Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản tại văn phòng UBND huyện hiệp hòa

 Mục đích nghiên cứu Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích: Nhằm nâng cao nhận thức của bản thân về vị trí, vai trò của công nghệ thông tin một xu hướng phát triển mới của

về mọi mặt để hoàn thành khóa luận này.

Tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu; các thầy giáo, cô giáo khoa hệ thống thông tin kinh tế, trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông Thái Nguyên đã hướng dẫn và giúp đỡ tôi về các điều kiện trong quá trình thực hiện khóa luận này

Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo và cán bộ phòng ban của Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa đã cung cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt nhất để tác giả hoàn thành khóa luận này

Xin trân trọng cảm ơn!

Sinh Viên

Nguyễn Văn Điền

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan:

Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa”, đây là công trình nghiên cứu độc lập của tác giả, trong đó có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn tư liệu và dữ liệu khác nhau, các thông tin được trích rõ nguồn gốc Kết quả nghiên cứu của khóa luận chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu khóa học nào trước đây

Hiệp Hòa, ngày tháng năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Văn Điền

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Hòa……… …4

1.3 Việc cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tacs quản lý văn

Hòa……….………… 6

1.1.4 Các văn bản còn

lại………6

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng

1.3 Việc cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tacs quản lý văn

Hòa……….14

Chương 2 PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN

TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN HIỆP HÒA……… 162.1 Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa………… 16

đến……….16

đi………20

2.3 Đánh giá……… 24

mạng……… 25

ngành……… 27

2.5 Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong nội bộ Văn phòng UBND

Hòa………27

2.6 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của văn phòng UBND huyện trong

nghiệp………28

2.7 Hiện trạng nguồn nhân lực CNTT của Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa……….….28Chương 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BGNETOFFICE VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN HIỆP

KHẢO……….69

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

1 HĐND&UBND Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân

Hình3.2.5 Gửi, nhận văn bản qua thư điện tử

Hình3.2.6 Gửi văn bản qua email

Hình 3.3.1 Chọn người nhận, gõ ý kiến và nhấn nút Gửi văn bản

Hình 3.3.2 Thu hồi văn bản đã chuyển

LỜI NÓI ĐẦU

 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, sự phát triển nhanh chóng của kỹ thuật công nghệ thông tin đã

hỡ trợ đắc lưc cho nhu cầu truyền tin và khai thức thông tin dữ liệu của nhân loại Cùng với đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi phương diện đã trở nên rất phổ biến và vô cùng cần thiết

Đối với công tác văn thư thì nhiệm vụ đặt ra là phải đổi mới và hợp lý hóa các khâu nghiệp vụ Bởi vì công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác này là một yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành chính văn phòng

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác công tác văn bản là một nhu cầu mang tính khách quan, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư từ thủ công sang tự động hóa hoặc bán tự động các khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay của con người, đồng thời nâng cao năng xuất lao động của cán bộ văn thư

Ứng dụng công nghệ thông tin là vấn đề được Đảng và Nhà nước ta rất quan tâm, đã được cụ thể hóa bằng các văn bản Quy phạm pháp luật như: Chỉ thị

số 58/CTTW ngày 17/10/2000 của BCHTW Đảng về ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ sự nghiệp hiện đại hóa, Đảng ta xác định: “Công nghệ thông tin là một tỏng các động lực quan trọng nhất của sự phát triển” Nghị quyết TW7 khóa VIII

đã nhấn mạnh” “Ứng dụng công nghệ thông tin trong tất cả các lĩnh vực kinh tế Quốc dân…”, Nhà nước ta xác định: “Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực hành chính nhà nước cũng đã được xác định là một lĩnh vực hàng đầu

trong việc ứng dụng công nghệ thông tin”.

Trên cơ sở đó tôi đã chọn đề tài là: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa” Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa là cơ quan có thể mạnh về tin học và công nghệ thông tin trong tổ chức hoạt động, quản lý hành chính, đặc biệt là trong công tác văn thư của mình Đồng thời Văn phòng đã tạo điều kiện cho tôi trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu thực tiễn

 Mục đích nghiên cứu

Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích: Nhằm nâng cao nhận thức của bản thân về vị trí, vai trò của công nghệ thông tin một xu hướng phát triển mới của xã hội, đồng thời việc ứng dụng nó trong quản lý hành chính nói chung và đặc biệt là trong công tác quản lý văn bản hay công tác văn thư nói riêng của cơ quan Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn kỹ năng tìm hiểu, nghiên cứu một vấn

đề liên quan trực tiếp đến chuyên ngành của mình được đào tạo

Mục tiêu của đề tài là khảo sát thực trạng, kinh nghiệm thực tế việc triển kai ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan như thế nào, từ đó đề xuất các biện pháp để nâng cao chất lượng quản lý văn bản, giấy tờ trong các khâu nghiệm vụ văn thư tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa

Mục tiêu của đề tài là khảo sát thực trạng, kinh nghiệm thực tế việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin tại cơ quan như thế nào, từ đó đề xuất các biện pháp để nâng cao chất lượng quản lý văn bản, giấy tờ trong các khâu nghiệm vụ văn thư tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa

 Đối tượng nghiên cứu

Là chương trình phần mềm “Hệ thống hỗ trợ điều hành BGnetOffice

- Đề tài giới hạn việc quản lý ứng dụng CNTT trong công tác quản lý văn bản

- Đề tài tiến hành khảo sát, điều hành trong phạm vi: Văn phòng UBND

huyện Hiệp Hòa.

Chương 1.

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái quát về quản lý văn bản

1.1.1 Khái niệm và yêu cầu của việc quản lý văn bản

 Khái niệm văn bản

Văn bản là sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ, gồm một hay nhiều câu, nhiều đoạn và có những đặc điểm cơ bản sau: thể hiện và triển khai chủ

đề một cách trọn vẹn, các câu liên kết chặt chẽ, văn bản được xây dựng với kết cấu mạch lạc, biểu hiện tính hoàn chỉnh của nội dung nhằm thực hiện một hoặc một số mục đích giao tiếp nhất định

Khái niệm quản lý văn bản

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức

Yêu cầu của việc quản lý văn bản

* Thống nhất

- Các nghiệp vụ về xử lý văn bản đều phải tuần theo những quy định chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình

- Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật (đối với văn bản mật).

