Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam

Tổng quan về cơ sở thực tập” Công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam ” và đề tài nghiên cứu

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang có những bước phát triển một cách mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực hoạt động trên toàn thế giới. Ở Việt Nam, tuy rằng công nghệ thông tin mới chỉ đang từng bước phát triển, tuy nhiên những bước phát triển đó đã đem lại cho Việt Nam nhiều lợi thế, đăc biệt là trở thành nước có tiềm năng về lĩnh vực công nghệ thông tin. Với việc ứng dụng trong các ngành kinh tế, hệ thống thông tin giúp cho công việc quản lý được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm được thời gian công sức. Với công nghệ thông tin, thông tin được thu thập, xử lý một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả. Đã đi qua thời tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủ công truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời. Công nghệ thông tin đã đi vào các ngành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo và nhanh chóng mà không mất đi sự chính xác. Đặc biệt, nó đã đánh dấu một bước ngoặt trong việc áp dụng tin học vào trong hệ thống quản lý. Đối với các doanh nghiệp thì công nghệ thông tin ngày càng đóng một vai trò hết sức quan trọng.Thời đại công nghệ thông tin bùng nổ tạo ra một khả năng thu thập và xử lý thông tin rộng khắp trong mọi mặt của cuộc sống, của nền kinh tế. Các doanh nghiệp là đối tượng nhanh nhậy nhất trong việc áp dụng công nghệ thông tin để phục vụ công việc của mình. Một trong những quá trình ứng dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp đó là xây dựng một hệ thống thông tin hoàn hảo và lựa chọn được những phần mềm tốt. Mà từ đó người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi Sinh viên thực hiện : Trần Thị Tuyết Lớp : Tin học kinh tế 47 A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp phí và tăng cường khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt trong công tác quản lý khách hàng. Thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc mở rộng thị trường của công ty, nâng cao khả năng cạnh tranh với các doanh nghiệp khác; trong việc đáp ứng tốt nhất, nhanh nhất và hiệu quả nhất nhu cầu của khách hàng. Chính vì vậy trong quá trình tìm hiểu và thực tế tại công ty em đã lựa chọn đề tài “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam “ Chuyên đề thực tập bao gồm 3 chương : Chương 1 : Tổng quan về cơ sở thực tập” Công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam ” và đề tài nghiên cứu Chương này giới thiệu tổng quan về Công ty cổ phần Sao Vàng Việt Nam trên một số khía cạnh như lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức và lĩnh vực hoạt động… Đồng thời giới thiệu sơ lược về đề tài nghiên cứu Chương 2: Phương pháp luận về quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng Chương này tập trung vào việc phân tích quy trình xây dựng hệ thống thông tin. Nó là cơ sở, phương pháp luận cho việc xây dựng đề tài sau này. Chương 3: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý khách hàng tại công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam Chương này mô tả chi tiết các công việc phải thực hiện để hoàn thiện đề tài bao gồm tìm hiểu kỹ về cơ sở thực tập và áp dụng những kiến thức lý thuyết đã nêu ở chương 2. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ths. Trần Công Uẩn - người trực tiếp hướng dẫn, anh Phạm Việt Kha và các anh chị trong công ty đã tận tình giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề thực tập này. Sinh viên thực hiện : Trần Thị Tuyết Lớp : Tin học kinh tế 47 A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CƠ SỞ THỰC TẬP “ CÔNG TY CỔ PHẦN SAO VÀNG VIỆT NAM ” VÀ ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU -----*****----- 1.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam 1.1.1 Tổng quan về Công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam Công ty cổ phần Sao Vàng Việt Nam là Công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, sản xuất và kinh doanh phần mềm kế toán – tài chính và quản lý. Là một công ty trẻ, mới được thành lập vào năm 2004, nhưng Công ty đã có được nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phần mềm. Trong định hướng của mình công ty muốn xây dựng một lớp các sản phẩm phần mềm phục vụ cho quản lý doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức ở tất cả các khâu và lĩnh vực. Một số thông tin chung về Công ty : • Tên doanh nghiệp : CÔNG TY CỔ PHẦN SAO VÀNG VIỆT NAM (TÊN CŨ:CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM SAO VÀNG) • Tên giao dịch : VIET NAM GOLD STAR JOINT STOCK COMPANY • Tên viết tắt : GS .,JSC • Địa chỉ trụ sở : SỐ 4, ĐƯỜNG LÁNG HẠ , PHƯỜNG THÀNH CÔNG, QUẬN BA ĐÌNH, HÀ NỘI • Điện thoại: 7723520 • Fax: 7723521 • Email : stk@goldstar.com.vn Sinh viên thực hiện : Trần Thị Tuyết Lớp : Tin học kinh tế 47 A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp • Website : www.goldstar.com.vn • Số đăng ký kinh doanh : 0103003645 • Ngày thành lập : Ngày 13 tháng 02 năm 2004 • Tình trạng hoạt động : ĐANG HOẠT ĐỘNG • Loại hình doanh nghiệp : CÔNG TY CỔ PHẦN • Loại hình hoạt động : DOANH NGHIỆP • Người đại diện theo pháp luật : giám đốc VŨ TRỌNG KHIÊM • Vốn điều lệ: : 238.000.000,00 • Logo : Ngoài công ty chính có trụ sở tại Láng Hạ, công ty cổ phần Sao Vàng Việt Nam còn có 2 chi nhánh công ty khác bao gồm: Công ty Cổ phần Sài Gòn Sao Vàng (SaiGon GoldStar Corporation) Địa chỉ : Số 18A, Nam Quốc Cang, P.Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP.Hồ Chí Minh Điện thoại: +84.8 9257 606  Fax; +84.4 9257 606 Công ty CP Phát triển Sản phẩm Sao Vàng Việt Nam (GoldStarVietnam Deverlopment Product Joint Stock Company)  Địa chỉ của trụ sở chính: Số 4, Láng Hạ, Thành Công, Ba Đình, Hà Nội  Điện thoại: + 84.4 7723 520 Sinh viên thực hiện : Trần Thị Tuyết Lớp : Tin học kinh tế 47 A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp  Fax: + 84.4 7723 521 1.1.2 Lịch sử hình thành công ty cổ phần sao vàng Việt Nam Ngày 13 / 2 / 2004, Công ty Cổ phần Phần mềm Sao Vàng Việt Nam được thành lập với tổng nhân sự là 12 người làm việc tại 3 bộ phận, trụ sở chính của công ty đặt tại : Số 16 ngõ 93/20 Hoàng Văn Thái, Thanh Xuân, Ba Đình, Hà Nội. Ngày 17 / 7 / 2007, Công ty có định hướng mở rộng quy mô hoạt động với nhiều ngành nghề hoạt động nên đã đăng ký tên pháp nhân kinh doanh mới là: Công ty Cổ phần Sao Vàng Việt Nam. Vào thời điểm này, nhân sự của công ty đạt 30 người làm việc tại 4 bộ phận.Trụ sở của công ty được chuyển về : Tòa nhà 27/7 Số 4, Láng Hạ, Thành Công, Ba Đình, Hà Nội. Ngành nghề hoạt động của công ty bao gồm:  Sản xuất sản phẩm phần mềm Weekend ® Accounting  Phân phối sản phẩm phần mềm Weekend ® Accounting  Cung cấp dịch vụ đào tạo ứng dụng phần mềm Weekend ® Accounting Tháng 10 / 2007, Công ty cổ phần Sao vàng Việt Nam thành lập thêm chi nhánh tại TP.Hồ Chí Minh, Công ty Cổ phần Sài Gòn Sao Vàng có đội ngũ 10 nhân viên,chuyên phân phối, đào tạo sử dụng sản phẩm phần mềm Weekend®Accounting. Ngày 20 / 05 / 2008, Công ty lại tiếp tục tiếp tục thành lập chi nhánh Công ty CP Phát triển Sản phẩm Sao Vàng Việt Nam tại Hà Nội với 8 nhân viên, chuyên nghiên cứu, phát triển sản phẩm Weekend ® Accounting, Weekend ® ERP, Weekend ® CRM Tháng 09 / 2008 đến nay, Công ty Cổ phần Sao Vàng Việt Nam ổn định nhân sự 40 người, mở rộng hoạt động sản xuất, phân phối và đào tạo sử dụng sản phẩm: Weekend ® Accounting, Weekend ® ERP Sinh viên thực hiện : Trần Thị Tuyết Lớp : Tin học kinh tế 47 A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Trụ sở chuyển về: P1906, thápB, tòa nhà Hà