Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật tại các bảo tàng ở Việt Nam

Gồm 3 Chương: Chương 1: Những vấn đề chung về ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật bảo tàng Chương 2: Tổng quan về Bảo tàng Việt Nam và thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật tại các bảo tàng ở Việt Nam. Chương 3: Định hướng và một số giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật tại các Bảo tàng Việt Nam.

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bản luận văn thạc sỹ “Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật tại các bảo tàng ở Việt Nam” là công trình

nghiên cứu của tôi và chưa từng công bố Những trích dẫn và số liệu sử dụng trong luận văn có ghi đầy đủ xuất xứ

Tôi xin chịu trách nhiệm về lời cam đoan này

Tác giả luận văn

Vũ Tiến Dũng

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC 1

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT 5

MỞ ĐẦU 6

Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC QUẢN LÝ HIỆN VẬT BẢO TÀNG 13

1.1 Khái niệm về bảo tàng, hiện vật bảo tàng và công tác quản lý hiện vật bảo tàng 13

1.1.1 Khái niệm bảo tàng 13

1.1.2 Khái niệm hiện vật bảo tàng 16

1.1.3 Khái quát về công tác quản lý hiện vật trong bảo tàng 20

1.2 Một số khái niệm về công nghệ thông tin 28

1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin 28

1.2.2 Khái niệm hệ thống thông tin 31

1.2.3 Khái niệm cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu 32

1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật bảo tàng 36

1.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin đời sống xã hội 36

1.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong bảo tàng 38

1.3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật bảo tàng 45 Chương 2: TỔNG QUAN VỀ BẢO TÀNG VIỆT NAM VÀ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC QUẢN LÝ HIỆN VẬT TẠI CÁC BẢO TÀNG Ở VIỆT NAM 51

2.1 Tổng quan về bảo tàng Việt Nam 51

2.1.1 Đôi nét về sự hình thành, phát triển của hệ thống bảo tàng Việt Nam 51 2.1.2 Một số đặc điểm cơ bản của hệ thống bảo tàng Việt Nam 54

2.1.3 Sơ lược về hiện vật, các sưu tập hiện vật tại các bảo tàng ở Việt Nam57 2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong bảo tàng 61

2.2.1 Ứng dụng công nghệ thông tin tại các bảo tàng trên thế giới 61 2.2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại các bảo tàng Việt Nam68

2.3 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật tại

các bảo tàng ở Việt Nam 77

2.3.1 Vài nét về hoạt động quản lý, khai thác hiện vật tại các bảo tàng ở Việt Nam 77

2.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật tại các bảo tàng ở Việt Nam 79

2.2.3 Một số vấn đề đặt ra trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật bảo tàng 91

Chương 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC QUẢN LÝ HIỆN VẬT TẠI CÁC BẢO TÀNG Ở VIỆT NAM 96

3.1 Một số định hướng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật tại các bảo tàng 96

3.1.1 Xây dựng cơ chế, chính sách, chương trình, kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin cho hệ thống bảo tàng 96

3.1.2 Thiết lập mạng thông tin cho hệ thống bảo tàng Việt Nam 97

3.1.3 Chuẩn hóa thông tin hiện vật, số hóa hiện vật và xây dựng cơ sở dữ liệu hiện vật bảo tàng 99

3.1.4 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực cán bộ bảo tàng 101

3.2 Một số giải pháp cụ thể ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hiện vật tại các bảo tàng 101

3.2.1 Đầu tư, xây dựng cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin 101

3.2.2 Chuẩn hóa thông tin hiện vật, ứng dụng đồng bộ hệ thống phần mềm quản lý hiện vật bảo tàng trên toàn quốc 110

3.2.3 Đào tạo nguồn nhân lực công nghệ thông tin 118

KẾT LUẬN 122

TÀI LIỆU THAM KHẢO 124 PHỤ LỤC Error! Bookmark not defined

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

CNTT : Công nghệ thông tin

CNTT-TT : Công nghệ thông tin và truyền thông

PGS.TS : Phó giáo sư, Tiến sĩ

UNESCO : United Nations Educational, Scienctific and Cultural

Organization (Tổ chức Văn hóa, Khoa học, Giáo dục Liên Hợp Quốc)

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ của CNTT CNTT đã ở một bước phát triển cao đó là số hóa tất cả các thông tin, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau Mọi loại thông tin, số liệu âm thanh, hình ảnh có thể được đưa về dạng kỹ thuật số để bất kỳ máy tính nào cũng có thể lưu trữ, xử lý và chuyển tiếp cho nhiều người Những công cụ và sự kết nối của thời đại kỹ thuật số cho phép chúng

ta dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin và hành động trên cơ sở những thông tin này theo phương thức hoàn toàn mới, kéo theo hàng loạt sự thay đổi về các quan niệm, các tập tục, các thói quen truyền thống, và thậm chí cả cách nhìn các giá trị trong cuộc sống Có thể nói rằng, CNTT đã thực sự chiếm một vị trí quan trọng trong mọi mặt của đời sống xã hội Ở một số ngành, CNTT quan trọng đến mức thiếu nó thì bản thân mọi hoạt động của ngành này lập tức bị đình trệ Máy tính thực sự là công cụ đặc biệt có thể giúp con người tra cứu, tìm kiếm thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và tiện lợi Đặc biệt trong những năm gần đây sự phát triển nhanh của công nghệ sản xuất phần cứng, phần mềm và công nghệ mạng đã làm tăng đáng kể sức mạnh của những máy tính, do đó việc ứng dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật này vào hoạt động của mọi ngành khoa học - trong đó có ngành di sản văn hóa càng trở nên cấp thiết Chính vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào quản lý bảo tàng nói chung và quản lý hiện vật bảo tàng nói riêng cũng là một tất yếu khách quan và là một vấn đề quan trọng không thể thiếu được

Quá trình ứng dụng CNTT vào bảo tàng trên thế giới đã được bắt đầu

từ thập kỷ 60 của thế kỷ XX, những người đi tiên phong trong lĩnh vực này là các bảo tàng ở Anh và Mỹ Năm 1996, UNESCO đưa ra nhận định: "Trong

lĩnh vực văn hóa, công nghệ truyền thông đa diện đã mở ra những khả năng to lớn để phổ cập hóa di sản văn hóa vật thể và phi vật thể và để trao đổi liên văn hóa Được phép sử dụng các sản phẩm văn hóa và các dịch vụ truyền thông đa dạng thông qua đại lộ thông tin đảm bảo cho từng người khả năng vô tận để giao tiếp các nền văn hóa thế giới cùng với sự đa dạng của nó" [43,tr 503] Nhận định của UNESCO đã khẳng định tầm quan trọng của CNTT đối với ngành bảo tàng UNESCO, cộng đồng châu Âu và các tổ chức quốc tế khác coi vấn đề CNTT có ý nghĩa số một Trong khuôn khổ cuộc tiếp xúc quốc tế, một tài liệu rất quan trọng có hiệu lực do cộng đồng châu Âu thông qua: "Mỗi

cá nhân đều có quyền sử dụng di sản văn hóa thế giới; Để thực thi quyền này, nhất thiết phải áp dụng công nghệ thông tin hiện đại" [43,tr 513]

CNTT đã làm thay đổi phương pháp, cách thức làm việc của các bảo tàng hiện đại Trước hết, máy tính được sử dụng trong bảo tàng phục vụ nhiệm vụ quản lý và quảng bá giới thiệu các trưng bày hiện vật và sưu tập hiện vật Mục đích của việc quản lý hiện vật là sử dụng hiện vật tốt hơn, kịp thời cung cấp thông tin về một loại hiện vật hoặc một sưu tập hiện vật nào đó phục vụ công tác nghiên cứu, trưng bày, giáo dục hoặc những thông tin theo yêu cầu của xã hội Trong công tác quản lý hiện vật của một bảo tàng, sau khi thực hiện quá trình tin học hóa, thì người quản lý bất cứ lúc nào cũng có thể căn cứ vào những điều kiện tìm kiếm khác nhau, như: tên gọi, số kiểm kê, nguồn gốc, hình dáng, màu sắc, kích thước, chất liệu, niên đại, dấu tích đặc biệt, vị trí bảo quản, thư mục ảnh để tìm ra những thông tin phù hợp với yêu cầu, hiển thị và in ra tất cả những thông tin cần thiết trong phiếu hiện vật Thông qua máy tính, bảo tàng có thể xây dựng những phần mềm trưng bày

ảo, song song với các tổ hợp trưng bày truyền thống tạo nên tính hấp dẫn, dễ dàng thu hút mọi lứa tuổi đặc biệt là lứa tuổi học sinh Đồng thời, CNTT cho phép công chúng tiếp cận với các trưng bày ảo của bảo tàng ngay cả khi bảo

tàng đã đóng cửa, thông qua các trang thông tin điện tử website trên Internet công chúng có thể vui chơi, giải trí và thưởng thức những giá trị di sản văn hóa, đồng thời hiểu biết thêm về lịch sử, văn hóa, xã hội của một quốc gia, một dân tộc

Hiện nay, theo số liệu của Cục Di sản văn hóa, tại các bảo tàng của Việt Nam có khoảng 3 triệu hiện vật đã được kiểm kê, lưu giữ, bảo vệ và phát huy giá trị Đây là một kho tàng di sản văn hóa vô cùng quan trọng, một nguồn lực cần thiết cho công cuộc kiến thiết đất nước Để quản lý và phát huy

có hiệu quả nguồn lực này nhất thiết phải ứng dụng CNTT hiện đại

Là một cán bộ làm công tác thông tin, tư liệu tại Cục Di sản văn hóa,

tôi đã chọn đề tài Luận văn Thạc sĩ là "Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật tại các bảo tàng ở Việt Nam" với mong muốn góp phần

thúc đẩy quá trình ứng dụng CNTT hiện đại vào việc gìn giữ, bảo vệ và phát huy các di sản văn hóa của dân tộc

2 Tình hình nghiên cứu

Ngày nay, hầu hết các bảo tàng trên thế giới đã ứng dụng mạnh mẽ các thành tựu của khoa học công nghệ hiện đại, đặc biệt là CNTT Tuy nhiên, những công trình nghiên cứu về ứng dụng CNTT trong quản lý, bảo vệ và phát huy các di sản văn hóa chưa được chú trọng và tập trung nghiên cứu

Trong cuốn "Sự nghiệp bảo tàng của nước Nga" của Kaulen, Kossova

và Sundieva, do Cục Di sản văn hóa dịch và xuất bản năm 2006, đã đề cập đến vấn đề ứng dụng CNTT trong bảo tàng một cách rất cụ thể Các tác giả đã dành một chương để nghiên cứu quá trình ra đời và phát triển của khoa học -

kỹ thuật, cùng với việc sử dụng những CNTT mà công cụ chính là máy tính Trong cuốn sách này, các tác giả đã đánh giá khái quát vai trò của CNTT đối với hoạt động của bảo tàng

