Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm Quản lý lương tại các đơn vị hành chính sự nghiệp

Cơ sở phương pháp luận và công cụ cần thiết để xây dựng phần mềm quản lý lương ở các đơn vị hành chính sự nghiệp

Chuyêu đề thực tập tôt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực của đời sống xã hội trở thành vấn đề cấp thiết. Trong lĩnh vực quản lý, các nhà quản lý luôn coi công nghệ thông tin là công cụ để nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức mình. Đứng trước những thách thức, những cạnh tranh gay gắt đó các nhà quản lý phải biết khai thác một cách triệt để những ưu thế của việc ứng dụng tin học trong quản lý, nếu không sẽ khó vượt qua thách thức và không thể tồn tại trong môi trường cạnh tranh khốc liệt này. Trong xu thế tất yếu đó, việc ứng dụng tin học vào công tác quản lý lương cho các cơ quan, tổ chức nói chung và cho các đơn vị hành chính sự nghiệp nói riêng là hết sức cần thiết. Bất kì một cơ quan, tổ chức, đơn vị nào dù là sản xuất vật chất hay phi vật chất thì đều phải trả lương cho cán bộ công nhân, viên chức. Và ngược lại, bất kỳ một cá nhân nào làm việc đều phải được trả lương. Hiện nay, ngày càng có nhiều quy định của Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính, Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội… về cách tính các khoản phụ cấp, truy lĩnh, bảo hiểm… Đặc biệt là việc thu thuế thu nhập cá nhân chuẩn bị được áp dụng cho tất cả cá nhân có thu nhập với mức thu nhập đạt tới mức phải đóng thuế (theo quy định của Luật thuế thu nhập cá nhân) thì công tác quản lý và tính lương cho cán bộ ở các đơn vị, tổ chức càng trở lên phức tạp. Trong quá thực tập tốt nghiệp tại Công ty TNNH Thương mại và Công nghệ tin học PH, tác giả đã được công ty tạo điều kiện cho đi thực tế tại các đơn vị hành chính sự nghiệp để tìm hiểu về nghiệp vụ kế toán hành chính sự nghiệp nói chung và nghiệp vụ quản lý lương nói riêng. Qua thời gian tìm hiểu và nghiên cứu nghiệp vụ đồng thời được sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của Nguyễn Anh Minh 1 Chuyêu đề thực tập tôt nghiệp anh: Phùng Huy Hậu – Phó giám đốc công ty, tác giả đã lựa chọn đề tài “Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm Quản lý lương tại các đơn vị hành chính sự nghiệp” làm đề tài cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình. Chuyên đề bao gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Thương Mại và Công nghệ tin học PH Chương này trình bày tổng quan về công ty (tên công ty) cũng như sự cần thiết của đề tài nghiên cứu, mục tiêu và các phương pháp được sử dụng để nghiên cứu đề tài. Chương 2: Cơ sở phương pháp luận và công cụ cần thiết để xây dựng phần mềm quản lý lương ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Chương này trình bày các vấn đề phương pháp luận cơ bản làm cơ sở nghiên cứu đề tài. Các quy định của nhà nước về chế độ lương, bảo hiểm, thuế đối với các cá nhân và tổ chức. Chương 3: Phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm quản lý lương tại các đơn vị hành chính sự nghiệp. Đây là phần quan trọng nhất của chuyên đề, đề cập tới các kết quả phân tích, thiết kế phần mềm quản lý lương. Tác giả xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Tin học kinh tế, đặc biệt là thầy Th.S Phùng Tiến Hải và cán bộ hướng dẫn là anh Phùng Huy Hậu đã chỉ bảo, giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn thành chuyên đề này. Nguyễn Anh Minh 2 Chuyêu đề thực tập tôt nghiệp CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ CÔNG NGHỆ TIN HỌC PH 1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ tin học PH là một trong những công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh các sản phẩm phần mềm tin học trên thị trường Việt Nam. Công ty được thành