ĐỀ TÀI: Quản lý nhân sự-lương trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu MICROSOFT ACCESS ppt

Em đã cố gắng và mạnh dạn đưa ra một phương pháp phân tích thiết kế hệ thống trong bài toán quản lý nhân sự-lương trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu MICROSOFT ACCESS, đây cũng chỉ là một phư

ĐỀ TÀI: Quản lý nhân sự-lương trên

hệ quản trị cơ sở dữ liệu MICROSOFT ACCESS

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU……… 3

CHƯƠNG I : GIỚI THIỆU VÀ KHẢO SÁT HỆ THỐNG ……… 5

I.Giới thiệu về công ty……… 5

1 Quá trình hình thành và phát triển……… 5

2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban……….6

II Khảo sát hệ thống ……… 14

1.Tổng quan về hệ thống quản lý ……… 14

2.Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý nhân sự ……… 14

3.Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn……… 15

4.Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới……….15

CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG ……… 16

1 Các chức năng cơ bản của hệ thống: ……… 16

1.1> Quản lý hồ sơ :………16

1.2> Quản lý lương ………16

1.3> Tra cứu,Tìm kiếm :……….16

1.4> Báo cáo,Thống kê ……… 16

2 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý nhân sự/ lương:……… 17

2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng……….17

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh………17

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh………18

2.3.1 Chức năng quản lý hồ sơ………19

2.3.2 Chức năng quản lý lương:……… 19

2.3.3 Chức năng tra cứu tìm kiếm:……… 19

2.3.4 Chức năng báo cáo, thống kê:………20

2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh tổng hợp………21

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA CHƯƠNG TRÌNH…………22

1.Cơ sở dữ liệu………22

2 Sử dụng Microsoft Access để tạo cơ sở dữ liệu cho chương trình……….23

2.1 Lược đồ cấu trúc dữ liệu (LCD): ……….24

2.2 Thiết kế các file dữ liệu………25

2.2.1 Bảng HoSoCanBo lưu trữ thông tin về nhân sự trong một cơ quan………… 25

2.2.2 Bảng lương lưu trữ thông tin về quá trình lao động của nhân sự……….26

2.2.3 Bảng HesoLuong lưu trữ thông tin về hệ số lương của công ty………27

2.2.4 Bảng Thưởng lưu trữ thông tin về hệ số lương của công ty……… 27

2.2.5 Bảng HesoLuong lưu trữ thông tin về hệ số lương của công ty………27

3 Dùng Microsoft Access để tạo bộ cơ sở dữ liệu……….28

3.1 Mối quan hệ cho các bảng dữ liệu trong chương trình……….28

3.2 Relationships phân hệ Quản lý nhân sụ-tiền lương……… 28

4.Thiết kễ Module:……… 29

4.1 Xây dựng lược đồ cấu trúc chương trình LCT:………29

4.1.1 Chỉnh sửa hồ sơ:………29

4.1.2 Chấm công……….29

4.1.3 Tính lương:………30

4.1.4 Tra cứu:……… 30

4.1.5 Thống kê báo cáo:……… 31

4.2 Đặc tả Module:………31

4.2.1 Cập nhật hồ sơ:……… 31

4.2.2 Tra cứu,Tìm kiếm:……….32

CHƯƠNG IV: SỬ DỤNG NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC ĐỂ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH ……… 33

1.Ngôn ngữ lập trình Visual Basic……… 33

2.Các đối tượng truy cập dữ liệu……….34

3 Sử dụng các đối tượng truy cập dữ liệu trong chương trình……… 35

4 Các điều khiển giao diện người sử dụng……….39

5 Sử dụng các câu truy vấn (SQL)……….40

6 Cài đặt và chạy chương trình……… 44

CHƯƠNG V: ĐÁNH GIÁ VÀ PHÁT TRIỂN ĐỀ TÀI ………54

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN………55

XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP……… 56

TÀI LIỆU THAM KHẢO……… 57

CODE CỦA CHƯƠNG TRÌNH……… ……… 58

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay song song với quá trình phát triển công nghệ khoa học và kỹ thuật thì nghành khoa học tính toán đã đóng vai trò quan trọng, nó đã đạt được những thành tựu khoa học kỹ thuật rực rỡ với những bước tiến nhảy vọt.Việc

áp dụng các công nghệ khoa học kỹ thuật vào lĩnh vực đời sống của con người ngày càng tăng và không ngừng can thiệp vào hầu hết các công việc trong đời sống Công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đó Đi đôi với

sự phát triển của công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc các sản phẩm phần mềm ứng dụng ra đời có tính chất quyết định đối với việc áp dụng ngành khoa học này

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam , công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học kỹ thuật không thể thiếu trong việc áp dụng vào các hoạt động xã hội như: Quản lý, kinh tế, thông tin

Ở nước ta hiện nay , việc áp dụng vi tính hoá trong việc quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết Nhưng một vấn đề đặt

ra trong việc quản lý là làm thế nào để chuẩn hoá cách xử lý dữ liệu ở các cơ quan, xí nghiệp, bởi trăm xí nghiệp, trăm cơ quan là trăm cách xử lý khác nhau, ở đây chúng tôi muốn đề cập tới tầm quan trọng của việc phân tích vấn

đề trong quản lý ứng dụng vào vi tính Đó cũng là một vấn đề còn nhiều hạn chế của đội ngũ nhân viên trong việc quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp của ta Một thực trạng dang diễn ra là các công ty thường mời các chuyên viên phần mềm vi tính về viết chương trình, nhưng họ không hiểu chương trình được viết như thế nào, hoặc ứng dụng được phân tích ra sao Họ không biết làm gì ngoài việc ấn nút theo sự hướng dẫn của công ty phần mềm khi sử dụng chương trình họ viết Khi muốn thay đổi nho nhỏ trong chương trình lại phải mời chuyên viên,vì người điều hành chỉ biết ấn nút mà thôi, mà những thay

đổi này có thể khi phân tích vấn đề không ai để ý hoặc khách hàng quên khuấy không yêu cầu chuyên viên khắc phục trong chương trình Sự hạn chế trong việc phân tích vấn đề, quản lý đã không phát huy hết tác dụng của máy tính Với mong muốn giúp các bạn hiểu được tầm quan trọng của việc phân tích thiết kế một hệ thống thông tin tự động hoá trong lĩnh vực quản lý Em đã cố gắng và mạnh dạn đưa ra một phương pháp phân tích thiết kế hệ thống trong bài toán quản lý nhân sự-lương trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu MICROSOFT ACCESS, đây cũng chỉ là một phương pháp trong nhiều phương pháp, nó có thể chưa được hoàn thiện nhưng cũng phần nào đấy giúp các bạn hiểu được vai trò của việc phân tích thiết kế trong bài toán quản lý nói chung

