Tìm hiểu, phân tích và lập phương án xây dựng hệ thống quản lý bán hàng

Nhằm tích lũy kiến thức và bước đầu làm quen với công tác xây dựng một phần mềm thực tế, trong đợt thực tập tốt nghiệp này, tôi được phân công thực hiện đề tài “Tìm hiểu, phân tích và lậ

MỤC LỤC

Trang

MỤC LỤC 1

LỜI NÓI ĐẦU 3

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN 5

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 6

I.1 Giới thiệu hệ thống thông tin quản lý 6

I.1.1 Khái niệm 6

I.1.2 cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý 6

I.1.3 Chất lượng của hệ thống thông tin 6

I.2 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý 6

I.2.1 Sự cần thiết của việc phân tích v à thiết kế 6

I.2.2 Các bước phát triển của quá trình xây dựng hệ thống thông tin 7

I.3 Mô hình tiến triển sản xuất phần mềm 7

I.3.1 Mô hình Thác nước 7

I.3.2 Mô hình V 8

CHƯƠNG II HỆ THỐNG THỰC TẾ 9

II.1 Đặt tả hệ thống 9

II.2 Chức năng của hệ thống 11

II.2.1 Menu hệ thống 11

II.2.2 Menu danh mục 11

II.2.3 Menu kho hàng 12

II.2.3.1 Xem nhật ký nhập xuất 12

II.2.3.2 Xem nhật ký thu chi 13

II.2.3.3 Xem chi tiết nhập xuất tồn 15

II.2.3.4 Báo cáo tồn kho 16

II.2.3.5 Nhập xuất thu chi chi tiết 17

II.2.3.6 Nhật ký kiểm kho 17

II.2.4 Menu xem in 17

II.2.5 Menu thu chi 18

II.2.6 Menu dữ liệu 19

II.2.7 Menu công nợ 20

II.3 Đánh giá hệ thống 21

CHƯƠNG III XÂY DỰNG HỆ THỐNG ĐỀ NGHỊ 24

III.1 Phân tích hệ thống 24

III.1.1 Đặt tả hệ thống 24

III.1.2 Mô hình quan niệm 27

III.1.3 Mô hình tổ chức dữ liệu 28

III.1.4 Mô hình vật lý dữ liệu 29

III.1.5 Mô hình thông lượng 37

III.1.6 Mô hình quan niệm xử lý 39

III.1.7 Bảng công việc 44

III.1.8 Mô hình tổ chức xử lý 45

III.1.9 Mô hình vật lý xử lý 49

III.2 Đánh giá hệ thống 54

III.2.1 Ước lượng 54

III.2.2 Lập lịch biểu 57

III.3 Một số giao diện 58

CHƯƠNG IV KẾT LUẬN VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA ĐỀ TÀI 60

IV.1 Kết luận 60

IV.2 Hướng phát triển của đề tài 60

TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

LỜI NÓI ĐẦU

Trong thời kỳ bùng nổ thông tin hiện nay, việc ứng dụng máy tính v à các phần mềm ứng dụng trong các doanh nghiệp ng ày càng tăng Để đảm bảo hiệu quả trong kinh doanh, các doanh nghiệp đều mong muốn có được phần mềm ứng dụng phù hợp với đặc thù riêng của mình Đây là điều kiện thuận lợi cho sự ra đời v à phát triển của nhiều công ty nghiên cứu và phát triển phần mềm.

Khi nói đến việc xây dựng một phần mềm ứng dụng, nhiều ng ười sẽ cho rằng công tác lập trình là quan trọng nhất mà quên mất khâu phân tích và thiết kế nó Thật ra, quá trình xây dựng một phần mềm ứng dụng phải qua các khâu: T ìm hiểu thực tế, phân tích thiết kế, cài đặt và kiểm thử Trong đó, phân tích và thiết kế hệ thống là khâu quan trọng nhất và chiếm nhiều thời gian nhất trong suốt thời gian hoàn thành phần mềm Thông qua việc phân tích v à thiết kế, người quản trị dự án

sẽ biết được những thuận lợi và khó khăn gặp phải khi bắt tay vào xây dựng phần mềm thực tế Từ đó, xác định chi phí, nhân lực v à thời gian cần thiết để hoàn thành phần mềm một cách hiệu quả nhất.

Nhằm tích lũy kiến thức và bước đầu làm quen với công tác xây dựng một phần mềm thực tế, trong đợt thực tập tốt nghiệp này, tôi được phân công thực hiện đề tài

“Tìm hiểu, phân tích và lập phương án xây dựng Hệ Thống Quản Lý Bán

Hàng”.