Giáo trình "Bảo tàng học Trung Quốc" do Vương Hồng Quân chủ biên, được Cục Di sản văn hóa dịch và xuất bản năm 2008 cũng đề cập đến CNTT trong bảo tàng, tác giả cũng dành riêng phần IV trong cuốn sách để nói về vấn

đề tin học hóa trong bảo tàng Biên soạn giáo trình này, các tác giả muốn giới thiệu việc tin học hóa bảo tàng cho các sinh viên đang theo học chuyên ngành bảo tàng, đồng thời đề cập đến một số bảo tàng đã số hóa hiện vật giúp người đọc hiểu rõ hơn những lợi ích mà CNTT mang lại

Trong cuốn "Cơ sở bảo tàng học" của PGS.TS Nguyễn Thị Huệ xuất bản năm 2008, đã đề cập đến việc ứng dụng khoa học - kỹ thuật trong bảo tàng ngày nay Tác giả nhấn mạnh: "Bảo tàng của mọi thời đại lịch sử đều phải chú

ý ứng dụng khoa học kỹ thuật trong mọi hoạt động của mình, nhất là trong thời đại ngày nay" [41, tr 45] Và trong cuốn "Lược sử sự nghiệp Bảo tồn Bảo tàng Việt Nam từ 1945 đến nay" xuất bản năm 2005, PGS.TS Nguyễn Thị Huệ nhắc đến ứng dụng kỹ thuật và công nghệ hiện đại trong hoạt động bảo tàng Trong phần này, tác giả nghiên cứu sự thay đổi tích cực trong công tác bảo tàng ở Việt Nam khi được ứng dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật và CNTT

Năm 2009, Ths Bùi Thị Nguyệt Nga, một cán bộ chuyên môn của Bảo tàng Hải Phòng đã bảo vệ thành công Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Văn hóa học tại Trường Đại học Văn hóa Hà Nội với đề tài "Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin nhằm phát huy giá trị di sản văn hóa tại Bảo tàng Hải phòng" Trong công trình này, tác giả đã đi sâu nghiên cứu thực trạng ứng dụng CNTT tại Bảo tàng Hải Phòng và đề xuất một số giải pháp ứng dụng CNTT có tính khả thi nhằm phát huy tốt nhất giá trị di sản văn hóa tại Bảo tàng Hải Phòng

Ngoài những tài liệu kể trên, còn có những công trình nghiên cứu ứng dụng CNTT của một số bảo tàng trung ương và địa phương Trong đó có: dự

án xây dựng "Phần mềm quản lý hiện vật tại các bảo tàng và di tích lịch sử văn hóa” của Cục Di sản văn hóa, đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ của Bảo tàng Cách mạng Việt Nam "Quản lý và khai thác hiện vật kho Bảo tàng Cách mạng Việt Nam bằng máy vi tính", đề tài nghiên cứu khoa học cấp cơ sở của Bảo tàng Lịch sử Quân sự Việt Nam "Ứng dụng tin học quản lý và khai thác thông tin hiện vật bảo tàng", đề tài nghiên cứu khoa học cấp tỉnh của Bảo tàng Phú Thọ "Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hiện vật tại Bảo tàng Phú Thọ", đề án "Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác bảo tồn bảo tàng tại Bảo tàng Hải Phòng"… Hầu hết các đề tài, đề án, dự án nói trên chủ yếu tập trung nghiên cứu ứng dụng với nhiệm vụ xây dựng cơ sở dữ liệu trên phần mềm ứng dụng tin học do Cục Di sản văn hóa xây dựng, phục

vụ trực tiếp cho công tác quản lý, lưu trữ các tài liệu, hiện vật tại các bảo tàng

cụ thể, chưa mang tính nghiên cứu lý thuyết toàn diện và thể hiện tính khái quát cao

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Làm rõ những vấn đề chung về ứng dụng CNTT trong quản lý bảo tàng và quản lý hiện vật bảo tàng

- Tổng quan về bảo tàng, hiện vật bảo tàng tại Việt Nam và phân tích, đánh giá thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý hiện vật tại các bảo tàng ở Việt Nam

- Đề xuất định hướng và một số giải pháp đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT để quản lý hiện vật tại các bảo tàng ở Việt Nam

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Ứng dụng CNTT trong quản lý hiện vật tại các bảo tàng

- Phạm vi nghiên cứu: Hệ thống các bảo tàng trên phạm vi toàn quốc

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn được thực hiện dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng với những phương pháp nghiên cứu cụ thể như sau:

- Sử dụng phương pháp nghiên cứu bảo tàng học

- Sử dụng phương pháp nghiên cứu liên ngành: bảo tàng học, văn hóa học, tin học và khoa học quản lý

- Sử dụng phương pháp trao đổi và tham khảo ý kiến với các chuyên gia dưới nhiều hình thức như trực tiếp, thảo luận dưới các hình thức hội nghị, tọa đàm khoa học

- Sử dụng phương pháp khảo sát, phân tích, đối chiếu và tổng hợp

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

Ứng dụng CNTT vào công tác bảo tàng ở Việt Nam là một vấn đề hết sức cấp bách Chúng ta đã và đang đứng trước những thách thức lớn trong quá trình hội nhập với thế giới không những về kinh tế mà cả văn hóa Nếu không

“tương thích” và “kết nối” được với cộng đồng ngành bảo tàng trên thế giới trong việc phổ cập tri thức, truyền bá di sản văn hóa của chúng ta cũng đồng nghĩa với việc chúng ta tự cô lập trong thế giới riêng của mình, và sớm muộn những di sản văn hóa quý báu đó cũng sẽ nằm dưới lớp bụi thời gian của sự lãng quên trong kho tàng tri thức của thế giới

Việc nghiên cứu và triển khai thành công ứng dụng CNTT trong việc quản lý hiện vật tại các bảo tàng ở Việt Nam mang lại hiệu quả to lớn và thiết thực cho công tác quản lý di sản văn hóa tại các bảo tàng, cũng như các cơ quan quản lý văn hóa, cụ thể như sau:

- Quản lý tốt các hiện vật có tại các bảo tàng trên cơ sở các thông tin đã được chuẩn hóa, có tính khoa học và phù hợp thực tiễn khắc phục được những

thiếu sót và bất cập trong hoạt động bảo tàng, hình thành cơ sở dữ liệu hiện vật tại các bảo tàng trên phạm vi toàn quốc giúp các bảo tàng, các cơ quan quản lý nắm được tổng kho tàng hiện vật quốc gia Đây còn là cơ sở để hoàn thiện hệ thống thống kê, phân loại, báo cáo thống kê, tổng hợp, tìm kiếm dữ liệu, đánh giá các hiện vật theo nhiều cấp độ và tính chất khác nhau phục vụ cho công tác quản lý và nghiên cứu một cách có hệ thống, đồng nhất từ trên xuống dưới, đưa công tác quản lý đi vào nề nếp, bảo tồn và phát huy có hiệu quả vốn di sản văn hóa dân tộc

- Ứng dụng CNTT trong quản lý hiện vật bảo tàng thành công góp phần nâng cao nhận thức và hiểu biết về vai trò và khả năng ứng dụng CNTT trong hoạt động bảo tàng, nâng cao trình độ khai thác sử dụng các hệ thống CNTT hiện có, xây dựng được đội ngũ cán bộ CNTT có khả năng tiếp nhận công nghệ và ứng dụng sản phẩm CNTT hiện đại trong bảo tàng

- Các sản phẩm của quá trình ứng dụng CNTT trong bảo tàng góp phần giới thiệu những di sản văn hóa tiêu biểu của dân tộc với công chúng quốc tế, tạo khả năng tiếp cận, giao lưu và hội nhập văn hóa của nhân loại, đáp ứng nhu cầu tham quan, học tập, nghiên cứu di sản văn hóa

- Ứng dụng CNTT trong quản lý hiện vật bảo tàng giúp các cơ quan hữu quan phát hiện, ngăn chặn và xử lý nạn trộm cắp, buôn bán các cổ vật, hiện vật trái phép, cung cấp khả năng kết nối với các cơ quan làm công tác quản lý di sản văn hóa trên toàn quốc, kết nối với chương trình Object-ID nhằm tăng cường hợp tác quốc tế trong công tác bảo vệ di sản văn hóa toàn cầu

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ

THÔNG TIN TRONG VIỆC QUẢN LÝ HIỆN VẬT BẢO TÀNG 1.1 Khái niệm về bảo tàng, hiện vật bảo tàng và công tác quản lý hiện vật bảo tàng

1.1.1 Khái niệm bảo tàng

Từ bảo tàng bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp - Mouseion, vừa có nghĩa là

“đền thờ thần Muse” (Muse là chín vị nữ thần coi sóc học vấn và nghệ thuật), lại vừa có nghĩa là nơi nghiên cứu về các sự vật Thế kỷ XVII, Bảo tàng Ashmolean ở Oxford, Anh được thành lập Từ đó thuật ngữ Museum mới trở thành thuật ngữ thông dụng của các bảo tàng Từ đầu thế kỷ XX đến nay, cùng với sự phát triển rộng rãi của sự nghiệp bảo tàng, do sự khác biệt về bối cảnh lịch sử văn hóa và thực lực tổng hợp của các quốc gia cũng có nhiều điểm khác nhau Nhận thức của mọi người đối với bảo tàng không những ngày một phong phú mà còn không ngừng sâu sắc hơn

Năm 1951, Luật bảo tàng do Nhật Bản đưa ra đã quy định bảo tàng là

cơ quan sưu tầm, bảo quản (bao gồm cả việc bồi dưỡng, giáo dục), trưng bày những tư liệu có liên quan đến lịch sử, nghệ thuật, phong tục tập quán của người dân, đến sản nghiệp, đến khoa học tự nhiên Từ góc độ giáo dục, bảo tàng là cơ quan có mục đích nâng cao giáo dục văn hóa cho mọi người dân, điều tra, nghiên cứu về họ, trở thành địa điểm để họ vui chơi, giải trí

Hiệp hội bảo tàng Mỹ cho rằng, bảo tàng là cơ quan sưu tầm, bảo quản

có khả năng giải thích một cách hiệu quả nhất những tư liệu về các hiện tượng

tự nhiên và đời sống của con người, đồng thời sử dụng nó để tăng thêm giáo dục tri thức và mở mang trí tuệ cho mọi người