Mặc dù rất cố gắng để hoàn thành công việc, xong thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức chưa nhiều nên việc phân tích thiết kế còn có nhiều thiếu xót cần được bổ xung Vì vậy, e mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè để đề tài ngày càng hoàn thiện hơn

Cuối cùng, em xin chân thành cảm ơn Ths Nguyễn Thanh Hương giảng viên bộ môn công nghệ thông tin Trường Đại Học Kinh Tế Quốc Dân đã tận tình chỉ bảo hướng dẫn em hoàn thành đề tài này

Ngoài ra, e xin chân thành cám ơn quý công ty TNHH Minh Trí đã tạo điều kiện cho e thực tập tại công ty để e có thể hoàn thành được đề tài này

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VÀ KHẢO SÁT HỆ THỐNG

I Giới thiệu về công ty

1.Quá trình hình thành và phát triển

Ngày 22/06/1995 UBND thành phố Hà Nội cấp giấy phép số 1906GP/UB quyết định thành lập công ty TNHH Minh Trí Là một công ty may thêu chuyên sản xuất và xuất khẩu các mặt hàng may mặc bằng vải dệt kim Sản phẩm của công ty đã có mặt ở khắp các thị trường trên thế giới như thị trường EU, Canada, Đức, Tiệp, Đài Loan, Nhật Bản, Hồng Kông, Trung Quốc, đặc biệt là thị trường Mỹ

Trong 13 năm qua, công ty đã không ngừng hoàn thiện về cơ cấu tổ chức

và bộ máy quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất của cán bộ công nhân viên trong công ty để luôn đạt mức tăng trưởng và kim ngạch xuất khẩu cao Đồng thời tạo công ăn việc làm cho hàng nghìn lao động, nâng cao chất lượng đời sống cán bộ công nhân viên

Giới thiệu cụ thể:

- Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Trí

- Tên giao dịch: Minh Tri Limited Company

- Tên viết tắt: Minh Tri co.lmt

- Trụ sở chính: Khu công nghiệp Vĩnh Tuy - Quận Hoàng Mai – Tp Hà Nội

- Hình thức hoạt động: sản xuất kinh doanh

- Sản phẩm của công ty: chủ yếu là các sản phẩm từ vải dệt kim bao gồm quần, áo các loại Có 2 dòng sản phẩm là: hàng cao cấp và hàng đại trà

- Kim ngạch xuất khẩu đạt: 24.344.000 USD (2006)

- Sản lượng sản xuất đạt: 5.993.000 sản phẩm (2006)

- Doanh thu đạt: 67 tỷ đồng

- Số máy may:570

- Số dàn máy thêu: 4

- Thành tích đạt được:

+ Thành tích xuất khẩu do Bộ Thương mại tặng năm 2004

+ Bằng khen của Liên đoàn quận Hoàng Mai về công tác tốt

+ Bằng khen của Sở Y tế Hà Nội về VSATTP và chăm sóc sức khoẻ ban đầu cho người lao động

+ cùng nhiều bằng khen về công tác an ninh trật tự, công tác phòng cháy chữa cháy, bảo hiểm xã hội,

Tuy còn non trẻ nhưng công ty TNHH Minh Trí đã và đang khẳng định mình trên con đường hội nhập kinh tế quốc tế nói chung và ngành dệt may Việt Nam nòi riêng

2.Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty

+ Giám đốc: Là người đứng đầu công ty:

- Chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật về tất cả các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Điều hành chung mọi hoạt động của các phòng ban trong công ty

- Chịu trách nhiệm chỉ đạo, bồi dưỡng và nâng cao chuyên môn, kỹ thuật

và cải thiện đời sống cho cán bộ công nhân viên

- Kết hợp chặt chẽ với các phòng chức năng, các phòng nghiệp vụ của công ty tạo điều kiện cho các tổ chức, đoàn thể hoạt động theo đúng quy chế

- Trực tiếp phụ trách công tác cán bộ

+ Phó giám đốc: Là trợ lý của giám đốc - điều hành công ty trong từng lĩnh vực:

- Chịu trách nhiệm toàn bộ về mặt kỹ thuật, quân sự tự vệ, phụ trách về đào tạo kế hoạch tác nghiệp, theo dõi, đôn đốc sản xuất hàng trong các phân xưởng, theo dõi hiện trạng máy móc, thiết bị sản xuất

- Ký kết hợp đồng nội địa

- Liên doanh ký kết

- Mua bán vật tư, hàng hoá, nguyên vật liệu chính, phụ tùng thiết bị

- Kết hợp cùng phòng tài vụ kinh doanh thành phẩm, phế liệu, sửa chữa nhà xưởng

- Liên hệ điều tiết máy móc

+ Phòng tổ chức lao động hành chính

- Tham mưu giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực tổ chức cán bộ, đào tạo lao động tiền lương, các chế độ chính sách quản lý hành chính, phục vụ và bảo vệ

- Nghiên cứu, đề xuất biện pháp giúp giám đốc công ty chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị trong công ty thực hiện các chủ trương của giám đốc

- Tổng hợp, phân tích, báo cáo, thống kê các hoạt động thuộc lĩnh vực phòng quản lý để phục vụ công tác chung trong toàn công ty

- Nhiệm vụ:

+ Nghiên cứu, đề xuất các phương án tổ chức bộ máy quản lý, các đơn vị cho phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh, với cơ chế quản lý trong từng thời kỳ

+ Phối hợp với các đơn vị liên quan tổng hợp các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị

+ Xây dựng nội quy, quy chế quản lý thuộc lĩnh vực quản lý và lao động

để trình duyệt với giám đốc và ban hành trong công ty

+ Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng nội quy, quy chế

+ Quản lý hồ sơ, số lượng cán bộ công nhân viên trong toàn công ty, quản

lý mọi vấn đề liên quan đến công tác tuyển dụng, bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, đề bạt, miễn nhiệm, nâng bậc, khen thưởng, kỷ luật

