Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản tại văn phòng UBND huyện hiệp hòa

LỜI CẢM ƠN Trong trình thực khóa luận này, tác giả nhận quan tâm giúp đỡ Quý thầy, cô, bạn bè Trước tiên, xin trâng trọng cảm ơn Ths Mai Ngọc Anh, người thầy định hướng cho chủ đề nghiên cứu; nghiêm túc mặt khoa học tận tình giúp đỡ mặt để hoàn thành khóa luận Tác giả xin trân trọng cảm ơn Ban giám hiệu; thầy giáo, cô giáo khoa hệ thống thông tin kinh tế, trường Đại học Công nghệ thông tin truyền thông Thái Nguyên hướng dẫn giúp đỡ điều kiện trình thực khóa luận Xin trân trọng cảm ơn Lãnh đạo cán phòng ban Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa cung cấp tài liệu, tạo điều kiện tốt để tác giả hoàn thành khóa luận Xin trân trọng cảm ơn! Sinh Viên Nguyễn Văn Điền LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan: Khóa luận tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý văn Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa”, công trình nghiên cứu độc lập tác giả, có sử dụng thông tin từ nhiều nguồn tư liệu liệu khác nhau, thông tin trích rõ nguồn gốc Kết nghiên cứu khóa luận chưa công bố công trình nghiên cứu khóa học trước Hiệp Hòa, ngày tháng năm 2016 Sinh viên Nguyễn Văn Điền MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN……………………………………………………………………… i LỜI CAM ĐOAN………………………………………………………………… ij MỤC LỤC………………………………………………………………………… if BẢNG CHỮ VIẾ TẮT…………………………………………………… ix LỜI NÓI ĐẦU………………………………………………………………………1 Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN…………….……………… 1.1 Khái quát quản bản………………………………………………… lý văn 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa……………………………………………… …4 1.3 Việc cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tacs quản lý văn văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa………………………………….………… 1.1.4 Các văn lại……………………………………………………………6 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa………………………………………………… 1.2.1 năng…………………………………………………………………….9 Chức 1.2.2 Cơ cấu tổ chức Hoà…………………………….10 Hiệp Văn phòng huyện 1.3 Việc cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tacs quản lý văn văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa…………………………………………….14 Chương PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN HIỆP HÒA……………………………… 16 2.1 Tình hình quản lý văn Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa………… 16 2.1.1 Công tác quản đến……………………………………………….16 lý văn 2.1.2 Công tác quản đi…………………………………………………20 lý văn 2.3 Đánh giá……………………………………………………………………… 24 2.3.1 Ưu điểm…………………………………………………………………… 24 2.3.2 Hạn …………………………………………………………………… 24 chế 2.4 Hiện trạng sở hạ tầng CNTT để phục vụ cho ứng dụng công nghệ thông tin……………………………………………………………………………… …2 2.4.1 Hạ mạng……………………………………………………………… 25 2.4.2 Cơ sở ngành……………………………………………… 27 liệu tầng chuyên 2.5 Hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin nội Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa……………………………………………………………………27 2.6 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin văn phòng UBND huyện việc phục vụ người dân, Doanh nghiệp……………………………………………28 2.7 Hiện trạng nguồn nhân lực CNTT Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa………………………………………………………………………….….28 Chương ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BGNETOFFICE VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN HIỆP HÒA………………………… 29 3.1 Hướng dẫn đăng nhập sử dụng phần mềm…………………………………29 3.1.1 Đăng nhập sử dụng phần mềm………………………………………………29 3.1.2 Đổi khẩu……………………………………………………………… 30 mật 3.1.3Thoát khỏi mềm……………………………………………………… 31 phần 3.1.4 Tìm kiếm bản………………………………………………………… 31 văn 3.2 Hướng dẫn dành cho văn thư…………………………………………………32 3.2.1 Vào sổ văn đến………………………………………………………….32 3.2.2 Vào sổ văn phát hành (sổ đi) ………………………………………… 34 3.2.3 Văn chờ ban hành………………………………………………………35 3.2.4 In sổ văn bản……………………………………………………………… 37 3.2.5 Gửi, nhận văn qua thư điện tử………………………………………… 38 3.3 Hướng dẫn dành đạo…………………………………………………41 cho lãnh 3.3.1 Phân bản……………………………………………………………… 41 văn 3.3.2 Thu hồi văn chuyển………………………………………………….42 3.3.3 Theo dõi xử lý………………………………………………………….