“ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam

“ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam

Với công nghệ thông tin, thông tin được thu thập, xử lý một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả Đã đi qua thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong

hệ thống quản lý

Đối với các doanh nghiệp thì công nghệ thông tin ngày càng đóng một vai trò hết sức quan trọng.Thời đại công nghệ thông tin bùng nổ tạo ra một khả năng thu thập và xử lý thông tin rộng khắp trong mọi mặt của cuộc sống, của nền kinh tế Các doanh nghiệp là đối tượng nhanh nhậy nhất trong việc áp dụng công nghệ thông tin để phục vụ công việc của mình Một trong những quá trình ứng dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp đó là xây dựng một

hệ thống thông tin hoàn hảo và lựa chọn được những phần mềm tốt Mà từ đó người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi

phí và tăng cường khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Đặc biệt trong công tác quản lý khách hàng Thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng thị trường của công ty, nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác; trong việc đáp ứng tốt nhất, nhanh nhất và hiệu quả nhất nhu cầu của khách hàng Chính vì vậy trong quá trình tìm hiểu

và thực tế tại công ty em đã lựa chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam “

Chuyên đề thực tập bao gồm 3 chương :

Chương 1 : Tổng quan về cơ sở thực tập” Công ty cổ phần Sao vàng Việt

Nam ” và đề tài nghiên cứu

Chương này giới thiệu tổng quan về Công ty cổ phần Sao Vàng Việt Nam trên một số khía cạnh như lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức và lĩnh vực hoạt động… Đồng thời giới thiệu sơ lược về đề tài nghiên cứu

Chương 2: Phương pháp luận về quy trình xây dựng hệ thống thông tin

quản lý khách hàng

Chương này tập trung vào việc phân tích quy trình xây dựng hệ thống thông tin Nó là cơ sở, phương pháp luận cho việc xây dựng đề tài sau này

Chương 3: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty

cổ phần Sao vàng Việt Nam

Chương này mô tả chi tiết các công việc phải thực hiện để hoàn thiện đề tài bao gồm tìm hiểu kỹ về cơ sở thực tập và áp dụng những kiến thức lý thuyết đã nêu ở chương 2

Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ths Trần Công Uẩn - người trực tiếp hướng dẫn, anh Phạm Việt Kha và các anh chị trong công ty đã tận tình

giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP

“ CÔNG TY CỔ PHẦN SAO VÀNG VIỆT NAM ” VÀ ĐỀ

TÀI NGHIÊN CỨU

-***** -1.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam

1.1.1 Tổng quan về Công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam

Công ty cổ phần Sao Vàng Việt Nam là Công ty hoạt động trong lĩnh

vực công nghệ thông tin, sản xuất và kinh doanh phần mềm kế toán – tài chính và quản lý Là một công ty trẻ, mới được thành lập vào năm 2004, nhưng Công ty đã có được nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm Trong định hướng của mình công ty muốn xây dựng một lớp các sản phẩm phần mềm phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức ở tất cả các khâu và lĩnh vực

Một số thông tin chung về Công ty :

CÔNG, QUẬN BA ĐÌNH, HÀ NỘI

• Điện thoại: 7723520

• Email : stk@goldstar.com.vn

• Website : www.goldstar.com.vn

• Số đăng ký kinh doanh : 0103003645

• Ngày thành lập : Ngày 13 tháng 02 năm 2004

• Loại hình doanh nghiệp : CÔNG TY CỔ PHẦN

• Người đại diện theo pháp luật : giám đốc VŨ TRỌNG KHIÊM

• Vốn điều lệ: : 238.000.000,00

• Logo :

Ngoài công ty chính có trụ sở tại Láng Hạ, công ty cổ phần Sao Vàng Việt Nam còn có 2 chi nhánh công ty khác bao gồm:

Công ty Cổ phần Sài Gòn Sao Vàng (SaiGon GoldStar Corporation)

Địa chỉ : Số 18A, Nam Quốc Cang, P.Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP.Hồ Chí Minh

Điện thoại: +84.8 9257 606

 Fax; +84.4 9257 606

Công ty CP Phát triển Sản phẩm Sao Vàng Việt Nam

(GoldStarVietnam Deverlopment Product Joint Stock Company)

 Địa chỉ của trụ sở chính: Số 4, Láng Hạ, Thành Công, Ba Đình, Hà Nội

 Điện thoại: + 84.4 7723 520

 Fax: + 84.4 7723 521

1.1.2 Lịch sử hình thành công ty cổ phần sao vàng Việt Nam

Ngày 13 / 2 / 2004, Công ty Cổ phần Phần mềm Sao Vàng Việt Nam

được thành lập với tổng nhân sự là 12 người làm việc tại 3 bộ phận, trụ sở chính của công ty đặt tại : Số 16 ngõ 93/20 Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Ba Đình, Hà Nội

Ngày 17 / 7 / 2007, Công ty có định hướng mở rộng quy mô hoạt động với nhiều ngành nghề hoạt động nên đã đăng ký tên pháp nhân kinh doanh

mới là: Công ty Cổ phần Sao Vàng Việt Nam Vào thời điểm này, nhân sự

của công ty đạt 30 người làm việc tại 4 bộ phận.Trụ sở của công ty được chuyển về : Tòa nhà 27/7 Số 4, Láng Hạ, Thành Công, Ba Đình, Hà Nội

Ngành nghề hoạt động của công ty bao gồm:

 Sản xuất sản phẩm phần mềm Weekend® Accounting

 Phân phối sản phẩm phần mềm Weekend® Accounting

 Cung cấp dịch vụ đào tạo ứng dụng phần mềm Weekend® Accounting Tháng 10 / 2007, Công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam thành lập thêm

chi nhánh tại TP.Hồ Chí Minh, Công ty Cổ phần Sài Gòn Sao Vàng có đội ngũ 10 nhân viên,chuyên phân phối, đào tạo sử dụng sản phẩm phần mềm

Tháng 09 / 2008 đến nay, Công ty Cổ phần Sao Vàng Việt Nam ổn định

nhân sự 40 người, mở rộng hoạt động sản xuất, phân phối và đào tạo sử dụng

sản phẩm: Weekend ® Accounting, Weekend ® ERP

Trụ sở chuyển về: P1906, thápB, tòa nhà Hà Thành Plaza, Số 102 Thái Thịnh, Đống Đa, Hà Nội

