XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP VÀ DỊCH VỤ TÙNG DƯƠNG

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP VÀ DỊCH VỤ TÙNG DƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN BỘ MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ---------    --------- CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CHO CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP VÀ DỊCH VỤ TÙNG DƯƠNG Sinh viên thực hiện : Đặng Thị Thu Trang Chuyên ngành : Công nghệ thông tin Hệ : Hoàn chỉnh kiến thức Lớp : K8 Mã sinh viên : CT081519 Giáo viên hướng dẫn : Th.S Lưu Minh Tuấn HÀ NỘI - 2009 2 Hệ thống QLCH tại Công ty cổ phần giải pháp và dịch vụ Tùng Dơng Lời nói đầu t nc ta ang bc sang mt giai on mi ú l giai on CNH- HH tng tc nn kinh t. a nn kinh t cu t nc ui kp vi cỏc nc trong khu vc v th gii. Mt nhõn t vụ cựng quan trng trong quỏ trỡnh i mi t nc l ng dng cỏc thnh tu khoa hc vo qun lý. Ngy nay nn khoa hc v cụng ngh th gii ang tri qua nhng bin i sõu sc. Cuc cỏch mng t ng hoỏ v tin hc hoỏ ang lm thay i cn bn mi hot ng ca con ngi. ỏp ng c nhu cu phỏt trin ca nc ta hin nay thỡ vic ng dng tin hc vo trong cụng tỏc qun lý ó phỏt trin mnh m nú giỳp cho cụng tỏc qun lý ngy cng tr nờn thit thc hn nhm nõng cao hiu qu cụng vic, a ra cỏc bỏo cỏo, cỏc s liu thng kờ mt cỏch nhanh chúng, chớnh xỏc v kp thi ng thi nh cú vic ng dng tin hc m ó tit kim c rt nhiu thi gian, cụng sc ca con ngi v gim nh b mỏy qun lý vn rt cng knh t xa ti nay. Xut phỏt t mc tiờu ú, trong thi gian lm bỏo cỏo thc tp em ó nghiờn cu v thc hin ti mang tờn Xõy dng chng trỡnh qun lý bỏn hng ti cụng ty cú nhim v to ra phn mm ng dng trong cụng tỏc qun lý nhõn s s c tin hnh theo ỳng quy mụ nhanh chúng, m bo chớnh xỏc. ặng Thị Thu Trang 1 K8HCKT Lêi c¶m ¬n Chương trình Quản lý bán hàng tại công ty cổ phần giải pháp và dịch vụ Tùng Dương là một đề tài để có tính thức tế và ứng dụng cao nhưng do thời gian thực hiện đề tài còn có hạn nên bài báo cáo chuyên đề thực tập này của em không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự gáp ý chân thành chỉ bảo tận tình của Thầy Cô giáo cùng toàn thể các bạn để đề tài này của em hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn khoa Công Nghệ Thông Tin trường Đại Học Kinh Tế Quốc dân đã tạo điều kiện cho em thực hiện đề tài này. Em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy giáo Lưu Minh Tuấn đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời gian thực hiện đề tài. Em xin cảm ơn quý thầy cô giáo trong khoa Công Nghệ Thông Tin và các bạn 2 lớp đã giúp em hoàn thành đề tài này. Sinh viên thực hiện Đặng Thị Thu Trang 2 Hệ thống QLCH tại Công ty cổ phần giải pháp và dịch vụ Tùng Dơng CHNG 1: KHO ST HIN TRNG CA H THNG MUA BN HNG TI CC CA HNG 1.1. Mụ t h thng c: 1.1.1. Kho sỏt h thng qun lý ca cỏc ca hng: Qua kho sỏt h thng qun lý cỏc ca hng cha c tin hc húa, chỳng ta thy s hot ng ca cỏc ca hng ú c bn nh sau: Khi ca hng cú khỏch n mua hng, b phn bỏn hng s xem yờu cu cn mua hng ca