Xây dựng phần mềm quản lý nhập, xuất hàng tại công ty TNHH Tú Mai

LỜI MỞ ĐẦU Chúng ta đang sống trong thời đại mà cuộc cách mạng công nghệ thông tin (CNTT) đang diễn ra mạnh mẽ hầu như khắp nơi trên thế giới. Công nghệ thông tin ngày càng được ứng dụng rộng rãi và có vai trò đặc biệt quan trọng. Xu thế tin học hóa công tác quản lý, điều hành và tác nghiệp đã trở thành một phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp, tổ chức. Nhờ ứng dụng CNTT mà việc quản lý của các tổ chức, các cơ quan trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn. Hiện nay, theo xu thế chung của thế giới và vì những lợi ích to lớn được đem lại, không chỉ ở những nước phát triển mà ở các nước đang phát triển, không chỉ những công ty lớn mà ngay cả những tổ chức nhỏ đều đang cố gắng tự xây dựng, thuê hay mua những chương trình tin học phù hợp với yêu cầu, điều kiện của tổ chức mình. Cũng theo xu thế chung đó của thế giới, các công ty lớn nhỏ của Việt Nam cũng đang dần đưa vào sử dụng các chương trình quản lý nhằm nâng cao hoạt động, tăng sức cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong thị trường trong và ngoài nước. Với mục đích được vận dụng những kiến thức chuyên ngành đã được nghiên cứu, em đã chọn công ty TNHH Tú Mai – một công ty với công tác quản lý chưa được tin học hóa để thực tập. Với nhu cầu về thông tin và quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng, tạo sự thu hút, quan tâm từ khách hàng cũng như tăng khả năng cạnh tranh với các công ty, doanh nghiệp khác, vấn đề tin học hóa công tác quản lý đối với công ty là vô cùng cấp thiết. Qua quá trình tìm hiểu về tình hình tại công ty cùng với những hạn chế còn tồn tại trong việc quản lý nhập hàng, xuất hàng, em đã chọn đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý nhập, xuất hàng tại công ty TNHH Tú Mai”. Nội dung của chuyên đề tốt nghiệp bao gồm: • Chương I: Tổng quan về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu Chương này nhằm giới thiệu một cách tổng quát về công ty TNHH Tú Mai, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, thực trạng ứng dụng tin học tại công ty và tính cấp thiết của đề tài. • Chương II: Phương pháp luận và công cụ xây dựng hệ thống thông tin Chương này đưa ra những kiến thức hữu ích về hệ thống thông tin. Kết hợp những kiến thức mà em đã được nghiên cứu trong và ngoài trường, em đã sử dụng ngôn ngữ UML (Unified Modeling Language) - ngôn ngữ mô hình hóa các đối tượng để phân tích thiết kế HTTT. Ngoài ra, chương III còn giới thiệu về hệ quản trị CSDL SQL 2005 và ngôn ngữ lập trình Visual Basic. • Chương III: Xây dựng phần mềm quản lý nhập, xuất hàng tại công ty TNHH Tú Mai Trên cơ sở lý thuyết chương II, vấn đề triển khai phần mềm quản lý nhập, xuất hàng tại công ty được hoàn thiện. Do kiến thức và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế, nên báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được những lời nhận xét và góp ý của các thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày 28 tháng 04 năm 2010

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ, TỪ VIẾT TẮTDANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

LỜI MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊNCỨU 3

1.1 Tổng quan về công ty TNHH Tú Mai 3

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Tú Mai 3

CHƯƠNG II: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ CÔNG CỤ ĐỂ XÂY DỰNG HỆTHỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 12

2.1 Tổng quan về HTTT 12

2.1.1 Khái niệm, mô hình, chức năng của HTTT 12

2.1.2 Phân loại HTTT 14

2.1.2.1 Theo tính chính thức và không chính thức 14

2.1.2.2 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra 14

2.1.2.3 Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ 16

2.1.3 Nguyên nhân cần xây dựng một HTTT 16

2.1.4 Phương pháp xây dựng HTTT 17

2.1.4.1 Phương pháp hướng chức năng 17

2.1.4.2 Phương pháp hướng đối tượng 17

2.1.4.3 Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng 18

2.1.5 Các giai đoạn phát triển HTTT 18

2.1.5.1 Nghiên cứu sơ bộ: 19

2.1.5.2 Phân tích yêu cầu 19

2.2.1 Phương pháp phân tích - thiết kế HTTT 22

2.2.2 Phân tích HTTT dùng ngôn ngữ UML 23

2.2.2.1 Bước 1: Xây dựng sơ đồ các trường hợp sử dụng (Use Case

2.3.1 Hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server 2005 30

2.3.2 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic (VB) 31

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHẬP XUẤT HÀNGTẠI CÔNG TY TNHH TÚ MAI 32

3.1 Danh sách các tác nhân (Actor) 32

3.1.1 Quản trị hệ thống (QUANTRIHT): 32

3.1.2 Kế toán (KETOAN): 32

3.1.3 Quản lý (QUANLY): 32

3.1.4 Bán hàng (BANHANG): 32

3.2 Sơ đồ các trường hợp sử dụng (Use Case Diagram) 32

3.2.1 Sơ đồ các trường hợp sử dụng của nhân viên quản trị hệ thống 33

3.2.2 Sơ đồ các trường hợp sử dụng của nhân viên kế toán 34

3.2.3 Sơ đồ các trường hợp sử dụng của nhân viên quản lý 36

3.2.4 Sơ đồ các trường hợp sử dụng của nhân viên bán hàng 37

3.3 Sơ đồ cộng tác (Collaboration) 39

3.3.1 Quản trị hệ thống 40

3.3.1.1 Đăng nhập 40

3.3.2.5 Sửa số tiền chi 45

3.3.2.6 Thêm mới chi tiền 45

3.3.3.3 Báo cáo doanh thu 53

3.3.3.4 Doanh thu hàng hóa chi tiết 54

3.3.3.5 Doanh thu tổng hợp hàng hóa 54

3.3.3.6 Báo cáo công nợ 55

3.3.3.7 Công nợ nhà cung cấp 56

3.3.3.8 Công nợ khách hàng 57

3.3.3.9 Theo dõi công nợ 57

3.3.3.10 Theo dõi công nợ khách hàng 58

3.3.3.11 Theo dõi công nợ nhà cung cấp 58

3.3.3.12 Theo dõi hàng hóa 59

3.3.3.13 Theo dõi hàng chưa nhập 59

3.3.3.14 Báo cáo nhập xuất 59

3.4.3 Danh sách các thuộc tính và các phương thức 74

3.4.3.1 Tên lớp NHA CUNG CAP 74

3.4.3.2 Tên lớp KHACH HANG 74

3.4.3.3 Tên lớp HANG HOA 74

3.4.3.4 Tên lớp DAT HANG 75

3.4.3.5 Tên lớp CT DAT HANG 75

3.4.3.6 Tên lớp NHAP HANG 76

3.4.3.7 Tên lớp CT NHAP HANG 76

3.4.3.8 Tên lớp XUAT HANG 77

3.4.3.9 Tên lớp CHI TIET XUAT HANG 78

3.4.3.10 Tên lớp CHI TIEN 78

3.4.3.11 Tên lớp THU TIEN 79

3.4.3.12 Tên lớp TON KHO 79

3.4.3.13 Tên lớp NGUOI DUNG 80

3.6 Thiết kế cơ sở dữ liệu 99

3.7 Thiết kế giao diện chương trình 101

3.7.7 Form danh mục nhà cung cấp 104

3.7.8 Form danh mục hàng hóa 104

3.7.9 Form đặt hàng 105

3.7.10 Form nhập hàng 105

3.7.11 Form xuất hàng 106

3.7.12 Form theo dõi hàng hóa 107

3.7.14: Form theo dõi công nợ khách hàng 108

3.7.15 Form theo dõi công nợ nhà cung cấp 108

3.8 Cài đăt và đánh giá kết quả đạt được của chương trình 109

3.9 Đánh giá kết quả đạt được và hướng nghiên cứu phát triển 113

3.9.1 Đánh giá kết quả đạt được 113

3.9.2 Hướng nghiên cứu phát triển 113

KẾT LUẬN 114

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 115

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ, TỪ VIẾT TẮT

(Hệ thống thông tin xử lý giao dịch)

(Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định)

(Hệ thống thông tin quản lý)

(HTTT chuyên gia)

ISCA Information System for Competitive Advantage (Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh)

(Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất) PTTKHTTT Phân tích thiết kế hệ thống thông tin

DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổng quát các giai đoạn của Chu Trình Phát Triển Phần Mềm 22

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ các trường hợp sử dụng của một công ty bảo hiểm 26

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự của một máy in 27

Sơ đồ 2.4: Sơ đồ cộng tác của một máy in 28

Sơ đồ 2.5: Sơ đồ lớp của một giao dịch tài chính 29

Sơ đồ 3.1: Sơ đồ các trường hợp sử dụng của nhân viên quản trị hệ thống 33

Sơ đồ 3.2: Sơ đồ các trường hợp sử dụng của nhân viên kế toán 35

Sơ đồ 3.3: Sơ đồ các trường hợp sử dụng của nhân viên quản lý 37

Sơ đồ 3.4: Sơ đồ các trường hợp sử dụng của nhân viên bán hàng 39

Sơ đồ 3.5: Sơ đồ cộng tác - Đăng nhập của nhân viên quản trị hệ thống 40

Sơ đồ 3.6: Sơ đồ cộng tác - Đổi người dùng của nhân viên quản trị hệ thống 40

Sơ đồ 3.7: Sơ đồ cộng tác - Tthêm người dùng của nhân viên quản trị hệ thống 41

Sơ đồ 3.8: Sơ đồ cộng tác - Hủy người dùng của nhân viên quản trị hệ thống 41

Sơ đồ 3.9: Sơ đồ cộng tác - Thay đổi quyền của nhân viên quản trị hệ thống 42

Sơ đồ 3.10: Sơ đồ cộng tác - Đổi password của nhân viên quản trị hệ thống 42

Sơ đồ 3.11: Sơ đồ cộng tác - Đăng nhập của nhân viên kế toán 43

Sơ đồ 3.12: Sơ đồ cộng tác - Đổi password của nhân viên kế toán 43

Sơ đồ 3.13: Sơ đồ cộng tác - Chi tiền của nhân viên kế toán 44

Sơ đồ 3.14: Sơ đồ cộng tác - Hủy chi của nhân viên kế toán 44

Sơ đồ 3.15: Sơ đồ cộng tác - Sửa tiền chi của nhân viên kế toán 45

Sơ đồ 3.16: Sơ đồ cộng tác - Thêm mới chi tiền của nhân viên kế toán 46

Sơ đồ 3.17: Sơ đồ cộng tác - Thu tiền của nhân viên quản lý 46

Sơ đồ 3.18: Sơ đồ cộng tác - Nhập tiền thu của nhân viên kế toán 47

Sơ đồ 3.19: Sơ đồ cộng tác - Sửa tiền thu của nhân viên kế toán 47

Sơ đồ 3.20: Sơ đồ cộng tác - Xóa thu của nhân viên kế toán 48

Sơ đồ 3.21: Sơ đồ cộng tác - Nhập hàng của nhân viên kế toán 48

Sơ đồ 3.22: Sơ đồ cộng tác - Hủy nhập hàng của nhân viên kế toán 49

Sơ đồ 3.23: Sơ đồ cộng tác - Thêm nhập hàng của nhân viên kế toán 49

Sơ đồ 3.24: Sơ đồ cộng tác - Sửa nhập hàng của nhân viên kế toán 50

Sơ đồ 3.25: Sơ đồ cộng tác - Cập nhật hàng hóa của nhân viên kế toán 50

Sơ đồ 3.26: Sơ đồ cộng tác - Xóa hàng hóa của nhân viên kế toán 51

Sơ đồ 3.27: Sơ đồ cộng tác - Sửa hàng hóa của nhân viên kế toán 51

Sơ đồ 3.28: Sơ đồ cộng tác - Thêm hàng hóa của nhân viên kế toán 52

Sơ đồ 3.29: Sơ đồ cộng tác - Đăng nhập của nhân viên quản lý 52

Sơ đồ 3.30: Sơ đồ cộng tác - Đổi password của nhân viên quản lý 53

Sơ đồ 3.31:Sơ đồ cộng tác - Báo cáo doanh thu của nhân viên quản lý 53

Sơ đồ 3.32: Sơ đồ cộng tác – Báo cáo doanh thu hàng hóa chi tiết của nhân viên quản lý 54

Sơ đồ 3.33: Sơ đồ cộng tác – Báo cáo doanh thu tổng hợp hàng hóa của nhân viên quản lý 55

Sơ đồ 3.34: Sơ đồ cộng tác - Báo cáo công nợ của nhân viên quản lý 56

Sơ đồ 3.35: Sơ đồ cộng tác – Báo cáo công nợ nhà cung cấp của nhân viên quản lý 56

Sơ đồ 3.36: Sơ đồ cộng tác – Báo cáo công nợ khách hàng của nhân viên quản lý 57

Sơ đồ 3.37: Sơ đồ cộng tác - Theo dõi công nợ của nhân viên quản lý 57

Sơ đồ 3.38: Sơ đồ cộng tác - Theo dõi công nợ khách hàng của nhân viên quản lý 58

Sơ đồ 3.39: Sơ đồ cộng tác - Theo dõi công nợ nhà cung cấp của nhân viên quản lý 58

Sơ đồ 3.40: Sơ đồ cộng tác - Theo dõi hàng hóa của nhân viên quản lý 59

Sơ đồ 3.41: Sơ đồ cộng tác - Theo dõi hàng chưa nhập của nhân viên quản lý 59

Sơ đồ 3.42: Sơ đồ cộng tác - Báo cáo nhập xuất của nhân viên quản lý 60

Sơ đồ 3.43: Sơ đồ cộng tác - Đăng nhập của nhân viên bán hàng 60

Sơ đồ 3.44: Sơ đồ cộng tác - Đổi password của nhân viên bán hàng 61

Sơ đồ 3.45: Sơ đồ cộng tác - Cập nhật khách hàng của nhân viên bán hàng 61

Sơ đồ 3.46: Sơ đồ cộng tác - Thêm khách hàng của nhân viên bán hàng 62

Sơ đồ 3.47: Sơ đồ cộng tác - Xóa khách hàng của nhân vên bán hàng 62 Sơ đồ 3.48: Sơ đồ cộng tác - Sửa khách hàng của nhân viên bán hàng 63