lập ngày 19/10/2003 theo quyết định của UBND thành phố Hà Nội và Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty TNHH có hai thành viên trở lên do Phòng đăng ký kinh doanh - Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội cấp số 0102010409 ngày 04/11/2003, - Tên công ty : Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Tin học PH - Tên giao dịch : PH Trading & Informatics Technology Company Limited - Tên viết tắt : PH CO., LTD - Địa chỉ : Số 6 - 1/226 Lê Duẩn, Thành phố Hà Nội - Điện thoại : 04.3518.6590 - Fax : 04.3518.6591 Trong những ngày đầu mới thành lập, công ty phải đương đầu với rất nhiều khó khăn về vốn kinh doanh và sự cạnh tranh của các công ty phần mềm lớn ở trong nuớc. Trước tình hình đó, ban lãnh đạo công ty đã rất nhạy bén khi đã tìm ra hướng đi phù hợp cho công ty mình, không hướng tới các thị trường được coi là điểm mạnh của các công ty phần mềm lớn, có uy tín Nguyễn Anh Minh 3 Chuyêu đề thực tập tôt nghiệp như: thị trường doanh nghiệp trong nước (công ty FPT, CMC), thị trường các doanh nghiệp vừa và nhỏ với phần mềm kế toán chuyên dụng (công ty Fast, Bravo), thị trường game online (công ty FPT, VASC, VDC), thị trường giáo dục (công ty School Net). Thay vào đó, công ty hướng tới thị trường các đơn vị hành chính sự nghiệp trong nước với sản phẩm đầu tay là “Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp”. Sản phẩm này có tên viết tắt là DAS (Dynamic Accounting System). Sự ra đời của phần mềm DAS đã đáp ứng được nhu cầu cấp thiết của các đơn vị hành chính trong công tác hạch toán kế toán, nó trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các đơn vị hành chính sự nghiệp trong việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán. Ưu điểm nổi trội của phần mềm DAS đó là thao tác nghiệp vụ dễ dàng, bảo mật dữ liệu, luôn cập nhật các biểu mẫu, các thông tư và quyết định mới ban hành của Bộ tài chính. Chính bởi vậy, sản phẩm này đã được nhiều đơn vị sử dụng và tin dùng hơn so với các sản phẩm phần mềm có tính năng tương tự trên thị trường lúc bấy giờ. Phần mềm DAS cũng là sản phẩm chính của công ty, sản phẩm này luôn luôn được cập nhật và phát triển cho đến nay. Tính đến cuối năm 2004, số đơn vị sử dụng phần mềm DAS và các phiên bản cập nhật đã lên tới con số 1102 đơn vị. Đây là một con số khá ấn tượng đối với một công ty mới vừa thành lập bởi lẽ ứng với mỗi đơn vị sử dụng phần mềm của công ty là một sản phẩm phần mềm được bán ra. Trong những năm đầu mới thành lập, số nhân viên trong công ty không nhiều, chỉ khoảng 10 người nhưng bù lại đây chính là một đội ngũ có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc, có chuyên môn nghiệp vụ tốt, có tính sáng tạo cao. Nhờ đó mà công ty đã đứng vững được trên thị trường kinh doanh phần mềm, một thị trường mang tính cạnh tranh rất cao. Sau thành công của sản phẩm DAS, công ty được nhiều đơn vị biết đến như một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực sản xuất phần mềm quản Nguyễn Anh Minh 4 Chuyêu đề thực tập tôt nghiệp lý hành chính sự nghiệp. Tháng 5/2005, công ty nhận được đơn đặt hàng xây dựng “Phần mềm viện phí” cho một số bệnh viện ở miền Bắc: Bệnh viện 198 (Bộ công an), Bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Giang… Cũng trong năm này, phiên bản DAS cũng đã được cập nhật đến phiên bản thứ 5 (DAS 5.0X). Số đơn vị sử dụng DAS đã lên tới 1891 đơn vị, tăng hơn 1.5 lần so với năm 2004. Trong 2 năm đầu hoạt động, do số lượng nhân viên còn ít nên thị trường hoạt động của công ty chỉ bó hẹp ở khu vực phía Bắc. Song, từ đầu năm 2006 công ty bắt đầu mở rộng thị trường của mình tới miền Trung. Số nhân viên của công ty lúc này đã là 15 người. Cũng trong năm 2006, phần mềm DAS cũng đã được cập nhật tới phiên bản thứ 6 (DAS 6.0X). Số đơn vị sử dụng DAS đã lên tới 2845 đơn vị, tăng hơn gần 1000 đơn vị. Năm 2007 là một năm thành công của công ty khi đưa ra phần mềm phục vụ cho các đơn vị chủ đầu tư, tiêu biểu là “Phần mềm kế toán đơn vị chủ đầu tư”. Một sản phẩm khác cũng được đánh giá cao trong năm 2007 đó là “Phần mềm tổng hơp quyết toán cho các đơn vị hành chính sự nghiệp”. Phiên bản thứ 7 của DAS cũng đã được cập nhật (DAS 7.0X). Số đơn vị sử dụng phần mềm DAS đã vượt quá 3000 đơn vị. Sang năm 2008, công ty đã tiếp tục mở rộng thị trường của mình xuống phía Nam tiêu biểu là 2 tỉnh: Đồng Nai và Kiên Giang. Cũng trong năm này, công ty cho ra mắt phiên bản thứ 8 của phần mềm DAS (DAS 8.0X). Phiên bản này được nhiều đơn vị đánh giá cao bởi tính thời sự của nó, khi đã cập nhật được những thay đổi mới nhất của Bộ tài chính về các biểu mẫu, về thuế thu nhập cá nhân và các khoản phụ cấp mới được sửa đổi… Phiên bản này cũng cập nhật thêm một số tính năng mới, giúp các đơn vị hành chính xử lý nghiệp vụ kế toán nhanh hơn và dễ dàng hơn. Con số đơn vị sử dụng phần mềm này đã lên tới 4582 đơn vị. Nguyễn Anh Minh 5 Chuyêu đề thực tập tôt nghiệp Công ty luôn là địa chỉ tin cậy đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp đặt hàng xây dựng các phần mềm phục vụ cho đơn vị mình. Trong tương lai công ty sẽ cho ra nhiều sản phẩm phần mềm hữu ích để giải quyết các vấn đề ngày càng phức tạp trong quản lý nói chung và quản lý hành chính nói riêng. 1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty 1.2.1. Chức năng của công ty - Sản xuất ra những ngành hàng thuộc lĩnh vực hoạt động của công ty và phù hợp với nhu cầu của khách hàng. - Kinh doanh những sản phẩm mà công ty sản xuất ra. - Giải quyết tốt mối quan hệ trong nội bộ công ty và mối quan hệ giữa công ty với bên ngoài. 1.2.2. Nhiệm vụ của công ty - Sản xuất và kinh doanh đúng ngành nghề đã đăng ký. - Quản lý và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực, vật tư, tiền vốn để không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. - Không ngừng tìm tòi, sáng tạo, cải tiến kỹ thuật để nâng cao chất lượng sản phẩm. - Thực hiện phân phối theo lao động và chăm lo đời sống lao động cho nhân viên. - Tuân thủ các chính sách, chế độ quản lý kinh tế của Nhà nước. Thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ trong các hợp đồng kinh tế có liên quan. - Đào tạo nhân viên lành nghề, có kinh nghiệm phục vụ lâu dài cho công ty. - Tuân thủ và nghiêm chỉnh chấp hành Pháp luật của Nhà nước. - Làm tốt mọi nghĩa vụ và các công tác xã hội khác. Nguyễn Anh Minh 6 Chuyêu đề thực tập tôt nghiệp 1.2.3. Cơ cấu tổ chức Bộ máy tổ chức của công ty gồm: - Giám đốc - Các phòng ban nghiệp vụ Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Tin học PH được biểu diễn bởi hình sau: Hình 1.1. Sơ đồ tổ chức của công ty Nguyễn Anh Minh 7 Giám đốc Bộ phận kinh doanh Bộ phận triển khai Bộ phận kế toán Bộ phận phát triển Phòng kỹ thuật Phòng kinh doanh Phòng nhân sự Chuyêu đề thực tập tôt nghiệp - Giám đốc: là người quản lý, điều hành tất cả các hoạt động trong công ty, là người đại diện hợp pháp của công ty, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, đồng thời cũng chịu trách nhiệm trước toàn thể nhân viên của công ty về các vấn đề bảo đảm quyền lợi của người lao động. - Phòng kỹ thuật: Phụ trách tất cả công việc liên quan đến sản xuất phần mềm bao gồm cả việc kiểm thử và đóng gói sản phẩm Đồng thời, phòng kỹ thuật còn đảm đương công việc cài đặt, hướng dẫn đào tạo sử dụng cho các khách hàng và các công việc chăm sóc khách hàng. - Phòng nhân sự: Quản lý nguồn nhân lực (Quản lý toàn bộ hồ sơ nhân sự, bố trí, sắp xếp, tuyển chọn nhân viên. Tham mưu cho lãnh đạo về công tác quản lý đào tạo nhân viên…) - Phòng kinh doanh: + Phụ trách việc