Dựa trên cơ sở hệ thống Quản Lý Bán Hàng của doanh nghiệp tư nhân thương mại Liên Sơn tại số 2 đường Tố Hữu, thành phố Nha Trang và sự hướng dẫn của của thạc sĩ Nguyễn Hữu Trọng, tôi đ ã hoàn thành đề tài này với các nội dung sau:

1 Mô tả thực trạng hệ thống quản lý bán h àng đang được sử dụng tại doanh nghiệp tư nhân thương mại Liên Sơn.

2 Đánh giá ưu, khuyết điểm của hệ thống thực tế.

3 Đưa ra hệ thống đề nghị trên cơ sở ưu, khuyết điểm của hệ thống thực tế.

4 Phân tích thiêt kế hệ thống đề nghị.

5 Lập lịch biểu cho việc xây dựng hệ thống đề nghị.

6 Đánh giá thời gian, nhân lực và chi phí việc xây dựng hệ thống đề nghị.

Do thời gian có hạn, kiến thức còn hạn chế và chưa có kinh nghiệm lập trình phần mềm quản lý, nên trong quá trình thực hiện đề tài không thể tránh khỏi những sai sót Rất mong được sự đánh giá, góp ý của quý thầy cô c ùng toàn thể các bạn Tôi xin chân thành cảm ơn thạc sĩ Nguyễn Hữu Trọng, giáo viên hướng dẫn, anh

Lê Thanh Hải, trưởng bộ phận kinh doanh của DN TNTM Li ên Sơn cùng toàn thể các bạn trong nhóm thực tập đã giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài này.

Nha Trang tháng 12 năm 2007 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thu Hà

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN

Nha Trang tháng 12 năm 2007

CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT

I.1 Giới thiệu hệ thống thông tin quản lý

I.1.1 Khái niệm

Là một hệ thống tích hợp người, máy tính điện tử và phương pháp làm việcnhằm tạo ra các thông tin để giúp con ng ười lựa chọn một quyết định tối ưu.

Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết bị tin học, các phần mềm, c ơ sở dữ liệu, các thủ tục chức năng, các mô h ình phân tích, lập kế hoạch, quản lý và quyết định.

I.1.2.Cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý.

Hệ thống thông tin quản lý gồm bốn yếu tố: Lĩnh vực quản lý, dữ liệu, các thủ tục xử lý và các quy tắc xử lý.

I.1.3 Chất lượng của hệ thống thông tin.

Một hệ thống thông tin phải có khả năng thực hiện đầy đủ cá c công việc đặc thù trong lĩnh vực mà hệ thống quản lý Các công việc bao gồm: Thu thập, xử lý v à phân phát thông tin.

Chất lượng của một hệ thống thông tin phụ thuộc v ào ba tính chất: Tính nhanh chóng, tính thích ứng và tính an toàn Tuy nhiên, một hệ thống khó đảm bảo cùng một lúc ba yêu cầu trên Tùy theo tính chất của một hệ thống mà người sử dụng đặt yêu cầu nào lên trên, hy sinh bớt một yêu cầu nào đó.

I.2 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý.

I.2.1 Sự cần thiết của việc phân tích v à thiết kế.

Do tính chất phức tạp của sự tương tác giữa người và máy trong một hệ thống quản lý tự động nên việc xem xét tất cả các khía cạnh của một vấn đề v à đưa ra phương án giải quyết tối ưu cho nó là vô cùng khó Hầu hết các sai sót mắc phải khi xây dựng một hệ thống đều nằm trong việc phân tích v à thiết kế Do đó, phân tích

và thiết kế đúng là tiền đề cho việc tìm ra phương án tốt nhất và phù hợp nhất với khả năng hiện thực của chúng ta, góp phần giảm thiểu chi phí phát hiện v à sửa lỗi trong suốt quá trình xây dựng và bảo trì hệ thống.

I.2.2.Các bước phát triển của quá trình xây dựng hệ thống thông tin.

 Phân tích: Bao gồm các công việc: Xác định vần đề, hiện trạng của tổ chức, nghiên cứu khả thi, xây dựng sách hợp đồng trách nhiệm.

 Thiết kế: Thiết kế tổng thể, thiết kế chi tiết.

 Thực hiện: Bao gồm các công việc: C ài đặt hệ thống vào máy tính, thử nghiệm, khai thác, sửa chữa - bảo trì, thích ứng.

I.3 Mô hình tiến trình sản xuất phần mềm.

Tiến trình sản xuất phần mềm là tập hợp các thao tác để sản xuất ra mộ t sản phẩm phần mềm Hầu hết các thao tác n ày được tiến hành bởi các kỹ sư phần mềm với sự hỗ trợ của các công cụ phát triển

Có bốn thao tác nền tảng của tiến trình sản xuất phần mềm là:

 Đặc tả: Định nghĩa các chức năng của phần mềm v à điều kiện để nó hoạt động.

 Phát triển: Quá trình xây dựung phần mềm.

