đồ án công nghệ thông tin Xây dựng hệ thông tin quản lý kho của công ty cổ phần mạng thông minh INET

2.1 Những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin HTTT quản lý2.1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin Mô tả các yếu tố cấu thành HTTT như sau: Hình 2.1.1: Các yếu tố

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay, cuộc cách mạng Khoa học–Cụng nghệ và những thành tựu của nó

đang góp phần làm biến đổi nhanh chóng và sõu sắc mọi mặt của đời sống xã hội, trởthành công cụ không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực hoạt động như ứng dụng trong côngtác quản lý, nghiên cứu, hỗ trợ công tác chuyên môn và trao đổi thông tin Đặc biệt là sựphát triển mạnh mẽ của ngành công nghệ phần mềm và thực tế cuộc cách mạng đã thực

sự chứng minh được tầm quan trọng của nó Cuộc cách mạng đã đem lại những bướcngoặt to lớn về lực lượng sản xuất, cơ sở hạ tầng, cấu trúc kinh tế và cách thức quản lý xãhội hiện nay

Xã hội ngày càng phát triển nhu cầu sử dụng các phần mềm tin học ngày càng lớn

và dường như đã trở thành không thể thiếu trong các tổ chức Việc sử dụng những phầnmềm đó nhằm giúp tăng hiệu quả trong việc xử lý thông tin phức tạp đem đến sự tiện ích

và nhanh chóng trong việc điều khiển các hoạt động quản lý kinh doanh Cũng như làmhẹp không gian lưu trữ cụ thể hoá thông tin đáp ứng nhu cầu của người sử dụng Quản lýkho trong doanh nghiệp là một công việc quan trọng đòi hỏi bộ phận quản lý phải tiếnhành nhiều nghiệp vụ phức tạp Các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tập trung màcũn tổ chức mô hình kho phõn tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốc gia.Quản lý thống nhất mô hình này không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phươngpháp quản lý kho truyền thống

Một trong những vấn đề có ý nghĩa quan trọng là làm thế nào để ứng dụng tin họcvào công tác quản lý kho sao cho công việc thực hiện đơn giản nhất mà hiệu quả cao, ítsai sót Xuất phát từ lý luận, đồng thời kết hợp với thời gian thực tế thực tập tại Công ty

cổ phần mạng thông minh INET, được sự giúp đỡ của Thầy giáo hướng dẫn Th.S NguyễnVăn Thư và chị Quản Thị Thu Hà (Cán bộ kế toán của Công ty), em đã thấy được tầmquan trọng của công tác quản lý kho Do vậy, em đã lựa chọn thực hiện chuyên đề thực

tập tốt nghiệp lấy tên đề tài là: “Xây dựng hệ thông tin quản lý kho của công ty cổ phần mạng thông minh INET”.

Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của chuyên đề gồm 3 chương:

Khách

hàng

Nhà cung cấp

Khách hàng

Bộ phận quản lý

Nhà cung

cấp

2.0 Quản lý khách hàng &

Cơ Sở Dữ Liệu

Cập nhật thông tin

Cập nhật thông tin

Thông tin khách hàng

Thông tin nhà cung cấp

Yêu cầu báo cáo

Cập nhật thông tin

Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng

Hàng hóa, Hóa đơn xuất hàng

Hàng hóa, Hóa đơn xuất hàng

Cập nhật thông tin

cấp

Cơ Sở Dữ Liệu

Thông tin khách hàng

Thông tin nhà cung

cấp

Bộ phận quản lý

4.1 Báo cáo

hàng xuất kho

Cơ Sở Dữ Liệu

4.3 Báo cáo hàng tồn kho

Bộ phận quản lý

Bộ phận quản lý

4.2 Báo cáo hàng nhập kho

Yêu cầu báo cáo

Trả lời báo cáo

Yêu cầu báo cáo

Yêu cầu thông tin

Khách hàng

Nhà cung cấp Khách hàng

Hàng hóa

Hóa đơn xuất hàngHóa đơn

Hóa đơn xuất hàng

Chương 1: Tổng quan về công ty cổ phần mạng thông minh INET.

Chương 2: Một số phương pháp luận và công cụ thực hiện đề tài.

Chương 3: Phân tích, thiết kế hệ thông tin quản lý kho của công ty cổ phần mạng thông minh INET.

Do kiến thức cũng như kinh nghiệm của một sinh viên lần đầu tiếp cận với thực tếnên khó tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, em rất mong sự chia sẻ, thông cảm và đóng góp ýkiến của các Thầy, cô Giáo để chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo!

Hà nội, ngày 22 tháng 4 năm 2009

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN MẠNG THÔNG MINH INET

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty INET

Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN MẠNG THÔNG MINH INET

Tên tiếng Anh: Intelligent Networks Joint stock Company

 Giấy phép đăng ký kinh doanh số 0102002498 do Sở KH & ĐT Hà nội cấp ngày02/08/2002

 Vốn điều lệ : 9,000,000,000.00 đồng (Chín tỷ đồng Việt nam)

 Trụ sở chính: Số 64 Phố Ngụ Thì Nhậm, Quận Hai bà Trưng, Hà Nội

 Văn phòng tại Hà nội:

Địa chỉ: Phòng 12A 02 Tòa nhà 101 Láng hạ, Đống đa, Hà nội Phòng12A 02 Tòa nhà 101 Láng hạ, Đống đa, Hà nội

Khởi đầu INET JSC chuyờn sõu kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ và giải pháp tổng thể

về công nghệ thông tin và viễn thông Cùng với sự phát triển của ngành viễn thông và tinhọc, INET JSC cũng đã phát triển mạnh mẽ cả về cơ sở vật chất, khoa học công nghệ vànăng lực cán bộ

Không những chỉ giới hạn trong ngành viễn thông và công nghệ thông tin, trongquá trình phát triển, INET JSC còn mở rộng lĩnh vực hoạt động của mình sang một số

ngành hàng khác nhằm phục vụ cho các ứng dụng liên quan tới các ngành này Hiện nayINET JSC định hướng vào các dịch vụ tin học viễn thông mới, tiên tiến và những ứngdụng công nghệ cao Từ giai đoạn đầu hoạt động INET JSC đã chú trọng công tác tuyểndụng và đào tạo các cán bộ cho các ứng dụng chuyờn sõu và mở rộng, và hiện nay độingũ cán bộ kỹ thuật của INET JSC đã lên tới hơn 20 người gồm các thạc sĩ, kỹ sư phầncứng, phần mềm, được đào tạo trong nước và ngoài nước, có kinh nghiệm thực tế

Sự phát triển mạnh mẽ của INET JSC đạt được nhờ vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ

mà công ty cung cấp cho khách hàng và được chứng minh bởi uy tín cuả công ty đối vớicác khách hàng của mình

INET JSC có một tập thể nhân viên đoàn kết, lao động quên mình, có kỷ luật vàphong cách làm việc theo tinh thần đồng đội, có khả năng làm chủ, nắm bắt nhanh cáccông nghệ mới Đội ngũ nhân sự của INET JSC là nhân tố quan trọng, là nguồn nhân lựcluôn luôn sẵn sàng hoàn thành xuất sắc các công việc được giao, phục vụ tận tuỵ và làmhài lòng khách hàng, là vốn quý nhất của INET JSC để ngày càng phát triển lớn mạnh.INET JSC có quan hệ hợp tác với nhiều đối tác trong và ngoài nước ngành viễn thông vàtin học Các mối quan hệ này hỗ trợ cho INET JSC nắm bắt được các công nghệ mới và

có đủ khả năng thực hiện được các dự án lớn

Mục tiêu: Là công ty hàng đầu tại thị trường Việt Nam về cung cấp các sản phẩm thiết bị

phần cứng, thiết bị mạng và cung cấp các dịch vụ tư vấn khách hàng

Phương châm: Chất lượng cao, giá cả hợp lý.

