kinh doanh chủ yếu:

- Xây lắp điện dân dụng, công nghiệp, nông nghiệp, giao thông thủy lợi,san lấp mặt bằng hạ tầng cơ sở

- Sản xuất, buôn bán trang thiết bị y tế, máy móc, thiết bị phục vụ ngành

y tế, mỹ phẩm, văn phòng phẩm, vật liệu xây dựng

- Nghiên cứu thị trường

- Vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách

- Dịch vụ Makerting

- Dịch vụ cho thuê xe ôtô, nhà, văn phòng

- Dịch vụ mô giới kinh doanh bất động sản

- Sản xuất, buôn bán phần mềm, phần cứng máy vi tinh, linh phụ kiệnmáy vi tính

- Buôn bán thiết bị điện, điện tử, điện lạnh

- Cho thuê thiết bị công ty kinh doanh

Trong những năm gần đây, công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc hoạt độngchủ yếu trong lĩnh vực trang thiết bị y tế, cung cấp các sản phẩm về y tế chocác bệnh viện, phòng khám lớn nhỏ trong nước

2.1.2.Kinh nghiệm hoạt động:

Công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc bắt đầu kinh doanh trong lĩnh vựctrang thiết bị y tế từ cuối năm 2004 cho đến nay Danh mục sản phẩm thiết bị

y tế của công ty cung cấp vào thị trường Việt Nam rất đa dạng, bao gồmnhững thiết bị hiện đại, chất lượng đảm bảo, được sản xuất tại các nước phát

triển với nên y học phát triển vượt bậc và trình độ khoa học công nghệ cao.Bên cạnh mặt hàng thiết bị y tế, trong danh mục sản phẩm kinh doanh củacông ty còn bao gồm thiết bị đặc chủng, thiết bị thí nghiệm, xét nghiệm Công

ty đã liên tục giành được những hợp đồng cung cấp các thiết bị y tế quantrọng cho các đơn vị trong và ngoài nghành y tế

Quí 3 năm 2005, công ty mở rộng danh mục kinh doanh trang thiết bị y

tế với mặt hàng nẹp vít xương thần kinh Đối tác của công ty là nhà sản xuất

BK Meditech (Hàn Quốc), một doanh nghiệp lớn và có uy tín trên thị trườngchỉnh hình Chúng tôi hiện đang là nhà cung cấp duy nhất sản phẩm của hãngnày vào thị trường Việt Nam Khách hàng của công ty là những bệnh việnlớn: Bệnh viện quân y 108, bệnh viện Bạch mai,…và các bệnh viện khácthuộc địa bàn phía bắc

2.2.Cơ cấu tổ chức của công ty

2.2.1.Cơ cấu nhân sự:

- Giám đốc: Ông Đinh Anh Hào

- Phó giám đốc kinh doanh: Bà Trần Minh Ngọc

- Phó giám đốc kĩ thuật: Ông Nguyễn Hồng Khanh

- Trưởng phòng tài chính: Bà Trần Thị Tuyết Mai

- Trưởng phòng kinh doanh: Ông Phạm Tiến Sơn

- Trưởng phòng vật tư: Ông Đông Dược Thảo

- Trưởng phòng kĩ thuật: Ông Mai Văn Tiến

2.2.2.Cơ cấu phòng ban

Ban giám đốc

Phó giám đốc kinh doanh

Phòng vật tư

Phòng

kĩ thuật

a Ban giám đốc:

Bao gồm: Một giám đốc và hai phó giám đốc (phó giám đốc kinh doanh

và phó giám đốc kĩ thuật) thực hiện các chức năng sau:

- Nghiên cứu và đề ra các chiến lược cho việc phát triển kinh doanh củacông ty, lập kế hoạch kinh doanh cho từng chu kì, thời kì hoạt động

- Điều hành và kiểm tra trực tiếp các hoạt động của cấp dưới

- Trực tiếp xây dựng các qui định, chế độ, chính sách chung của công ty

về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán

Bên cạnh đó các phó giám đốc là những người trực tiếp giúp giám đốcđiều hành công ty và được giám đốc phân công trách nhiệm trong một số lĩnhvực cụ thể

- Phó giám đốc kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm về tình hình kinh doanhcủa công ty Dưới sự chỉ đạo của giám đốc thì phó giám đốc sẽ giao nhiệm vụcho cấp dưới quyền đồng thời thu thập, tổng hợp thông tin để từ đó ban giámđốc có thể lập kế hoạch kinh doanh trong thời gian tới

- Phó giám đốc kĩ thuật sẽ chịu trách về kĩ thuật của công ty, là ngườitrực tiếp lập kế hoạch kiểm tra, bảo trì sản phẩm, tìm hiểu thông tin nhữngchức năng kĩ thuật những mặt hàng chuẩn bị nhập về rồi báo cáo lên ban giámđốc

b Phòng tài chính

Bao gồm: Trưởng phòng tài chính kiêm kế toán trưởng, thủ quĩ và mộtnhân viên có nhiệm vụ thống kê sổ sách, báo cáo tình hình tài chính lên bangiám đốc, tổng hợp tình hình hoạt động tài chính trong từng chu kì kinhdoanh giúp ban giám đốc có thể đưa ra các sách lược trong thời gian tới

