Xây dưng hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho công ty Cổ phần thương mại và phát triển GoldTech

Xây dưng hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho công ty Cổ phần thương mại và phát triển GoldTech

ỏn mụn hc Li m u Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin đã và đang phát triển nh vũ bão. Từ một nguồn tài nguyên tiềm năng, thông tin đã trở thành một nguồn tài nguyên thực sự và nó trở thành một loại hàng hoá đặc biệt. Việc vận dụng nguồn tài nguyên này đã tạo nên một bớc phát triển to lớn trong lực lợng sản xuất, cơ sở hạ tầng, kinh tế xã hội, cấu trúc kinh tế, cấu trúc lao động và cách thức quản lý kinh tế xã hội. Các doanh nghiệp thành công trên con đờng kinh doanh đã nhận ra vai trò rất quan trọng của hệ thống thông tin :" Hệ thống thông tin là một hệ thống trung gian quan trọng hỗ trợ thông tin tối đa giữa các hệ thống khác với nhau ". Hệ thống này giúp nhiều tổ chức, doanh nghiệp tăng lợi nhuận, mở rộng kinh doanh, giảm bớt chi phí nguồn nhân lực, tăng năng suất và hiệu quả trong việc xử lý thông tin phức tạp. Do vậy, xã hội càng phát triển thì nhu cầu sử dụng tin học càng lớn và ngợc lại sự phát triển của tin học cũng tác động trở lại, tạo điều kiện phát triển nhanh chóng hoạt động sản xuất kinh doanh. Thật vậy đề tài Xây dng hệ thống thông tin quản lý kho hàng cho công ty Cổ phần thơng mại và phát triển GoldTech thực sự quan trọng và cần thiết cho công ty Cổ phần TM&PT GoldTech nói riêng và công ty sản xuất kinh doanh quy mô nhỏ nói chung. Em xin gi li cm n s hng dn, ch bo tn tỡnh ca thy giỏo Th.S Nguyn Vn Th ó nhit tỡnh giỳp em trong quỏ trỡnh tỡm hiu v xõy dng chng trỡnh. H Ni, ngy 24 thỏng 12 nm 2008 Sinh viờn thc hin Vng Ngc Qunh Chng I. Phõn tớch yờu cu SV: Vng Ngc Qunh Lp: Tin hc kinh t 47A 1 Đề án môn học 1.1 Thực trạng hiện nay của quản lý hàng tồn kho Quản lý hàng tồn kho là hoạt động có ở bất kỳ công ty nào.Tuy nhiên hiện nay các công ty vừa và nhỏ vẫn duy trì phương pháp quản lý hàng tồn kho thủ công gây lãng phí thời gian,chi phí mà hiệu quả lại không cao.Vì vậy việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý hàng tồn kho là thật sự cần thiết đối với công ty.Nhưng dựa trên thực tế và phạm vi tìm hiểu của đề tài,quá trình nhập hàng vào lưu kho được kiểm tra kỹ và không có trường hợp phải trả lại hàng cho nhà cung cấp vì lý do chất lượng hàng hoặc hàng không bán được.Quá trình xuất bán,khách hàng không được trả lại hàng cho công ty sau khi đã thanh toán tiền hàng. 1.2 Địa điểm khảo sát Công ty cổ phần TM & PT GoldTech Công ty GoldTech là công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh máy tính nguyên chiếc và linh kiện. Văn phòng Công ty: Địa chỉ: Số 106 G4 Thành Công – Hà Nội Điện Thoại:04 292 6865 Fax: 04 556 5750 • Là công ty thương mại cổ phần chuyên cung cấp sản phẩm máy tính đồng bộ, laptop hay các linh kiện máy tính, thiết bị mạng, máy in, đáp ứng nhu cầu sử dụng tại gia đình hoặc tại văn phòng cho tất cả các cá nhân và doanh nghiệp… • Sản phẩm của Gold Tech hướng đến mục tiêu: Đặc biệt với chất lượng sản phẩm tốt nhất, Giá cả hấp dẫn nhất, các dịch vụ sửa chữa, bảo hành tận nhà sẽ luôn đem đến cho khách hàng một sự yêu mến và tin tưởng mỗi khi nghĩ đến thương hiệu Gold Tech. • Sản phẩm của công ty được nhập từ các nguồn như: từ chính hãng, từ các nhà cung cấp hoặc từ 1 công ty khác. Hàng sau khi nhập sẽ được lưu vào kho. 1.3 Yêu cầu của chương trình Nghiệp vụ thực hiện - Đầu kỳ, tiến hành thống kê tồn kho đầu kỳ để có được số lượng từng loại hàng trong kho. - Trong kỳ, khi