Quan điểm phục vụ: Lợi ích của khách hàng là trách nhiệm của công ty! (Sát cánh làm

việc cùng khách hàng để các sản phẩm mang lại hiệu quả cho khách hàng)

Một số đối tác nước ngoài hiện nay của công ty:

 RAD Data Communications – Israel (www.rad.com)

 Tainet Communications System – Taiwan (www.tainet.net)

 Loop Telecommunication – Taiwan (www.looptelecom.com)

 LG Electronics – South Korea (www.lge.com)

 Cisco Systems – USA (www.cisco.com)

 C-Com – Taiwan (www.c-com.com.tw)

 Nettest – USA (www.nettest.com)

1.2 Hệ thống tổ chức, chức năng nhiệm vụ của công ty INET

Hình 1.2 : Sơ đồ tổ chức của Công ty INET

1.3 Thực trạng hoạt động của công ty INET

1.3.1 Vốn kinh doanh

 Vốn đăng ký của công ty INET JSC: 9,000,000,000.00 đồng

 Vốn hoạt động của công ty INET JSC: 15,000,000,000.00 đồng

Phòng Tổ Chức_Hành

Chính

Phòng Kế Toán

Giám Đốc Kinh Doanh

Phòng Kỹ Thuật Bảo Hành_Bảo Trì

Phòng Kỹ Thuật Triển

Khai

Giám Đốc Kỹ Thuật

PGĐ Kỹ Thuật

 Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam

 Ngân hàng cổ phần nhà Hà Nội

 Ngân hàng TM cổ phần An Bình

1.3.3 Quan hệ với các đối tác nước ngoài

Communications

Đại lý phân phốitại Việt Nam(RADAuthorisedReseller)

Thiết bị truyềndẫn

tại Việt Nam Thiết bị đo

3 LG Electronics Đại lý bán hàngtại Việt Nam Thiết bị truyềndẫn

4 CORECESS Đại lý phân phốitại Việt Nam Thiết bị truyềndẫn

5

tại Việt Nam

Thiết bị wireless

tại Việt Nam Thiết bị mạng

tại Việt Nam

Thiết bị truyềndẫn

tại Việt Nam Thiết bị đo.

Hình 1.3.3 Danh sách các nhà cung cấp 1.3.4 Danh sách các khách hàng trong nước

4 Bộ Công Nghiệp

NGÂN HÀNG

1 Ngân hàng Nông Nghiệp & Phát triển Nông Thôn

CÁC TỔNG CÔNG TY

1 Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt nam (VNPT)

2 Công ty Điện toán và truyền số liệu (VDC)

3 Công ty Viễn thông Liên tỉnh (VTN)

4 Công ty Viễn thông Quốc tế (VTI)

7 Tổng công ty Điện lực Việt nam (EVN)

8 Công ty thông tin tín hiệu đường sắt

9 Tổng công ty Hàng không Việt nam (VNA)

10 Công ty Dịch vụ Tiết kiệm Bưu điện (VPSC)

CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC

4 Trường Đại học Nông nghiệp I Hà Nội

6 Trường Trung học kinh tế - Bộ Công nghiệp

CÁC CÔNG TY QUỐC TẾ

3 Alcatel Việt Nam

Hình 1.3.4 Danh sách các khách hàng chính 1.3.5 Các hoạt động chính của công ty INET

1.3.5.1 Cung cấp các thiết bị chuyên dụng

 Thiết bị viễn thông

 Thiết bị mạng video, an ninh công nghệ cao

1.3.5.3 Nghiên cứu và phát triển

 Nghiên cứu ứng dụng các thành tựu về khoa học và công nghệ mới về lĩnh vựcchuyển mạch

 Nghiên cứu ứng dụng các phương thức và thiết bị mới trong thông tin vô tuyến

 Nghiên cứu áp dụng các thành tựu khoa học công nghệ mới về thông tin quang

 Nghiên cứu các vấn đề về quản lý, điều hành, khai thác bảo dưỡng mạng viễnthông và triển khai ứng dụng thực tế các kết quả nghiên cứu

 Tham gia công tác đo kiểm thiết bị và hệ thống

 Nghiên cứu các vấn đề dự báo, quy hoạch phát triển mạng viễn thông

 Nghiên cứu cấu trúc mạng, lập kế hoạch, khảo sát, thiết kế mạng viễn thông

 Nghiên cứu triển khai các công nghệ mới trong quá trình phát triển, khai thác, điềuhành, quản lý mạng viễn thông

 Tiếp nhận các công nghệ mới, triển khai thử nghiệm và chuyển giao công nghệmới

1.3.5.4 Cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu khách hàng

 Lắp đặt các hệ thống tổng đài, các hệ thống mạng lớn.

 Lắp đặt các hệ thống truyền dẫn lớp truy cập (Access Node)

 Sửa chữa các hệ thống và thiết bị trên

 Các dịch vụ đào tạo và chuyển giao công nghệ trọn gói

 Dịch vụ bảo hành, bảo trì sản phẩm

 Nhận các hợp đồng bảo hành bảo trì trọn gói cho các hệ thống trên

1.4 Thực trạng ứng dụng tin học hỗ trợ quản lý nghiệp vụ tại công ty INET

Hiện nay công ty INET đã và đang ứng dụng mạnh mẽ các chương trình phầnmềm vào công tác quản lý của mình tuy nhiên những ứng dụng đú cũn rời rạc, tính đồng

bộ chưa cao Tại các chi nhánh, việc tin học hoá công tác quản lý vẫn còn chưa cao, cácphần mềm đặc dụng còn chưa đồng bộ, một số bộ phận vẫn còn sử dụng các phần mềmriêng rẽ có sẵn, chưa được trang bị những phần mềm đặc dụng như phòng kinh doanh vẫn

sử dụng Microsoft Excel để tính toán và lưu trữ các danh mục hoạt động kinh doanh, bộphận kho hàng vẫn sử dụng Microsoft Excel để lưu trữ những thông tin về hàng hoá xuấtnhập Do đó, để hiện đại hoá công tác quản lý kinh doanh, công ty cần phải đẩy mạnhhơn nữa việc tin học hoá công tác quản lý

1.5 Lý do chọn đề tài

Quản lý kho trong doanh nghiệp là một công việc quan trọng đòi hỏi bộ phận quản

lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp Các doanh nghiệp không chỉ có mô hình tậptrung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trong phạm vi vùng, quốcgia Quản lý thống nhất mô hình này không phải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phươngpháp quản lý kho truyền thống

Việc ứng dụng CNTT sẽ mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý kho, giúpdoanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hoá, vật tư, nguyên vật liệu và sản phẩmmột cách chính xác kịp thời Từ đó, người quản lý doanh nghiệp có thể đưa ra các kế

hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kếtquả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trong thời gian khảo sát tại công ty INET, qua sự chỉ bảo của chị Hà - cán bộhướng dẫn, em đã tìm hiểu về hoạt động kinh doanh của công ty, qua đó em thấy đượcnhững mặt chưa hoàn chỉnh, chưa đồng bộ của hoạt động quản lý kho trong công ty Hiệnnay, việc quản lý kho vẫn chỉ làm trên Excel, cỏc hoá đơn nhập hàng, xuất hàng và danhmục các hàng hoỏ cựng những thông tin chi tiết của chúng vẫn được lưu trữ trên Excel.Việc quản lý kho sử dụng Excel như vậy thường xuyên xảy ra sai sót do khối lượng dữliệu lớn và các dữ liệu lại phân tán, cho nên hiệu quả của công tác quản lý kho chưa đượccao

1.6.2 Giải pháp & công cụ thực hiện đề tài

 Hệ quản trị CSDL Microsoft Access

 Ngôn ngữ lập trình VB

 Lập báo cáo bằng Crystal Report 8.5

CHƯƠNG 2 MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ CÔNG CỤ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

2.1 Những khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin (HTTT) quản lý

2.1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Mô tả các yếu tố cấu thành HTTT như sau:

Hình 2.1.1: Các yếu tố cấu thành HTTT

Việc ứng dụng tin học trong quản lý hiện nay thực chất là việc ứng dụng tin học trong các

hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp những con người,các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu nhập, lưu trữ, xử lý

và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường

HTTT được thể hiện bởi những con người, các thủ tục, dữ liệu và các thiết bị tin học hoặckhông tin học Đầu vào của hệ thống được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống

sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả xử lý được chuyển đếncác đích hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu Như vậy mọi hệ thống đều có bốn chứcnăng:

- Thu thập dữ liệu vào máy tính

- Xử lý dữ liệu

- Lưu trữ dữ liệu

- Phân phát dữ liệu ra

Hệ ThốngThông Tin

Dữ Liệu

Viễn Thông

Con Người Phần Cứng

Phần Mềm

2.1.1.1 Phõn loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Có hai cách phân loại các HTTT trong các tổ chức hay được dùng Một cách lấymục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà nóphục vụ làm cơ sở để phân loại

Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin: mặc dù các HTTT thường sử dụng các

công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau thành năm loại:

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch: xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ

chức thực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc vớinhân viên của nú.Cỏc hệ thống xử lý có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phéptheo dõi các hoạt động của tổ chức, trợ giúp ở mức tác nghiệp

HTTT quản lý : nhằm trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, ở mức điểu

khiển tác nghiệp, điểu khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếuvào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữliệu ngoài tổ chức.Núi chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cáchđịnh kỳ hoặc theo yêu cầu

Hệ thống trợ giúp ra quyết định : là những hệ thống được thiết kế với mục đích trợ

giúp các hoạt động ra quyết định Trải qua ba giai đoạn: xác định vấn đề, xây dựng vàđánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án Đây là hệ thống đối thoại

có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình đểbiểu diễn, đánh giá tình hình

Hệ thống chuyên gia: là sự cố gắng nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học

những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực Được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ

và một động cơ suy diễn Đặc trưng riêng của nó là sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệnhân tạo

HTTT tạo lợi thế cạnh tranh: được dùng như một trợ giúp chiến lược HTTT tăng

cường khả năng cạnh tranh đc thiết kế cho những người ngoài tổ chức, có thể là mộtkhách hàng, một nhà cụng cấp…Chỳng cho phép tổ chức thành công thông qua kháchhàng, nhà cung cấp, doanh nghiệp canh tranh mới xuất hiện

Phân loại theo bộ phận nghiệp vụ mà HTTT phục vụ: các thông tin trong một tổ chức

được chia theo cấp quản lý và trong cấp quản lý chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ

Nhân lựcchiến lược

Kinh doanh và sảnxuất chiến lược

Hệ thốngthông tinvănphòng

Tài chính

chiến thuật

Marketingchiến thuật

Nhân lựcchiến thuật

Kinh doanh và sảnxuất chiến thuậtTài chính

tác nghiệp

Marketingtác nghiệp

Nhân lựctác nghiệp

Kinh doanh và sảnxuất tác nghiệp

2.1.1.2 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một HTTT có thể được mô tả khác nhau tựy theo quan điểm của người mô tả Song

khái niệm mô hình này là rất quan trọng, vì nó tạo ra một trong những nền tảng củaphương pháp phõn tích thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin Có ba mô hình đã được đềcập tới để mô tả cùng một HTTT: Mô hình Logic; Mô hình vật lý ngoài và Mô hình vật

lý trong Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quảcủa góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, mô hình vật lý trong

là của góc nhìn kỹ thuật

Lưu trữ dữ liệu

Lôgic Vật lý ngoài

Nguồn tin

Lôgic Vật lý ngoài Vật lý trong

Lôgic Vật lý ngoài Vật lý trong

Lôgic Vật lý ngoài Vật lý trong

Thông tin ra Thông tin vào

Hình 2.1.1.2: Một HTTT theo 3 mô hình

Mô hình lụgic: Tức là mô tả hệ thống làm gì? Dữ liệu mà nó thu thập, xử lý, có các kho

để chứa các kết quả hoặc dữ liệu lấy ra cho các xử lý, và những thông tin mà hệ thống sảnsinh ra Mô hình này trả lời cầu hỏi: Cái Gì? Và để làm gì?

Mô hình vật lý ngoài: Chú ý tới những khớa cạnh nhìn thấy được của hệ thống như là

các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng như hình thức của đầu vào và đầu ra,phương tiện để thao tác vơi hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí côngtác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công và các yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý

dữ liệu, loại màn hình, bán phớm sử dung Thường để trả lời cõu hỏi: Cái gì? Ai? Ở đõu

và khi nào?

Mô hình vật lý trong: Liên quan tới cái nhìn của nhõn viên kỹ thuật, nó là thông tin về

loại trang thiết bị được dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử

lý của thiết bị Trả lời cho cõu hỏi: Như thế nào?

2.1.1.3 Tiêu chuẩn của hệ thống thông tin hoạt động tốt

Chúng ta đã biết quản lý có hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chấtlượng thông tin do các HTTT chớnh thức sinh ra Nếu một HTTT hoạt động kém sẽ lànguồn gốc gõy ra những hậu quả xấu nghiêm trọng Hoạt động tốt hay xấu của mộtHTTT được đánh giá thông qua chất lượng thông tin mà nó cung cấp Tiêu chuẩn chấtlượng của thông tin như sau:

Tin cậy: thể hiện các mặt về độ chớnh xác và độ xác thực Thông tin ít có độ tin cậy chắc

chắn sẽ gõy cho tổ chức những hậu quả tồi tệ

Đầy đủ: Thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý

sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động khôngđáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế Một sự không đầy đủ của HTTT sẽ làm thiệthại cho doanh nghiệp

Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin có thể có quá nhiều thông tin không thớch ứng cho

người nhận, thiếu sự sáng sủa, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa hoặc sự bố tríchưa hợp lí của các phần tử thông tin Điều này dẫn đến hoặc là tốn phí cho việc tạo ranhững thông tin không dùng hoặc là ra các quyết định sai vì thiếu thông tin cần thiết

Tính được bảo vệ: Thông tin là một nguồn lực quý bỏu của tổ chức cũng như vốn

và nguyên vật liệu Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cậnđược với vốn hoặc nguyên vật liệu Thông tin cũng vậy, phải được bảo vệ và chỉ nhữngngười được quyền mới được phép tiếp cận tới thông tin Sự thiếu an toàn về thông tincũng có thể gõy ra thiệt hại lớn cho tổ chức

Đúng thời điểm: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và được bảo vệ an

toàn nhưng vẫn vô ích khi nó không được gửi tới người sử dụng vào lúc cần thiết Làmthế nào để có một HTTT hoạt động tốt có hiệu quả cao là một trong những công việc củabất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào Để giải quyết vấn đề đó cần phải xem xét cơ sở kỹthuật cho các HTTT và phương pháp phõn tích thiết kế và cài đặt HTTT

2.1.2 Cơ sở dữ liệu và một số khái niệm cơ sở của cơ sở dữ liệu (CSDL)

Cơ sở dữ liệu: được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được tổ chức

và lưu trữ trên các thiết bị tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống chương trình máytớnh nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng khác nhau vơi mục đích khác nhau Cơ

sở dữ liệu bắt đầu từ những khái niệm cơ sở sau đây:

Thực thể: là một đối tượng nào đó mà nhà quản lý muốn lưu trữ thông tin về nó.

Chẳng hạn như nhõn viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách hàng…Điều quantrọng là khi nói đến thực thể cần hiểu rừ là nói đến một tập hợp thực thể cùng loại

VD: thực thể KHÁCH HÀNG là bao gồm các khách hàng

Trường dữ liệu: Để lưu trữ thông tin về từng thực thể người ta thiết lập cho nó một

bộ thuộc tớnh để ghi giá trị cho các thuộc tớnh đó Ví dụ thuộc tớnh cho thực thể “NHÂN VIấN” là: mã nhõn viện, họ và tên nhõn viên, ngày sinh, mức lương, địa chỉ,…mỗi thuộctớnh được gọi là một trường

Khóa: Là một hoặc nhiều trường kết hợp lại mà giá trị của trường đó hoặc của

những trường đó xác định một cách duy nhất thực thể mà nó mô tả

VD: Mã nhõn viên là một khúa

Bản ghi: Là tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm thành

một bản ghi

Bảng: Là toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin của một thực thể tạo ra một bảng

mã, mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường

2.1.3 Phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin quản lý

2.1.3.1 Tầm quan trọng của hệ thống thông tin trong quản lý

Ngày nay khi nhu cầu về thông tin ngày càng trở nên cấp thiết đối với mọi hoạtđộng trong xó hội.Nú cung cấp cho các thành viên trong tổ chức những công cụ quản lýtốt nhất Nó giỳp cho công việc của chúng ta được thực hiện nhanh gọn, chính xác Đặcbiệt trong quá trình quản lý Hệ thống thông tin giúp cho các nhà quản lý có thể dễ dàngnắm bắt được các thông tin chính xác, nhanh gọn về tổ chức hay doanh nghiệp của mình

