I. KHÁI QUÁT VỀ VIỆC PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ
2. Các phương pháp khảo sát HTTT bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương
pháp khảo sát sau: phương pháp phỏng vấn, phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp quan sát.
2. Các phương pháp khảo sát HTTT bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương viễn thông Thái Bình Dương
Có 4 phương pháp thường được sử dụng để khảo sát HTTT quản lí nói chung là: phương pháp phỏng vấn, phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp quan sát, phương pháp sử dụng phiếu điều tra. Mỗi phương pháp giúp phân tích viên hệ thống nhìn được các khía cạnh khác nhau về HTTT hiện đại. Sau đây là các phương pháp được sử dụng trong quá trình khảo sát HTTT quản lí bán hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương.
- Phỏng vấn: Với phương pháp này sẽ giúp cán bộ xác định yêu cầu thu thập được những thông tin từ chính những người chịu trách nhiệm trên thực tế. Những thông tin này là những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều.
Trong thời gian khảo sát thực tế tại CTCPDVVT Thái Bình Dương em đã tiến hành phỏng vấn nhân viên, các cán bộ của phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing từ đó thu được nhiều kết quả phục vụ cho qui trình phân tích như sau: Qui trình bán hàng, các đối tượng khách hàng của công ty, các chính sách chiết khấu giảm giá hàng bán mà công ty áp dụng……
- Nghiên cứu tài liệu: Phương pháp này cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng các thông tin vào/ra. Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện đại và tương lai của tổ chức.
Những văn bản đã nghiên cứu trong quá trình khảo sát tại công ty :
Các văn bản về thủ tục và qui trình làm việc của cá nhân hoặc một
nhóm công tác tại phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing.
Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức như: hoạt động
bán hàng, phiếu xuất hàng bán,…
Các loại báo cáo, bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra như: báo cáo
doanh thu theo ngày, theo tháng, theo quí, theo năm,….
- Quan sát: Khi phân tích viên muốn thấy những gì không thể hiện trên tài
liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, bỏ ngăn kéo, có sắp xếp hay không sắp xếp…
Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện giống như ngày thường.
3. Các kết quả khảo sát HTTT quản lí bàn hàng tại công ty cổ phần dịch vụ viễn thông Thái Bình Dương
Để thực hiện cho việc xây dựng chương trình Quản lí bán hàng, em đã dành hơn 3 tuần để khảo sát chung về công ty và các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ bán hàng của công ty. Các chuyên viên của phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing- phòng có trách nhiệm đảm nhận việc quản lí bán hàng đã tạo điều kiện tốt cho em có thể được tìm hiểu những vấn đề cần thiết như: cung cấp tài liệu, giải thích về các qui trình cũng như các tiêu chí quản lí của công ty, giải thích các thuật ngữ cũng như các qui trình phức tạp như: vấn đề về quản lí hoá đơn, quản lí tồn kho… của công ty. Không những trong 3 tuần mà trong suốt thời gian thực tập, em cũng được tìm hiểu kĩ hơn về quản lí bán hàng của công ty. Được gặp gỡ các chuyên viên đảm nhận các công việc của phòng như: chị Ngân Hà- làm kế toán đảm nhận về việc cập nhật, lưu trữ, tìm kiếm về các mặt hàng. Chị Thuỷ- đảm nhận việc theo dõi hàng tồn kho, lượng bán ra và nhập vào. Anh Cường- đảm nhận về các vấn đề liên quan trong quá trình tìm hiểu sản phẩm trên thị trường…
Qui trình bán hàng tại công ty trong quá trình tìm hiểu như sau:
Khi đến công ty đặt mua sản phẩm khách hàng sẽ lên phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing nộp đơn đặt hàng. Đơn đặt hàng sẽ được bộ phận bán hàng duyệt và trả lời khách hàng là có chấp nhận hay không, sau đó hợp đồng mua bán sẽ được kí kết, một bản được lưu lại tại phong Kế hoạch- bán hàng và Marketing, một bản được gửi lại cho khách hàng.
Đồng thời bộ phận kế toán bán hàng sẽ gửi lệnh bán hàng tới bộ phận giao hàng để bộ phận này tiến hành giao hàng cho khách hàng kèm theo giấy giao hàng. Một liên giấy giao hàng sẽ được gửi lại cho bộ phận kế toán bán hàng để lập hóa đơn bán hàng.
Khi khách hàng trả lại hàng do không đúng yêu cầu của hàng hóa ghi trong đơn đặt hàng, bộ phận quản lí kho sẽ chuyển một liên của phiếu nhập hàng bán bị trả lại cho bộ phận bán hàng để theo dõi hàng bán.
Định kì bộ phận bán hàng phải lập báo cáo doanh thu bán hàng theo tháng, theo quý, theo năm hoặc bất thường khi có yêu cầu của cấp trên.
Em nhận thấy: việc quản lí bán hàng trong công ty còn rất riêng lẽ; mỗi cán bộ chuyên viên trong công ty đảm nhận một nhóm công việc riêng như trên chúng ta đã thấy. Chính vì lẽ đó nên mỗi khi cấp trên hoặc một phòng ban cần một thông tin nào đó việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian khi mà trưởng phòng của phòng Kế hoạch- bán hàng và Marketing phải chỉ đạo đúng chuyên viên liên quan đến vân đề đó thực hiện, sau đó chuyên viên đảm nhận sẽ tìm kiếm thông tin cần tìm và xuất báo cáo khi có yêu cầu. Đôi khi việc tìm kiếm sẽ khá mất thời gian vì có thể thông tin cần tìm lại liên quan đến nhiều chuyên viên đảm nhận. Bên cạnh đó việc cập nhật, lưu trữ đều thực hiện trên máy tính bằng công cụ Excel và trên các giấy tờ hồ sơ. Điều này khá tốn kém thời gian và nhân lực mà khó có thể quản lí một cách tốt nhất.
Chính vì vậy, các anh chị của phòng Kế hoạch- Bán hàng và Marketing đã rất ủng hộ cho em xây dựng chương trình quản lí bán hàng cho công ty và đã tạo điều kiện tốt nhất có thể để em thực hiện đề tài của mình.