+ Giúp lãnh đạo công ty trong công cuộc xây dựng chương trình kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ về mọi mặt cho đội ngũ cán bộ quản

lý, cán bộ kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ và công nhân

+ Giúp giám đốc công ty tổ chức việc nhận xét, đánh giá cán bộ định kỳ,

bỏ phiếu tín nhiệm, thăm dò ý kiến cán bộ, công nhân viên, thực hiện đầy

đủ, đúng quy định các vấn đề tổ chức cán bộ

+ Giải quyết các thủ tục tuyển sinh, học nghề, tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động mới; các thủ tục cho cán bộ công nhân viên chuyển công tác hoặc thôi việc sau khi đã xin ý kiến của giám đốc

+ Theo dõi, tổng hợp hợp đồng ký kết, gia hạn hợp đồng lao động cho cán

bộ công nhân viên trong toàn công ty

+ Công tác tiền lương: xây dựng và ban hành các nội quy, quy chế tiền lương thu nhập, chế độ bảo hiểm xã hội, thực hiện chính sách cho người lao động đúng quy định

+ Thực hiện tốt công tác vệ sinh lao động, vệ sinh môi trường

+ Thực hiện các công tác bảo vệ an ninh, trật tự an toàn, xây dựng lực lượng tự vệ vững mạnh

+ Khám và phát hiện bệnh nghề nghiệp cho cán bộ công nhân viên mắc phải tại công ty, có kế hoạch phòng bệnh và điều trị

- Các công tác khác:

+ Công tác thống kê kế hoạch báo cáo

+ Công tác hình thức, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ hoàn thuế khi cần

+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch quản lý hệ thống kho tàng, bảo quản hàng hoá

+ Tổ chức việc nhập và xuất vật tư, nguyên phụ liệu từ kho đến các đơn vị liên quan đảm bảo đầy đủ, đúng quy định của công ty

+ Thực hiện chế độ cấp phát sổ sách, luân chuyển giao nhận: chứng từ, chế

độ kiểm kê, báo cáo

+ Phòng quản lý đơn hàng:

- Xây dựng và tiếp nhận đơn hàng

- Dịch đơn hàng, sau đó gửi lên các phòng ban sản xuất

+ Phòng kế toán tài chính:

- Chức năng: tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong công tác kế toán tài chính nhằm sử dụng vốn hợp lý, đúng mục đích, đúng chế độ, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty được duy trì liên tục và đạt hiệu quả kinh tế cao

- Nhiệm vụ:

+ Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu hiện có về tình hình luân chuyển và

sử dụng tài sản, vật tư, vốn của công ty Tình hình sử dụng các nguồn vốn phải phản ánh các chi tiết trong quá trình sản xuất và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính

+ Công tác tài chính:

 Lập và chịu trách nhiệm trước giám đốc về số liệu báo cáo kế toán với

cơ quan Nhà nước và cấp trên theo hệ thống mẫu biểu do Nhà nước quy định

 Lập kế hoạch tài chính, tính toán hiệu quả kinh tế do các dự án đầu tư (nếu có)

 Tham mưu cho giám đốc về giá cả trong việc ký kết hợp đồng mua bán vật tư, hàng hoá với khách hàng

 Quản lý, tổ chức sử dụng vốn đúng mục đích và hiệu quả

 Thực hiện tốt chế độ tài chính của Nhà nước

+ Công tác hoạch toán kế toán:

 Thực hiện chế độ hoạch toán, kế toán thống nhất, theo dõi sổ sách

 Ghi chép tình hình cung ứng, quản lý vật tư, hàng hoá của công ty

 Hoạch toán chi phí nhập - xuất vật tư trong công ty đến các phân xưởng sản xuất

 Theo dõi việc mua sắm, sử dụng tài sản trong công ty

+ Phòng kỹ thuật chất lượng: tham mưu, giúp việc cho giám đốc trong các lĩnh vực sau:

- Kỹ thuật may cơ khí

- Lập kế hoạch thu mua nguyên phu liệu phục vụ cho sản xuất như thùng catton, túi nilon, kế hoạch mua sắm các thiết bị cần dùng cho các đơn hàng sản xuất

- Tính định mức kỹ thuật, định mức sử dụng nguyên phụ liệu cho đơn hàng, định mức lao động và hao phí lao động

- Xây dựng các chỉ tiêu kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, kiểm tra chất lượng sản phẩm đảm bảo theo đúng yêu cầu của khách hàng

- Triển khai, theo dõi việc thiết kế và sản xuất các loại sản phẩm mẫu

- Hướng dẫn theo dõi, đôn đốc và giúp đỡ các phân xưởng lập và thực hiện

kế hoạch tu sửa thiết bị đầy đủ theo nội dụng bảo trì đã được giám đốc phê duyệt

- Tuyên truyền, giáo dục sức khoẻ trong lao động và sinh hoạt, chủ động phòng chống bệnh dịch theo mùa, phối hợp với các trung tâm y tế xử lý các

ổ dịch được phát hiện và kịp thời báo cáo với cấp trên

- Khám và chữa bệnh, cấp phát thuốc điều trị tại chỗ cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty theo quy định của Bộ y tế ban hành, giải quyết cấp cứu tại chỗ cho cán bộ công nhân viên trong công ty

- Nghiên cứu đề ra các biện pháp, sáng kiến nhằm tiếp cận với phương pháp quản lý chất lượng tiên tiến, tác động kịp thời tới sản xuất, điều hành các đơn vị trong công ty về lĩnh vực kỹ thuật để thực hiện các nhiệm vụ giám đốc yêu cầu

+ Phòng kế hoạch kinh doanh - xuất nhập khẩu:

- Xây dựng và điều hành việc thực hiện kế hoạch sản xuất của công ty trong các kho do phòng quản lý theo dõi và quản lý vật tư, sản phẩm gia công ở các đơn vị khác

- Công tác tiêu thụ sản phẩm trong và ngoài nước, tiêu thụ phế liệu

- Công tác nhập khẩu nguyên phụ liệu, máy móc, trang thiết bị, phụ tùng, phục vụ sản xuất, đồng thời xuất khẩu các sản phẩm ra nước ngoài

- Căn cứ vào kế hoạch sản xuất hàng năm và các hợp đồng cụ thể đã ký kết, giao dịch nhận đơn hàng của khách hàng về số lượng, giá cả và thời gian giao nhận hàng

- Xây dựng kế hoạch sản xuất hàng tháng kể cả sản phẩm gia công trình giám đốc duyệt