- Bán hàng: bộ phận bán hàng sẽ do 2 nhân viên phụ trách, có nhiệm vụgiới thiệu những tính năng của sản phẩm đến khách hàng giúp họ có thể đưa

ra được những lựa chọn đúng đắn, phù hợp với nhu cầu

- Dự án: do ban giám đốc đưa xuống cho phòng kinh doanh, trưởngphòng là người trực tiếp tiếp nhận rồi giao nhiệm vụ xuống cho cấp dưới, họ

có trách nhiệm tìm hiểu về dự án mà công ty sắp tham gia, từ đó lập kế hoạch

để có thể giành được những lợi thế trong việc dự thầu

- Xuất nhập khẩu: phòng kinh doanh có trách nhiệm trực tiếp làm giấy tờxuất nhập khẩu cho các lô hàng mà công ty nhập về nước hay xuất ra nướcngoài theo cam kết hợp đồng đã kí với khách hàng

Tất cả các hoạt động của phòng kinh doanh sẽ do trưởng phòng kinhdoanh trực tiếp báo cáo lên ban giám đốc để từ đó nhận các chỉ thị để lập kếhoạch kinh doanh cho phòng trong thời gian tới

d Phòng vật tư:

Bao gồm: Trưởng phòng vật tư và 2 nhân viên quản lí kho trực tiếp quản

lí kho hàng, dán tem cho sản phẩm Để đảm bảo quản lí kho một cách chặt

chẽ thì mỗi lần nhập hàng hay xuất hàng đánh giá chất lượng, kiểm kê sốlượng các sản phẩm.

e Phòng kĩ thuật:

Bao gồm: Trưởng phòng kĩ thuật, phó phòng kĩ thuật và 6 nhân viênthực hiện các chức năng sau:

- Kiểm tra sản phẩm đối với những sản phẩm mà công ty chuẩn bị nhập vào

- Trực tiếp thực hiện các nghĩa vụ sau bán hàng theo như hợp đồng đã kívới khách hàng: lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, cung cấp các tài liệu kĩ thuật cóliên quan đến thiêt bị bàn giao, bảo hành

2.3.Một số sản phẩm của công ty

2.3.1 Túi y tế thôn bản:

- Kẹp Korcher thẳng 160mm có mấu và khóa hãm

- Kẹp cong 160mm có mấu và khóa hãm

- Kẹp phẫu tích 160mm

- kẹp thẳng 160mm có đầu tù

- y nhiệt kế 42 độ C

- thước dây nhựa 2m

- đè lưỡi các loại vô trùng

- bơm tiêm nhựa loại 5ml

- kim tiêm cho bơm tiêm 5ml

- bơm tiêm nhựa loại 10ml

- kim tiêm cho bơm tiêm 10ml

- đèn pin + 2 pin đại 1,5V-A

- bút viết kính

- Hộp nhôm đựng dụng cụ (22cm x 10cm x 5cm)

- túi giả da y tế đựng dụng cụ

- cồn y tế

2.3.2 Máy phá rung tim: POWER HEART AED (Cardiac Sience-Mỹ)

- hệ thống máy chính POWER HEART AED 3G

- bộ điện cực khử rung tim

- Túi đeo

- tài liệu hướng dẫn sử dụng

2.3.3 Máy truyền dịch tự động: TOP 3300 (Nhật Bản)

- thân máy chính

- giá treo máy

- cây treo máy (Inox-SX tại Việt Nam)

2.3.4 Bơm tiêm tự động: TOP 5300 (Nhật Bản)

- sử dụng được nhiều loại bơm tiêm khách nhau

- lưư trữ lần cài đặt trước để sử dụng cho lần cài đặt sau mà không cầncài đặt lại

- có thể sử dụng nguồn điện DC trên xe cứu thương

2.3.5 Máy đo điện tâm đồ: P80 ESAOTE.a Iso9001, EN 46001 (Ý)

- có thể đo 12 kênh đồng thời

- in ra 3 kênh trên khổ giấy 80mm

- máy in có độ phân giải cao

- Máy phát tia cao tần HF:

+ Kiểm soát vi xử lí, quản lí thông số chụp chính xác và đáng tin cậy+ độ tuyến tính cao không ripple, dòng của bóng phát tia 300-400mA+ bảng điều khiển phẳng dễ sử dụng

+ hoạt động với sự lựa chọn 3 thông số của Generator (kVp, mA, thờigian) cùng với lựa chọn mÁ