Đại bách khoa toàn thư của Liên Xô cũ nêu rõ, bảo tàng là cơ quan nghiên cứu khoa học, cơ quan giáo dục khoa học có nhiệm vụ sưu tầm, gìn

giữ, nghiên cứu và phổ cập những tiêu bản lịch sử tự nhiên, những di vật quý

về văn hóa vật chất và tinh thần

Sau khi thành lập vào tháng 11 năm 1946, để thích ứng và khái quát sự phát triển và diễn tiến của bảo tàng thế giới, ICOM đã không ngừng điều chỉnh và bổ sung những định nghĩa về bảo tàng Điều lệ của ICOM năm 1946

có định nghĩa: “Bảo tàng là cơ quan lưu giữ công cộng những hiện vật về mỹ

thuật, thủ công mỹ nghệ, khoa học, lịch sử và khảo cổ học, trong đó bao gồm

cả các vườn động thực vật Các thư viện nếu không thường xuyên tổ chức trưng bày thì không được coi là bảo tàng” [51, tr 66]

Năm 1951,với định nghĩa sửa đổi, lần đầu tiên ICOM đã sử dụng thuật ngữ thiết chế/cơ quan với chủ ý nhấn mạnh tính tổ chức và yêu cầu hoạt động

thường xuyên của tổ chức: "Bảo tàng là cơ quan lưu giữ công cộng những

hiện vật về mỹ thuật, thủ công mỹ nghệ, khoa học, lịch sử và khảo cổ học, trong đó bao gồm cả các vườn động thực vật Các thư viện nếu không thường xuyên tổ chức trưng bày thì không được coi là bảo tàng" [51, tr 67]

Trong phiên họp đại hội đồng năm 1957 và năm 1959, ICOM đã thảo luận để sửa dổi điều lệ và đến năm 1961, một định nghĩa mới, ngắn gọn hợn

về bảo tàng được thông qua là: "Bảo tàng là một thiết chế thường trực, bảo

quản và trưng bày các sưu tập hiện vật có ý nghĩa văn hóa hoặc khoa học vì mục tiêu nghiên cứu, giáo dục và giải trí" [47, tr 15]

Tháng 6 năm 1974, trong phiên họp đại hội đồng lần thứ 11 của ICOM tại Copenhagen, Đan Mạch đã nêu ra định nghĩa về bảo tàng:

Bảo tàng là một thiết chế bất biến, phi lợi nhuận, phục vụ xã hội và

sự phát triển xã hội Bảo tàng coi việc sưu tầm, bảo quản, nghiên cứu những bằng chứng vật chất về con người và môi trường sống của họ để trưng bày những bằng chứng vật chất này trước công

chúng, tạo cơ hội cho việc học tập, giáo dục, thưởng thức công chúng là chức trách cơ bản của mình [51, tr 67]

Tháng 9 năm 1989, tại điều 2 của bản điều lệ ICOM đã được Đại hội đồng ICOM lần thứ 16 họp tại Hague, Hà Lan thông qua, định nghĩa này được sửa đổi là:

Bảo tàng là thiết chế bất biến, không nhằm mục đích lợi nhuận, phục vụ xã hội và sự phát triển xã hội, mở cửa cho công chúng Bảo tàng nghiên cứu những bằng chứng vật chất về con người và môi trường sống của họ, sưu tầm, bảo quản, nghiên cứu, tuyên truyền và đặc biệt là trưng bày những bằng chứng vật chất này vì mục đích nghiên cứu, giáo dục và thưởng thức [51, tr 67]

Định nghĩa được sửa đổi gần đây nhất của ICOM được thông qua tại Đại hội đồng ICOM lần thứ 20 năm 2004 họp tại Seoul, Hàn Quốc:

Bảo tàng là một thiết chế phi lợi nhuận, hoạt động thường xuyên

mở cửa cho công chúng đến xem.phục vụ cho xã hội và sự phát triển của xã hội Bảo tàng sưu tầm, bảo quản, nghiên cứu, thông tin

và trưng bày các bằng chứng vật thể và phi vật thể về con người và môi trường sống của con người vì mục đích nghiên cứu, giáo dục

và thưởng thức [47, tr 16]

Ở Việt Nam, cho đến trước khi Luật Di sản văn hóa được ban hành, chưa có định nghĩa về bảo tàng, mặc dù Quy chế về Tổ chức và hoạt động của Bảo tàng (theo Quyết định 132-1998/QĐ-BVHTT ngày 6 tháng 2 năm 1998 của Bộ trưởng Bộ Văn hóa - Thông tin) có đưa ra quy định chung về bảo tàng song khái niệm này chỉ được coi là công cụ để hướng dẫn hoạt động,chưa phải là định nghĩa có tính pháp lý Đến năm 2001, Luật Di sản văn hóa của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam được ban hành có định nghĩa:

“Bảo tàng là nơi bảo quản và trưng bày các sưu tập về lịch sử tự nhiên và xã hội (sau đây gọi là sưu tập) nhằm phục vụ nhu cầu nghiên cứu, giáo dục, tham quan và hưởng thụ văn hóa của nhân dân” (Điều 47) [52, tr 16]

Năm 2009, Luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Di sản văn hóa (Khoản 16, Điều 1) có sửa đổi, bổ sung như sau:

Bảo tàng là thiết chế văn hóa có chức năng sưu tầm, bảo quản, nghiên cứu, trưng bày, giới thiệu di sản văn hóa, bằng chứng vật chất về thiên nhiên, con người và môi trường sống của con người, nhằm phục vụ nhu cầu nghiên cứu, học tập, tham quan và hưởng thụ văn hóa của quần chúng [53, tr 6]

Như vậy, định nghĩa bảo tàng là khái niệm động, luôn thay đổi phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của bảo tàng trong bối cảnh xã hội mà bảo tàng tồn tại

1.1.2 Khái niệm hiện vật bảo tàng

Nói đến bảo tàng và hoạt động bảo tàng, chúng ta không thể không nói đến hiện vật bảo tàng, hiện vật bảo tàng là cơ sở quan trọng nhất để bảo tàng tồn tại và phát triển, mọi hoạt động của bảo tàng đều lấy hiện vật gốc làm trung tâm, dù đó là hoạt động nghiên cứu hay giáo dục Không có hiện vật thì không có bảo tàng và không có hoạt động bảo tàng Ngay từ thế kỷ XVII hiện tượng “hiện vật bảo tàng” đã sớm được quan tâm Ông Maior trong công trình

nghiên cứu “Bảo tàng học miêu tả” có viết: “Hiện vật bảo tàng phải là những

hiện vật nằm trong các bảo tàng và nó được gìn giữ lâu dài như những vật chân chính có thật lấy từ cuộc sống hiện tại của nó, hiện vật bảo tàng phải là những hiện vật mang tính quý hiếm” [41, tr 151]

Sang thế kỷ XIX, do sự chuyên môn hóa của khoa học thì hiện vật bảo tàng ngày càng được xem như nguồn sử liệu gốc của nhiều ngành khoa học

khác nhau, bao gồm những đồ vật, những tác phẩm nghệ thuật, các loại dụng

cụ nghiên cứu khoa học, các tiêu bản thiên nhiên… với mục đích, yêu cầu và bản chất của vấn đề đặt ra để nghiên cứu bảo quản nên chúng đã được liên kết, tập hợp thành sưu tập trong bảo tàng

Giáo sư LV.Levưkin (Nga) và giáo sư K.G.Kherbơst (Đức) trong cuốn

“Bảo tàng học” của mình có nêu:

Hiện vật bảo tàng là hiện vật mang giá trị bảo tàng được lấy ra từ thế giới đồ vật trong hiện thực khách quan, nó được sắp xếp vào các sưu tập bảo tàng để tổ chức việc bảo quản và sử dụng thuận tiện, lâu dài Hiện vật bảo tàng là vật mang thông tin xã hội hoặc thông tin khoa học, nó là nguồn sử liệu quan trọng cung cấp những tri thức cần thiết về tự nhiên, xã hội và về con người cho những ai tiếp cận nó Hiện vật bảo tàng nào cũng chứa đựng một giá trị lịch sử văn hóa nhất định, vì thế nó là một bộ phận của di sản văn hóa dân tộc [41, tr 151]

Trên cơ sở lý luận của chủ nghĩa Mác - Lê Nin, Tập thể giảng viên Khoa Bảo tàng, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội có đưa ra:

Hiện vật bảo tàng là nguồn nhận thức trực tiếp, cảm tính cho nhận thức của con người, tiêu biểu về văn hóa vật chất và tinh thần do con người sáng tạo ra trong quá trình lịch sử cùng những hiện vật về thế giới tự nhiên xung quanh ta, bản thân nó chứng minh một sự kiện, hiện tượng nhất định nào đó trong quá trình phát triển của xã hội và

tự nhiên phù hợp với loại hình bảo tàng được sưu tầm, bảo quản nhằm phục vụ cho nghiên cứu và giáo dục khoa học [41, tr 152] Trong cuốn "Cơ sở bảo tàng học", PGS.TS Nguyễn Thị Huệ đưa ra khái niệm về hiện vật bảo tàng như sau:

Hiện vật bảo tàng là những hiện vật gốc mang giá trị và thuộc tính của hiện vật bảo tàng, có hồ sơ khoa học - pháp lý kèm theo, phù hợp với nội dung và loại hình của bảo tàng, chúng được gìn giữ bảo quản lâu dài để phục vụ cho những hoạt động và chức năng xã hội của bảo tàng [41, tr 152]

Trong Quy chế kiểm kê hiện vật bảo tàng ban hành kèm theo Quyết định số 70/2006/QĐ-BVHTT ngày 15 tháng 9 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ

Văn hóa - Thông tin có nêu: “Hiện vật bảo tàng là di sản văn hóa gồm di vật,

cổ vật, bảo vật quốc gia, các tư liệu về di sản văn hóa phi vật thể đã được vật thể hóa và các mẫu vật tự nhiên, thuộc đối tượng nghiên cứu, sưu tầm, trưng bày, giới thiệu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và loại hình bảo tàng”

Trong cuốn Sự nghiệp Bảo tàng của nước Nga do Kaulen.M.E chủ biên

có viết: “Hiện vật bảo tàng là đối tượng tự nhiên hay văn hóa lịch sử được

nhập vào sưu tập bào tàng, là tư liệu ban đầu của tri thức và tác động cảm xúc và mang lại giá trị bảo tàng” [43, tr 233]

Trong cuốn Bảo tàng học Trung Quốc do Vương Hồng Quân chủ biên, được Cục Di sản văn hóa dịch và xuất bản, có viết:

Hiện vật bảo tàng là những bằng chứng vật chất về sự phát triển của giới tự nhiên và sự phát triển của văn minh vật chất cũng như văn minh tinh thần của xã hội loài người được bảo tàng sưu tầm, bảo quản tùy theo tính chất của mình, nhằm mục đích giáo dục xã hội

và nghiên cứu khoa học [51, tr 193]