khỏch. Sau ú s kim tra xem mt hng m khỏch yờu cu cũn cú trong kho hng ca cụng ty hay khụng vi s lng cú ỏp ng c nhu cu ca khỏch hay khụng. Nu nhng yờu cu ú tha món thỡ nhõn viờn bỏn hng s tha thun giỏ c vi khỏch hng. Nu khỏch hng, mt bn giao cho khỏch hng v mt bn gi li thng kờ sau ny, ng thi vit phiu xut hng gi cho th kho v thu tin ca khỏch hng. n cui ngy b phn bỏn hng s np tin bỏn hng v húa n xut hng cho ca hng trng. Nu cỏc yờu cu ca khỏch khụng c tha món thỡ nhõn viờn bỏn hng thng lng vi khỏch v thi gian cú hng v giỏ c khỏch cú th liờn lc li sau v phi bỏo li cho ca hng trng vit phiu nhp thờm hng vo kho hng. ặng Thị Thu Trang 3 K8HCKT  Nếu khách hàng có nhu cầu về một mặt hàng nào đó mà cửa hàng không có thì bộ phận bán hàng sẽ đề xuất lên cửa hàng trưởng hoặc chủ cửa hàng để có thể kinh doanh thêm mặt hàng mới đó.  Các thủ kho có nhiệm vụ kiểm tra lại các phiếu nhập hàng và xuất hàng, thống kê lại số lượng hàng hóa có trong kho sau mỗi lần xuất hàng để kịp thời báo cho cửa hàng trưởng nhập mới những mặt hàng sắp hết.  Cửa hàng trưởng có nhiệm vụ thống kê các thông tin về nhà cung cấp, thông tin lợi nhận, thông tin khách hàng, thông tin về hàng hóa, viết các phiếu nhập 1.1.2. Ưu nhược điểm của hệ thống quản lý cửa hàng cũ 1.1.2.1. Ưu điểm: Hệ thống quản lý cửa hàng bằng phương pháp thủ công chỉ phù hợp với các cửa hàng có qui mô kinh doanh nhỏ hoặc các cửa hàng mới được thành lập, bộ máy tổ chức chưa ổn định. 1.1.2.2. Nhược điểm Với bất kỳ một cửa hàng nào, giữ được uy tín trên thị trường, với khách hàng… là vô cùng quan trọng nên việc xử lý các số liệu đòi hỏi phải tuyệt đối chính xác và nhanh chóng. Mà để đáp ứng điều này thì hệ thống quản lý cửa hàng theo kiểu cũ, bằng phương pháp thủ công khó có thể đảm bảo. Nó thể hiện qua các vấn đề sau:  Khi nhận được đơn hàng của khách, do rất nhiều khách hàng còn nợ đọng tiền của công ty nên phải kiểm tra đơn hàng xem khách là khách mới hay cũ, để kiểm tra được điều này 4 Hệ thống QLCH tại Công ty cổ phần giải pháp và dịch vụ Tùng Dơng cụng ty phi kim tra trong ng sỏch vi s liu dy cp nờn rt lõu. Khi khỏch mua hng vi mt s lng ln hng húa m ca cụng tu nm ri rỏc trờn nhiu kho nờn vic tỡm kho cú hng lp húa n yờu cu kho ú xut kho phi qua nhiu giai on th cụng nh xung cỏc kho ly s liu, ri v kim tra, thng kờ li i vi qun lý cỏc kho hng do hng ngy lng hng xut, nhp vo kho l liờn tc a ra nờn mi ngy b phn qun lý kho li phi lp mt s sỏch thng kờ hng húa, ri n giao nhn hng trong kho riờng. Khi cn tng hp, in s liu li phi huy ng tt c cỏc s liu thng kờ va vt v li tn thi gian v nhõn lc. 1.1.3. í tng v mt h thng qun lý ca hng bng mỏy tớnh: khc phc cỏc nhc im ca h thng qun lý ca hng kiu c, chỳng ta cú th xõy dng mt phn mm qun lý ca hng bng phng phỏp t ng húa. iu ny s m bo c cỏc yờu cu sau: Vic tớnh toỏn s liu, cp nht, tỡm kim, sa cha hon ton bng mỏy tớnh nờn chớnh xỏc c m bo v thi gian c rỳt ngn. Tt c cỏc mu húa n, phiu xut, phiu nhp, thng kờ, bỏo cỏo ó c lp trỡnh sn trờn mỏy tớnh, khi cn ta ch ặng