1.1.3 Năng lực tổ chức nhân sự

1.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

z

Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

1.1.3.2 Chức năng của từng phòng ban trong công ty

Điều hành trực tiếp hoạt động của các phòng ban trong công ty là Ban giám đốc công ty bao gồm Tổng Giám Đốc, và các Giám đốc kinh doanh và

Giám đốc kỹ thuật Trong đó có sự phân công cụ thể các nhiệm vụ và quyền

hạn để chỉ đạo hoạt động của các phòng ban, đơn vị kinh doanh trực thuộc

Các phòng ban và đơn vị kinh doanh trực thuộc này được sắp xếp các công việc một cách linh hoạt, vừa tham gia quản lý vừa tham gia sản xuất khi

có yêu cầu của Ban giám đốc:

TỔNG GIÁM ĐỐC

GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT

GIÁM ĐỐC KINH

DOANH

P GĐ KỸ THUẬT

P.KỸ THUẬT TRIỂN KHAI

P.KỸ THUẬT BH

- BT

P.HÀNH

CHÍNH

P.KẾ TOÁN

P.CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

P.KINH DOANH ERP

1 Các nhà phân phối của công ty tại các tỉnh ( 8 nhà phân phối, hiện đã triển khai được 3 nhà phân phối, tại Hà Nội, Bắc Ninh, Vĩnh Phúc.)

2 Phòng hành chính.

3 Phòng kế toán.

4 Phòng chăm sóc khách hàng.

5 Phòng kinh doanh ERP.

6 Phòng kỹ thuật bảo hành – bảo trì

7 Phòng kỹ thuật triển khai

Tổng giám đốc công ty - anh Vũ Trọng Khiêm : Là người có quyền cao

nhất trong việc điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

Cùng với Tổng giám đốc, trong phạm vi quyền hạn được giao, các giám đốc phụ trách các lĩnh vực chủ động xử lý, giải quyết các công việc liên quan đồng thời đề xuất những giải pháp trình Tổng giám đốc khi cần thiết

Phòng hành chính : Làm việc trực tiếp dưới sự điều hành của Tổng

giám đốc, tham mưu giúp Tổng giám đốc quản lý chỉ đạo chuyên môn, nghiệp

vụ về tuyển dụng cán bộ, công tác cán bộ, tiền lương phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước và điều kiện đặc điểm cụ thể của công ty Ngoài ra còn có nhiệm vụ tiếp nhận, phân phối, bảo quản công văn giấy tờ giao dịch đi đến, thực hiện công tác văn thư phục vụ cho hoạt động của công ty, công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu, bản vẽ thiết kế các dự án đã thực hiện

Phòng tài chính kế toán: Thực hiện chi tiết về thu chi tài chính, quản lý

các nguồn thu và các loại nguồn vốn của công ty Thực hiện thanh toán kịp thời và đúng quy chế như tiền lương hàng tháng, tiền thưởng, bảo hiểm và các khoản chi khác kịp thời, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả

Phòng chăm sóc khách hàng: Là một trong số những phòng ban hoạt

động trực tiếp dưới sự điều hành của Tổng giám đốc, thực hiện công tác hỗ trợ cho khách hàng về các vấn đề liên quan đến sản phẩm, định kỳ gọi điện chăm sóc khách hàng ít nhất 1 lần/ tháng để cung cấp các thông tin mới của sản phẩm cũng như các chương trình đặc biệt dành cho khách hàng

Phòng kinh doanh ERP : Là một sản phẩm mới của công ty, phòng kinh

doanh do chính Tổng giám đốc tự mình đảm nhận và thực hiện kinh doanh

Phòng kỹ thuật bảo hành – bảo trì : Sẽ hỗ trợ cho khách hàng sao lưu

dữ liệu định kỳ để tránh trường hợp mất dữ liệu do virus tấn công, do ổ cứng hỏng hay do yếu tố con người sử dụng, chịu trách nhiệm demo cũng như cài đặt sản phẩm cho khách hàng, giải quyết các vấn đề liên quan đến sản phẩm như: hỗ trợ kịp thời và nhanh chóng các vấn đề tính giá thành, tính giá vốn, không cân dữ liệu, hiện tượng âm kho, lỗi phông chữ, không đủ trường, làm ảnh hưởng tới quá trình hoạt động của khách hàng Thực hiện các công việc liên quan đến vấn đề bảo trì sản phẩm

Phòng kỹ thuật triển khai : Phòng kỹ thuật triển khai, có nhiệm vụ đi

triển khai các sản phẩm, thực hiện phát triển sản phẩm mới

1.1.3.3 Nhân sự và sự tăng trưởng nhân sự trong công ty

Phát triển ban đầu chỉ với số lượng 8 nhân sự, hiện nay số nhân sự trong công ty đã lên đến 40 người với phần lớn là các cử nhân kinh tế và kỹ sư công nghệ thông tin

Cán bộ công nhân viên chủ yếu của công ty bao gồm :

Ban cố vấn

kế toán và kiểm toán Việt Nam, trưởng ban

cố vấn

tích tài chính kế toán

Nhân sự chủ chốt Goldstar cùng toàn thể 15 cán bộ làm việc tại Thái Nguyên, Sài Gòn

Vũ Trọng Khiêm – chủ tịch HĐQT Cử nhân kinh tế - chuyên ngành QTCN

Th.s Vũ Long – C.E.O Th.s kinh tế - chuyên ngành tài chính, kế

toán, 5 năm kinh nghiệm đào tạo và phát triển kinh doanh, tham gia làm việc cho tổ chức chính phủ

Th.s Ninh Giang Thi – PGĐ phát triển

sản phẩm 2

Cử nhân kinh tế, Thạc sỹ CNTT

Nguyễn Văn Tâm – PGĐ phát triển sản

phẩm 1

Cử nhân, chuyên ngành tin học kinh tế

Vũ An Sơn – Trưởng ban kiểm soát Cử nhân – chuyên ngành tin học kinh tế

Bùi Thế Anh – chuyên viên phát triển

sản phẩm

Cử nhân – chuyên ngành toán tin ứng dụng

Số chuyên viên kỹ thuật, bảo hành, bảo

trì

14 người, 100% tốt nghiệp đại học

Số chuyên viên tư vấn, triển khai độc

Là doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh phần mềm Weekend® Accounting, hiện nay các sản phẩm của doanh nghiệp trên thị trường bao gồm:

• Weekend®Accounting SQL 30 Standard Edition

Môi tả : Đây là giải pháp phần mềm kế toán chuẩn đã được ứng dụng

rộng rãi tại các doanh nghiệp trong cả nước Với hai phiên bản, một dành cho các doanh nghiệp lớn, một dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa SMEs Phần mềm này đã giải quyết triệt để vấn đề tối ưu hóa dữ liệu, bảo mật và phân quyền quản trị, tác nghiệp.Cùng với giải pháp động, cho phép người sử dụng định nghĩa từ hệ thống tài khoản, các tiêu thức quản lý đến các báo cáo, sổ sách, dạng thức chứng từ kế toán đầu ra Cho phép tích hợp với máy quét, máy đọc mã vạch, cùng một giải pháp đáp ứng đầy đủ báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, kê khai và báo cáo thuế Phần mềmc còn cho phép tích hợp với các phần hành khác như quản trị nhân sự và tính lương, quản trị sản xuất và lập kế hoạch sản xuất, quản trị mua hàng, quản trị bán hàng v.v.v tạo thành bộ sản phẩm Weekend® ERP của GoldStar Vietnam

Giá trị ứng dụng: Phần mềm này có tốc độ truy cập nhanh, bảo về dữ

liệu cho khách hàng 2 lớp Mọi thiết kế, phần hành đều nhằm đưa đến kết quả công việc trong thời gian nhanh nhất Tạo điều kiện tốt để thực hiện công tác

kế toán Đồng thời giải quyết các khó khăn hiện tại về kế toán, thực thi các sắc thuế trong doanh nghiệp không chỉ trong hiện tại mà cho phép mở rộng, định nghĩa lại khi thay đổi mô hình và mở rộng doanh nghiệp

• Weekend®Accounting SQL 30 Trading

Quản lý thương mại là sản phẩm đóng gói thế hệ mới cho phép tự

động hóa các nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ và kế toán quản trị, phân tích và lập kế hoạch các giao dịch thương mại một cách đồng

bộ

 Quản lý bán hàng

 Quản lý mua hàng;

 Quản lý hàng dự trữ theo kho;

 Quản lý đơn đặt hàng;

 Quản lý quan hệ với khách hàng;

 Quản lý hàng hóa phát sinh của doanh nghiệp

• Weekend®Accounting SQL 30 Pharmacy

Mô tả : Bao gồm quản lý nhập xuất theo lô, quản lý giá GMP, quản lý

đại lý thuốc, chi phí theo đại lý, chi tiết các hợp đồng, phiếu giao hàng, yêu cầu xuất hàng chi tiết, công nợ đến từng đối tượng, nhân viên quản lý chuyên trách đại lý Toàn bộ những vấn đề kể trên được giải quyết triệt để bới Weekend® Accounting SQL 30 Pharmacy Với thiết kế dữ liệu liên thông và tích hợp từ tất cả các bộ phận, phòng ban chuyên môn trong đơn vị sẽ tạo ra giá trị quản lý lớn cả trong hiện tại va tương lai của doanh nghiệp

Giá trị ứng dụng: Giúp các đơn vị sản xuất và kinh doanh dược phẩm

giải quyết triệt để bài toán quản lý Khi đó không chỉ đơn thuần là vấn đề quản lý tài chính kế toán mà cao hơn thế là tính tích hợp giữa quản lý đại lý, quản lý kế hoạch sản xuất kinh doanh, cộng nợ theo đối tượng, nhân viên chuyên trách Tính tuổi nợ, quy định các hạn mức tín dụng với khách hàng và đại lý Là sản phẩm phần mềm chuyên biệt cho ngành dược nên bới Weekend® Accounting SQL 30 Pharmacy hiểu được cần phải giải quyết những gì, doanh nghiệp ngành dược có khó khăn gì để đáp ứng

 Có tất cả các hình thức sổ mà doanh nghiệp cần, song ngữ trên chứng từ, sổ sách, giao diện làm việc

 Đồng thời 4 phương pháp phân bổ chi phí - tính giá thành, tính giá thành nhiều công đoạn Tất cả các phương pháp tính giá hàng tồn kho Nhiều đơn vị quy đổi với cùng 1vật tư, hàng hóa (Lô, Hộp, Lọ…)

 Tìm kiếm tức thời đa trường, cho phép người dùng tự định nghĩa phương thức.

 Thông tin số liệu tức thời mà không cần “tra cứu nhanh”

 Truy cứu ngược thông tin trở về đến khâu lập phiếu, tích hợp máy quét mã vạch

 Tự động kiểm tra nghiệp vụ, kê khai thuế Gộp mã, tách vật tư, phân

• Weekend ® Accounting SQL 30 Motor

Mô tả: Hoạt động kinh doanh ô tô – xe máy, quý vị đều hiểu những yêu

cầu khắt khe và tính phức tạp trong công tác quản lý của mình Chẳng hạn như số lượng về chủng loại phụ tùng quá lớn, quản lý bảo hành, bảo dưỡng, các dịch vụ sau bán khác Lần đàu tiên với Weekend® Accounting SQL 30 for Motor, chúng tôi liên thông quá trình quản lý từ thông tin khách hàng, các phiếu sửa chữa bảo dưỡng, tình trạng kỹ thuật khi xe vào xươngr, đề xuất thay thế hoặc sửa chữa, quản lý kho, nhập xuất tồn theo số khung, số máy đăng kiểm, trách nhiệm của nhân viên kỹ thuật, giảm giá, khuyến mại đến kế toán tổng hợp, công nợ theo hạn mức thời gian và giá trị, báo cáo tài chính, quản trị và báo cáo thuế đầy đủ

Giá trị ứng dụng: Hãy hình dung hàng ngày phần mềm nhắc cán bộ kinh

doanh của đơn vị xem xe nào, của ai, biển số nào đã đến hạn chăm sóc định

kỳ … (?) Giải pháp này giúp cho nhà quản lý và các cán bộ quản lý trung gian cấp phòng ban giám sát và quản lý nghiệp vụ chi tiết đến từng nghiệp vụ phát sinh theo đặc thù hoạt động Đặc biệt với số lượng chủng loại phụ tùng rất lớn luôn là nỗi lo lắng của cán bộ quản lý kho và kế toán vật tư Mục tiêu căn bản là cung cấp cho khách hàng một giải pháp tích hợp từ các quy trình

kỹ thuật đến hạch toán kế toán chi tiết Thêm nữa là hệ thống báo cáo quản trị

đa chiều

• Weekend®Accounting SQL 30 General

Mô tả: Giải pháp phần mềm kế toán chuẩn cho doanh nghiệp Với hai

phiên bản, một dành cho các doanh nghiệp lớn, một dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ SMEs Giải quyết triệt để vấn đề tối ưu hóa dữ liệu, bảo mật và phân quyền quản trị, tác nghiệp Giải pháp động, cho phép người sử dụng định nghĩa từ hệ thống tài khoản, các tiêu thức quản lý đến các báo cáo,

sổ sách, dạng thức chứng từ kế toán đầu ra Cho phép tích hợp với máy quét

và máy đọc mã vạch Cùng một giải pháp đáp ứng đầy đủ báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, kê khai và báo cáo thuế