- Xây dựng và tổ chức kế hoạch mua sắm nguyên phụ liệu cho sản xuất, đảm bảo đầy đủ, kịp thời nguyên phụ liệu phục vụ cho sản xuất, cho các đơn đặt hàng Các mặt hàng mua về phải đảm bảo số lượng, chất lượng, giá

cả

- Công tác nhập khẩu: trên cơ sở yêu cầu nhập khẩu nguyên phụ liệu của các đơn hàng được giám đốc phê duyệt, phòng kế hoạch kinh doanh - xuất nhập khẩu tiến hành giao dịch báo cáo và chuẩn bị hợp đồng nhập khẩu trình giám đốc

- Công tác nhập khẩu: thông báo kế hoạch sản xuất đến các đơn vị có liên quan, thường xuyên liên hệ với các phòng chức năng, các đơn vị khác theo dõi tiến độ sản xuất và giao hàng

- Xây dựng tiêu chuẩn cấp bậc công nhân các ngành nghế, tham gia tạo điều kiện, kiểm tra thi tay nghề cho các loại bậc thợ của công nhân theo quy định Xây dựng các chỉ tiêu thi thợ giỏi của các ngành nghề trong toàn công ty

- Tổ chức khảo sát, xây dựng, ban hành các quy định về sử dụng vật tư nguyên liệu, các vật tư sử dụng có tính thường xuyên Theo dõi việc thực hiện định mức của các đơn vị để có giải pháp và cùng với các đơn vị khắc phục các yếu kém trong quản lý định mức

- Công tác quản đốc:

+ Kiểm tra chất lượng nguyên phụ liệu chuẩn bị đưa vào sản xuất Kiểm tra đánh dấu các mẫu chào hàng của khách hàng làm cơ sở ký kết hợp đồng mua bán nguyên phụ liệu với các phòng ban chức năng tạo cơ sở cho việc thiết kế công nghệ

+ Thông báo đầy đủ, kịp thời các chỉ tiêu chất lượng đã đề ra, ghi dấu kiểm tra chất lượng đạt tiêu chuẩn chưa hoặc không đạt tiêu chuẩn cho các sản phẩm

+ Quyết định bán thành phẩm lỗi, loại bỏ sản phẩm lỗi, hỏng, xấu khi ra khỏi chuyền sản xuất

+ Tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ, nâng cao tay nghề cho công nhân thu hoá, nhân viên KCS

Qua khảo sát và đánh giá được các chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận phòng ban, e đã cố gắng xây dựng chương trình Quản lý cán bộ tiền lương để hỗ trợ cán bộ nghiệp vụ tiền lương trong công tác quản lý được thuận lợi

II Khảo sát hệ thống

1.Tổng quan về hệ thống quản lý

Quản lý là cách biểu hiện một ý chí muốn biến đổi và thuần phục một tổng thể các hiện tượng Đó là việc tạo ra các sự kiện, thay vì để cho các sự kiện xảy ra bộc phát Đây không phải là sự lắp ráp các nhiệm vụ rời rạc mà là hoạt động phân biệt rõ ràng với các chức năng khác của tổ chức

Trong những năm trước đây khi máy tính chưa được sử dụng rộng rãi trong các hệ thống quản lý, các hệ thống quản lý này đều phải thực hiện theo phương pháp thủ công và hệ thống quản lý nhân sự cũng nằm trong số đó

2.Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống quản lý nhân sự

Hệ thống quản lý nhân sự có chức năng thường xuyên thông báo cho ban lãnh đạo về các mặt công tác: tổ chức lao động, tiền lương, thi đua, chấm công, khen thưởng, kỷ luật hệ thống này được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc

Với chức năng như vậy, hệ thống quản lý nhân sự có nhiệm vụ luôn cập nhật hồ sơ cán bộ công nhân viên theo quy định, thường xuyên bổ xung những thông tin thay đổi trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên, việc theo dõi và quản lý lao động để chấm công và thanh toán lương cũng là nhiệm

vụ quan trọng của hệ thống Ngoài ra, công tác thống kê báo cáo tình hình theo yêu cầu của ban giám đốc cũng là nhiệm vụ không thể thiếu trong hệ thống quản lý cán bộ

3.Yêu cầu của hệ thống và những khó khăn

Trước một khối lượng lớn nhân viên cũng như các yêu cầu đặt ra thì việc quản lý theo phương pháp thủ công sẽ không thể đáp ứng được, do đó gặp rất nhiều khó khăn Nó đòi hỏi phải có nhiều nhân lực, nhiều thời gian và công sức, mỗi nhân sự của cơ quan thì có một hồ sơ cho nên việc lưu trữ, tìm kiếm,

bổ sung, sửa đổi để đáp ứng yêu cầu không phải là dễ dàng

Từ những nhược điểm trên ta thấy cần thiết phải có một hệ thống tin học hoá cho việc quản lý nhân sự cũng như các hệ thống quản lý khác

4.Những yêu cầu đặt ra đối với hệ thống mới

Cùng với sự phát triển của xã hội, công tác tổ chức quản lý cũng cần được đầu tư và phát triển để có thể đáp ứng tốt đuợc yêu cầu cũng như giúp cấp lãnh đạo thực hiện tốt các chủ trương chính sách đối với cán bộ công nhân viên chức

Trước hết để quản lý được một khối lượng nhân viên của một cơ quan, phải tổ chức tốt hệ thống lưu trữ hồ sơ để có thể đáp ứng được những yêu cầu : tiết kiệm chỗ, dễ tìm kiếm, dễ bổ xung sửa đổi Hệ thống quản lý mới phải khắc phục được những nhược diểm của hệ thống cũ, ngoài ra hệ thống mới phải có khả năng phát hiện lỗi và xử lý kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu ngay từ khi cập nhật

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1 Các chức năng cơ bản của hệ thống:

1.1>Quản lý hồ sơ :

+ Cập nhật hồ sơ

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÁN BỘ TIỀN LƯƠNG GVHD: THS NGUYỄN THANH HƯƠNG

+ Lưu trữ hồ sơ

1.2>Quản lý lương :

+ Chấm công cho nhân sự

+ Tính lương cho nhân sự dựa trên bảng chấm công

1.3> Tra cứu,Tìm kiếm :

+ Tra cứu theo hồ sơ lý lịch

+ Tra cứu theo lương

+ Tra cứu theo các số liệu tổng hợp

1.4> Báo cáo,Thống kê

+ Thống kê Báo cáo về trình độ người lao động trong đơn vị

+ Thống kê Báo cáo về mức thu nhập chung của nhân sự trong đơn

vị

2 Biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý nhân sự / lương:

2.1 Biểu đồ phân cấp chức năng

Quản lý nhân sự / lương

Quản lý hồ sơ Quản lý lương Tra cứu, Tìm

kiếm

Báo cáo, Thống kê

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÁN BỘ TIỀN LƯƠNG GVHD: THS NGUYỄN THANH HƯƠNG

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Biểu đồ luông dữ liệu mức khung cảnh cho ta cái nhìn khái quát về quá trình hoạt động của hệ thống