Thành Plaza, Số 102 Thái Thịnh, Đống Đa, Hà Nội 1.1.3 Năng lực tổ chức nhân sự 1.1.3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức z Hình 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 1.1.3.2 Chức năng của từng phòng ban trong công ty Điều hành trực tiếp hoạt động của các phòng ban trong công ty là Ban giám đốc công ty bao gồm Tổng Giám Đốc, và các Giám đốc kinh doanh và Giám đốc kỹ thuật. Trong đó có sự phân công cụ thể các nhiệm vụ và quyền hạn để chỉ đạo hoạt động của các phòng ban, đơn vị kinh doanh trực thuộc. Các phòng ban và đơn vị kinh doanh trực thuộc này được sắp xếp các công việc một cách linh hoạt, vừa tham gia quản lý vừa tham gia sản xuất khi có yêu cầu của Ban giám đốc: Sinh viên thực hiện : Trần Thị Tuyết Lớp : Tin học kinh tế 47 A TỔNG GIÁM ĐỐC GIÁM ĐỐC KỸ THUẬT GIÁM ĐỐC KINH DOANH P. GĐ KỸ THUẬT P.KỸ THUẬT TRIỂN KHAI P.KỸ THUẬT BH - BT P.HÀNH CHÍNH P.KẾ TOÁN P.CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG P.KINH DOANH ERP 1 2 3 4 5 6 7 8 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp 1 Các nhà phân phối của công ty tại các tỉnh ( 8 nhà phân phối, hiện đã triển khai được 3 nhà phân phối, tại Hà Nội, Bắc Ninh, Vĩnh Phúc.) 2 Phòng hành chính. 3 Phòng kế toán. 4 Phòng chăm sóc khách hàng. 5 Phòng kinh doanh ERP. 6 Phòng kỹ thuật bảo hành – bảo trì 7 Phòng kỹ thuật triển khai Tổng giám đốc công ty - anh Vũ Trọng Khiêm : Là người có quyền cao nhất trong việc điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Cùng với Tổng giám đốc, trong phạm vi quyền hạn được giao, các giám đốc phụ trách các lĩnh vực chủ động xử lý, giải quyết các công việc liên quan đồng thời đề xuất những giải pháp trình Tổng giám đốc khi cần thiết. Phòng hành chính : Làm việc trực tiếp dưới sự điều hành của Tổng giám đốc, tham mưu giúp Tổng giám đốc quản lý chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ về tuyển dụng cán bộ, công tác cán bộ, tiền lương phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước và điều kiện đặc điểm cụ thể của công ty. Ngoài ra còn có nhiệm vụ tiếp nhận, phân phối, bảo quản công văn giấy tờ giao dịch đi đến, thực hiện công tác văn thư phục vụ cho hoạt động của công ty, công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu, bản vẽ thiết kế các dự án đã thực hiện. Phòng tài chính kế toán: Thực hiện chi tiết về thu chi tài chính, quản lý các nguồn thu và các loại nguồn vốn của công ty. Thực hiện thanh toán kịp thời và đúng quy chế như tiền lương hàng tháng, tiền thưởng, bảo hiểm và các khoản chi khác kịp thời, đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả. Sinh viên thực hiện : Trần Thị Tuyết Lớp : Tin học kinh tế 47 A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Phòng chăm sóc khách hàng: Là một trong số những phòng ban hoạt động trực tiếp dưới sự điều hành của Tổng giám đốc, thực hiện công tác hỗ trợ cho khách hàng về các vấn đề liên quan đến sản phẩm, định kỳ gọi điện chăm sóc khách hàng ít nhất 1 lần/ tháng để cung cấp các thông tin mới của sản phẩm cũng như các chương trình đặc biệt dành cho khách hàng. Phòng kinh doanh ERP : Là một sản phẩm mới của công ty, phòng kinh doanh do chính Tổng giám đốc tự mình đảm nhận và thực hiện kinh doanh. Phòng kỹ thuật bảo hành – bảo trì : Sẽ hỗ trợ cho khách hàng sao lưu dữ liệu định kỳ để tránh trường hợp mất dữ liệu do virus tấn công, do ổ cứng hỏng hay do yếu tố con người sử dụng, chịu trách nhiệm demo cũng như cài đặt sản phẩm cho khách hàng, giải quyết các vấn đề liên quan đến sản phẩm như: hỗ trợ kịp thời và nhanh chóng các vấn đề tính giá thành, tính giá vốn, không cân dữ liệu, hiện tượng âm kho, lỗi phông chữ, không đủ trường, làm ảnh hưởng tới quá trình hoạt động của khách hàng. Thực hiện các công việc liên quan đến vấn đề bảo trì sản phẩm. Phòng kỹ thuật triển khai : Phòng kỹ thuật triển khai, có nhiệm vụ đi triển