+ dải chọn thời gian chiếu rộng, dễ dàng và linh hoạt trong sự lựa chọnthông số

+ Mode chuẩn tự động chụp nhanh giảm thời gian xử lí khi đang tiếnhành chụp

+ giảm liều lượng tia chiếu tới bệnh nhân

- Bàn chụp X-Quang:

+ Cấu trúc chịu được tải trọng lớn

+ bàn dịch chuyển được theo bốn hướng có khóa từ

+ khoang chứa Grid, khay bằng Inox

- Giá đỡ đèn đầu:

+ khóa điện cho dịch chuyển lên xuống

+ tube quay 360 độ có khóa điện

+ hoạt động ít gây ồn nhờ hệ thống nâng đỡ thiết kế đặc biệt

+ hoàn toàn đối trọng, hệ thống dây đôi đảm bảo an toàn

+ bộ trực chuẩn chùm tia bảo đảm dễ địng vị

+ Collimator điều khiển bằng tay

- Bóng phát tia X-Quang

- Giá chụp phổi:

+ dịch chuyển lên xuống dọc theo cột

+ khoang chứa Grid với khay bằng Inox

2.3.7 Máy rửa phim tự động

Hãng sản xuất: ELK Corporation (Nhật Bản)

- Hệ thống tự ngắt cho phép vận hành an toàn: khi mạch bị hở trong quátrình vận hành, thiết bị sẽ tự động ngắt kèm theo đèn báo động.

- Vận hành đơn giản và nhanh chóng: 3 chế độ rửa: 90/110/115s, vậnhành bằng phím bấm

- Chế độ chờ và tiết kiệm năng lượng, không ô nhiễm môi trường: Ở chế

độ chờ, thanh cuộn quay làm sạch bề mặt theo chu trình, giữ nhiệt độ máy ởmức thấp, tránh bay hơi nước và khí, điều chỉnh nhiệt độ sấy, tránh tình trạngtăng nhiệt quá cao

- Cấu tạo đơn giản, bảo trì dễ dàng: Cấu tạo đơn giản của máy cho phépngười sử dụng tháo lắp nhanh chóng, vệ sinh, bảo trì máy mỗi ngày

- Cấu tạo kèm chức năng lưu thông không khí, an toàn khi sử dụng:Chức năng lưu thông không khí trong máy ngăn ngừa tình trạng nghẽn phim

và oxi hóa trong máy

- Cho phép tráng rửa phim laser

2.3.8 Máy phân tích sinh hóa hoàn hảo với cấu hình cực mạnh

- Đứng đầu trong lĩnh vực sinh hóa đa kết quả

- 400 test/hour, bao gồm ISE

- tự động chạy lại bằng cách pha loãng

- mẫu được pha loãng trước

- phát ra các mẩu tin thân thiện đối với người sử dụng

- làm lạnh thuốc thử trong 24h ở nhiệt độ 10 độ C

- Có các kim hút riêng cho mẫu

- cuvette được rửa bởi nước nóng

- tuổi thọ của các cuvette dài

- trộn bằng bọt không khí để tránh lây nhiễm thuốc thử

- nhận biết mẫu và thuốc thử bởi bar-code

- các ống lấy máu ban đầu 5, 7, 10ml

3.Những yêu cầu chung về bài toán quản lý bán hàng của công ty

mở rộng để đáp ứng nhu cầu thị trường, với số lượng sản phẩm lớn, đa dạng

về chủng loại đòi hỏi phải áp dụng tin học trong quản lí để có thể kiểm soáttốt được các qui trình bán hàng như: quản lí kho hàng, mua bán sản phẩm.Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa thì phòng kinh doanh sẽ tiếpnhận yêu cầu này, khách hàng có thể đặt mua tại công ty hay gọi điện đến đểđặt hàng Phiếu mua hàng này sẽ được chuyển đến phòng vật tư Phòng vật tư

sẽ thông báo đến kho, thủ kho tiến hành kiểm tra trong kho nếu hàng còn sẽxuất hàng và giao cho phòng kĩ thuật đi triển khai lắp đặt và vận chuyển thiết

bị đến cho khách hàng Sau khi bàn giao đầy đủ thiết bị theo đơn đặt hàng thìviết phiếu bảo hành cho khách hàng theo từng thiết bị của từng nhà cung cấp,cuối cùng yêu cầu khách hàng làm thủ tục thanh toán

Ngược lại, nếu trong kho không còn đủ hàng thì sẽ thực hiện mua hàngcủa nhà cung cấp Phòng vật tư sẽ gửi đơn hàng đến nhà cung cấp và yêu cầubáo giá Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp thì tiến hành đàm phán và kíkết hợp đồng, sau đó nhập hàng vào kho

3.1.Yêu cầu chung:

- Trên các form nhập dữ liệu phải được bố trí thuận tiện, dễ sử dụng,đảm bảo một số yêu cầu sau:

+ Màu sắc trên form phải hài hòa không có quá nhiều màu sắc song cũngcần làm nổi bật một số trường quan trọng

+ Dùng phím Tab để thay đổi vị trí trường nhập theo một thứ tự từ trênxuống dưới, từ trái qua phải hay thay đổi vị trí từ form chính sang form con.+ Hiển thị các thực đơn cùng với hướng dẫn sử dụng các phím tắt.