1.1.2 Đặc điểm của văn bản quản lý nhà nước

Khi nói đến văn bản quản lý nhà nước là nói đến loại văn bản của tổ chức đặc biệt trong xã hội, đó là Nhà nước Tính đặc biệt của văn bản quản lý nhà nước thể hiện ở những đặc điểm sau:

Về chủ thể ban hành: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan nhà nước,

người có thẩm quyền soạn thảo và ban hành Chỉ có những văn bản do người đúng thẩm quyền ban hành mới có ý nghĩa pháp lý

Không phải chủ thể nào cũng được ban hành văn bản quy phạm pháp luật Tổng cục, cục, Vụ thuộc Bộ không có thẩm quyền ban hành Thông tư mà chỉ có

Bộ chủ quản mới có quyền đó

* Về mục đích ban hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm

mục đích thực hiện các nhiệm vụ, chức năng của Nhà nước

* Đối với áp dụng: Văn bản quản lý Nhà nước mang tính công quyền,

được ban hành để tác động đến mọi mặt của đời sống xã hội, là cơ sở pháp lý quan trọng cho các hoạt động cụ thể của các cơ quan, tổ chức, cá nhân

* Về trình tự ban hành, hình thức văn bản: văn bản quản lý nhà nước đòi

hỏi phải được xây dựng, ban hành theo thủ tục pháp luật quy định Mỗi loại văn bản thường được sử dụng trong những trường hợp nhất định và có cách thức trình bày riêng Sử dụng đúng hình thức văn bản sẽ góp phần tạo ra sự thống nhất cả về nội dung và hình thức của hệ thống văn bản, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng thực hiện văn bản

* Về bảo đảm thi hành:

Văn bản nhà nước mang tính quyền lực Nhà nước, bắt buộc các chủ thể khác phải thực hiện và được đảm bảo thực hiện bởi Nhà nước như hoạt động tổ chức trực tiếp hoặc cưỡng chế

* Về văn phòng

Văn bản quản lý nhà nước nhằm mục đích truyền đạt thông tin, mệnh lệnh

từ chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý một cách đầy đủ, chính xác nhất Nó không cần biểu cảm nên mang đặc trưng văn phòng riêng, khác với văn phong nghệ thuật Văn bản quản lý nhà nước thường mang tính phổ quát, đại chúng và không cần quá chi tiết như văn bản khoa học

* Nguyên tắc tiếp nhận, xử lý phát hành và quản lý văn bản

Việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản đảm bảo các nguyê nguyên tắc sau:

Đảm bảo yêu cầu cải cách hành chính; đáp ứng có hiệu quả công tác quản

lý nhà nước của UBND huyện Hiệp Hòa

Quy trình liên thông, khoa học, hợp lý, đảm bảo sự tập trung, thống nhất, xác định rõ trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cá nhân trong quá trình thực hiện

Đảm bảo yêu cầu bí mật đối với thông tin, tài liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước

* Trách nhiệm tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản

Phòng Hành chính - Tổ chức giúp Chánh văn phòng UBND huyện tổ chức tiếp nhận, phân loại ban đầu, chuyển giao văn bản đến, phát hành văn bản đi; sao in và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện

Phòng Hành chính - Tổ chức chịu trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản tại các phòng, đơn vị thuộc Văn phòng UBND huyện; tổng hợp báo cáo tình hình xử lý văn bản trong các buổi giao ban hàng tuần của phòng, đơn vị mình

Các Trưởng phòng, đơn vị, các chuyện viên chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về tình hình, xử lý văn bản; quản lý hồ sơ, tài liệu; kiểm tra và báo cáo thống kê tình hình, xử lý văn bản hàng tuần của phòng, cỏa đơn vị mình

Chuyên viên theo dõi lĩnh vực có trách nhiệm nghiên cứu, thẩm tra, lập

phiếu trình giải quyết công việc; soạn thảo văn bản đúng trình tự, thủ tục, thời hạn

và chịu trách nhiệm về nội dung do mình đề xuất; lập hồ sơ, quản lý hồ sơ, tài liệu

và giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi xử lý theo quy định

Các phòng, đơn vị, chuyên viên được hỏi ý kiến có nhiệm vụ trả lời trong

thời hạn quy định và chịu trách nhiệm về những ý kiến của mình đối với vấn đề được hỏi/

Trung tâm Công báo và tin học có trách nhiệm hướng dẫn chương trình quản lý văn bản; thực hiện chế độ bảo mật thông tin; phân quyền truy cập phục vụ hoạt động tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại văn phòng UBND huyện

1.1.3 Tiếp nhận và chuyển giao văn bản.

* Tiếp nhận văn bản

Phòng Hành chính - Tổ chức là đầu mối tiếp nhận, kiểm tra toàn bộ văn bản gửi UBND huyện, Chủ tịch, các phó Chủ tịch UBND huyện, Văn phòng UBND huyện

Cán bộ, chuyên viên khi nhận được những văn bản do Chủ tịch, các phó Chủ tịch UBND huyện, lãnh đạo Văn phòng UBND huyện chuyển lại hoặc trực tiếp nhận từ các cơ quan cá nhân bên ngoài đều phải chuyển ngay cho Phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận và chuyển giao theo quy định xử lý chung của Văn phòng UBND huyện

* Xử lý ban đầu đối với văn bản

Phòng hành chính - tổ chức xử lý ban đầu đối với văn bản như sau:

a) Đối với điện mật

Phòng hành chính - tổ chức làm thủ tục và chuyển ngay cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, chánh Văn phòng UBND huyện xử lý

Sau hi có ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND huyện, chánh văn phòng UBND huyện, chuyển ngay cho phòng, đơn vị có trách nhiệm xử lý theo ý kiến của người có thẩm quyền

Xử lý xong, các phòng, đơn vị chức năng chuyển lại cho phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục hoàn trả cho cơ yếu theo chế độ bảo mật

b) Đối với bì công văn đóng dấu Mật Tối Mật, tuyệt mật gửi đích danh

hoặc những bì công văn thường dùng nhưng ghi “chỉ người có tên trên phong bì mới được bóc” không bóc bì, chỉ đăng ký vào sổ và chuyển cho người có tên hoặc

có trách nhiệm xử lý

 Các văn bản còn lại

Bóc bì, đối chiếu số công văn trong và ngoài bì; kiểm tra dấu, số, ngày, tháng; đóng dấu “đến” lên gốc phía trái ngay dưới phần trích yếu của trang đầu văn đến, ghi ngày đến vào dấu “Đến” để chuyển cho người có trách nhiệm phân văn bản đến

* Phân loại văn bản

+ Phòng Hành chính - Tổ chức quân sơ bộ văn bản thành hai loại: văn bản phải làm thủ tục trả lại nơi gửi và văn bản để trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND huyện, chánh văn phòng UBND huyện