Giải thích sơ bộ:

Tác nhân ngoài Nhân sự sẽ đưa thông tin của bản thân vào cho hệ thống

cập nhật và xử lý

Tác nhân ngoài Ban lãnh đạo đưa các yêu cầu cho hệ thống và nhận

được các báo cáo và kết quả trả lời từ hệ thống

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Hệ thống quản

lý nhân sự /lương

Thông tin yêu cầu

Biểu Báo Thông tin cá nhân

Nhân sự

Ban Lãnh Đạo

Báo cáo, Thống kê

Nhân sự

Tra cứu, Tìm kiếm

Ban lãnh đạo

Quản lý Quản lý

Chấm công

Yêu cầu Báo biểu

Yêu cầu Báo cáo

Ngày công Mức lương

Thông tin Cập nhật

Cấp thông tin

Thông tin ns

Giải thích:

- Khi thông tin về nhân sự được chuyển vào hệ thống, chức năng Quản lý

hồ sơ sau khi phân loại và xử lý sẽ đưa thông tin vào kho Hồ sơ và Hồ sơ

lưu Chức năng Quản lý lưong thực việc chấm công và tình lương cho nhân

sự sau đó đưa thông tin về kho bảng lương, bảng chấm công Chức năng

Tra cứu, Tìm kiếm nhận các thông tin yêu cầu đòi hỏi từ hệ thống và tác

nhân ngoài Ban lãnh đạo, nó tiến hành xử lý và tìm kiếm trong các kho dữ

liệu và trả về kết quả Chức năng Báo cáo, thống kê nhận yêu cầu từ tác nhân ngoài Ban lãnh đạo sau khi xử lý nó đưa ra các báo biểu

2.3.1 Chức năng quản lý hồ sơ

Giải thích:

- Thông tin của nhân sự được đưa vào hệ thống chức năng Quản lý hồ sơ

sẽ phân loại:

+ Nếu đó là thông tin thông báo nhân sự nghỉ hưu, chết hoặc lý do nào

đó không làm việc trong cơ quan nữa nhưng có những thông tin liên quan

đến đơn vị, thì chuyến cho chức năng Lưu trữ hồ sơ đưa thông tin về kho

một nhân sự trong hệ thống có sự thay đổi thì sửa đổi cho phù hợp, sau khi sửa đổi cho phù hợp sẽ được đưa về kho “hồ sơ”

2.3.2 Chức năng quản lý lương:

Giải thích:

- Chức năng Chấm công sẽ thực hiện việc chấm công cho nhân sự theo tháng và nó nhận được một số thông tin từ tác nhân ngoài Nhân sự như: Đơn xin nghỉ, Quết định công tác.v.v Chức năng Tính lương lấy số liệu từ kho Chấm công và kho Hồ sơ để tính lương cho Nhân sự theo từng tháng,

sau đó đưa vào kho Lương

2.3.3 Chức năng tra cứu tìm kiếm:

Giải thích:

- Chức năng Tra cứu, Tìm kiếm sẽ nhận được các thông tin yêu cầu từ hệ

thống và tác nhân ngoài Ban lãnh đạo Nó thực hiện phân loại thông tin

Tuỳ thuộc vào thông tin yêu cầu về hồ sơ lý lịch, lương nó sẽ tiến hành tra

cứu tìm kiếm trong các kho tương ứng

Ngày công

công

Đơn xin nghỉ

tìm kiếm

2.3.4 Chức năng báo cáo, thống kê:

Giải thích:

Khi nhận được các thông tin yêu cầu, chức năng Báo cáo thống kê sẽ tiến hành

phân loại thông tin và xác định lấy dữ liệu ở kho nào để xử lý Sau đó nó đưa

ra các Báo Biểu

2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh tổng hợp

Báo cáo, thống kê

Tính Lương

Thông

Lưu trữ

Mức lương

Ngày công

Cấp thông tin Thông tin NS

CHƯƠNG III XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA CHƯƠNG TRÌNH

 Cho phép lấy về (hay truy vấn) các tập hợp dữ liệu con từ bảng

 Cho phép nối các bảng với nhau cho mục đích truy cập các mẫu tin liên quan với nhau chứa trong các bảng khác nhau

Bộ máy (Engine) cơ sở dữ liệu

Chức năng cơ bản của một CSDL được cung cấp bởi một bộ máy CSDL, là hệ thống chương trình quản lý cách thức chứa và trả về dữ liệu

Bảng và trường

Báo cáo, thống kê

Lưu trữ

hồ sơ

Tra cứu tìm kiếm

Ban lãnh đạo

Hồ sơ lưu

Lưu trữ

Thông tin nhân

sự

Báo biểu

Yêu cầu

Yêu cầu

Thông tin nhân sự

Các CSDL được cấu tạo từ các bảng dùng thể hiện các phân nhóm dữ liệu Bảng chứa các mẫu tin là các mẫu dữ liệu riêng rẽ bên trong phân nhóm dữ liệu Mẫu tin chứa các trường, mỗi trường thể hiện một bộ phận

dữ liệu trong một mẫu tin

RecordSet

Khi tạo bảng cần nắm được cách thao tác với các bảng Thao tác với các bảng liên quan đến việc nhập và lấy về dữ liệu từ các bảng khác cũng như việc kiểm tra và sữa đổi cấu trúc bảng Thao tác dữ liệu trong một bảng ta dùng Recordset

RecordSet là một cấu trúc dữ liệu thể hiện một tập hợp con các mẫu tin lấy về từ CSDL

Mối quan hệ

Khóa chính : một trường được chỉ ra là khóa chính của bảng phục vụ

cho việc xác định duy nhất mẫu tin

Khóa ngoại : là khóa trong bảng liên quan chứa bản sao của khóa chính

của bản chính

Mối quan hệ : là một cách định nghĩa chính thức hai bảng liên hệ với

nhau như thế nào Khi định nghĩa một mối quan hệ, tức đã thông báo với bộ máy CSDL rằng hai trường trong hai bảng liên quan được nối với nhau

