Với kết cấu nội dung gồm 3 phần, đề tài Quản lý bán hàng và công nợ trên môi trường hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access giới thiệu đến các bạn những nội dung về hệ thống về xử lý, dữ liệu, thiết kế hệ thống quản lý bán hàng và công nợ trên môi trường hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access,... Mời các bạn cùng tham khảo.
LỜI NĨI ĐẦU Ngày nay, ứng dụng của tin học trong việc quản lý dường như khơng còn xa lạ với các doanh nghiệp, các cơng ty. Lợi ích mà các phần mềm quản lý đem lại khiến ta khơng thể khơng thừa nhận tính hiệu quả của nó Chương trình quản lý hàng hố và cơng nợ là một trong những cơng việc tương đối phức tạp đòi hỏi nhiều thời gian và cơng sức. Khi quản lý đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong tính tốn, cập nhật thơng tin một cách nhanh chóng, để thcthinciuús giỳpngiqunlýtitkimcthigian,cụng sccngnh hiuqu caotrongcụngvic.Lnhngsinhviờnctrangb nhngkinthccanghnhthụngtinqunlývinhngkinthcótipthuv vndnglýthuytúvocụngvicthctinlxõydngphnmmqunlý hnghoỏvcụngntiCụngtyCP XKĐÔNG NAM A HAMICÔ Quamtthigianphõntớch,nghiờncuvbỏmsỏtthctemónmbt ccụngviccthcachngtrỡnh.Kthpvilýthuytóhctrng vinhucuthitthccachngtrỡnhcựngvis giỳp vhngdntn tỡnhcathygiỏoTrnMnhTun.EmóxõydngcchngtrỡnhXây dng Qunlý bán hàng vcụngn trờnmụitrngh quntr c s d liệu Microsoft Access Mặc dù đã có những cố gắng, cùng với sự giúp đỡ của các thầy cơ giáo nhưng do thời gian có hạn, trình độ chun mơn, kiến thức và kinh nghiệm còn non trẻ nên chương trình khơng tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cơ giáo, của bạn bè để emcúth hon thinhnvmtkinth cvtiptcnghiờncuphỏttrinchngtrỡnh Emxinchõnthnhcmn! Sinhviờn TRÂN VĂN ĐịNH CHƯƠNG 1: CƠ SỞ DỮ LIỆU 1.1 KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ HỆ CƠ SỞ DỮ LIỆU Cơ sở dữ liệu là tập hợp các dữ liệu có mối quan hệ với nhau được lưu trữ trong máy tính theo một quy định nào đó, và được sử dụng cho một số đơng người sử dụng Họ có thể cập nhập số liệu của mình vào máy, lưu trữ, xử lý phục vụ theo u cầu của mình. Cơ sở dữ liệu được thành lập từ các tập tin cơ sở dữ liệu để dễ quản lý và khai thác, mỗi tập tin cơ sở dữ liệu bao gồm các mẫu tin (Record) chứa một số thơng tin về đối tượng Phần chương trình để có thể xử lý, thay đổi dữ liệu được gọi là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database management system). Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có một nhiệm vụ rất quan trọng, nó được coi như là một bộ diễn dịch ( Interpreter) với ngơn ngữ bậc cao, nhằm giúp cho người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà khơng nhất thiết phải biết tường tận các thuật tốn, cũng như là cách lưu trữ, biểu diễn dữ liệu trong máy tính như thế nào. Việc tổ chức một hệ thống thơng tin hay xây dựng một cơ sở dữ liệu cho một ngành khoa học hoặc một ngành kinh tế nào đó càng ngày càng trở nên thơng dụng, có thể phân loại như sau: Tổ chức thơng tin trong các bài tốn khoa học kĩ thuật Kho dữ liệu trong hệ thống thơng tin quản lý Tổ chức dữ liệu có cấu trúc phức tạp như các dữ liệu địa lý Cơ sở dữ liệu trong các hệ thống hỗ trợ cơng nghiệp, hỗ trợ giảng dạy Tổ chức thơng tin đa phương tiện, xử lý tri thức 1.1.1. Ứng dụng trong các bài tốn khoa học kĩ thuật Các bài tốn này có thuật tốn khó, thường thì khơng đòi hỏi cơng cụ tốt nhất về tổ chức dữ liệu. Tuy nhiên, trong các bài tốn phức tạp hơn, với nhiều liệu trung gian thì cách tổ chức dữ liệu hợp lý là điều khơng thể khơng nghĩ đến 1.1.2. Cơ sở dữ liệu trong quản lý Cơng tác quản lý khơng cần thuật tốn phức tạp, nhưng đòi hỏi xử lý nhiều dữ liệu. Khối lượng lớn thơng tin cần được tổ chức có khoa học để tiện cho q trình xử lý. Hình dung như con người ta với khối lượng thơng tin vừa phải còn bao qt được, chứ q nhiều thơng tin khơng có tổ chức làm sao mà xem hết được 1.1.3. Các ngành khoa học khơng phải là cơng nghệ thơng tin Thí dụ như vật lý, hố học, sinh học, ngơn ngữ cũng có các nhu cầu cần lưu trữ, xử lý dữ liệu. Các cơ sở dữ liệu riêng biệt này mang những đặc tính riêng của từng ngành. Các dữ liệu về địa lý, bao gồm các bảng số, các ảnh, các phương pháp truy nhập đến các kho dữ liệu cần được tổ chức và xử lý hợp lý Các dữ liệu địa lý, địa chất, thủy văn, mơi trường thường đòi hỏi các phương tiện nhớ có dung lượng lớn và được xử lý trên các bộ xử lý đặc biệt để đảm bảo tốc độ cao 1.1.4. Tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu Việc tổ chức lưu trữ và xử lý dữ liệu cũng có nhu cầu trong các ứng dụng có sử dụng hệ chun gia, người máy, xử lý các q trình cơng nghiệp. Hơn nữa, trong đề án máy tính các thế hệ sau này, cơ sở dữ liệu có vị trí đáng kể. Riêng về nhu cầu này, cơ sở dữ liệu cần có khả năng cơ giới hố việc tìm kiếm thơng tin nhờ cơ chế suy luận tự động. Vấn đề thời gian thực trong cơ sở dữ liệu được giả quyết để phù hợp với các hệ thống cơng nghiệp, thời gian có thể được thể hiện trong cơ sở dữ liệu thơng qua hai cách: Thời gian tương đối hệ quản trị cơ sở dữ liệu, liên quan đến thay đổi trạng thái của cơ sở dữ liệu Thời gian tuyệt đối của mơi trường được mơ tả trong cơ sở dữ liệu, liên quan đến trạng thái của mơi trường Kiến thức về cơ sở dữ liệu còn được dùng để tổ chức cơ sở tri thức, thiết lập hệ thống câu hỏi, chọn mơ hình trong hệ thống hỗ trợ giảng dạy, hay trong công nghệ dạy học 1.1.5. Ứng dụng trong hệ thống đa phương tiện Việc xây dựng cơ sở dữ liệu đa phương tiện không thể không đề cập giao diện người dùng trong cơ sở dữ liệu, đề cập các nghiên cứu về quan hệ và kiện, đề cập việc tổ chức các câu hỏi cho người sử dụng. Người ta nhận thấy khơng có ngơn ngữ nào là đặc biệt quan trọng và ưu điểm trội hơn hẳn, ngay ngôn ngữ đồ thị Một giao diện hiển thị thường người ta ưa chuộng, với khả năng: + Đưa ra câu trả lời dưới dạng hiển thị như đồ thị, lược đồ, có tác dụng nhấn mạnh trực giác, + Có khả năng lựa chọn thơng tin nhanh một cách tự nhiên, và nhanh chóng + Tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu theo phương thức con người đã quen thuộc, chẳng hạn theo cách tìm sách trong các tủ sách của thư viện Trong số các giao diện người dùng, giao diện đa hình thái, giao diện dùng ngơn ngữ tự nhiên được quan tâm và nay cũng có nhiều kết quả tốt đẹp Tuy khơng được xây dựng như hệ thống tri thức hay hệ chun gia, cơ sở dữ liệu có thể mơ tả và xử lý các tri thức. Một thế hệ mới của các cơ sở dữ liệu suy diễn, các tri thức xử lý được thể hiện dưới các dạng: 1. Tri thức tổng qt như các luật và sự kiện, 2. Các điều kiện thay đổi, hoặc kích hoạt dữ liệu, 3. Suy diễn các thơng tin có liên hệ với các sự kiện và luật Ngồi ra, người ta còn đề cập khía cạnh về xử lý các tri thức khơng đầy đủ * Cơ sở dữ liệu được thành lập từ các tập tin cơ sở dữ liệu để quản lý và khai thác. Mỗi tập tin cơ sở dữ liệu bao gồm các mẩu tin (Record) chứa một số thơng tin về đối tượng Nhu cầu tích lũy và xử lý các dữ liệu đã nảy sinh trong mọi cơng việc, trong mọi hoạt động của con người. Một cá nhân hay một tổ chức có thể đã nhầm có một hệ thống xử lý dữ liệu, cho dù cơ chế hoạt động của nó là thủ cơng và chưa tự động hố Một bài tốn nhỏ cũng cần đến dữ liệu, nhưng khơng nhất thiết phải quản lý các dữ liệu này theo các phương pháp khoa học. Do khả năng tổng hợp của người xử lý các, các dữ liệu được lấy ra, được xử lý mà khơng vấp phải khó khăn nào. Tuy nhiên khi bài tốn có kích thước lớn hơn hẳn và số lượng dữ liệu cần phải xử lý tăng lên nhanh thì e rằng tầm bao qt của con người bình thường khó có thể quản lý hết được đấy là khơng kể đến một số loại dữ liệu đặc biệt, chúng đòi hỏi được quản lý tốt khơng phải vì kích thước mà vì sự phức tạp của bản thân chúng Lúc bắt đầu cơng tác tự động hố xử lý dữ liệu, người ta sử dụng các tệp liệu nơi chứa thơng tin và dùng các chương trình để tìm kiếm, thao tác trên các dữ liệu của tệp đó. Đó tiền thân của các hệ thống cơ sở dữ liệu. Tuy nhiên một vài người hiểu chưa chính xác về cơ sở dữ liệu; họ coi các hệ quản trị là cơ sở dữ liệu. Việc