+ Văn bản phải làm thủ tục trả lại

Văn bản phải làm thủ tục trả lại gồm những văn bản gửi không đúng địa chỉ, văn bản trình không thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện, Văn phòng UBND huyện, văn bản trình không đúng trình tự trình vượt cấp, lý và đóng dấu không đúng thẩm quyền, không dấu, không số, không ghi ngày, tháng, năm, dấu đến (trừ bản faxx, văn bản trong hồ sơ kèm theo), v.v

Văn bản trả lại phải được đăng ký trước khi làm thủ tục trả lại nơi gửi.+ Văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện, đúng trình tự, thủ tục, phòng Hành chính - Tổ chức chuyển các văn bản này đến cho Chánh văn phòng UBND huyện phấn phối và ghi cụ thể tên cá nhân, hoặc phòng, đơn vị xử lý văn bản vào dấu “Đến”; nhập vào máy tính tên các phòng, đơn vị, cá nhân để chuyển cho các phòng, đơn vị, cá nhân trong ngày

+ Phòng Hành chính - Tổ chức cập nhật vào máy tính theo chương trinh quản lý văn bản các bì có dấu dấu Mật, Tối Mật, Tuyệt Mật hoặc gửi đích danh và toàn bộ văn bản, tài liệu sau khi được phân phối, trước khi chuyển giao cho phòng, đơn vị hoặc cá nhân xử lý

+ Xử lý đơn, thư khiếu nại, tố cáo thực hiện theo các quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo

* Chuyển giao văn bản

Việc chuyển giao văn bản đến được thực hiện như sau:

+ Các phòng, đơn vị có trách nhiệm tiếp nhận văn bản, tài liệu của đơn vị mình tại phòng hành chính - Tổ chức; cập nhật vào máy tính các thông tin cần thiết

để phục vụ cho việc theo dõi xử lý văn bản của từng chuyên viên trong phòng, đơn vị

+ Khi chuyển giao văn bản đến, phòng Hành chính - Tổ chức lập Sổ giao nhận công văn, người nhận kiểm tra và ký vào Sổ giao nhận công văn

+ Đối với loại văn bản có nội dung yêu cầu giải quyết gấp, phòng Hành chính - Tổ chức chuyển trực tiếp cho phòng, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm

xử lý ngay sau khi tiếp nhận

+ Đối với tài liệu phục vụ các phiên họp UBND huyện, các cuộc họp do Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND huyện chủ trì, phòng Hành chính – Tổ chức chuyển đến các phòng, đơn vị, chuyên viên có trách nhiệm chuẩn bị nội dung họp hoặc các thành phần họp theo Quy chế làm việc của UBND huyện

+ Những bì công văn hoặc văn bản chuyển nhầm địa chỉ xử lý, các phòng, đơn vị, các chuyên viên trả lại ngay cho phòng Hành chính – Tổ chức để kịp thời chuyển đúng địa chỉ

1.1.5 Phát hành văn hóa

* Đầu mối phát hành văn bản

Văn bản của UBND huyện, chủ tịch, các phó chủ tịch UBND huyện, Văn phòng UBND huyện tập trung vào một đầu mối là phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục phát hành

* Soạn thảo, đánh mát văn bản

+ Chuyên viên tham mưu có trách nhiệm soạn thảo, rà soát văn bản dự thảo của cơ quan chuyên môn trình về nội dung, thẩm quyền ban hành đảm bảo văn bản dự thảo phải tuân thủ theo quy định của Quyết định số 25/2011/QĐ-UBND ngày 19/10/2011 của UBND tỉnh ban hành quy định về hình thức, thể thức,

kỹ thuật trình bày và ban hành văn bản hành chính của tỉnh Bắc Giang

+ Văn bản có nội dung mật do Chủ tịch, các phó chủ tịch UBND huyện

ký, chuyên viên soạn thảo trên máy riêng không nối mạng

* Đăng ký, làm thủ tục phát hành văn bản

+ Chuyên viên soạn thảo rà soát lần cuối văn bản, đề xuất các yêu cầu về

độ mật, độ khẩu, số lượng bản, phân loại văn bản, tài liệu phải gửi kèm (nếu có), chuyển cho phòng Hành chính - Tổ chức để làm thủ tục phát hành

+ Phòng hành chính - Tổ chức kiểm tra thủ tục hành chính, đăng ký số, ngày tháng của văn bản trước khi nhân bản đúng số lượng và thời gian yêu cầu Chỉ tiếp nhận để phát hành những văn bản đã được đánh máy đúng quy định, sạch

sẽ, không sửa chữa, tẩy xóa

+ Văn bản sau khi phát hành, phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm cập nhật vào chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc lên mạng nội bộ của Văn phòng (trừ văn bản mật); đồng thời chuyển 01 bản đến Trung tâm Công báo

và Tin học để cập nhật trên website tỉnh/ Cổng Thông tin điện tử của tỉnh (trừ văn bản MẬT) Tất cả các văn bản báo cáo, trình Chính phủ, Thủ tướng chính phủ, văn phòng chính phủ, ngoài văn bản giấy phải đính kèm file điện từ toàn bộ hồ sơ trình

* Gửi văn bản

Văn bản chỉ gửi cho các cơ quan, cá nhân có tên trong mục “Nơi nhận” Việc chuyển văn bản phát hành ra các có quan ngoài của Văn phòng được thực hiện bằng đường công văn (Bưu điện hệ 1) Trường hợp trực tiếp, phải có giấy giới thiệu của cơ quan được nhận văn bản hoặc được đồng ý của lãnh đạo văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính - Tổ chức Người nhận tiếp phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản

* Một số nguyên tắc chung về việc tiếp nhận văn bản đến

Để quản lý tập trung thống nhất công việc trong Trung tâm, tất cả các văn bản đi, đến trung tâm đều phải chuyển qua văn thư đăng ký vào sổ và lấy số văn bản Những văn bản chuyển giao qua bưu điệm, cán bộ đi họp mang về hoặc văn bản chuyển giao trực tiếp giữa các cơ quan

Cần đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu: Tiếp nhận, phân lợi, chuyển giao (phân công thực hiện), soạn thảo, trình duyệt, ký, in ấn, phát hành và nộp lưu

- Đảm bảo tính kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn

- Văn bản đến phải qua Trưởng phòng hành chính, tổng hợp và truyền

thông ghi ý kiến giải quyết, trình Giám đốc/ Phó giám đốc ký duyệt, trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa

1.2.1 Chức năng

Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hoà có vị trí quan trọng trong sự nghiệp phát triển của HĐND và UBND, văn phòng huyện là cơ quan trực thuộc của UBND huyện, thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, phục vụ các hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành HĐND&UBND huyện, trực tiếp là Thường trực HĐND và UBND huyện

Văn phòng UBND và HĐND huyện có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của HĐND và UBND huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Văn phòng UBND tỉnh

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng huyện Hiệp Hoà

Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp

Hoà

1.2.3 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND

- Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND, Thường trực HĐND

- Xây dựng chương trình làm việc kế hoạch công tác

- Thừa lệnh Chủ tịch đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiên sự chỉ đạo của

TT HĐND và UBND huyện

Cụ thể:

Chánh Văn phòng (Nguyễn Văn Thắng)

- Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng HĐND&UBND huyện, phụ trách chung, chịu trách nhiệm trước HĐND&UBND huyện về mọi hoạt động của Văn phòng

- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác nội chính, quản lý tài chính Trực tiếp thẩm dịnh các văn bản quan trọng, phạm vi ảnh hưởng lớn của các chỉ thị, kế hoạch, chương trình, quyết định,…trên các lĩnh vực kinh tế, văn xã trước khi trình Thường trực HĐND, UBND huyện ký ban hành

Các Phó Chánh Văn phòng

* Phó Chánh Văn phòng Tổng hợp

Phụ trách công tác thông tin tổng hợp

- Trực tiếp giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo, quản lý bộ phận tổng hợp và chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác thông tin tổng hợp Chỉ đạo chuyên viên trong bộ phận tổng hợp thực hiện đầy đủ, chính xác, kịp thời các loại thông tin

- Dự thảo các báo cáo,xây dựng chương trình công tác, công văn chỉ đạo của HĐND&UBND huyện

- Dự, ghi chép nội dung các kỳ họp HĐND, các phiên họp UBND huyện

và tham mưu ban hành kết luận hoặc thông báo, kết luận sau mỗi phiên họp

- Tham mưu công tác tiếp dân, giải quyết đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân; đôn đốc các cơ quan chức năng trong việc giải quyết đơn thư; tiếp dân theo đúng quy định của pháp luật

- Giúp TTHĐND, lãnh đạo UBND huyện thẩm định, kiểm tra các loại văn bản của các ngành, cơ quan do TT HĐND, lãnh đạo UBND huyện ký ban hành Trực tiếp thẩm định các báo cáo, kế hoạch, chương trình, quyết định,… thuộc lĩnh vực nội chính Ký các công văn của HĐND&UBND huyện và một số văn bản của Văn phòng HĐND&UBND huyện khi được uỷ nhiệm

- Thay Chánh văn phòng điều hành cơ quan khi Chánh văn phòng đi vắng

Phó Chánh Văn phòng Hành chính Quản trị

- Trực tiếp giúp Chánh văn phòng chỉ đạo, quản lý bộ phận hành chính quản trị và chịu trách nhiệm toàn bộ về công tác hành chính quản trị như: kế toán, thủ quỹ, văn thư, lưu trữ, lái xe, bảo vệ, hành chính, tạp vụ, hậu cần,…

- Theo đõi, đôn đốc việc thực hiện nội quy, giờ giấc làm việc các chính sách và thực hành tiết kiệm chống lãng phí đối với mọi cán bộ, công chức trong cơ quan.

- Quản lý, gìn giữ, đảm bảo các điều kiện vật chất, trang thiết bị, phương tiện làm việc của HĐND&UBND huyện, tham mưu cho Chánh văn phòng và TTHĐND, lãnh đạo UBND huyện để từng bước trang bị, hiện đại hoá điều kiện và phương tiện làm việc của HĐND&UBND và Văn phòng HĐND&UBND huyện

- Thay Chánh Văn phòng điều hành công việc khi được uỷ nhiệm

* Phó Chánh Văn phòng trực tiếp phụ trách bộ phận “ Một cửa”

- Quản lý thời gian làm việc hàng ngày của cán bộ, công chức thuộc bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả và cán bộ công chức của cơ quan được trưng tập làm việc tại Bộ phận Một cửa

- Theo dõi nắm tình hình tiếp nhận, giải quyết hồ sơ của cán bộ, công chức thuộc Bộ phận Một cửa và phối hợp với các thủ trưởng cơ qua, đơn vị, chủ tịch UBND các xã, thị trấn kịp thời giải quyết những vấn đề vướng mắc có thể xảy ra, đặc biệt với những hồ sơ liên quan đến nội dung làm việc của nhiều cơ quan, đơn vị

- Báo cáo Chủ tịch UBND huyện, Chánh Văn phòng HĐND&UBND huyện về tình hình thực hiện nhiệm vụ của Bộ phận “Một cửa” bằng văn bản theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm và chịu trách nhiệm về các hoạt động của bộ phận

“Một cửa” trước Văn phòng HĐND&UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện

* Bộ phận tổng hợp

- Chịu sự chỉ đạo của Phó Chánh Văn phòng tổng hợp và Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện Mỗi chuyên viên được phân công theo dõi một khối( một mảng công việc) khác nhau, trực tiếp tổng hợp, tham mưu cho Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng trên lĩnh vực được phân công, phụ trách

- Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND, Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện và lãnh đạo văn phòng Lưu hồ sơ công việc theo đúng quy định

- Trực tiếp soạn thảo, kiểm duyệt, thẩm định các văn bản do các cơ quan khác tham mưu thuộc lĩnh vực được phân công, ký tắt vào các văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành.Trường hợp cần thiết thì xin ý kiến của Phó chánh văn

phòng tổng hợp, Chánh văn phòng hoặc lãnh đạo HĐND&UBND huyện Nếu văn bản nào không được thẩm định trước khi ban hành thì thuộc lĩnh vực nào chuyên viên đó phải chịu trách nhiệm.

