Tìm hiểu, phân tích và lập phương án xây dựng hệ thống quản lý bán hàng

Khoa CNTT-K45 1 Đồ án tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà MỤC LỤC Trang MỤC LỤC 1 LỜI NÓI ĐẦU 3 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VI ÊN HƯỚNG DẪN 5 CHƯƠNG I. CƠ S Ở LÝ THUYẾT 6 I.1. Giới thiệu hệ thống thông tin quản lý 6 I.1.1. Khái niệm 6 I.1.2. cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý 6 I.1.3. Chất lượng của hệ thống thông t in 6 I.2. Phân tích và thi ết kế hệ thống thông tin quản lý 6 I.2.1. Sự cần thiết của việc phân tích v à thiết kế 6 I.2.2. Các bước phát triển của quá tr ình xây dựng hệ thống thông tin 7 I.3. Mô hình tiến triển sản xuất phần mềm 7 I.3.1. Mô hình Thác n ước 7 I.3.2. Mô hình V 8 CHƯƠNG II. H Ệ THỐNG THỰC TẾ 9 II.1. Đặt tả hệ thống 9 II.2. Chức năng của hệ thống 11 II.2.1. Menu hệ thống 11 II.2.2. Menu danh m ục 11 II.2.3. Menu kho hàng 12 II.2.3.1. Xem nhật ký nhập xuất 12 II.2.3.2. Xem nhật ký thu chi 13 II.2.3.3. Xem chi tiết nhập xuất tồn 15 II.2.3.4. Báo cáo tồn kho 16 II.2.3.5. Nhập xuất thu chi chi tiết 17 II.2.3.6. Nhật ký kiểm kho 17 II.2.4. Menu xem in 17 Khoa CNTT-K45 2 Đồ án tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà II.2.5. Menu thu chi 18 II.2.6. Menu dữ liệu 19 II.2.7. Menu công n ợ 20 II.3. Đánh giá hệ thống 21 CHƯƠNG III. XÂY D ỰNG HỆ THỐNG ĐỀ NGHỊ 24 III.1. Phân tích h ệ thống 24 III.1.1. Đặt tả hệ thống 24 III.1.2. Mô hình quan ni ệm 27 III.1.3. Mô hình t ổ chức dữ liệu 28 III.1.4. Mô hình v ật lý dữ liệu 29 III.1.5. Mô hình thông l ượng 37 III.1.6. Mô hình quan ni ệm xử lý 39 III.1.7. Bảng công việc 44 III.1.8. Mô hình t ổ chức xử lý 45 III.1.9. Mô hình v ật lý xử lý 49 III.2. Đánh giá h ệ thống 54 III.2.1. Ước lượng 54 III.2.2. Lập lịch biểu 57 III.3. Một số giao diện 58 CHƯƠNG IV. K ẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA ĐỀ T ÀI 60 IV.1. Kết luận 60 IV.2. Hướng phát triển của đề t ài 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 Khoa CNTT-K45 3 Đồ án tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà LỜI NÓI ĐẦU Trong thời kỳ bùng nổ thông tin hiện nay, việc ứng dụng máy tính v à các phần mềm ứng dụng trong các doanh nghiệp ng ày càng tăng. Để đảm bảo hiệu quả trong kinh doanh, các doanh nghi ệp đều mong muốn có đ ược phần mềm ứng dụng ph ù hợp với đặc thù riêng của mình. Đây là điều kiện thuận lợi cho sự ra đời v à phát triển của nhiều công ty nghi ên cứu và phát triển phần mềm. Khi nói đến việc xây dựng một phần mềm ứng dụng, nhiều ng ười sẽ cho rằng công tác lập trình là quan trọng nhất mà quên mất khâu phân tích v à thiết kế nó. Thật ra, quá trình xây d ựng một phần mềm ứng dụng phải qua các khâu: T ìm hiểu thực tế, phân tích thiết kế, c ài đặt và kiểm thử. Trong đó, phân tích v à thiết kế hệ thống là khâu quan trọng nhất và chiếm nhiều thời gian nhất trong suốt thời gian hoàn thành phần mềm. Thông qua việc phân tích v à thiết kế, người quản trị dự án sẽ biết được những thuận lợi v à khó khăn gặp phải khi bắt tay vào xây dựng phần mềm thực tế. Từ đó, xác định chi phí, nhân lực v à thời gian cần thiết để ho àn thành phần mềm một cách hiệu quả nhất. Nhằm tích lũy kiến thức v à bước đầu làm quen với công tác xây dựng một phần mềm thực tế, trong đợt thực tập tốt nghiệp này, tôi được phân công thực