Khi bàn về hiện vật bảo tàng, PGS.TS Phan Khanh đã phân tích: "Hiện

vật bảo tàng là nguồn sử liệu đầu tiên của kiến thức, là hiện vật gốc cung cấp những thông tin gốc, có sức biểu cảm và nhạy cảm và được tạo điều kiện để bảo quản lâu dài" [41, tr 153]

Khi bàn về hiện vật bảo tàng và việc quản lý nhà nước đối với hiện vật

bảo tàng, TS Trịnh Thị Hòa có nêu: “Hiện vật bảo tàng là những hiện vật gốc

– nguồn sử liệu đầu tiên của kiến thức, có giá trị về một mặt nào đó của lịch

sử xã hội và lịch sử tự nhiên, đã trải qua quá trình xử lý khoa học và pháp lý của bảo tàng” [11, tr 132]

Trong Luận án của mình, TS Lê Thị Minh Lý có nêu định nghĩa về hiện vật bảo tàng:

Hiện vật là những bằng chứng vật chất minh chứng cho sự phát triển của thế giới tự nhiên và xã hội có liên quan đến con người, bảo tàng căn cứ vào tính chất của mình để sưu tầm lưu giữ vì mục đích nghiên cứu khoa học và giáo dục xã hội Không phải mọi hiện vật đều trở thành hiện vật bảo tàng bởi vì bảo tàng chỉ sưu tầm có mục đích, theo kế hoạch để lựa chọn những hiện vật tiêu biểu, có giá trị lịch sử, văn hóa, khoa học hoặc nghệ thuật để lưu giữ, xây dựng sưu tập hiện vật và trưng bày giới thiệu Hiện vật của bảo tàng là tài sản văn hóa khoa học quý báu của quốc gia [47, tr 27]

Theo Ths Triệu Văn Hiển, nguyên Giám đốc Bảo tàng Cách mạng Việt

Nam: “Hiện vật bảo tàng là nguồn sử liệu đặc biệt hàm chứa các tri thức về

lịch sử xã hội, về tự nhiên và đã trải qua một quy trình xử lý của khoa học bảo tàng” [11, tr 128]

Theo TS Phạm Chí Thân, Giám đốc Bảo tàng Bà Rịa - Vũng Tàu:

“Hiện vật bảo tàng là vật thật có giá trị vật chất tinh thần trong tiến trình lịch

sử nhằm thỏa mãn nhu cầu đời sống xã hội của con người, thông qua lao động sáng tạo nhằm chống chọi với giặc ngoại xâm cũng như thiên nhiên khắc nghiệt” [11, tr 127]

Từ các định nghĩa ở trên ta thấy, hiện vật bảo tàng luôn mang trong nó thuộc tính thông tin khoa học xác định nó Theo khái niệm chung, thuộc tính

là một thuật ngữ dùng để chỉ đặc tính vốn có của một sự vật, mà nếu không có

nó thì sự vật không thể tồn tại được và nhờ đặc tính đó con người mới nhận thức được sự vật hoặc phân biệt được sự vật này với sự vật khác Trong khoa học bảo tàng, thuật ngữ thuộc tính hiện vật bảo tàng được sử dụng để chỉ những đặc điểm vốn có, những thành tố cơ bản của hiện vật bảo tàng, đó là tên gọi hiện vật; chất liệu của hiện vật; công năng sử dụng của hiện vật; kỹ thuật chế tác hiện vật; tác giả hay chủ nhân của hiện vật, thời kỳ, niên đại của hiện vật; không gian, địa điểm phát hiện, nguồn gốc sưu tầm, mối liên quan của hiện vật với những nhân vật, sự kiện lịch sử, tộc người; những ký hiệu, dấu tích đặc biệt, tình trạng di chuyển và bảo quản hiện vật

Hiện vật bảo tàng là những vật thể phản ánh và minh chứng cho các sự kiện lịch sử của một dân tộc, một địa phương, về cuộc đời và sự nghiệp của một danh nhân, về một trường phái văn học nghệ thuật, một ngành cụ thể, hay

là các mẫu vật thiên nhiên có khả năng khái quát về quá trình phát triển của các hiện tượng thiên nhiên Mặc dù nó rất đa dạng và phong phú về loại hình nhưng nó vẫn có những thuộc tính chung thể hiện bản chất hiện vật bảo tàng,

đó là: hiện vật bảo tàng là nguồn sử liệu đầu tiên của tri thức, nó có tầm quan trọng trong công tác nghiên cứu khoa học vì nó đảm bảo tính chính xác của những kênh thông tin biểu hiện ra bên ngoài, và đặc biệt, những lượng thông tin ẩn kín bên trong hiện vật Đó chính là đối tượng quản lý và phát huy của bảo tàng, đồng thời cũng là điều kiện cần thiết và bắt buộc phải ứng dụng CNTT trong quản lý hiện vật bảo tàng

1.1.3 Khái quát về công tác quản lý hiện vật trong bảo tàng

Mỗi bảo tàng có thể có từ hàng ngàn đến hàng triệu hiện vật Nếu không có phương pháp quản lý khoa học thì không thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu sử dụng cũng như không thể đảm bảo sự an toàn cho chúng Việc quản lý khoa học các hiện vật cần được tiến hành theo từng bước

và theo một số phương pháp nhất định Những bước này trước hết là việc giám định, đặt tên, xếp hạng hiện vật, sau đó là đăng ký, phân loại, đưa hiện vật vào sắp xếp trong kho, biên mục, thống kê, lập hồ sơ, kiểm tra và kiểm kê Mục đích của việc quản lý hiện vật là bảo vệ an toàn cho chúng, đề phòng thất thoát, hư hỏng đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng

để biến giá trị nội hàm của hiện vật thành giá trị xã hội Công việc quản lý hiện vật phải đạt được các yêu cầu như chế độ quản lý kiện toàn, sổ sách rõ ràng, giám định chuẩn xác, biên mục tỉ mỉ, bảo quản thỏa đáng, tra cứu, sử dụng thuận tiện Quản lý tốt hiện vật bảo tàng tạo ra cơ sở vật chất thuận lợi cho các hoạt động nghiệp vụ khác của bảo tàng Có thể tóm tắt các khâu công tác chính trong việc quản lý hiện vật bảo tàng như sau:

Thứ nhất là việc đăng ký hiện vật Đăng ký hiện vật là vấn đề mấu chốt

của việc kiểm kê, bảo quản và quản lý khoa học, là căn cứ để kiểm tra số lượng và tình trạng tồn tại của hiện vật, đồng thời là căn cứ pháp lý để bảo quản hiện vật với tư cách là tài sản văn hóa quốc gia Do đó mỗi hiện vật đều phải dựa vào chứng từ xuất nhập, đối chiếu với hiện vật để nhanh chóng đăng

ký vào sổ đăng ký hiện vật bảo tàng Sổ đăng ký này phải do các cán bộ chuyên trách quản lý, bảo tồn vĩnh viễn

Thứ hai là việc phân loại hiện vật Phân loại hiện vật luôn tuân theo

một phương pháp phân loại nhất định, tập trung các hiện vật có cùng một đặc trưng thành một nhóm, những hiện vật khác với đặc trưng này loại ra khỏi nhóm, để tiến hành phân loại đối với toàn bộ hiện vật bảo tàng Phân loại hiện vật là khâu trung tâm của công tác quản lý khoa học, nghiên cứu, chỉnh lý và cung cấp hiện vật để sử dụng Mục đích của phân loại là để tiện lợi cho việc quản lý khoa học đối với hiện vật Hiện vật bảo tàng có rất nhiều đặc điểm, trước tiên là chất liệu khác nhau, như sắt, đá, gốm sứ, giấy, vải ; tiếp đến là chênh lệch rất lớn về thể tích như mẫu vật hóa thạch, chuông lớn, súng đại

bác so với những vật rất nhỏ như đồ trang sức, dụng cụ gia đình ; tiếp đến,

là sự chênh lệch về trọng lượng như tượng lớn, đỉnh lớn có vật nặng đến vài nghìn kilogam còn các đồ vàng bạc, kim cương chỉ nặng có vài gam Muốn quản lý khoa học đối với nhưng hiện vật bảo tàng phức tạp như thế trước tiên phải tiến hành phân loại, bởi vì những hiện vật có chất liệu khác nhau thì điều kiện bảo quản cũng khác nhau Chỉ có phân loại tốt mới mới có thể thuận tiện cho việc bảo quản và quản lý hiện vật Nếu đem tài liệu giấy, đồ vải là những vật không thích hợp với độ ẩm cao đặt chung với các đồ vật cần có độ ẩm cao như gỗ, tre, nứa thì sẽ rất khó bảo quản tốt Nếu bảo quản lẫn lộn bia đá, súng bằng sắt và đồ châu ngọc, kim khí thì cũng rất khó quản lý Hơn nữa, việc phân loại là để tiện cho việc nghiên cứu chỉnh lý và cung cấp hiện vật để sử dụng Hiện vật của bảo tàng có thể có niên đại từ hàng nghìn đến hàng triệu năm Vì vậy, cần phải phân hiện vật thành các loại lớn, các loại nhỏ, các loại rất nhỏ thì mới tiện cho việc tra tìm, cho việc nghiên cứu chỉnh lý, cung cấp hiện vật để sử dụng Nếu không thì việc tìm kiếm một hiện vật nào đó sẽ cực

kỳ khó khăn như mò kim đáy bể Phân loại hiện vật trước tiên phải xác định tiêu chuẩn phân loại Sau khi xác định tiêu chuẩn thì mới có thể đưa ra phương pháp phân loại Dựa vào sự khác nhau của thuộc tính tự nhiên hoặc thuộc tính xã hội của hiện vật, có thể có rất nhiều tiêu chuẩn và phương pháp phân loại hiện vật khác nhau Phân loại hiện vật theo một số tiêu chuẩn như: phân loại theo chất liệu của hiện vật (Gốm sứ, Kim loại, Vải, Giấy …), phân loại theo công năng sử dụng của hiện vật (Công cụ sản xuất, vũ khí, tiền tệ, dụng cụ ăn uống, nhạc khí, đồ cúng lễ, đồ trang sức, ), phân loại theo niên đại chế tác hiện vật (Thời kỳ đá cũ, thời đại đá mới, .), phân loại theo kỹ thuật chế tác (dệt, thêu, khắc, tráng men, sơn thếp, dát vàng bạc, ), phân loại theo nguồn gốc sưu tầm hiện vật (Khai quật khảo cổ, hiến tặng, mua, vốn có, ), phân loại theo nguồn gốc dân tộc (Kinh, Mường, Tày, Thái ), phân loại

theo nguồn gốc quốc gia (Nhật Bản, Trung Quốc, Ấn Độ, ) Các phương pháp phân loại hiện vật này phần lớn đều được xem xét từ góc độ bảo vệ và quản lý hiện vật, nhằm mục đích quản lý an toàn hiện vật, cũng như có thể đưa hiện vật ra sử dụng một cách nhanh chóng Nếu nghiên cứu thêm đặc điểm về tính chất và quá trình lịch sử của hiện vật bảo tàng, tham khảo hệ thống phân loại của các ngành khoa học liên quan, thì phương pháp phân loại hiện vật bảo tàng sẽ vừa có tính logic khoa học, vừa có thể đạt được các mục tiêu trên