Hệ thống thông tin là tài sản quý đối với mỗi doanh nghiệp, việc quản lý và sử dụng tốtHTTT đem lại lợi ích cho các doanh nghiệp HTTT là cầu nối giữa hệ thống quản trị và

hệ thống tác nghiệp, đảm bảo sự vận hành của hệ thống nhằm đạt được các mục tiêu đề

ra Hệ thống thông tin đạt hiệu quả tốt giúp các nhà lãnh đạo đưa ra được những quyếtđịnh đúng đắn và phù hợp, hoạch định tốt các nguồn lực, tăng khả năng cạnh tranh củacác doanh nghiệp

2.1.3.2 Các nguyên tắc xây dựng một hệ thống thông tin trong quản lý

Một hệ thống thông tin là một đối tượng phức tạp, vận động trong môi trườngcũng phức tạp Để làm chủ sự phức tạp đó, phân tích viên cần phải có một cách tiến hànhnghiêm túc hay chính là cần đưa ra một phương pháp Một phương pháp được định nghĩanhư một tập hợp các bước và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệthống chặt chẽ nhưng dễ quản lý hợn Các phương pháp được đề nghị dựa vào 3 nguyêntắc cơ sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc giúp phát triển một HTTT

Đó là:

Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình Đó là 3 mô hình của hệ thống thông tin: mô

hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Cùng mô tả về một đổi tượngnhưng 3 mô hình này được quan tâm từ những góc độ khác nhau Phương pháp phát triển

hệ thống được thể hiện cũng dùng tới các mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định

3 mức

Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cỏi riờng Nguyên tắc đi từ cái chung

sang cỏi riờng là một nguyên tắc của sự đơn giản hóa Để hiểu rõ một hệ thống thông tinchúng ta phải hiểu các mặt chung trước khi xem xét các mặt chi tiết Sự cần thiết áp dụngnguyên tắc này là hiển nhiên Tuy nhiên những công cụ đầu tiên được ứng dụng để pháttriển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hóa một HTTT bằng các khía cạnh chitiết hơn Nhiệm vụ lúc này sẽ khó khăn hơn

Nguyên tắc 3: Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách áp dụng

nguyên tắc 3, tức là đi từ vật lý sang logic khi phân tích và đi từ logic sang vật lý khi thiết

kế Phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và về khung cảnh của nó.Nguồn dữ liệu chính là người sử dụng, các tài liệu và quan sát Cả 3 nguồn này cung cấpchủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của hệ thống Chúng ta cần tiến hành phân tíchdựa trên nguồn dữ liệu đó để có được những thông tin chi tiết Nhưng vấn đề sẽ khác đikhi ta tiến hành thiết kế 1 HTTT mới

2.2 Các giai đoạn phát triển của 1 hệ thống thông tin

2.2.1 Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hội đồng giámđốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một

dự án phát triển hệ thống Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngaysau khi có bản yêu cầu bởi loại dự án này không chỉ đòi hỏi đầu tư tiền bạc, thời gian và

cả nguồn nhân lực Do đó quyết định về vấn đề này phải được thực hiện sau một cuộcphân tích cho phép xác định cơ hội và khả năng thực thi Sự phân tích này được gọi làđánh giá hay thẩm định yêu cầu, đôi khi nó được đặt tên là nghiên cứu khả thi và cơ hội.Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của 1 dự án Một sai lầm phạmphải trong giai đoạn này có thể làm lùi bước trên toàn bộ dự án, kéo theo những chi phílớn cho tổ chức

Đánh giá yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn của dự án và những thayđổi có thể, đánh giá tác động của những thay đổi đó, đánh giá tính khả thi của dự án vàđưa ra những gợi ý cho những người chịu trách nhiệm ra quyết định Giai đoạn này phảiđược tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để không kéo theo nhiều chi phí và thời

gian (trung bình chiếm 4-5% tổng thời gian dành cho dự án) Đây là một nhiệm vụ phứctạp vỡ nó đòi hỏi phân tích viên phải nhìn nhận nhanh và với sự nhạy bén cao, từ đó đềxuất những nguyên nhân có thể nhất và đề xuất các giải pháp, xác định độ lớn về chi phí

và thời gian để đi đến giải pháp mới ,đánh giá tầm quan trọng của những biến đổi, dự báođược những ảnh hưởng của chúng Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu:

Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu: Đõy chính là việc làm quen với hệ thống đang

xét, xác định thông tin phải thu thập cũng như nguồn và phương pháp thu thập cần dùng

Số lượng và sự đa dạng của nguồn thông tin phụ thuộc vào kích thước và độ phức tạp của

hệ thống nghiên cứu Trong một dự án với quy mô lớn có nhiều người tham gia vào thẩmđịnh yêu cầu thì cần phải xác định nhiệm vụ cho từng đối tượng thành viên và xác địnhphương tiện kết hợp giữa các nhiệm vụ

Làm rõ yêu cầu: Làm rõ yêu cầu có mục đích là làm cho phân tích viên hiểu đúng

yêu cầu của người yêu cầu Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập những yếu tố

cơ bản của môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu Làm sáng tỏ yêu cầuđược thực hiện chủ yếu thông qua những cuộc gặp gỡ tiếp xúc với người yêu cầu sau đó

là nới những người quản lý chính mà bộ phận của họ bị tác động hoặc bị hệ thống ảnhhưởng tới Khung cảnh hệ thống được xem như là cái nguồn và cỏi đớch của thông tin,cũng như các bộ phận, các chức năng và các cá nhân tham gia vào xử lý dữ liệu Địnhnghĩa này về khung cảnh có ảnh hưởng tới việc xác định tầm vóc của dự án trong tươnglai Đây không phải là một công việc dễ dàng Nếu phân tích viờn xỏc định nó quỏ hẹpthì sẽ có nguy cơ là một số thành phần quan trọng của hệ thống sẽ bị bỏ qua không tínhđến Kết quả hệ thống có thể không đáp ứng được nhu cầu của tổ chức Phân tích viênphải tận dụng những cuộc gặp gỡ cũng như tham vấn từ các tài liệu khác nhau có trong tổchức để thu thập thông tin về hệ thống và môi trường xác thực của nó Những cuộc traođổi cũng cho phép thu thập cái nhìn của các nhân tố khác nhau về vấn đề nguồn gốc củayêu cầu Công việc này được thực hiện không chỉ với người đặt yêu cầu mà cả các bộphận thuộc khung cảnh hệ thống Tiếp theo phân tích viên phải tổng hợp thông tin vớinhưng vấn đề đã được xác định và những nguyên nhân có thể nhất, chuẩn bị một bứctranh khái quát về giải pháp để tiến hành đánh giá tính khả thi của dự án Phỏng đoán,

quan sát, nghiên cứu tài liệu và sử dụng phiếu điều tra là những công cụ được tin dùngcủa nhà phân tích Chúng vẫn được dùng trong suốt quá trình phát triển dự án nhưng đặcbiệt trong giao đoạn đánh giá yêu cầu

Đánh giá tính khả thi: Đánh giá khả năng thực thi của dự án là tìm xem có yếu tố

nào ngăn cản nhà phân tích thực hiện cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuấthay không Những vấn đề chính của khả năng thực thi là khả thi về tổ chức, khả thi về tàichính, khả thi về thời hạn và khả thi về kĩ thuật

Khả thi về tổ chức: Đánh giá tính khả thi về tổ chức nó đòi hỏi phải có sự kết hợp hài hòa

giữa giải pháp dự kiến và môi trường tổ chức

Khả thi kỹ thuật: Tính khả thi kỹ thuật được đánh giá bằng cách so sánh công nghệ hiện

có hoặc có thể mua sắm được với yêu cầu kỹ thuật của hệ thống đề xuất

Khả thi về tài chính: Khả thi về tài chính là xác định xem lợi ích hữu hình chờ đợi có lớn

hơn tổng các chi phí bỏ ra hay không

Đánh giá khả thi rất quan trọng Đòi hỏi phân tích viờn cú sự hiểu biết vấn đề, có nănglực thiết kế nhanh các yếu tố của giải pháp và đánh giá chi phí của các giải pháp đó Nếuđánh giá là không tích cực thì buộc nhà phân tích phải có một đề xuất mới

Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu: Báo cáo cho phép các nhà quản

lý quyết định cho phép dự án tiếp tục hay dừng lại Báo cáo phải cung cấp một bức tranhsáng sủa và đầy đủ về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo

2.2.2 Phân tích chi tiết

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chẩn đoán về hệthống đang tồn tại, nghĩa là xác định được những vấn đề chính cũng như những nguyênnhân chính của chúng, xác định được mục tiêu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất

ra những yếu tố giải pháp cho phép đạt được mục tiêu trên Để làm được điều này phântích viên phải có sự hiểu biết sâu sắc về môi trường trong đó hệ thống phát triển và hiểuthấu đáo hoạt động của chính hệ thống Giai đoạn phân tích chi tiờt chia thành 7 côngđoạn:

Lập kế hoạch phân tích chi tiết

Thành lập đội ngũ: Kết cấu của đội ngũ phân tích phụ thuộc vào nhiều yếu tố:

quy mô của hệ thống, kích cỡ của tổ chức, cách thức quản lý dự án trong tổ chức, sự sẵnsàng và kinh nghiệm của các thành viên tham gia Người sử dụng hệ thống sẽ đóng vaitrò quan trọng trong dự án vì họ là người sử dụng hệ thống trong tương lai

Lựa chọn phương pháp và công cụ: Phân tích chi tiết bao gồm các công việc chủ

yếu là thu thập thông tin, chỉnh đốn thông tin, xây dựng nên các mô hình của hệ thốngnghiên cứu, chuẩn bị tài liệu về những mô hình đó và sử dụng cỏc mụ hỡnh và tài liệunày để đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp Tồn tại 4 công cụ thu thậpthông tin chính:

+)Phỏng vấn: Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin

đắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển HTTT Phỏng vấn cho phép thu thậpđược những thông tin khác với mô tả trong tài liệu, thu được những thông tin cơ bản, kháiquát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu quá nhiều Phỏngvấn được thực hiện theo các bước: chuẩn bị phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn

+)Phiếu điều tra: Khi cần lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trên

1 phạm vi địa lý rộng thỡ dựng tới phiếu điều tra Yêu cầu câu hỏi trong phiếu điều tra rõràng, mạch lạc

+)Quan sát: Khi phân tích viên muốn nhìn thấy cái gì không có trên tài liệu hoặc

qua phỏng vấn Quan sát cũng gặp một số khó khăn vì người bị quan sát không thực hiệngiống ngày bình thường

+)Nghiên cứu tài liệu của tổ chức: Cho phép nghiên cứu kỹ và tỷ mỉ về nhiều khía

cạnh của tổ chức.Chỳng ta cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau:

1 Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hay 1 nhóm công tác

2 Các mẫu phiếu sử dụng trong hoạt động của tổ chức

3 Các loại báo cáo , bảng biểu do HTTT hiện có sinh ra

Xác định thời gian: Phân tích viên hay người chịu trách nhiệm trong dự án phải

đảm bảo xác định đúng thời gian cần thiết cho mỗi công việc phải thực hiện và tuân thủtheo thời gian đã ấn định

Nghiên cứu môi trường của hệ thống hiện tại: Một HTTT chịu ảnh hưởng bởi nhiều

nhân tố bên ngoài và ngược lại nó ảnh hưởng tới những nhân tố đó Tập hợp những nhân

tố đó được gợi là các ràng buộc của hệ thống Khi phân tích thì phân tích viên phải cónhững hiểu biết sâu sắc về môi trường hệ thống nghiên cứu Bao gồm môi trường ngoài,môi trường trong, môi trường vật lý, môi trường kỹ thuật

Nghiên cứu hệ thống hiện tại

Thu thập thông tin về hệ thống đang tồn tại: Bao gồm mô tả các bộ phận và hoạt

động cuả HTTT và các vấn đề có liên quan Phân tích viên phải ghi nhận mọi vấn đề đãđược xác định và các nguyên nhân có thể bất kì ở lúc phỏng vấn hay trong khi nghiên cứucác tài liệu và trong các buổi quan sát

Xây dựng mô hình vật lý ngoài: Phân tích viên phải xây dựng mô hình vật lý ngoài

dựa vào nhưng dữ liệu mô tả dã thu thập được về hệ thống như những người sử dụngnhìn thấy Mô hình này tạo thành tư liệu về hệ thống như nó đang tồn tại Xây dựng môhình hệ thống cần rất nhiều thông tin chi tiết Trong quá trình thực hiện việc mô hình hóa

và mỗi khi mô hình được hợp thức hóa thì phân tích viên phải hoàn chỉnh tài liệu hệthống qua cỏc phớch tài liệu vấn đề

Xây dựng mô hình logic: Nó được xây dựng từ mô hình vật lý ngoài và từ các dữ

liệu thu thập được từ trước Sơ đồ luồng dữ liệu và từ điển dữ liệu là những tài liệu hệthống Mô hình logic cũng sẽ được dùng khi đưa ra chuẩn đoán cho hệ thống thực tại vàxác định mục tiêu, các nhu cầu của hệ thống mới

Chuẩn đoán và xây dựng các yếu tố giải pháp

Đưa ra chẩn đoán: Do nguyên nhân của vấn đề là hỗn hợp các phân tích viên hệ

thống không bắt buộc phải sửa chữa bằng những phương tiện chuyên môn hệ thốngnhững vấn đề mà nguyên nhân không nằm trong lĩnh vực chuyên môn của mình Họ luônluôn phải ý thức và nhận định rõ về HTTT của mình sẽ hoạt động như thế nào trongtương lai Việc đưa ra chẩn đoán là một hoạt động phức tạp đòi hỏi một cách tiếp cậnchặt chẽ Phân tớch viên phải sử dụng mọi công cụ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ nàymột cách có hiệu quả Phích tài liệu vấn đề là một trong những công cụ đó, nhưng nóchưa đầy đủ

Xác định mục tiêu của hệ thống mới: Khi mà các vấn đề của hệ thống cùng với các

nguyên nhân của nó đã được xác định rừ thỡ phân tích viên và người sử dụng chính xácđịnh mục tiêu của hệ thống mới hay hệ thống đã được sửa chữa Những mục tiêu này cóhai mục đích là hướng dẫn cho việc thiết kế hệ thống mới và đánh giá hệ thống mới khi

nó được cài đặt Việc xác định mục tiêu này phải được dẫn dắt từ kết quả của những phântích trước đây Phân tích viên phải xem xét kỹ khi xác định giá trị cần đạt được bởi khôngphải bất cứ mục tiêu nào đặt ra hệ thống thông tin mới cũng có thể đáp ứng

Xác định các yếu tố của giải pháp: Các mục tiêu của hệ thống mới gắn chặt với

các vấn đề của hệ thống cũn cỏc yếu tố của giải pháp lại gắn chặt với nguyên nhân củacác vấn đề Nếu thời gian trả lời của hệ thống quỏ lõu vỡ năng lực của máy tính thì yếu tốgiải pháp trước nhất là phải nâng cao năng lực đó

Đánh giá lại tính khả thi: Trong giai đoạn đánh giá khả thi đội ngũ phân tích đã thực

hiện sơ bộ việc đánh giá mức khả thi của dự án và ở giai đoạn này khi lượng thông tin về

hệ thống và môi trường của nó được cung cấp thêm thì đánh giá tính khả thi sẽ đầy đủhơn nhiều Tuy nhiên những thông tin thu thập được cho tới thời điểm này vẫn chưa đủ

để đánh giá được đầy đủ nhất về tính khả thi đó Đối với mỗi yếu tố trong giải pháp phântích viên phải xác định loại công nghệ cần có để thực thi giải pháp Sau đó phải đánh giákhối lượng nguồn nhân lực cũng như các nhiệm vụ và thời gian cần có để thiết kế, thựchiện và cài đặt cho giải pháp Cuối cùng ta phải xác định những ảnh hưởng có thể có củagiải pháp lên tổ chức Việc đánh giá tính khả thi của giải pháp được thực hiện bằng việc

so sánh những thông tin đó với những ràng buộc về tổ chức, kỹ thuật, tài chính và thờihạn đã được xác định trước đây

Sửa đổi đề xuất của dự án: Phần cuối của giai đoạn đánh giá khả thi nhóm phân tích đã

phác họa một đề xuất của dự án và đã được những người sử dụng chấp nhận.Với nhữngthông tin mới được cung cấp thêm và việc đánh giá lại tính khả thi vừa rồi, chúng ta cầnxem xét và sửa đổi lại đề xuất của dự án

Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết: Báo cáo phân tích chi tiết là một tài

liệu rất quan trọng bởi nó phục vụ ra quyết định cú nên tiếp tục đề án hay không

2.2.3 Thiết kế logic.

Mục đích của giai đoạn này là xác định một cách chi tiết và chính xác những cái gì mà hệthống mới phải làm để đạt được những mục tiêu đã đề ra từ giai đoạn phân tích chi tiết

mà vẫn đảm bảo những ràng buộc của môi trường.Với mỗi nhiệm vụ cần bổ sung hoànchỉnh tài liệu và hợp thức hóa mô hình logic Phương pháp thiết kế logic tuân theo trật tựsau:

Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL): Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của

người sử dụng HTTT mới Công việc này đôi khi rất phức tạp bởi không chỉ là việc phântích viên phải gặp gỡ những người sử dụng để hỏi về dữ liệu họ cần có mà còn phải hoànthành có hiệu quả công việc mà mình đang làm Các phương pháp có thể sử dụng:

- Phương pháp nguyên mẫu

- Hỏi những người sử dụng xem họ cần những thông tin gì

- Suy diễn ngược từ những thông tin đầu ra

- Mô hình hóa ERD

Thiết kế CSDL logic từ những thông tin đầu ra:

Bư ớc1: Xác định các đầu ra

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

- Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận của chúng

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu ra

- Liệt kê các phần tử trên thông tin đầu ra

- Xác định các định danh

- Xác định các thuộc tính lặp

- Xác định các thuộc tính thứ sinh

- Bỏ các thuộc tính lặp và ít ý nghĩa quản lý

- Thực hiện việc chuẩn hóa các mức 1NF, 2NF,3NF

- Vẽ sơ đồ

Thiết kế CSDL bằng phương pháp mô hình hóa

- Vẽ sơ đồ ERD

- Hạ bậc số chiều của những quan hệ có số chiều >=3

- Chuyển đổi từ ERD sang DSD

Thiết kế logic xử lý và tính khối lượng xử lý

Phân tích tra cứu:

- Xác định các tệp sử dụng khi lập báo cáo

- Xác định loại truy nhập và trình tự truy nhập

- Trình bày mô tả bằng lời logic xử lý để có báo cáo

- Ước tính khối lượng xử lý Một số thao tác xử lý:

# R: tìm theo khóa : Khối lượng (#R)=2 đơn vị xử lý

?R: Tìm phi khóa: Khối lượng(?R) =NP(R)/R+1

2.2.4 Đề xuất các phương án của giải pháp

Mục tiêu: Đây là giai đoạn trung chuyển giữa thiết kế logic và thiết kế vật lý Tạo cơ hội

lựa chọn cho nhà quản lý (Thích ứng với sự thay đổi của quản lý, công nghệ), cơ hội đểđánh giá các phương án khác nhau, nhằm đưa ra các đề xuất và kiến nghị một cách hợp lý

và mang tính cập nhật

Nội dung bao gồm:

Xây dựng các ràng buộc về tổ chức và tin học

Một HTTT không tồn tại độc lập mà trong mối quan hệ với các đối tượng khác

Do vậy trong suốt quá trình phát triển HTTT, phân tích viên phải chú ý tới những yêu cầuriêng của tổ chức mà HTTT sẽ được cài đặt

Ràng buộc về phía tổ chức: Tài chính dự trù cho việc phát triển HTTT mới, ngõn sách

dự chi cho việc khai thác, phân bố người sử dụng, phân bố trang thiết bị đang được sửdụng, thời gian, thiên hướng, ý thích của lãnh đạo về loại giải pháp vật lý, nhân lực

Các ràng buộc về tin học:

Phần cứng: Loại phần cứng tin học hoặc thiết bị khác đang dùng Sự sẵn có của

phần cứng cho việc phát triển và khai thác hệ thống mới

Phần mềm: Phần mền nào đã được cài đặt, ngôn ngữ lập trình nào đó cú

Nguồn nhân lực: Nguồn nhân lực sẵn sàng cho việc phát triển một HTTT mới,

năng lực hiện có bên trong là khả năng mời bên ngoài

Xây dựng các phương án của giải pháp

Việc xây dựng một phương án của giải pháp bắt đầu từ hai khâu chính:

Xác định biên giới cho phần tin học hóa: Biên giới tin học hóa phân chia phần thủ

công và phần tin học hóa của HTTT Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) mức 0 và mức 1 là công

cụ tốt nhất cho việc phân chia biên giới Việc xác định biên giới này phụ thuộc vào khảnăng đạt được các mục tiêu đề ra, chi phí cho HTTT tin học hóa và lợi ích thu được.Đồng thời xác định các khối xử lý và kho dữ liệu phụ thuộc vào phần tin học hóa củagiải pháp

Xác định cách thức xử lý: Sau khi phân tích viên xác định được các phương án về

biên giới tin học hóa thì sẽ phải xác định cách thức xử lý Có nghĩa là phải lựa chọn cáchthức quản lý theo lô, thời gian thực hay hỗn hợp Đồng thời với việc lựa chọn ấy, phântích viên phải quyết định lựa chọn các thiết bị ngoại vi để nhập dữ liệu và đưa kết quả ra,quyết định về mức tập trung của xử lý Đương nhiên là các phương án khác nhau sẽtương ứng với chi phí khác nhau Cán bộ phân tích thiết kế phải ước tính chi phí cho cácphương án đề xuất

Kết hợp phương án theo biên giới và phương thức xử lý : Kết hợp phương án theo

biên giới với cách thức xử lý ta được một phương án cụ thể hơn Tuy nhiên như vậy sẽlàm cho số phương án tăng lên Phân tích viên không thể cho người sử dụng lựa chọnđược vì vậy cần loại bỏ bớt những phương án không thực tế

Đánh giá lại các phương án của giải pháp:

Phân tích chi phí /lợi ích: Có thể phân loại chi phớ/lợi ớch theo cỏc cỏch sau:

- Trực tiếp / gián tiếp

- Biến động / cố định

- Hữu hình / vô hình

Phân tích đa tiêu chuẩn: Xác định tất cả cỏc tiờu thức cần xem xét Công việc này

thường được thực hiện có sự kết hợp ý kiến của các nhà quản lý, người sử dụng và phântích viên hệ thống Danh sách cỏc tiờu thức cần phải được thông qua Cho mỗi tiêu chuẩnmột trọng số thể hiện tầm quan trọng của nó Đối với mỗi phương án đánh giá xem từngtiêu chuẩn đạt đến mức nào Tính điểm cho từng tiêu chuẩn bằng cách nhân trọng số vớimức đánh giá Mỗi tiêu thức của mỗi phương án sẽ có điểm của tiêu thức đó Cộng tổngđiểm cho mỗi phương án Có thể phân nhóm cho cỏc tiờu thức để dễ xem xét và đánh giá.Nên cộng điểm cho từng nhúm tiờu thức Tổng điểm của từng phương án là chỉ tiêu tổnghợp dùng để so sánh đánh giá các phương án với nhau

2.2.5 Thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giải pháp dã được lựa chọn ởgiai đoạn trước Đây là một giai đoạn rất quan trọng, vì những mô tả chính xác ở đây cóảnh hưởng và tác động trực tiếp tới công việc thường ngày của những người sử dụng Cácnhiệm vụ chính của thiết kế vật lý bao gồm:

Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài:

Phân tích viên phải lựa chọn phương tiện, khuôn dạng của các dòng vào-ra, xác định cáchthức hội thoại với phần tin học hóa của hệ thống và cách thức thực hiện của các thủ tụcthủ công Phân bố thời gian và tạo danh mục các sản phẩm Một số nguyên tắc thực hiện:

- Đảm bảo rằng người sử dụng luôn luôn kiểm soát được hệ thống

- Thiết kế hệ thống theo thói quen và kinh nghiệm của người sử dụng

- Gắn chặt chẽ với các thuật ngữ, dạng thức và các thủ tục đã được dùng

- Che khuất những bộ phận bên trong của các phần mền và phần cứng tạo thành hệ thống

- Cung cấp thông tin tư liệu trên màn hình

- Giảm tới mức tối thiểu lượng thông tin mà người sử dụng phải nhớ trong khi sử dụng hệthống

- Dựa vào những quy tắc đã được chấp nhận về đồ họa, ký họa khi thể hiện thông tin trênmàn hình hoặc trên giấy.