Sơ đồ 3.49: Sơ đồ cộng tác - Cập nhật nhà cung cấp của nhân viên quản lý 63

Sơ đồ 3.50: Sơ đồ cộng tác - Thêm nhà cung cấp của nhân viên bán hàng 64

Sơ đồ 3.51: Sơ đồ cộng tác - Xóa nhà cung cấp của nhân viên bán hàng 64

Sơ đồ 3.52: Sơ đồ cộng tác - Sửa nhà cung cấp của nhân viên bán hàng 65

Sơ đồ 3.53: Sơ đồ cộng tác - Xuất hàng của nhân viên bán hàng 65

Sơ đồ 3.54: Sơ đồ cộng tác - Hủy xuất hàng của nhân viên bán hàng 66

Sơ đồ 3.55: Sơ đồ cộng tác - Thêm xuất hàng của nhân viên bán hàng 66

Sơ đồ 3.56: Sơ đồ cộng tác - Sửa xuất hàng của nhân viên bán hàng 67

Sơ đồ 3.57: Sơ đồ cộng tác - Đặt hàng của nhân viên bán hàng 68

Sơ đồ 3.58: Sơ đồ cộng tác - Sửa đặt hàng của nhân viên bán hàng 68

Sơ đồ 3.59: Sơ đồ cộng tác - Hủy đặt hàng của nhân viên bán hàng 69

Sơ đồ 3.60: Sơ đồ cộng tác - Thêm mới đặt hàng của nhân viên bán hàng 70

Sơ đồ 3.61: Sơ đồ cộng tác - Báo hết của nhân viên bán hàng 70

Sơ đồ 3.62: Sơ đồ cộng tác - Sửa báo hết của nhân viên bán hàng 71

Sơ đồ 3.63: Sơ đồ cộng tác - Hủy báo hết của nhân viên bán hàng 71

Sơ đồ 3.64: Sơ đồ cộng tác - Thêm báo hết của nhân viên bán hàng 72

Sơ đồ 3.65: Sơ đồ mô tả quan hệ giữa các lớp 73

Sơ đồ 3.66: Sơ đồ lớp Class Diagram 81

Sơ đồ 3.67: Sơ đồ quan hệ giữa các bảng 100

Hình 3.7: Form danh mục nhà cung cấp 104

Hình 3.8: Form danh mục hàng hóa 104

Hình 3.9: Form đặt hàng 105

Hình 3.10: Form nhập hàng 105

Hình 3.11: Form xuất hàng 106

Hình 3.12: Form theo dõi hàng hóa 107

Hình 3.13: Form phiếu thu chi 107

Hình 3.14: Form theo dõi công nợ khách hàng 108

Hình 3.15 Form theo dõi công nợ nhà cung cấp 108

LỜI MỞ ĐẦU

Chúng ta đang sống trong thời đại mà cuộc cách mạng công nghệ thông tin (CNTT) đang diễn ra mạnh mẽ hầu như khắp nơi trên thế giới Công nghệ thông tin ngày càng được ứng dụng rộng rãi và có vai trò đặc biệt quan trọng Xu thế tin học hóa công tác quản lý, điều hành và tác nghiệp đã trở thành một phần không thể thiếu trong các doanh nghiệp, tổ chức Nhờ ứng dụng CNTT mà việc quản lý của các tổ chức, các cơ quan trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn Hiện nay, theo xu thế chung của thế giới và vì những lợi ích to lớn được đem lại, không chỉ ở những nước phát triển mà ở các nước đang phát triển, không chỉ những công ty lớn mà ngay cả những tổ chức nhỏ đều đang cố gắng tự xây dựng, thuê hay mua những chương trình tin học phù hợp với yêu cầu, điều kiện của tổ chức mình Cũng theo xu thế chung đó của thế giới, các công ty lớn nhỏ của Việt Nam cũng đang dần đưa vào sử dụng các chương trình quản lý nhằm nâng cao hoạt động, tăng sức cạnh tranh với các doanh nghiệp khác trong thị trường trong và ngoài nước.

Với mục đích được vận dụng những kiến thức chuyên ngành đã được nghiên cứu, em đã chọn công ty TNHH Tú Mai – một công ty với công tác quản lý chưa được tin học hóa để thực tập Với nhu cầu về thông tin và quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng, tạo sự thu hút, quan tâm từ khách hàng cũng như tăng khả năng cạnh tranh với các công ty, doanh nghiệp khác, vấn đề tin học hóa công tác quản lý đối với công ty là vô cùng cấp thiết

Qua quá trình tìm hiểu về tình hình tại công ty cùng với những hạn chế còn

tồn tại trong việc quản lý nhập hàng, xuất hàng, em đã chọn đề tài: “Xây dựngphần mềm quản lý nhập, xuất hàng tại công ty TNHH Tú Mai”.

Nội dung của chuyên đề tốt nghiệp bao gồm:

Chương I: Tổng quan về cơ sở thực tập và đề tài nghiên cứu

Chương này nhằm giới thiệu một cách tổng quát về công ty TNHH Tú Mai, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, thực trạng ứng dụng tin học tại công ty và tính cấp thiết của đề tài.

Chương II: Phương pháp luận và công cụ xây dựng hệ thống thông tin

Chương này đưa ra những kiến thức hữu ích về hệ thống thông tin Kết hợp những kiến thức mà em đã được nghiên cứu trong và ngoài trường, em đã sử dụng

ngôn ngữ UML (Unified Modeling Language) - ngôn ngữ mô hình hóa các đối tượng để phân tích thiết kế HTTT Ngoài ra, chương III còn giới thiệu về hệ quản trị CSDL SQL 2005 và ngôn ngữ lập trình Visual Basic.

Chương III: Xây dựng phần mềm quản lý nhập, xuất hàng tại công ty TNHH Tú Mai

Trên cơ sở lý thuyết chương II, vấn đề triển khai phần mềm quản lý nhập, xuất hàng tại công ty được hoàn thiện.

Do kiến thức và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế, nên báo cáo của em không tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được những lời nhận xét và góp ý của các thầy cô.

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà nội, ngày 28 tháng 04 năm 2010

CHƯƠNG I

TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU

1.1 Tổng quan về công ty TNHH Tú Mai

1.1.1 Giới thiệu chung về công ty TNHH Tú Mai

- Tên công ty: Công ty TNHH Tú Mai

- Trụ sở: Phường Hùng Vương - Thị xã Phúc Yên - Tỉnh Vĩnh Phúc - Giấy phép đăng kí kinh doanh số: 30299 - UBND tỉnh Vĩnh Phúc cấp - Tài khoản: 1460205137023 - Tại Ngân hàng công thương Vĩnh Phúc - Giám đốc: Tạ Quang Tuấn

- Ngành nghề kinh doanh: Giới thiệu và tiêu thụ các sản phẩm sắt thép xây dựng.

- Đặc điểm: Công ty TNHH Tú Mai có đủ tư cách pháp nhân, thực hiện chế độ hạch toán toàn diện, nghiêm chỉnh chấp hành các chế độ của nhà nước về cung ứng vật tư sắt thép xây dựng cho các công trình xây dựng và người tiêu dùng trực tiếp trên thị trường.

1.1.2 Khảo sát hiện trạng

Công ty TNHH Tú Mai kinh doanh mặt hàng sắt thép xây dựng Để nhập hàng, công ty lập đơn đặt hàng và gửi đến nhà cung cấp Sau đó, nhà cung cấp lập các hóa đơn xuất hàng cho đơn vị đặt hàng (có thể có nhiều hóa đơn) Với mỗi hóa đơn, nhà cung cấp sẽ xuất làm nhiều lần và được ghi nhận qua các phiếu nhập hàng gồm các thông tin chính như: số phiếu nhập hàng, ngày lập phiếu, đơn vị, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, đơn vị tính, số hợp đồng, số hóa đơn…

Cuối mỗi kỳ (tháng), nếu lượng đặt hàng trong kỳ chưa nhập thì sẽ được chuyển nhập ở kỳ (tháng) sau Trong trường hợp lượng đặt hàng chưa được nhập hết hàng mà nhà cung cấp không còn hàng xuất thì sẽ được ghi nhận qua phiếu báo hết gồm các thông tin chính: Số phiếu báo hết, ngày báo hết, đơn vị, số hợp đồng, số hóa đơn, mặt hàng, số lượng hết, đơn giá thành tiền…

Bộ phận kế toán theo dõi việc nhập hàng, và lập phiếu thanh toán gồm: Số

phiếu chi, ngày lập, đơn vị, số hợp đồng, diễn giải, số tiền thanh toán.

Công việc quản lý kinh doanh tại công ty, bao gồm những nghiệp vụ chính

 Quản lý tồn kho hàng hóa.