 Đánh giá: Phần mềm phải được đánh giá để chắc chắn rằng nó l àm những gì mà khách hàng muốn.

 Tiến hóa: Phần mềm phải được thích ứng để thỏa mãn sự thay đổi các yêu cầu của khách hàng.

Có nhiều mô hình tiến trình phần mềm khác nhau: Mô hình Thác nước, mô hình V,mô hình Xoắn ốc, mô hình Nguyên mẫu, mô hình phát triển theo chu kỳ, mô hình phát triển gia tăng, mô hình phát triển lặp đi lặp lại, mô hìnhthuyết minh thao tác,

mô hình biến đổi.

Mô hình Thác nước có đặc trưng là: theo cách cổ điển, tiếp cận một lần duy nhất, điều khiển có hiệu quả, lặp đi lặp lại trong phạm vi hữu hạn, thời gian chu trình dài và không phù hợp cho những hệ thống không chắc chắn.

Chỗ yếu của mô hình này là nó không linh hoạt Các bộ phận cuỉa đề án chia ra thành những phần riêng của các giai đoạn Hệ thống phân phối đôi khi không d ùng được vì không thỏa mãn được yêu cầu của khách hàng Mặc dù vậy mô hình này phản ánh thực tế công nghệ Như là một hệ quả đây vẫn là mô hình cơ sở cho đa số các hệ thống phát triển phần mềm – phần cứng.

I.3.2 Mô hình V.

So với mô hình V, mô hình này thêm vào tiến trình hiệu lực, có sự kiểm tra qua lại giữa các bước và lặp lại trong trường hợp xảy ra xung khắc Tuy có thể mất nhiều thời gian trong các giai đoạn đầu nh ưng thực hiện theo mô hình này sẽ tiết kiệm đựoc thời gian dò và sửa lỗi cho toàn bộ hệ thống.

Sự chấp thuận của người sử dụng Phân tích yêu cầu

Thiết kế hệ thống

Thiết kế chương trình

Cài đặt Kiểm tra các đơn vị và tích hợp

Kiểm tra hệ thống

Bảo trì

CHƯƠNG II HỆ THỐNG THỰC TẾ.

II.1.Đặt tả hệ thống:

DNTN TM Liên Sơn chuyên kinh doanh mua bán s ỉ và lẻ các mặt hàng gia dụng cần tự động hóa trong việc mua bán Qua khảo sát, tôi nhận thấy thực trạng doanh nghiệp (DN) như sau:

Hiện tại DN gồm một cửa hàng chính tại 70 đường Võ Trứ - Nha Trang, một điểm giao dịch chính tại số 2 đường Tố Hữu – Nha Trang và ba kho hàng các lo ại nằm rải rác ở một số đường trong thành phố Nha Trang DN có hơn 20 nhân viên làm việc ở các vị trí khác nhau với các chức vụ khác nhau Ngo ài cửa hàng chính chuyên mua bán sỉ và lẻ cho các đơn vị nhỏ và khách lẻ, DN chủ yếu cung cấp hàng

sỉ cho các đại lý và các cửa hàng lớn cho nhiều tỉnh ở khu vực miền Trung nh ư: Ban

Mê Thuộc, Đà Lạt, Phang Rang, Quy Nhơn, Khánh Hòa.

Hiện tại DN đang sử dụng hệ thống quản lý bán h àng được cài đặt bằng access.Với hệ thống này, DN có thể quản lý được các đối tượng: Khách hàng (bao gồm cả người mua hàng và nhà cung cấp), hàng hóa, nhà xe vận chuyển hàng và nhân viên Hệ thống này có menu chính (hình 1) và th ực hiện được các chức năng sau:

- Cập nhật các danh mục khách hàng, vật tư, nhân viên, kho hàng, các chứng từ mua bán, xuất nhập và các chứng từ thu chi.

Với các chức năng trên DN tiến hành quản lý như sau:

 Quản lý khách hàng: Mỗi khách hàng của DN được quản lý các thông tin: Tên, số điện thoại, hạn mức nợ, khu vực, loại (là nhà cung cấp hay khách mua hàng).

 Quản lý vật tư: Mỗi vật tư được quản lý các thông tin: Tên, nhóm, đơn vị tính, giá (mỗi vật tư được DN quản lý nhiều loại giá khác nhau gồm giá nhập, giá bán sỉ, giá bán đại lý, giá bán ở Phang Ran g và giá bán ở Quy Nhơn).

- Vật tư được cất giữ tại nhiều kho, mỗi kho đ ược quản lý các thông tin: Tên, địa chỉ, điện thoại.

- Trong quá trình mua bán, vật tư có thể được chuyển từ nơi này đến nơi khác bằng các nhà xe khác nhau, mỗi nhà xe được quản lý các thông tin: Tên, số điện thoại.