coi các “tệp dữ liệu” là cơ sở dữ liệu hoặc coi một phần mềm nào cho phép xử lý dữ liệu như hệ quản trị cơ sở dữ liệu là nhìn nhận khơng chính xác. Để hiểu đầy đủ các khía cạnh về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta cần được trang bị các khái niệm cơ bản Tổ chức việc xử lý dữ liệu một cách khoa học đòi hỏi con người sử dụng cơ sở dữ liệu. Trên các hệ thống máy lớn cũng như các máy vi tính, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu phải có những đặc trưng để người dùng có thể phân biệt nó với chương trình thao tác đơn giản trên các dữ liệu Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có phương pháp, cơng cụ để lưu trữ, tìm kiếm, sửa đổi và chuyển đổi các dữ liệu. Đó là các chức năng đầu tiên, được thực hiện theo các thuật tốn hồn thiện, đảm bảo được bảo vệ và đảm bảo việc thực hiện đạt hiệu quả Hệ quản trị cơ sở dữ liệu có giao diện sử dụng cho phép người dùng liên hệ với nó. Nó cũng liên hệ với các bộ nhớ ngồi qua giao diện, qua các lệnh các ngơn ngữ người / máy. Người sử dụng dùng ngơn ngữ hỏi cơ sở dữ liệu để khai thác các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị trao đổi với các tệp cơ sở dữ liệu đang được lưu trữ trên phương tiện nhớ Mơ tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, dạng dữ liệu và tính chất của dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác hẳn với hệ quản lý các tệp hay các tệp cơ sở dữ liệu bởi lẽ nó cho phép mơ tả dữ liệu theo cách khơng phụ thuộc vào người sử dụng, khơng phụ thuộc vào u cầu tìm kiếm và thay đổi thơng tin Tuy phân biệt được các hệ thống quản trị tệp với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu, người ta vẫn nhìn nhận việc xử lý dữ liệu theo cách người ta đã quen dùng Theo cách nhìn từ bộ nhớ ngồi đang lưu trữ các dữ liệu cho đến nơi có người u cầu xử lý dữ liệu, người ta thấy có các chức năng liên quan đến dữ liệu như: Chức năng quản lý dữ liệu ở bộ nhớ phụ, như hệ thống quản lý các tệp phân phối khoảng trống trên thiết bị nhớ Chức năng quản lý dữ liệu trong các tệp, quản lý quan hệ giữa các dữ liệu nhằm tìm kiếm nhanh. Đó là hệ truy nhập dữ liệu hay hệ thống quản trị dữ liệu theo cấu trúc vật lý của dữ liệu. Do vậy chương trình ứng dụng thực hiện chức năng quản trị dữ liệu khơng thể quản lý dữ liệu một cách rõ ràng được Chức năng quản trị dữ liệu theo các ứng dụng. Nếu người sử dụng được phép mơ tả dữ liệu, họ có thể diễn tả u cầu về dữ liệên màn hình tồn bộ danh sách các khách hàng đã mua hàng của Cơng ty và thốt khỏi Form này khi hồn thành cơng việc Khi bạn nháy chuột vào nút Xem sẽ cho kết quả: d) Danh sách nợ của khách hàng 58 Biểu mẫu này cho phép bạn xem danh sách các khách hàng nợ tiền Cơng ty và tìm theo tên khách hàng e.Báo cáo cơng nợ chi tiết 59 2.3 Tìm kiếm a) Tìm thơng tin hàng theo tên Biểu mẫu này cho phép bạn tìm các thơng tin về mặt hàng theo tên hàng mà bạn muốn Khi bạn Click chuột vào nút Xem sẽ cho kết quả sau: 60 b)Tìm mặt hàng bán chạy nhất trong 1 khoảng thời gian Biểu mẫu này cho phép bạn tìm các mặt hàng bán chạy nhất trong khoảng thời gian. Khi bạn Click chuột vào nút Xem sẽ cho kết quả sau: 61 3.Trợ giúp 62 ... Mơ tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, dạng dữ liệu và tính chất của dữ liệu. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác hẳn với hệ quản lý các tệp hay các tệp cơ sở dữ liệu bởi lẽ nó cho phép mơ tả dữ liệu theo cách khơng phụ thuộc vào người sử dụng, khơng phụ thuộc vào u cầu tìm kiếm và thay đổi thơng tin... ngơn ngữ người / máy. Người sử dụng dùng ngơn ngữ hỏi cơ sở dữ liệu để khai thác các chức năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Hệ quản trị trao đổi với các tệp cơ sở dữ liệu đang được lưu trữ trên phương tiện nhớ Mơ tả dữ liệu được xem như việc xác định tên, dạng dữ. .. một vài người hiểu chưa chính xác về cơ sở dữ liệu; họ coi các hệ quản trị là cơ sở dữ liệu. Việc coi các “tệp dữ liệu là cơ sở dữ liệu hoặc coi một phần mềm nào cho phép xử lý dữ liệu như