Thị Thu Trang 5 K8HCKT việc in ra với số lượng cần thiết và các nhân viên chỉ việc ký tên vào là xong, chứ không cần phải viết tay. • Các số liện lưu trữ rất gọn nhẹ cho dù số lượng lưu trữ lớn mà không mất mát. • Tuy nhiên hệ thống quản lý mua bán hàng mới này cũng có một số nhược điểm: + Hệ thống quản lý cửa hàng tự động hóa làm giảm công sức, giảm thời gian lao động nên sẽ làm các nhân viên có thể bị mất việc làm. + Hệ thống có thể bị virut máy tính phá hoại làm mất mát dữ liệu nếu không cần thận. + Chi phí ban đầu để sử dụng phần mêm là tương đối cao… 6 Hệ thống QLCH tại Công ty cổ phần giải pháp và dịch vụ Tùng Dơng CHNG 2: PHN TCH H THNG QUN Lí CA HNG 2.1. t vn H thng thụng tin l mt ng dng y v ton din nht cỏc thnh tu ca cụng ngh tin hc vo mt t chc. Nú l thnh tu t c trong lnh vc ng dng tin hc v ang cú nhu cu ũi hi ca thc tin ngy mt ln. Phõn tớch thit k i vi phn mm cú mt tm quan trng c bit: Cn cú mt cỏi nhỡn y , chớnh xỏc v h thng mong mun trong tng lai. ú l mt nhu cu cn thit i vi vic xõy dng mt h thng ln, phc tp l c s chp nhn v hon thin nú. Trỏnh sai lm trong thit k (phi lm li nhiu ln), trỏnh tn kốm khi cn hon thin, bo trỡ v phỏt trin sau ny m ú li l mt yờu cu i vi cỏc phn mm. Xõy dng mt h thng thụng tin l cụng vic mang tớnh nghip v chuyờn mụn cao vỡ vy nú cú phng phỏp lun v cụng c riờng. Phõn tớch v thit k h thng khụng ch l vn cụng ngh m cũn m nhng kinh nghim tớch lu c trong quỏ trỡnh lm vic. Cho n nay ó cú nhiu cụng c tin ớch mnh m , phỏt trin phn mm vn mng nhiu tớnh ngh thut v phn ln tớnh ngh thut ú li nm cụng on phn tớch v thit k h thng. Chớnh vỡ th phõn tớch v tit k cú tm quan trng i vi s phỏt trin phn mm v ngy cng cú nhu cu ln. ặng Thị Thu Trang 7 K8HCKT 2.2. Khái niệm về hệ thống thông tin 2.2.1 Khái niệm về hệ thống Hệ thống có thể đơn giản được xác định như một nhóm các phần tử có quan hệ và tương tác qua lại với nhau hình thành nên một thể thống nhất. Định nghĩa một cách mô tả thì hệ thống bao gồm: Tập hợp các phần tử, các mối quan hệ giữa các phần tử đó tạo thành một thể thống nhất có được chức năng hay mục tiêu của nó mà mỗi phần tử không thể có được. Vậy:Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ qua lại với nhau cùng hoạt động hướng đến một mục tiêu chung thông qua việc tiếp nhận các yếu tố đầu vào và sản sinh ra các yếu tố đầu ra nhờ một quá trình chuyển đổi được tổ chức - một hệ thống như vậy được gọi là “hệ thống động”. 2.2.2 Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một hệ thống sử dụng công nghệ thông tin để thu nhập, truyền, lưu trữ, xử lý và hiển thị thông tin được sử dụng cho một hay nhiều mục đích kinh doanh. Về mặt kỹ thuật, hệ thống thông tin được xác định như một tập hợp các thành phần được tổ chức để thu thập xử lý, lưu trữ và phân bố thông tin hỗ trợ quyết định và kiểm soát trong một tổ chức. Ngoài các chức năng kể trên, nó có thể giúp người quản lý phân tích các vấn đề cho phép nhìn thấy được một cách trực quan những đối tượng phức tạp, tạo ra các sản phẩm mới. 8