thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý kho hàng tại công ty tnhh ngọc khánh

Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho côngtác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư,nguyên vật liệu và sản phẩm một cách

Trang 1

LỜI NÓI ĐẦU

Quản lý kho trong doanh nghiệp là một việc rất quan trọng đòi hỏi bộ phậnquản lý phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp, các doanh nghiệp không chỉ có

mô hình tập trung mà còn tổ chức mô hình kho phân tán trên nhiều địa điểm trongphạm vi vùng, quốc gia, quốc tế Quản lý thống nhất mô hình này trong kho khôngphải là việc đơn giản nếu chỉ sử dụng phương pháp kho truyền thống

Phần mềm quản lý kho hàng vật tư là một giải pháp tiên tiến Nó là một hệthống quản lý đầy đủ các thông tin về kho, vật tư hàng hóa cũng như các nhiệm vụnhập kho, xuất kho nội bộ, kiểm kê kho vật tư và điều hành chỉnh vật tư sau khikiểm kê

Để xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và có hiệu quả thìnghành công nghệ thông tin đã phát triển tương đối phổ biến trên Thế giới nóichung và Việt Nam nói riêng, nó đã cung cấp cho chúng ta những biện pháp cầnthiết đó Đã qua đi thời gian tính toán, lưu trữ dữ liệu bằng các phương pháp thủcông truyền thống mang nặng tính chất lạc hậu, lỗi thời Công nghệ thông tin đã đivào các nghành với một phương thức hoạt động hoàn toàn mới mẻ, sáng tạo vànhanh chóng mà không mất đi sự chính xác

Việc ứng dụng công nghệ thông tin đã mang lại bước đột phá mới cho côngtác quản lý kho, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về hàng hóa, vật tư,nguyên vật liệu và sản phẩm một cách chính xác kịp thời Từ đó người quản lýdoanh nghiệp có thể đưa ra cá kế hoạch và quyết định đúng đắn giảm chi phí vàtăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

Trang 2

PHẦN I

GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH NGỌC KHÁNH

I Giới thiệu chung về công ty TNHH Ngọc Khánh

Tân công ty: Công ty TNHH Ngọc Khánh

Lĩnh vực hoạt động: sản xuất dây và cáp điện

Giám đốc công ty: Ông Vũ Quang Khánh

Trụ sở chính: 37 Nguyễn Sơn – Long Biên – Hà Nội

Các cơ sở sản xuất của công ty:

 Cơ sở 1: Nhà máy Dây ô tô Ngọc Khánh – Khu CN Phố Nối A –Trưng Trắc – Văn Lâm – Hưng Yên

 Cơ sở 2: Nhà máy Dây và cáp điện Đông Giang – Khu CN Phố Nối A – Trưng Trắc – Văn Lâm – Hưng Yên

Công ty TNHH Ngọc Khánh là một trong những doanh nghiệp hàng đầu củaViệt nam trong lĩnh vực sản xuất đây và cáp điện cho ngành điện lực và dân dụng

Trên cơ sở một hợp tác nhỏ, thành lập năm 1989, chuyên sản xuất các mặt hàng cơ khí nhẹ phục vụ tiêu dùng, đến năm 1994 công ty TNHH Ngọc Khánh

Trang 3

chỉ số 37 phố Nguyễn Sơn, thị trấn Gia lâm, huyện Gia Lâm, nay là phường Ngọc Lâm, quận Long Biên, Hà Nội.

Được thành lập tại một thời điểm nền kinh tế đang chuyển đổi, nhu cầu về phát triển cơ sở hạ tầng rất lớn, cộng với điều kiện mặt bằng sản xuất, nhân lực sẵn

có nên phương hướng hoạt động và nghành nghề chính của công ty được xác định

là sản xuất kinh doanh các loại dây và cáp điện hạ thế phục vụ phát triển cơ sở hạ tầng, xây dựng, cải tạo mạng lưới điện sinh hoạt

Dựa trên cơ sở áp dụng công nghệ sản xuất mới, khả năng quản lý sản xuất

và trình độ tay nghề công nhân, công ty luôn sản xuất ra các sản phẩm đạt chất lượng cao, thỏa mãn yêu cầu của mọi khách hàng, đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn về kỹ thuật điện Sản phâm và hệ thống quản lý chất lượng của công ty đã được cấp chứng chỉ Chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn Việt Nam (cho sản phẩm) và Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 (cho hệ thống) trong năm 2001, do trung tâm chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn – QUACERT cấp

Trang 4

II Cơ cấu tổ chức của công ty

Hình 1 Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Ngọc Khánh

Trang 5

III Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý kho hàng tại công ty.