►Quy trình quản lý mua bán của DN như sau:

Nhân viên tiếp thị của DN liên hệ với khách hàng để ghi nhận các yêu cầu của khách hàng Khách hàng cũng có thể liên hệ trực tiếp hay gọi điện liên hệ với DN

để đặt hàng Nhân viên ghi nhận lại đơn đặt hàng theo mẫu gồm: Phần đầu gồm những thông tin đầy đủ về một khách h àng, phần sau là danh sách các mặt hàng cần mua, số lượng, đơn giá, ngày nhận hàng.

Sau khi xem xét đơn đặt hàng, nếu khách hàng đã nợ vượt quá hạn mức nợ cho phép thì bộ phận kinh doanh sẽ từ chối không tiếp tục bán h àng cho khách hàng đó nữa.

Khi đơn đặt hàng được chấp nhận, nếu hàng tồn kho còn đủ thì cung cấp cho khách hàng Ngược lại, bộ phận kinh doanh sẽ làm đơn đặt hàng gởi đến nhà cung cấp để bổ sung hàng.

Mỗi lần xuất nhập hàng đều phải làm phiếu xuất nhập gồm thông tin đầy đủ về khách hàng, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập xuất, kho nhập xuất, xe vận chuyển, đơn giá.

Hàng ngày, bộ phận kinh doanh xem xét các đ ơn đặt hàng, so sánh hàng tồn kho

để làm giấy báo nhận hàng cho khách và đặt hàng cho nhà cung cấp Đồng thời, bộ phận kế toán cũng xem xét tình hình công nợ để thông báo nợ cho khách hàng Định kỳ hàng tháng các bộ phận phải báo cáo chi tiết nhập xuất, t ình hình tồn kho, doanh thu và công nợ trong tháng.

Hàng năm, phải kiểm kê tồn kho, báo cáo doanh thu và tình hình công nợ trong năm.

Bất cứ khi nào có yêu cầu đều có thể báo cáo tình hình hàng hóa từng loại, từng kho, tình hình công nợ của khách hàng.

II.2 Chức năng của hệ thống.

II.2.1 Menu “ hệ thống”: Thực hiện các chức năng quan trọng của hệ thống

gồm: Dọn dẹp dữ liệu, sữa chữa dữ liệu, thay đổi mật khẩu v à thoát khỏi hệ thống.

Hình 2 Menu hệ thống.

Dọn dẹp dữ liệu: Cho phép xóa bỏ danh mục khách hàng, vật tư, các chứng từ

không còn giá trị cho DN nữa.

Thay mật khẩu: Theo quy định của người lập trình, khi muốn sử dụng hệ thống,

người sử dụng phải gõ nhập mật khẩu của hệ thống Tuy nhi ên, mật khẩu này có thể thay đổi được Menu “thay mật khẩu“ cho phép người sử dụng thay đổi mật khẩu theo ý thích của họ.

II.2.2 Menu “danh mục”: Có chức năng cập nhật tất cả các danh mục của hệ

thống.

Hình 3 Menu danh mục.

Một ví dụ về danh mục kho hàng:

Hình 4 Form danh mục kho hàng

II.2.3 Menu “kho hàng”: Quản lý các mục liên quan đến hàng hóa và kho

hàng.

Hình 5 Menu kho hàng.

II.2.3.1 Xem nhật kí nhập xuất: Cho biết chi tiết các thông tin nhập xuất h àng

hóa trong suốt quá trình hoạt động mua bán của DN như: Người giao dịch, nội dung giao dịch, ngày giao dịch và số chứng từ giao dịch.

Hình6 Menu xem nhật kí nhập xuất.

Một số chức năng trong form:

- Thêm, xóa, sửa các thông tin nhập xuất.

- Tìm kiếm các phiếu nhập xuất theo các đối t ượng như: Thời gian (từ ngày đến ngày ), khách hàng, mã chứng từ, mã nhà xe vận chuyển, kho hàng.

- In ra các phiếu nhập xuất.

Khi chọn chức năng nhập kho sẽ xuất hiện một mẫu phiếu nhập kho gồm các

thông tin: Loại phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ, ngày hệ thống, họ tên người giao dịch, nghiệp vụ nhập xuất (gồm các nghiệp vụ nh ư: Nhập hàng mua ngoài, nhập hàng bể trả lại, nhập hàng làm lại từ hàng bể, nhập tồn đầu kỳ, nhập hàng kiểm kê kho, …), lý do nhập, đơn vị giao dịch (khách hàng nào), kho đến, kho đi, nhân viên thực hiện, xe vận chuyển (hình 6).

Hình 7 Mẫu phiếu nhập kho.