Hai trường liên quan với nhau trong một mối quan hệ là khóa chính và khóa ngoại

Ngoài việc ghép các mẫu tin liên quan trong những bảng riêng biệt, mối quan hệ còn tận dụng thế mạnh của tính toàn vẹn tham chiếu, một thuộc tính của bộ máy CSDL duy trì các dữ liệu trong một CSDL nhiều bảng luôn luôn nhất quán Khi tính toàn vẹn tham chiếu tồn tại trong một CSDL,

bộ máy CSDL sẽ ngăn cản khi xóa một mẫu tin khi có các mẫu tin khác tham chiếu đến nó trong CSDL

Hồ sơ

LoaiThuong

2 Sử dụng Microsoft Access để tạo cơ sở dữ liệu cho chương trình

Microsoft Access có giao diện tinh xảo và dễ dùng để tạo các đối tượng

CSDL

2.1 Lược đồ cấu trúc dữ liệu (LCD):

MucPhuCap TienPhuCap

Heso

TienTuongUng

Macb

Họ tên Ngày sinh Nơi sinh Giới tính Quê quán Dân tộc Trình độ Chức vụ

Hệ số lương Ngày vào biên chế

Macb Hesoluong LoaiThuong MucPhucap SongayNghi Luong Tạm ứng Conlai KyNhan Heso

TienTuongUng

2.2 Thiết kế các file dữ liệu

2.2.1 Bảng HoSoCanBo lưu trữ thông tin về nhân sự trong một cơ quan:

STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích

2.2.2 Bảng lương lưu trữ thông tin về quá trình lao động của nhân sự:

Stt Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích

2 Hesoluong currantcy 4 Tháng lao động

3 LoaiThuong Text 15 Loại thưởng của cán bộ

5 SoNgayNghi Number 2 Số ngày nghỉ trong tháng

6 Luong currentcy 10 Số ngày nghỉ trong tháng

7 TamUng currentcy 10 Tiền đã tạm ứng

8 ConLai currentcy 10 Số Lương còn lại

2.2.3 Bảng HesoLuong lưu trữ thông tin về hệ số lương của công ty:

STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích

2 TienTuongUng Currentcy 10 Tiênd tương ứng với hệ số

2.2.4 Bảng Thưởng lưu trữ thông tin về hệ số lương của công ty:

STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích

1 Loaithuong Currentcy 6 Loại thưởng

2 TienThuong Currentcy 10 Tiền thưởng tương ứng

2.2.5 Bảng HesoLuong lưu trữ thông tin về hệ số lương của công ty:

STT Tên trường Kiểu Độ rộng Giải thích

2 TienTuongUng Currentcy 10 Tiền phụ cấp tương ứng

3 Dùng Microsoft Access để tạo bộ cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu cho chương trình Quản lý nhân sự-tiền lương

3.1 Mối quan hệ cho các bảng dữ liệu trong chương trình

3.2 Relationships phân hệ Quản lý nhân sụ-tiền lương

4.Thiết kễ Module:

4.1 Xây dựng lược đồ cấu trúc chương trình LCT:

4.1.1 Chỉnh sửa hồ sơ:

sơ

Sửa đổi hồ sơ

Thông tin nhân sự

Thông tin nhân sự Thông tin

ĐỀ TÀI: QUẢN LÝ CÁN BỘ TIỀN LƯƠNG GVHD: THS NGUYỄN THANH HƯƠNG

4.1.5 Thống kê báo cáo:

4.2 Đặc tả Module:

4.2.1 Cập nhật hồ sơ:

Tra cứu,Tìm kiếm

Xác định câu hỏi vào

YC

Kết quả

KQ

KQ YC

Kết quả

Input: thông tin về nhân sự

mức lương

4.2.2 Tra cứu,Tìm kiếm:

Input: Các thông tin yêu cầu

Yêu cầu

TT về NS?

Tìm câu trả lời trong kho hồ sơ

Hỏi về lương?

Tìm câu trả lời trong kho lương

Tìm câu trả lời trong các kho còn lại

CHƯƠNG IV:

SỬ DỤNG NGÔN NGỮ LẬP TRÌNH VISUAL BASIC

ĐỂ THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH

1 Ngôn ngữ lập trình Visual Basic

Visual Basic có rất nhiều tính năng mới Các điều khiển mới cho phép viết các chương trình ứng dụng kết hợp giao diện, cách xử lý và tính năng của Microsoft Office 97 và trình duyệt Web Internet Explorer, không nhất thiết phải có một bản sao của điều khiển trên biểu mẫu

Visual Basic cho phép :

 Lập trình để thêm điều khiển vào đề án tự động và có thể tạo ra các điều khiển Activex hiệu chỉnh

 Viết các chương trình ứng dụng phía máy chủ (Server side) dùng HTML động nhúng kết nối với các thư viện liên kết động của Internet Information Server

 Một vài cải tiến cho phép làm việc với các ứng dụng truy cập dữ liệu ở tầm cỡ vĩ mô liên quan đến hàng trăm, hàng nghìn người sử dụng qua mạng hay qua Internet

Visual Basic cung cấp các đối tượng dữ liệu Activex cho phép kết nối với các tập tin cơ sở dữ liệu Ngoài các điều khiển Activex Visual Basic còn có một bộ công cụ và kỹ thuật mới giúp truy cập dữ liệu dễ dàng hơn Trình thiết

kế môi trường dữ liệu cho phép xem xét và thao tác dữ liệu trong CSDL khác

nhau Bởi vì bản thân môi trường dữ liệu là những đối tượng, có thể sử dụng chúng như một điều khiển dữ liệu Thậm chí có thể gắn nó với các điều khiển khác

Visual Basic cung cấp một vài điều khiển dữ liệu mới cho phép tận dụng các thế mạnh của điều khiển dữ liệu ADO Điều khiển DataGrid cho phép xem

dữ liệu dưới dạng bảng gồm các dòng và cột DataList và DataCombo tương

tự như DBList và DBCombo, có thể dùng chúng để lấy một danh sách dữ liệu

từ điều khiển ADO trong cấu hình hộp danh sách (ListBox) hoặc hộp kết hợp (ComboBox)

Visual Basic mở rộng khả năng báo cáo với trình báo cáo dữ liệu cho phép tạo, xem trước, và in các báo cáo trong Visual Basic tương tự như Access và

có thể lấy các điều khiển báo cáo từ hộp công cụ báo cáo dữ liệu mới và đưa vào biểu mẫu báo cáo dữ liệu