 Quản lý doanh thu bán hàng, cho biết kết quả kinh doanh hàng tháng.

1.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng từng phòng ban

Hệ thống tổ chức các bộ phận trong công ty có sự hỗ trợ lẫn nhau bao gồm: Ban điều hành, bộ phận hành chính, bộ phận bán hàng, bộ phận kho, bộ phận kế

1.1.3.1 Ban điều hành

Ban điều hành có chức năng chính sau: Quản lý và phân phối hoạt động của công ty Quản lý và điều hành hoạt động của nhân viên Phân loại khách hàng.

Quyết định giá chính thức cho từng mặt hàng Tuy nhiên giá được chia theo từng loại tùy vào khách hàng (khách hàng mua số lượng nhiều, khách hàng thường xuyên…)

Nhận báo cáo từ các bộ phận khác như: kế toán, hành chính, bán hàng… Từ đó có cách nhìn về tình hình công ty, thị hiếu khách hàng… để có kế hoạch định hướng, phát triển nhằm đáp ứng yêu cầu thị hiếu khách hàng và tiến triển của công ty.

1.1.3.2 Bộ phận hành chính

Bộ phận hành chính có chức năng:

Ghi chép những chi phí về vận chuyển, mua hàng từ nhà cung cấp, chế độ tiền lương nhân viên…

Xem năng suất để có chế độ khen thưởng đối với những cá nhân có thành tích góp phần phát triển công ty hoặc kỷ luật đối với cá nhân không hoàn thành nhiệm vụ hay có biểu hiện tiêu cực.

Bên cạnh đó phải theo dõi biến động giá cả và đây là biến động theo thời gian Từ đó đưa ra bảng giá phù hợp cho từng loại hàng.

1.1.3.3 Bộ phận bán hàng

Trực tiếp tại cửa hàng: Tại cửa hàng công việc bán hàng là lập đơn đặt hàng của khách Khách hàng phải đăng ký ở bộ phận bán hàng các thông tin về mình để dễ liên lạc và quản lý như: tên khách hàng, địa chỉ liên lạc, số điện thoại,… và mỗi khách hàng được quản lý bằng mã số riêng và khách hàng dùng mã số đó để mua hàng hay đặt hàng.

Vật liệu được trưng bày tại cửa hàng, khách hàng có thể chọn những loại vật liệu bằng cách tự chọn từ quầy hay thông qua tờ bảng giá Khi khách hàng mua

hàng, bộ phận bán hàng trao đổi thông tin cùng khách hàng, chịu trách nhiệm hướng dẫn, làm đơn đăng ký mua hàng (trong trường hợp khách hàng mua) Sau khi tiếp nhận yêu cầu trên bộ phận này sẽ làm hóa đơn và thanh toán tiền.

Trong trường hợp nhiều công ty, các doanh nghiệp… có yêu cầu đặt hàng, mua với số lượng lớn thì cửa hàng nhanh chóng làm phiếu đặt hàng, phiếu thu có giá trị thuế cho từng loại hàng và giao hàng theo yêu cầu.

Công việc cụ thể cho bộ phận bán hàng: Theo dõi được hàng hóa trong kho.

Nhân viên bán hàng cần phải nhập những thông tin cần thiết của từng mặt hàng vào Chương trìng tự tạo mã số riêng của khách hàng.

Nhập thông tin khách hàng với mã số riêng biệt Theo dõi, xác định thời gian giao hàng.

1.1.3.4 Bộ phận kho

Chức năng chính của bộ phận kho là nhập hàng, xuất hàng cho bộ phận bán hàng, theo dõi số lượng hàng tồn kho.

Nhân viên phải thường xuyên kiểm tra để biết được số lượng hàng hóa bị hư hỏng, sắp hết hay quá hạn, khi đó phải đề xuất ban điều hành có kế hoạch xử lý.

 Quản lý hàng hóa

Vật liệu được lấy từ các công ty buôn bán vật liệu khác, những nhà cung cấp tư nhân, các công ty trong nước hay ngoài nước… Công ty còn có thể là đối tác cho những công ty khác.

Các mặt hàng kinh doanh đều phải có một loại mã số riêng để phân biệt với hàng hóa khác Các mặt hàng đều phải đầy đủ thông tin như: tên hàng hóa, chi tiết hàng hóa, giá cả, thông tin nhà sản xuất…

Các qui định về mã số của cửa hàng thường được lưu trữ nội bộ do bộ phận quản lý đặt.

 Quá trình đặt hàng với nhà cung cấp

Hàng ngày nhân viên kho sẽ kiểm tra hàng hóa trong kho và đề xuất lên ban điều hành cần xử lý về việc những mặt hàng cần nhập Trong quá trình đặt hàng thì

ban điều hành sẽ có trách nhiệm xem xét các đề xuất.

Về những mặt hàng yêu cầu và quyết định loại hàng, số lượng hàng cần đặt và phương thức đặt hàng với nhà cung cấp.

 Quá trình nhập hàng vào kho

Quá trình nhập hàng theo nhiều cách khác nhau: Mua từ bên ngoài (công ty khác, đại lý…) Do bị trả lại từ quầy bán hàng.

Sau khi nhận yêu cầu đặt hàng qua điện thoại hay fax, nhà cung cấp sẽ giao hàng cho công ty có kèm theo hóa đơn hay bảng kê chi tiết các loại mặt hàng của từng loại Thủ kho sẽ kiểm tra lô hàng của từng nhà cung cấp và trong trường hợp giao hàng hóa không đúng yêu cầu đặt hàng hay kém chất lượng… thì thủ kho sẽ trả lại nhà cung cấp và yêu cầu giao lại những mặt hàng bị trả đó Trong khi làm việc cho những trường hợp xảy ra này thì thủ kho phải ghi lại những hàng hóa nhập thực.

Kế tiếp thủ kho sẽ kiểm tra chứng từ giao hàng (hóa đơn trực tiếp không khấu trừ VAT, bảng kê hàng hóa, giá cả) để gán giá trị thành tiền cho từng loại sản phẩm Những loại hàng hóa này sẽ được cung cấp một mã số và được cập nhật ngay vào giá bán.

Trong quá trình nhập chứng từ giao hàng vào máy tính để làm phiếu nhập trong trường hợp là mặt hàng cũ thì sẽ đưa vào danh sách có mã số này trước đó trong từng loại hàng hóa Còn những hàng hóa mới sẽ đăng ký hàng hóa mới trong danh mục hàng hóa.

Sau khi nhập xong chứng từ giao hàng, nhân viên nhập kho sẽ in một phiếu nhập để lưu trữ trong hồ sơ.

 Quá trình xuất hàng

Quá trình xuất hàng có nhiều hình thức sau: Xuất hàng theo yêu cầu của đơn đặt hàng.

Trả lại cho nhà cung cấp cho trường hợp hàng không đạt yêu cầu, kém chất lượng… kèm theo các giấy tờ có liên quan.

Xuất hàng để thanh lý vì quá hạn hay hư hỏng nặng

Đưa ra các hình thức khuyến mãi do tình hình thị trường, hay quảng cáo thông qua các báo biểu, banner…

 Định giá

Việc định giá cho một mặt hàng tùy vào sự quyết định của bộ phận kho, giá không đúng với giá khung khi nhập hàng mà cộng thêm các chi phí phát sinh khác.

Công thức cụ thể

Giá nhập = giá mua + chi phí khác

Trong đó chi phí khác gồm: thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển…

Giá thành = giá nhập + chi phí khác

Trong đó chi phí khác gồm: khấu hao…

Giá vốn = giá thành + chi phí khác

Trong đó chi phí khác gồm: bao bì, quảng cáo, nhân viên bán hàng…

Giá bán = giá thị trườngLãi lỗ = giá bán – giá vốn

1.1.3.5 Bộ phận kế toán thống kê

Công việc của bộ phận này là thực hiện các nghiệp vụ như thống kê các hóa đơn bán hàng, các phiếu nhập kho, các đơn đặt hàng và doanh thu của cửa hàng vào cuối mỗi kỳ.