- Trên các form phải sử dụng các thuật ngữ đặc trưng của thiết bị tin học

- Giảm tối thiểu việc nhập liệu bằng tay và nên sử dụng các Combo Box

để nhân viên chọn các giá trị chuẩn có sẵn Điều này sẽ giúp nhân viên thuậntiện hơn khi sử dụng và tăng độ chính xác của thông tin

- Dựa vào các qui tắc đã được chấp nhận về đồ họa để minh họa thôngtin trên màn hình Ví dụ nên sử dụng máy in để mô tả nút có chức năng in vănbản, sử dụng biểu tượng của đĩa mềm để mô tả nút có chức năng lưu văn bản

- Phải có dấu hiệu cho biết người sử dụng đang thao tác với thực đơnnào, ví dụ khi nhân viên đang thực hiện nhập danh mục hàng hóa thì trênthanh tiêu đề của form nhập phải hiển thị chữ danh mục hàng hóa

- Phải có câu hỏi xác nhận một số thao tác của nhân viên làm thay đổi dữliệu hệ thống, ví dụ chương trình phải hiện thông báo hỏi nhân viên có chắcchắn muốn xóa hay muốn thay đổi bản ghi nào đó hay không

- Các phím nóng phải được sử dụng thống nhất trong toàn bộ hệ thống,tiện lợi cho người sử dụng

3.2.Yêu cầu đối với nghiệp vụ nhập hàng

- Phiếu nhập hàng phải hiển thị đầy đủ các trường: nhà cung cấp, mãhàng, tên hàng, nhóm hàng, đơn vị tính, giá nhập, số lượng,…

- Khi nhân nhấn nút lưu phiếu nhập kho thì chương trình phải tự động cậpnhật số liệu liên quan đến hàng hóa vừa nhập vào bảng danh mục hàng hóa

3.3 Yêu cầu đối với nghiệp vụ xuất hàng

- Phiếu xuất hàng phải hiển thị đầy đủ các thông tin cần thiết về ngàyxuất, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn vị tính,…

- Khi nhân viên lưu lại phiếu xuất kho thì dữ liệu lượng hàng tồn trong

kho tương ứng sẽ được cập nhật.

3.4 Yêu cầu đối với nghiệp vụ lập báo cáo

- Phải thiết kế các form báo cáo có giao diện phù hợp với từng loại báocáo theo yêu cầu của từng cấp quản lí

- Báo cáo phải hiển thị đầy đủ các thông tin cần thiết theo từng loại báo cáo

CHƯƠNG II: MÔI TRƯỜNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG

1.Giới thiệu chung về ngôn ngữ lập trình Visual Basic 6.0(VB6)

Visual Basic 6.0 là sản phẩm trong bộ phần mềm Visual Studio củaMicrosoft Là một ngôn ngữ lập trình đa năng sử dụng để phát triển các phầnmềm (trong phần mềm Windows hay Internet) Nó là sự kế thừa của ngôn ngữlập trình basic với những ưu điểm chính:

 Bao gồm mọi đặc điểm của ngôn ngữ basic, nên có ưu điểm là quenthuộc và dễ sử dụng

 Cung cấp nhiều công cụ điều khiển có sẵn hỗ trợ lập trình viên, nhất

là lập trình ứng dụng CSDL

 Là ngôn ngữ lập trình có tính trực quan rất cao, có cấu trúc logic chặtchẽ ở mức độ vừa phải Rất dễ để học tập và thành thạo

*Các phiên bản của Visual Basic 6.0:

-Learning Edition: là phiên bản cơ bản nhất Nó cho phép viết nhiều

kiểu ứng dụng khác nhau Tuy nhiên nó thiếu một số công cụ điều khiển cótrong các phiên bản khác

-Professional Edition: Được thiết kế cho người dùng chuyên nghiệp Nó

chứa tất cả các tính năng hoặc công cụ trong phiên bản Learning Edition và

có bổ xung thêm thư viện các công cụ điều khiển

-Enterprise Edition: Đây là phiên bản đầy đủ nhất dành cho các nhà

phát triển ứng dụng chuyên nghiệp Nó chứa các công cụ để hỗ trợ việc lậptrình theo nhóm

*Các thành phần của một dự án phần mềm trong Visual Basic

-Dự án(Project) là một sản phẩm phần mềm có thể hoạt động như một

ứng dụng độc lập trong môi trường Windows Mỗi dự án được tạo nên bởi các

thành phần:

-Form (giao diện): là các màn hình giao tiếp giữa chương trình và người

sử dụng Mỗi project sẽ tương ứng với một tệp, có phần mở rộng *.frm trong

hệ thống

-Report (báo cáo): là sản phẩm đầu ra của một dự án phần mềm, nó là

kết quả của quá trình xử lý dữ liệu và được tổ chức theo mẫu theo quy định.Một tệp báo cáo (crystal report) có phần mở rộng là *.rpt

-Database (CSDL): là nơi chứa các dữ liệu đầu vào và đầu ra phục vụ

cho hoạt động của dự án phần mềm CSDL được tạo lập và quản trị bởi một

hệ quản trị cơ sở dữ liệu độc lập và được liên kết khai thác sử dụng thông quacác công cụ của Visual Basic

-Module: là một thư viện các hàm hay thủ tục Nó được sử dụng để đáp

ứng nhu cầu trong việc cập nhật và xử lý của phần mềm và nó có thể đượcchia sẻ hay kế thừa giữa các dự án phần mềm (tệp module trong dự án cóphần mở rộng là *.bas hoặc *.cls)

2.Giới thiệu chung về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2003

-Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những nhu cầu khác nhau về

CSDL Có thể dùng Access để phát triển sáu kiểu ứng dụng phổ biến nhất, đólà:

 Ứng dụng cá nhân

 Ứng dụng cho doanh nghiệp nhỏ

 Ứng dụng trong nội bộ từng phòng ban

 Ứng dụng cho toàn công ty

 Ứng dụng ở tuyến trước cho các CSDL theo mô hình khách/chủ trênphạm vi toàn doanh nghiệp

 Ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan và mạng máy tính quốc

tế

-Dùng Access làm nền cho các ứng dụng cá nhân: Có thể dùng Access

để phát triển những hệ thống quản lý dữ liệu đơn giản của cá nhân Nhiềungười đã tự động hoá hầu hết các công việc quản lý dữ liệu cá nhân cho bảnthân mình, từ quản lý tài chính, tài liệu, số điện thoại và địa chỉ đến quản lýbăng đĩa, gia phả Với những ứng dụng không mấy cầu kỳ, Access đặc biệt

dễ dùng

-Ứng dụng Access cho các doanh nghiệp nhỏ: Access là một công cụ

tuyệt vời để phát triển những ứng dụng phục vụ cho công tác quản lý và điềuhành một doanh nghiệp nhỏ Những Wizard của Access cho phép dễ dàng vànhanh chóng xây dựng nền móng cho một ứng dụng Khả năng đưa vào ứngdụng Access những đơn vị (module) chương trình viết bằng Visual Basic giúpcán bộ lập trình tạo ra các thư viện bao gồm các thủ tục (sub) và những hàm(function) có thể sử dụng lại Khả năng bổ sung chương trình vào “phía sau”những mẫu và báo cáo cho phép họ thiết kế được những giao diện hoạt độngtrôi chảy và ứng xử linh hoạt trước những sự kiện do người dùng gây ra Tuynhiên, quá trình sử dụng Access đã phát triển một ứng dụng chuyên biệt chomột doanh nghiệp nhỏ cũng đòi hỏi đáng kể về thời gian, tài chính, trình độchuyên nghiệp

-Ứng dụng Access ở cấp phòng ban: Access cũng rất tiện dùng để phát

triển những ứng dụng cho các phòng ban thuộc những công ty lớn Hầu hếtcác phòng ban thuộc những công ty lớn đều có đủ ngân sách để tạo ra nhữngứng dụng được thiết kế một cách hoàn hảo Hơn nữa, nhiều phòng ban còn cónhững nhân viên rất hăng say thiết kế mẫu và báo cáo Họ sẵn sàng phối hợpvới các chuyên gia phần mềm để tạo nên những ứng dụng đáp ứng một cáchtối ưu những nhu cầu thông tin của phòng ban

-Ứng dụng Access cho toàn doanh nghiệp: Access dùng để tạo ra

những ứng dụng xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin trên toàn bộ phạm vi củamột cơ quan với quy mô vừa phải

-Dùng Access như phần mềm ở tuyến trước cho các ứng dụng khách/chủ trên phạm vi toàn doanh nghiệp Hoạt động ở tuyến trước,

Access đảm đương việc hiện thông tin tìm được từ máy chủ dưới dạng nhữngmẫu, báo cáo hay trang dữ liệu

-Dùng Access cho những ứng dụng trên mạng nội bộ của một cơ quan hay mạng quốc tế: Nhờ những trang tiếp cận dữ liệu mà người dùng Intranet

và Internet có thể cập nhật dữ liệu qua một trình duyệt web như InternetExplorer Các trang tiếp cận dữ liệu là những tài liệu HTML bị ràng buộc trựctiếp vào một CSDL Access Ngoài các trang tiếp cận dữ liệu, Access còn chophép xuất bản các đối tượng của CSDL thành những trang HTML hay XML.Những trang động được xuất bản qua một máy chủ Web và cung cấp chongười dùng dữ liệu mới nhất lấy từ CSDL