2 Các đối tượng truy cập dữ liệu

Dynamic Data Exchange (DDE) : Trao đổi dữ liệu động

Cho phép các các ứng dụng chia sẽ thông tin với nhau trong lúc thi hành

Cớ chế giao tiếp là một ứng dụng sẽ gửi dữ liệu vào một vùng được quy định sẵn bởi một ứng dụng khác Tuy nhiên, người lập trình phải thiết lập mọi thứ cho giao tiếp trao đổi dữ liệu nên cách thực hiện theo DDE rất phức tạp

Object Linking and Embedding (OLE) : Nhúng và kết nối đối tượng

OLE tuân thủ triết lý của Windows (Click chuột, kéo và thả) OLE có thể kéo dữ liệu từ ứng dụng này và thả vào ứng dụng khác

OLE có hai kỹ thuật :

 Khởi động tại chổ (In-place activation) : Một dữ liệu được tạo ra bởi ứng dụng 1 và được thả vào ứng dụng 2 Nhấn Double click chuột lên

dữ liệu ở ứng dụng 2 nó sẽ hoạt động giống như ở ứng dụng 1

 Tự động hóa (Automation) : áp dụng khả năng tái sử dụng đối tượng và tận dụng triệt để các thế mạnh của các đối tượng

Activex

Activex là thế hệ sau của OLE Nên Activex chứa đựng tất cả tính năng của OLE và được bổ sung thêm nhiều chức năng khác như cho phép việc sử dụng các đoạn chương trình có sẵn mà không cần quan tâm chúng có nguồn gốc từ đâu hay hoạt động như thế nào

3 Sử dụng các đối tượng truy cập dữ liệu trong chương trình

Điều khiển DAO (Data Access Objects)

Cho phép thi hành các câu truy vấn, cập nhật giá trị trong các bảng cơ sở

dữ liệu và tạo cấu trúc cơ sở dữ liệu bao gồm các bảng, các câu truy vấn chứa sẵn và mối quan hệ giữa các bảng

Ưu điểm : Giao diện lập trình của DAO vô cùng mạnh mẽ và dễ sử dụng Với các cơ sở dữ liệu Jet của Microsoft, DAO cho phép truy cập các tính năng không có sẵn trong SQL hay ADO (Đối tượng dữ liệu Activex – Activex Data Object) DAO có thể sử dụng để truy cập các cơ sở dữ liệu trên máy cá nhân hay Client/Server

Khuyết điểm : Mô hình đối tượng DAO khá phức tạp

Thông qua các tập hợp sở hữu đối tượng Database có thể thao tác trên dữ liệu và cấu trúc của một cơ sở dữ liệu, tạo các đối tượng cơ sở dữ liệu mới, kiểm tra cấu trúc và dữ liệu chứa trong một cơ sở dữ liệu

Trong lập trình DAO, có một tập hợp cốt lõi gồm các kỹ thuật thông dụng được sử dụng gần như cho mọi chương trình, bao gồm :

 Thi hành câu truy vấn SELECT để lấy về các dữ liệu từ cơ sở dữ liệu

 Duyệt qua từng mẫu tin trong một RecordSet

 Thi hành câu truy vấn hành động (bao gồm các câu truy vấn Update, Delete, Append)

 Sữa đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu

 Xử lý lỗi phát sinh bởi truy cập cơ sở dữ liệu

Điều khiển ADODC (Microsoft ADO Data Control 6.0 (OLEDB) )

Visual Basic cung cấp các đối tượng dữ liệu ActiveX (ActiveX Data Object - ADO) ADO tổng hợp và thay thế việc truy cập dữ liệu của DAO (Đối tượng truy cập dữ liệu – Data Access Object) và RDO (Đối tượng dữ liệu

từ xa – Remote Data Object) ADO là công nghệ truy cập cơ sở dữ liệu hướng đối tượng tương tự như DAO và RDO,ø giao diện dựa trên đối tượng cho công nghệ dữ liệu OLEDB Ngoài ra, ADO dễ sử dụng và có tầm hoạt động rộng hơn dùng để kết nối với các tập tin cơ sở dữ liệu và có thể truy cập dữ liệu từ xa

ADO được xem là kỹ thuật để truy cập cơ sở dữ liệu từ Web Server Bởi vì ADO được cung cấp dưới dạng thư viện Activex Server (tương tự DAO và RDO), nên rất thuận lợi dùng trong ứng dụng Visual Basic Trong thực tế, bằng nhiều cách đã chứng minh rằng sử dụng ADO để làm việc với cơ sở dữ liệu Client/Server thì dễ hơn các kỹ thuật khác

Phần lớn các nhà lập trình Visual Basic không tương tác trực tiếp với OLEDB Thay vào đó, họ lập trình với ADO, mô hình đối tượng cung cấp giao diện với OLEDB

Khi dùng ADO thì chỉ cần lập trình với phần giao diện người sử dụng ở phía Client Bởi vì việc truy cập dữ liệu trên cả trình duyệt Wed và ứng dụng

Visual Basic được chuyển hết về phía Activex Server nên logic chương trình

luôn nhất quán, bất kể loại ứng dụng nào đang được sử dụng

Client Application Client Workstation

Client Application

Activex Data Objects

OLEDB ODBC Provider

ODBC Driver

Client Workstation

Cấu trúc này cho phép dùng thành phần lập trình Activex thông dụng trên

cả trình duyệt Wed và ứng dụng Client Visual Basic

4 Các điều khiển giao diện người sử dụng

 Điều khiển nội tại (Hoạt động với mọi ấn bản của Visual Basic)

Các điều khiển này đều có thể trực tiếp nối kết với một trường trong một

cơ sở dữ liệu thông qua một điều khiển dữ liệu hoặc nguồn dữ liệu khác như

trình thiết kế DataEnvironment

Kết nối với chứa

Kết nối với

Biểu mẫu

VB

Các thuộc tính DataSource, DataField của điều khiển ràng buộc dữ liệu

Các thuộc tính ConnectionString, RecordSource của điều khiển ADO Data

Cơ sở dữ liệu

Cách thức của điều khiển ADO Data kết nối với cơ sở dữ liệu trong ứng

dụng

Nhập dữ liệu với điều khiển TEXTBOX : Dùng sữa đổi dữ liệu kiểu

chuỗi và kiểu số từ một cơ sở dữ liệu

Ràng buộc vào trình thiết kế DataEnvironment : Là khả năng tạo một

giao diện người sử dụng ràng buộc dữ liệu Bởi vì có thể chia sẽ trình thiết kế DataEnvironment qua nhiều biểu mẫu và nhiều ứng dụng, điều này sẽ cho tất

cả các tính năng và sự dễ dàng lập trình trong một ứng dụng ràng buộc dữ liệu bởi vì không cần ràng buộc từng điều khiển riêng rẽ với nguồn dữ liệu