Trong cùng một phiếu nhập kho, người sử dụng có thể nhập cùng lúc nhiều mặt

hàng Để nhập tiếp một phiếu nhập khác, chọn Tiếp rồi nhập lại đầy đủ các thông

tin như trên Nếu số mặt hàng nhập vào nhiều hơn một thì phải chú ý đến số thứ tự của mặt hàng Nếu số thứ tự nhập vào trùng nhau, hệ thống sẽ báo lỗi sau:

Hình 8 Thông báo lỗi trùng số thứ tự.

II.2.3.2 Xem nhật ký thu chi: Tương tự như nhật ký nhập xuất, nhật ký thu chi

cho biết chi tiết quá trình thu chi trong suốt hoạt động mua bán của DN, gồm các

thông tin: Người giao dịch, nội dung giao dịch, ng ày giao dịch và số chứng từ giao dịch.

Hình 9 Nhật ký thu chi.

Các chức năng có thể thực hiện được trên form:

- Thêm, xóa, sửa phiếu thu chi.

- Xem tất cả các chứng từ thu chi hay trích lọc một số phiếu theo ti êu chí đặt ra như: Khóa chứng từ (khóa chứng từ tạo thành từ sự kết hợp của ngày chứng từ, mã chứng từ và số chứng từ Ngày chứng từ được

mặc định theo dạng yyyymmdd), thời gian (từ ngày đến ngày ), mã

khách hàng.

- Tính và xem nợ tồn.

Khi chọn chức năng nhập sẽ xuất hiện một mẫu phiếu thu tiền mặt gồm các

thông tin: Loại phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ, ngày hệ thống, họ tên người giao dịch, nghiệp vụ thu chi (gồm các nghiệp vụ nh ư: Chi trả tiền cho nhà cung cấp, chi trả lương cho nhân viên, chi trả tiền chuyên chở…), lý do thu chi, đơn vị giao dịch (với khách hàng nào), khu vực (hình 9)

Hình 10 Mẫu phiếu thu tiền mặt.

Tương tự như trong phiếu nhập kho, có thể nhập nhiều mục thu chi khác nhau trong cùng một phiếu thu chi Tuy nhiên phải chú ý không để cho các số thứ tự trùng nhau.

II.2.3.3 Xem chi tiết nhập xuất tồn: Quản lý tốt tồn kho là một trong những

yếu tố quan trọng góp phần thành công trong kinh doanh của các DN Khi biết được chính xác mức tồn kho sẽ hạn chế được tối đa hàng tồn gây ảnh hưởng đến vốn kinh doanh Mặt khác, nó cũng giúp cho DN sẽ luôn có đủ h àng, kịp thời cung cấp cho khách hàng khi cần.

Menu này gồm các chức năng sau: Báo cáo tồn kho chi tiết, xem chi tiết nhập xuất kho tổng hợp, lọc vật tư bán ra (hình 10).

Hình 11 Menu xem chi tiết nhập xuất tồn.

Báo cáo tồn kho chi tiết: Thông thường, báo cáo tồn kho được thực hiện theo

định kỳ hàng tháng Báo cáo tồn kho cho biết chi tiết vật tư ở từng kho, số lượng tồn đầu kỳ, số lượng phát sinh tăng, số lượng phát sinh giảm, số lượng tồn cuối kỳ

và các giá trị tương ứng Tại đây có thể xem tồn kho tổng thể hay chi tiết (h ình 11).

Hình 12 Báo cáo tồn kho chi tiết.

Khi muốn tính tồn kho hãy chọn Tính Toán, màn hình sau xuất hiện (hình 12), chọn tháng năm cần tính tồn kho, chọn Thi hành để thực hiện tính toán, chọn All

để xem chi tiết tồn theo tháng năm đ ã chọn hay Kết thúc để thoát khỏi chức năng

này.

Hình 13 Tính tồn kho cuối kỳ.

Chi tiết nhập xuất kho tổng hợp: Cho biết tình hình nhập xuất kho tổng hợp của

một vật tư tại một kho ứng với một mã chứng từ trong một khoảng thời gian nhất định.

Hình 14 Báo cáo nhập xuất kho tổng hợp.

Lọc vật tư bán ra: Cho biết các loại vật tư được bán ra từ một kho cụ thể H ãy

chọn lấy một kho và một khoảng thời gian thích hợp, nhấp Thi hành bạn sẽ có ngay

danh sách vật tư đã được bán ra từ kho bạn vừa chọn.

II.2.3.5 Nhập xuất thu chi chi tiết: Có chức năng liệt kê chi tiết thu chi đối với

một khách hàng cụ thể được chọn ra theo mã khách hàng.

II.2.3.6 Nhật ký kiểm kho: Hàng tháng, DN tiến hành kiểm kê kho để đối chiếu

nhập xuất tồn Tất cả các thông tin: Ng ày giờ kiểm kê, mã chứng từ, số chứng từ…được lưu lại trong nhật ký kiểm kho như hình sau: (hình 19)

Hình 17 Nhật ký kiểm kê.

