PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HTTT QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG THÁI BÌNH DƯƠNG

Ngày nay, trong quá trình hội nhập kinh tế thế giới, hơn lúc nào hết, sự thành công của một cơ quan phụ thuộc vào khả năng thu thập kịp thời, đầy đủ và chính xác những dữ liệu cần thiết, xử lí, quản lí và sử dụng chúng một cách có hiệu quả để phân tích tình hình và đề ra những phương hướng hành động trong tương lai. Chúng ta đang sống trong thời đại mà cuộc cách mạng công nghệ thông tin ( CNTT ) đang diễn ra mạnh mẽ hàng ngày hàng giờ khắp nơi trên thế giới . “ Làn sóng thứ ba “ này đã tác động tích cực đến hầu hết mọi hoạt động kinh tế - xã hội, làm thay đổi không chỉ lối sống, phong cách làm việc cũng như tư duy của con người mà còn tạo ra sự thay đổi lớn trong phương thức điều hành, quản lí của các tổ chức cũng như việc sản xuất, kinh doanh của các doanh nghiệp. Nhờ ứng dụng CNTT mà việc quản lí của các tổ chức, các cơ quan trở nên gọn nhẹ và hiệu quả hơn. Hiện nay, theo xu thế chung của thế giới và vì những lợi ích to lớn được đem lại, không chỉ ở những nước phát triển mà ở các nước đang phát triển, không chỉ những công ty lớn mà ngay cả những tổ chức nhỏ đều đang cố gắng tự xây dựng, thuê hay mua những chương trình tin học phù hợp với yêu cầu, điều kiện của tổ chức mình. Cũng theo xu thế chung đó của thế giới, các công ty lớn nhỏ của Việt Nam cũng đang dần đưa vào sử dụng các chương trình quản lí phù hợp với công ty, tổ chức mình. Đó có thể là những chương trình quản lí hoạt động kinh doanh, quản lí nguồn nhân lực, quản lí khách hàng… hay những chương trình quản lí hoá đơn, quản lí hồ sơ…. Việc sử dụng những chương trình này không những đem lại nhiều lợi ích về mặt kết quả công việc mà còn giảm tối đa các chi phí phát sinh như: chi phí nguồn nhân lực, chi phí về lưu trữ, chi phí về thời gian…. Vì mục đích được đào tạo của mình là về lĩnh vực kinh tế nên em đã lựa chọn công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương - một công ty cung cấp mạng di động thương hiệu MobiFone- thương hiệu lớn nhất Việt Nam để thực tập với mong muốn là sẽ được làm quen và được tìm hiểu về môi trường kinh doanh và làm việc chuyên nghiệp của công ty. Là sinh viên của khoa Tin học kinh tế, với mục tiêu của chuyên ngành được đào tạo là ứng dụng tin học có hiệu quả vào các hoạt động quản lí và tác nghiệp của một tổ chức kinh tế - xã hội cùng với đó là sự giúp đỡ của các anh chị trong phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing của công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương, em sẽ học hỏi và xây dựng một chương trình Quản lí bán hàng cho công ty ứng dụng chuyên ngành đào tạo của mình trong thời gian thực tập cho Trụ sở chính của công ty tại số 53_ Đường Trần Phú_ Thành phố Hà Tĩnh. Hi vọng, chương trình của em sẽ giúp các anh chị chuyên viên của phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing giải quyết một phần khối lượng công việc mà hàng ngày họ phải giải quyết. Kết cấu chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 phần lớn: + Chương I : Tổng quan về công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. Nội dung chính của chương là giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành và quá trình phát triển, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. Cũng như những vấn đề tin học của công ty và thông qua đó em cũng xin đưa ra những lí do chính cho việc lựa chọn đề tài của mình. + Chương II : Phương pháp luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin. Trong chương này là những vấn đề làm cơ sở lý luận cho việc thực hiện đề tài. + Chương III : Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lí bán hàng công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. Trên cơ sở của chương II tiến hành nghiên cứu sâu hơn để phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lí bán hàng công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương. Do kiến thức và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế nên báo cáo thực tập tổng hợp của em không thể tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được những lời nhận xét và góp ý của giáo viên hướng dẫn Tiến sĩ Trần Thị Thu Hà.

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN 8

1 Lịch sử hình thành 8

2 Các lĩnh vực kinh doanh của công ty 9

3 Hoạt động của công ty 9

4 Cơ cấu tổ chức của công ty 10

II.CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN 12 1 Phòng Kế hoạch- Bán hàng và Marketing ( KH- BH & M ) 12

2 Phòng Chăm sóc khách hàng( CSKH ) 13

3 Phòng Tính cước và Thanh toán cước phí ( TC & TTCP ) 13

4 Phòng Điều hành khai thác và Phát triển mạng ( ĐHKT & PTM ) 14

5 Phòng Kế toán -Thống kê- Tài chính ( KT- TK- TC ) 14

6 Phòng Tổ chức- Hành chính ( TC- HC) 15

III.NHỮNG VẤN ĐỀ TIN HỌC, PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG VÀ LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI 15

1 Những vấn đề tin học, phương hướng phát triển của công ty 15

2 Lí do chọn đề tài 16

CHƯƠNG 2:PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG THÁI BÌNH DƯƠNG 17 I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 17

1 Khái niệm, mô hình, chức năng của HTTT 17

2 Phân loại HTTT 20

2.1 Theo tính chính thức và không chính thức 20

2.2 Phân loại mục đích phục vụ của thông tin đầu ra 23

2.3 Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ 23

3 Phương pháp xây dựng một HTTT 24

3.1 Nguyên nhân cần xây dựng một HTTT 24

3.2 Phương pháp xây dựng HTTT 25

3.2.1 Nguyên tắc xây dựng một HTTT 265

3.2.2 Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin 28

II.HỆ QUẢN TRỊ CSDL VISUAL BASIC 32

1 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access 32

2 Giới thiệu về Visual Basic ( VB ) 34

CHƯƠNG III:PHÂN TÍCH THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HTTT QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG THÁI BÌNH DƯƠNG 36 I KHÁI QUÁT VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ……….36

1 Tổng quan chung từ thực tế 36

2 Các phương pháp khảo sát HTTT bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương 36

3 Các kết quả khảo sát HTTT quản lí bàn hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương 38

4 Các yêu cầu của công ty và các giải pháp đặt ra 40

4.1 Yêu cầu của công ty 40

4.2 Giải pháp đưa ra 40

II.PHÂN TÍCH CHI TIẾT HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG 42

1.Sơ đồ chức năng của hệ thống 42

2.Sơ đồ luồng thông tin của hệ thống 43

3 Sơ đồ luồng dữ liệu ( DFD- Data Flow Datagram ) 46

III THIẾT KẾ LOGIC HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNGTẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DIỊCHVỤ VIỄN THÔNG THÁI BÌNH DƯƠNG 53