……43 3.4 Phần hướng dẫn dành cho chuyên viên……………………………………….54 3.4.1 Xử lý văn đến………………………………………………………… 54 3.4.2 Phối hợp xử lý……………………………………………………………….56 3.4.3 Xử lý công việc…………………………………………………………… 57 3.5 Đánh giá mềm…………………………………………… …65 trạng 3.6 Giải pháp phục……………………………………………………… ….67 phần khắc KẾT LUẬN…………………………………………………………………… ….68 TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………………………….69 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nguyên văn HĐND&UBND Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân TT HĐND Thường trực HĐND TT UBND Thường trực UBND HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân VTLT Văn thư lưu trữ CNTT Công nghệ thông tin CVP Chánh Văn phòng PVP Phó Văn phòng 10 TTHC Thủ tục hành Ghi DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH Hình 1.1 Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hoà Hình 2.1: Lưu đồ quy trình quản lý văn đến Hinh 2.2 : Lưu đồ quy trinh xử lý văn Hình 3.1 : Đăng nhập sử dụng phần mềm Hình 3.1.2: Đổi mật Hình 3.1.3 Thoát khỏi phần mềm Hình 3.1.4 Tìm kiếm văn Hình 3.2.1: Vào sổ văn đến Hình:3.2.2: Vào sổ văn phát hành (sổ đi) Hình: 3.2.3: Văn chờ ban hành Hình: 3.2.4: In sổ văn Hình3.2.5 Gửi, nhận văn qua thư điện tử Hình3.2.6 Gửi văn qua email Hình 3.3.1 Chọn người nhận, gõ ý kiến nhấn nút Gửi văn Hình 3.3.2 Thu hồi văn chuyển Hình 3.3.3 Theo dõi xử lý Hình 3.3.4: Duyệt dự thảo Hình.3.3.5: Ký duyệt phiếu trình Hình.3.4.1 Xử lý văn đến Hình 3.4.2 Phối hợp xử lý Hình 3.4.3 Xử lý công việc( Dự thảo, Phiếu trình, Phiếu yêu cầu) LỜI NÓI ĐẦU  Lý chọn đề tài Hiện nay, phát triển nhanh chóng kỹ thuật công nghệ thông tin hỡ trợ đắc lưc cho nhu cầu truyền tin khai thức thông tin liệu nhân loại Cùng với đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin phương diện trở nên phổ biến vô cần thiết Đối với công tác văn thư nhiệm vụ đặt phải đổi hợp lý hóa khâu nghiệp vụ Bởi công tác văn thư công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý, sử dụng dấu văn thư Công tác văn thư có chức đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý Chính vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác hành văn phòng Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác công tác văn nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư từ thủ công sang tự động hóa bán tự động khâu nghiệp vụ, góp phần giải phóng sức lao động chân tay người, đồng thời nâng cao xuất lao động cán văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm, cụ thể hóa văn Quy phạm pháp luật như: Chỉ thị số 58/CTTW ngày 17/10/2000 BCHTW Đảng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ nghiệp đại hóa, Đảng ta xác định: “Công nghệ thông tin tỏng động lực quan trọng phát triển” Nghị TW7 khóa VIII nhấn mạnh” “Ứng dụng công nghệ thông tin tất lĩnh vực kinh tế Quốc dân…”, Nhà nước ta xác định: “Việc ứng dụng công nghệ thông tin lĩnh vực hành nhà nước xác định lĩnh vực hàng đầu 10 Hình 3.4.2 Phối hợp xử lý 3.4.3 Xử lý công việc Quản lý toàn hồ sơ công việc phát sinh trình xử lý văn đến, giải công việc, dự thảo văn bản, theo dõi hồi báo văn hay tập hợp văn liên quan đến vấn đề tổ chức Bao gồm chức năng: Tạo phiếu trình, a Tạo dự thảo Chọn chức năngXử lý công việc/ Nhập VBDT Đính kèm file dự thảo, gõ ý kiến phần Thông tin dự thảo: 70 Sau chuyển cho lãnh đạo phòng duyệt 71 b Phiếu trình + Tạo phiếu trình Bước 1:Chọn Xử lý công việc/ Tạo phiếu trình Đây bước tạo phiếu trình thông thường, Cập nhật thông tin phiếu trình: Vấn đền trình, Gửi lãnh đạo ký duyệt Đính kèm tệp văn trình soạn thảo máy tính Phiếu trình 72 Lựa chọn nút chức năng: Tham khảo, Trình TQ, Trình duyệt Tham khảo: Gửi phiếu trình cho đối tượng góp ý Người sử dụng xem góp ý mục Phiếu trình gửi tham khảo.Sau nhận ý kiến góp ý, bước tiếp theo, chuyên