khai các sản phẩm, thực hiện phát triển sản phẩm mới 1.1.3.3 Nhân sự và sự tăng trưởng nhân sự trong công ty Phát triển ban đầu chỉ với số lượng 8 nhân sự, hiện nay số nhân sự trong công ty đã lên đến 40 người với phần lớn là các cử nhân kinh tế và kỹ sư công nghệ thông tin. Cán bộ công nhân viên chủ yếu của công ty bao gồm : Sinh viên thực hiện : Trần Thị Tuyết Lớp : Tin học kinh tế 47 A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Ban cố vấn PGS – TS: Nguyễn Đình Hựu Giám đốc trung tâm nghiên cứu kế toán, Hội kế toán và kiểm toán Việt Nam, trưởng ban cố vấn. TS: Nguyễn Anh Minh Chuyên gia kế toán và đào tạo TS: Nguyễn Minh Thọ Trưởng khoa kế toán – TCEBA TS: Đồng Văn Đạt Khoa quản trị - TCEBA – chuyên gia phân tích tài chính kế toán. CPA – Nguyễn Văn Học Giám đốc kiểm toán I.A Nhân sự chủ chốt Goldstar cùng toàn thể 15 cán bộ làm việc tại Thái Nguyên, Sài Gòn Vũ Trọng Khiêm – chủ tịch HĐQT Cử nhân kinh tế - chuyên ngành QTCN Th.s Vũ Long – C.E.O Th.s kinh tế - chuyên ngành tài chính, kế toán, 5 năm kinh nghiệm đào tạo và phát triển kinh doanh, tham gia làm việc cho tổ chức chính phủ. Th.s Ninh Giang Thi – PGĐ phát triển sản phẩm 2. Cử nhân kinh tế, Thạc sỹ CNTT Nguyễn Văn Tâm – PGĐ phát triển sản phẩm 1. Cử nhân, chuyên ngành tin học kinh tế Vũ An Sơn – Trưởng ban kiểm soát. Cử nhân – chuyên ngành tin học kinh tế Bùi Thế Anh – chuyên viên phát triển sản phẩm. Cử nhân – chuyên ngành toán tin ứng dụng Số chuyên viên kỹ thuật, bảo hành, bảo trì 14 người, 100% tốt nghiệp đại học. Số chuyên viên tư vấn, triển khai độc lập 2 người, chuyên viên tư vấn tài chính và quản lý. Cán bộ Customize 2 người, nhiều kinh nghiệm Customize các dự án phần mềm, theo đơn hàng. Cán bộ kinh doanh, thông tin, kế toán, văn phòng. 12 người, 100% tốt nghiệp Đại học 1.1.4 Các sản phẩm và dịch vụ công nghệ 1.1.4.1 Sản phẩm công nghệ Sinh viên thực hiện : Trần Thị Tuyết Lớp : Tin học kinh tế 47 A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Là doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh phần mềm Weekend® Accounting, hiện nay các sản phẩm của doanh nghiệp trên thị trường bao gồm: • Weekend®Accounting SQL 30 Standard Edition Môi tả : Đây là giải pháp phần mềm kế toán chuẩn đã được ứng dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp trong cả nước. Với hai phiên bản, một dành cho các doanh nghiệp lớn, một dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa SMEs. Phần mềm này đã giải quyết triệt để vấn đề tối ưu hóa dữ liệu, bảo mật và phân quyền quản trị, tác nghiệp.Cùng với giải pháp động, cho phép người sử dụng định nghĩa từ hệ thống tài khoản, các tiêu thức quản lý đến các báo cáo, sổ sách, dạng thức chứng từ kế toán đầu ra. Cho phép tích hợp với máy quét, máy đọc mã vạch, cùng một giải pháp đáp ứng đầy đủ báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, kê khai và báo cáo thuế. Phần mềmc còn cho phép tích hợp với các phần hành khác như quản trị nhân sự và tính lương, quản trị sản xuất và lập kế hoạch sản xuất, quản trị mua hàng, quản trị bán hàng v.v.v tạo thành bộ sản phẩm Weekend® ERP của GoldStar Vietnam. Giá trị ứng dụng: Phần mềm này có tốc độ truy cập nhanh, bảo về dữ liệu cho khách hàng 2 lớp. Mọi thiết kế, phần hành đều nhằm đưa đến kết quả công việc trong thời gian nhanh nhất. Tạo điều kiện tốt để thực hiện công tác kế toán. Đồng thời giải quyết các khó khăn hiện tại về kế toán, thực thi các sắc thuế trong doanh nghiệp không chỉ trong hiện tại mà cho phép mở rộng, định nghĩa lại khi thay đổi mô hình và mở rộng doanh nghiệp • Weekend®Accounting SQL 30 Trading Quản lý thương mại là sản phẩm đóng gói thế hệ mới cho phép tự động hóa các nhiệm vụ của kế toán nghiệp vụ và kế toán quản trị, phân tích và lập kế hoạch các giao dịch thương mại một cách đồng bộ. Sinh viên thực hiện : Trần Thị Tuyết Lớp : Tin học kinh tế 47 A