Mỗi thông tin mới của một phiếu kiểm k ê kho được nhập vào theo mẫu sau:

Hình 18 Mẫu phiếu kiểm kho.

II.2.4 Menu “xem in”: Gồm các chức năng: Xem nhanh giá vật t ư và in danh

sách khách hàng (hình 21)

Hình 19 Nội dung menu xem in.

Xem nhanh giá vật tư: Cung cấp thông tin chi tiết về vật tư, đơn vị tính và các

mức giá khác nhau Có thể xem giá của to àn bộ vật tư hay chỉ xem một số vật tư theo mã, theo tên hay theo loại vật tư.

Hình 20 Chi tiết giá vật tư.

In danh sách khách hàng: in ra danh sách khách hàng giao d ịch với DN gồm các

thông tin: Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại.

Hình 21 Phiếu in danh sách khách hàng.

II.2.5 Menu “thu chi“: có chức năng quản lý tất cả các mục li ên quan đến thu

chi của DN, các vấn đề về chiết khấu, khuyễn m ãi và thưởng cuối tháng.

Hình 22 Nội dung menu thu chi.

Phát sinh thu chi: cho biết chi tiết các khoản thu chi phát sinh trong khoảng thời

gian nhất định ( mặc định là theo tháng).

Hình 23 Phiếu thông tin phát sinh thu chi.

Sau khi chọn mã chứng từ và thời gian, nhấn Thi hành để thực hiện tính phát

sinh thu chi Kết quả sẽ có dạng sau:

Hình 24 Kết quả của mẫu hình 23.

Các mục “tiền thu chi chung theo hóa đơn”, “tiền phải trả cho nhà cung cấp”,

“chi tiết nhập hàng trả tiền” đều cho phép in ra các thông tin t ương ứng.

Thu chi tồn: cho biết chi tiết các khoản thu chi tồn của khách h àng trong khoảng

thời gian nhất định.

Hình 25 Phiếu thông tin thu chi tồn.

Sau khi chọn mã khách hàng và thời gian, nhấn Thi hành để thực hiện tính thu

chi tồn cho khách hàng ứng với mã đã chọn đó.

II.2.6 Menu “dữ liệu”: quản lý các công việc liên quan đến thao tác dữ liệu

như trích lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố Chức năng “nhập giá máy” cho phép ghi nhận lại giá các mặt hàng theo thời gian.

Hình 26 Chi tiết menu dữ liệu.

II.2.7 Menu “công nợ”: quản lý tình hình công nợ của DN

Hình 27 Chi tiết menu công nợ.

Công nợ: cho biết tình hình công nợ chung hay theo từng khu vực trong koảng

thời gian được chọn ra.

Hình 28 Công nợ chung.

Xem tình hình công nợ: Cho biết chi tiết công nợ của khách hàng và cho phép in

ra các báo cáo công nợ.

Hình 29 Tình hình công nợ.

Giả sử muốn xem công nợ của nhà cung cấp là công ty nhựa Duy Tân có mã số

là NCC04, ta lọc ra mã NCC04 rồi chọn chức năng Xem CNợ để xem công nợ Kết

quả như hình 30.

Hình 30 Báo cáo số dư công nợ.

Nhập nợ đầu kỳ: Cho phép nhập vào số dư công nợ của khách hàng trong tháng.

Hình 30 Nhập số dư công nợ.

II.3 Đánh giá hệ thống.

Qua khảo sát tình hình thực tế DN, tôi nhận thấy: Về cơ bản, hệ thống trên đã đáp ứng được nhu cầu của DN về chức năng Tuy nhi ên, hệ thống vẫn còn một số hạn chế sau:

Hệ thống chưa có sự chia sẻ dữ liệu, phân quyền sử dụng v à bảo mật cơ

Nhiều chức năng còn trùng lắp nhau như chức năng “Dọn dẹp dữ liệu”

và “Sửa chữa dữ liệu” trong menu “Hệ thống” Thực ra các chức năng này đã được thực hiện trong phần quản lý danh mục của hệ thống.

Việc lặp lại các từ “Cập nhật danh mục” trong menu “Danh mục” l à không cần thiết và gây cảm giác không thân thiện cho ng ười dùng.

Tổ chức giao diện còn chưa hợp lý, một số thông tin trong phiếu nhập kho còn chưa phù hợp và trùng lắp nhau Ở đây lý do nhập là diễn giải cho nghiệp vụ nhập xuất, “họ tên người giao dịch” và “đơn vị” thực ra chỉ là một Khi nhập kho chỉ quan tâm đến kho nhập h àng vào nên chỉ cần một combo box cho phép chọn kho nhập h àng vào thay vì có hai combo box “từ kho” và “đến kho”.

Trong phiếu thu chi có sự trùng lắp thông tin giữa “lý do”, “nghiệp vụ thu chi” và “diễn giải” cho từng phiếu.

Thông thường, các báo cáo được thống kê theo định ký hàng tháng Khi liệt kê thời gian thống kê, thay vì liệt kê từ ngày đến ngày như giao diện cũ (thực ra ở đây chỉ cho phép chọn ng ày đầu tháng và ngày cuối tháng), ta nên liệt kê bằng cách cho phép chọn ra tháng, năm t ương ứng

từ một combo box.

Trong form tính phát sinh thu chi và báo cáo thu chi t ồn, mỗi khoảng thời gian tính phát sinh thu chi được mặc định là một tháng Do đó, để thuận tiện cho người sử dụng, cần thiết kế lại giao diện cho phép họ chọn ra tháng cần tính phát sinh thu chi thay vì phải nhập vào ngày bắt đầu và ngày kết thúc (thực ra ngày bắt đầu và ngày kết thúc ở đây bắt buộc phải

là ngày đầu và ngày cuối tháng).

Giá cả hàng hóa không phải là cố định mà thay đổi theo từng phiếu nhập xuất tương ứng Do đó hệ thống xem giá cả hàng hóa là một thuộc tính cố định của hàng hòa là không đúng Để cân đối giữa giá nhập và giá xuất của các mặt hàng, cần ghi nhận lại tất cả các mức giá của mặt h àng đó theo thời gian.

Hệ thống này chỉ giới hạn các điều kiện lọc thông tin các danh mục theo

mã tương ứng Điều này gây hạn chế trong việc lọc thông tin Hệ thống mới cần mở rộng thêm các điều kiện lọc như lọc theo ngày tháng, theo tên, theo số điện thoại….

Khi quản lý kho hàng, hệ thống cũ không quan tâm đến ng ười quản lý Thực tế cần phải quản lý cả người quản lý kho để tiện theo dõi và liên lạc Mặt khác, cần tách địa chỉ kho h àng ra không nên để dạng text dài tránh trùng lắp thông tin.

Khi quản lý khách hàng, hệ thống cũ quản lý theo từng khu vực l à chưa hợp lý Cần quản lý cụ thể địa chỉ khách hàng theo địa chỉ thật cụ thể gồm số nhà, đường, huyện, tỉnh để tiện theo dõi và phân phối hàng hóa.

Để hệ thống thật sự hoàn chỉnh, đáp ứng được nhu cầu của DN hiện tại và trong tương lai cần phải khắc phục được các nhược điểm trên Do đó cần xây dựng hệ thống quản lý mới với đầy đủ các chức năng nh ư trên nhưng có sự phân quyền sử dụng và bảo mật cơ sở dữ liệu.

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG HỆ THỐNG ĐỀ NGHỊ.

III.1 Phân tích hệ thống.

III.1.1 Đặt tả hệ thống.

Trên cơ sở khắc phục nhược điểm của hệ thống quản lý bán hàng cũ và tình hình thực tế của DN, ta xây dựng hệ thống mới cũng đảm bảo các chức năng: cập nhật danh mục, tính toán tồn kho, tính toán công nợ, tính doanh thu của DN Hệ thống mới này phải cho chạy trên mạng cục bộ, có sự chia sẽ dữ liệu giữa các kho

và cửa hàng, có sự phân quyền sử dụng và bảo mật cơ sở dữ liệu Hệ thống mới phải quản lý được các đối tượng sau:

 Quản lý khách hàng: Khắc phục nhược điểm của hệ thống cũ thay vì quản lý khách hàng theo khu vực, cần quản lý địa chỉ khách hàng cụ thể

về số nhà, đường, huyện, tỉnh, tạo điều kliện thuận lợi cho việc thống k ê

và giao hàng cho các khách hàng n ằm trên cùng một đường.

Cần quản lý các thông tin:

- Mã khách hàng.

-Tên khách hàng.

- Địa chỉ (gốm số nhà, đường, huyện, tỉnh, thành phố)

- Số điện thoại (chỉ quản lý một số).

- Hạn mức nợ (số tiền nợ tối đa cho phép).

 Quản lý hàng hóa: So với cách quản lý của hệ thống cũ, cần quản lý th êm

số lượng tồn tối thiểu và số lượng tồn tối đa của hàng hóa, tránh trường hợp tiếp tục nhập vào một loại mặt hàng trong khi mặt hàng đó còn tồn rất nhiều, hay tiếp tục xuất bán một mặt h àng trong khi mặt hàng đó đã gần hết Hệ thống xem giá hàng hóa là thay đổi theo thời gian nhập xuất thay vì cố định như hệ thống cũ.

Cần quản lý các thông tin sau:

- Mã mặt hàng.

- Tên mặt hàng.