Microsoft Access 2003 hoạt động tốt trong môi trường của hệ điều hànhWindows với các phiên bản 2000, XP, 2003

3.Giới thiệu chung về phân tích và thiết kế mô hình của hệ thống

3.1.Các giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống:

Thiết kế là một quá trình bắt đầu bằng ý niệm hoá và kết thúc bằng việcthực hiện thảo chương trình cài đặt và đưa vào sử dụng Thông thường, xuấtphát từ các hoạt động chưa có hiệu quả so với mục tiêu đề ra mà việc phântích sẽ xây dựng một hệ thống mới đáp ứng các yêu cầu và hoạt động hiệuquả hơn

Việc phân chia các giai đọan cho quá trình phân tích chỉ mang tính tươngđối, không tách rời từng giai đoạn, phân tích và thiết kế xen kẽ nhau, vừa làmvừa trao đổi với NSD để hoàn thiện cho thiết kế

-Lập kế hoạch

Xác định khoảng thời gian trung và dài hạn một sự phân chia, một kếhoạch can thiệp để dẫn đến các nghiên cứu từng khu vực, lãnh vực, phân hệ

của hệ tổ chức có liên quan.

Kế hoạch này thể hiện đường lối có tính chất tự giác của ban giám đốc,

để cải tiến hệ tổ chức hơn là những chi tiết nhất thời để giải quyết các vấn đềnóng bỏng

-Nghiên cứu và phân tích hiện trạng

Giai đoạn này áp dụng theo từng lãnh vực và theo dự kiến đã xác định ở

kế hoạch

Giai đoạn này thực chất là phân tích hoạt động hệ thông tin vật lý Đểtiến hành giai đoạn này, cần sử dụng các kỹ thuật của những người tổ chức(nghiên cứu hồ sơ, quy trình, v.v…) Làm quen với công việc tại cơ quan liênquan về hệ thống cũ, từ đó, nhận diện được những điểm yếu của hệ thống cũ

để có các đề xuất mới, hoàn thiện hơn cho thiết kế

-Nghiên cứu và phân tích khả thi "sổ điều kiện thức":

a Nghiên cứu khả thi:

Giai đoạn này có vai trò quyết định vì nó sẽ dẫn đến các lựa chọn quyếtđịnh hệ chương trình tương lai cùng các bảo đảm tài chính Các bước như sau:

- Phân tích, phê phán hệ thống hiện hữu nhằm làm rõ những điểm yếuhoặc mạnh, sắp xếp các thứ tự những điểm quan trọng cần giải quyết

- Xác định các mục tiêu mới của các bộ phận

- Hình dung các kịch bản khác nhau bằng cách xác định một cách tổngthể các giải pháp, có thể có và làm rõ đối với mỗi một trong chúng, gồm: chiphí triển khai, chi phí hoạt động trong tương lai, các ưu và khuyết điểm,chương trình tổ chức và đào tạo nhân sự

- Từ kết quả bước trên cho phép lựa chọn những nhân vật chịu tráchnhiệm phù hợp với một giải pháp nào đó đã được xác định hoặc trở lại từ đầubước nghiên cứu khả thi vì nhiều nguyên nhân, ví dụ: không tìm được ngườichịu trách nhiệm thích hợp, chi phí cho dự án quá cao, v.v…

- Nếu bước trên thành công ta tiến hành xây dựng hồ sơ gọi là "Sổ điềukiện thức" (hoặc điều kiện sách).

b Sổ điều kiện thức:

Cơ bản được tổ chức như sau:

- Mô tả giao diện giữa hệ thống và NSD Điều này dẫn đến một thoảthuận xác định hệ thống cung cấp những gì cho NSD

- Thực chất các công việc và các cài đặt cần thực hiện

* Tóm lại, sổ điều kiện thức xác lập một hợp đồng giữa những phân tíchviên với Ban giám đốc và NSD trong tương lai

c.Thiết kế tổng thể mô hình chức năng hệ thông tin:

Giai đoạn này xác định một cách chi tiết kiến trúc của hệ thông tin Chiacác hệ thống lớn thành các hệ thống con Đây còn gọi là bước phân tích chứcnăng

Tất cả các thông tin, các quy tắc tính toán, quy tắc quản lý, các khai thác,những thiết bị, phương tiện sẽ được xác định trong giai đoạn này

d Phân công công việc giữa con người và máy tính:

Không phải bất kỳ công việc nào cũng hoàn toàn được thực hiện bởibằng máy tính Hệ thống thông tin là sự phối hợp giữa các công đoạn thựchiện thủ công và máy tính (ví dụ: thu thập thông tin khách hàng)

e Thiết kế các kiểm soát :

Thiết kế các bảo mật cho chương trình nhằm chống âm mưu lấy cắp,phá hoại, gây mất mát hoặc làm hỏng dữ liệu

f Thiết kế giao diện Người - Máy:

Ví dụ: Menu chương trình, tổ chức màn hình (Form), báo biểu, v.v…g.Thiết kế CSDL (Database Files):

Giai đoạn này nhằm xác định các files cho chương trình, nội dung mỗifile như thế nào? cấu trúc của chúng ra sao?