1.Thiết kế cơ sở dữ liệu logic 53

1.1 Sơ đồ quan hệ thực thể ( ERD- Entity Relationship Diagram) 53

2.Thiết kế vật lý 57

3.Các thuật toán cơ bản của chương trình 60

3.1 Thuật toán đăng nhập chương trình 60

3.2 Thuật toán lập hóa đơn bán hàng 61

3.3 Thuật toán sửa thông tin 63

3.4 Thuật toán xóa dữ liệu 64

4 Sơ đồ chức năng hệ thống 65

5.Thiết kế Form và Report 66

5.1 Thiết kế Form 66

5.1.1.Form đăng nhập hệ thống 66

5.1.2.Form Hệ thống 67

5.1.3.Form Danh mục khách hàng 68

5.1.4.Form Danh mục hàng hóa 68

5.1.5 Form danh mục nhân viên 70

5.1.6.Form Hóa đơn bán hàng 70

5.1.7.Form tìm kiếm hóa đơn bán 70

5.1.7 Form báo cáo 71

5.2 Report 71

VI.TRIỂN KHAI VÀ ĐÁNH GIÁ HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG THÁI BÌNH DƯƠNG 76

1.Triển khai HTTT quản lý bán hàng 76

2 Đánh giá HTTT quản lý bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương 77

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, trong quá trình hội nhập kinh tế thế giới, hơn lúc nào hết, sựthành công của một cơ quan phụ thuộc vào khả năng thu thập kịp thời, đầy đủ vàchính xác những dữ liệu cần thiết, xử lí, quản lí và sử dụng chúng một cách cóhiệu quả để phân tích tình hình và đề ra những phương hướng hành động trongtương lai Chúng ta đang sống trong thời đại mà cuộc cách mạng công nghệthông tin ( CNTT ) đang diễn ra mạnh mẽ hàng ngày hàng giờ khắp nơi trên thếgiới “ Làn sóng thứ ba “ này đã tác động tích cực đến hầu hết mọi hoạt độngkinh tế - xã hội, làm thay đổi không chỉ lối sống, phong cách làm việc cũng như

tư duy của con người mà còn tạo ra sự thay đổi lớn trong phương thức điều hành,quản lí của các tổ chức cũng như việc sản xuất, kinh doanh của các doanhnghiệp Nhờ ứng dụng CNTT mà việc quản lí của các tổ chức, các cơ quan trởnên gọn nhẹ và hiệu quả hơn Hiện nay, theo xu thế chung của thế giới và vìnhững lợi ích to lớn được đem lại, không chỉ ở những nước phát triển mà ở cácnước đang phát triển, không chỉ những công ty lớn mà ngay cả những tổ chứcnhỏ đều đang cố gắng tự xây dựng, thuê hay mua những chương trình tin họcphù hợp với yêu cầu, điều kiện của tổ chức mình Cũng theo xu thế chung đó củathế giới, các công ty lớn nhỏ của Việt Nam cũng đang dần đưa vào sử dụng cácchương trình quản lí phù hợp với công ty, tổ chức mình Đó có thể là nhữngchương trình quản lí hoạt động kinh doanh, quản lí nguồn nhân lực, quản líkhách hàng… hay những chương trình quản lí hoá đơn, quản lí hồ sơ… Việc sửdụng những chương trình này không những đem lại nhiều lợi ích về mặt kết quảcông việc mà còn giảm tối đa các chi phí phát sinh như: chi phí nguồn nhân lực,chi phí về lưu trữ, chi phí về thời gian…

Vì mục đích được đào tạo của mình là về lĩnh vực kinh tế nên em đã lựachọn công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương - một công ty cungcấp mạng di động thương hiệu MobiFone- thương hiệu lớn nhất Việt Nam đểthực tập với mong muốn là sẽ được làm quen và được tìm hiểu về môi trườngkinh doanh và làm việc chuyên nghiệp của công ty.

Là sinh viên của khoa Tin học kinh tế, với mục tiêu của chuyên ngành đượcđào tạo là ứng dụng tin học có hiệu quả vào các hoạt động quản lí và tác nghiệpcủa một tổ chức kinh tế - xã hội cùng với đó là sự giúp đỡ của các anh chị trongphòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing của công ty cổ phần dịch vụ viễn thôngThái Bình Dương, em sẽ học hỏi và xây dựng một chương trình Quản lí bánhàng cho công ty ứng dụng chuyên ngành đào tạo của mình trong thời gian thựctập cho Trụ sở chính của công ty tại số 53_ Đường Trần Phú_ Thành phố HàTĩnh Hi vọng, chương trình của em sẽ giúp các anh chị chuyên viên của phòng

Kế hoạch- bán hàng và Marketing giải quyết một phần khối lượng công việc màhàng ngày họ phải giải quyết

Kết cấu chuyên đề thực tập tốt nghiệp của em gồm 3 phần lớn:

+ Chương I : Tổng quan về công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình

Dương

Nội dung chính của chương là giới thiệu khái quát về lịch sử hình thành vàquá trình phát triển, chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty cổphần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương Cũng như những vấn đề tin học củacông ty và thông qua đó em cũng xin đưa ra những lí do chính cho việc lựa chọn

đề tài của mình

+ Chương II : Phương pháp luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin.

Trong chương này là những vấn đề làm cơ sở lý luận cho việc thực hiện đềtài.

+ Chương III : Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lí bán hàng

công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương

Trên cơ sở của chương II tiến hành nghiên cứu sâu hơn để phân tích, thiết kế

và xây dựng HTTT quản lí bán hàng công ty cổ phần dịch vụ viễn thông TháiBình Dương

Do kiến thức và kinh nghiệm bản thân còn hạn chế nên báo cáo thực tập tổnghợp của em không thể tránh khỏi những sai sót, rất mong nhận được những lờinhận xét và góp ý của giáo viên hướng dẫn Tiến sĩ Trần Thị Thu Hà

Qua đây em cũng xin cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình, tận tuỵ của cô giáohướng dẫn Tiến sĩ Trần Thị Thu Hà – Khoa tin học kinh tế trường Đại học Kinh

Tế Quốc Dân và các anh chị trong phòng Kế hoạch- bán hàng & Marketing củacông ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương đã giúp đỡ, tạo điều kiệntốt nhất cho em hoàn thành tốt quá trình thực tập của mình

Em xin chân thành cảm ơn !

Sinh viên

Nguyễn Thị Thuỳ Dương

CHƯƠNG I:

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN

THÔNG THÁI BÌNH DƯƠNG

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN

- Tên công ty : Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương

- Trụ sở chính của công ty: số 53- đường Trần Phú- Thành phố Hà Tĩnh

1 Lịch sử hình thành

Công ty được thành lập vào ngày 26 tháng 1 năm 2007, công ty đã thànhlập được hơn một năm nhưng đã có chỗ đứng đáng kể trong lòng khách hàngcùng với nhịp độ phát triển của tỉnh thì nhu cầu về dịch vụ di động ngày càngcao chính vì thế đã tạo điều kiện thuận lợi cho công ty phát triển Nói đến dịch

vụ viễn thông là nói đến cung cấp dịch vụ mới nhất về thông tin di động có côngnghệ, kĩ thuật tiên tiến hiện đại đây cũng là lĩnh vực hoạt động chính của côngty

Tuy còn là một công ty nhỏ nhưng qua những nổ lực và cống hiến của mìnhcông ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương đã được thị trường ghinhận và đang ngày càng trên đà phát triển Những thành quả mà công ty đạtđược sau hơn một năm cũng không thể phủ nhận là nó đã có nền tảng vững chắc

là hoạt động trên thương hiệu MobiFone – một mạng điện thoại lớn nhất ViệtNam MobiFone vinh dự được người tiêu dùng bình chọn là mạng điện thoại diđộng được ưa thích nhất và thương hiệu mạnh Việt Nam Chính vì thế mà lượngkhách hàng của công ty Thái Bình Dương ngày càng đông và có uy tín tronglòng khách hàng

Tuy mới có hai trụ sở nhưng công ty sẽ tiếp tục mở các cửa hàng mới, cácchi nhánh mới trong thời gian tới nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng di động ngàycàng tăng của người dân cũng như các tổ chức cơ quan.