Kho hàng của công ty TNHH Ngọc Khánh vẫn quản lý theo phương phápthủ công như việc xuất nhập hàng hóa hàng ngày cho các xí nghiệp sản xuất vẫnghi sổ sách, dựa trên giấy tờ là chủ yếu, việc tổng hợp vật tư nhập xuất tồn vẫn docán bộ vật tư tính bằng tay với sự trợ giúp của máy tính, và bảng tính excel Vớicách quản lý như vậy không thể tránh khỏi những sai sót và khó khăn trong côngviệc như việc tính sai giá trị hàng hóa, nhầm lẫn trong việc kiểm kê hàng hóa, tốnnhiều thời gian cho việc tra cứu vật tư do phải qua rất nhiều lần sổ sách và gâychậm chễ kho khăn cho việc tổng hợp báo cáo thống kê trình lên ban giám đốc phêduyệt Điều này đã gây cản trở cho việc quản lý và ra quyết định của ban lãnh đạo,gây tổn thất cho công ty và hạ thấp năng suất lao động

Trang 6

PHẦN II

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

KHO HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH NGỌC KHÁNH

A PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

1 Sơ đồ thông tin của hệ thống đang hoạt động tại công ty TNHH Ngọc Khánh 1.1 Quá trình nhập hàng từ các nhà máy.

Các sản phẩm dây và cáp điện của công ty được sản xuất từ hai nhà máy Quátrình nhập hàng từ các nhà máy sản xuất được mĩ tả trong sơ đồ dưới

Khi yêu cầu sản

xuất của công ty

được nhà máy

thực hiện

Khi hàng về kho

Lập phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho

Vào sổ chi tiết hàng hóa

Sĩ chi tiết

Danh sách hàng

do nhà máy cung cấp

Kết thúc Đưa ra thông

báo

Đối chiếu thấy trùng khớp giữa danh sách của nhà máy sản xuất và sổ kiểm hàng

Thông báo

về sự cố hàng hoá

Trang 7

Hình 2 Sơ đồ luồng thông tin của nghiệp vụ nhập hàng

1.2 Quá trình xuất bán cho khách hàng

Đối với quá trình xuất bán cho khách hàng, Ngọc Khánh cú hai hình thức bán,một là bán cho khách lẻ hai là bán cho cỏc đại lý bán buơn khác, hai hình thức này

cú cách thanh toán khác nhau Các nhà quản lý ở cụng ty này cũng yâu cầu phầnmềm quản lý kho phải đảm bảo yâu cầu quản lý được những tổng hợp thu chi vớicác đại lý nói trờn

Lập phiếu xuất bán

Phiếu xuất kho ban đầu

Thông tin vào phiếu xuất kho

Vào sổ

Phiếu xuất kho hoàn chỉnh

Sổ chi tiết hàng hóa

Sổ theo dõi thu chi các đại lý

Lập báo cáo

Báo cáo về hàng hoá

Báo cáo về thu chi đối với các đại lý

Hình 3 Sơ đồ luồng thông tin của quá trình xuất bán

Trang 8

của lãnh

đạo hoặc

định kỳ

1.3 Quá trình kiểm kê

Mỗi khi cú yâu cầu thĩng tin chính xác về hàng tồn, Ngọc Khánh cũng thựchiện các hình thức kiểm kê hàng trong kho, mục đích của việc này là điều chỉnh lạicác thĩng tin sai lạc về hàng hoá để cú thĩng tin chuẩn trong việc nhập xuất hànghoá từ nhà máy sản xuất, cũng như cú thĩng tin hàng hỉa chính xác để tư vấn vàcung cấp dịch vụ cho khách hàng, sau khi phần mềm quản lý ra đời, cú thể khụngnhất thiết phải cú quá trình vào sổ kiểm kê nữa, mà sẽ chỉ là việc cập nhật và sửachữa lại một số thĩng tin sai lạc trong cơ sở dữ liệu