xây dựng các hợp đồng, tính toán giá thành sản phẩm phần mềm, xác định thủ tục thanh toán với khách hàng, xác định quyền và trách nhiệm của mỗi bên. + Thực hiện việc thu tiền của khách hàng khi mua sản phẩm phần mềm, giao dịch với khách hàng, trả tiền cho nhà cung cấp và trả lương hàng tháng cho nhân viên. + Đảm đương công việc Marketing, mở rộng thị trường tiêu thụ, bảo hành sản phẩm. - Bộ phận phát triển: Thực hiện các công việc liên quan đến sản xuất phần mềm, bao gồm: thiết kế, lập trình, kiểm thử và đóng gói sản phẩm. Đồng thời, bộ phận này còn có nhiệm vụ đưa ra những giải pháp kỹ thuật tối ưu nhất cho từng loại sản phẩm và từng đối tượng khách hàng. - Bộ phận triển khai: Có nhiệm vụ cài đặt các sản phẩm phần mềm cho khách hàng khi mua và hướng dẫn đào tạo sử dụng cho khách hàng. Nguyễn Anh Minh 8 Chuyêu đề thực tập tôt nghiệp - Bộ phận kinh doanh: Phụ trách việc xây dựng các hợp đồng, tính toán giá thành sản phẩm phần mềm, xác định thủ tục thanh toán với khách hàng, xác định quyền và trách nhiệm của mỗi bên. Đồng thời, bộ phận kinh doanh còn đảm đương công việc Marketing, mở rộng thị trường tiêu thụ, bảo hành sản phẩm. - Bộ phận kế toán: Phụ trách việc thu tiền của khách hàng khi mua sản phẩm của công ty, thực hiện giao dịch với khách hàng, trả tiền cho nhà cung cấp và trả lương cho nhân viên. 1.3. Đặc điểm hoạt động của công ty 1.3.1. Lĩnh vực kinh doanh của công ty - Tư vấn, sản xuất và buôn bán phần mềm tin học. - Tư vấn trong lĩnh vực tài chính, kế toán. - Sản xuất, lắp ráp, mua bán sản phẩm điện tử, viễn thông, tin học. - Buôn bán thiết bị văn phòng, đồ dùng cá nhân và gia đình. - Đại lý mua, bán, ký gửi hàng hoá. - Dịch vụ thương mại. 1.3.2. Mặt hàng sản xuất kinh doanh của công ty Do đặc thù là một công ty tin học chuyên sản xuất phần mềm nên sản phẩm chính của công ty là các phần mềm tin học. Từ khi thành lập cho đến nay, công ty đã sản xuất và bán trên thị trường một số sản phẩm chính sau: - Phần mềm kế toán dành cho các đơn vị hành chính sự nghiệp (DAS) - Phần mềm quản lý viện phí. - Phần mềm kế toán đơn vị chủ đầu tư. - Phần mềm tổng hợp quyết toán các đơn vị hành chính sự nghiệp. Nguyễn Anh Minh 9 Chuyêu đề thực tập tôt nghiệp Ngoài ra, công ty còn nhận đặt hàng xây dựng phần mềm cho các đơn vị bộ, ngành như: Bộ công an, Bộ tài chính… 1.3.3. Thị trường hoạt động của công ty Cho đến nay, công ty đã thiết lập và duy trì được một thị trường sử dụng các sản phẩm của mình khá rộng, trải dài 3 miền đất nước. Miền Bắc vẫn là thị trường đông nhất bao gồm các tỉnh và thành phố như: Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh, Bắc Giang, Bắc Ninh, Lạng Sơn… Miền Trung cũng có nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp sử dụng phần mềm của công ty, tiêu biểu như các tỉnh và thành phố sau: Thanh Hoá, Hà Tĩnh, Quảng Nam, Đà Nẵng, Quảng Bình, Quảng Trị, Bình Thuận, Bình Phước… Còn ở Miền Nam thì cũng có 2 tỉnh đã và đang sử dụng phần mềm của công ty, gồm có: Đồng Nai và Kiên Giang. Tuy thị trường ở Miền Nam còn khá hẹp nhưng trong tương lai thì đây chính là thị trường đầy tiềm năng để công ty triển khai sản phẩm phần mềm của mình. 1.3.4. Đặc điểm về vốn - Công ty TNHH Thương mại và Công nghệ Tin học PH là doanh nghiệp 100% vốn tư nhân. Công ty có con dấu riêng, được mở tài khoản trong và ngoài nước theo quy định của Pháp luật, hoạt động theo Luật doanh nghiệp và Điều lệ của công ty đã được UBND Thành phố Hà Nội phê duyệt. - Số vốn điều lệ của công ty là 980.000.000 đồng (Chín trăm tám mươi triệu đồng Việt Nam). 1.3.5. Đặc điểm về nguồn nhân lực - Hiện nay, số nhân viên của công ty là 20 người (trong đó có tới 90% là các kỹ sư và cử nhân) có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, tay nghề và tính Nguyễn Anh Minh 10