Thứ ba là việc nhập kho và sắp xếp hiện vật lên giá Sau khi phân loại,

phần lớn các hiện vật thường được nhập kho, xếp lên giá theo loại Hiện vật cùng loại xếp ở một chỗ, trên giá hoặc trong tủ, theo thứ tự trước sau của số đăng ký Nhưng các hiện vật không giống với các quyển sách vì hình dáng, thể tích, trọng lượng của chúng thường không tương đồng nhau nên không phải lúc nào cũng căn cứ và số thứ tự của hiện vật để nhập kho Những hiện vật rất to, rất nặng chưa chắc có thể xếp lên giá hoặc xếp vào tủ, mà phải xếp vào một vị trí thích hợp trong kho Còn những hiện vật rất nhỏ thì tốt nhất là tập hợp một số lại với nhau, đóng riêng một khay có nhiều ô, xếp hiện vật vào

đó rồi đặt lên giá Như vậy, việc bảo quản, sử dụng các hiện vật sẽ tương đối

an toàn và thuận tiện Sau khi phân loại xếp lên giá, mọi hiện vật đều có vị trí

cố định trong kho Cán bộ quản lý hiện vật phải qua đó lập phiếu vị trí chỉ rõ

vị trí cụ thể của hiện vật trong kho: Giá thứ mấy, tủ thứ mấy, tầng thứ mấy Theo thói quen, thường là hiện vật được sắp xếp theo thứ tự từ trái sang phải Sau đó đem phiếu vị trí sắp xếp thành giá/tủ có mục lục riêng Thứ tự phiếu vị trí trên giá/tủ hoàn toàn giống như thứ tự hiện vật trên giá Khi hiện vật được lấy ra khỏi kho, không nên đặt hiện vật khác vào đó mà nên để trống, đợi khi hiện vật được trả lại kho thì xếp vào vị trí cũ Nếu không thực hiện như vậy thì khó có thể đảm bảo thứ tự của hiện vật, dễ gây hỗn loạn trong giá, dẫn đến

việc hiện vật bị đặt sai vị trí, khi mất khó phát hiện kịp thời Phiếu vị trí hiện vật và tủ mục lục do cán bộ kiểm kê hiện vật lập, sử dụng và bảo quản trong kho Sau khi hiện vật được nhập kho và xếp lên giá, phải thường xuyên kiểm tra, định kỳ kiểm kê chúng để kịp thời pháp hiện và xử lý vấn đề Bảo đảm an toàn kho hiện vật và từng hiện vật trong kho, đề phòng thất thoát, hư hỏng là nhiệm vụ hàng đầu của cán bộ kiểm kê, bảo quản của bảo tàng Công việc này cần phải có chế độ quy củ, có các phương tiện cần thiết, thường xuyên tiến hành giáo dục an toàn và định kỳ tiến hành kiểm tra để nhằm bảo quản hiện vật một cách tốt nhất

Thứ tư là việc biên mục hiện vật Hiện vật bảo tàng thường có số lượng

rất lớn và có rất nhiều loại khác nhau Xây dựng mục lục và chức năng của mục lục hiện vật của bảo tàng chính là việc căn cứ vào một số biện pháp nhất định phân hiện vật thành một số loại, dựa vào thứ tự nhất định để đánh số, nêu

rõ đặc điểm, giám định giá trị nội hàm, đồng thời khảo chứng nguồn gốc và

sự pháp triển của hiện vật, giúp cho mọi người có thể dựa theo danh mục hiện vật đã phân loại mà tìm ra hiện vật mình cần để tiến hành nghiên cứu về bản thân hiện vật và những thông tin có liên quan đến hiện vật Công việc biên mục hiện vật thông thường được chia làm hai bước: bước thứ nhất là viết phiếu biên mục, bước thứ hai là sắp xếp những phiếu biên mục theo thứ tự nhất định lập thành mục lục Ghi phiếu biên mục là cơ sở của biên mục, giới thiệu tóm tắt nội dung và đặc trưng bên ngoài của hiện vật, giúp cho cán bộ bảo tàng có thể tra tìm thông qua phiếu biên mục để hiểu nội dung chính của hiện vật, cung cấp căn cứ lựa chọn cho người khai thác hiện vật Cho nên việc biên soạn các hạng mục của phiếu biên mục phải có tính đầy đủ, tính chuẩn xác và tính thống nhất Tính đầy đủ tức là phải từ các góc độ khác nhau phản ánh đặc trưng của hiện vật Tính chuẩn xác đòi hỏi mỗi hạng mục phải ghi đúng sự thực Tính thống nhất tức là phải đạt tới tiêu chuẩn hóa, quy cách

hóa Tất cả những việc này đều nhằm thông qua phiếu biên mục để nêu rõ giá trị nội hàm của hiện vật một cách toàn diện, bao gồm đặc trưng bên ngoài và giá trị lịch sử, giá trị khoa học, giá trị nghệ thuật của hiện vật Như vậy, xây dựng mục lục phải xuất phát từ nhu cầu sử dụng thực tế, từ thực tế hiện vật của bảo tàng để hình thành một hệ thống mục lục hoàn chỉnh Mục lục hiện vật này không chỉ tiện lợi cho việc tra cứu, mà đồng thời thông qua đó có thể phát hiện ra những nhóm hiện vật mà bảo tàng còn thiếu hoặc chưa có hiện vật để từ đó giúp cho việc xây dựng kế hoạch sưu tầm, làm cho hiện vật bảo tàng ngày càng phong phú

Thứ năm là việc kiểm kê và thống kê hiện vật Thống kê hiện vật là thực

hiện quản lý về mặt số lượng của hiện vật Tình hình thực tế của hiện vật được phản ánh qua các con số chính xác Thống kê hiện vật phải đặt ra các bảng biểu thống kê thống nhất Sau đó, theo yêu cầu của bảng thống kê để thu thập và tích lũy số liệu gốc Cuối cùng, mới ghi chép từng mục trong bảng một cách cẩn thận sau khi đã tổng hợp tính toán, thẩm tra đối chiếu với thực

tế Con số thống kê đòi hỏi phải chuẩn xác, không bị sai lệch Số liệu gốc cần phải được thu thập thường xuyên và tích lũy lâu dài, tiến hành một cách có hệ thống và toàn diện Đơn vị tính toán dùng trong thống kê cũng phải thống nhất, tiêu chuẩn hóa Các thống kê cơ bản về hiện vật của một bảo tàng thường có gồm:

- Thống kê tổng hợp hằng năm về hiện vật: tổng số các loại hiện vật hàng năm của bảo tàng, số vốn có, số tăng giảm và tổng số 2 loại trên Vào cuối năm, các bảo tàng phải báo cáo con số thống kê hiện vật lên các cơ quan chủ quản cấp trên hoặc cơ quan quản lý ngành

- Thống kê về sự biến động của hiện vật: những con số liên quan đến sự thay đổi quyền sở hữu hiện vật, số lượng hiện vật sưu tầm được nhập kho, số lượng điều chuyển đi nơi khác, số lượng trao đổi, số lượng hủy bỏ

- Thống kê tình hình khai thác sử dụng hiện vật: Số lượng hiện vật đưa

ra trưng bày, triển lãm, nghiên cứu, thưởng thức, phục chế, chụp ảnh, quay phim, mượn dùng theo tháng, quý, năm

- Thống kê tình hình bảo quản hiện vật: Số liệu về hiện vật lấy ra để xử

lý kỹ thuật như tu sửa, bảo quản phòng ngừa, bảo quản kỹ thuật

- Thống kê hiện vật bị xuống cấp, hư hại, bao gồm cả sự hư hại mang tính tự nhiên theo từng quý, từng năm

Bên cạnh các số liệu thống kê, cán bộ quản lý hiện vật trong bảo tàng cần định kỳ tiến hành đối chiếu kiểm kê Kiểm kê là một công tác nghiêm túc,

tỉ mỉ Khối lượng công việc kiểm kê là rất lớn, nhất là những bảo tàng có lượng hiện vật phong phú Bảo tàng phải tiến hành kiểm kê một cách có kế hoạch, có trình tự Thông thường có thể phân kho, phân loại, phân nhóm để tiến hành công tác kiểm kê theo từng tủ mục lục Trước khi kiểm kê phải làm tốt công tác chuẩn bị, tức là phải đếm những hiện vật trưng bày và cho mượn

ra thẩm tra, đối chiếu với thực tế Khi kiểm kê, đối chiếu sổ với phiếu, đối chiếu phiếu với hiện vật Nếu phát hiện thấy thiếu hụt, hư hại, sổ sách và hiện vật không khớp thì phải kịp thời kiểm tra, làm rõ nguyên nhân, phân rõ trách nhiệm để xử lý, đồng thời báo cáo lên cơ quan chủ quản cấp trên

Thứ sáu là việc xây dựng hồ sơ hiện vật Hồ sơ hiện vật bao gồm tư liệu

lịch sử, ghi chép giám định, ghi chếp sử dụng, nhưũng tác phẩm nghiên cứu

có liên quan, ảnh, bản dập, bản vẽ, báo cáo kiểm nghiệm có liên quan đến từng hiện vật Xây dựng hồ sơ hiện vật là quá trình tích lũy từng bước và thường xuyên Phải thường xuyên chú ý, thu thập các tư liệu có liên quan ngay từ khi bắt đầu đưa hiện vật vào kho, bao gồm các thông tin liên quan đến việc chế tác, quá trình diễn biến, lưu truyền hoặc khai quật được, chủ sở hữu của hiện vật, tình hình diễn biến của hiện vật sau khi về bảo tàng Những tư

liệu này vừa là căn cứ để quản lý khoa học, bảo quản, trưng bày và nghiên cứu hiện vật vừa là sự phản ánh thành quả của các công tác đã nêu trên Đồng thời nó cũng là những ghi chép về sự vận động của bản thân hiện vật Hồ sơ hiện vật trong các bảo tàng đóng vai trò quan trọng trong tất cả các hoạt động bảo tàng Các thông tin về hiện vật được lưu giữ thông qua các hồ sơ là điều kiện tiên quyết giúp các cán bộ bảo tàng nắm và hiểu rõ về hiện vật, từ đó giúp cho việc thiết lập phương án trưng bày và bảo quản hiện vật cho phù hợp Hồ sơ hiện vật cũng là cơ sở gốc để các nhà quản lý bào tàng nắm được

số lượng hiện vật, số sưu tập hiện vật đang có trong bảo tàng giúp cho việc hoạch định các phương án bảo vệ hiện vật, xây dựng kho tàng, mua sắm các trang thiết bị để tàng trữ và bảo quản hiện vật Hơn nữa, khi đưa hiện vật ra trưng bày, những thông tin về hiện vật có trong hồ sơ được sử dụng làm các phụ đề, bài thuyết minh sẽ làm tăng thêm sự hấp dẫn và hứng thú đối với khách tham quan, nhờ đó mà các chức năng khoa học, thẩm mỹ và giáo dục chứng đựng trong hiện vật được phát huy