Giá trị ứng dụng: Tốc độ truy cập nhanh, bảo vệ dữ liệu cho khách hàng

2 lớp Mọi thiết kế, phần hành đều nhằm đưa đến kết quả công việc trong thời gian nhanh nhất Tạo điều kiện tốt để thực thi công tác kế toán, lành mạnh hóa tài chính doanh nghiệp Giải quyết các khó khăn hiện tại về kế toán, thực thi các sắc thuế trong doanh nghiệp không chỉ trong hiện tại mà cho phép mở rộng, định nghĩa lại khi thay đổi mô hình và mở rộng doanh nghiệp Có thể tích hợp với quản lý nhân sự, kế hoạch, …

•Có tất cả các hình thức sổ mà doanh nghiệp cần, song ngữ

•Đồng thời 4 phương pháp phân bổ chi phí – tính giá thành, tính giá thành nhiều công đoạn Tất cả các phương pháp tính giá hàng tồn kho

•Tìm kiếm tức thời đa trường, cho phép người dùng tự định nghĩa phương thức.

•Thông tin số liệu tức thời mà không cần “tra cứu nhanh”

•Truy cứu ngược thông tin trở về đến khâu lập phiếu, tích hợp máy quét

Weekend ® Accounting SQL 30 Customize

Giải pháp này được cấu thành bởi:

• Quản lý khách hàng, hợp đồng

• Quản trị tài chính, kế toán

• Phân tích thông tin quản trị DN

• Quản lý thực thi các sắc thuế

Mô tả : Intergraded software solution – giải pháp phần mềm tích hợp

trong quản trị doanh nghiệp Đó là giải pháp tích hợp của nhiều phần hành, nhiệm vụ và yêu cầu quản lý trên cùng một hệ thống, cùng một cơ sở dữ liệu

mà không phân biệt các cơ sở, các đơn vị thành viên gần hay xa nhay về mặt địa lý Ở góc độ quản trị cho mô hình công ty đa chi nhánh, các tổng công ty, các tập đoàn kinh tế, một giải pháp phần mềm tích hợp như vậy luôn là mong muốn của bất kỳ nhà quản trị Với giải pháp này có lẽ không cần thuyết minh nhiều bạn cũng có thể hình dung ra giá trị mà nó mang lại trong việc cung cấp thông tin hỗ trợ quản trị, giám sát thực thi các quy trình quản lý tiên tiến trong toàn hệ thống

Ở cấp độ nhỏ hơn, có thể Quý đơn vị không phải là mô hình tổng công ty hay tập đoàn kinh tế nhưng lại muốn có một giải pháp tổng thể theo đúng đặc thù chuyên biệt của riêng mình được mô tả thông qua các thể chế nội bộ, hệ thống mẫu biểu, quy trình tác nghiệp, chúng tôi có thể cùng bạn xây dựng một giải pháp theo đúng những gì mà bạn kỳ vọng Sự đáp ứng kỳ vọng đó cả về mặt công nghệ và nghiệp vụ chuyên môn đều được chúng tôi tư vấn để đạt được kết quả giải quyết các nhiệm vụ hiện tại nhưng cũng hoàn toàn tương thích và cho phép mở rộng trong tương lai khi doanh nghiệp của bạn đạt đến quy mô, mức độ phát triển cao hơn

Giá trị ứng dụng: “Những gì có thể cụ thể hóa và có phương pháp thực hiện logic, chúng tôi đều có thể chuyển nó thành giải pháp hữu hiệu cho bạn trên giải pháp phần mềm mà chúng tôi tư vấn và cung cấp” Đối với giải pháp này của chúng tôi được thực thi với mục đích:

* Giải quyết các nghiệp vụ đơn lẻ tại các phòng ban bộ phận trong mối liên kết chặt chẽ với nhau

* Đồng bộ hóa dữ liệu và chia sẻ tài nguyên ở mức phân quyền quản lý phù hợp với chức năng nhiệm vụ các phòng ban

* Bảo mật dữ liệu, an toàn dữ liệu và phân cấp phê duyệt nghiệp vụ tới

3 cấp

* Hệ thống biểu mẫu báo cáo hoàn toàn theo chuẩn của Bộ tài chính và các báo cáo theo yêu cầu thiết kế

* Có thể tạo cho bạn cơ sở công nghệ và công cụ quản trị nghiệp vụ

mà có thể giám sát việc thực thi các công việc cụ thể từ xa

* Giảm thiểu các giao dịch giấy tờ trong nội bộ, đảm bảo vận hành ở mức độ cao nhất hệ thống kiểm soát nội bộ

* Xây dựng và quản trị hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp vữngNgoài ra Goldstar còn cung cấp một sản phẩm nữa, đó là sản phẩm

WEEKEND® intergrated software solution – giải pháp phần mềm tích hợp

trong quản trị doanh nghiệp Đó là giải pháp tích hợp của nhiều phần hành, nhiệm vụ và yêu cấu quản lý trên cùng một hệ thống, một cơ sở dữ liệu mà không phân biệt các cơ sở, các đơn vị thành viên gần hay xa nhau về mặt địa lý

1.1.4.2 Các dịch vụ

1.1.4.2.1 Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

o Đối với khách hàng có ký kết hợp đồng sử dụng sản phẩm

 Cài đặt sản phẩm cho khách hàng

 Hướng dẫn sử dụng lần đầu cho khách hàng

 Hướng dẫn cho khách hàng trong quá trình sử dụng

 Bổ sung, chỉnh sửa, cài đặt lại theo yêu cầu

 Bảo trì miễn phí hệ thống máy tính sử dụng phần mềm của Goldstar

o Đối với khách hàng tự do là những khách hàng có sử dụng sản phấm của Goldstar nhưng không ký kết hợp đồng sử dụng

 Khách hàng được cung cấp sản phẩm miễn phí

 Khách hàng tự tìm hiểu chương trình qua bộ trợ giúp

Ngoài ra công ty còn có những dịch vụ gia tăng khác như:

1.1.4.2.2 Dịch vụ kiểm toán

• Kiểm toán Báo cáo tài chính thường niên cho các loại hình doanh nghiệp.

• Kiểm toán quyết toán công trình, dự án đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành

• Kiểm toán Báo cáo tài chính Dự án các tổ chức quốc tế tài trợ

• Kiểm toán chuyên đề, chuyên biệt;

• Kiểm toán hoạt động

• Kiểm toán tuân thủ

• Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.4.2.3 Dịch vụ thẩm định giá

• Xác định giá trị doanh nghiệp cổ phần hóa;

• Thẩm định giá trị máy móc, thiết bị;

• Thẩm định bất động sản;

• Xác định giá trị tài sản để thế chấp, cầm cố, vay vốn Ngân hàng;

• Xác định giá trị quyết toán công trình xây dựng cơ bản;

• Xác định giá trị tài sản dùng để góp vốn, liên doanh, liên kết;

• Định giá tài sản theo nhu cầu của khách hàng

1.1.4.2.4 Dịch vụ tư vấn thuế

• Hoạch định chiến lược thuế cho doanh nghiệp;

• Tư vấn xây dựng phương pháp tính thuế phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp;

• Tư vấn, xây dựng phương án tính thuế Nhà thầu;

• Lập kế hoạch, tính toán và kê khai thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp;

• Tư vấn và trợ giúp doanh nghiệp trong quá trình quyết toán thuế với

cơ quan thu

• Tổ chức hội thảo và đào tạo kiến thức về thuế

* Các công ty may mặc: Woojin, May VietHan

1.1.5.2 Doanh thu hàng năm

Năm

Chỉ tiêu

2004 2005

2006

2007

thu 475.876.000 682.573.400 1.405.592.900 2.107.602.000 2 911 580 000Nộp

1.1.6 Thị trường và các khách hàng tiêu biểu của công ty

1.1.6.1 Thị trường của công ty

Thị trường của sản phẩm Weekend ® Accounting, đã bao phủ trên toàn

quốc, với công ty chính ở Hà Nội chịu trách nhiệm phân phối ở khu vực miền Bắc và miền Trung và công ty chi nhánh ở TP Hồ Chi Minh chịu trách nhiệm phân phối khu vực miền Nam

Thị phần: hiện nay, với số lượng khách hàng là 417, công ty hiện đang nắm giữ khoảng 20 – 30% thị phần, phần lớn khách hàng của công ty là các doanh nghiệp nhỏ và vừa

Và hiện tại công ty đang hoạt động kinh doanh theo mô hình Li – xăng,

và đã triển khai được 3 nhà phân phối :

•Hà Nội: công ty TNHH Gia Long

•Bắc Ninh: Công ty TEC

•Vĩnh phúc: Công ty TNHH tin học Ngọc Minh

1.1.6.2 Danh sách khách hàng tiêu biểu của công ty

Một số tập đoàn đa cơ sở:

•Công ty liên doanh may Việt Hàn

•Công ty may Woojin Việt Nam

•Công ty Dư Kim

•Công ty Kaivang Việt Nam

•Công ty sản xuất và thương mại Hoàng Vũ

•Doanh nghiệp mút xốp Việt Thắng

•…

Nội thất mỹ nghệ

•Công ty nội thất Hòa Phát

•Công ty nội thất Hà Anh

•Công ty nội thất Hòa Phát Quảng Ninh

•Công ty công nghệ tin học viễn thong

•Công ty điện thoại Thăng Long

•Công ty Đức Tâm

1.2 Tình hình ứng dụng tin học trong công ty

1.2.1 Thực trạng ứng dụng tin học trong công ty

Công ty trang bị đầy đủ máy móc thiết bị phục vụ cho nhu cầu làm việc của cán bộ, công nhân viên trong công ty Cụ thể mỗi nhân viên trong công ty

được sử dụng 1 máy tính cá nhân với 1 tài khoản riêng, giới hạn quyền hạn truy cập theo vị trí công tác của mình trong công ty

Đồng thời công ty luôn đầu tư, nâng cấp thiết bị văn phòng( vd : máy in, máy fax v.v.v ) vào trong những hoạt động của mình nhằm tạo ra điều kiện giúp cho công nhân viên trong công ty làm việc hiệu quả hơn

Công ty sử dụng những phần mềm ứng dụng và phần mềm chuyên biệt

để phục vụ cho công tác điều hành quản lý đặc biệt phần mềm quản lý hợp

đồng khách hàng, phần mềm WEEKEND ACCOUNTING

1.2.2 Các công nghệ nền tảng

• Các môi trường và nền tảng: Windows Vista/XP/2000/9x; Linux

• Ngôn ngữ lập trình: VisualFox

• Cơ sở dữ liệu: MS Access; MS SQL Server

• Mạng: LAN, WAN; Internet; Wimax,Wi-fi

1.3 Giới thiệu đề tài nghiên cứu

1.3.1 Tên đề tài nghiên cứu

“Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại Công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam “

ngày càng nhiều thì việc quản lý khách hàng gặp không ít khó khăn Đồng thời cạnh tranh trên thị trường ngày càng gay gắt ,việc tìm kiếm và thu hút khách hàng là những vấn đề mấu chốt Các công ty không chỉ cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng mà còn phải tìm hiểu nhu cầu và mong muốn họ.

Qua khảo sát công ty, thấy rằng thị trường hoạt động của công ty ngày càng được mở rộng, số lượng khách hàng ngày càng nhiều, khối lượng thông tin cần thu thâp ngày càng tăng Chính vì những yêu cầu này đòi hỏi công ty phải có 1 chương trình quản lý khách hàng hoạt động có hiệu quả, nhằm quản

lý tốt thông tin và đáp ứng tốt nhất những yêu cầu, phản hồi từ phía khách hàng

1.3.2.2 Vai trò của hệ thống thông tin quản lý khách hàng

• Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp

• Hỗ trợ quy trình ký kết hợp đồng với khách hàng

+ Hoạt động ký kết hợp đồng+ Hỗ trợ dịch vụ sau khi ký hợp đồng

• Nâng cao năng suất ,hiệu quả công việc

• Trợ giúp quá trình ra quyết định

1.3.3 Công cụ thực hiện đề tài

• Ngôn ngữ lập trình : Visual Basic 6

• Cơ sở dữ liệu : Microsoft Access 2003

• Lập báo cáo : Crytal Report 9

CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ QUY TRÌNH XÂY DỰNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

-***** -2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý và sự phát triển của nó

2.1.1 Hệ thống thông tin và các bộ phận cấu thành

Hệ thống thông tin là tập hợp các yếu tố bao gồm con người, các thiết

bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử

lý và phân phối thông tin trong một tập hợp ràng buôc gọi là môi trường

Các bộ phận cấu thành: Bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ phận xử lý, kho

dữ liệu, bộ phận đưa dữ liệu ra

Hình 2.1 : Mô hình hệ thống thông tin

2.1.2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Nguồn

Đích

Xử lý và lưu trữ

Kho dữ liệu

 Mô hình logic : Mô tả hệ thống làm gì? Bao gồm dữ liệu mà nó thu

thập, xử lý thực hiện, các kho chứa dữ liệu và những thông tin mà hệ thống

sản sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi “ Cái gì”, “ để làm gì”?