hiện đề t ài “Tìm hiểu, phân tích v à lập phương án xây dựng Hệ Thống Quản Lý Bán Hàng”. Dựa trên cơ sở hệ thống Quản Lý Bán H àng của doanh nghiệp t ư nhân thương mại Liên Sơn tại số 2 đường Tố Hữu, thành phố Nha Trang và sự hướng dẫn của của thạc sĩ Nguyễn Hữu Trọng, tôi đ ã hoàn thành đề tài này với các nội dung sau: 1. Mô tả thực trạng hệ thống quản lý bán h àng đang được sử dụng tại doanh nghiệp tư nhân thương m ại Liên Sơn. 2. Đánh giá ưu, khuy ết điểm của hệ thống thực tế. 3. Đưa ra hệ thống đề nghị tr ên cơ sở ưu, khuyết điểm của hệ thống thực tế. 4. Phân tích thiêt k ế hệ thống đề nghị. Khoa CNTT-K45 4 Đồ án tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà 5. Lập lịch biểu cho việc xây dựng hệ thống đề nghị. 6. Đánh giá thời gian, nhân lực v à chi phí việc xây dựng hệ thống đề nghị. Do thời gian có hạn, kiến thức còn hạn chế và chưa có kinh nghi ệm lập trình phần mềm quản lý, n ên trong quá trình th ực hiện đề tài không thể tránh khỏi những sai sót. Rất mong được sự đánh giá, góp ý của quý thầy cô c ùng toàn thể các bạn. Tôi xin chân thành c ảm ơn thạc sĩ Nguyễn Hữu Trọng, giáo vi ên hướng dẫn, anh Lê Thanh Hải, trưởng bộ phận kinh doanh của DN TNTM Li ên Sơn cùng toàn th ể các bạn trong nhóm thực tập đ ã giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài này. Nha Trang tháng 12 năm 2007 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thu Hà Khoa CNTT-K45 5 Đồ án tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà NHẬN XÉT CỦA GIÁO VI ÊN HƯỚNG DẪN Nha Trang tháng 12 năm 2007 Khoa CNTT-K45 6 Đồ án tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà CHƯƠNG I. CƠ S Ở LÝ THUYẾT I.1. Giới thiệu hệ thống thông tin quản lý I.1.1. Khái niệm Là một hệ thống tích hợp ng ười, máy tính điện tử v à phương pháp làm việcnhằm tạo ra các thông tin để giúp con ng ười lựa chọn một quyết định tối ưu. Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, c ơ sở dữ liệu, các thủ tục chức năng, các mô h ình phân tích, lập kế hoạch, quản lý v à quyết định. I.1.2.Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống thông tin quản lý gồm bốn yếu tố: Lĩnh vực quản lý, dữ liệu, các thủ tục xử lý và các quy tắc xử lý. I.1.3. Chất lượng của hệ thống thông tin. Một hệ thống thông tin phải có khả năng thực hiện đầy đủ cá c công việc đặc thù trong lĩnh vực mà hệ thống quản lý. Các công việc bao gồm: Thu thập, xử lý v à phân phát thông tin. Chất lượng của một hệ thống thông tin phụ thuộc v ào ba tính chất: Tính nhanh chóng, tính thích ứng và tính an toàn. Tuy nhiên, m ột hệ thống khó đảm bảo cùng một lúc ba yêu cầu trên. Tùy theo tính ch ất của một hệ thống m à người sử dụng đặt yêu cầu nào lên trên, hy sinh b ớt một yêu cầu nào đó. I.2. Phân tích và thi ết kế hệ thống thông tin quản lý. I.2.1. Sự cần thiết của việc phân tích v à thiết kế. Do tính chất phức tạp của sự t ương tác giữa người và máy trong một hệ thống quản lý tự động nên việc xem xét tất cả các khía cạnh của một vấn đề v à đưa ra phương án giải quyết tối ưu cho nó là vô cùng khó. H ầu hết các sai sót mắc phải khi xây dựng một hệ thống đều nằm trong việc phân tích v à thiết kế. Do đó, phân tích và thiết kế đúng là tiền đề cho việc t ìm ra phương án tốt nhất và phù hợp nhất với khả năng hiện thực của chúng ta, góp phần giảm thiểu chi phí phát hiện v à sửa lỗi trong suốt quá trình xây dựng và bảo trì hệ thống. Khoa CNTT-K45 7 Đồ án tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà I.2.2.Các bước phát triển của quá tr ình xây dựng hệ thống thông tin.  