Theo Sheila M.Stone, chuyên gia người Anh về bảo tàng học, xây dựng

hồ sơ hiện vật là điều them chốt, quyết định công tác quản lý bảo tàng Việc này hướng đến 3 mục tiêu: Một là, quản lý hữu hiệu các sưu tập bao gồm công tác kho tàng, an ninh, kiểm toán và bảo hiểm; hai là, đề ra chính sách thu thập bằng cách xác định phạm vi và giới hạn của các sưu tập; ba là, nghiên cứu các sưu tập và công bố các kết quả đạt được, giá trị của các ấn phẩm và việc giới thiệu bộ sưu tập thông qua các cuộc trưng bày và công tác giáo dục liên quan đến chất lượng hồ sơ Chính vì tầm quan trọng của hồ sơ hiện vật nên tất cả các bảo tàng trên thế giới đều quan tâm đến việc thiết lập hồ sơ Tuy nhiên, do sự khác biệt về quan niệm và phương thức quản lý hiện vật và

sự chênh lệch về các điều kiện vật chất, thiết bị lưu trữ dữ liệu nên hồ sơ hiện vật ở các bảo tàng trên thế giới là khác nhau

1.2 Một số khái niệm về công nghệ thông tin

1.2.1 Khái niệm công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin, viết tắt là CNTT (Information Technology - viết tắt là IT) là một ngành ứng dụng công nghệ vào quản lý xã hội, xử lý thông tin Có thể hiểu CNTT là ngành sử dụng máy tính và các phương tiện truyền thông để thu thập, truyền tải, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền thông tin Hiện nay, có nhiều cách hiểu về CNTT Ở Việt Nam, khái niệm CNTT được hiểu

và định nghĩa trong Nghị quyết 49/CP ký ngày 04/08/1993 về phát triển CNTT của Chính phủ Việt Nam như sau: “Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kỹ thuật hiện đại - chủ yếu là kỹ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội” Đến năm 2006, Luật Công nghệ thông tin của Quốc hội nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam đưa ra khái niệm: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, công nghệ và công cụ kỹ thuật hiện đại để sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số" Như vậy, CNTT là tổ hợp các công nghệ liên quan đến thu thập, lưu giữ, xử lý và sử dụng thông tin trên máy tính CNTT bao gồm các công nghệ về phần cứng, phần mềm, truyền thông, quản trị cơ sở

dữ liệu, và các công nghệ xử lý dữ liệu khác được sử dụng trong một hệ thống thông tin dựa trên máy tính

CNTT là thuật ngữ dùng để chỉ các ngành khoa học và công nghệ liên quan đến thông tin và các quá trình xử lý thông tin Theo quan niệm này thì CNTT là một hệ thống các phương pháp khoa học, công nghệ, phương tiện, công cụ, chủ yếu là máy tính, mạng truyền thông và hệ thống các kho dữ liệu nhằm tổ chức, lưu trữ, truyền dẫn và khai thác, sử dụng có hiệu quả các

nguồn thông tin trong mọi lĩnh vực hoạt động kinh tế, xã hội, văn hóa của con người

CNTT còn được hiểu là quy trình xử lý thông tin tự động trên các phương pháp khoa học tiên tiến và các thiết bị hiện đại, trong đó máy tính điện tử đóng vai trò nòng cốt Hệ thống máy tính đóng vai trò là “cái cối xay”

để xay - tức chế biến - thông tin Nguyên liệu cho chế biến thông tin là dữ liệu

- là những đặc trưng, tính chất,… những cái ta có thể đo được, thu thập được, từ các sự vật, hiện tượng, của thế giới thực Các dữ liệu này được ghi trên các thiết bị lưu trữ, sau đó được đưa vào máy tính để xử lý Các kết quả xử lý sau đó lại được đưa ra khỏi máy, trình bày cho con người, và lưu lại trên các thiết bị lưu trữ, để làm đầu vào (dữ liệu) cho các quá trình xử lý tiếp theo Thiết bị dùng đưa dữ liệu vào máy phổ biến hiện nay là bàn phím, còn thiết bị đưa kết quả ra phổ biến là màn hình, các loại máy in Các thiết bị lưu giữ, như đĩa từ, đĩa CD, có thể dùng như thiết bị vào hoặc ra tùy theo tình huống sử dụng

Một hệ thống gồm thiết bị đầu vào/thiết bị xử lý/thiết bị lưu trữ/thiết bị đầu ra như trên tạo nên “Phần cứng” cơ bản cho một hệ thống xử lý thông tin Cách thức xử lý - dưới dạng các thuật toán - được thể hiện thành các chương trình cụ thể lưu trong bộ nhớ của máy để điều khiển quá trình xử lý thông tin theo cách thức đã định Các chương trình như vậy tạo nên “Phần mềm” của hệ thống xử lý này Có muôn vàn cách thức xử lý, vì vậy số lượng các phần mềm cũng rất phong phú Khi không nằm trong bộ nhớ để điều khiển việc xử lý thông tin, phần mềm cũng được lưu trên các thiết bị lưu trữ như dữ liệu, và đến lượt mình, chúng lại là dữ liệu dùng cho các hệ thống xử lý “cấp cao” hơn Các phần mềm hiện nay có rất nhiều loại, thường được phân thành hai lớp chính: lớp phần mềm hệ thống, là các phần mềm phục vụ cho các phần

mềm khác, giúp cho việc khai thác phần cứng thuận tiện và hiệu quả hơn, và lớp phần mềm ứng dụng, hướng đến việc giải quyết các bài toán thực tế

Nguyên liệu để xử lý - dữ liệu, là thành phần đương nhiên, và cốt lõi của

hệ thống xử lý nó “Có bột mới gột nên hồ”, không có dữ liệu, hệ thống chẳng

để làm gì Dữ liệu tốt mới có thể trông mong rằng kết quả xử lý thu được sẽ tốt

Dữ liệu tốt phải là các đặc trưng phản ánh đúng đắn đối tượng cần quan tâm, được thu thập có bài bản, được kiểm tra và thẩm định, và cuối cùng, được quản

lý tốt Để quản lý các khối dữ liệu lớn, chia sẻ chúng cho nhiều chương trình

xử lý, tức để có thể dùng chung trong hệ thống, chúng thường được tổ chức thành các CSDL Quản trị các CSDL là một lĩnh vực rất quan trọng của việc ứng dụng CNTT, đặc biệt trong các tổ chức, doanh nghiệp

Chia sẻ hoặc dùng chung dữ liệu, thông tin là đặc trưng nổi bật của các

hệ thống ứng dụng CNTT hiện nay Thông tin chỉ có giá trị nếu nó được chia

sẻ Để đảm bảo cho việc chia sẻ đó, ngoài các CSDL, còn cần một hạ tầng kỹ thuật cho phép lưu chuyển dữ liệu giữa các ứng dụng Đó chính là mạng lưới truyền thông Thật ra, bên trong một máy tính, dữ liệu cũng được lưu chuyển trên một hệ thống “truyền thông” nội tại, các mạch in, các bus Tuy nhiên khi nói đến truyền thông, là muốn nói đến sự lưu chuyển thông tin và dữ liệu giữa các máy tính được kết nối với nhau, tức trong một mạng máy tính Phần cứng của hệ thống truyền thông này là các đường truyền (cáp xoắn đôi, cáp đồng trục, cáp quang, cho đến các kênh vi ba và các dạng truyền không dây hiện nay), các thiết bị thu phát, các bộ biến đổi và điều chuyển tín hiệu, các thiết bị mạng (modem, hub, router, switch, v.v.), tức là toàn bộ cơ cấu vật lý của mạng truyền thông Phần mềm truyền thông bao gồm các giao thức truyền tin, các phần mềm để kiểm soát, điều khiển và bảo mật thông tin được lưu chuyển Với các ứng dụng như Internet, intranet, extranet, truyền thông là một phần hữu cơ của các hệ thống CNTT, được gọi là CNTT-TT để nhấn mạnh đặc trưng này, như đã nói trên

1.2.2 Khái niệm hệ thống thông tin

Một khái niệm rất quan trọng về CNTT đó là khái niệm HTTT HTTT là một tập hợp và kết hợp của các phần cứng, phần mềm và các hệ mạng truyền thông được xây dựng và sử dụng để thu thập, tạo, tái tạo, phân phối và chia sẻ các dữ liệu, thông tin và tri thức nhằm phục vụ các mục tiêu của các cơ quan, tổ chức HTTT tập trung trong nó hầu như tất cả các công nghệ của CNTT-TT Và còn bởi vì khi triển khai các hệ thống này, Bạn sẽ biết cách tiếp cận căn bản để giải quyết các bài toán ứng dụng CNTT trong cơ quan, tổ chức: đó là tiếp cận hệ thống

Một hệ thống máy tính là trung tâm của quá trình xử lý, gồm các đơn vị chức năng thực hiện việc nhập, xử lý, xuất, lưu giữ (các “bộ” xử lý, “bộ” nhớ, thiết bị nhập, thiết bị xuất) dữ liệu và thông tin đầu vào hoặc đầu ra của quá trình xử lý, và đơn vị kiểm soát (“bộ” điều khiển) quá trình tạo ra sản phẩm thông tin Để đảm bảo cho việc thực hiện quy trình xử lý hệ thống, cần có các tài nguyên (còn gọi là dự trữ, hay nguồn lực) của hệ thống là các tài nguyên

về phần cứng, phần mềm, mạng, dữ liệu và nhân lực

- Tài nguyên về nhân lực: Các chuyên gia HTTT như phân tích viên hệ thống, lập trình viên, nhân viên đứng máy, v.v., người dùng cuối gồm tất cả những người sử dụng HTTT trong tổ chức, từ các nhà lãnh đạo, các cấp quản

lý, cho đến các nhân viên thừa hành và tác nghiệp

- Tài nguyên phần cứng: Máy tính, màn hình, các ổ đĩa, máy in, máy quét, v.v (tức là các thiết bị dùng trong xử lý), môi trường (hay media): đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD, bìa nhớ, giấy, v.v (tức là các phương tiện dùng để lưu trữ)