viên thực trình TQ trình duyệt Trình TQ: Trình thông qua Khi sử dụng chức này, người dùng lựa chọn tên lãnh đạo để trình thông qua Xem trạng thái phiếu trình mục Phiếu trình thông qua Phiếu trình không thông qua Trình duyệt: Trình lãnh đạo duyệt phiếu trình Khi sử dụng chức này, người dùng lựa chọn tên lãnh đạo để trình duyệt Xem trạng thái phiếu trình mục Phiếu trình ký duyệt Phiếu trình không ký duyệt + Góp ý phiếu trình Chọn chức năngXử lý công việc/…Phiếu trình chờ góp ý Chỏ chuột vào cột thông tin để mở chi tiết phiếu trình 73 Nhấn nútHiệu chỉnh Gõ nội dung góp ý nhấn nút Gửi ý kiến để lưu lại tiếp tục gõ góp ý Nhấn nút Ghi lại để kết thúc việc cho ý kiến góp ý c Phiếu yêu cầu 74 + Xử lý phiếu yêu cầu Khi lãnh đạo giao việc phần mềm, chuyên viên thực bước sau để nhận xử lý công việc phần mềm Bước 1:Sau đăng nhập, ChọnXử lý công việc/xx Phiếu yêu cầu chờ xử lý Bước 2:Tại danh sách phiếu yêu cầu chờ xử lý, chọn mở phiếu để xử lý Bước 3:Chọn nút Xử lý 75 Có hướng xử lý:Chuyển tiếp văn Xử lý văn + Trường hợp chuyển tiếp: Tích chọn 76 Nhập thông tin chuyển tiếp văn bản: Cách chọn Đơn vị/ Người xử lý: Nhấp chuột vào mũi tên màu đen chọn người theo danh sách phòng ban + Trường hợp xử lý: Tích chọn Xử lý phiếu yêu cầu lập phiếu xử lý ghi tóm tắt trình xử lý công việc dự thảo giải công việc gửi lãnh đạo duyệt ban hành Giao diện Lập phiếu xử lý: + Góp ý phiếu yêu cầu Chọn chức năngXử lý công việc PYC chờ phối hợp xử lý 77 Chỏ chuột mở chi tiết phiếu yêu cầu Nhấn nút Thêm góp ý Cập nhật góp ý nhấn Ghi lại để lưu 78 Hình 3.4.3 Xử lý công việc( Dự thảo, Phiếu trình, Phiếu yêu cầu) 3.5 Đánh giá trạng phần mềm Hiện trạng sử dụng phần mềm thuận lợi cho việc trao đổi thông tin chuyên viên với lãnh đạo phòng ban chức quan Tuy nhiên gặp số khó khăn sau: - Chưa có phối hợp đồng phòng, Ban ngành, UBND xã, thị trấn huyện việc ứng dụng CNTT địa bàn huyện - Các sở liệu có phân tán, chưa có đồng gây chồng chéo việc cập nhật, khai thác, sử dụng - Các chế sách ứng dụng CNTT nội Văn phòng địa bàn tình chưa có có chưa phù hợp, không mang tính cưỡng chế bắt buộc cán công chức phải thực 3.6 Giải pháp khắc phục Nâng cao lực quản lý nhà nước Ngoài văn quản lý nhà nước Trung ương, tỉnh phát triển, ứng dụng CNTT hoạt động điều hành quan, đơn vị cần phải xây dựng: - Quy hoạch, kế hoạch, quy chế, sách để phát triển ứng dụng CNTT Văn phòng UBND huyện; - Xây dựng chế tài chính, định mức, hướng dẫn triển khai dự án ứng dụng CNTT Văn phòng UBND huyện theo quy định pháp luật khuyến khích phát triển CNTT đơn vị trực thuộc 79 - Đầu tư đồng bộ, tiết kiệm tránh lãng phí - Căn vào mức độ đầu tư kinh phí nghiệp hàng năm cấp cho việc ứng dụng CNTT cho đơn vị để có kế hoạch đầu tư cho phù hợp, đồng bộ, tiết kiệm, tránh lãng phí - Đầu tư đồng phần cứng để đảm bảo tính tương thích, hỗ trợ hệ thống - Đầu tư phần mềm cần phải tính đến khả thương tích phần mềm có, tính đến khả đồng hóa liệu, thiết phải có tính mở - Huy động nguồn vốn đầu tư khác ngân sách đầu tư hàng năm cho việc thực Kế hoạch ứng dụng CNTT quản lý điều hành - Trước tiến hành triển khai toàn đơn vị cần phải tiến hành triển khai thử nghiệm, đảm bảo tính đồng bộ, chuẩn xác triển khai đồng loạt - Phát triển nguồn nhân lực nâng cao lực ứng dụng CNTT - Tổ chức đào tạo; cử cán công chức, viên chức tập huấn Trung ương, địa phương kiến thức, khả ứng dụng CNTT hoạt động Quản lý hành nhà nước - Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức người dân xã hội ứng dụng CNTT quản lý điều hành - Tổ chức tuyên truyền quan, nâng cao trình độ hiểu biết, nhận thức lực ứng dụng CNTT hoạt động Quản lý Hành Nhà nước - Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức người dân xã hội ứng dụng CNTT quản lý điều hành - Tổ chức tuyên truyền quan, nâng cao trình độ hiểu biết, nhận thức lực ứng dụng CNTT cho cán bộ, công chức, viên chức toàn quan, đơn vị - Phát triển nguồn nhân lực nâng cao lực ứng dụng CNTT - Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức ứng dụng CNTT 80 quản lý hành Nhà nước KẾT LUẬN Qua phần nghiên cứu thực tiễn trình bày có số kết 81 luận sau: Kết đạt trình ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa thấy công nghệ thông tin ngành kinh tế mũi nhọn, việc ứng dụng công nghệ thông tin có tác động to lớn Việc ứng dụng công nghệ thông tin trình đại hóa hoạt động thông tin lĩnh vực xã hội, đặc biệt trình tổ chức quản lý quan Trong với trọ giúp công nghệ máy tính, mạng internet, công nghệ phần mềm… công tác văn phòng nói chung công tác quản lý văn nói riêng bước cải tiến, nâng cao chất lượng công việc, từ đáp ứng ngày đẩy đủ kịp thời yêu cầu hoạt động quản lý quan yêu cầu xã hội Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trình quản lý văn Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa giúp cho cán văn thư thuận tiện việc quản lý văn văn đến, thuận lợi trình chuyển giao văn bản, nhanh chóng trình tra tìm thống kê, đảm bảo việc quản lý chặt chẽ xác số lượng văn bản, phục vụ thông tin kịp thời cho lãnh đạo trình quản lý văn phòng Thông qua nội dung tìm hiểu tình hình ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn Văn phòng cho thấy rằng: để có hiệu cao việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý văn văn phòng có đầu tư cần thiết đáng cho công tác này, đầu tư kỹ thuật, nhân lực lãnh đạo vă phòng cán văn thư cần có quan tâm, hiểu biết khả ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Qua khóa luận lần cho phép gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc tới thầy cô giáo giảng viên trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyên thông, thầy giáo Ths Mai Ngọc Anh, người thầy truyền đạt cho kiến thức vững để bước vào nghiệp vụ cách tự tin đạt kết quả, cô, chú, anh chị Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa cung cấp số liệu quan trọng bảo hướng dẫn tận tình lãnh đạo Đảng ủy, Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa tạo điều kiện giúp đỡ hoàn thành báo cáo đợt thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO 82 [1] Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; [2] Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan [3] Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư; [4] Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP; [5] Trung tâm Tin học – Công báo (2014) Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý điều hành tác nghiệp Net.office [6] Tạ Hữu Ánh, (2008) soạn thảo ban hành văn quan tổ chức NXB lao động; [7] Nguyễn Thế Phán (2008); kỹ thuật soạn thảo văn quản lý kinh tế quản trị kinh doanh, NXB đại học Kinh tế quốc dân; [8] UBND tỉnh Bắc Giang (2013), Quyết định 446/QĐ-UBND ban hành quy định công tác quản lý công tác VTLT địa bàn tỉnh Bắc Giang [9] UBND huyện Hiệp Hòa (2010), Quyết định số 791/QĐ-UBND ban hành Quy đinh chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức máy Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa [10] Văn phòng HĐND&UBND huyện Hiệp Hòa (2014), Quyết định số 07/QĐ-VP ban hành Quy chế hoạt động công tác VTLT Văn phòng HĐND&UBND huyện [11] Văn phòng Chính phủ (2010), Quyết định số 1467/QĐ-VPCP ngày 21/9/2010 ban hành Quy chế mẫu tiếp nhận, xử lý, phát hành quản lý văn Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; 83 84 ... trạng công tác qu lý văn Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa - Ứng dụng CNTT vào hoạt động công tác quản lý văn Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa - Đề tài giới hạn việc quản lý ứng dụng CNTT công tác quản lý. .. giải văn Chương PHÂN TÍCH QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHÒNG UBND HUYỆN HIỆP HÒA 26 2.1 Tình hình quản lý văn Văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa 2.1.1 Công tác quản lý văn đến Văn đến toàn văn. .. công nghệ thông tin quan, triển khai ứng dụng phần mềm dùng chung trang bị 1.3 Việc cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn văn phòng UBND huyện Hiệp Hòa Tại văn phòng