Trụ sở chính của công ty đặt tại thành phố Hà Tĩnh :

Địa chỉ : Số 53 - Đường Trần Phú - Thành phố Hà Tĩnh - Tỉnh Hà Tĩnh

Trụ sở ở Hà Tĩnh chịu trách nhiệm tiến hành đăng kí thuê bao cho khách hàng,cung cấp các dịch vụ mới và tiến hành thu cước phí toàn tỉnh Hà Tĩnh

Trụ sở 2: đặt tại thành phố Vinh_ Nghệ An

Địa chỉ : Số 15 - Hồ Tùng Mậu - Thành Phố Vinh - Tỉnh Nghệ An

Trụ sở ở đây chịu trách nhiệm tiến hành đăng kí thuê bao cho khách hàng, cungcấp các dịch vụ mới và tiến hành thu cước phí toàn tỉnh Nghệ An

2 Các lĩnh vực kinh doanh của công ty

Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty:

- Cung cấp cho khách hàng về mạng di động với thương hiệu MobiFone

Tính và thu cước phí Hỗ trợ Khách hàng

3 Hoạt động của công ty

Công ty thành lập được hơn 1 năm với mục đích cung cấp dịch vụ thông tin

di động với thương hiệu MobiFone,tính cước phí và đồng thời phát triển dịch vụ

về mạng di động để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của thông tin cũng như nhucầu của người tiêu dung trong lĩnh vực này

Công ty cung cấp các dịch vụ mới bên cạnh đó còn tư vấn cho khách hàngmọi vấn đề liên quan, bảo hành và quản trị mạng MobiFone Công ty cũng pháttriển, kinh doanh các mặt hàng hổ trợ cho dịch vụ thông tin di động của mình

Do nhu cầu ngày càng tăng và sự phát triển dịch vụ ở Việt Nam mà sau hơn

1 năm thành lập nhưng công ty đã có uy tín với khách hàng về dịch vụ của mìnhvới thương hiệu MobiFone- một thương hiệu đánh dấu cho sự khởi đầu củangành thông tin di động Việt Nam Lượng khách hàng ngày càng tăng và sự hàilòng của khách hàng cũng là những thuận lợi lớn cho công ty phát triển và mởrộng trong tương lai

Hoạt động của công ty dựa trên giải pháp tổng thể qua sơ đồ sau:

Công nghệ hiện đại

Kinh nghiệm quản lí

Khách hàng hài lòngTrình độ nhân viên

chuyên nghiệp

Dịch vụ mới nhất

Hiện nay trụ sở chính của công ty tại số 53_ Đường Trần Phú _ Thành Phố

Hà Tĩnh chia làm 6 phòng ban, cụ thể là:

 Phòng Kế hoạch – Bán hàng & Marketing

 Phòng Chăm sóc Khách hàng

 Phòng Tính cước và Thanh toán cước phí

 Phòng Điều hành khai thác và phát triển mạng

 Phòng Kế toán – Thống kê – Tài chính

 Phòng Tổ chức – Hành chính

4 Cơ cấu tổ chức của công ty

Chúng ta có thể hình dung rõ hơn về cơ cấu tổ chức của toàn bộ công ty cổphần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương thông qua mô hình sau:

II.CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÁC PHÒNG BAN

1 Phòng Kế hoạch- Bán hàng và Marketing ( KH- BH & M )

Phòng KH – BH & M là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạothực hiện các mặt công tác sau:

- Công tác kế hoạch như xuất nhập khẩu các thiết bị về thông tin di động

- Công tác bán hàng cùng với công tác bảo hành, sữa chữa, yêu cầu thay thế cácthiết bị, vật tư, hàng hoá

- Công tác Marketing như tổ chức cung cấp các dịch vụ, lập kế hoạch kinhdoanh các dịch vụ của công ty.

- Quan hệ công việc với khách hàng và bán hàng

- Phân công cán bộ chuyên trách theo khách hàng, theo phân vùng, khu vực đểthuận lợi cho hoạt động kinh doanh

- Xây dựng và quản lí hồ sơ khách hàng để hỗ trợ khách hàng và để quản lí Phòng KH – BH & M gồm có : Trưởng phòng, các chuyên viên và nhânviên phụ trách các lĩnh vực công tác

2 Phòng Chăm sóc khách hàng( CSKH )

Phòng CSKH là phòng chức năng của công ty giúp giám đốc chỉ đạo và thực hiện các mặt công tác sau:

- Công tác quản lí thuê bao

- Các dịch vụ sau bán hàng trong toàn công ty

Phòng CSKH gồm có: Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viên phụ tráchcác lĩnh vực công tác của phòng

3 Phòng Tính cước và Thanh toán cước phí ( TC & TTCP )

Phòng TC & TTCP là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng thammưu, giúp Giám đốc công tác quản lí, điều hành và thừa lệnh Giám đốc công tyđiều hành về các lĩnh vực công tác sau:

- Quản lí, điều hành việc phát triển hệ thống TC & TTCP cho công tác quản lísản xuất kinh doanh của công ty

- Nghiên cứu phát triển hệ thống tính cước, đối soát cước và các dịch vụ giá trịgia tăng trên mạng thông tin di động

Phòng TT & TTCP gồm có : Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viên phụtrách các lĩnh vực công tác của phòng.

4 Phòng Điều hành khai thác và Phát triển mạng ( ĐHKT & PTM )

Phòng ĐHKT & PTM là phòng chuyên môn, nghiệp vụ có chức năng thammưu,giúp Giám đốc công tác quản lí, vận hành, khai thác và bảo dưỡng mạnglưới thông tin di động và các hệ thống dịch vụ có giá trị gia tăng

- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới cho mạng thông tin di động và pháttriển mạng lưới thông tin di động

- Quản lí công tác hợp tác quốc tế

Phòng ĐHKT & PTM gồm có: Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viênphụ trách các lĩnh vực của phòng

5 Phòng Kế toán -Thống kê- Tài chính ( KT- TK- TC )

Phòng KT- TK- TC là phòng chức năng của Công ty giúp Giám đốc chỉ đạo

và thực hiện các mặt công tác sau:

_ Tổ chức bộ máy kế toán toàn công ty

- Tổ chức và thực hiện công tác thống kê & tài chính

- Hướng dẫn và chỉ đạo kiểm tra các đơn vị cơ sở thực hiện đầy đủ các chế độKT- TK-TC

- Theo dõi công nợ của công ty

- Giúp đỡ ban giám đốc thực hiện thời gian làm việc

- Lập kế hoạch và đánh giá nội bộ phù hợp với kế hoạch đã được giám đốc phêduyệt

Phòng KT-TK-TC gồm có: Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viên phụtrách các lĩnh vực công tác của phòng