Thực hiện kiểm kê Vào sổ kiểm kê

Đối chiếu với các văn bản xuất nhập khác để điều chỉnh

sổ chi tiết

Kết thúc kiểm kê

Lập báo cáo

Trang 9

Hình 4 Sơ đồ luồng thông tin của nghiệp vụ kiểm kê

1.4 Sơ đồ chức năng kinh doanh (BDF) của hệ thống quản lý kho hàng

Hình 5 Sơ đồ chức năng kinh doanh của hệ thống

Giải thích: Hệ thống quản lý kho hàng gồm 4 chức năng: Quản lý người dùng,quản lý danh mục, quản lý xuất nhập, báo cáo thống kê

9

Trang 10

Thông tin hàng hoá

2 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD) của hệ thống đang hoạt động

2.1 Sơ đồ luồng dữ liệu

1.0 Nhập kho

2.0 Xuất kho

3.0

Kiểm

kê

4.0 Lập báo cáo

Khách hàng

Ban lãnh đạo

Nhà máy sản xuất

về số lượng

và chất lượng hàng hoá

Thông tin hàng hoá

Trang 11

Hình 6 Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống

1.2 Nhập hàng vào kho

1.3 Vào sổ

Phiếu nhập Thông tin nhập hàng

Trang 12

lượng hàng cú giống thĩng báo nói trờn khụng Nếu thĩng tin của ban cung tiâu vàhàng hoá khụng đồng nhất thì kho phải thĩng báo với ban cung tiâu.

Xử lý 1.2: Khi việc kiểm tra nói trờn cho thấy hàng hoá và thơng tin hàng hoáthống nhất với nhau thì hàng được nhập vào kho

Xử lý 1.3: Thĩng tin về số lượng và chất lượng hàng xuất được đưa vào sổ chitiết vật tư để cập nhật kịp thời thĩng tin hàng tồn kho

 Quá trình xuất hàng

Hình 8 Sơ đồ DFD- Quá trình xuất hàng hoá

Thông tin về số, chất lượng hàng thực sự đáp ứng

Thông tin xuất hàng

Yêu cầu về số, chất lượng hàng hoá

Thông tin xuất hàng

Trang 13

Xử lý 2.1: Sau khi hợp đồng mua hàng được ký giữa khách hàng và bộ phậnkinh doanh, yâu cầu về hàng hoá của khách hàng cả về số lượng và chất lượng sẽđược gửi cho kho hàng Tại đõy sẽ diễn ra việc kiểm tra xem trong kho cú cũn đủ

số lượng hàng với chất lượng yâu cầu

Xử lý 2.2: Nếu kiểm thấy cú thể đáp ứng nhu cầu khách hàng thì hàng đượcxuất ra khỏi kho

Xử lý 2.3: Thĩng tin về số lượng và chất lượng hàng xuất được đưa vào sổ chitiết vật tư để cập nhật kịp thời thĩng tin hàng tồn trong kho

 Quá trình kiểm kê hàng hoá

Hình 9 Sơ đồ DFD - Quá trình kiểm kê hàng hoá

Chi tiết các xử lý:

Xử lý 3.1: Khi cần khẳng định thơng tin về một loại hàng hoá nào đó, bangiám đốc hoặc ban cung tiâu sẽ yâu cầu kho kiểm tra thơng tin hàng hoá đó thơngqua hình thức kiểm kê

3.3.

Điều chỉnh thông tin sổ chi tiết

3.2 Đối chiếu với các phiếu xuất nhập và

sổ chi tiét

3.1 Kiểm tra lượng hàng hoá thực tồn trong kho Ban giám đốc hoặc cung tiêu

Sự chênh lệch thông tin giữa các văn bản và hàng thực tồn

Yêu cầu kiểm kê

Thông tin hàng hoá thực tồn

Trang 14

Xử lý 3.2: Những thơng tin hàng hoá thực tồn trong kho thu được ở bước trờn

sẽ được so sánh với thơng tin ghi trong sổ chi tiết hàng cũng như các phiếu nhậpxuất cú liân quan đến hàng hoá đó