Truy cập giá trị Boolean với điều khiển CHECKBOX : dùng CheckBox

để hiển thị một giá trị True hay False từ một trường trong một cơ sở dữ liệu

Sử dụng điều khiển LISTBOX để hiển thị dữ liệu : dùng ListBox để

hiển thị các phần tử trong một danh sách chọn lựa dành cho người sử dụng Nhưng khi sử dụng ListBox để hiển thị dữ liệu từ một cơ sở dữ liệu vẫn có một số hạn chế về lượng dữ liệu dùng để chứa và hiển thị

TabControl : Làm cho các chức năng của chương trình nằm gọn trên một

form

 Điều khiển Activex (Là những thành phần bổ sung cho bản Professional

và Enterprise của Visual Basic)

Khác với các điều khiển giao diện người sử dụng, các điều khiển này không được cung cấp bởi hệ điều hành Thay vào đó, ta phải phân phát điều khiển bổ sung vào các máy tính của người sử dụng để ứng dụng có thể sử dụng chúng

Sử dụng điều khiển DataGrid : DataGrid có khả năng hiển thị dữ liệu

dưới dạng dòng, cột khi ràng buộc với điều khiển ADO Data hay trình thiết kế DataEnvironment

Sử dụng điều khiển DataList và DataCombo : Điều khiển DataList và

DataCombo là những điều khiển sao chép lại các chức năng của điều khiển DBList DataList cung cấp danh sách các chọn lựa, DataCombo dùng nối kết

dữ liệu nhập vào điều khiển với một trường trong cơ sở dữ liệu, cả hai đều tương thích với DAO Data và ADO Data mới

5 Sử dụng các câu truy vấn (SQL)

Một câu truy vấn là một lệnh cơ sở dữ liệu để lấy về các mẩu tin Sử dụng câu truy vấn, có thể lấy dữ liệu từ một hoặc nhiều trường trong một hay nhiều bảng Ngoài ra, còn có thể ép các dữ liệu lấy về theo một hoặc nhiều ràng buộc, gọi là các tiêu chí để hạn chế số lượng dữ liệu lấy về

SQL là giải pháp chuẩn để thao tác với cơ sở dữ liệu Nó được thực hiện theo nhiều dạng khác nhau trong các hệ thống cơ sở dữ liệu quan hệ, bao gồm Access và SQL Server

Các câu truy vấn SQL cho khả năng lấy về các mẩu tin từ một bảng cơ sở dữ liệu, đối chiếu các dữ liệu quan hệ với nhau trong nhiều bảng và thao tác với cấu trúc của cơ sở dữ liệu Các kiểu truy vấn SQL nhất định có thể điền dữ liệu vào một điều khiển dữ liệu Trong chương trình, các câu truy vấn SQL được dùng khi thao tác với các cơ sở dữ liệu thông qua sử dụng mô hình đối tượng DAO, RDO và ADO

Lợi ích khi dùng SQL

Theo kinh nghiệm trong Visual Basic, bất cứ chổ nào dùng một tham chiếu đến một bảng, đều có thể thay thế bằng cách sử dụng một câu lệnh SQL hoặc một tham chiếu đến một truy vấn đã lưu trữ nhưng bản thân nó vẫn dựa vào một câu lệnh SQL

Nơi thích hợp nhất để đặt một câu lệnh SQL, dựa trên các kỹ thuật truy cập

dữ liệu, là thuộc tính RecordSource của một điều khiển dữ liệu Vì vậy, thay

vì chỉ ra thuộc tính RecordSource là tên của một bảng, có thể đổi thuộc tính

này thành tên của một câu truy vấn chứa sẵn hay một câu lệnh SQL như :

SELECT * FROM TEN_BANG ORDER BY KEY Điều này cho ta sự linh

hoạt đáng kể khi chọn lựa một nguồn mẩu tin

Sử dụng câu lệnh SQL trong các ngữ cảnh khác nhau của chương trình

 Tham số Source của phương thức OpenRecordSet của đối tượng DataBase của DAO được sử dụng phổ biến nhất khi truy vấn các mẩu tin

từ một cơ sở dữ liệu Access

 Sử dụng thuộc tính Source của một đối tượng RecordSet của ADO

Sử dụng câu lệnh SELECT để lấy về các mẩu tin

Câu lệnh SELECT là cốt lõi của mọi truy vấn lấy về dữ liệu Nó thông báo

cho bộ máy cơ sở dữ liệu những trường nào sẽ được lấy về Dạng thông dụng

nhất của câu lệnh SELECT là : SELECT *

Mệnh đề có ý nghĩa là “trả về tất cả các trường tìm thấy trong nguồn mẩu tin chỉ định” Dạng lệnh này rất tiện dụng vì không cần biết tên của trường để lấy chúng về từ một bảng Tuy nhiên, lấy về tất cả các cột trong một bảng có thể không hiệu quả, nhất là trong trường hợp mà ta chỉ cần 2 cột mà truy vấn của ta trả về quá nhiều

Vì vậy, ngoài việc thông báo cho bộ máy cơ sở dữ liệu để trả về tất cả các trường trong nguồn mẩu tin, ta còn có khả năng chỉ ra chính xác trường nào cần lấy về Hiệu ứng lọc bớt này cải tiến hiệu quả của một truy vấn, nhất

là trên bảng lớn có nhiều trường trong chương trình, bởi vì trong chương trình

ta chỉ cần lấy về trường nào cần thiết

Sử dụng mệnh đề FROM để chỉ nguồn mẩu tin

Mệnh đề FROM làm việc với câu lệnh SELECT để trả về các mẩu tin trong bảng, ví dụ : SELECT * FROM TEN_BANG Vì một câu truy vấn SELECT FROM không xếp theo thứ tự nên thứ tự trả về là không xác định

Để câu truy vấn có hiệu quả, cần phải giới hạn số trường lấy về bằng cách sử

dụng mệnh đề WHERE

Sử dụng mệnh đề WHERE để chỉ ra tiêu chí lọc

Mệnh đề WHERE thông báo với bộ máy cơ sở dữ liệu để giới hạn số mẩu

tin trả về theo một hay nhiều tiêu chí lọc do người lập trình cung cấp Kết quả

trả về của tiêu chí lọc là TRUE/FALSE

6 Cài đặt và chạy chương trình

Frm.MDImain : Màn hình giao diện chính của chương trình