6 Phòng Tổ chức- Hành chính ( TC- HC)

Phòng TC- HC là phòng chức năng của công ty giúp Giám đốc chỉ đạo vàthực hiện các mặt công tác sau:

- Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy công ty

- Công tác nhân sự và đào tạo, hành chính và quản trị, lao động, tiền lương

- Công tác bảo vệ, an ninh quốc phòng, thanh tra, an toàn lao động

- Công tác thi đua khen thưởng

- Công tác thông tin nội bộ

Phòng TC-HC gồm có: Trưởng phòng, các chuyên viên và nhân viên phụ tráchcác lĩnh vực công tác của phòng

III.NHỮNG VẤN ĐỀ TIN HỌC, PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG VÀ LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI

1 Những vấn đề tin học, phương hướng phát triển của công ty

Thực tập tại công ty em đã tìm hiểu về công ty và tham khảo một số hệthống quản lí của công ty như: Quản lí Khách hàng, Quản lí tiền lương…Emnhận thấy rằng, đối với công ty có nhiều hoạt động, qui trình quản lí đã được tinhọc hoá hoàn toàn nhưng cũng có những hoạt động mà nhân viên của công tycòn phải thực hiện thủ công như quản lí nhân sự, quản lí bán hàng… Chính vìvậy mà các công việc liên quan đều thực hiện một cách thủ công và phân chiacho mỗi chuyên viên đảm nhận một nhóm công việc riêng

Công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương sẽ tiếp tục tập trungvào kinh doanh trong lĩnh vực thông tin di động với các định hướng chính sau:

 Mở rộng thêm một số trụ sở ở hai khu vực là Hà Tĩnh và Nghệ An

 Hỗ trợ các dịch vụ mới với thương hiệu MobiFone, phát triển hệ thốngcông nghệ thông tin cho hoạt động của các dịch vụ nhanh và tốt nhất

 Phát triển gia công phần mềm và đào tạo nhân lực: Hiện nay, công ty đangthiếu trầm trọng nguồn nhân lực cho phát triển và kế hoạch mở rộng phải chịuchi phí nhân công cao Từ quan điểm này, mà công ty sẽ đào tạo nhân viên vừagiỏi về công nghệ thông tin vừa thành thạo xử lí các dịch vụ cho khách hàng mộtcách nhanh chóng.

2 Lí do chọn đề tài

Hiện nay, trong quá trình hội nhập kinh tế thế giới, đặc biệt là quá trình tinhọc hoá diễn ra mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực Công ty cổ phần dịch vụ viễnthông Thái Bình Dương cũng không nằm ngoài những dự định sẽ phát triển vàhoàn thiện hệ thống của mình, với lượng khách hàng ngày càng gia tăng, nhữngđòi hỏi nhu cầu của khách hàng thì việc quản lí chỉ ứng dụng trên MicrosoftExcel còn nhiều hạn chế Để cạnh tranh với các mạng di động thì công ty phải cónhững biện pháp đáp ứng nhanh hơn những dịch vụ của mình, hài lòng kháchhàng Chính vì thế mà vấn đề quản lý các mặt hàng của mình là một vấn đề hếtsức quan trọng Đây cũng là một trong những lí do em quyết định làm một phầnmềm bán hàng cho công ty Bên cạnh đó dựa vào kiến thức của mình và thamkhảo các phần mềm đã có cũng như tìm hiểu, đi sâu vào nghiên cứu các nghiệp

vụ quản lí bán hàng tại công ty Không những vậy còn có sự giúp đỡ của các anhchị phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing, và sự đồng ý của giáo viên hướng

dẫn Tiến sĩ Trần Thị Thu Hà chính vì thế em đã lựa chọn đề tài ” Phân tích, thiết kế và xây dựng HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương”

CHƯƠNG 2:

PHƯƠNG PHÁP LUẬN VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG THÁI BÌNH DƯƠNG

Khảo sát HTTT là một khâu quan trọng, là công việc hàng đầu của quátrình phát triển HTTT Chính vì thế trước khi phân tích thiết kế HTTT quản lýbán hàng tại phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing của công ty chúng ta tìmhiểu những về HTTT nói chung như sau:

I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Khái niệm, mô hình, chức năng của HTTT

HTTT là một tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm,

dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, xử lí và phân phối thông tin trong một tậphợp các ràng buộc được gọi là môi trường Nó được thể hiện bởi những conngười, các thủ tục, các dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào(Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (Sources) và được xử lí bởi hệ thống

sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lí (Outputs)được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu(Storage)

Và tại phòng Kế hoạch-bán hàng và Marketing của công ty cổ phần dịch vụviễn thông Thái Bình Dương thì đầu vào là các chứng từ hoá đơn bán hàng vàđầu ra là các báo cáo sử dụng chương trình xử lí, lưu trữ là Excel

 Mô hình HTTT

Qua mô hình dưới đây cho chúng ta thấy được những phác họa về quá

trình thực thi công việc của một HTTT :

 Chức năng của HTTT trong tổ chức:

- Thu thập (Collection)

- Lưu trữ (Storage)

- Xử lí (Processing)

- Phân phối (Distribulion)

Hình dưới đây là sự thể hiện một tổ chức do R.N Anthony đưa ra Anthonytrình bày tổ chức như một thực thể cấu thành từ 3 mức quản lí có tên là: lập kếhoạch chiến lược, kiểm soát quản lí chiến thuật và điều hành tác nghiệp

Kho dữ liệu

Tháp quản lí

Những người chịu trách nhịêm ở mức lập kế hoạch chiến lược có nhiệm vụ

xác định mục đích, mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức Từ đó họ thiết lập các

chính sách chung và những đường lối Quản lý ở mức này thường do lãnh đạo

công ty, giám đốc

Những người chịu trách nhiệm ở mức chiến thuật là thuộc mức quản lý, có

nghĩa là nơi dùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược

Cấp chiến lược

Cấp chiến thuật

được đưa ra ở mức cao hơn Trong công ty thường thì các trưởng phòng nằm ởmức quản lý này.

Cuối cùng ở mức điều hành tác nghiệp người ta quản lý việc sử dụng sao cho

có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiến hành tốt cáchoạt động của tổ chức nhưng phải tuân thủ những rang buộc về tài chính, thờigian và kỹ thuật Những người trông coi kho dự trữ, trưởng nhóm thuộc mứcquản lý này

Và trong thời gian thực tập tại công ty em cũng thấy được những công việc

mà phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing thực hiện các nghiệp vụ rất rõ ràng

từ lúc thu thập dữ liệu đầu vào cũng như xử lí thông tin đầu ra Rất cụ thể từ cấpchiến lược đề ra những phương hướng trước mắt cho công ty cũng như việc tiếnhành như thế nào

2 Phân loại HTTT

2.1 Theo tính chính thức và không chính thức

- Một HTTT chính thức thường bao hàm một tập hợp các qui tắc và cácphương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là ít ra cũng được thiết lập theomột truyền thống Đó là trường hợp hệ thống trả lương, hệ thống quản lí tàikhoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xâydựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chínhcủa những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phépđặt ra các chẩn đoán tổ chức