- Đơn vị tính.

- Nhóm.

- Số lượng tồn tối thiểu.

- Số lượng tồn tối đa.

- Nhà sản xuất (một mặt hàng có thể có nhiều nhà sản xuất khác nhau) -Giá mặt hàng.

 Quản lý kho hàng hóa: Do mỗi kho có một quản lý kho khác nhau n ên cần quản lý cả người quản lý kho của mỗi kho.

Sơ đồ chức năng của hệ thống:

Cập nhật

Cập nhật

HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG

Đăng nhập Đổi mật khẩu HD sử dụng Thoát

Tìm kiếm Xem in

Thống kê Tìm kiếm

Cập nhật Tìm kiếm Thống kê Tính công nợ

Nhập-xuất-tồn Thu chi Công nợ NCC Công nợ KH

Tính tồn kho

III.1.2 Mô hình quan niệm.

(1,n) Huyện

ĐVT -Mã ĐVT -Tên ĐVT

Kho -Mã kho -Tên kho -SĐT -Qlý kho

Kháchhàng -Mã KH -Tên KH -SĐT -Số nhà -Hạn mức nợ KH-Đ

Kho-Đ

-Mã đường -Tên đường Đường

(1,1) (1,n)

Nhà SX

-Mã NSX

-Tên NSX

NXhàng -SLNX -Đgiá NX -Ngày HTT

Chi tiếtTC -Số tiền

(1,n)

(1,n) (1,1)

(1,1)

(1,n)

Thuộc (1,1)

(1,n) (1,n) (1,n)

(1,n)

PhiếuTC -Mã PTC -Ngày TC (1,1)

(1,n)

(1,n)

PTC-LD

ĐH -Slượng ĐH -Đgiá ĐH -Ngày giao

(1,n)

- Ngày áp dụng

- Giá áp dụng BĐGiá

ĐĐH -Mã ĐĐH

-Ngày ĐH

PhiếuNX -Mã PNX -Ngày NX

Nhóm -Mã nhóm -Tên nhó

m

(1,1)

-Mã lý do -Tên lý do

Lý do

(1,n)

PKK-LD Nhà CC

PhiếuKK -Mã PKK -Ngày KK (1,n)

(1,n)

(1,n) (1,n) PNX-LD

(1,1)

III.1.3 Mô hình tổ chức dữ liệu.

1 MẶT HÀNG (Mã MH, Tên MH, SL tồn TT, SL tồn TĐ, Mã ĐVT, Mã nhóm, Mã NXS)

7 NCC-MH (Mã KH, Mã MH).

8 ĐƯỜNG (Mã đường, Tên đường).

9 HUYỆN (Mã huyện,Tên huyện, Mã tỉnh).

10 TỈNH (Mã tỉnh, Tên tỉnh).

11 ĐĐH (Mã ĐĐH, Ngày ĐH, Mã KH)

12 ĐH (Mã ĐĐH, Slượng ĐH, Đgiá ĐH, Ngày giao, Mã MH).

13 PHIẾU NX (Mã PNX, Ngày NX, Mã lý do).

14 NXHÀNG (Mã PNX, SLNX, Đgiá NX, Ngày HTT, Mã ĐĐH, Mã kho,

Mã MH).

15 PHIẾU TC (Mã PTC, Ngày TC, Mã lý do).

16 Lý DO (Mã lý do, Tên lý do).

17 PHIẾU KK (Mã PKK, Ngày KK, Mã lý do).

18 CHI TIÊT TC (Mã PTC, Số tiền, Mã PNX).

19 CHI TIÊT KK (Mã PKK, SLKK, Mã kho, Mã MH).

20 KHO (Mã kho, Tên kho, SĐT, Quản lý kho, Mã đường, Mã huyện).

21 III.1.4 Mô hình vật lý dữ liệu.

Tên Thuộc Tính Kiểu Dữ Liệu Kích Thước Ràng Buộc Toàn Vẹn

Ví dụ:

ĐĐT Công ty nhựa Đại Đồng Tiến

TH Công ty nhựa Tứ Hưng

HC Công ty nhôm Hoàn Cầu

MẶT HÀNG (Mã MH, Tên MH, SL tồn TT, SL tồn TĐ, Mã ĐVT, Mã nhóm, Mã NXS)

Tên Thuộc Tính Kiểu Dữ Liệu Kích Thước Ràng Buộc Toàn Vẹn

Mã MH: Hai ký tự đầu là mã nhà sản xuất, hai kí tự tiếp là mã nhóm, hai ký

tự cuối là số thứ tự của mặt hàng đó trong nhóm.

BĐgiá (Mã MH, Ngày áp dụng, Giá áp dụng).

Tên Thuộc Tính Kiểu Dữ Liệu Kích Thước Ràng Buộc Toàn Vẹn