 Mô hình vật lý ngoài : chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ

thống như vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nhu hình thức đầu vào

và đầu ra Mô hình thường trả lời câu hỏi “Cái gì”, “ Ai”, “ Ở đâu”, “Khi nào”

 Mô hình vật lý trong : liên quan tới khía cạnh vật lý của hệ thống dưới

góc nhìn của nhân viên kĩ thuật Mô hình giải đáp câu hỏi “ Như thế nào”

Hình 2.2 : Ba mô hình của 1 hệ thống thông tin

2.1.3 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong quản lý

Ngày nay khi nhu cầu về thông tin ngày càng trở nên cấp thiết đối với mọi hoạt động trong xã hội Nó cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Nó giúp cho công việc của chúng ta được thực hiện nhanh,gọn,chính xác Đặc biệt trong quá trình quản lý Hệ thống thông tin giúp cho các nhà quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được các thông tin chính xác, nhanh gọn về tổ chức hay doanh nghiệp của mình

Mô hình logic (Góc nhìn quản lý)

Mô hình v /lý ngoài (Góc nhìn sử dụng)

Mô hình v/lý trong (Góc nhìn kỹthuật)

Hệ thống thông tin là tài sản quý đối với mỗi doanh nghiệp,việc quản

lý và sử dụng tốt HTTT đem lại lợi ích cho các DN HTTT là cầu nối giữa hệ thống quản trị và hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đề ra

Hệ thống thông tin đạt hiệu quả tốt giúp các nhà lãnh đạo đưa ra được những quyết định đúng đắn và phù hợp, hoạch định tốt các nguồn lực tăng khả năng cạnh tranh của các DN

2.1.4 Các nguyên tắc xây dựng một hệ thống thông tin trong quản lý

Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp ,vận động trong môi trường cũng phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hành nghiêm túc hay chính là cần đưa ra 1 phương pháp

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng

dễ quản lý hợn.Các phương pháp được đề nghị dựa vào 3 nguyên tắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc giúp phát triển một HTTT.Đó là:

 Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Đó là 3 mô hình của hệ thống thông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Cùng mô tả về một đổi tượng nhưng 3 mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau Phương pháp phát triển

hệ thống được thể hiện cũng dùng tới các mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định 3 mức

 Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc đi từ cái chung sang cái riêng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa Để hiểu rõ một hệ thống thông tin chúng ta phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét các mặt chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắc này là hiển nhiên Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được ứng dụng để phát triển ứng

dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hóa một HTTT bằng các khía cạnh chi tiết hơn Nhiệm vụ lúc này sẽ khó khăn hơn.

 Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích và từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế.

Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách áp dụng nguyên tắc

3, tức là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết

kế Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và về khung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính là người sử dụng, các tài liệu và quan sát

Cả 3 nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống Chúng ta cần tiến hành phân tích dựa trên nguồn dữ liệu đó để có được những thông tin chi tiết Nhưng vấn đề sẽ khác đi khi ta tiến hành thiết kế 1 HTTT mới

2.2 Các giai đoạn phát triển của 1 hệ thống thông tin quản lý

2.2.1 Giai đoạn đánh giá yêu cầu

Một dự án phát triển hệ thống thông tin không tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu bởi loại dự án này không chỉ đòi hỏi đầu tư tiền bạc, thời gian và cả nguồn nhân lực Do đó quyết định về vấn đề này phải được thực hiện sau một cuộc phân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi Sự phân tích này được gọi là đánh giá hay thẩm định yêu cầu, đôi khi nó được đặt tên là nghiên cứu khả thi và cơ hội

Đánh giá yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và những thay đổi có thể,đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án và đưa ra những gợi ý cho những người chịu trách nhiệm ra quyết định Giai đoạn này phải được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn( trung bình chiếm 4-5% tổng thời gian dành cho dự án.) Đây là một nhiệm vụ phức tạp vì nó đòi hỏi phân tích viên phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó đề xuất những nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải

pháp, xác định độ lớn về chi phí và thời gian để đi đến giải pháp mới, đánh giá tầm quan trọng của những biến đổi, dự báo được những ảnh hưởng của chúng.

Các giai đoạn đánh giá yêu cầu

 Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu là việc làm quen với hệ thống đang xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập Số lượng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của hệ thống nghiên cứu

Trong một dự án với quy mô lớn có nhiều người tham gia vào thẩm định yêu cầu thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng người và xác định phương tiện kết hợp giữa các nhiệm vụ

Đầu tiên phân tích viên phải tận dụng những cuộc gặp gỡ cũng như tham vấn từ các tài liệu khác nhau có trong tổ chức để thu thập thông tin về

hệ thống và môi trường xác thực của nó Những cuộc trao đổi cũng cho phép thu thập cái nhìn của các nhân tố khác nhau về vấn đề nguồn gốc của yêu cầu Công việc này được thực hiện không chỉ với người đặt yêu cầu mà cả các bộ

phận thuộc khung cảnh hệ thống Sau đó phải tổng hợp thông tin với những vấn đề đã được xác định và những nguyên nhân có thể nhất

Phỏng đoán, quan sát,nghiên cứu tài liệu và sử dụng phiếu điều tra là những công cụ được tin dùng Chúng vẫn được dùng trong suốt quá trình phát triển dự án nhưng đặc biệt trong giao đoạn đánh giá