- Những HTTT phi chính thức của một tổ chức bao chứa các bộ phận như tậphợp các hoạt động xử lí thông tin như gửi và nhận thư, ghi chép dịch vụ, cáccuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo

và các bài báo trên báo chí và tạp chí

2.2 Phân loại mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

Mặc dù rằng các hệ thống thường xuyên sử dụng các công nghệ khác nhaunhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi hoạt động mà chúng trợ giúp Theocách này có năm loại : HTTT quản lí, HTTT trợ giúp ra quyết định, HTTT xử lígiao dịch, HTTT chuyên gia và HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh

 HTTT xử lí giao dịch (Transaction Processing System)

Hệ thống này xử lí các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiệnhoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viêncủa nó Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giaodịch đó Các hệ thống xử lí giao dịch có nhiệm vụ tập hợp các dữ liệu cho phéptheo dõi hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp

Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như : Hệ thống trả lương, lập đơn đặthàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, các đăng kí theosinh viên, cho mượn sách và tài liệu trong một thư viện, cập nhật tài khoản ngânhàng và tính thuế phải trả của những người nộp thuế…

 HTTT quản lí MIS( Management Information System )

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lí của tổ chức, các hoạt độngnày nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lí hoặc lập kế hoạchchiến lược Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lígiao dịch cũng như các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức Chúng ta tạo ra các báo cáocho các nhà quản lí một cách định kì hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tómlược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thường

có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một dự báo, các dữliệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệuhiện thời và các dữ liệu lịch sử Vì các HTTT quản lí phần lớn dựa vào các dữ

liệu sản sinh ra từ các hệ xử lí giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sảnsinh ra phụ thuộc rất nhiều vào các việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lí giaodịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi năng suấthoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường là các HTTT quản lí.

 HTTT trợ giúp ra quyết định DSS ( Decision Support System)

Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúp các hoạt động

ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một chu trìnhđược tạo ra từ ba giai đoạn : xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương

án giải quyết và lựa chọn một phương án Về nguyên tắc, một hệ thống DSS phảicung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà mộtquyết định cần phải ra Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để cóthể phân lớp và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thông đói thoại

có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều

mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình

 HTTT chuyên gia ES ( Expert System)

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhântạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của mộtchuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên gia được hình thành bởimột cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể xem lĩnh vực hệ thống ES như

là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặcnhư một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên,đặc trưng riêng của nó nằm ở việc sử dụng một số kĩ thuật của trí tuệ nhân tạo,chủ yếu là kĩ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quitắc được chuyên gia sử dụng

 HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA ( Information System for Competitive Advantage )

HTTT loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược Khi nghiên cứumột HTTT mà không tính đến những lí do dẫn đến sự cài đặt đó hoặc cũngkhông tính đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ ra rằng đó chỉđơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, HTTT quản lý, hệ thống trợ giúp raquyết định hoặc một hệ chuyên gia HTTT ISCA được thiết kế cho những người

sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là khách hàng, một nhà cung cấp

và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp….(trong khibốn loại HTTT trên người sử dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức)

Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp cáchoạt động quản lí của tổ chức thì hệ thống ISCA là những công cụ thực hiện các

ý đồ chiến lược Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với cáclực lượng cạnh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanhnghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức kháctrong cùng một ngành công nghiệp

2.3 Theo bộ phận chức năng nghiệp vụ

- HTTT tài chính

- HTTT marketing

- HTTT quản trị nguồn nhân lực

- HTTT quản lí kinh doanh và sản xuất

- HTTT văn phòng

3 Phương pháp xây dựng một HTTT

3.1 Nguyên nhân cần xây dựng một HTTT

Thời đại ngày nay là thời đại của nền kinh tế tri thức mà nền tảng là khoa họccông nghệ và thông tin HTTT ngày càng có vai trò quan trọng, to lớn trong cuộcsống, ảnh hưởng đến việc ra quyết định và chất lượng của quyết định MộtHTTT hoạt động tốt là một hệ thống mà nhờ nó các nhà quản lí có thể ra cácquyết định có chất lượng cao Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng xây dựngmột HTTT là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lí tốtnhất Phát triển một HTTT bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kếmột hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắtđầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đưa ra được chẩn đoán vềtình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới

có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình logic và môhình vật lí ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện HTTT liên quan tới xây dựng

mô hình vật lí trong các hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tinhọc Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào hoạt động cùa tổ chức

Vậy nên không phải ngẫu nhiên mà 1 tổ chức lại đi xây dựng một HTTT, vì

đó là một công việc tốn công, tốn của Qua việc khảo sát tại công ty em thấy việcphát triển HTTT là một giải pháp hữu hiệu cho nhiều vấn đề mà công ty gặpphải Sự thúc bách phát triển một HTTT của công ty nảy sinh từ những lí do sau:

- Công ty cần tạo ra những ưu thế mới, những nhân lực mới, nhờ đó màcông ty có thể đạt được các mục tiêu mong muốn trước những thách thức và cơhội trong tương lai

- Công ty gặp phải những vấn đề làm cản trở và hạn chế không cho phép tổchức thực hiện thành công những điều mong đợi hiện nay của họ

- Do yêu cầu từ bên ngoài có liên quan đến sự phát triển và hợp tác củacông ty, từ những lí do bên trên; tại công ty yêu cầu phải xây dựng một HTTT đểquản lí việc bán hàng Khi mà ứng dụng hiện thời MS Excel còn nhiều hạn chế,chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu quản lí của nhân viên và lãnh đạo về việc quản líbán hàng như lập kế hoạch, lập phiếu xuất nhập, lập báo cáo… dẫn tới việc quản

lí ngày càng phức tạp, từ đó thúc đẩy cán bộ công nhân viên và lãnh đạo phảitiến hành phát triển HTTT hiện thời để đáp ứng yêu cầu quản lí của mình có hiệuquả tốt hơn

3.2 Phương pháp xây dựng HTTT

Mục đích của một dự án xây dựng một HTTT là có được một sản phẩm đápứng nhu cầu của người sử dụng, mà nó được hoà hợp vào trong các hoạt độngcủa tổ chức, chính xác về mặt kĩ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thờigian định trước Không nhất thiết phải theo đuổi một phương pháp để phát triểnmột HTTT, tuy nhiên không có phương pháp sẽ có nguy cơ không đạt đượcnhững mục tiêu định trước Bởi vì một HTTT là một đối tượng phức tạp, vậnđộng trong một môi trường cũng rất phức tạp Để làm chủ được sự phức tạp đóphân tích viên phải có một phương sách tiến hành bài bản, hay nói cách khác, họphải tiến hành phát triển HTTT một cách có phương pháp khoa học

Chính vì vậy mà phải đi vào thực tế phải tìm hiểu sâu yêu cầu của người sửdụng để tạo ra sản phẩm phù hợp cũng như phải thích ứng với trình độ củachuyên viên sử dụng nó Và trong công ty em thấy rất phù hợp cho phần mềmcủa mình vì khả năng dùng Microsoft Access của cán bộ công ty rất thành thạo,

đó là một điều kiện thuận lợi khi triển khai xây dựng một dự án mới mà khôngphải tốn thời gian cho đào tạo nguồn nhân lực

3.2.1 Nguyên tắc xây dựng một HTTT

Một phương pháp được định nghĩa như một tập hợp các bước và các công

cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhưng dễ quản

lí hơn Phương pháp được đề nghị ở đây dựa vào ba nguyên tắc cơ sở chung củanhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển HTTT Ba nguyên tắc đólà:

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lí sang mô hình logic khi phân tích và từ

mô hình logic sang mô hình vật lí khi thiết kế

Xem xét 3 nguyên tắc này :

Nguyên tắc 1: Bằng cách cùng mô tả một đối tượng, người ta thường sử

dụng 3 mô hình: mô hình logic, mô hình vật lí ngoài, mô hình vật lí trong Ba môhình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau Phương pháp phát triển hệthống được thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đócần luôn phân định rõ ràng 3 mức

 Mô hình logic

Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lí mà nó thực hiện, các kho

để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra các xử lí và những thông tin mà hệthống sản sinh ra Mô hình này trả lời câu hỏi: “Cái gì?” và “Để làm gì?” Nókhông quan tâm tới địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu được xử lí

 Mô hình vật lí ngoài

Mô hình này chú ý tới khía cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là các vậtmang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và của đầu ra,phương tiện để thao tác của hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị

trí công tác trong hoạt động xử lí, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố vềđịa điểm thực hiện xử lí dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng Môhình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm

mà các hoạt động xử lí dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: “Cái gì?”,

“Ai?”, “Ở đâu?”, “Khi nào?”

 Mô hình vật lí trong

Mô hình này liên quan tới những khía cạnh vật lí của hệ thống tuy nhiênkhông phải là cái nhìn của người sử dụng mà của nhân viên kĩ thuật Mô hìnhnày mô tả những thông tin liên quan tới những trang thiết bị được dùng để thểhiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lí của thiết bị, tổ chức vật lícủa dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chương trình và ngôn ngữ thể hiện

Mô hình này giải đáp câu hỏi “Như thế nào?”

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau: mô hình logic là kết quảcủa góc nhìn quản lí, mô hình vật lí ngoài là góc nhìn của người sử dụng, môhình vật lí trong là góc nhìn của nhân viên kĩ thuật

Ba mô hình này có mức độ ổn định khác nhau: mô hình logic là ổn định nhất

và mô hình vật lí trong là hay biến đổi nhất

Nguyên tắc 2: Là một nguyên tắc của sự đơn giản hoá.

Thực tế người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phảihiểu các mặt chung trước khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng nguyên tắcnày là điều hiển nhiên Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được sử dụng để pháttriển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng cáckhía cạnh chi tiết hơn Nhiệm vụ lúc đó sẽ khó khăn hơn

Nguyên tắc 3: Nhiệm vụ phát triển sẽ trở nên đơn giản hơn bằng cách ứng

dụng nguyên tắc này có nghĩa là đi từ vật lí sang logic khi phân tích và đi từ

logic sang vật lí khi thiết kế Phân tích sẽ bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTTđang tồn tại và về khung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính là những người sửdụng, các tài liệu và quan sát.

3.2.2 Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin

Có nhiều phương pháp phát triển HTTT như phương pháp nguyênmẫu( Prototyping), phương pháp phát triển nhanh( RAD), phương pháp thácnước( Waterfall) Có thể qui về phương pháp cơ bản bao gồm 7 giai đoạn Mỗigiai đoạn bao gồm một dãy các công đoạn được liệt kê kèm theo Sau mỗi giaiđoạn là việc ra quyết định tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống Quyếtđịnh này được trợ giúp dựa vào nội dung báo cáo mà phân tich viên hoặc nhómphân tích viên trình bày cho các nhà sử dụng Phát triển hệ thống là một quátrình lặp Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn có thể, và đôi khi là cần thiết, phảiquay về giai đoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Một số nhiệm vụđược thực hiện trong suốt quá trình; đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới,kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệthống và về dự án

Các giai đoạn phát triển một HTTT được áp dụng vào đề tài này có nội dungnhư sau:

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Giai đoạn này tiến hành khảo sát HTTT hiện thời tại công ty Sau đó làm rõnhững nguyên nhân dẫn đến yêu cầu cần phát triển HTTT Tìm hiểu những yêucầu mới của lãnh đạo công ty và cán bộ công nhân viên về nghiệp vụ quản lí bánhàng Từ đó cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giám đốc những thôngtin đích thực, rõ nét về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của dự án phát triển hệthống Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Sau khi được sự đồng ý ở giai đoạn trước về phương án phát triển ta tiếp tụcnghiên cứu môi trường của hệ thống hiện thời tại công ty, khảo sát hệ thống đangtồn tại bằng cách nghiên cứu tài liệu, phỏng vấn quan sát về: nghiệp vụ, lịch sửphát triển, cách thức quản lí, tổ chức, kinh tế và con người như đã trình bày ởchương I Mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệthống đang nghiên cứu, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc đối với hệthống; xác định mục tiêu mà hệ thống thông tin mới cần phải làm Trên cơ sở nộidung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay ngừng pháttriển hệ thống mới Giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch giai đoạn phân tích thiết kế

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống thực tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay đổi dự án ban đầu

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế logic

Giai đoạn này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một HTTT, chophép giải quyết được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mụctiêu đã đề ra từ giai đoạn trước Mô hình logic của hệ thống mới sẽ bao gồm

thông tin mà hệ thống sẽ sản sinh ra ( nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở

dữ liệu ( các tệp, các quan hệ giữa các tệp), các xử lí sẽ phải thực hiện ( các xửlí) và các dữ liệu sẽ được nhập vào( các Inputs) Mô hình logic phải được người

sử dụng xét duyệt Thiết kế logic bao gồm các công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lí

- Thiết kế các luồng dữ liệu

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hoá mô hình logic

Và giai đoạn này sẽ được thực hiện ở chương III

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình logic của hệ thống mới mô tả hệ thống sẽ làm gì Khi mô hình nàyđược người sử dụng thông qua, thì phân tích viên hoặc nhóm phân tích viên phảichú trọng vào các phương tiện để thực hiện hệ thống này Đó là việc xây dựngcác phương án khác nhau để cụ thể hoá mô hình logic Mỗi một phương án làmột phác hoạ của mô hình vật lí ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô

tả chi tiết Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp là:

- Xác định các ràng buộc tổ chức và tin học

- Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Trong đề tài của em phương án của giải pháp đã lựa chọn úng dụng MicrosoftAccess và Visual Basic là công cụ để xây dựng HTTT, sẽ được thực hiện ởchương III

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lí ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án của giải pháp được lựachọn Thiết kế vật lí bao gồm 2 tài liệu kết quả cần có : Tài liệu bao chứa tất cảcác đặc trưng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kĩ thuật; và tài liệu dànhcho người sử dụng dùng mô tả phần thủ công và những giao diện với phần tinhọc hoá Những công đoạn của thiết kế vật lí ngoài là:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lí ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện vào/ra

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo giai đoạn thiết kế vật lí ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kĩ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kĩ thuật là các phần mềm.Những người chịu trách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nhưcác bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như các tài liệu mô tả về hệ thống.Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kĩ thuật hệ thống như sau:

- Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật

- Thiết kế vật lí trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị các tài liệu của hệ thống

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha công việc chuyển hệ thống mới được thực hiện vào hoạtđộng thay thế hệ thống cũ Để việc chuyển đổi này được thực hiện với những va

chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giai đoạn này gồm cáccông đoạn sau:

- Lập kế hoạch cài đặt

- Chuyển đổi

- Khai thác và bảo trì

- Đánh giá sau cài đặt

Em sẽ bước đầu chuyển đổi trên phần cứng và phần mềm có sẵn của công ty

và hệ điều hành của các máy tính tại công ty đều có cấu hình để chạy ứng dụng

VB được Chương trình đang mang tính chất thử nghiệm

Vậy để đảm bảo một HTTT được tạo ra một cách tốt nhất và tính ứng dụngcao đòi hỏi lập trình viên cần tuân thủ và thực hiện tốt 7 giai đoạn trên Tuynhiên do trình độ của em còn hạn chế, điều kiện và thời gian có hạn vì vậy việcxây dựng HTTT quản lí bán hàng cho công ty em không thể thực hiện tốt và đầy

đủ các giai đoạn Em sẽ cố gắng và chỉ tập trung vào một số giai đoạn như: giaiđoạn đánh giá yêu cầu, giai đoạn phân tích chi tiết, giai đoạn thiết kế Còn nhữnggiai đoạn khác em chưa thể tìm hiểu sâu vào HTTT tại công ty được

II.HỆ QUẢN TRỊ CSDL VISUAL BASIC

1 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access

Hệ quản trị CSDL Microsoft Access( MA ): MA là hệ quản trị CSDL đầy đủ

tính năng để quản lí khối lượng DL lớn MA là một thành phần của chùm phầnmềm Microsoft Office Professional, vì thế mà những đối tượng thuộc diện tương

tự như các ứng dụng khác của office mà phần lớn cán bộ văn phòng đã quendùng Access có rất nhiều chức năng để đáp ứng những yêu cầu khác nhau vềCSDL có thể dùng Access để phát triển các kiểu ứng dung cơ bản nhất như ứng

dụng cho doanh nghiệp nhỏ, ứng dụng cá nhân, ứng dụng cho từng phòng ban vàtoàn công ty….

Mặt khác trong những năm gần đây, ở nước ta CNTT đang phát triển rấtnhanh và ngày càng phổ biến rộng rãi Hiện có nhiều hệ quản trị CSDL đangđược sử dụng phổ biến như: Micrsoft Access, Visual Foxpro, Oracle… Trong đóMicrosoft Access là một trong những bộ chương trình quan trọng trong tổ hợpchương trình Microsoft Office Professional do hãng Microsoft sản xuất .Microsoft Access hoạt động trong môi trường Windows, là một hệ điều hànhgiao diện đồ hoạ, do đó thiết kế CSDL trên Microsoft Access rất thuận lợi vớigiao diện trực quan, khả năng phát triển ứng dụng mới nhanh chóng, chuyênnghiệp

Trong Microsoft Access có thể dùng ngôn ngữ lập trình hướng đối tượngVisual Basic, công cụ này có những ưu điểm:

- Cho phép xử lí từng bản ghi trong tập hợp thay vì tác động cùng một lúc trêntoàn bộ tập hợp bản ghi

- Có thể tạo và điều khiển các đối tượng

- Báo lỗi và xử lí lỗi

- Tạo thủ tục theo ý muốn

- Làm CSDL dễ bảo trì

Vì vậy hệ quản trị CSDL MA được chọn để thực hiện đề tài

Các khái niệm cơ bản trong một CSDL là:

- Bảng( Table) là đối tượng chính của mô hình quan hệ, bảng ghi chép DL vềmột nhóm phần tử gọi là thực thể

- Thực thể( Entity) là một nhóm người, đồ vật, sự kiện, hiện tượng hay kháiniệm với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép, lưu giữ

- Dòng( Row), mỗi bảng có nhiều dòng Mỗi dòng còn được gọi là một bản ghibởi vì nó ghi chép DL về một cá thể tức là biểu hiện riêng biệt của thực thể.

- Cột(Column), mỗi bảng có những cột Mỗi cột còn được gọi là một trường.Giao giữa một cột và một dòng là một ô chứa mẫu DL ghi chép một thuộc tínhcủa cá thể trên dòng đó

- CSDL(Database) là một nhóm gồm một hay nhiều bảng có liên quan vớinhau

- Hệ CSDL( Database System) là tuyển tập CSDL có liên quan với nhau

- Hệ quản trị CSDL(Database Managerment System) là một hệ thống chươngtrình giúp tạo lập, duy trì sử dụng các hệ CSDL

2 Giới thiệu về Visual Basic ( VB )

VB là gì ? Phần “Visual” đề cập đến những phương pháp được sử dụng để tạogiao diện đồ họa người dùng Có sẵn những bộ phận hình ảnh, gọi là controls, dễdàng sắp đặt vị trí các đặc tính của chúng trên một khung màn hình gọi là Form.Phần “Basic” đề cập ngôn ngữ BASIC, một ngôn ngữ lập trình đơn giản, dễ học Visual Basic là một ngôn ngữ thảo chương hoàn thiện và hoạt động theo kiểuđiều khiển bởi sự kiện ( Event – Driven programming language ) nhưng lại giốngngôn ngữ thảo chương có cấu trúc ( Structured programming language )

Visual Basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan ( visual ), nghĩa là khithiết kế chương trình, bạn được nhìn thấy ngay kết quả qua từng thao tác và giaodiện khi chương trình thực hiện Đây là thuận lợi lớn so các ngôn ngữ lập trìnhkhác, Visual Basic cho phép bạn chỉnh sửa đơn giản, nhanh chóng màu sắc, kíchthước, hình dáng của các đối tượng có mặt trong ứng dụng Lợi điểm khi dùngVisual Basic chính là ở chỗ tiết kiệm thời gian và công sức so với ngôn ngữ lậptrình khác khi xây dựng cùng một ứng dụng

Khi viết chương trình bằng Visual Basic, chúng ta phải qua hai bước :

- Thiết kế giao diện ( Visual Programming )

- Viết lệnh ( Code Programming )

Visual Basic còn hỗ trợ việc lập trình bằng cách hiện tất cả tính chất của đốitượng mỗi khi ta định dùng đến nó Đây chính là điểm mạnh nổi bật của ngônngữ lập trình hiện đại Cũng chính vì những tính năng ưu việt này mà hiện nayngôn ngữ Visual Basic được rất nhiều người lựa chọn khi lập trình cho cácchương trình của mình và nó ngày càng có những tính năng đáp ứng được yêucầu ngày càng cao của người dùng

Visual Basic cũng là một ngôn ngữ lập trình tạo cho bạn sự thoải mái, thíchthú và không ít bất ngờ ! Visual Basic giúp người lập trình xây dựng các ứngdụng nhanh chóng hiệu quả !