- Đôn đốc.thẩm định các nội dung trên lĩn vực được phân công phụ trách phục vụ các kỳ họp của HĐND, các phiên họp của UBND và của BTV, BCH Đảng bộ huyện theo đúng nội dung và thời gian quy định Nếu để chậm thời gian theo quy định hoặc sai xót về nội dung, thể thức phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng, Chuyên viên văn phòng phải dự phiên họp UBND huyện nếu có nội dung thuộc lĩnh vực được phân công theo dõi Chủ động phối hợp với bộ phận hành chính quản trị để chuẩn bị phòng họp và các điều kiện phục vụ hội nghị trên lĩnh vực phân công nhiệm vụ

- Thực hiện các công việc khác theo sự chỉ đạo của Văn phòng

* Bộ phận “Một cửa”:

- Thực hiện tốt việc tiếp nhận và trả hồ sơ cho các tổ chức và công dân theo đúng chức năng, nhiệm vụ và những quy định hiện hành Không gây sách nhiễu, gây trở ngại, phiền hà cho nhân dân.Phải có thái độ đúng mực khi tiếp xúc với công dân

* Bộ phận thường trực ATGT:

- Tham mưu cho UBND huyện, Ban chỉ đạo ATGT huyện, chỉ đạo công tác đảm bảo trật tự ATGT trên địa bàn Thưòng xuyên tổng hợp tình hình, báo cáo kết quả thực hiện theo quy định Theo dõi, đôn đốc các cơ quan chức năng, các xã, thị trấn, các thành viên Ban chỉ đạo ATGT huyện trong quá trình tổ chức thực hiện các nhiệm vụ

* Bộ phận văn thư, lưu trữ

- Văn thư: Thực hiện tốt những quy định về công tác văn thư, quản lý các văn bản của HĐND&UBND huyện và các văn bản đi, đến theo đúng quy định và theo chương trình công nghệ thông tin;

- Lưu trữ: tổ chức tiếp nhận tất cả các loại văn bản từ các nguồn gửi đến, thống nhất quản lý, bố trí sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ khoa học, gọn gàng, ngăn nắp theo đúng quy định Hàng năm tổ chức thu hồi, chỉnh lý, bảo quản, khai thác tài liệu lưu trữ của HĐND&UBND huyện, bảo quản tốt các tài liệu trong phòng kho lưu trữ của HĐND&UBND huyện Việc khai thác, sử dụng tài liệu trong phòng kho lưu trữ phải theo đúng quy định

* Bộ phận công nghệ thông tin

- Cán bộ quản trị mạng có trách nhiệm thực hiện, kiểm tra đôn đốc cán bộ

sử dụng máy vi tính để thực hiện tốt quy định của HĐND&UBND huyện về xây dựng, quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản mạng thông tin

- Cung cấp thông tin, khai thác thông tin trên mạng phục vụ tốt cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo của HĐND&UBND huyện Thường xuyên kiểm tra, duy tu, bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị công nghệ thông tin của cơ quan ( mỗi tháng một lần phải kiểm tra định kỳ, diệt vi rýt tất cả các máy tính trong cơ quan)

- Kịp thời phát hiện và đề xuất với lãnh đạo Văn phòng những sự cố để có thể khắc phục kịp thời Thường xuyên học tập, nghiên cứu cập nhật kiến thức về công nghệ thông tin, khoa học kỹ thuật mới đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác Tham mưu triển khai các ứng dụng về công nghệ thông tin trong cơ quan, nhất là triển khai ứng dụng các phần mềm dùng chung đã được trang bị

1.3 Việc cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản tại văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa.

Tại văn phòng HĐND&UBND huyện, nếu như vài trước, khi đó việc ứng dụng CNTT còn rất nhiều hạn chế, chỉ đơn thuần ứng dụng CNTT trong khâu soạn thảo văn bản và gửi nhận văn bản điện tử thì chúng ta thấy rằng khối lượng công việc cho công tác văn thư rất lớn Đơn cử như trong việc quản lý văn bản đến, tất

cả các văn bản đều phải phải vào sổ theo cách truyền thống, Chánh văn phòng bút phê, lãnh đạo UBND phê duyệt, sao và gửi rất nhiều cơ quan, cá nhân, cho đến việc theo dõi việc giải quyết văn bản cũng là một vấn đề khó khăn đòi hỏi những

cá nhân được theo dõi giải quyết văn bản phải thực sự linh hoạt, có trí nhớ tốt để đôn đốc giải quyết văn bản mà không có hệ thống nhắc việc nào Hiện nay vấn đề này đang được cải thiện một cách rõ rệt nhờ phần mềm quản lý văn bản, phần mềm này là công cụ đắc lực hỗ trợ cho xử lý thông tin Không đơn thuần là phần mềm để có thể gửi nhận thông tin mà phầm mềm này còn trực tiếp tham gia vào quá trình theo dõi việc giải quyết văn bản của các cơ quan, cá nhân được giao việc

Vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản là thực sự cần thiết Trước hết là nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, đồng thời góp phần bào việc giải phóng một phần sức lao động của cán bộ, công chức CNTT giúp thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư đơn giản, nhanh chóng và hiệu quả hơn Điều này có thể nhận thấy rõ ở việc toàn bộ văn bản đến của cơ quan sẽ được hiển thi trên máy tính để quản lý, và thông qua đây cá nhân có thể thống kê, tra tìm một cách nhanh chóng, chính xác, đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, phát huy tối đa

được chức năng, nhiệm vụ văn phòng, đặc biệt của bộ phần văn thư Từ tất cả các

lý do trên, cho thấy sự cần thiết phải có một phần mềm ứng dụng cho quá trình xử

lý văn bản, vì vậy hiện nay Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa đã triển khai thành công bước đầu trong việc sử dụng phần mềm Net.office điều hành tác nghiệp trong quản lý văn bản

.* Giới thiệu phần mềm BG.NET.OFFICE.

Phần mềm quản lý văn bản Net.office là phần mềm doTrung tâm Công báo – Tin học thuộc Văn phòng UBND tỉnh Bắc Giang cung cấp, nhằm hỗ trợ đắc lực cán bộ, công chức trong quá trình điều hành tác nghiệp Phần mềm hỗ trợ xuyên suốt quá trình điều hành công việc của lãnh đạo và nhân viên

Phần mềm bắt đầu đưa vào triển khai tại Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa từ năm 2013, đến cuối năm 2014 đã được nâng cấp với những tính năng ưu việt hơn

Hiện tại phần mềm quản lý văn bản đang được triển khai nhân rộng tới các phòng banfm UBND các xã thị trấn trên địa bàn huyện để công tác điều hành, tác nghiệp được thống nhất

Với giao diện thân thiện, dễ dàng sử dụng, đăc biệt giúp bộ phận văn thư cập nhật các văn bản nhanh nhất, chính xác nhất để chuyển giao cho những cá nhân, đơn vị liên quan, giải quyết văn bản

Chương 2.

PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN HIỆP HÒA

2.1 Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa

2.1.1 Công tác quản lý văn bản đến

Văn bản đến là toàn bộ văn bản được ban hành dưới hình thức quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 4 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ; khoản 2 Điều 1 Nghị định số 09/2010/NDD0CP ngày 08 tháng 2 năm 2010

của Chính phủ (bao gồm các loại văn bản: Quy phạm pháp luật; văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành, văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội); đơn kiến nghị, khiếu nại, tố cáo của cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong

và và ngoài nước gửi UBND huyện, các Phó Chủ tịch UBND huyện, Văn phòng UBND huyện, Chánh văn phòng, các Phó Văn phòng UBND huyện, được chuyển đến theo đường công văn, fax, gửi trực tiếp hoặc gửi qua mạng tin học

Người thực hiện Công việc

Hình 2.1: Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đến

Mô tả Quy trình quản lý văn bản đến

Văn thư có trách nhiệm:

Tiếp nhận văn bản đến

Tất cả văn bản đến của cơ quan phải được quản lý tập trung tại Bộ phận

Văn thư Văn phòng UBND huyện (sau đây gọi tắt là văn thư) để làm thủ tục tiếp

nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, chuyển giao trong ngày

((trường hợp văn bản đến sau 16h00 thì có thể xử lý vào ngày làm việc tiếp theo)

Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Hỏa tốc”,

“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) nếu phát hiện

thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì văn thư phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức để xử lý kịp thời

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi chung là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo

vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Quy chế này

Văn bản đến ngoài giờ hành chính, vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày tết, nếu gửi tại Bộ phận thường trực cổng Văn phòng UBND huyện thì Bộ phận thường trực cổng có trách nhiệm tiếp nhận, vào sổ theo dõi, cất giữ an toàn và bàn giao đầy đủ cho Văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo, trường hợp có văn bản thuộc các mức độ khẩn phải báo cáo ngay Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức để xử lý

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi để gửi lại bản hoàn chỉnh

Các văn bản đến thuộc lĩnh vực công việc quy định tại Đề án cải cách thủ tục hành chính theo cơ chế “một cửa” của Văn phòng UBND huyện được giải quyết theo quy trình cơ chế “một cửa”, “một cửa liên thông” tại bộ phận tiếp nhận

và trả kết quả thuộc phòng Hành chính - Tổ chức

Văn bản đến được văn thư phân loại sơ bộ, bóc bì theo quy định tại Điều

15, Quyết định 20/2013/QĐ-UBND, ngày 27/9/2013 của UBND huyện

Đóng dấu “Đến”, ghi số, ngày đến:

- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu

Có văn bản đến, văn thư phải quét, gắn file lên chương trình phần mềm

quản lý văn bản của cơ quan (Trường hợp văn bản “mật” được đăng ký riêng, văn thư quét lưu file quản lý văn bản trên máy tính không nối mạng LAN hoặc mạng Internet) Hàng tháng Bộ phận văn thư phải in sổ theo dõi văn bản đến, cuối quý

nộp vào lưu trữ cơ quan

* Chuyển giao văn bản đến

- Văn thư sau khi thực hiện quy trình tiếp nhận, đăng ký văn bản đến phải chuyển văn bản đến Chánh Văn phòng UBND huyện xem xét, phân phối và cho ý kiến chỉ đạo giải quyết Chánh Văn phòng chuyển giao văn bản đến phải bảo đảm chính xác và đúng đối tượng

- Chuyên viên nhận văn bản tại bộ phận Văn thư phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản nội bộ Trường hợp chuyên viên phát hiện văn bản đến chuyển không chính xác phải báo cáo Chánh Văn phòng để kịp thời xử lý

* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Sau khi nhận được văn bản đến, chuyên viên phải có trách nhiệm giải quyết đúng thời hạn và đúng các quy định khác của pháp luật

Văn thư có trách nhiệm tổng hợp, theo dõi hàng ngày số liệu văn bản đến,

cụ thể như sau:

- Văn bản đến đã được giải quyết

- Văn bản đến hạn nhưng chưa được giải quyết sẽ báo cáo lãnh đạo văn phòng phụ trách lĩnh vực được phân công để đôn đốc chuyên viên xử lý văn bản

đồng thời báo cáo Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức tổng hợp, theo dõi, phối hợp đôn đốc và báo cáo Chánh Văn phòng

Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

Trường hợp cần thiết, Lãnh đạo Văn phòng UBND huyện yêu cầu Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức báo tiến độ giải quyết văn bản đến của chuyên viên được giao nhiệm vụ

2.1.2 Công tác quản lý văn bản đi

Văn bản đi là toàn bộ văn bản do UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện, Chánh Văn phòng UBND huyện ban hành theo quy chế làm việc của UBND huyện

và Văn phòng UBND huyện gửi các cơ quan, địa phương, đơn vị, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước

Lãnh đạo UBND

Vẳnthư

Hinh 2.2 : Lưu đồ quy trinh xử lý văn bản đi

Mô tả quy trình quản lý văn bản đi

* Tiếp nhận và ban hành văn bản

Sau khi Lãnh đạo ký văn bản, Chuyên viên soạn thảo văn bản có trách

nhiệm chuyển văn bản xuống Bộ phận Văn thư và đưa bản ghi điện tử (bản file mềm văn bản) lên chương trình quản lý văn bản Văn bản đưa lên phải đảm bảo

đúng với văn bản phát hành

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót báo cáo Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức và thông báo cho chuyên viên soạn thảo văn bản biết để xử lý

Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức giúp Chánh Văn phòng UBND huyện tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản

Đăng ký văn bản

- Văn bản đi được đăng ký trên phần mềm quản lý văn bản, in sổ quản lý văn bản theo tháng và nộp Bộ phận lưu trữ Văn phòng UBND huyện vào cuối mỗi quý

- Văn bản đi có các mức độ “Mật” được đăng ký riêng thành Sổ đăng ký văn bản đi “Mật” và không gắn file mềm vào chương trình phần mềm quản lý văn bản mà lưu vào file quản lý văn bản “Mật” trên máy tính không nối mạng LAN (mạng nội bộ) và mạng internet

* Chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Sau khi đóng dấu văn bản Văn thư tiến hành các công việc sau đây để tiến hành phát hành văn bản đi:

Căn cứ nơi nhận của văn bản, văn thư xác định nơi gửi văn bản (không được bỏ sót) sau đó thực hiện:

- Lựa chọn bì (văn bản của cơ quan nào phát hành đi phải được gửi đúng

bì của cơ quan đó);

- Viết bì

- Cho văn bản vào bì, dán bì.

- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).

- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có)

Sau khi thực hiện các bước, Văn thư phải chuyển phát ngay văn bản đó Trường hợp đến 17h00, những văn bản chưa hoàn thành các bước như trên thì văn bản đó phải được chuyển phát ngay trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

- Đối với những văn bản có mức độ khẩn trở lên, Văn thư phải chuyển

phát ngay văn bản (kể cả ngày nghỉ, ngày lễ và ngày tết); đồng thời fax đến nơi

nhận và phối hợp với chuyên viên soạn thảo văn bản, Phòng Tổng hợp để gửi văn bản lên hệ thống thư mục dùng chung và nhắn tin cho cơ quan, đơn vị nơi nhận văn bản theo số điện thoại đã đăng ký với Văn phòng UBND huyện

- Văn bản là giấy mời họp:

Nếu gửi đến các cơ quan Trung ương, các đồng chí Lãnh đạo Đảng và Nhà nước, Tỉnh ủy, Ban thường vụ Tỉnh ủy, các Ban Đảng thuộc Tỉnh ủy, Ủy viên Ban cán sự Đảng, UBND tỉnh, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND tỉnh, Ủy viên UBND tỉnh, Đoàn ĐBQH tỉnh, Thường trực Hội đồng nhân dân tỉnh và các đơn vị không có địa chỉ nhận văn bản bằng hệ thống thư mục dùng chung theo quy định của tỉnh thì Bộ phận Văn thư phát hành và gửi văn bản theo quy định thông thường

Nếu gửi đến các Phòng, Ban, ngành, Đoàn thể, đợn vị các xã và các cơ quan thuộc huyện và các cấp hành chính trong huyện thì văn bản được văn thư phát hành như sau:

- Gửi bản scan theo hệ thống thư mục dùng chung; đồng thời nhắn tin báo nhận

- Lưu một bản tại Bộ phận Văn thư

- Tất cả các văn bản phát hành (kể cả những văn bản có mức độ khẩn) đều

phải gửi qua đường bưu điện Hệ 1 thuộc Bưu điện huyện và phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi theo đường bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ

- Trường hợp các cơ quan, đơn vị, cá nhân xin nhận văn bản trực tiếp có tên trong “Nơi nhận” của văn bản, phải có Giấy giới thiệu của cơ quan và giấy tờ tùy thân, Văn thư đối chiếu đúng đối tượng thì cho nhận trực tiếp và yêu cầu ký nhận vào sổ cho nhận văn bản trực tiếp Trường hợp đặc biệt do Thủ trưởng cơ quan quyết định.

- Chuyển phát văn bản mật phải được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành

Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Văn thư có trách nhiệm theo dõi toàn bộ việc chuyển phát văn bản đi

- Trưởng Phòng Hành chính - Tổ chức có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc việc chuyển phát văn bản đi đối với các văn bản gửi các cơ quan

- Trường hợp phát hiện văn bản đi bị thất lạc, không có người nhận Văn thư cơ quan phải kiểm tra lại tên, địa chỉ nơi nhận và báo cáo Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức để có phương án xử lý kịp thời

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì chuyển cho cá nhân soạn thảo văn bản đó để kiểm tra lại; đồng thời ghi chú và sổ chuyển giao văn bản nội bộ để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

* Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: Bản gốc văn bản lưu tại Văn thư cơ quan

và bản chính văn bản lưu trong hồ sơ công việc của chuyên viên soạn thảo văn bản

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Văn thư cơ quan có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của Văn phòng UBND huyện

2.3 Đánh giá

2.3.1 Ưu điểm

Về cơ bản trình tự quản lý văn bản của Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa đã được tiến hành đúng theo quy định Pháp luật.

Có tính thống nhất trong quá trình quản lý văn bản

Việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản ngày càng được chú trọng và mang lại hiệu quả cao trong quá trình điều hành, tác nghiệp

Có sự quan tâm chỉ đạo cũng như giám sát chặt chẽ của lãnh đạo Văn phòng nên mọi quy trình từ xử lý công văn đến tới việc ban hành công văn đều được kiểm soát chặt chẽ và đáp ứng được việc ra quyết định của lãnh đạo

Cán bộ văn phòng đều là những cán bộ trẻ có khả năng tiếp cận thông tin nhanh chóng và khả năng sử dụng CNTT một cách thành thạo

2.3.2 Hạn chế

Hệ thống quán lý văn bản điều hành tác nghiệp chưa được ứng dụng triệt

để tại các xã và một số cơ quan trên địa bàn huyện nên việc xử lý, giải quyết công việc còn gặp một số khó khăn

Vẫn còn một bộ phận cán bộ công chức chưa nhận thức được hết tầm quan trọng của việc ứng dụng CNTT nên chưa tích cực thay đổi thói quen làm việc thủ công, chưa chủ động học tập và trau dồi nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin vào trong công tác của mình; vẫn còn một số đơn vị chưa thật sự tích cực, chủ động trong việc khai thác, sử dụng các hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin đã đầu tư

Chưa khai thác, phát huy được tối đa tính năng, lợi ích của các phần mềm thụ hưởng và cơ sở hạ tầng, thiết bị công nghệ thông tin hiện có để nâng cao hiệu quả trong công việc cũng như trong quản lý điều hành

Hạ tầng kỹ thuật, trang thiết bị còn thiếu và chưa đồng bộ Trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của một số lãnh đạo và cán bộ nhân viên cao tuổi còn hạn chế

Chưa có Chế tài cụ thể về công tác thi đua khen thưởng nên chưa khích lệ động viên kịp thời những tập thể cá nhân tích cực, đồng thời phê bình đánh giá với những tập thể cá nhân chưa tích cực trong việc triển khai, ứng dụng công nghệ thông tin – Truyền thông vào nâng cao hiệu quả công tác

Lãnh đạo một số cơ quan chưa nhận thức thực sự đầy đủ về vai trò, vị trí,

tác dụng của việc ứng dụng công nghệ thông tin truyền thông vào công việc và trong điều hành quản lý Chưa quan tâm và đầu tư đúng mức, kịp thời cho công tác này tại cơ quan, đơn vị mình cho nên công tác phối hợp quản lý văn bản gặp những khó khăn nhất định.