 Đánh giá tính khả thi của dự án

Đánh giá khả năng thực thi của dự án là tìm xem có yếu tố nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất hay không? Những vấn đề chính của khả năng thực thi :khả thi về tổ chức , khả thi

về tài chính,khả thi về thời hạn và khả thi về kĩ thuật

•Khả thi về tổ chức

Đánh giá tính khả thi về tổ chức nó đòi hỏi phải có sự kết hợp hài hòa giữa giải pháp dự kiến và môi trường tổ chức

•Khả thi kỹ thuật

Tính khả thi kỹ thuật được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện

có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề xuất

• Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Báo cáo giúp nhà quản lý quyết định cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại? Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sửa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo

2.2.2 Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết là đưa ra được chuẩn đoán về hệ thống đang tồn tại nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như những nguyên nhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và

đề xuất ra những yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên

2.2.2.1 Các giai đoạn phân tích chi tiết

 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

•Thành lập đội ngũ

Kết cấu của đội ngũ phân tích phụ thuộc vào nhiều yếu tố: quy mô,kích

cỡ của hệ thống, cách thức quản lý dự án trong tổ chức,sự sẵn sàng và kinh nghiệm của các thành viên tham gia

•Lựa chọn phương pháp và công cụ

Phân tích chi tiết bao gồm các công việc chủ yếu là thu thập thông tin, chỉnh đốn thông tin, xây dựng nên các mô hình của hệ thống nghiên cứu, chuẩn bị tài liệu về những mô hình đó và sử dụng các mô hình và tài liệu này

để đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

Công cụ thu thập thông tin chính:

 Phỏng vấn

Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là 2 công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT Phỏng vấn cho phép thu thập được những thông tin khác với mô tả trong tài liệu ,thu được những thông tin cơ bản,khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều

Phỏng vấn được thực hiện theo các bước :

* Chuẩn bị phỏng vấn

* Tiến hành phỏng vấn

 Phiếu điều tra

Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng va trên 1 phạm

vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra.Yêu cầu câu hỏi trong phiếu điều tra

rõ ràng,cùng hiểu như nhau

 Quan sát

Khi phân tích viên muốn nhìn thấy cái gì không có trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn Quan sát cũng gặp một số khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống ngày bình thường

 Nghiên cứu tài liệu của tổ chức

Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức Các văn bản phải nghiên cứu bao gồm

* Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hay 1 nhóm công tác

* Các mẫu phiếu sử dụng trong hoạt động của tổ chức

* Các loại báo cáo , bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra

•Xác định thời gian

Phân tích viên hay người chịu trách nhiệm trong dự án phải đảm bảo xác định đúng thời gian cần thiết cho mỗi công việc phải thực hiện và tuân thủ thời gian đã ấn định

 Nghiên cứu môi trưòng của hệ thống hiện tại

Một HTTT chịu ảnh hưởng bởi nhiều nhân tố bên ngoài và ngược lại

nó ảnh hưởng tới những nhân tố đó.Tập hợp những nhân tố đó được gợi là các ràng buộc của hệ thống Khi phân tích thì phân tích viên phải có những hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống nghiên cứu Bao gồm:

•Môi trường ngoài

•Môi trường trong

•Môi trường vật lý

•Môi trường kỹ thuật

 Nghiên cứu hệ thống hiện tại

•Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại

Bao gồm: mô tả các bộ phận, hoạt động cuả HTTT và các vấn đề có liên quan

 Vấn đề của hệ thống: Phân tích viên phải ghi nhận mọi vấn đề đã

được xác định và các nguyên nhân có thể bất kì ở lúc phỏng vấn hay trong khi nghiên cứu các tài liệu và trong các buổi quan sát

•Xây dựng mô hình vật lý ngoài

Phân tích viên phải xây dựng mô hình vật lý ngoài dựa vào nhưng dữ liệu mô tả dã thu thập được về hệ thống như những người sử dụng nhìn thấy

Mô hình này tạo thành tư liệu về hệ thống như nó đang tồn tại Trong quá trình thực hiện việc mô hình hóa và mỗi khi mô hình được hợp thức hóa thì phân tích viên phải hoàn chỉnh tài liệu hệ thống qua các phích tài liệu vấn đề

•Xây dựng mô hình logic

Nó được xây dựng từ mô hình vật lý ngoài và từ các dữ liệu thu thập được từ trước Sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển dữ liệu là những tài liệu hệ thống.Khi cần thiết thì sơ đồ cấu trúc dữ liệu (DSD) sẽ hoàn chỉnh hơn

Mô hình logic cũng sẽ được dùng khi đưa ra chuẩn đoán cho hệ thống thực tại và xác định mục tiêu, các nhu cầu của hệ thống mới

 Chuẩn đoán và xây dựng các yếu tố giải pháp

Nó bao gồm 3 nhiệm vụ liên quan: đưa ra chuẩn đoán ,xác định các mục tiêu của hệ thống mới, xác định các yếu tố của giải pháp

•Đưa ra chẩn đoán

Do nguyên nhân của vấn đề là hốn hợp các phân tích viên hệ thống không bắt buộc phải sửa chữa bằng những phương tiện chuyên môn hệ thống những vấn đề mà nguyên nhân không nằm trong lĩnh vực chuyên môn của mình Họ luôn luôn phải ý thức và nhận định rõ về HTTT của mình sẽ hoạt động như thế nào trong tương lai

Việc đưa ra chẩn đoán là một hoạt động phức tạp đòi hỏi một cách tiếp cận chặt chẽ Phân tích viên phải sử dụng mọi công cụ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ này một cách có hiệu quả.Phích tài liệu vấn đề la một trong những công cụ đó, nhưng nó chưa đầy đủ

•Xác định mục tiêu của hệ thống mới

Khi mà các vấn đề của hệ thống cùng với các nguyên nhân của nó đã được xác định rõ thì phân tích viên và người sử dụng chính xác định mục tiêu của hệ thống mới hay hệ thống đã được sửa chữa Những mục tiêu này có 2 mục đích: hướng dẫn cho việc thiết kế hệ thống mới và đánh giá hệ thống mới khi nó được cài đặt Việc xác định mục tiêu này phải được dẫn dắt từ kết quả của những phân tích trước đây

Phân tích viên phải xem xét kĩ khi xác định giá trị cần đạt được bởi không phải bất cứ mục tiêu nào đặt ra hệ thống thông tin mới cũng có thể đáp ứng

•Xác định các yếu tố của giải pháp

Các mục tiêu của hệ thống mới gắn chặt với các vấn đề của hệ thống còn các yếu tố của giải pháp lại gắn chặt với nguyên nhân của các vấn đề

Nếu thời gian trả lời của hệ thống quá lâu vì năng lực của máy tính thì yếu tố giải pháp trước nhất là phải nâng cao năng lực đó.