Ví dụ: trong FoxPRO là công việc thiết kế các DBF hoặc trong Access

Quản lý bán hàng

Hàng hóa

Tình hình xuất HH

Tình hình nhập HH

Tra cứu

Khách hàng

Nhà cung cấp

Hàng tồn kho Hàng đã xuất

Trợ giúp

thì thiết kế các bảng, v.v…

h Thiết kế chương trình (khác với việc viết chương trình):

Gồm những chương trình gì? Mỗi chương trình gồm những module nào?

Nhiệm vụ của mỗi module ra sao?

Đưa ra các mẫu thử cho chương trình: mẫu thử này do người thiết kế đưa

ra chứ không phải do lập trình viên

Chương trình phải đưa ra những kết quả như thế nào với những mẫu thử

đó Người phân tích hệ thống phải dự kiến trước các tình huống này

3.2.Mô hình phân rã chức năng của hệ thống

3.3 Yêu cầu về các chức năng của mô hình hệ thống

-Cập nhật hàng hóa:hệ thống sẽ cập nhật các danh mục hàng hóa,nhóm

hàng hóa để có thể nắm bắt các thông tin và sửa chữa thông tin hàng hóa đó

-Thống kê:hệ thống sẽ thống kê số lượng hàng còn tồn hay số lượng

hàng đã xuất thông qua các báo cáo về tình hình nhập xuất

-Nhà cung cấp:Bộ phận quản lý bán hàng trình duyệt báo cáo về việcnhập hàng hóa bằng các văn bản yêu cầu.Sau đó nhà cung cấp tiếp nhận đơnđặt hàng của bộ phận quản lý bán hàng và đáp ứng đủ số lượng hàng yêucầu.Và sau cùng là phục vụ yêu cầu của khách hàng thông qua danh sách muahàng và xuất các hóa đơn bán hàng

Quản lý bán hàng

CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

3.1.Sơ đồ phân cấp chức năng nghiệp vụ

3.1.1Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ

 Quản lý mua hàng:

Quản lý kho hàng

Yêu cầu nhập khoKiểm tra sp và nhập khoBảo quản sp Xuất kho Lập báo cáo

Đặc tả:-Phòng vật tư yêu cầu đặt mua hàng và lựa chọn nhà cungcấp(xem hồ sơ nhà cung cấp) để đặt hàng.Sau khi đã lựa chọn được nhà cungcấp phòng vật tư sẽ làm hồ sơ đơn hàng và lập báo cáo gửi đến lãnh đạo củacông ty duyệt.Khi công ty đã phê duyệt đơn hàng thì nhà cung cấp gửi hóađơn hàng đến phòng kế toán để lập phiếu chi rồi lập báo cáo gửi lên lãnh đạocho công ty.Sau khi đã hoàn thành các thủ tục nhà cung cấp gửi hàng đến kho

và làm thủ tục kiểm tra để nhập kho, lập báo cáo nhập xuất tồn kho

 Quản lý kho hàng:

Đặc tả:-Nhà cung cấp gửi hàng và phiếu giao nhận hàng đến khohàng.Cán bộ phụ trách kho sẽ kiểm tra thông tin và số lượng sản phẩm đểnhập hàng vào kho.Khi công ty cần xuât sản phẩm để bán,cán bộ kho sẽ lậpbáo cáo về sản phẩm và số lượng cần xuất

nhập kho sp

Căn cứ vào hợp đồng và nội dung yêu cầu của hợp đồng thì trưởngphòng kĩ thuật sẽ phân công cán bộ đi lắp đặt và thực hiện việc bảo hành đốivới từng khách hàng.

- Thông qua phiếu xuất kho, cán bộ kĩ thuật tiến hành nhận và kiểm trathiết bị trước khi cho xuất

Cán bộ kĩ thuật có trách nhiệm lấy phiếu bảo hành đầu vào đi theo từngthiết bị kho và kiểm tra tem bảo hành đầu vào, sau đó bàn giao cho cán bộquản lí giấy tờ

Cán bộ kĩ thuật tiến hành lắp đặt thiết bị theo như nội dung yêu cầu

- Trước khi bàn giao thiết bị cho khách hàng, trưởng phòng kĩ thuật sẽxem xét và kiểm tra qui trình, kết quả lắp đặt Nếu có sai sót cán bộ kiểm tra

sẽ yêu cầu nhân viên kĩ thuật thực hiện lại

Sau khi kiểm tra thiết bị đã đảm bảo yêu cầu, cán bộ kiểm tra có tráchnhiệm kí vào chỗ người kiểm tra thiết bị

-Nhân viên kĩ thuật phải có trách nhiệm dán tem bảo hành đã được tíchdấu thời gian giao hàng để làm mốc cho thời hạn bảo hành vào các linh kiện