Xử lý 3.3: Thĩng tin trong sổ chi tiết sẽ đựơc điều chỉnh sao cho phù hợp vớithĩng tin hàng tồn trong kho và thĩng tin trong các phiếu nhập xuất

 Quá trình lập báo cáo

Hình 10 Sơ đồ DFD- Quá trình lập báo cáo

Xử lý 4.2: Khi cú yâu cầu về thĩng tin tổng hợp hay chi tiết về hàng hoá, nhàquản lý sẽ yâu cầu bộ phận lạp báo cáo Dựa trờn những yâu cầu đó, bộ phận khoxác định các tiâu thức lập báo cáo

Chọn loại báo cáo

4.2 Lập báo cáo

Yâu cầu về thĩng tin

Tiâu thức lập báo cáo Báo cáo

Trang 15

B THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU

I Mô hình thực thể liên kết.

Qua khảo sát nghiên cứu công tác quản lý kho hàng qua sổ sách, tài liệu cácmẫu bảng biểu báo cáo… của công ty, ta xây dựng được mô hình thực thể liên kếtnhư sau:

Trong mô hình thực thể liên kết ta có nội dung của các kho dữ liệu như sau:

 Kho Khach: Lưu trữ mã khách, tân khách, số điện thoại, địa chỉ

 Kho Hang: Lưu trữ thông tin về mã hàng, tên hàng, đơn vị tính

 Kho Kho: Mô tả được thông tin về mã kho, tên kho

 Kho Hangnhap: Mô tả thông tin về hàng nhạp gồm số hóa đơn, mã hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền

Trang 16

 Kho Hangxuat: Mô tả thông tin về hàng xuất ra gồm số hóa đơn, mã khách, mã kho, ngày xuất, người xuất.

 Kho Hoadonnhap: Mô tả được thông tin về hóa đơn nhập gồm số hóa đơn, mã kho, ngày nhập, người nhập

 Kho Hoadonxuat: Mô tả được thông tin về hóa đơn xuất gồm số hóa đơn, mã kho, mã khách, ngày xuất, người xuất

 Kho Quyen: Lưu trữ thông tin về mã quyền, tên quyền

 Kho Logion: Lưu trữ thông tin về mã quyền, tên đăng nhập, password

II Thiết kế cơ sở dữ liệu.

Từ mối quan hệ các thực thể và các thuộc tính đã phân tích ta tiến hành xây dựng các bảng cơ sở dữ liệu như sau:

1 Bảng Khách (KHACH)

Cụ thể như sau:

Trang 17

2 Bảng Kho (KHO)

3 Bảng Hàng (HANG)

Trang 19

Cụ thể như sau :

6 Bảng Hàng nhập (HANGNHAP)

Trang 20

Trang 21

KẾT LUẬN

Trang 22

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, thì tin học ngày càng được áp dụng trong thực tế và mang lại những hiệu quả to lớn Khi áp dụng tin học vào bài toán quản lý kho đã giảm nhẹ được rất nhiều công việc tính toán cho các kế toán viên Đảm bảo thông tin được kịp thời, chính xác và doanh nghiệp chủ động trong việc mua bán hàng hóa.

Bài toán quản lý kho là một bài toán không hề mới mẻ, trên thị trường có rất nhiều công ty đã xây dựng và nghiên cứu, đáp ứng yêu cầu quản lý khác nhau

Sự lựa chọn đề tài này làm đề án chuyên nghành cũng mong muốn góp một phần nhỏ về bài toán quản lý kho

Trang 23

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 TS Trương Văn Tú, TS Trần Thị Song Minh (2000), Giáo trình hệ thống thông tin quản lý, NXB Bộ văn hóa thông tin

2 ThS Trần Công Uẩn (2005), Giáo trình cơ sở dữ liệu, NXB Thống kê

3 PGS.TS Hàn Viết Thuận (2005), Giáo trình cấu trúc dữ liệu và giải thuật, NXB Thống kê

4 Nguyễn Văn Vy, Giáo trình phân tích thiết kế các hệ thống thông tin hiện đại, NXB Thống kê

Trang 24

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH NGỌC KHÁNH 2

I Giới thiệu chung về công ty TNHH Ngọc Khánh 2