 Đánh giá tính khả thi

Trong giai đoạn đánh giá khả thi đội ngũ phân tích đã thực hiện sơ bộ việc đánh giá mức khả thi của dự án và ở giai đoạn này khi lượng thông tin về

hệ thống và môi trường của nó được cung cấp thêm thì đánh giá tính khả thi

sẽ đầy đủ hơn nhiều Tuy nhiên những thông tin thu thập được cho tới thời điểm này vẫn chưa đủ để đánh giá được đầy đủ nhất về tính khả thi đó

Đối với mỗi yếu tố trong giải pháp phân tích viên phải xác định loại công nghệ cần có để thực thi giải pháp.Sau đó phải đánh giá khối lượng nguồn nhân lực cũng như các nhiệm vụ và thời gian cần có để thiết kế, thực hiện và cài đặt cho giải pháp.Cuối cùng ta phải xác định những ảnh hưởng có thể có của giải pháp lên tổ chức

Việc đánh giá tính khả thi của giải pháp được thực hiện bằng việc so sánh những thông tin đó với những ràng buộc về tổ chức, kỹ thuật, tài chính

và thời hạn đã được xác định trước đây

 Sửa đổi các đề xuất của dự

Phần cuối của giai đoạn đánh giá khả thi nhóm phân tích đã phác họa một đề xuất của dự án và đã được những người sử dụng chấp nhận Với những thông tin mới được cung cấp thêm và việc đánh giá lại tính khả thi vừa rồi ,chúng ta cần xem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Báo cáo phân tích chi tiết là một tài liệu rất quan trọng bởi nó phục vụ ra quyết định có nên tiếp tục đề án hay không ?

2.2.2.2 Công cụ mô hình hoá

Sơ đồ luồng thông tin IFD

Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức động- tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, xử lý, lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luòng thông tin IFD

* Xử lý : đây là quá trình xử lý dữ liệu thành thông tin hữu ích.Quá

trình này có thể tiến hành thủ công, giao tác giữa người và máy hay tin học hóa hoàn toàn.

Hình 2.3 Các k ý pháp quá trình xử lý của IFD

* Kho lưu trữ dữ liệu : Nhiệm vụ của kho dữ liệu là lưu trữ các thông

tin sau khi đã được xử lý và là cơ sở để kết xuất đầu ra Kho dữ liệu có thể lưu

trữ thủ công hoặc có thể tin học hóa quá trình

Hình 2.4 Các ký pháp kho lưu trữ dữ liệu của IFD

* Dòng thông tin : Dòng thông tin có nhiệm vụ chuyển thông tin từ

H ình 2.5: Ký pháp dòng thông tin của IFD

* Đi ều khiển : Các điều khiển dùng để thực hiện các phép toán logic và

thông thường có 2 lựa chọn đúng - sai

H ình 2.6: Ký pháp đi ều khiển của IFD

- Dòng thông tin vào ra với kho dữ liệu không cần phải có mũi tên chỉ hướng

- Có thể dùng thêm một số ký tự khác như màn hình, đĩa từ

Tên tài liệu :

Mô tả : Tên IFD có liên quan:

Vật mạng : Hình dạng : Nguồn : Đích :

Hình 2.7: Phích luồng thông tin

•Phích kho dữ liệu

Tên kho dữ liệu :

Mô tả : Tên IFD có liên quan : Vật mạng :

Chương trình hoặc người truy cập :

Hình 2.8: Phích kho d ữ liệu

•Phích xử lý

Tên xử lý :

Mô tả : Tên IFD có liên quan : Phân ra thành các IFD con : Phương tiện thực hiện :

Sự kiện khởi sinh : Chu kỳ :

Cấu trúc của thực đơn : Phương pháp xử lý :

Hình 2.9: Phích x ử l ý

 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD

Mô tả hệ thống thông tin trên góc độ trừu tượng, nó chỉ bao gồm các

luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trữ dữ liệu.

Tên tiến trình xử lý

Tệp dữ liệu

- Mỗi luồng dữ liệu phải có 1 tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

- Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhung luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

- Xử lý luôn phải được đánh số

- Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau

- Tên của xử lý phải là một động từ

- Xử lý buộc phải thực hiện 1 biến đổi dữ liệu(luồng vào khác luồng ra

từ một xử lý)

Đối với quá trình phân rã

- Xử lý mà lgic xử lý trình bày bằng ngôn ngữ co cấu trúc chỉ chiếm 1 trang thì không phân rã tiếp

- Nên để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD

- Xử lý trên một DFD phải thuộc cùng 1 mức phân rã

- Luồng vào của 1 DFD mức cao phải là luồng vào của 1 DFD mức thấp Luồng ra của 1 DFD con phải là luồng ra của 1 DFD mức cao hơn.

Tên xử lý :

Mô tả : Tên DFD liên quan : Các luồng dữ liệu vào : Các luồng dữ liệu : Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng :

Mô tả logic của xử lý :

H ình 2.11 : Phích x ử lý logic

* Phích luồng dữ liệu

Tên luồng :

Mô tả : Tên DFD có liên quan : Nguồn :

Đích : Các phần tử thông tin :

H ình 2.13 Phích ph ần tử thông tin

* Phích kho dữ liệu

Tên kho :

Mô tả : Tên DFD có liên quan : Các xử lý có liên quan : Tên sơ đồ cấu trúc dữ liệu có liên quan :

H ình 2.14: Phích ph ần tử thông tin

* Phích tệp dữ liệu

Tên tệp :

Mô tả : Tên DFD có liên quan : Khối lượng:

Phương pháp thiết kế logic tuân theo trật tự sau: thiết kế CSDL, thiết kế

xử lý và thiết kế các dòng vào Với mỗi nhiệm vụ cần bổ sung hoàn chỉnh tài liệu và hợp thức hóa mô hình logic

2.2.3.1 Thiết kế CSDL

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sử dụng HTTT mới Công việc này đôi khi rất phức tạp bởi không chỉ là việc phân tích viên phải gặp gỡ những người sử dụng để hỏi về dữ liệu họ cần có mà còn phải hoàn thành có hiệu quả công việc mà mình đang làm

Các phương pháp có thể sử dụng:

-Phương pháp nguyên mẫu

-Hỏi những người sử dụng xe họ cần những thông tin gì