xây dựng hệ thống quản lý bán hàng ”. công cụ sử dụng là hệ quản trị cơ sở dữ liệu microsoft access kết hợp ngôn ngữ lập trình microsoft visual basic 6.0

Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội MỤC LỤC KẾT LUẬN 46 Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội PHẦN MỞ ĐẦU Tin học phát triển mạnh mẽ và góp phần đem lại cho con người những thay đổi lớn. Các ứng dụng của tin học ngày càng đi sâu vào đời sống của con người và nó đã trở thành một sản phẩm không thể thiếu của thế giới văn minh. Người ta đã tin học hoá trong mọi lĩnh vực và rõ nhất là, trong lĩnh vực quản lý thì việc ứng dụng tin học lại càng vô cùng quan trọng. Người ta có thể dễ dàng quản lý công việc của mình nhờ vào việc ứng dụng Công nghệ thông tin. Với những đòi hỏi thực tế như vậy thì người ta đã đưa tin học ứng dụng vào trong việc quản lý để giúp tiết kiệm thời gian và sức lực của con người, một trong những ứng dụng Công nghệ thông tin nhiều nhất đó chính là việc quản lý trong các lĩnh vực kinh doanh, và đây cũng là ngành có sự phát triển nhanh và mạnh nhờ vào tin học ứng dụng. Nhu cầu thực tế hiện nay đặt ra là: tại mỗi một đơn vị kinh doanh đều cần có một hệ thống quản lý bán hàng, quản lý bán hàng giúp giảm bớt công việc thủ công hàng ngày và tránh được những sai sót không đáng có, có thể xảy ra. Để làm các công việc trên thì ta phải xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng có sử dụng Công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin có thể giúp ta giảm bớt các công việc làm bằng phương pháp thủ công, tránh được các sai sót không đáng có, nâng cao được năng suất chất lượng quản lý, nhất là khi khối lượng công việc đó quá lớn. Trong tình hình phát triển của xã hội cũng như hoạt động kinh doanh đang dần tăng lên, do vậy tin học hoá hoàn toàn về hệ thống là nhu cầu cấp thiết hiện nay. Trên cơ sở đó em đã lựa chọn đề tài tốt nghiệp “Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng ”. Công cụ sử dụng là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access kết hợp ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Basic 6.0. Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường 1 Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội Để hoàn thành đồ án tốt nghiệp này, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến: * Cơ giỏo hưỡng dẫn đồ án - Thạc Sĩ Nguyễn Thị Thu Trang - Giảng viên khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, đó hết lòng giúp đỡ hưỡng dẫn chỉ dậy tận tình để em hoàn thành được đồ án này. * Các cán bộ văn phòng, Ban Gián đốc trong Công ty Cổ phần vật tư thiết bị Văn hoá đã nhiệt tình tạo mọi điều kiện giúp đỡ em khảo sát hệ thống kinh doanh trong Công ty. * Các bạn lớp CNTT K1 Thương mại Trung ương đã góp ý và giúp đỡ trong quá trình làm đồ án này. Hà Nội, tháng 2 năm 2009 Sinh viên thực hiện Lớp CNTT Thương mại Trung ương Chu Việt Cường Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường 2 Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội CHƯƠNG 1 Ệ TH ỐN THÔNG TIN VÀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ N HÀNG HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ QUY TRÌNH XÂY DỰNG HTTT .Hệ thống thông tin 1. Định nghĩa hệ thống là gì ? thống là tập hợp các phần tử có quan hệ qua lại với nhau cùng hoạt động hướng đến một mục tiêu chung thông qua việc tiếp nhận cái vào và sản sinh ra cái ra nhờ một quá trình chuyển đổi được tổ chức. 2 Các tính chất cơ bản của một hệ thống Tính nhất thể (tạo thành một thể thống nhất) thể hiện ở chỗ: Phạm vi và quy mô hệ thống được xác định như một thể thống nhất và không thể thay đổi trong những điều kiện nhất định. Khi đó, nó tạo ra đặc tính chung để đạt mục tiêu hay chức năng hoàn toàn xác định mà từng các bộ phận hoặc phần tử của nó đều lập thành hệ thống và mỗi hệ thống được hình thành đều có mục tiêu (hay chức năng) khác với mục tiêu của một hệ thống khác nó. Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường 3 Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội Tính tổ chức có thứ bậc: Bất kỳ một hệ thống nào đều là một hệ thống con của hệ thống lớn hơn và chính nó lại có các hệ thống con của mình. Tính cấu trúc: Chính cấu trúc của hệ thống xác định đặc tính hay cơ chế vận hành của nó và quyết định các mục tiêu mà hệ thống đạt đến. Cấu trúc thường được xác định bởi: lượng và chất lượng các phần tử và cách thức sắp xếp chúng. c mối liên hệ giữa chúng. ững đặc trưng của cấu trúc trên đây làm cho hệ thống có thể có các mức khác nhau: Cấu trúc yếu ( í mối quan hệ, cường độ tác động yếu, dễ thay đổi ) hay cấu trúc chặt (vững chắc, rõ ràng, khó thay đổi). Nhiều hệ thống có cấu trúc chặt thường gọi là hệ thống có cấu trúc và có khả năng mô tả nó bằng công cụ mô hình hoá với ngữ nghĩa hoàn toàn xác định như mô hình toán học (nên gọi là hình thức hoá được). Sự thay đổi cấu trúc có thể dẫn đến phá vỡ hệ thống cũ và cũng có thể tạo ra những hệ thống mới với đặc tính mới mà hệ thống cũ không thể có được. Cấu trúc hệ thống giới hạn những năng lực có thể có của nó. Thay đổi cấu trúc dẫn đến những thay đổi quan trọng của hệ thống. Vì vậy, việc thay đổi cấu trúc là quan trọng hơn việc thay đổi chức năng, nhưng khó khăn hơn. Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường 4 Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội 1.3. Mục tiêu của việc nghiên cứu hệ thống Để hiểu biết rõ hơn về hệ thống (nhất là đối với hệ thống phức tạp). Để có thể tác động lên hệ thống một cách có hiệu quả. Để hoàn thiện hệ thống hay thiết kế những hệ thống mới. 1.4. Định nghĩa hệ thống thông tin - Đối với nhu cầu con người, thông tin được xem như một đối tượng thường dùng nhất. Thông tin chỉ ra nội dung những trao đổi giữa con người và môi trường để làm dễ dàng cho sự thích nghi của con người. - Nếu có tồn tại một ý định để định nghĩa từ hệ thống thông tin thì phần lớn các ý định đó đều mô tả: Hệ thống thông tin là hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý tốt cơ sở của mình và trợ giúp ra quyết định kinh doanh. Một hệ thống quản lý được phân thành nhiều cấp từ trên xuống dưới và từ dưới chuyển lên trên 1.5. Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý là sự phát triển sử dụng hệ thống thông tin có hiệu quả trong một tổ chức. 2. Phát triển hệ thống thông tin 2.1. Khái niệm về phát triển hệ thống thông tin Phát triển hệ thống thông tin (System Information Development): là một hoạt động nhằm tạo ra một hệ thống thông tin cho một tổ chức. 2.2. Tầm quan trọng của hệ thống thông tin Một tổ chức cần có một hệ thống thông tin vì 3 lý do: - Giúp cho tổ chức khắc phục những khó khăn trở ngại nhằm đạt được Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường 5 Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội mục tiêu của họ. - Hệ thống thông tin giúp cho tổ chức tăng cường tiềm lực để chớp lấy được cơ hội hay vượt qua thách thức trong tương lai. - Do áp lực bên ngoài trong quá trình công tác làm việc. 2.3. Vòng đời phát triển một hệ thống thông tin Hệ thống thông tin được xây dựng là sản phẩm của một loạt các hoạt động được gọi là phát triển hệ thống. Quá trình để phát triển một hệ thống thông tin được gọi là vòng đời phát triển hệ thống Định nghĩa vòng đời phát triển hệ thống Vòng đời phát triển hệ thống: là một phương pháp luận cho việc phát triển các hệ thống thông tin trong nhiều tổ chức. Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường 6 Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội Sơ đồ mô hình vòng đời phát triển hệ thống Khởi tạo và lập kế hoạch + Các chức năng hệ thống cần xây dựng. + Phạm vi hệ thống là gì? + Điều kiện ràng buộc? + Sau khi nghiên cứu hệ thống phải đưa ra được kế hoạch dự án cơ bản. Kế hoạch dự án này cần được phân tích khả thi trên các mặt: Khả thi kinh tế: Vốn đầu tư (lấy vốn ở đâu, bao nhiêu). Chi phí vận hành hệ thống chấp nhận được. Thời gian hoàn thành vốn hợp lý. Khả thi kỹ thuật: Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường 7 Thời gian Hình 1.1 Mô hình thác nước của vòng đời hệ thống Khởi tạo và lập kế hoạch Phân tích Thiết kế Triển khai Vận hành bảo trì Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội Thiết bị có trên thị trường. Các phần mềm dự kiến mua có bán. Các công nghệ sử dụng đã khai thác. Khả thi về hoạt động: Tổ chức quản lý phù hợp. Có thể đào tạo nguồn nhân lực cho hệ thống. Không có vi phạm pháp luật. Khả thi thời gian: Thời gian phát triển hệ thống là chấp nhận được. Xây dựng kế hoạch cơ sở phát triển hệ thống. Phân tích Xác định các yêu cầu cụ thể (chức năng, dịch vụ cần thực hiện và chất lượng của nó). Các ràng buộc lên mỗi chức năng và dịch vụ. Các dữ liệu sử dụng. Mô hình mô tả mối quan hệ của các yếu tố này. Thiết kế hệ thống Chuyển các yêu cầu về hệ thống thành các bản thiết kế để người lập trình chuyển nó thành chương trình. Bản chất là tìm các giải pháp công nghệ cho các vấn đề của hệ thống. Thiết kế trải qua 2 giai đoạn: Thiết kế logic: mô tả các giải pháp bằng các khái niệm và mối quan hệ giữa chúng để từ đó ta thu được mô hình logic (mô hình xử lý, mô hình dữ liệu đặc tả giao diện) Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường 8 Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội Thiết kế vật lý: Gắn các giải pháp với các phương tiện thực thể cụ thể để từ đó ta thu được mô hình vật lý hệ thống: Mô hình đặc tả các đối tượng vật lý của hệ thống như trên thực tế mà nó sẽ được xây dựng. Triển khai Lập chương trình và kiểm thử Lắp đặt hệ thống, cài đặt chương trình chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển đổi dữ liệu Làm tài liệu (hệ thống, kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng) Đào tạo và bố trí làm việc (theo quy trình mới) Vận hành và bảo trì Sửa đổi các sai sót, hướng dẫn để hoạt động vận hành toàn hệ thống. Bổ sung cải tiến một số bộ phận để đáp ứng yêu cầu sử dụng hiệu quả hệ thống. Bảo trì thường xuyên: Khắc phục sự cố Sửa đổi bổ sung: tuỳ theo mức độ cần bổ sung mà ta có thể xem là bảo trì hay phát triển hệ thống mới. Giáo viên HD:THS. Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường 9 Khảo sát Phân tích Thiết kếXây dựng Bảo trì và phát triển Cài đặt Hình1. 2 Chu trình phát triển HTTT [...]... NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC Ngôn ngữ lập trình Visual Basic là ngôn ngữ được xem là một công cụ phát triển phần mềm Đã gần hơn mười năm, Visual Basic quả không hổ danh là một ngôn ngữ lập trình thông dụng nhất trên thế giới hiện nay Nhưng tất cả những tuyên bố này là về cái gì? Chính xác Visual Basic là gì và nó giúp gì cho ta? Như Bill Gates đã mô tả Visual Basic như một công cụ vừa dễ lại vừa... phiếu nhập hàng hóa, in phiếu xuất hàng hóa 2 Biểu đồ luồng dữ liệu a) Biểu diễn luồng dữ liệu mức ngữ cảnh Người quản lý Cập nhập thông tin về hàng hóa Xem thông tin về hàng hóa Quản lý bán hàng Nhận và gửi thông tin về hàng hóa Người bán hàng Xem thông tin về hàng hóa Hình 2.1 Biểu đồ mức ngữ cảnh Trong mô hình hệ thống quản lý bán hàng các tác nhân ngoài được kể đến bao gồm: • Người quản lý Giáo viên... quả của công việc Mặt khác, thực tế đòi hỏi việc xử lý hàng hoá nhập - xuất (bán hàng) phải hết sức nhanh chóng kịp thời Để khắc phục các nhược điểm trên đây, đồng thời nhờ vào sự phát triển nhanh chóng của Công nghệ thông tin thì xây dựng một chương trình quản lý hệ thống