2.4 Hiện trạng cơ sở hạ tầng CNTT để phục vụ cho ứng dụng công nghệ thông tin

2.4.1 Hạ tầng mạng

* Mạng Nội bộ (LAN):Hệ thống mạng nội bộ được xây dựng trên 03 tòa nhà, nhà làm việc 4 tầng và 02 tòa nhà làm việc 3 tầng và các phòng ban trong huyện

- Mạng LAN nhà làm việc 4 tầng được xây dựng mới, bắt đầu đưa vào sử dụng từ tháng 8 năm 2005 Hệ thống trục chính của mạng được đấu nối bằng cáp quang có tốc độ 1Gbps, từ trục chính đến các máy trạm của lãnh đạo, chuyên viên

2600; 01 Switch Cisso Catalist 500g (16 cổng quang do Bưu điện lắp đặt); 01

Switch Cisso Catalist Layer 3 loại 3500 (02 cổng quang); 01 Switch Cisso Catalist 2900; 01 Switch SMC 8612T (04 cổng quang); 14 Switch SMC 1024 FDT 24 port;

* Mạng Internet:

- VP UBND huyện thực hiện truy cập Internet với 01 đường truyền ADSL

từ năm 2004 trở lại đây

- Cuối năm 2007 VP UBND huyện đã nâng cấp băng thông 4096kbp/s và thuê 01 địa chỉ IP tĩnh

- Cuối năm 2007 VP UBND huyện cũng đã triển khai lắp đặt mạng LAN không dây để phục vụ việc truy cập LAN, Internet tại các phòng họp, phòng làm việc của lãnh đạo với 03 router Wireless phát sóng Hiện nay đã được nâng cấp với

08 router Wireless phát sóng

- Đầu năm 2008, VP, UBND huyện được Bưu điện tỉnh triển khai lắp đặt

và dùng thử nghiệm mạng TSL, đến nay hệ thống vẫn hoạt động tốt Qua đó CBCC có thể truy cập Internet với tốc độ cao và ổn định

2.4.2 Cơ sở dữ liệu chuyên ngành

- Cơ sở dữ liệu Văn bản QPPL của huyện được cập nhật từ năm 1980 đến nay: Gồm hơn 800 văn bản

- Cơ sở dữ liệu Văn bản pháp quy được cập nhật từ năm 1997 đến năm

2014 gồm hơn 18.000 văn bản

Cơ sở dữ liệu về các văn bản đi, đến được Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa cập nhật từ năm 1998 đến nay Từ ngày 01/01/2007 tất cả các văn bản đi, đến đều được gắn tệp nội dung để đưa lên mạng nội bộ khai thác sử dụng

- CSDL về công chức, viên chức thuộc Văn phòng UBND huyện Hiệp

Hòa đã được triển khai cập nhật vào phần mềm quản lý cán bộ (Pmis 2.5 do Sở Nội

vụ triển khai), đến nay đã có 108 bản ghi được cập nhật dữ liệu đầy đủ.

- CSDL về Đảng thuộc Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa được triển khai từ năm 2006, đến nay tất cả đảng viên thuộc văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa đều được cập nhật quản lý trên phần mềm quản lý đảng viên, gồm 81 đảng viên

2.5 Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong nội bộ Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa

Hiện nay 98% các phòng, ban, đơn vị sự nghiệp thuộc Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa đều sử dụng máy tính để giải quyết công việc chuyên môn (riêng Nhà khách chưa có mạng LAN) Các máy tính trong mạng được cài đặt phần mềm

như sau:

- Phần mềm hệ thống cài đặt cho máy chủ: Win server 2003; phần mềm hệ thống cài đặt cho máy trạm: Window XP, các phần mềm này đã có bản quyền

- Phần mềm Office: Office 2003 có bản quyền

- Hệ thống phần mềm điều hành tác nghiệp: Quản lý văn bản đi/đến và hồ

sơ công việc, quản lý lịch hội nghị hội thảo được phát triển trên nền của Lotus Notes, bắt đầu được tổ chức phân tích và xây dựng từ 1996, được khai thác triệt để

từ cuối năm 1998 đến nay Hiện tại hệ thống đang hoạt động tốt và được vận hành thường xuyên, có khả năng nâng cấp để kết nối qua mạng diện rộng của huyện, mạng Internet phục vụ công tác điều hành, chỉ đạo của tỉnh

- Một số phần mềm đã xây dựng như: Hỗ trợ lãnh đạo giao nhiệm vụ, hỗ trợ Chuyên viên lập phiếu trình giải quyết công việc, quản lý ô tô, phòng họp, quản lý thi đua khen thưởng đã được nghiên cứu xây dựng từ năm 2003, tuy nhiên do chưa có cơ chế, quy định phù hợp; trình độ CNTT của cán bộ, công chức, viên chức còn hạn chế

do vậy các phần mềm này chưa được khai thác sử dụng

- Trang Web hỗ trợ điều hành tác nghiệp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của

Lãnh đạo UBND huyện được triển khai xây dựng từ năm 2007-2009 (thuộc dự án UWDCNTT trong công tác chỉ đạo điều hành tại Văn phòng UBND tỉnh)

2.6 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của văn phòng UBND huyện trong việc phục vụ người dân, Doanh nghiệp

Các trang thông tin điện tử được triển khai xây dựng để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành, tra cứu thông tin được cài đặt tại Văn phòng UBND huyện bao gồm:

- Trang Web văn bản quy phạm pháp luật của tỉnh (Do Ban điều hành Đề

án 112 Chính phủ cung cấp) sẵn sàng tích hợp với cổng thông tin điện tử của tỉnh

để phục vụ người dân

- Trang Web Văn bản quy phạm pháp quy của tỉnh (Do Sở Khoa học phối hợp với Văn phòng UBND tỉnh xây dựng).

- Cổng thông tin điện tử của tỉnh (Do trung tâm thông tin quản lý)

- Website công báo của tỉnh (Do Trung tâm Thông tin quản lý)

2.7 Hiện trạng nguồn nhân lực CNTT của Văn phòng UBND huyện

Hiệp Hòa.

- Trình độ, số lượng cán bộ, công chức được đào tạo về CNTT: Hiện nay Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa có tổng số 41 người, trong đó có 31 người làm việc trong biên chế, 10 người làm việc hợp đồng

+ Số người có bằng Đại học về CNTT: 04 người đạt 4,39% tổng số lao động.+ Số người có chứng chỉ Tin học: 22 người, đạt 68% tổng số lao động

- Nhận thức của Lãnh đạo, cán bộ công chức về vai trò của ứng dụng CNTT trong cải cách hành chính và hoạt động chuyên môn còn hạn chế, do vậy việc ứng dụng CNTT trong chỉ đạo điều hành mang lại hiệu quả chưa cao

Chương 3.

ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BGNETOFFICE VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN

TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN HIỆP HÒA 3.1 Hướng dẫn đăng nhập và sử dụng phần mềm.

3.1.1 Đăng nhập sử dụng phần mềm

- B1: Mở trình duyệt internet: firefox, chrome, IE:

- B2: Nhập địa chỉ truy cập vào phần mềm trên thanh địa chỉ: (mỗi đơn vị