Mặt khác, VB cung cấp nhiều công cụ để cho phép kết nối và khai thác DLcủa nhiều hệ quản trị CSDL khác như hệ quản trị CSDL Access, SQL Server,Oracle,… Đồng thời VB là ngôn ngữ lập trình có tính bảo mật cao, đây là điềurất quan trọng trong chương trình quản lí Vì những lí do trên em quyết địnhchọn VB làm ngôn ngữ lập trình để thực hiện đề tài

2 Các phương pháp khảo sát HTTT bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương

Có 4 phương pháp thường được sử dụng để khảo sát HTTT quản lí nói chunglà: phương pháp phỏng vấn, phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp quansát, phương pháp sử dụng phiếu điều tra Mỗi phương pháp giúp phân tích viên

hệ thống nhìn được các khía cạnh khác nhau về HTTT hiện đại Sau đây là cácphương pháp được sử dụng trong quá trình khảo sát HTTT quản lí bán hàng tạicông ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương

- Phỏng vấn: Với phương pháp này sẽ giúp cán bộ xác định yêu cầu thu thập

được những thông tin từ chính những người chịu trách nhiệm trên thực tế.Những thông tin này là những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nộidung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều

Trong thời gian khảo sát thực tế tại CTCPDVVT Thái Bình Dương em đãtiến hành phỏng vấn nhân viên, các cán bộ của phòng Kế hoạch- bán hàng vàMarketing từ đó thu được nhiều kết quả phục vụ cho qui trình phân tích như sau:Qui trình bán hàng, các đối tượng khách hàng của công ty, các chính sách chiếtkhấu giảm giá hàng bán mà công ty áp dụng……

- Nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về

nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức,tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò vànhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng các thông tin vào/ra Thôngtin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện đại và tương lai của tổ chức

Những văn bản đã nghiên cứu trong quá trình khảo sát tại công ty :

 Các văn bản về thủ tục và qui trình làm việc của cá nhân hoặc mộtnhóm công tác tại phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing

 Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức như: hoạt độngbán hàng, phiếu xuất hàng bán,…

 Các loại báo cáo, bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra như: báo cáodoanh thu theo ngày, theo tháng, theo quí, theo năm,…

- Quan sát: Khi phân tích viên muốn thấy những gì không thể hiện trên tài

liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có sắpxếp hay không sắp xếp…

Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giốngnhư ngày thường.

3 Các kết quả khảo sát HTTT quản lí bàn hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương

Để thực hiện cho việc xây dựng chương trình Quản lí bán hàng, em đã dànhhơn 3 tuần để khảo sát chung về công ty và các vấn đề liên quan đến nghiệp vụbán hàng của công ty Các chuyên viên của phòng Kế hoạch- bán hàng vàMarketing- phòng có trách nhiệm đảm nhận việc quản lí bán hàng đã tạo điềukiện tốt cho em có thể được tìm hiểu những vấn đề cần thiết như: cung cấp tàiliệu, giải thích về các qui trình cũng như các tiêu chí quản lí của công ty, giảithích các thuật ngữ cũng như các qui trình phức tạp như: vấn đề về quản lí hoáđơn, quản lí tồn kho… của công ty Không những trong 3 tuần mà trong suốtthời gian thực tập, em cũng được tìm hiểu kĩ hơn về quản lí bán hàng của công

ty Được gặp gỡ các chuyên viên đảm nhận các công việc của phòng như: chịNgân Hà- làm kế toán đảm nhận về việc cập nhật, lưu trữ, tìm kiếm về các mặthàng Chị Thuỷ- đảm nhận việc theo dõi hàng tồn kho, lượng bán ra và nhập vào.Anh Cường- đảm nhận về các vấn đề liên quan trong quá trình tìm hiểu sảnphẩm trên thị trường…

Qui trình bán hàng tại công ty trong quá trình tìm hiểu như sau :

Khi đến công ty đặt mua sản phẩm khách hàng sẽ lên phòng Kế hoạch- bánhàng và Marketing nộp đơn đặt hàng Đơn đặt hàng sẽ được bộ phận bán hàngduyệt và trả lời khách hàng là có chấp nhận hay không, sau đó hợp đồng muabán sẽ được kí kết, một bản được lưu lại tại phong Kế hoạch- bán hàng vàMarketing, một bản được gửi lại cho khách hàng

Đồng thời bộ phận kế toán bán hàng sẽ gửi lệnh bán hàng tới bộ phận giaohàng để bộ phận này tiến hành giao hàng cho khách hàng kèm theo giấy giaohàng Một liên giấy giao hàng sẽ được gửi lại cho bộ phận kế toán bán hàng đểlập hóa đơn bán hàng.

Khi khách hàng trả lại hàng do không đúng yêu cầu của hàng hóa ghi trongđơn đặt hàng, bộ phận quản lí kho sẽ chuyển một liên của phiếu nhập hàng bán

bị trả lại cho bộ phận bán hàng để theo dõi hàng bán

Định kì bộ phận bán hàng phải lập báo cáo doanh thu bán hàng theo tháng,theo quý, theo năm hoặc bất thường khi có yêu cầu của cấp trên

Em nhận thấy: việc quản lí bán hàng trong công ty còn rất riêng lẽ; mỗi cán bộchuyên viên trong công ty đảm nhận một nhóm công việc riêng như trên chúng

ta đã thấy Chính vì lẽ đó nên mỗi khi cấp trên hoặc một phòng ban cần mộtthông tin nào đó việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian khi mà trưởng phòng củaphòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing phải chỉ đạo đúng chuyên viên liênquan đến vân đề đó thực hiện, sau đó chuyên viên đảm nhận sẽ tìm kiếm thôngtin cần tìm và xuất báo cáo khi có yêu cầu Đôi khi việc tìm kiếm sẽ khá mất thờigian vì có thể thông tin cần tìm lại liên quan đến nhiều chuyên viên đảm nhận.Bên cạnh đó việc cập nhật, lưu trữ đều thực hiện trên máy tính bằng công cụExcel và trên các giấy tờ hồ sơ Điều này khá tốn kém thời gian và nhân lực màkhó có thể quản lí một cách tốt nhất

Chính vì vậy, các anh chị của phòng Kế hoạch- Bán hàng và Marketing đã rấtủng hộ cho em xây dựng chương trình quản lí bán hàng cho công ty và đã tạođiều kiện tốt nhất có thể để em thực hiện đề tài của mình

4 Các yêu cầu của công ty và các giải pháp đặt ra

4.1 Yêu cầu của công ty

 Về nội dung chương trình:

- Dễ dàng cập nhật đầy đủ, nhanh chóng các thông tin về các mặt hàng, hoáđơn

- Dễ dàng sữa chữa, xoá các thông tin khi cần thiết

- Tìm kiếm chính xác những yêu cầu liên quan về mặt hàng, về hoá đơn

- Có thể xuất báo cáo về hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho theo thời giankhi cần thiết

- Dễ dàng liên kết các nội dung liên quan đến nhau

 Về cách thức thực hiện, giao diện chương trình:

Theo thực tiễn hiện nay thì toàn bộ các cán bộ của phòng Kế hoạch- Bánhàng và Marketing đều sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và đều đã cómáy tính riêng tuy nhiên yêu cầu đặt ra là:

- Chương trình sử dụng đơn giản, không quá phức tạp để có thể khôngnhiều thời gian cho việc làm quen với chương trình mới

- Giao diện chương trình đơn giản, thân thiện, dễ nhìn

- Chỉ một số nhân viên được quyền sử dụng mới được sử dụng chươngtrình

4.2 Giải pháp đưa ra

Từ những yêu cầu của Công ty, em nhận thấy rằng: cần phải xây dựng chươngtrình quản lí bàn hàng đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của công ty, dễ sử dụng, dễthay đổi thông tin và có giao diện thân thiện Từ những chương trình tham khảocác anh chị khoá trên và kiến thức đã học về ngôn ngữ Visual Basic em quyết