có hoạt động nhập kho hay xuất kho, thủ kho phải cập nhập phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thống kê chi tiết theo từng phiếu nhập, phiếu xuất. Có thể lập báo cáo nhập, báo cáo xuất, báo cáo danh mục hàng hoá theo ngày, theo tuần … khi được cấp trên yêu cầu. - Cuối kỳ, báo cáo, thống kê hàng hóa xuất nhập trong mỗi kỳ, lượng hàng tồn cuối kỳ mỗi kho, báo cáo xuất nhập tồn. Khó khăn của hệ thống: SV: Vương Ngọc Quỳnh Lớp: Tin học kinh tế 47A 2 Đề án môn học - Việc quản lý hàng hóa và các kho hàng chủ yếu mang tính thủ công gây nhiều khó khăn cho nhân viên quản lý kho hàng. - Quá trình cập nhật nhập xuất hàng hóa chủ yếu là thủ công (làm trên Excel). - Lên báo cáo danh mục hàng, báo xuất, báo cáo nhập, báo cáo xuất nhập tồn chủ yếu được thực hiện bằng Excel nên tốn nhiều thời gian, không kịp thời và còn nhiều bất cập. - Việc lưu trữ dữ liệu trên giấy tờ, sổ sách vẫn còn nhiều hạn chế. Mục tiêu: - Giải quyết và tối ưu hóa quá trình nhập, xuất và lưu kho. - Quản lý kho tốt hơn về mặt tổng thể cũng như chi tiết. - Đưa ra các báo cáo tổng hợp và phân tích một cách tự động, nhanh chóng, kịp thời và chính xác. - Cho phép lưu trữ dữ liệu một cách nhanh nhất, an toàn nhất. Lợi ích mang lại: - Giúp người quản lý kho xử lý công việc nhanh chóng và dễ dàng hơn - Quá trình xuất nhập hàng hóa thực hiện 1 cách nhanh chóng và thuận lợi nhất - Giúp quản lý có cái nhìn tổng quát và nhanh chóng nhất về tình hình hàng hóa của doanh nghiệp. - Tạo điều kiện tốt hơn cho việc lưu trữ dữ liệu về hàng hóa của các kỳ một cách an toàn và bảo đảm hơn. - Tránh nhầm lẫn, sai sót, lên báo cáo dễ dàng và kịp thời. SV: Vương Ngọc Quỳnh Lớp: Tin học kinh tế 47A 3 Đề án môn học Chương II. Một số vấn đề về phương pháp luận 2.1 Khái niệm về phần mềm a. Định nghĩa về phần mềm Trong công nghệ phần mềm,người ta chấp nhận định nghĩa sau của nhà tin học người Mỹ : Roger Pressman. Theo ông thì phần mềm trong công nghệ phần mềm là một tập hợp gồm ba yếu tố là: -Các chương trình máy tính. -Các cấu trúc dữ liệu. -Hệ thống tài liệu hướng dẫn sử dụng. b. Vòng đời phát triển của phần mềm Vòng đời phát triển của phần mềm ( SDLC_System development life cycle ) là một quá trình từ khi phần mềm ra đời cho đến khi được đưa vào sử dụng và quá trình nâng cấp bảo trì phần mềm đó. Ý nghĩa của mô hình thác nước để biểu diễn vòng đời phát triển của phần mềm : - Đây là công những công đoạn của một quy trình thống nhất,có quan hệ mật thiết với nhau và không thể tách rời. -Trong mô hình này thì các công đoạn phía dưới chịu sự tác động của công đoạn phía trên. -Mỗi công đoạn có chức năng chuyên biệt khác nhau nhưng đều nằm trong mối quan hệ thống nhất. Vòng đời phát triển của phần mềm được biểu diễn bởi mô hình thác nước như hình vẽ sau đây : SV: Vương Ngọc Quỳnh Lớp: Tin học kinh tế 47A 4 Đề án môn học Hình 2.1 Mô hình thác nước vòng đời phát triển của phần mềm. 2.2 Các phương pháp thiết kế phần mềm a. Khái niệm module hoá : Module là một khái niệm quan trọng trong lập trình co cấu trúc.Mỗi module được coi là một chương trình độc lập có thể gắn kết lại với nhau.Người ta dùng phương pháp module hoá để phân chia bài toán lớn thành các bài toán nhỏ hơn,đơn giản hơn theo cấu trúc hình cây. b. Phương pháp thiết kế Top Down : Phưong pháp này gồm hai bươc như sau : - Bước 1: Xác định vấn đề bao quát của toàn bộ bài toán. - Bước 2: Phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành những nhiệm vụ cụ thể hơn c. Phương pháp thiết kế Bottom Up : Phương pháp này gồm hai bước như sau : -Bước 1 :Giải quyết các vấn đề cụ thể. SV: Vương Ngọc Quỳnh Lớp: Tin học kinh tế 47A 5 Xác định yêu cầu phân tích HTTT Phân tích chi tiết Thiết kế Cài đặt Khai thác và bảo trì Đề án môn học -Bước 2 : Phân chia nhiệm vụ cần giải quyết thành các nhiệm vụ cụ thể và gộp chúng lại từng nhóm chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính. 2.3 Quy trình trong sản xuất phần mềm : a. Xác định yêu cầu của công ty  Mục đích : Quy trinh này nhằm xác định chính xác yêu cầu của khách hàng về phần mềm.  