- Tài nguyên phần mềm: Các chương trình máy tính như hệ điều hành, các chương trình ứng dụng, v.v (dùng để điều khiển máy tính xử lý thông tin), các thủ tục như cho nhập liệu, để sửa lỗi, kiểm tra, v.v (dùng để điều chỉnh hoạt động của con người)

- Tài nguyên dữ liệu: Mô tả dữ liệu, các bản ghi của đối tượng, các hồ

sơ nhân viên, CSDL, cơ sở tri thức

- Tài nguyên mạng: Môi trường truyền thông, các dịch vụ mạng

Các sản phẩm thông tin trong HTTT bao gồm các báo cáo cho lãnh đạo, các tài liệu dưới dạng biểu mẫu, đồ thị, audio, video, và các thông tin khác Việc xây dựng một HTTT với các thành phần như trên đòi hỏi phải có một cái nhìn hệ thống không chỉ về mặt công nghệ, mà còn về tổ chức cơ quan, và một tầm nhìn xa về các biện pháp đưa hệ thống CNTT của tổ chức đó phục vụ cho công việc Đó là một cách nhìn, một cách tiếp cận hết sức cơ bản, xem xét các

sự vật trong các mối tương quan của chúng khi hoạt động nhằm đạt đến mục tiêu đã định, gọi là tiếp cận hệ thống, hay quan điểm hệ thống

1.2.3 Khái niệm cơ sở dữ liệu và hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Phần dữ liệu được lưu giữ trong máy tính theo một quy định nào đó được gọi là CSDL (database) CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băng từ, đĩa từ )

để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích khác nhau

Trong định nghĩa này ta thấy, trước hết, CSDL phải là một tập hợp các thông tin mang tính hệ thống chứ không phải là các thông tin rời rạc, không

có mối quan hệ với nhau Các thông tin này phải có cấu trúc và tập hợp các thông tin này phải có khả năng đáp ứng các nhu cầu khai thác của nhiều người

sử dụng một cách đồng thời Đó cũng chính là các đặc trưng của CSDL Như vậy, ưu điểm nổi bật của CSDL là giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất và do đó bảo đảm được tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu và đảm bảo dữ liệu có thể được truy xuất theo nhiều cách khác nhau Khả năng chia

sẻ thông tin cho nhiều người sử dụng và nhiều ứng dụng khác nhau Tuy

nhiên, để đạt được các ưu điểm trên, CSDL đặt ra những vấn đề cần phải giải quyết Đó là:

- Tính chủ quyền của dữ liệu Do tính chia sẻ của CSDL nên tính chủ quyền của dữ liệu có thể bị lu mờ và làm mờ nhạt tinh thần trách nhiệm, được thể hiện trên vấn đề an toàn dữ liệu, khả năng biểu diễn các mối liên hệ ngữ nghĩa của dữ liệu, và tính chính xác của dữ liệu Điều này có nghĩa là người khai thác CSDL phải có nghĩa vụ cập nhật các thông tin mới nhất của CSDL

- Tính bảo mật và quyền khai thác thông tin của người sử dụng Do có nhiều người được phép khai thác CSDL một cách đồng thời nên cần phải có một cơ chế bảo mật và phân quyền hạn khai thác CSDL Các hệ điều hành nhiều người sử dụng hay hệ điều hành mạng cục bộ (Novelll Netware, Windows For WorkGroup, WinNT, ) đều có cung cấp cơ chế này

- Tranh chấp dữ liệu Nhiều người được phép truy nhập vào cùng một tài nguyên dữ liệu (Data Source) của CSDL với những mục đích khác nhau: Xem, thêm, xóa hoặc sửa dữ liệu Cần phải có một cơ chế ưu tiên truy nhập

dữ liệu cũng như cơ chế giải quyết tình trạng khóa chết (DeadLock) trong quá trình khai thác cạnh tranh Cơ chế ưu tiên có thể được thực hiện bằng việc cấp quyền (hay mức độ) ưu tiên cho từng người khai thác - người nào được cấp quyền hạn ưu tiên cao hơn thì được ưu tiên truy nhập dữ liệu trước; theo biến

có hoặc loại truy nhập - quyền đọc được ưu tiên trước quyền ghi dữ liệu; dựa trên thời điểm truy nhập - ai có yêu cầu truy xuất trước thì có quyền truy nhập

dữ liệu trước; hoặc theo cơ chế lập lịch truy xuất hay các cơ chế khóa

- Đảm bảo dữ liệu khi có sự cố Việc quản lý dữ liệu tập trung có thể làm tăng khả năng mất mát hoặc sai lệch thông tin khi có sự cố như mất điện đột xuất, một phần đĩa lưu trữ CSDL bị hư v.v Một số hệ điều hành mạng

có cung cấp dịch vụ sao lưu ảnh đĩa cứng (cơ chế sử dụng gương đĩa (disk

mirorring) hay đĩa cứng dự phòng - RAID), tự động kiểm tra và khắc phục lỗi khi có sự cố, tuy nhiên, bên cạnh dịch vụ của hệ điều hành, để đảm bảo CSDL luôn luôn ổn định, một CSDL nhất thiết phải có một cơ chế khôi phục dữ liệu khi các sự cố bất ngờ xảy ra

Phần chương trình để có thể giải quyết tốt tất cả các vấn đề đặt ra cho một CSDL như xử lý, thay đổi dữ liệu, đảm bảo tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thác CSDL, giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu, và phục hồi dữ liệu khi có sự cố thì cần phải có một

hệ thống các phần mềm chuyên dụng được gọi là Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System - DBMS) Theo nghĩa này Hệ quản trị CSDL

là một lọai hệ thống phần mềm có vai trò rất quan trọng trong các hệ thống lập trình, như là một bộ diễn dịch (interpreter) với ngôn ngữ bậc cao nhằm giúp người sử dụng có thể dùng được hệ thống mà ít nhiều không cần đến thuật toán chi tiết hoặc biểu diễn dữ liệu trong máy Cho đến nay có khá nhiều

hệ quản trị CSDL mạnh được đưa ra thị trường như: Visual FoxPro, MicroSoft Access, SQL-Server, DB2, Sybase, Paradox, Informix, Oracle với các chất lượng khác nhau

Mỗi hệ quản trị CSDL đều được cài đặt dựa trên một mô hình dữ liệu

cụ thể Hầu hết các hệ quản trị CSDL hiện nay đều dựa trên mô hình quan hệ

Dù dựa trên mô hình dữ liệu nào, một hệ quản trị CSDL cũng phải có: Ngôn ngữ giao tiếp giữa người sử dụng và CSDL, bao gồm:

- Ngôn ngữ mô tả dữ liệu (Data Definition Language - DDL) để cho phép khai báo cấu trúc của CSDL, khai báo các mối liên hệ của dữ liệu (Data RelationShip) và các quy tắc (Rules, Constraint) quản lý áp đặt lên các dữ liệu đó

- Ngôn ngữ thao tác dữ liệu (Data Manipulation Language - DML) cho phép người sử dụng có thể thêm (Insert), xóa (Delete), sửa (Update) dữ liệu trong CSDL

- Ngôn ngữ truy vấn dữ liệu, hay ngôn ngữ hỏi đáp có cấu trúc (Structured Query Language - SQL) cho phép những người khai thác CSDL (chuyên nghiệp hoặc không chuyên) sử dụng để truy vấn các thông tin cần thiết trong CSDL

- Ngôn ngữ quản lý dữ liệu (Data Control Language - DCL) cho phép những người quản trị hệ thống thay đổi cấu trúc của các bảng dữ liệu, khai báo bảo mật thông tin và cấp quyền hạn khai thác CSDL cho người sử dụng

Từ điển dữ liệu (Data Dictionary) dùng để mô tả các ánh xạ liên kết, ghi nhận các thành phần cấu trúc của CSDL, các chương trình ứng dụng, mật mã, quyền hạn sử dụng

Có biện pháp bảo mật tốt khi có yêu cầu bảo mật Cơ chế giải quyết vấn đề tranh chấp dữ liệu Mỗi hệ quản trị CSDL cũng có thể cài đặt một cơ chế riêng để giải quyết các vấn đề này Một số biện pháp sau đây được sử dụng như cấp quyền ưu tiên cho từng người quản trị hoặc đánh dấu yêu cầu truy xuất dữ liệu, phân chia thời gian, người nào có yêu cầu trước thì có quyền truy xuất dữ liệu trước

Hệ quản trị CSDL cũng phải có cơ chế sao lưu (backup) và phục hồi (restore) dữ liệu khi có sự cố xảy ra Điều này có thể được thực hiện bằng cách định kỳ kiểm tra CSDL, sau một thời gian nhất định hệ quản trị CSDL sẽ

tự động tạo ra một bản sao CSDL hoặc tạo nhật ký (LOG) thao tác CSDL Mỗi thao tác trên CSDL đều được hệ thống ghi lại, khi có sự cố xảy ra thì tự động lần ngược lại (rollback) để phục hồi CSDL Hệ quản trị CSDL phải cung cấp một giao diện (Interface) tốt, dễ sử dụng, dễ hiểu cho những người sử dụng không chuyên Ngoài ra, một hệ quản trị CSDL phải đáp ứng được một yêu cầu rất quan trọng, đó là bảo đảm tính độc lập giữa dữ liệu và chương trình: Khi có sự thay đổi dữ liệu (như sửa đổi cấu lưu trữ các bảng dữ liệu, thêm các chỉ mục (Index) ) thì các chương trình ứng dụng (Application)

đang chạy trên CSDL đó vẫn không cần phải được viết lại, hay cũng không làm ảnh hưởng đến những người sử dụng khác