Bảo hành

Nhận yêu cầu BHKiểm tra thiêt bịTiên hành bảo hànhNghiệm thu và bàn giao spLập báo cáo

hay thiết bị đã được giao, sau đó dán tem dịch vụ lên trên vỏ máy, cuối cùngđóng gói láy số seri, lấy giấy bảo hành và làm biên bản bàn giao

 Bảo hành:

Đặc tả: Quá trình bảo hành đảm nhận việc bảo hành cho các sản phẩmcủa công ty sau khi đã bán cho khách hàng bị hỏng hóc đang trong thời gianđược bảo hành và đạt tiêu chuẩn được bảo hành

Quá trình bảo hành được tiến hành qua các bước sau đây:

- Nhận yêu cầu bảo hành

Ghi nhận yêu cầu bảo hành của khách hàng qua điện thoại, fax, emailhoặc từ bộ phận kinh doanh chuyển qua Ngoài ra sản phẩm cần bảo hành củakhách hàng khi đem đến công ty sẽ được nhân viên bảo hành tiếp nhận và dántem nhận biết

- Xem xét yêu cầu và phân công thực hiện

Nhân viên bảo hành có trách nhiệm kiểm tra thông tin yêu cầu bảo hànhcủa khách hàng đồng thời ghi phiếu yêu cầu sửa chữa và trưởng phòng cótrách nhiệm phân công thực hiện

- Thực hiện sửa chữa thiết bị

Kiểm tra thiết, xác định bộ phận hỏng hóc Những thiết bị không nằmtrong phạm vi của công ty sẽ được bàn giao cho nhà cung cấp để tiến hànhbảo hành Cuối cùng trưởng phòng sẽ kiểm tra và nghiệm thu sau khi tiếnhành sửa chữa

- Bàn giao thiết bị và lưu hồ sơ

Thông tin về hàng hóa

Phòng Vật tư

Thiết bị sau khi kiểm tra đã đạt yêu cầu sẽ được bàn giao lại cho kháchhàng Nhân viên bảo hành làm báo cáo tổng kết và lưu hồ sơ bảo hành

3.1.2.Sơ đồ luồng thông tin IDF

Đầu kì

Lãnh đạo

Khách hàng

Báo cáo nhập kho

Đơn đặt hàng

Lưu trữ

Lãnh đạo

Sổ theo dõi mua hàng P.Vật tư

Thủ kho

Nhà cung cấp

Hàng ngày

Hàng ngày

Báo cáo bán hàng, doanh thu Lưu trữ

Hàng và hóa đơn

Mua hàng

P.bảo hành P.giao nhận hàng

Cuối kì

3.2.Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

 Sơ đồ ngữ cảnh

Khách hàng

Quản lý bán hàng

NCC Lãnh Đạo

B/c Xuất nhập tồn

Hồ sơ đơn hàng

Hồ sơ NCC

Sơ đồ luồng dữ liệu DFD mức 1

Lãnh Đạo

Chức năng lựa chọn NCC

Chức năng đặt hàngNCC

Yêu cầu Mua hàng

Hồ sơ NCC

Hồ sơ đơn hàng Đơn đặt hàng

Kiểm tra nhập kho

TT NCC

 Sơ đồ fân rã mức 2 chức năng quản lý mua hàng

Quản lý bán hàng

Lãnh đạoQuản lý kho

Lập báo cáo xuât kho

Hồ sơ kho

TT hàng hóa nhập kho

Sơ đồ phân rã mức 2 chức năng quản lý kho hàng

Bảo hànhLập báo cáo

Quản lý bán hàng

Sơ đồ phân rã mức 2 chức năng bảo hành

Khách hàng

Hổ sơ HH và KH y/c bảo hành

Sp bảo hành Hóa đơn BH

32

3.3.Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.3.1.Xác định các loại dữ liệu cần quản lý:

Hàng hóa,khách hàng,nhân viên,nhà cung cấp,phiếu nhập xuất hàng hóa

3.3.2.Thiết kế logic CSDL

-Danh mục khách hàng(MaKH,TenKH,MaDT,Diachi)

-Danh mục nhà cung câp(MaNCC,TenNCC,Diachi,Dienthoai)

-Danh mục nhân viên(MaNV,TenNV)

3.3.3.Các bảng dữ liệu

Bảng danh mục khách hàng

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

Bảng danh mục nhà cung cấp

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

Bảng danh mục nhân viên

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

Bảng phiếu nhập chi tiết

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

Bảng xuất hàng

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

Bảng chi tiết xuất hàng

STT Tên trường Kiểu dữ liệu Độ rộng Giải thích

Mối quan hệ giữa các bảng:

CHƯƠNG IV:XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH

4.1 Màn hình giao diện chính của chương trình

Form đăng nhập

Form chính

4.2.Chức năng chính của chương trình

Form danh mục hàng hóa

Form danh mục khách hàng