Thiết kế vật lý ngoài yêu cầu phân tích viên phải luôn luôn tiếp tục tính đến khíacạnh chi phí/lợi ích vì mỗi đề xuất khi thiết kế luôn đi liền với những chi phí và lợi íchkhác nhau Phân tích viên phải luôn luôn có quan điểm của mình khi chọn giải pháp vật

lý tốt nhất Đối với mỗi giải pháp được xem xét, phân tích viên phải đánh giá lợi ích hữuhình và vô hình, phải so sánh chúng với chi phí phải bỏ ra, nhất là khi chi phí của giảipháp quá cao

Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra:

Công việc này rất quan trọng trên thực tế vì những nhận xét đánh giá về hệ thốngthông tin của người sử dụng là dựa vào yếu tố đầu ra này Thiết kế vật lý các đầu ra cóhai nhiệm vụ phải làm là : lựa chọn vật mang tin và sắp đặt các thông tin trên đầu ra Lựachọn vật mang tin, có 4 vật mang tin chính được sử dụng để trình bày thông tin:

Giấy: vật mang tin được ưa chuộng, khổ giấy (A3/A4 ), loại giấy (độ dài, hoa văn), loại

máy in, màu

Màn hình: Một số nguyên tắc ra màn hình là : hiện đủ thông tin và nhiệm vụ, hiện rừ

cỏch thoát ra màn hình, đầu ra có nhiều trang thì phải đánh số thứ tự của các trang, hiện

số thứ tự của trang trên tổng số trang, phải theo chuẩn của ngôn ngữ thể hiện, bảng biểuphải có cột dòng, cột, trật tự theo thông tin theo quy định, trật tự quen thuộc của quản lý,dùng tối đa 4 màu, chỉ đặt màu cho những mẫu thông tin quan trọng

Tiếng nói: Được dùng làm vật mang tin, tuy nhiên chỉ nên dùng cho những đầu ra đơn

giản và ngắn

Các vật mang tin từ tính và quang tính: Những vật mang tin này trước hết được dùng để

lưu trữ dữ liệu hoặc chuyển chúng từ nơi này đến nơi khác

Thiết kế phương thức giao tác với phần tin học hóa:

 Giao tác bằng tập hợp lệnh

 Giao tác bằng cỏc phớm trờn bàn phím

 Giao tác qua thực đơn

 Giao tác dựa vào các biểu tượng

2.2.6 Triển khai kỹ thuật hệ thống

Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật: Nhiệm vụ quan trọng nhất của lập kế hoạch là lựa chọn

Thử nghiệm kiểm tra: Đõy là quá trình tìm lỗi Nó là một đánh giá cuối cùng về các đặc

tả, thiết kế và mã hóa với mục đích là nhằm đảm bảo thành phần của chương trình ứngdụng đều được thiết kế và triển khai đúng với yêu cầu đề ra Một số kỹ thuật thử nghiệmchương trình như:rà soỏt cỏc đặc trưng, kỹ thuật kiểm tra logic, kỹ thuật thử nghiệm thủcông, kỹ thuật kiểm tra cú pháp bằng máy tính, kỹ thuật thử nghiệm module, thử nghiệm

hệ thống, kỹ thuật thử stub

Hoàn thiện tài liệu cho hệ thống: Nhiệm vụ quan trọng nhất của công tác triển khai kỹ

thuật hệ thống Hoàn chỉnh các tài liệu cho hệ thống là một bước hết sức cần thiết trướckhi các phân tích viên kết thúc một dự án tin học hóa để bắt đầu chuyển sang một dự ánkhác, nhằm tập hợp các thông tin quan trọng mà họ có được về hệ thống trong quá trình

phát triển và triển khai hệ thống “Tài liệu hệ thống” là một trong những bộ phận quan

trọng nhất của một hệ thống thông tin Nó cho biết lịch sử của một hệ thống, thiết kế vàmục tiêu của hệ thống đó Không có tài liệu thì rất khó thực hiện sự thay đổi đối với hệthống, vì không ai biết được các tệp, các báo cáo và các thủ tục được thiết kế như thế nào

2.2.7 Cài đặt và khai thác

Lập kế hoạch cài đặt: Tức là đem hệ thống mới vào thay thế cho hệ thống cũ.

Giai đoạn này có rất nhiều hoạt động chuyển đổi như : chuyển đổi phần cứng, phầnmềm, dữ liệu và con người cùng tổ chức Cần phải xây dựng kế hoạch chuyển đổi mộtcách chi tiết vỡ nó phải kết hợp với những hoạt động đang tiến hành của tổ chức Có khánhiều HTTT không thành công là do cài đặt không tốt

Chuyển đổi bao gồm:

Chuyển đổi kỹ thuật:

Phần cứng: Mua sắm lắp đặt và vận hành thử.

Phần mềm: Cài đặt và hiệu chỉnh.

Dữ liệu: Có thể tạo những tệp mới, chuyển đổi dữ liệu từ thủ công sang tin học hóa, bổ

sung dữ liệu vào những tệp dữ liệu đó cú Đây là công việc rất lớn, đòi hỏi rất nhiều chiphí tài chính và nhân lực Rất nhiều hệ thống phải ngừng trệ vì không thực hiện tốt giaiđoạn chuyển đổi dữ liệu

Chuyển đổi về mặt tổ chức: Tổ chức đào tạo để chuyển đổi người sử dụng từ hệ thống cũ

sang hệ thống mới Có 3 loại hình : đào tạo về HTTT cho lónh đạo, đào tạo và huấn luyệnnhững người sử dụng trực tiếp hệ thống mới và đào tạo những người có liên quan tới hệthống mới

Khai thác và bảo trì: Tiến hành khai thác và bảo trì hệ thống thông tin quản lý Cán bộ

quản lý phải tham gia vào mọi giai đoạn của quá trình phát triển một hệ thống thông tinquản lý của tổ chức minh

2.3 Phân tích chức năng:

Xác định rừ cỏc chức năng của hệ thống từ đó hiểu rõ những chức năng kinhdoanh HTTT trợ giúp Phõn tích chức năng phải dựa vào kết quả thu thập thông tin quacán bộ quản lý cũng như các chuyên viên của tổ chức Mô tả chức năng hệ thống bằngcác mô hình, mỗi chức năng bao gồm: tên chức năng, mô tả chức năng, thông tin đầu vào,thông tin đầu ra, sơ đồ liên kết chức năng

2.4 Hiệu quả kinh tế của hệ thống thông tin quản lý

Khái niệm hiệu quả kinh tế bao gồm:

- Hiệu quả kinh tế tuyệt đối

E = Tổng thu nhập - Tổng chi phí

- Hiệu quả tương đối

e = Tổng thu nhập / Tổng chi phí

- Thời điểm hòa vốn

Trên đây là ba chỉ tiờu chớnh khi xem xét hiệu quả của một đầu tư Hiệu quả kinh

tế của HTTT quản lý cũng được xem xét như một đầu tư Một số nguyên tắc xem xét hiệuquả kinh tế của HTTT Để tính toán hiệu quả kinh tế của một HTTT quản lý cần xem xét

các nguyên tắc tính toán thu thập và chi phí sau: giỏn tiếp và trực tiếp, cố định và biếnđộng, hữu hình và vô hình, toàn diện và ước lượng là chính.

Phương pháp phân tích chi phí: Phương pháp này ước tính tổng chi phí ở thời điểm kết

thúc khai thác HTTT và tính thu nhập tích lũy của từng kỳ Từ đó xác định hiệu quả tuyệtđối, tương đối và thời điểm hoàn vốn

Phương pháp phân tích đa tiêu chuẩn: Phương pháp này bắt đầu từ việc xây dựng một bộ

tiêu chuẩn đánh giá HTTT như: tổng chi, tổng thu và thời điểm hoàn vốn, tin cậy, kịpthời, đầy đủ, dễ hiểu, thích hợp, an toàn, hiện đại, dễ sử dụng, Quy định trọng số chomỗi tiêu chuẩn, cho điểm HTTT theo từng tiêu chuẩn Nếu ước lượng mỗi điểm là mộtgiá trị tiền tệ nào đó thì ta có giá trị ước tính của HTTT

2.5 Phần mềm và những khái niệm cơ bản

2.5.1 Khái niệm phần mềm

Theo tiến sỹ Roger Pressman một chuyên gia về công nghệ phần mềm của mỹ thì

“Phần mềm” là :