Báo cáo giá trị thành tiền của toàn bộ hàng hóa, báo cáo số tiền mỗi nhân viên bán được.

Thống kê hàng hóa: Nhân viên kế toán phải kiểm tra quá trình nhập xuất hàng Đa phần các chứng từ là phiếu nhập, phiếu xuất, đơn đặt hàng… thống kê các loại hàng hóa bán chạy nhất hay chậm nhất.

Thống kê năng suất của nhân viên trong từng công việc.

2.1 Thực trạng và tính cấp thiết của đề tài2.1.1 Thực trạng công ty

Nói chung, công tác quản lý kinh doanh của công ty vẫn chỉ là trên sổ sách thủ công và chưa được tin học hóa.

Tuy nhiên, với nhu cầu thông tin và qui mô kinh doanh ngày càng mở rộng cho công ty nhằm tạo sự thu hút và quan tâm của khách hàng, quan hệ hợp tác và trao đổi trực tiếp những vấn đề cần thiết về mua bán, hay tìm hiểu về chính công ty, hàng hóa của mình Số lượng đơn đặt hàng sẽ tăng rất nhiều, để quản lý việc nhập hàng với nhà cung cấp và xuất hàng cho khách hàng là rất khó khăn Nếu công ty chỉ quản lý bằng sổ sách thủ công sẽ không thể theo dõi được tình hình hàng hóa trong kho, lượng hàng cần nhập là bao nhiêu? Xuất ra bao nhiêu? Do vậy, công ty rất cần thiết phải tin học hóa công tác quản lý nhập hàng, xuất hàng để thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của mình Trên cơ sở đó, yêu cầu đặt ra là đòi hỏi phải có một phần mềm quản lý nhập hàng, xuất hàng tiện lợi, đơn giản, đẹp mắt, dễ dùng và cách hướng dẫn sử dụng chương trình sao cho dễ hiểu, các thao tác dễ dàng, luôn cập nhật những sản phẩm, mặt hàng mới của công ty.

Phần mềm tương lai sẽ giải quyết vấn đề đặt ra một cách tổng thể là một phần mềm quản lý nhập, xuất hàng bao gồm các chức năng:

 Tra cứu:

Hàng hóa: Tìm kiếm thông tin về vật liệu loại hàng Đơn đặt hàng: Thông tin về hàng hóa đã được đặt mua.

Khác: Các thông tin về các hướng dẫn hỗ trợ kỹ thuật, hướng dẫn mua hàng, các văn bằng kinh doanh, giới thiệu cửa hàng

 Lưu trữ:

Hàng hóa: Hệ thống dữ liệu về quản lý hàng hóa, bao gồm các thông tin về hàng hóa: tên, chi tiết, loại, giá Trong đó các thao tác về hàng hóa là thêm chi tiết

về khách hàng, họ, tên và email

Đơn đặt hàng: Hệ thống dữ liệu về quản lý đơn đặt hàng, bao gồm các thông tin về đơn đặt hàng, card, địa chỉ, ngày mua các thao tác thêm hủy.

Phiếu xuất: Dữ liệu quản lý nội dung các thông tin xuất.

Phiếu nhập: Dữ liệu quản lý nội dung các thông tin nhập từ đơn đặt hàng Quyền: Dữ liệu quản lý nội dung các thông tin về quyền của nhân viên khi

Nếu hàng lấy đi một đơn vị thì số lượng hàng sẽ giảm đi Tiền chi phí khi di chuyển, giao hàng, đặt hàng Hiển thị danh sách nhà cung cấp Hiển thị thông tin hàng hóa cần xuất Thống kê tình hình nhập, xuất, tồn kho Thống kê thu chi vào cuối mỗi kỳ.

Thống kê hàng hóa bán được Thống kê khách hàng.

Thống kê đơn đặt hàng Theo dõi.

Theo dõi giá thành, khách hàng Theo dõi hàng mua.

Theo dõi hàng nhập Theo dõi hàng chưa nhập Theo dõi hàng hết.

Báo cáo

Báo cáo công nợ Báo cáo doanh thu

2.2.2 Đề tài được chọn

Qua quá trình khảo sát ban đầu về tình hình tại công ty TNHH Tú Mai cùng với những hạn chế còn tồn tại trong việc quản lý nhập hàng, xuất hàng, em đã chọn

đề tài: “Xây dựng phần mềm quản lý nhập, xuất hàng tại công ty TNHH TúMai”

Hiệu quả đề tài mang lại:

Nhân viên sẽ thường xuyên theo dõi các thông tin về hàng hóa, chương trình sẽ xử lý đúng yêu cầu, đúng chức năng do nhân viên nhập vào và thao tác dễ dàng với công việc quản lý dữ liệu phải đáp ứng được yêu cầu.

Nhân viên nhập các thông tin cho các vật liệu mới, nhà cung cấp mới, khách hàng mới vào trong dữ liệu và có sự kiểm tra về tính chính xác, đúng đắn của dữ liệu.

Nhân viên được phép chỉnh sửa, xóa những thông tin sai, không phù hợp Theo dõi quá trình mua bán của công ty.

CHƯƠNG II

PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ CÔNG CỤ ĐỂ XÂY DỰNG HỆ THỐNGTHÔNG TIN QUẢN LÝ

2.1 Tổng quan về HTTT

2.1.1 Khái niệm, mô hình, chức năng của HTTT

Khái niệm HTTT

- HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môi trường Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, các dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ

Chức năng của HTTT trong tổ chức: - Thu thập

- Lưu trữ - Xử lý - Phân phối

Chức năng của HTTT trong tổ chức được R.N.Anthony đưa ra trong hình vẽ sau đây Anthony trình bày tổ chức như là một thực thể cấu thành từ 3 mức quản lý có tên là: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hành tác

2.1.2 Phân loại HTTT

2.1.2.1 Theo tính chính thức và không chính thức

- Một HTTT chính thức thường bao hàm một tập hợp các qui tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra cũng được thiết lập theo một truyền thống Đó là trường hợp hệ thống trả lương, hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổ chức.

- Những HTTT phi chính thức của một tổ chức bao chứa các bộ phận như tập hợp các hoạt động xử lý thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạp chí.

2.1.2.2 Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp Theo cách này có năm loại: HTTT quản lý, HTTT trợ giúp ra quyết định, HTTT xử lý giao dịch, HTTT chuyên gia và HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh

- HTTT xử lý giao dịch TPS( Transaction Processing System)

Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phép theo dõi hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Có thể kể ra ra các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế…

- HTTT quản lý MIS( Management Information System)

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến

lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử Vì các HTTT quản lý phần lớn dựa vào các các dữ liệu sản sinh ra từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào các việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường… là các HTTT quản lý.

- HTTT trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một qui trình được tạo ra từ 3 giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc, một hệ thống DSS phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải ra Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.

- HTTT chuyên gia ES(Expert System)

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống ES như là mở rộng của những hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên, đặc trưng riêng của của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các qui tắc được chuyên gia sử dụng.

- HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA(Information System for

Competitive Advantage)

HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứu một HTTT mà không tính đến những lý do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia HTTT ISCA được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp…( trong khi bốn loại HTTT trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức)

Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống ISCA là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp.

2.1.2.3 Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ

- HTTT tài chính - HTTT marketing

- HTTT quản trị nguồn nhân lực

- HTTT quản lý kinh doanh và sản xuất - HTTT văn phòng

2.1.3 Nguyên nhân cần xây dựng một HTTT

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng xây dựng một HTTT là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện HTTT liên quan tới xây dựng mô hình vật lý trong các hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt

động của tổ chức.

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một HTTT mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển một HTTT? Nhưng cũng còn một số nguyên nhân khác nhau nữa như yêu cầu của nhà quản lý, công nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị Có thể kể ra một số nguyên nhân như:

- Những vấn đề về quản lý

- Những yêu cầu mới của nhà quản lý - Sự thay đổi của công nghệ

- Thay đổi sách lược chính trị

2.1.4 Phương pháp xây dựng HTTT

2.1.4.1 Phương pháp hướng chức năng

Phương pháp hướng chức năng là lối tiếp cận truyền thống của ngành công nghệ phần mềm Theo lối tiếp cận này, chúng ta chủ yếu quan tâm tới những thông tin mà hệ thống yêu cầu Trên cơ sở đó, chúng ta thiết kế ngân hàng dữ liệu để chứa những thông tin, cung cấp Forms để nhập thông tin và in báo cáo để trình bày các thông tin Phương pháp này chỉ tập trung vào thông tin và không quan tâm đến cách thức hoạt động của hệ thống Đây là lối tiếp cận xoay quanh dữ liệu và đã được áp dụng để tạo nên hàng nghìn hệ thống trong suốt nhiều năm.

Lối tiếp cận xoay quanh dữ liệu là phương pháp tốt cho việc thiết kế ngân hàng dữ liệu và nắm bắt thông tin, nhưng nếu áp dụng cho việc thiết kế ứng dụng lại có thể gặp phải nhiều khó khăn Một trong những thách thức lớn là yêu cầu đối với những hệ thống thường xuyên thay đổi Một hệ thống xoay quanh dữ liệu có thể dễ dàng xử lý việc thay đổi ngân hàng dữ liệu, nhưng lại khó thực thi những thay đổi trong nguyên tắc nghiệp vụ hay cách hoạt động của hệ thống

Phương pháp hướng đối tượng đã được phát triển để trả lời cho vấn đề đó Với lối tiếp cận hướng đối tượng, chúng ta tập trung vào cả hai mặt của vấn đề: thông tin và cách hoạt động

2.1.4.2 Phương pháp hướng đối tượng

Hướng đối tượng là thuật ngữ rất thông dụng hiện thời của ngành công nghiệp phần mềm Hiện nay, các công ty đang nhanh chóng tìm cách áp dụng và tích hợp

công nghệ mới này vào các ứng dụng của họ Đa phần các ứng dụng hiện nay đều mang tính hướng đối tượng Lối tiếp cận hướng đối tượng là một lối tư duy về vấn đề theo hướng ánh xạ các thành phần trong bài toán vào các đối tượng ngoài đời thực Với lối tiếp cận này, chúng ta chia ứng dụng thành các thành phần nhỏ, gọi là các đối tượng, độc lập với nhau Sau đó ứng dụng được xây dựng bằng cách ghép các đối tượng đó lại với nhau.

2.1.4.3 Ưu điểm của phương pháp hướng đối tượng

Phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng tạo sự tiếp cận tương ứng giữa hệ thống và vấn đề thực ngoài đời Một trong những ưu điểm quan trọng bậc nhất của phương pháp phân tích và thiết kế hướng đối tượng, đó là tính tái sử dụng: Các đối tượng được tạo ra một lần và có thể dùng nhiều lần sau đó Chúng ta có thể tái sử dụng các đối tượng cũng như sử dụng code của một hệ thống kế toán, hệ thống kiểm kê, hoặc một hệ thống đặt hàng,…

Vì các đối tượng đã được thử nghiệm kỹ càng trước đó, nên khả năng tái sử dụng có tác dụng giảm thiểu lỗi và các khó khăn trong việc bảo trì, giúp tăng tốc độ thiết kế và phát triển phần mềm

Phương pháp hướng đối tượng giúp chúng ta xử lý các vấn đề phức tạp trong phát triển phần mềm và tạo ra các thế hệ phần mềm có khả năng thích ứng và bền chắc Ta dùng phương pháp hướng đối tượng để tiếp cận vấn đề rõ hơn, tạo khung nhìn tổng thể của vấn đề.

2.1.5 Các giai đoạn phát triển HTTT

- Nghiên cứu sơ bộ (Preliminary Investigation hay còn gọi là Feasibility Study)

- Phân tích yêu cầu (Analysis)

- Thiết kế hệ thống (Design of the System) - Xây dựng phần mềm (Software Construction) - Thử nghiệm hệ thống (System Testing)

- Thực hiện, triển khai (System Implementation) - Bảo trì, nâng cấp (System Maintenance)

2.1.5.1 Nghiên cứu sơ bộ:

Trong giai đọan nghiên cứu sơ bộ, nhóm phát triển hệ thống cần xem xét các yêu cầu của doanh nghiệp, những nguồn tài nguyên có thể sử dụng, công nghệ cũng như nguồn nhân lực cùng các ý tưởng của họ đối với hệ thống mới Có thể thực hiện thảo luận, nghiên cứu, xem xét khía cạnh thương mại, phân tích khả năng lãi-lỗ, phân tích các trường hợp sử dụng và tạo các nguyên mẫu để xây dựng nên một khái niệm cho hệ thống đích cùng với các mục đích, quyền ưu tiên và phạm vi của nó

Thường trong giai đoạn này người ta cũng tiến hành tạo một phiên bản thô của lịch trình và kế hoạch sử dụng tài nguyên

Một giai đoạn nghiên cứu sơ bộ thích đáng sẽ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đối với một hệ thống khả thi kể cả về phương diện kỹ thuật lẫn xã hội

Kết quả của giai đoạn nghiên cứu sơ bộ là Báo Cáo Kết Quả Nghiên Cứu Tính Khả Thi Khi hệ thống tương lai được chấp nhận dựa trên bản báo cáo này cũng là lúc giai đoạn phân tích bắt đầu

2.1.5.2 Phân tích yêu cầu

Sau khi đã xem xét về tính khả thi của hệ thống cũng như tạo lập một bức tranh sơ bộ của dự án, chúng ta bước sang giai đoạn thường được coi là quan trọng nhất trong các công việc lập trình: Hiểu hệ thống cần xây dựng Người thực hiện công việc này là nhà phân tích

Quá trình phân tích nhìn chung là hệ quả của việc trả lời câu hỏi "Hệ thống cần phải làm gì?" Quá trình phân tích bao gồm việc nghiên cứu chi tiết hệ thống doanh nghiệp hiện thời, tìm cho ra nguyên lý hoạt động của nó và những vị trí có thể được nâng cao, cải thiện Bên cạnh đó là việc nghiên cứu xem xét các chức năng mà hệ thống cần cung cấp và các mối quan hệ của chúng, bên trong cũng như với phía ngoài hệ thống Trong toàn bộ giai đoạn này, nhà phân tích và người dùng cần cộng tác mật thiết với nhau để xác định các yêu cầu đối với hệ thống, tức là các tính năng mới cần phải được đưa vào hệ thống

Những mục tiêu cụ thể của giai đoạn phân tích là:  Xác định hệ thống cần phải làm gì.

 Nghiên cứu thấu đáo tất cả các chức năng cần cung cấp và những yếu tố liên quan

 Xây dựng một mô hình nêu bật bản chất vấn đề từ một hướng nhìn có thực (trong đời sống thực).

 Trao định nghĩa vấn đề cho chuyên gia lĩnh vực để nhận sự đánh giá, góp ý  Kết quả của giai đoạn phân tích là bản Đặc Tả Yêu Cầu (Requirements Specifications).

2.1.5.3 Thiết kế hệ thống

Sau giai đoạn phân tích, khi các yêu cầu cụ thể đối với hệ thống đã được xác định, giai đoạn tiếp theo là thiết kế cho các yêu cầu mới Công tác thiết kế xoay quanh câu hỏi chính: Hệ thống làm cách nào để thỏa mãn các yêu cầu đã được nêu trong Đặc Tả Yêu Cầu?

Một số các công việc thường được thực hiện trong giai đoạn thiết kế:  Nhận biết form nhập liệu tùy theo các thành phần dữ liệu cần nhập  Nhận biết reports và những output mà hệ thống mới phải sản sinh  Thiết kế forms (vẽ trên giấy hay máy tính, sử dụng công cụ thiết kế)  Nhận biết các thành phần dữ liệu và bảng để tạo database

 Ước tính các thủ tục giải thích quá trình xử lý từ input đến output.

Kết quả giai đoạn thiết kế là Đặc Tả Thiết Kế (Design Specifications) Bản Đặc Tả Thiết Kế Chi Tiết sẽ được chuyển sang cho các lập trình viên để thực hiện giai đoạn xây dựng phần mềm

2.1.5.4 Xây dựng phần mềm

Đây là giai đoạn viết lệnh (code) thực sự, tạo hệ thống Từng người viết code thực hiện những yêu cầu đã được nhà thiết kế định sẵn Cũng chính người viết code sẽ chịu trách nhiệm viết tài liệu liên quan đến chương trình, đồng thời giải thích về lí do và cách thức thực hiện các thủ tục (procedure) đó

Để đảm bảo chương trình thoả mãn mọi yêu cầu có ghi trước trong bản Đặc Tả Thiết Kế Chi Tiết, người viết code cũng đồng thời phải tiến hành thử nghiệm phần chương trình của mình Phần thử nghiệm trong giai đoạn này có thể được chia thành hai bước chính:

 Thử nghiệm đơn vị:

Người viết code chạy thử các phần chương trình của mình với dữ liệu giả (test/ dummy data) Việc này được thực hiện theo một kế hoạch thử, cũng do chính người viết code soạn ra Mục đích chính trong giai đoạn thử này là xem chương trình cho ra những kết quả như mong đợi hay không

 Thử nghiệm đơn vị độc lập:

Công việc này do một thành viên khác trong nhóm đảm trách Cần chọn người không có liên quan trực tiếp đến việc viết code của đơn vị chương trình cần thử nghiệm để đảm bảo tính “độc lập” Công việc thử đợt này cũng được thực hiện dựa trên kế hoạch thử do người viết code soạn nên.

2.1.5.5 Thử nghiệm hệ thống

Sau khi các thủ tục đã được thử nghiệm riêng, cần phải thử nghiệm toàn bộ hệ thống Mọi thủ tục được tích hợp và chạy thử, kiểm tra xem mọi chi tiết ghi trong Đặc Tả Yêu Cầu và những mong chờ của người dùng có được thoả mãn Dữ liệu thử cần được chọn lọc đặc biệt, kết quả cần được phân tích để phát hiện mọi lệch lạc so với mong chờ.

2.1.5.6 Thực hiện, triển khai

Trong giai đoạn này, hệ thống vừa phát triển sẽ được triển khai cho phía người dùng Trước khi để người dùng thật sự bắt tay vào sử dụng hệ thống, nhóm các nhà phát triển cần tạo các file dữ liệu cần thiết cũng như huấn luyện cho người dùng, để đảm bảo hệ thống được sử dụng hữu hiệu nhất

2.1.5.7 Bảo trì, nâng cấp

Tùy theo các biến đổi trong môi trường sử dụng, hệ thống có thể trở nên lỗi thời hay cần phải được sửa đổi nâng cấp để sử dụng có hiệu quả Hoạt động bảo trì hệ thống có thể rất khác biệt tùy theo mức độ sửa đổi và nâng cấp cần thiết.

Sơ đồ tổng quát các giai đoạn của Chu Trình Phát Triển Phần Mềm:

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổng quát các giai đoạn của Chu Trình Phát Triển Phần Mềm

2.2 Phân tích - thiết kế HTTT

2.2.1 Phương pháp phân tích - thiết kế HTTT

Có nhiều phương pháp dùng để phân tích – thiết kế HTTT, mỗi phương pháp có những điểm mạnh và điểm yếu riêng, tuy nhiên vấn đề ưu tiên khi lựa chọn phương pháp PTTKHT là: dễ sử dụng, có thể mô hình hóa một cách tổng quát nhất các vấn đề đặt ra trong thực tế, có khả năng áp dụng cho lớp các bài toán phục vụ quản lý và có khả năng chuyển thành chương trình sử dụng trong thực tế nhanh nhất.

Trên cơ sở yêu cầu trên, em đã chọn ngôn ngữ UML để tiến hành PTTKHT cho bài toán quản lý nhâp, xuất hàng tại công ty TNHH Tú Mai.

UML được phát triển bởi Grady Booch, James Rumbaugh và Ivar Jacobson tại công ty phần mềm Rational Mục tiêu của họ là tạo ra một phương pháp mới, phương pháp thống nhất dựa trên các phương pháp PTTK hướng đối tượng đề xuất riêng rẽ trước đó bởi Grady Booch, James Rumbaugh và Jacobson Dựa vào việc hợp nhất các ký hiệu sử dụng trong khi phân tích, thiết kế các phương pháp đó,

UML đưa ra một nền tảng chuẩn bị cho việc phân tích, thiết kế và kết quả có thể vận dụng để tự sinh mã nguồn UML ra đời cuối năm 1980, được hợp nhất từ các phương pháp hướng đối tượng Booch, Oose (Jacobson) và OMT (Rum buygh), UML được hãng Rational phát triển từ năm 1997, từ năm 1997 được hãng OMG phát triển.

Ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất UML (Unifield Modeling Language – UML) là một ngôn ngữ để biểu diễn mô hình theo hướng đối tượng được xây dựng với mục đích:

Mô hình hoá các hệ thống sử dụng các khái niệm hướng đối tượng.

Thiết lập một kết nối từ nhận thức của con người đến các sự kiện cần mô hình hoá.

Giải quyết vấn đề về mức độ thừa kế trong các hệ thống phức tạp, có nhiều ràng buộc khác nhau.

Tạo một ngôn ngữ mô hình hoá có thể sử dụng được bởi người và máy.

2.2.2 Phân tích HTTT dùng ngôn ngữ UML

Những công đoạn chính trong phân tích HTTT:

Bước 1: Xây dựng sơ đồ các trường hợp sử dụng (Use Case Diagram).

Bước 2: Xây dựng sơ đồ trình tự (Sequence Diagram) và sơ đồ cộng tác (Collaboration).

Bước 3: Xây dựng sơ đồ lớp (Class Diagram)

2.2.2.1 Bước 1: Xây dựng sơ đồ các trường hợp sử dụng (Use CaseDiagram)

Xác định các tác nhân (Actor)

Tác nhân (Actor) được hiểu là những thực thể trực tiếp tham gia các hoạt động trong hệ thống và tương tác với hệ thống đó

Các trường hợp sử dụng (Use Case) là những chức năng sử dụng mà tác nhân đòi hỏi từ phía hệ thống

Có thể nhận diện ra các tác nhân (Actor) và qua việc trả lời một số các câu hỏi như sau:

Ai sẽ sử dụng những chức năng chính của hệ thống (tác nhân chính)?

Ai sẽ cần sự hỗ trợ của hệ thống để thực hiện những tác vụ hàng ngày của họ?

Ai sẽ cần bảo trì, quản trị và đảm bảo cho hệ thống hoạt động (tác nhân phụ)?

Hệ thống sẽ phải xử lý và làm việc với những trang thiết bị phần cứng nào? Hệ thống cần phải tương tác với các hệ thống khác nào?

Ai quan tâm đến kết quả (giá trị) HTTT được xây dựng?

Khi tìm kiếm tác nhân, cần tiếp cận những người đang sử dụng hệ thống hiện thời, hỏi xem họ đóng những vai trò nào khi thực thi công việc hàng ngày của họ với hệ thống Một người sử dụng có thể thực thi nhiều vai trò khác nhau tại nhiều thời điểm khác nhau, tùy thuộc vào việc chức năng nào trong hệ thống đang được sử dụng.

Một tác nhân phải có một sự liên kết (Association) nào đó với một hoặc là nhiều Use Case Mặc dù có những tác nhân có thể không kích hoạt nên một Use Case nào, nhưng tác nhân đó sẽ liên kết ít nhất với một Use Case tại một thời điểm nào đó Cần phải đặt tên cho tác nhân làm sao để tên phản ánh đúng vai trò của tác nhân đó trong hệ thống.

Xác định các trường hợp sử dụng (Use Case)

Các trường hợp sử dung (Use Case) là một khối chức năng được thực hiện bởi hệ thống để mang lại một kết quả có giá trị đối với một Actor nào đó.

Use Case mô tả sự tương tác đặc trưng giữa người dùng và hệ thống Trên quan điểm người sử dụng, Use Case thể hiện ứng xử của hệ thống đối với bên ngoài, trong một hoàn cảnh nhất định Tập hợp tất cả Use Case của hệ thống sẽ mô tả tất cả các trường hợp mà hệ thống có thể được sử dụng.

Use Case mô tả một nghiệp vụ thông thường Nghiệp vụ này bao gồm các bước riêng rẽ, còn được gọi là các hoạt động Khi các bước được mô tả dưới dạng văn bản thì việc chỉ ra sự phụ thuộc giữa các bước là một việc mất nhiều thời gian Việc thể hiện các bước dưới dạng kí hiệu là dễ dàng và dễ hiểu hơn Do đó Use Case thường được mô tả chi tiết thông qua các sơ đồ như: Sơ đồ trình tự (Sequence

diagram), sơ đồ cộng tác( Collaboration diagram)

Các câu hỏi thường được sử dụng để xác định Use Case cho một hệ thống là:  Nhiệm vụ của mỗi Actor là gì?

 Có Actor nào sẽ tạo, lưu trữ, thay đổi, xóa hoặc đọc thông tin trong hệ

 Trường hợp sử dụng nào sẽ hỗ trợ và bảo trì hệ thống?

 Tất cả các yêu cầu về mặt chức năng có được thể hiện hết thông qua các trường hợp sử dụng chưa?

Xây dựng sơ đồ các trường hợp sử dụng (Use Case Diagram)

Sơ đồ các trường hợp sử dụng (Use Case Diagram) là sơ đồ thể hiện sự tương tác giữa các Actor và Use Case trong hệ thống.

Qua phương pháp mô hình hóa Use Case, các tác nhân (Actor) bên ngoài quan tâm đến hệ thống sẽ được mô hình hóa song song với chức năng mà họ đòi hỏi từ phía hệ thống (tức là Use Case) Các tác nhân và các Use Case được mô hình hóa cùng các mối quan hệ và được miêu tả trong sơ đồ các trường hợp sử dụng (Use Case Diagram) của UML Mỗi một Use Case sẽ đặc tả các yêu cầu của khách hàng.

Một sơ đồ các trương hợp sử dụng chỉ ra một số lượng các tác nhân ngoại cảnh và mối liên kết của chúng đối với Use Case mà hệ thống cung cấp Một Use Case là một lời miêu tả của một chức năng mà hệ thống cung cấp Lời miêu tả Use Case thường là một văn bản tài liệu, nhưng kèm theo đó cũng có thể là một sơ đồ hoạt động Các Use Case được miêu tả duy nhất theo hướng nhìn từ ngoài vào của các tác nhân (hành vi của hệ thống theo như sự mong đợi của người sử dụng), không miêu tả chức năng được cung cấp sẽ hoạt động nội bộ bên trong hệ thống ra sao Các Use Case định nghĩa các yêu cầu về mặt chức năng đối với hệ thống

Ví dụ: Sơ đồ Use Case của một công ty bảo hiểm:

Hệ thống quản lý sẽ có 2 tác nhân (Actor): Khách hàng và người bán bảo hiểm.

Actor Khách hàng sẽ đòi hỏi hệ thống cần Use Case Ký một hợp đồng bảo hiểm.

Actor Người bán bảo hiểm yêu cầu hệ thống 3 Use Case : Ký hợp đồng bảo hiểm, Thông kê bán hàng, Thống kê khách hàng.

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ các trường hợp sử dụng của một công ty bảo hiểm

2.2.2.2 Bước 2: Xây dựng sơ đồ trình tự (Sequence Diagram) và sơ đồ cộngtác (Collaboration)

 Sơ đồ trình tự (Sequence Diagram)

Một sơ đồ trình tự chỉ ra tác động giữa một loạt các đối tượng Khía cạnh quan trọng của sơ đồ này là chỉ ra trình tự các thông điệp (message) được gửi giữa các đối tượng Nó cũng chỉ ra trình tự tương tác giữa các đối tượng, điều sẽ xảy ra tại một thời điểm cụ thể nào đó trong trình tự thực thi của hệ thống Các sơ đồ trình tự chứa một loạt các đối tượng được biểu diễn bằng các đường thẳng đứng Trục thời gian có hướng từ trên xuống dưới trong sơ đồ, và sơ đồ chỉ ra sự trao đổi thông điệp giữa các đối tượng khi thời gian trôi qua Các thông điệp được biểu diễn bằng các đường gạch ngang gắn liền với mũi tên (biểu thị thông điệp) nối liền giữa những đường thẳng đứng thể hiện đối tượng Trục thời gian cùng những lời nhận xét khác thường sẽ được đưa vào phần lề của sơ đồ

Ví dụ : Một sơ đồ trình tự cho máy in (Print Server)

Sơ đồ 2.3: Sơ đồ trình tự của một máy in

 Sơ đồ cộng tác (Collaboration)

Một sơ đồ cộng tác chỉ ra một sự cộng tác động, cũng giống như một sơ đồ trình tự Thường người ta sẽ chọn hoặc dùng sơ đồ trình tự hoặc dùng sơ đồ cộng tác Bên cạnh việc thể hiện sự trao đổi thông điệp (được gọi là tương tác), sơ đồ cộng tác chỉ ra các đối tượng và quan hệ của chúng (nhiều khi được gọi là ngữ cảnh) Việc nên sử dụng sơ đồ trình tự hay sơ đồ cộng tác thường sẽ được quyết định theo nguyên tắc chung sau: Nếu thời gian hay trình tự là yếu tố quan trọng nhất cần phải nhấn mạnh thì hãy chọn sơ đồ trình tự; nếu ngữ cảnh là yếu tố quan trọng hơn, hãy chọn sơ đồ cộng tác Trình tự tương tác giữa các đối tượng được thể hiện trong cả hai loại sơ đồ này.

Sơ đồ cộng tác được vẽ theo dạng một sơ đồ đối tượng, nơi một loạt các đối tượng được chỉ ra cùng với mối quan hệ giữa chúng với nhau (sử dụng những ký hiệu như trong sơ đồ lớp/ sơ đồ đối tượng) Các mũi tên được vẽ giữa các đối tượng để chỉ ra dòng thông điệp giữa các đối tượng Các thông điệp thường được đính kèm theo các nhãn (label), một trong những chức năng của nhãn là chỉ ra thứ tự mà các thông điệp được gửi đi Nó cũng có thể chỉ ra các điều kiện, chỉ ra những giá trị được trả về, v.v Khi đã làm quen với cách viết nhãn, một nhà phát triển có thể đọc sơ đồ cộng tác và tuân thủ theo dòng thực thi cũng như sự trao đổi thông điệp Một sơ đồ cộng tác cũng có thể chứa cả các đối tượng tích cực (active objects), hoạt động song song với các đối tượng tích cực khác

Ví dụ: Sơ đồ cộng tác của máy in (Print Server)