1.3 Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hiện vật bảo tàng

1.3.1 Ứng dụng công nghệ thông tin đời sống xã hội

Sang thế kỷ XXI, thế giới đã bước qua ngưỡng cửa của thời kỳ quá độ,

từ xã hội "công nghiệp" sang xã hội "hậu công nghiệp", mà một trong các mô hình của xã hội này là "xã hội thông tin" Sự tiến bộ của các ngành khoa học

và công nghệ, đặc biệt là CNTT đã tạo nên sự thay đổi toàn diện bộ mặt của đời sống, chi phối hầu hết các lĩnh vực hoạt động xã hội CNTT đến với từng người dân, từng người quản lý, nhà khoa học, người nông dân, bà nội trợ, học sinh tiểu học… Không có lĩnh vực nào, không có nơi nào không có mặt của CNTT CNTT là một trong các động lực quan trọng nhất của sự phát triển… ứng dụng và phát triển CNTT ở nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ và tinh thần của toàn dân tộc, thúc đẩy công cuộc đổi mới, phát triển nhanh và hiện đại hóa các ngành kinh tế, tăng cường năng lực cạnh tranh của các doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu quả cho quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng cuộc sống của nhân dân.Tác động của CNTT đối với xã hội loài người vô cùng to lớn, nó không chỉ thúc đẩy nhanh quá trình tăng trưởng kinh tế, mà còn kéo theo sự biến đổi trong phương thức sáng tạo của cải, trong lối sống và tư duy của con người Trong nền kinh tế tri thức, các quy trình sản xuất đều được tự động hóa Máy móc không chỉ thay thế con người những công việc nặng nhọc, mà thay thế con người ở những khâu phức tạp của sản xuất và quản lý, không chỉ thay thế thao tác lao động của con người mà cả thao tác tư duy

Trong nền kinh tế toàn cầu, với sự phát triển của internet, thương mại điện tử đang trở thành một lĩnh vực phát triển rất mạnh mẽ, nó thúc đẩy các

ngành sản xuất dịch vụ trên phạm vi toàn thế giới, và đặc biệt quan trọng với các nước đang phát triển, nhất là đối với vùng xa xôi hẻo lánh, các nước và các vùng này có cơ hội tiếp cận thị trường quốc tế CNTT là chiếc chìa khóa để mở cánh cổng vào nền kinh tế tri thức Mạng thông tin là môi trường lý tưởng cho

sự sáng tạo, là phương tiện quan trọng để quảng bá và nhân rộng nhanh vốn tri thức, động lực của sự phát triển, thúc đẩy phát triển dân chủ trong xã hội, phát triển năng lực của con người… CNTT sẽ nhanh chóng thay đổi thế giới một cách mạnh mẽ, sự chuyển đổi này có vị thế trong lịch sử như một cuộc cách mạng kinh tế - xã hội và có ảnh hưởng to lớn đến đời sống con người

Đối với y tế, việc ứng dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật và CNTT đã trở thành một hình thức phổ biến có tác dụng hỗ trợ kịp thời và thiết thực trong việc chữa bệnh cho nhân dân Ví dụ, hiện nay đã dùng công nghệ siêu âm 3D (ba chiều), hoặc các bác sĩ có thể hội chẩn từ xa (thậm chí từ nhiều nước khác nhau trên thế giới) Sử dụng CNTT để hỗ trợ về mặt kỹ thuật

và phương pháp điều trị cho những vùng xa trung tâm y tế đã mang lại giá trị

to lớn về mặt tinh thần cũng như vật chất cho nhân dân

Trong lĩnh vực Giáo dục, đào tạo việc ứng dụng CNTT đã góp phần nâng cao chất lượng dạy và học ở các cấp, các bậc học, mở rộng thêm nhiều loại hình đào tạo như đào tạo từ xa, phối hợp liên kết giữa các trường, các quốc gia với nhau đang nhằm đưa chất lượng giáo dục của nước ta ngang bằng với các nước trong khu vực và trên thế giới

Chính phủ điện tử trên cơ sở điện tử hóa các hoạt động quản lý nhà nước đang hình thành và ngày càng trở nên phổ biến Mạng thông tin lớn và mạnh có thể nối các cơ quan quản lý với đối tượng quản lý, giúp cho quá trình

ra quyết định được thực hiện nhanh chóng, kịp thời và chính xác và tiết kiệm thông qua các hoạt động giao ban trực tuyến từ Trung ương đến cơ sở theo định kỳ hoặc khi có sự vụ đột biến xảy ra

Thương mại điện tử xuất hiện, khách hàng có thể tiếp xúc và tìm hiểu mọi thông tin về công ty dễ dàng ở bất cứ nơi nào, lúc nào công ty sẽ nhận được phản hồi của khách hàng nhanh chóng về chiến lược tiếp thị hoặc danh mục hàng hóa của các doanh nghiệp để từ đó có những thay đổi về chiến lược kinh doanh cho phù hợp với thị hiếu của thị trường

An ninh quốc phòng cũng có những thay đổi cơ bản, CNTT đã tạo ra những thế hệ vũ khí, phương tiện chiến tranh "thông minh", từ đó xuất hiện hình thái chiến tranh, phương thức tác chiến mới, làm thay đổi sâu sắc học thuyết quân sự của nhiều quốc gia

Sự phát triển của CNTT đã làm thay đổi cơ bản cơ cấu kinh tế, phương thức tổ chức và sản xuất, cách tiếp cận của từng người tới tri thức, giải trí, phương pháp tư duy và giải quyết công việc và các mối quan hệ trong xã hội Sáng tạo ra những giá trị mới và các việc làm mới, cuộc cách mạng này sẽ mang lại những thị trường mới và những nghề nghiệp mới với những đột phá công nghệ có tính thách thức đối với toàn thế giới Hơn nữa, chính bản thân CNTT đã trực tiếp tạo ra sự biến đổi lớn lao trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội loài người Chưa bao giờ quá trình dân chủ hóa lại được mở rộng

và có nhiều điều kiện để thực hiện như bây giờ CNTT đi vào cuộc sống sẽ lan tỏa đến mọi nơi, mọi lĩnh vực, máy tính sẽ có mặt ở khắp mọi nơi, việc kết nối mạng cũng trở nên dễ dàng và thuận tiện nhất cho tất cả mọi người

1.3.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong bảo tàng

CNTT hiện nay là một trong những động lực quan trọng nhất đối với sự phát triển của xã hội Cùng với một số ngành khoa học khác, CNTT đang làm biến đổi sâu sắc đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội của thế giới hiện đại.Và trong xu thế chung đó ngành bảo tàng cũng không nằm ngoài quỹ đạo của CNTT Trong tài liệu “UNESCO và xã hội thông tin đối với tất cả mọi người

số tháng 5/1996” khẳng định: “Trong lĩnh vực văn hóa công nghệ truyền thông đa tiện đã mở ra những khả năng to lớn để phổ cập hóa di sản văn hóa vật thể và phi vật thể để trao đổi liên văn hóa Được phép sử dụng sản phẩm văn hóa và các dịch vụ truyền thông đa diện thông qua xa lộ thông tin đảm bảo cho từng người khả năng vô tận để giao tiếp với nền văn hóa thể giới cùng với sự đa dạng của nó.” Nhận định của UNESCO đã khẳng định tầm quan trọng của CNTT đối với ngành bảo tàng

Đã bước vào những năm đầu của thập kỷ XXI, thế kỷ của “xa lộ thông tin” nhưng trong hệ thống các bảo tàng ở Việt Nam việc ứng dụng CNTT vào công tác bảo tàng dường như còn có nhiều vấn đề cần suy ngẫm Đơn cử thực tiễn qua một vài công tác nghiệp vụ tại bảo tàng:

Một là, trong công tác kiểm kê, quản lý hiện vật bảo tàng Hiện nay, tại

bảo tàng, công tác xử lý dữ liệu vẫn sử dụng công nghệ truyền thống là xử lý bằng tay tài liệu, hồ sơ về các sưu tập hiện vật Đối với thế giới thì công nghệ bảo tàng này cũng đã cáo chung, có lẽ cũng đã được xếp vào một trong những danh mục lưu trữ của “bảo tàng công nghệ” Có thể lược qua một số hạn chế trong công tác quản lý hiện vật theo lối truyền thống:

+ Tốn nhiều thời gian chỉ để làm việc sao chép số liệu (nhân bản) từ phích, phiếu Thời gian đáng ra là để đầu tư nghiên cứu thêm về nội dung khoa học hiện vật

+ Sai lệch thông tin: đây là khả năng có thể xảy ra, khi nhầm lẫn trong quá trình sao chép, dẫn đến một hiện vật có thể có nhiều nội dung khác nhau

+ Khó khăn trong sửa đổi thông tin: khi cần sửa đổi thông tin trong phích, phiếu, hồ sơ hiện vật buộc lòng phải bỏ các tài liệu cũ và viết lại các tài liệu mới

+ Tìm kiếm thông tin không hiệu quả: thường khi tìm kiếm thông tin hiện vật chúng ta thường phải thông qua nhân viên bảo quản kho Nếu người

bảo quản lâu năm và am hiểu thì có thể cung cấp nhờ vào trí nhớ, kinh nghiệm và kiến thức Nhưng nếu chúng ta có những bộ sưu tập lớn, nhiều thì lại phải dựa vào hệ thống phích, phiếu hướng dẫn theo chủ đề (Ví dụ: nguồn gốc, chất liệu, niên đại, sự kiện, tác giả…) thì việc tra cứu bộ sưu tập lớn không phải là chuyện dễ dàng

+ Sử dụng, khai thác thông tin: thông tin lưu giữ như vậy chỉ để phục

vụ một số các nhà chuyên môn mà không đáp ứng được yêu cầu khai thác

mở rộng trong công chúng Trong thời đại CNTT với tính cách “xã hội mở” thì việc quảng bá rộng rãi tri thức trên mọi lĩnh vực cần được sự quan tâm đúng mức

+ Việc bảo quản những hồ sơ tư liệu dạng giấy như trên sẽ tạo không ít khó khăn cho bộ phận lưu trữ vì những nguy cơ thuộc dạng tiềm ẩn của nó cũng như sẽ choán chỗ không ít trong kho kiểm kê

Nói cách khách, công tác quản lý và bảo quản hiện vật luôn được coi là một trong những nhiệm vụ trọng tâm của bảo tàng Cơ sở của bảo tàng số hóa

là việc ứng dụng khoa học, kĩ thuật thông tin điện tử vào tất cả những thông tin trong bảo tàng và mọi hoạt động nghiệp vụ của bảo tàng Các hiện vật trong bảo tàng, theo quan niệm truyền thống, là một bản gốc, nên khi được số hóa, sẽ tạo ra một bản thông tin mô phỏng lưu trữ trong hệ thống phần mềm, từ đó đem đến nhiều thuận lợi trong phương thức khai thác thông tin Trên cơ sở ấy, Hệ thống sẽ thay thế phần lớn các thao tác của cán bộ bảo tàng trong mọi khâu quản lý, sử dụng hiện vật và, để tự động triệt để các khâu này, cần thiết

Do vậy, phương pháp truyền thống với những ưu điểm trong giai đoạn đầu đến thời điểm hiện tại đã trở thành một hạn chế lớn trong việc truyền tải thông tin và khai thác đối với cá nhân và công chúng Để giải quyết những mâu thuẫn này, hơn lúc nào hết việc áp dụng áp dụng CNTT hiện đại trong lĩnh vực quản lý và khai thác thông tin giữa các bảo tàng và đối với công