I. KHÁI QUÁT VỀ VIỆC PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ
4. Các yêu cầu của công ty và các giải pháp đặt ra
4.1. Yêu cầu của công ty
• Về nội dung chương trình:
- Dễ dàng cập nhật đầy đủ, nhanh chóng các thông tin về các mặt hàng, hoá đơn.
- Dễ dàng sữa chữa, xoá các thông tin khi cần thiết.
- Tìm kiếm chính xác những yêu cầu liên quan về mặt hàng, về hoá đơn. - Có thể xuất báo cáo về hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho theo thời
gian khi cần thiết.
- Dễ dàng liên kết các nội dung liên quan đến nhau.
• Về cách thức thực hiện, giao diện chương trình:
Theo thực tiễn hiện nay thì toàn bộ các cán bộ của phòng Kế hoạch- Bán hàng và Marketing đều sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và đều đã có máy tính riêng tuy nhiên yêu cầu đặt ra là:
- Chương trình sử dụng đơn giản, không quá phức tạp để có thể không nhiều thời gian cho việc làm quen với chương trình mới.
- Giao diện chương trình đơn giản, thân thiện, dễ nhìn.
- Chỉ một số nhân viên được quyền sử dụng mới được sử dụng chương trình.
4.2. Giải pháp đưa ra
Từ những yêu cầu của Công ty, em nhận thấy rằng: cần phải xây dựng chương trình quản lí bàn hàng đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của công ty, dễ sử dụng, dễ thay đổi thông tin và có giao diện thân thiện. Từ những chương trình tham khảo các anh chị khoá trên và kiến thức đã học về ngôn ngữ Visual Basic em quyết
định xây dựng chương trình quản lí bán hàng bằng ngôn ngữ Visual Basic và sử dụng Microsoft Access để xây dựng CSDL.
Đây là một bài toán không mới, nhưng đối với bất kì một doanh nghiệp, công ty nào thì đây là một vấn đề vô cùng quan trọng đặc biệt với công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương khi mà hàng ngày có một lượng các nghiệp vụ bán hàng phát sinh. Vì vậy vấn đề quan trọng là phải thu thập các thông tin về bán hàng đồng thời các thông tin này phải dễ dàng tìm kiếm khi có yêu cầu.
Chương trình quản lí bán hàng mà em xây dựng có các chức năng chung sau đây:
- Quản trị hệ thống gồm có đăng nhập, đổi mật khẩu, cấp lại mật khẩu, tạo lập và phân quyền sử dụng.
- Quản lí thông tin bán hàng theo các tiêu chí sau loại mặt hàng, hóa đơn, …
- Cập nhật, tìm kiếm thông tin bán hàng, sửa đổi các thông tin về mặt hàng khi cần thiết.
- Lập báo cáo gồm có các báo cáo:
• Dữ liệu đầu vào gồm có: thông tin về hàng hoá, thông tin về nhân
viên, thông tin về nhà cung cấp, về khách hàng,…
• Dữ liệu đầu ra gồm có: thông tin về hàng bán theo thời gian,
thông tin về hàng nhập cũng như hàng còn tồn kho,…
Việc xây dựng chương trình có rất nhiều thuận lợi vì hệ thống máy tính của công ty đều được trang bị hiện đại và được cài đặt rất đầy đủ các chương trình về tin học văn phòng như: Microsoft Office, Unicode…, bên cạnh đó toàn bộ nhân viên của công ty đều sử dụng máy tính rất thành thạo. Để sử dụng được chương
trình chỉ cần cài đặt chương trình quản lí bán hàng và phần mềm Visual Basic. Việc hướng dẫn cài đặt chương trình và sử dụng sẽ được đưa vào phần hướng dẫn để giúp cho nhân viên nhanh chóng làm quen với chương trình mới.
II. PHÂN TÍCH CHI TIẾT HTTT QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH VỤ VIỄN THÔNG THÁI BÌNH DƯƠNG