Quản lý bán hàng ” giúp cho công tác quản lý kinh doanh là một nhu cầu cần thiết hiện nay 2 Mô tả hệ thống quản lý bán hàng Vào... năm lập phiếu, người lập phiếu, tên hàng, mã hàng, số lượng… Tất cả giá bán đều được Ban giám đốc quyết định, bảng giá bán hàng của công ty được thay đổi giá bán theo từng năm Phương thức hoạt động bán hàng Có hai hình thức bán hàng là: bán đại lý và bán lẻ Bán đại lý và bán lẻ chỉ khác nhau bởi giá bán, giá bán cho đại lý thấp hơn giá bán lẻ là 10% và phân loại khách hàng theo như nếu khách đại lý. .. Quản lý hàng hoá Hàng hoá xuất 5.0 Trợ giúp Danh sách hàng hoá Quản lý xuất hàng Quản lý nhập hàng Hình 2.1 Sơ đồ phân rã chức năng Giáo viên HD:THS Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường 18 Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội • Mô tả chức năng Hệ thống quản lý bán hàng gồm có bốn chức năng chính - Quản lý danh mục: Chức năng này sẽ thực hiên việc cập nhập các thông tin về các danh mục như: quản lý hàng. .. nhập hàng vào kho, cửa hàng đã sẵn sàng cho công việc bán hàng Khi có khách mua hàng, người bán hàng tư vấn sao cho khách hàng mua được mặt hàng đúng với mục đích sử dụng Cuối cùng, cửa hàng sẽ có danh sách hàng hoá chính thức của khách hàng đó Người bán hàng sẽ nhập vào hệ thống bán hàng của cửa hàng gồm: lập phiếu xuất kho gồm các thông tin như: Số chứng từ, ngày tháng năm lập phiếu, loại khách hàng, ... Công tác quản lý Bán hàng tại công ty thời gian trước thì công việc quản lý chủ yếu dựng phương pháp thủ công, tức là quản lý trên các giấy tờ sổ sách dẫn đến việc lưu giữ rất cồng kềnh, gây tốn nhiều thời gian, công sức và thiếu độ chính xác Do đó, công việc quản lý sử dụng phương pháp thủ công sẽ không đáp ứng được nhiệm vụ và mục tiêu của công ty nói chung và quản lý bán hàng của công ty nói riêng,... Việt Cường 19 Quản lý bán hàng Bách Khoa Hà Nội o Cập nhập thông tin về hàng hóa o Xem thông tin về hàng hóa • Người bán hàng o Xem thông tin về hàng hóa o Nhận thông tin về hàng hóa o Gửi thông tin về hàng hóa b) Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Ghi ra danh mục hàng hóa Thông tin hàng hóa Quản lý danh mục Danh mục Người quản lý Ghi phiếu nhập Phiếu nhập Quản lý xuấtnhập HậPnhập Người bán hàng Ghi phiếu... đỉnh -Quản lý danh mục • Vào dữ liệu hàng hóa Người quản lý: Người Hàng hóa Bán hàng thông tin về các loại hàng hóa o Xem o Xem thông tin về nhà sản xuất 3.2 Xuất Phiếu xuất kho hàng Vào dữ liệu hàng hóa Chức năng quản lý xuất nhập Phiếu xuất kho Giáo viên HD:THS Nguyễn Thị Thu Trang SV Chu Việt Cường Ghi ra thông tin phiếu xuất kho Hình 2.4 Biểu đồ mức dưới đỉnh -Quản lý xuất, nhập 21 Quản lý bán hàng. .. tin - Cho phép in các báo cáo 3.2.2 Yêu cầu hệ thống Khi thiết kế hệ thống cần đảm bảo Giảm dư thừa thông tin Chuẩn hoá dữ liệu Dữ liệu phải độc lập Duy trì sự thống nhất dữ liệu Tránh các xung đột về thông tin lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Bảo mật, an toàn đối với dữ liệu 4 Vấn đề tin học hoá * Thuận lợi Khi thực hiện tin học hoá trong quản lý bán hàng của Công ty Cổ phần Vật tư thiết bị Văn hoá sẽ mang . cơ sở đó em đã lựa chọn đề tài tốt nghiệp Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng ”. Công cụ sử dụng là hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access kết hợp ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Basic. lý hệ thống Quản lý bán hàng ” giúp cho công tác quản lý kinh doanh là một nhu cầu cần thiết hiện nay. 2. Mô tả hệ thống quản lý bán hàng Vào cuối mỗi tháng bán hàng, quản lý bộ phận bán hàng. năng HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1 .0. Hệ thống 2 .0. Nghiệp vụ 4 .0. Báo cáo Quản lý nhập hàng Quản lý nhà cung cấp Quản lý hàng hoá Phiếu nhập kho Danh sách hàng hoá 3 .0. Tìm kiếm Hàng hoá