Phân tích: Bao g ồm các công việc: Xác định vần đề, hiện trạng của tổ chức, nghiên cứu khả thi, xây dựng sách hợp đồng trách nhiệm.  Thiết kế: Thiết kế tổng thể, thiết kế chi tiết.  Thực hiện: Bao gồm các công việc: C ài đặt hệ thống vào máy tính, thử nghiệm, khai thác, sửa chữa - bảo trì, thích ứng. I.3. Mô hình tiến trình sản xuất phần mềm. Tiến trình sản xuất phần mềm l à tập hợp các thao tác để sản xuất ra mộ t sản phẩm phần mềm. Hầu hết các thao tác n ày được tiến hành bởi các kỹ sư phần mềm với sự hỗ trợ của các công cụ phát triển Có bốn thao tác nền tảng của tiến tr ình sản xuất phần mềm l à:  Đặc tả: Định nghĩa các chức năng của phần mềm v à điều kiện để nó hoạt động.  Phát triển: Quá trình xây dựung phần mềm.  Đánh giá: Phần mềm phải được đánh giá để chắc chắn rằng nó l àm những gì mà khách hàng mu ốn.  Tiến hóa: Phần mềm phải đ ược thích ứng để thỏa m ãn sự thay đổi các yêu cầu của khách hàng. Có nhiều mô hình tiến trình phần mềm khác nhau: Mô h ình Thác nước, mô hình V,mô hình Xoắn ốc, mô hình Nguyên mẫu, mô hình phát triển theo chu kỳ, mô h ình phát triển gia tăng, mô hình phát triển lặp đi lặp lại, mô h ìnhthuyết minh thao tác, mô hình biến đổi. I.3.1.Mô hình Thác n ước. Phân tích yêu cầu Thiết kế hệ thống Cài đặt Thử nghiệm Bảo trì Khoa CNTT-K45 8 Đồ án tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Mô hình Thác nước có đặc trưng là: theo cách c ổ điển, tiếp cận một lần duy nhất, điều khiển có hiệu quả, lặp đi lặp lại trong phạm vi hữu hạn, thời gian chu trình dài và không phù h ợp cho những hệ thống không chắc chắn. Chỗ yếu của mô hình này là nó không linh ho ạt. Các bộ phận cuỉa đề án chia ra thành những phần riêng của các giai đoạn. Hệ thống phân phối đôi khi không d ùng được vì không thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng. Mặc dù vậy mô hình này phản ánh thực tế công nghệ. Như là một hệ quả đây vẫn l à mô hình cơ sở cho đa số các hệ thống phát triển phần mềm – phần cứng. I.3.2. Mô hình V. So với mô hình V, mô hình này thêm vào ti ến trình hiệu lực, có sự kiểm tra qua lại giữa các bước và lặp lại trong trường hợp xảy ra xung khắc. Tuy có thể mất nhiều thời gian trong các giai đoạn đầu nh ưng thực hiện theo mô h ình này sẽ tiết kiệm đựoc thời gian d ò và sửa lỗi cho toàn bộ hệ thống. Sự chấp thuận của ng ười sử dụng Phân tích yêu cầu Thiết kế hệ thống Thiết kế chương trình Cài đặt Kiểm tra các đơn vị và tích hợp Kiểm tra hệ thống Bảo trì Khoa CNTT-K45 9 Đồ án tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà CHƯƠNG II. HỆ THỐNG THỰC TẾ . II.1.Đặt tả hệ thống: DNTN TM Liên Sơn c huyên kinh doanh mua bán s ỉ và lẻ các mặt hàng gia dụng cần tự động hóa trong việc mua bán. Qua khảo sát, tôi nhận thấy thực trạng doanh nghiệp (DN) như sau: Hiện tại DN gồm một cửa h àng chính tại 70 đường Võ Trứ - Nha Trang, một điểm giao dịch chính tại s ố 2 đường Tố Hữu – Nha Trang và ba kho hàng các lo ại nằm rải rác ở một số đ ường trong thành phố Nha Trang. DN có h ơn 20 nhân viên làm việc ở các vị trí khác nhau với các chức vụ khác nhau. Ngo ài cửa hàng chính chuyên mua bán s ỉ và lẻ cho các đơn vị nhỏ và khách lẻ, DN chủ yếu cung cấp h àng sỉ cho các đại lý v à các cửa hàng lớn cho nhiều tỉnh ở khu vực miền Trung nh ư: Ban Mê Thuộc, Đà Lạt, Phang Rang, Quy Nh ơn, Khánh Hòa. Hiện tại DN đang sử dụng hệ thống quản lý bán h àng được cài đặt bằng access.Với hệ thống này, DN có thể quản lý được các đối tượng: Khách hàng (bao gồm cả người mua hàng và nhà cung c ấp), hàng hóa, nhà xe v ận chuyển hàng và nhân viên. Hệ thống này có menu chính (hình 1) và th ực hiện được các chức năng sau: - Cập nhật các danh mục khách h àng, vật tư, nhân viên, kho hàng, các chứng từ mua bán, xuất nhập v à các chứng từ thu chi. - Tìm kiếm khách hàng, vật tư, chứng từ. - Xem nhanh giá v ật tư, xem nhật ký nhập xuất, nhật kí thu chi, chi tiết nhập xuất tồn ở các kho. - Tính doanh thu bán hàng. - In các báo cáo, các hóa đơn thanh toán. Hình 1. Menu chính. Khoa CNTT-K45 10 Đồ án tốt nghiệp GVHD: Ths. Nguyễn Hữu Trọng SVTH: Nguyễn Thị Thu Hà Với các chức năng tr ên DN tiến hành quản lý như sau:  Quản lý khách hàng: Mỗi khách hàng của DN được quản lý các thông tin: Tên, số điện thoại, hạn mức nợ, khu vực, loại (l à nhà cung cấp hay khách mua hàng).  Quản lý vật tư: Mỗi vật tư được quản lý các thông tin: T ên, nhóm, đơn v ị tính, giá (mỗi vật tư được DN quản lý nhiều loại giá khác nhau gồm giá nhập, giá bán sỉ, giá bán đại lý, giá bán ở Phang Ran g và giá bán ở Quy Nhơn). - Vật tư được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho đ ược quản lý các thông tin: Tên, địa chỉ, điện thoại. - Trong quá trình mua bán, v ật tư có thể được chuyển từ nơi này đến nơi khác bằng các nhà xe khác nhau, m ỗi nhà xe được quản lý các thông tin: Tên, số điện thoại. ►Quy trình quản lý mua bán của DN nh ư sau: Nhân viên tiếp thị của DN liên hệ với khách hàng để ghi nhận các y êu cầu của khách hàng. Khách hàng c ũng có thể liên hệ trực tiếp hay gọi điện li ên hệ với DN để đặt hàng. Nhân viên ghi nhận lại đơn đặt hàng theo mẫu gồm: Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về một khách h àng, phần sau là danh sách các m ặt hàng cần mua, số lượng, đơn giá, ngày nh ận hàng. Sau khi xem xét đơn đ ặt hàng, nếu khách hàng đã nợ vượt quá hạn mức nợ cho phép thì bộ phận kinh doanh sẽ từ chối không tiếp tục bán h àng cho khách hàng đó nữa. Khi đơn đặt hàng được chấp nhận, nếu h àng tồn kho còn đủ thì cung cấp cho khách hàng. Ngư ợc lại, bộ phận kinh doanh sẽ l àm đơn đặt hàng gởi đến nhà cung cấp để bổ sung h àng. Mỗi lần xuất nhập hàng đều phải làm phiếu xuất nhập gồm thông tin đầy đủ về khách hàng, danh sách các m ặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, kho nhập xuất, xe vận chuyển, đơn giá. . lập phương án xây dựng Hệ Thống Quản Lý Bán Hàng . Dựa trên cơ sở hệ thống Quản Lý Bán H àng của doanh nghiệp t ư nhân thương mại Liên Sơn tại số 2 đường Tố Hữu, thành phố Nha Trang và sự hướng. ình phân tích, lập kế hoạch, quản lý v à quyết định. I.1.2.Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý. Hệ thống thông tin quản lý gồm bốn yếu tố: Lĩnh vực quản lý, dữ liệu, các thủ tục xử lý và các. thông tin quản lý 6 I.1.1. Khái niệm 6 I.1.2. cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý 6 I.1.3. Chất lượng của hệ thống thông t in 6 I.2. Phân tích và thi ết kế hệ thống thông tin quản lý 6 I.2.1.