Dấu hiệu : - Phân tích nghiệp vụ chuyên sâu - Lập mô hình hoạt động của hệ thống ( DFD,BFD,ERD )  Lưu đồ : Hình 2.2. Lưu đồ xác định yêu cầu người sử dụng SV: Vương Ngọc Quỳnh Lớp: Tin học kinh tế 47A 6 Mở đầu Lập kế hoạch xác định yêu cầu Báo cáo Phân tích nghiệp vụ Lập mô hình hệ thống Xác định yêu cầu của khách hàng Quản tri viên dự án duyệt Kết thúc Không thông qua Thông qua Đề án môn học b. Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm  Mục đích : Xem xét các giải pháp,soạn thảo,kí kết,theo dõi quá trình thực hiện hợp đồng và thanh toán,thanh lý,nghiệm thu các hợp đồng phần mềm  Dấu hiệu : Quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm tập trung vào các dấu hiệu sau : - Xây dựng hợp đồng phần mềm với khách hàng. - Theo dõi thực hiện hợp đồng với khách hàng. - Thanh toán,thanh lý hợp đông phần mềm.  Lưu đồ : Hình 2.3 Lưu đồ quy trình xây dựng và quản lý hợp đồng phần mềm SV: Vương Ngọc Quỳnh Lớp: Tin học kinh tế 47A 7 Mở đầu Mở đầu Nghiên cứu đề xuất Xây dựng hợp đồng phần mềm Trao đổi hợp đồng phần mềm Thanh toán thanh lý hợp đồng Báo cáo quy trình Lập giải pháp Đề án môn học c. Quy trình phân tích thiết kế  Mục đich : - Xác định đặc tả yêu cầu phần mềm. - Xác định kiến trúc hệ thống. - Thiết kế dữ liệu. - Thiết kế chương trình. - Thiết kế giao diện. Áp dụng lý thuyết quy trình thiết kế trong xây dựng phần mềm quản lý kho ta có : - Yêu cầu của phần mềm là : các chức năng mà phần mềm quản lý kho cần có. - Kiến trúc hệ thống là : sơ đồ hình cây mô tả cấu trúc của phần mềm quản lý kho. - Thiết kế dữ liệu là : thu thập dữ liệu về hoạt động quản lý kho và xây dựng các tệp lưu trữ dữ liệu trong cơ sỏ dữ liệu. - Thiết kế chương trình : thiết kế các module mà phần mềm quản lý kho cần có. -Thiết kế giao diện : thiết kế màn hình để cập nhật dữ liệu và xuất các báo cáo.Phần mềm quản lý kho sử dung công cụ có sẵn của Visual Basic 6.0 để thiết kế giao diện và sử dụng Crystant Report để thiết kế báo cáo đầu ra.  Dấu hiệu : -Thiết kế cấu trúc phần mềm. -Thiết kế kỹ thuật ( gồm có : thiết kế dữ liệu, thiết kế thủ tục, thiết kế chương trình,thiết kế giao diện ) SV: Vương Ngọc Quỳnh Lớp: Tin học kinh tế 47A 8 Đề án môn học  Lưu đồ : Hình 2.4 Lưu đồ quy trình thiết kế phần mềm SV: Vương Ngọc Quỳnh Lớp: Tin học kinh tế 47A 9 Không duyệt Mở đầu Kết thúc Lập kế hoạch thiết kế Thiết kế dữ liệu Thiết kế thủ tục Thiết kế chương trình Thiết kế giao diện Thiết kế kiến trúc phần mềm Hồ sơ thiết kế Duyệt thiết kế kiến trúc duyệt Đề án môn học d. Quy trình lập trình  Mục đích : trên cơ sở của hồ sơ thiết kế,bộ phận lập trình tiến hành chi tiết hoá các sơ đồ khối để biến thành các bản vẽ thiết kế tổng thể,tiến hành lập trình các module tích hợp hệ thống,biên soạn tài liệu mô tả hệ thống.  Dấu hiệu : -Lập trình các thư viện chung. -Lập trình module. -Tích hợp hệ thống.  Lưu đồ : Hình 2.5 Lưu đồ quy trình lập trình phần mềm SV: Vương Ngọc Quỳnh Lớp: Tin học kinh tế 47A 10 Mở đầu Mở đầu Lập kế hoạch lập trình Lập trình Module Tích hợp hệ thống Báo cáo quy trình Lập thư viện chung Duyệt Không duyệt duyệt