 Các chương trình máy tớnh

 Các cấu trúc dữ liệu cho phép chương trình xử lý các thông tin thích hợp

 Các tài liệu mô tả hướng dẫn sử dụng các chương trình ấy

2.5.2 Tầm quan trọng của phần mềm

Một công ty nếu muốn tồn tại và phát triển thì công tác quản lý phải được thựchiện một cách tốt nhất Hiện nay, công tác quản lý là một công việc đòi hỏi tớnh hệthống, tính nhanh nhạy, chính xác và rất phức tạp Vì vậy nhà quản lý đòi hỏi phải có một

hệ thống các chương trình phần mềm để hỗ trợ cho việc ra quyết định của mình Tin họchoá công tác quản lý trong một tổ chức sẽ giúp cho công tác quản lý ở doanh nghiệp đóđược thực hiện một cách hệ thống, logic và nhanh chóng Tại công ty INET hiện nay,việc tin học hoỏ cũn chưa hoàn chỉnh, mới chỉ diễn ra trên từng mảng nhỏ Việc cần thiết

là ứng dụng công nghệ vào việc quản lý nhất là tại bộ phận quản lý kho hàng của công ty.Với khối lượng dữ liệu đồ sộ và được cập nhật liên tục, việc quản lý dựa trên MicrosoftExcel không đảm bảo tính chính xác, tính liên tục của công việc Bộ phận này cần đượcđầu tư một phần mềm đặc dụng để hiệu quả của công việc được nâng cao hơn

2.5.3 Ngôn ngữ thiết kế phần mềm

Các thành phần của phần mềm được xõy dựng bằng cách dùng một ngôn ngữ lậptrình với vốn từ vựng hạn chế và một văn phạm hoàn toàn xác định

Ngôn ngữ thế hệ thứ nhất: Tiêu biểu nhất của ngôn ngữ thế hệ thứ nhất là hợp ngữ Các

ngôn ngữ thế hệ thứ nhất có đặc điểm là phụ thuộc rất nhiều vào từng máy tớnh điện tủ

cụ thể và mức độ trừu tượng của các chương trình thường thấp

Ngôn ngữ thế hệ thứ hai: Ngôn ngữ thế hệ thứ hai được phát triển từ cuối những năm

1950 và đầu những năm 1960 Các ngôn ngữ thế hệ thứ hai được đặc trưng bởi việc sửdụng một thư viện các chương trình phần mềm rất lớn được sử dụng rộng rói trong nhiềulĩnh vực khác nhau Một số chương trình tiêu biểu như : FORTRAN, COBOL, BASIC

Ngôn ngữ thế hệ thứ ba: Ngôn ngữ lập trình thế hệ thứ ba cũn được gọi là ngôn ngữ lập

trình hiện đại Nét đặc trưng của các ngôn ngữ này là khả năng cấu trúc rất phong phú vàcác thủ tục mạnh Các ngôn ngữ thế hệ thứ ba có thể chia thành 3 nhúm là:

 Ngôn ngữ cấp cao vạn năng như ALGOL, PASCAL

 Ngôn ngữ cấp cao hướng sự vật như C++, Object Pascal

 Ngôn ngữ cấp cao chuyên dụng

2.5.4 Các quy trình trong sản xuất phần mềm

2.5.4.1 Quy trình xác định yêu cầu người sử dụng

Mục đích: Khảo sát hệ thống, xác định chớnh xác yêu cầu của khách hàng về phần mềm

tương lai Yêu cầu đặt ra là phải lượng hoá và biểu diễn dưới dạng các mô hình

Dấu hiệu: Quy trình xác định yêu cầu người sử dụng đặc trưng bởi: khảo sát hệ thống,

phõn tích nghiệp vụ chuyên sõu, phõn tích yêu cầu khách hàng, lập mô hình hoạt độngcủa hệ thống

Bắt đầu

Lập kế hoạch xác định yêu cầu

Xác định yêu cầu ng ời sử

Mục đớch: Nghiờn cứu, đề xuất giải phỏp kỹ thuật thực hiện, tiến hành xừy dựng hợp

đồng với khỏch hàng, theo dừi tiờn trỡnh thực hiện hợp đồng, tổ chức thanh lý, thanh toỏnhợp đồng và lập hồ sơ tổng quỏt về quy trỡnh hợp đồng phần mềm

Dấu hiệu: Quy trình xõy dựng hợp đồng phần mềm tập trung vào các dấu hiệu sau đõy:

xõy dựng hợp đồng phần mềm với khách hàng, theo dừi thực hiện hợp đồng với kháchhàng, thanh toán thanh lý hợp đồng phần mềm

2.5.4.3 Quy trình thiết kế phần mềm

Mục đích: Trên cơ sở hồ sơ giai đoạn phõn tích ta chuyển sang quy trình thiết kế nhằm

xác định hồ sơ tổng thể các vấn đề thiết kế phần mềm từ tổng quát tới chi tiết

Dấu hiệu: Thiết kế cấu trúc phần mềm, thiết kế dữ liệu, thiết kế thủ tục, thiết kế chương

trình, thiết kế giao diện

2.5.4.4 Quy trình lập trình phần mềm

Mục đích: Trên cơ sở của hồ sơ thiết kế, bộ phận lập trình tiến hành chi tiết hoá các sơ đồ

khối hay các lưu đồ đẻ tiến hành các bản vẽ thiết kế sản phẩm phần mềm nhưng bản thõncông đoạn lập trình phải trung thành với thiết kế kiến trúc của phần mềm, không đượcthay đổi

Dấu hiệu: Lập trình các thư viện chung, lập trình module, tích hợp hệ thống.

2.5.4.5 Quy trình kiểm thử phần mềm

Mục đích: Sau khi kết thức công đoạn lập trình, các lập trình viên tiến hành test chương

trình và test toàn bộ phần mềm bao gồm test hệ thống, test tiêu chuẩn nghiệm thu nhằmđảm bảo phần mềm làm ra có chất lượng cao

Dấu hiệu: Lập kịch bản test, test hệ thống, test nghiệm thu.

Test nghiÖm thu

B¸o c¸o quy tr×nh

2.5.4.6 Quy trình triền khai phần mềm

Mục đích: Đõy là công đoạn cuối cùng trong toàn bộ công đoạn khép kín của quy trình

B¸o c¸o qu¶n trÞ

§µo t¹o sö dông DuyÖt

2.6 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu

 Khuôn dạng màn hình nhập liệu phải được thiết kế giống như khuôn dạng của tài liệugốc Không được bắt người sử dụng phải nhớ thông tin từ màn hình này sang mànhình khác Nên nhúm các trường thông tin trên màn hình theo một trật tự có ý nghĩa,

tự nhiên, theo tần số sử dụng và theo chức năng hoặc tầm quan trọng

 Không bắt người dùng phải nhập thông tin thứ sinh, đặt tên cho các ô nhập liệu ở trênhoặc bên trái của ô

 Tự động cập nhật các giá trị ngầm định nếu có thể

 Sử dụng phớm tab, phớm enter để chuyển đến các trường thông tin tiếp theo

 Sử dụng tối đa là 3 mầu trên một form chức năng và chỉ tô màu nhấn mạnh nhữngtrường thông tin quan trọng

2.7 Nguyên tắc cơ bản trình bày thông tin trên màn hình

Về mặt từ ngữ: Mỗi thực đơn phải có một tiêu đề rừ nghĩa, từ mục phải mô tả rừ chức

năng sẽ được thực hiện

Về mặt tổ chúc: Phõn các thực đơn thuộc cùng một nhúm chức năng vào những mục

riêng

Về mặt kích thước và hình thức: Số lượng các mục trên thực đơn không nên vượt quá

chiều dài màn hình Có thể sử dụng thực đơn nhiều cấp để thay thế những thực đơn quádài Thực đơn sử dụng tiếng việt có dấu và có định nghĩa phớm tắt tạo điều kiện khi sửdụng

2.8 Một số công cụ nghiên cứu đề tài

2.8.1 Công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin

2.8.1.1 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD

Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD của hệ thống thông tin chỉ ra cho chúng ta biết

hệ thống cần phải làm gì chứ không chỉ ra là phải làm như thế nào Ở đõy chúng ta chưacần lưu ý tới các phương tiện để thực hiện các sơ đồ chức năng ấy như nhõn lực, máymóc hoặc các vị trí bắt buộc về các chức năng Chúng ta cũng chưa cần phõn biệt chứcnăng hành chớnh với chức năng quản lý Tất cả các chức năng đó đều quan trọng và cầnđược xử lý như nhau như một phần của cùng một cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý