THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC QUẢN LÝ NHÂN SỰ NGÀNH GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

• UĐề bạt, bổ nhiệmUHiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Tổ trưởng, Tổ phó chuyên môn, kế toán trưởng, phụ trách kế toán…; • UĐi học, đi công tácUtrong nước, ngoài nước; • Kiểm tra, thanh tra,

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP.HỒ CHÍ MINH

_

Võ Thiện Cang

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC QUẢN LÝ NHÂN SỰ NGÀNH GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ HỒ

CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ GIÁO DỤC HỌC

Thành phố Hồ Chí Minh tháng 4 năm 2011

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM TP.HỒ CHÍ MINH

_

Võ Thiện Cang

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC QUẢN LÝ NHÂN SỰ NGÀNH GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ HỒ

TS NGUYỄN THỊ BÍCH HỒNG

Thành phố Hồ Chí Minh tháng 4 năm 2011

LỜI CẢM ƠN

uận văn này là kết quả của quá trình học tập tại trường Đại học Sư phạm thành phố Hồ Chí Minh và quá trình công tác của bản thân tại phòng Tổ chức Cán bộ – Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hồ Chí Minh

Với tình cảm chân thành, tác giả kính bày tỏ lòng biết ơn đến Quý Thầy, Cô đã tham gia giảng dạy lớp cao học chuyên ngành Quản lý giáo dục khóa 20 và Quý Thầy, Cô, Anh, Chị là lãnh đạo, cán bộ, giảng viên, chuyên viên, nhân viên đang công tác tại:

• Phòng Sau Đại học;

• Khoa Tâm lý-Giáo dục;

• Ban Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo;

• Phòng Tổ chức Cán bộ, Sở Giáo dục và Đào tạo;

• Các đơn vị:

o Trường Trung học phổ thông trực thuộc Sở;

o Phòng Giáo dục và Đào tạo quận, huyện;

o Trung tâm Giáo dục thường xuyên trực thuộc Sở;

Đặc biệt kính bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc của tác giả đến Tiến sĩ Nguyễn Thị Bích Hồng đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tác giả nghiên cứu đề tài và hoàn chỉnh luận văn

Mặc dù bản thân đã rất cố gắng nhưng chắc chắn luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến đóng góp bổ sung của quý Thầy, Cô và các đồng nghiệp

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12/2010 Tác giả luận văn

Võ Thiện Cang

L

Chương 12 172

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ2 17

2

1.1.2 2Lịch sử nghiên cứu vấn đề2 172

1.2.2 2Một số khái niệm2 21

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC QUẢN LÝ NHÂN SỰ NGÀNH GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO2 27

2

2.1.2 2Tổng quan về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự ngành giáo dục

và đào tạo thành phố Hồ Chí Minh2 29

Hình 2.13:2 2Giao diện thông tin trên Web2 40

BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG QUẢN

3.3.6.2 2Đi công tác2 962

PHỤ LỤC 2: Kết quả khảo sát sau khi phân tích2 1132

PHỤ LỤC 3: Báo cáo và kế hoạch tình hình nhân sự2 120

lý cán bộ, giáo viên, nhân viên tại các cơ sở giáo dục ngày càng được các bộ phận, ngành chức năng có liên quan đầu tư nhiều hơn, làm việc có khoa học hơn Nhưng do quy mô phát triển giáo dục và đào tạo tại thành phố những năm gần đây phát triển quá nhanh để theo kịp xu hướng hội nhập và tốc độ xã hội hóa giáo dục nhằm thực hiện chủ trương chung của Bộ Giáo dục và Đào tạo

do đó việc quản lý nhân sự đã gặp không ít trở ngại do không cập nhật kịp thời thông tin về nhân sự của các cơ sở giáo dục

Trên thực tế, chuyên viên phụ trách công tác công tác quản lý phải thực hiện rất nhiều việc liên quan đến cán bộ, giáo viên, nhân viên, gồm khoảng 12 mảng công việc được phân loại như sau:

• Quản lý thông tin về Utuyển dụng giáo viên, nhân viênU(trình độ đào tạo: trường đào tạo, hệ đào tạo, hình thức đào tạo, chuyên ngành đào tạo, thời gian đào tạo…), lịch sử bản thân (quan hệ gia đình: cha, mẹ, anh, chị, em ruột, bên chồng, bên vợ…), quá trình học tập (bảng điểm cá nhân…);

• Xét hết thời gian thử việc, Ubổ nhiệm ngạch viên chứcUchính thức;

• Quá trình đào tạo, bồi dưỡng sau khi được tuyển dụng…như học sau Đại học, bồi dưỡng chuyên đề;

• UThuyên chuyểnU công tác;

• Quá trình hưởng lương (nâng ngạch lương, chuyển ngạch lương, nâng lương niên hạn, trước hạn, trễ hạn);

• Quá trình công tác;

• Quá trình khen thưởng, kỷ luật;

• UNghỉ việcU(hưu, hậu sản, không hưởng lương, nghỉ phép);

• UĐề bạt, bổ nhiệmU(Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Tổ trưởng, Tổ phó chuyên môn, kế toán trưởng, phụ trách kế toán…);

• UĐi học, đi công tácU(trong nước, ngoài nước);

• Kiểm tra, thanh tra, đánh giá viên chức (năng lực công tác quản lý, chuyên môn, phẩm chất chính trị…);

• Giải quyết khiếu nại, tố cáo, giải đáp thắc mắc, hướng dẫn…

• UBáo cáo, thống kêU, dự báo nhu cầu tình hình đội ngũ (chất lượng, số lượng), giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến cá nhân, tập thể…

Qui trình thực hiện công tác quản lý rất phức tạp, gặp nhiều khó khăn, dễ dẫn đến phát sinh các vấn đề gây nhiều trở ngại trong công tác quản lý của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước cấp Phòng, Sở Giáo dục và Đào tạo và cũng đã ảnh hưởng không ít đến công tác quản lý của các đơn vị cấp cơ sở như trường học, trung tâm giáo dục thường xuyên…

Ngày 30/9/2008 Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Chỉ thị số 55/2008/CT- BGDĐT về tăng cường giảng dạy, đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục giai đoạn 2008-

2012, trong đó nhiệm vụ thứ 5 ghi rõ là phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành và quản lý giáo dục: Điều tra, khảo sát hiện trạng, xác định nhu cầu và nhiệm vụ về công nghệ thông tin trong các cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục trên toàn quốc, làm cơ sở cho việc lập kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin dài hạn của ngành Ứng dụng công nghệ thông tin để triển khai thực hiện cải cách hành chính và Chính phủ điện tử, thực hiện việc chuyển phát công văn, tài liệu qua mạng; Tin học hoá công tác quản lý ở các cấp quản lý giáo dục (Bộ, sở, phòng) và ở các

cơ sở giáo dục [54]

Với tình hình hiện nay, tại Thông báo Kết luận số 242-TB/TW ngày 15/4/2009 của Bộ

Chính trị về “Tiếp tục thực hiện Nghị quyết Trung ương 2 (khoá VIII), phương hướng phát triển giáo dục và đào tạo đến năm 2020” đặc biệt nhấn mạnh đến việc thực hiện nhiệm vụ: “Đổi

mới mạnh mẽ quản lý nhà nước đối với giáo dục và đào tạo” Hơn nữa chủ đề năm học 2010-2011

là “Năm học tiếp tục đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục” Từ thực tế trên, việc tìm hiểu thực trạng quản lý nhân sự, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin

để đổi mới đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý theo chủ trương của Đảng, Nhà nước là việc làm cấp thiết Là một chuyên viên phụ trách công tác tổ chức, quản lý nhân sự tại Sở Giáo dục và Đào

tạo, tôi xác định chọn đề tài nghiên cứu: “Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý nhân sự ngành giáo dục và đào tạo thành phố Hồ Chí Minh” với hy vọng đóng góp một

phần nhỏ những biện pháp của mình vào công tác quản lý nhân sự của ngành Giáo dục và Đào tạo thành phố Hồ Chí Minh [5]

3.2 5Đối tượng nghiên cứu

Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự tại các đơn vị trường học

và các đơn vị quản lý cấp trên như Phòng Giáo dục và Đào tạo, Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố

Hồ Chí Minh

4 6Giả thuyết khoa học

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhân sự tại các trường học cũng như tại các đơn vị quản lý đã được Sở Giáo dục và Đào tạo chỉ đạo thực hiện trong gần 10 năm qua Tuy nhiên việc này chưa được thực hiện triệt để và đầu tư đúng mức dẫn đến hiệu quả chưa cao, chưa đáp ứng kịp thời các yêu cầu đổi mới của ngành Giáo dục và Đào tạo thành phố, do đó cần nghiên cứu kỹ lưỡng Nguyên nhân khách quan có thể là do phần kinh phí hỗ trợ mua sắm thiết bị công nghệ thông tin còn nhiều hạn chế, bất cập, các phần mềm quản lý nhân sự tuy được đầu tư, sản xuất nhiều nhưng chưa thật sự phù hợp với những đặc thù riêng của ngành giáo dục và đào tạo thành phố Bên cạnh đó nguyên nhân chủ quan có thể do nhận thức về trách nhiệm, ý thức tự giác, năng lực sử dụng, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý của đội ngũ cán bộ, kể cả cán

bộ lãnh đạo ngành, địa phương còn hạn chế; công tác kiểm tra, đôn đốc thực hiện các chủ trương đổi mới, quyết định sử dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý chưa được tiến hành thường xuyên và không nghiêm túc, đôi khi chỉ được thực hiện một cách chiếu lệ, qua loa, sơ sài Việc xác định đúng thực trạng là một trong những cơ sở tin cậy để đề xuất những biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự bằng công nghệ thông tin

5 7Nhiệm vụ nghiên cứu

Nghiên cứu, tổng hợp lý thuyết, báo cáo về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân

sự để xác lập cơ sở lý luận của đề tài

Khảo sát thực trạng công tác quản lý nhân sự của các đơn vị trường học và các đơn vị quản

lý cấp trên như Phòng Giáo dục và Đào tạo, Sở Giáo dục và Đào tạo và phân tích nguyên nhân của thực trạng

Đề xuất biện pháp nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự

Tiến hành thực nghiệm một số biện pháp và khảo sát tính hiệu quả của hai mô đun ứng dụng công nghệ thông tin (Web) để cải tiến hiệu quả công tác quản lý nhân sự, cụ thể là công tác tuyển dụng (được tiến hành từ tháng 6 năm 2008) và thuyên chuyển (từ tháng 5 năm 2010)

6 8Giới hạn và phạm vi nghiên cứu

Do hạn chế về thời gian cũng như phạm vi thực hiện nhiệm vụ đã được lãnh đạo phòng Tổ chức Cán bộ phân công, đề tài này chỉ có thể thực hiện nghiên cứu thực trạng và đề xuất các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để giải quyết các công việc thường xuyên có liên quan đến cán

bộ, chuyên viên, giáo viên, nhân viên, cụ thể là nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin, khảo sát kết quả thực nghiệm hai mô đun đã được ứng dụng và đề xuất thêm các giải pháp ứng dụng các mô đun tiếp theo, cụ thể là:

6.1 9Tuyển dụng mới (báo cáo thực nghiệm)

Quy trình đăng ký tuyển dụng giáo viên từ năm 2008 là kết quả của sự phối hợp của phòng

Tổ chức Cán bộ và Trung tâm Thông tin và Chương trình giáo dục thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo nghiên cứu và thực hiện

6.2 1Thuyên chuyển công tác (báo cáo thực nghiệm)

Quy trình đăng ký và giải quyết thuyên chuyển giáo viên đã được thực hiện từ tháng 5 năm

2010 cũng là kết quả của sự phối hợp của phòng Tổ chức Cán bộ và Trung tâm Thông tin và Chương trình giáo dục thuộc Sở Giáo dục và Đào tạo nghiên cứu và thực hiện

6.3 1B ổ nhiệm ngạch viên chức;

Đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện Qui trình đăng ký và giải quyết

bổ nhiệm ngạch viên chức

6.4 1Nghỉ việc (không hưởng lương, hậu sản, chấm dứt hợp đồng)

Đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện Qui trình đăng ký và giải quyết nghỉ không hưởng lương, nghỉ hậu sản, chấm dứt hợp đồng lao động

6.5 1Báo cáo tình hình nhân sự và kế hoạch nhân sự năm học mới

Đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện báo cáo tình hình nhân sự và

kế hoạch nhân sự năm học mới

6.6 1Bổ nhiệm, bổ nhiệm lại

Tương tự các qui trình trên, tác giả đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện Qui trình đăng ký bổ nhiệm, bổ nhiệm lại

6.7 1Đào tạo Sau Đại học

Đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện Qui trình đăng ký và giải quyết

Đi học Sau Đại học

6.8 1Đi công tác

Đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để thực hiện Qui trình đăng ký và giải quyết

Đi công tác trong và ngoài nước, nghỉ phép

7 1Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu

7.1 1Phương pháp luận

7.1.1 1Quan điểm hệ thống cấu trúc:

Vận dụng quan điểm hệ thống cấu trúc, đề tài nghiên cứu thực trạng một cách hệ thống bao gồm các yếu tố: mục tiêu quản lý, nội dung quản lý, chủ thể quản lý, đối tượng quản lý: cán bộ, giáo viên, nhân viên…, kết quả quản lý: thúc đẩy các hoạt động quản lý

7.1.2 2Quan điểm thực tiễn:

Nghiên cứu việc ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tế quản lý nhân sự và đề xuất những biện pháp khả thi trong thực tiễn quản lý

7.1.3 2Quan điểm lịch sử - logic:

Nghiên cứu quá trình phát sinh và phát triển của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự

7.2 2Phương pháp nghiên cứu:

7.2.1 2Phương pháp nghiên cứu lý thuyết

1

Phân tích tổng hợp, hệ thống hóa lý thuyết về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự của các đơn vị trường trung học phổ thông, các đơn vị quản lý cấp Phòng Giáo dục và Đào tạo, Sở Giáo dục và Đào tạo

7.2.2 2Phương pháp nghiên cứu thực tiễn

7.2.2.1 2Phương pháp quan sát, thu thập thông tin:

sự

7.2.2.4 2Phương pháp nghiên cứu kết quả sản phẩm:

1

Sau khi đưa vào sử dụng phần mềm hỗ trợ công tác quản lý nhân sự VEMIS của Bộ Giáo dục

và Đào tạo và chương trình quản lý cán bộ, viên chức qua mạng Internet của Sở Nội vụ thành phố

Hồ Chí Minh, thông qua các báo cáo định kỳ hàng tháng, hàng quý tác giả tổng hợp lại, phân tích tính hiệu quả đồng thời ghi nhận các ưu điểm, khuyết điểm của các phần mềm này qua thực tế sử dụng

7.2.2.5 2Phương pháp thực nghiệm:

1

Thử nghiệm ứng dụng hai mô đun xét tuyển giáo viên (tháng 8/2008) và thuyên chuyển công tác giáo viên (tháng 5/2010) qua mạng Internet Khảo sát tính khả thi, hiệu quả của hai mô đun này

8 3Cấu trúc luận văn:

Gồm 4 phần chính: Mở đầu, Nội dung, Kết luận và Kiến nghị, Tài liệu tham khảo

KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ (trang 104)

TÀI LIỆU THAM KHẢO (trang 109)

* Sự phát triển của công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự?

Trong nhiều năm qua, việc tin học hoá tổ chức quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý thủ công Quản lý thông tin về cán bộ, nhân viên là một bài toán quan trọng và có nhiều ứng dụng trong việc quản lý nguồn nhân lực, chính sách cán bộ nhằm đưa ra các quyết định trong lĩnh vực xây dựng đội ngũ đủ khả năng và trình độ đáp ứng các nhu cầu trong giai đoạn mới

Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý nhân sự có những ưu điểm sau:

• Bộ máy quản lý nhân sự gọn nhẹ, chỉ cần số ít nhân viên với hệ thống máy vi tính

• Tổ chức quản lý, lưu trữ trên hệ thống máy vi tính làm tăng tính an toàn, bảo mật cao hơn

• Phù hợp với các ứng dụng triển khai trên diện rộng

• Chi phí ban đầu ít nhất vì chỉ phải triển khai trên máy chủ (Internet)

• Dễ dàng phát triển ứng dụng, tất cả các dịch vụ chỉ phải triển khai trên máy chủ, do vậy dễ dàng bảo trì, phát triển hệ thống

• Không phụ thuộc vào phạm vi ứng dụng Việc mở rộng ít tốn kém nhất

• Đào tạo sử dụng chương trình ít tốn kém nhất

• Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác trong một website

Bộ Giáo dục và Ðào tạo Giáo dục và Đào tạo đã có văn bản gửi các Sở Giáo dục và Đào tạo yêu cầu thực hiện tốt nhiệm vụ ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục, góp phần nâng cao hiệu quả và chất lượng giáo dục Trong đó nhấn mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành quản lý giáo dục: điều tra, khảo sát hiện trạng, xác định nhu cầu và nhiệm vụ về công nghệ thông tin trong các cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục trên toàn quốc, làm cơ sở cho việc lập kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin dài hạn của ngành Ứng dụng công nghệ thông tin để

triển khai thực hiện cải cách hành chính và Chính phủ điện tử, thực hiện việc chuyển phát công văn, tài liệu qua mạng Tin học hóa công tác quản lý ở các cấp quản lý giáo dục (Bộ, Sở, Phòng) và ở các

cơ sở giáo dục Xây dựng hệ thống thông tin quản lý giáo dục và thống kê giáo dục thông qua việc tích hợp cơ sở dữ liệu từ các cơ sở giáo dục đến các cấp quản lý giáo dục

Từ năm 2002 đến năm 2004, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã cho ra đời hai phần mềm: PMIS với mục đích là thu thập và báo cáo hồ sơ cán bộ công chức được lập trình trên nền phần mềm FoxPro 6.0 và EMIS cũng với mục đích thu thập và báo cáo dữ liệu hồ sơ trường học được lập trình trên nền Visual Basic, Infomix và Excel, cùng được cài đặt và chạy trên máy tính đơn lẻ

Trên cơ sở việc ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý điều hành, ngành Giáo dục đào tạo đã triển khai từ khá sớm với hai phần mềm đã nêu trên cùng với các phần mềm tự thiết kế như quản lý tài chính, quản lý thi và tuyển sinh, quản lý cơ sở vật chất, hệ thống thư viện và học liệu ,

dự án Hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (gọi tắt là SREM) bắt đầu thực hiện vào tháng 4 năm 2006, theo kết quả của Hiệp định tài chính AIDCO/VNM/2004/016-841 giữa Cộng đồng Châu Âu và Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, được ký kết tại Brussel ngày 18/07/2005 và

ký kết tại Hà Nội ngày 01/09/2005 Mục tiêu tổng thể của dự án nhằm hỗ trợ Bộ giáo dục và Đào tạo thực hiện các mục tiêu đề ra trong Chiến lược phát triển giáo dục của Việt Nam giai đoạn 2001 –

2010 bao gồm:

• Nâng cao năng lực quản lý giáo dục ở cấp Bộ, Sở, Phòng Giáo dục và Đào tạo và các trường

• Xây dựng hệ thống công nghệ thông tin cho hệ thống quản lý giáo dục đổi mới

• Xây dựng hệ thống công nghệ thông tin tích hợp cho công tác quản lý ở khối Giáo dục phổ thông;

• Xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng cán bộ quản lý giáo dục;

• Xây dựng mới các hệ thống thông tin quản lý trường học VEMIS bao gồm nhiều phân hệ: quản lý học sinh (SMIS), Tài chính – Tài sản (FMIS) và Thanh tra (IMIS), quản lý thiết bị – thư viện, theo dõi công tác giảng dạy của giáo viên…

Củng cố và hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý giáo dục EMIS (thống kê giáo dục) và hệ thống thông tin quản lý nhân sự PMIS và triển khai đại trà cả hai hệ thống này trên toàn quốc

Ngày 26/11/2010, tại Hà Nội, dự án SREM tổ chức lễ tổng kết các hoạt động từ thiết kế, xây dựng đến việc triển khai, tập huấn, kiểm tra, đánh giá tính hiệu quả của các phần mềm với mục tiêu cuối cùng là tạo một môi trường giàu thông tin phục vụ công tác Quản lý giáo dục [12, 51]

Nhìn chung vấn đề nghiên cứu việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác giảng dạy, quản lý trường học, quản lý nhân sự ngành Giáo dục và Đào tạo trong thời gian gần đây đã được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu như sau:

- Về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin, tổ chức quản lý giáo dục và đào tạo, các tác

giả như Trần Khánh trường Đại học sư phạm Thái Nguyên đã đề cập nhiều trong đề tài “Tổng quan

về ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục” và hơn nữa đề tài cấp Bộ có tên “Thực trạng tổ chức quản lý giáo dục và đào tạo ở đồng bằng sông Cửu Long, những giải pháp cấp bách” của

Bộ Giáo dục và đào tạo đã giúp chúng ta có cái nhìn rõ hơn về vùng đồng bằng sông Cửu Long trong những năm cuối thế kỷ 20 Từ đó khái quát về những thuận lợi khó khăn khi ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục ở Việt Nam giai đoạn 2001-2005 Ngoài ra tác giả Hoàng Thị Kim Thanh với đề tài “Thực trạng quản lý các nhiệm vụ công tác của giảng viên ở trường Đại học Tôn Đức Thắng” cũng cho rằng việc quản lý công tác của giáo viên là yêu cầu cần thiết để góp

phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý của nhà trường [22]

- Về các hoạt động thúc đẩy, hỗ trợ ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục đào tạo,

ngay từ đầu những năm 2000, Quyết định số 33/2002/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt kế hoạch phát triển Internet Việt Nam giai đoạn 2001-2005 Ngày 29/8/2008, hội thảo quốc gia “Công nghệ thông tin trong giáo dục” lần đầu tiên đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức qua cầu truyền hình với năm điểm cầu trên cả nước Những thông tin đưa ra tại Hội nghị lúc đó cho thấy, không chỉ được ứng dụng rộng rãi ở những nơi có điều kiện như Hà Nội, TP.HCM, Hải

Phòng, Đà Nẵng…, công nghệ thông tin đang ngày càng được ngành giáo dục các địa phương, kể cả các tỉnh miền núi, vùng khó khăn, chú trọng ứng dụng vào công tác quản lý và giảng dạy

Nhưng dù vậy, công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục vẫn được nhìn nhận còn nhiều hạn chế do nhiều nguyên nhân trong đó có vấn đề định hướng Hiệu quả từ ứng dụng công nghệ thông tin đã có, nhưng việc nhìn nhận vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin từ chính cán bộ quản lý các trường, các sở giáo dục đào tạo còn chưa đồng bộ [51]

- Về việc thực hiện nghiên cứu và đề xuất các biện pháp, giải pháp đổi mới công tác quản lý nhân sự để đáp ứng kịp thời những yêu cầu mới trong tương lai, giúp nâng cao nhận thức, trình độ

công nghệ thông tin của người cán bộ quản lý, từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai công việc, ra quyết định và kiểm tra đánh giá chất lượng công việc của tập thể và các cá nhân trong các

cơ quan quản lý hành chính và cơ sở giáo dục Chẳng hạn như đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác quản lý giáo dục đào tạo của trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật thành phố Hồ Chí Minh” của Huỳnh Lê Tuấn và đề tài “Một số giải pháp bồi dưỡng năng lực quản lý cho Hiệu trưởng các trường Tiểu học trên địa bàn huyện Đức Hòa, tỉnh Long An” của tác giả Trương Liên Phong Đặc

biệt trong thời gian gần đây có đề tài khoa học – công nghệ cấp Bộ nghiên cứu về việc ứng dụng

công nghệ thông tin và truyền thông vào công tác quản lý giáo dục với tên “Nghiên cứu tổ chức và quản lý việc ứng dụng công nghệ thông tin-truyền thông trong quản lý trường trung học cơ sở”

[31]

Thực tế, mỗi khu vực có những khác biệt về vị trí địa lý, dân số, đặc thù, đặc trưng riêng trong việc quản lý nhân sự (phương thức, phương pháp, con người…) Mặc dù có nhiều phần mềm tin học, bài viết, các hoạt động hỗ trợ, các công trình nghiên cứu về việc quản lý nhân sự ngành Giáo dục và Đào tạo nhưng những công trình nghiên cứu về thực trạng quản lý nhân sự, giải quyết các công việc thường xuyên bằng việc ứng dụng công nghệ thông tin (công nghệ Web – Internet) tại đơn vị trường học, đặc biệt là ở cấp quản lý Phòng, Sở còn ít được đề cập tới, phần mềm tin học sử dụng trong ngành Giáo dục và Đào tạo hiện nay để quản lý nhân sự, giải quyết các công việc thường xuyên hàng ngày mới chỉ phát triển tự phát, do một số công ty phần mềm hoặc nhóm giảng viên, sinh viên tự xây dựng theo “bản năng” kinh doanh, cảm tính và khả năng của mình chứ chưa có một

hệ thống thống nhất từ trên xuống dưới Vì vậy, để góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, việc nghiên cứu thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý nhân sự để giải quyết các công việc thường xuyên là việc làm cấp thiết

1.2 3Một số khái niệm

1.2.1 3Quản lý

Hoạt động quản lý gồm hai quá trình tích hợp vào nhau, quá trình “quản” gồm sự coi sóc giữ gìn để duy trì tổ chức ở trạng thái ổn định, quá trình “lý” gồm sự sửa sang, sắp xếp, đổi mới đưa hệ vào phát triển”: như vậy quản lý chính là hoạt động tạo ra sự ổn định và thúc đẩy sự phát triển của

tổ chức đến một trạng thái mới có chất lượng cao hơn”

Hiện nay có nhiều quan điểm về các chức năng cơ bản của quản lý:

• Theo các tài liệu của UNESCO, công tác quản lý nói chung có bốn chức năng cơ bản, đó là

kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra

• Theo Iu K Babanxki (Nga) cho rằng: “chức năng quản lý nhìn chung gồm ba yếu tố, đó là: kích thích động viên, tạo động lực; tổ chức hoạt động và kiểm tra đánh giá.” Trong đó yếu tố kích thích động viên, tạo động lực được đặt lên hàng đầu và được xem là vấn đề rất quan trọng”

• Theo Thái Duy Tuyên: “ngoài bốn chức năng cơ bản mang tính công cụ là kế hoạch hóa; tổ chức hoạt động; chỉ đạo hoạt động và kiểm tra, đánh giá còn phải kể đến chức năng kích thích động viên, tạo động lực Đây được xem là chức năng cơ sở có mặt trong mọi hoạt động của người quản lý để thực hiện tốt bốn chức năng kia”

1.2.2 3Quản lý nhân sự

Quản lý nhân sự là tác động có mục đích đến tập thể người để tổ chức và phối hợp hoạt

động của những con người đó trong suốt quá trình lao động của họ nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng và cơ hội của con người và tổ chức để cuối cùng kết quả đạt được là hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra

Quản lý nhân sự trường học: Hiệu trưởng là người quan trọng và có tác động mạnh mẽ đến

qui trình quản lý nhân sự, công tác quản lý của Hiệu trưởng có những đặc điểm sau đây: Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên; tuyển dụng và điều động giáo viên, cán bộ, nhân viên theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo, huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực cho hoạt động giáo dục, tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội

Như vậy, chúng ta có thể thấy trong hệ thống giáo dục quốc dân nước ta hiện nay xét về mặt quản lý có những cái chung của một nhà trường nhưng lại có cái riêng không thể giống các trường khác về đối tượng quản lý, về hoạt động giảng dạy, giáo dục của giáo viên, việc học tập rèn luyện

của học sinh, phục vụ cho hoạt động dạy và học của giáo viên và học sinh, quản lý của Hiệu trưởng đối với nhân viên,

Cán bộ quản lý bao gồm: Hiệu trưởng, Chuyên viên Phòng Giáo dục và Đào tạo, Sở Giáo dục và Đào tạo hoặc nhân viên tham gia hỗ trợ công tác quản lý nhân sự gồm nhân viên Kế toán, nhân viên phụ trách công tác tổ chức… hay bộ máy quản lý, những phương tiện vật chất, tài chính

và cả sự khác biệt về mục tiêu quản lý Tại điều 19 trong Điều lệ trường trung học ký ngày 02/4/2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định nhiệm vụ và quyền hạn của Hiệu trưởng

là quản lý giáo viên, nhân viên; quản lý chuyên môn; phân công công tác, kiểm tra, đánh giá xếp loại giáo viên, nhân viên; thực hiện công tác khen thưởng, kỷ luật đối với giáo viên, nhân viên theo quy định của Nhà nước; quản lý hồ sơ tuyển dụng, thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với giáo viên, nhân viên, tổ chức thực hiện Quy chế dân chủ trong hoạt động của nhà trường giáo viên, nhân viên theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo Hiệu trưởng là nhà quản lý, là người đại diện Nhà nước về mặt hành chính, thực thi các hoạt động quản lý trường học dựa trên cơ

sở của pháp luật Hiệu trưởng là người tổ chức thực tiễn, luôn tìm tòi đổi mới hoạt động quản lý, đổi mới các hoạt động sư phạm của nhà trường Hiệu trưởng là nhà sư phạm, nhà giáo dục mẫu mực có tâm hồn cao thượng, thường xuyên chăm lo việc nâng cao năng lực sư phạm và bồi dưỡng phẩm chất đạo đức cho đội ngũ giáo viên, là người nhạy cảm, có sự đối xử khéo léo và có khả năng cảm hóa con người Hiệu trưởng là nhà hoạt động chính trị-xã hội và là nhà văn hóa, là người duy trì, phát triển và sáng tạo các giá trị của nhà trường Hiệu trưởng còn là nhà ngoại giao Để thực hiện các nhiệm vụ đổi mới giáo dục, người Hiệu trưởng cần tận dụng kinh phí từ nhiều nguồn khác nhau Trong điều kiện nguồn kinh phí nhà trường chủ yếu do Nhà nước cung cấp thì có hạn, Hiệu trưởng cần biết tận dụng các cơ hội để khai thác nguồn kinh phí to lớn ngoài xã hội Như vậy, để làm tốt các chức năng của mình, người Hiệu trưởng cần phải thể hiện tốt các vai trò chủ yếu: vừa là nhà quản lý, nhà giáo dục, nhà sư phạm, vừa là nhà hoạt động chính trị-văn hóa-xã hội, nhà ngoại giao

và quan trọng hơn là nhà tổ chức trong thực tiễn

Chức năng quản lý của Hiệu trưởng: trong nhà trường để mọi người cùng thực hiện mục tiêu giáo dục, tất yếu nảy sinh nhu cầu về những hoạt động cần thiết như tổ chức, phân công, phối hợp, điều hòa, hướng dẫn, động viên, kiểm tra Những hoạt động đó là hoạt động quản lý của người Hiệu trưởng Nghiên cứu những hoạt động này người ta đã cố gắng tách riêng từng hoạt động ra, dựa trên tính tương đối độc lập của mỗi hoạt động Mỗi hoạt động tương đối độc lập được tách ra trong hoạt động quản lý được gọi là chức năng quản lý Chức năng quản lý là những dạng khác

nhau của hoạt động quản lý, là những hình thái biểu hiện bản chất của quản lý, là kết quả của quá trình chuyên môn hóa trong quản lý [16, 18, 25]

1.2.3 3Công nghệ thông tin

Công nghệ thông tin, viết tắt công nghệ thông tin (tiếng Anh: Information Technology, viết tắt là IT) là ngành ứng dụng công nghệ quản lý và xử lý thông tin, đặc biệt trong các cơ quan tổ chức lớn

Cụ thể, công nghệ thông tin là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền, và thu thập thông tin Vì lý do đó, những người làm việc trong ngành này thường được gọi là các chuyên gia công nghệ thông tin (IT specialist) hoặc cố vấn quy trình doanh nghiệp (Business Process Consultant), và bộ phận của một công ty hay đại học chuyên làm việc với công nghệ thông tin thường được gọi là phòng công nghệ thông tin

Khi đã đạt đến trình độ phát triển công nghệ thông tin thì những thuật ngữ đã quá cũ như:

“Tin học", "Vi tính", "Điện toán" là những thuật ngữ được sử dụng trước thập niên 1990 Sau khi thuật ngữ công nghệ thông tin ra đời từ đầu thập niên này thì cả thế giới đều sử dụng thống nhất một

Trong hệ thống giáo dục Tây phương, công nghệ thông tin đã được chính thức tích hợp vào chương trình học phổ thông Người ta đã nhanh chóng nhận ra rằng nội dung về công nghệ thông tin

đã có ích cho tất cả các môn học khác Với sự ra đời của Internet mà các kết nối băng thông rộng tới tất cả các trường học, áp dụng của kiến thức, kỹ năng và hiểu biết về công nghệ thông tin trong các môn học đã trở thành hiện thực

Tiềm năng ứng dụng công nghệ thông tin trong Giáo dục và Đào tạo tại Việt Nam là rất lớn Khả năng của các công ty, đơn vị trong nước cũng không phải là không đáp ứng được Điều quan trọng nhất ở đây là một định hướng công nghệ thông tin trong Giáo dục và Đào tạo để việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, giảng dạy, học tập đạt hiệu quả thực sự

1.2.4 3Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý

“Internet là sự kết nối của hệ thống các mạng máy tính thông qua các phương tiện viễn thông trên toàn thế giới như vệ tinh viễn thông, cáp quang, đường điện thoại…Khả năng truyền tải của những phương tiện này rất lớn, có thể chứa được nhiều loại thông tin như dữ liệu, hình ảnh, tiếng nói, hình ảnh động…”

“Trang web là một tập tin chương trình được lập trình bằng ngôn ngữ html (viết tắt của chữ hyper text markup language), tạm gọi là tập tin html Chúng có khả năng liên kết với nhiều tập tin khác như tập tin ảnh, video, âm thanh, text,…kể cả các tập tin html khác Nơi chứa các trang web của một tổ chức hoặc cá nhân gọi là website” Web còn được gọi là đa phương tiện của mạng internet

Trong giai đoạn đổi mới giáo dục Việt Nam hiện nay, việc sử dụng công nghệ thông tin cùng các phương tiện, thiết bị kỹ thuật khác vào hoạt động quản lý, tin học hoá công tác quản lý đang trở thành xu hướng tất yếu, là khâu đột phá quan trọng quyết định thành công của sự nghiệp đổi mới và

là một trong những yếu tố cơ bản bảo đảm nâng cao chất lượng giáo dục – đào tạo

Việc ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông trong giáo dục đã và đang ngày càng trở thành công cụ đắc lực trong công tác quản lý giáo dục Đổi mới giáo dục bằng việc phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin là biện pháp quan trọng trong việc đổi mới tư duy quản lý giáo dục trong thời đại mới [22, 38]

1.2.5 4Các nhân tố ảnh hưởng đến ứng dụng công nghệ thông tin

Các nhân tố chủ quan: nhận thức, trình độ, năng lực, phẩm chất, kỹ năng công nghệ thông

tin của cán bộ quản lý: việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý có đạt hiệu quả như mong muốn hay không, trước hết phụ thuộc vào nhận thức, trình độ tổ chức và năng lực triển khai trong thực tiễn Do đó, cán bộ quản lý phải là người am hiểu sâu sắc về công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trong ít nhất trong lĩnh vực chuyên môn của mình, để có thể làm mẫu, hướng dẫn người dưới quyền thực hiện Cán bộ quản lý phải là người có trình độ tổ chức và năng lực triển

khai ứng dụng công nghệ thông tin vào thực tiễn, biết tổ chức học tập và tổng kết kinh nghiệm để nhân ra diện rộng Ngoài ra, uy tín của cán bộ quản lý có tác dụng như chất xúc tác thúc đẩy sự phát triển ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý nhân sự của ngành

Giáo viên, nhân viên: nếu chính giáo viên, nhân viên chưa có nhận thức đúng về việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý thì không thể thực hiện tốt việc này dù nhà quản lý

có tài giỏi đến đâu đi nữa Mặt khác, để ứng dụng công nghệ thông tin-truyền thông vào quản lý,

nhân viên còn phải có trình độ tin học nhất định và những kỹ năng công nghệ thông tin cần thiết Nếu giáo viên, nhân viên có trình độ tin học thấp, có kỹ năng công nghệ thông tin yếu thì hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tinthấp, không đạt được mục tiêu mà nhà quản lý đề ra Việc xác định những năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cần có ở người giáo viên, nhân viên sẽ giúp thấy được thực trạng trình độ công nghệ thông tin của đội ngũ này, từ đó có những biện pháp bồi dưỡng hợp lý Do đó đây là nhân tố có ảnh hưởng không ít đến việc ứng dụng công nghệ thông tin

Các nhân tố khách quan: chính sách, chủ trương về ứng dụng công nghệ thông tin trong

quản lý, nghị quyết của các Đại hội Đảng toàn quốc đã định hướng cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý, dạy học, các văn bản, chỉ thị của ngành Giáo dục và Đào tạo đã được các cấp quản lý cụ thể hóa và hướng dẫn thực hiện Đó là môi trường pháp lý thuận lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý hiện nay

Điều kiện thực tế của nhà trường: ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý gắn liền với những yêu cầu về thiết bị, về thư viện, về các phương tiện kỹ thuật hiện đại, về cơ sở vật chất nói chung Vì vậy, ngành Giáo dục và Đào tạo phải có kế hoạch xây dựng cơ sở vật chất, thiết bị dạy học, có biện pháp huy động lực lượng hỗ trợ kinh phí để trang bị đồng bộ, từng bước chuẩn hóa, hiện đại hóa hệ thống cơ sở vật chất, thiết bị dạy học theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý

Trong quá trình ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, thì các yếu tố chủ quan được xem là nội lực, còn các yếu tố khách quan được xem là ngoại lực Theo quy luật của sự phát triển, thì ngoại lực dù có quan trọng đến đâu cũng chỉ là nhân tố hỗ trợ, thúc đẩy, tạo điều kiện, nội lực mới là nhân tố quyết định sự phát triển bản thân sự vật

1.3 4Nội dung quản lý

Công tác quản lý nhân sự của các cơ quan quản lý hành chính nhà nước về giáo dục trên thực

tế đều phải căn cứ vào các văn bản pháp quy như Nghị định, Thông tư hướng dẫn và các văn bản quy phạm pháp luật khác:

• Nghị định số 116/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ về việc tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ, công chức trong các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước;

• Quyết định số 51/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7 năm 2009 của Ủy ban nhân dân thành phố

Hồ Chí Minh về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố;

• Nghị định số 204/2004/NĐ-CP ngày 14 tháng 12 năm 2004 của Chính phủ về chế độ tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức và lực lượng vũ trang;

• Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17 tháng 11 năm 2000 của Chính phủ về việc thực hiện chế độ hợp đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp;

• Nghị định số 121/2006/NĐ-CP ngày 23 tháng 10 năm 2006 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 116/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ;

• Thông tư số 04/2007/TT-BNV ngày 21 tháng 06 năm 2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 116/2003/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 2003 của Chính phủ và Nghị định số 121/2006/NĐ-CP ngày 23 tháng 10 năm 2006 của Chính phủ;

Việc quản lý viên chức được thực hiện như sau:

1 Thực hiện công tác quản lý nhân sự căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, điều lệ, quy chế về viên chức

2 Lập quy hoạch, kế hoạch xây dựng đội ngũ viên chức

3 Quy định tiêu chuẩn chức danh viên chức

4 Hướng dẫn định mức biên chế trong các đơn vị sự nghiệp;

5 Tuyển dụng, thử việc, xét hết thời gian thử việc, bổ nhiệm ngạch viên chức, nâng lương, chuyển ngạch lương;

6 Tổ chức thực hiện việc quản lý, sử dụng và phân cấp quản lý viên chức

7 Đào tạo, bồi dưỡng viên chức

8 Đánh giá viên chức

9 Chỉ đạo, tổ chức thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ phụ cấp, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật đối với viên chức

10 Thực hiện việc thống kê viên chức

11 Thanh tra, kiểm tra việc thi hành các quy định của pháp luật về viên chức

12 Chỉ đạo, tổ chức giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với viên chức

Chương 2

4

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG VIỆC QUẢN LÝ NHÂN

SỰ NGÀNH GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

Theo số liệu điều tra, dân số thành phố đã tăng từ 5 triệu người năm 1998 lên trên 7 triệu người vào tháng 4 năm 2009 Đối tượng phổ cập giáo dục trung học cơ sở và đối tượng phổ cập bậc trung học tuổi từ 11 đến 21 tuổi là 723.395 người (chỉ tính hộ khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn KT3) Dân cư hầu hết là dân tộc Kinh; một số ít dân tộc Hoa, Chăm, Khơme, Nùng, … trong đó, dân tộc Hoa đông nhất, có trên nửa triệu người, sống tập trung ở các quận 5, 6, 8, 10, 11, Tân Bình

Thành phố Hồ Chí Minh hiện nay có hơn 678 trường Mầm non, 470 trường Tiểu học, 242 trường Trung học cơ sở, 88 trường Trung học phổ thông công lập và 105 trường dân lập, tư thục, trường có yếu tố nước ngoài với gần 75.000 cán bộ, giáo viên, nhân viên

Bảng 2.1: Số liệu giáo viên toàn ngành năm 2010

Sở Giáo dục và Đào tạo đang quản lý khỏang 10.000 người, công tác quản lý nhân sự của một chuyên viên cụ thể gồm việc nghiên cứu (đọc) và giải quyết các loại hồ sơ:

- Tuyển dụng mới (1000 hồ sơ/năm, thời gian giải quyết khoảng tháng 7, 8, 9, gồm khỏang

9 loại hồ sơ/1 bộ/người); mỗi chuyên viên sẽ phụ trách trung bình khỏang 100 hồ sơ

- Thuyên chuyển công tác (300 hồ sơ/năm, tháng 7, 8, 9, gồm khỏang 10 loại hồ sơ/2 bộ/người);

- Xét hết thời gian thử việc, bổ nhiệm ngạch chính thức (700 hồ sơ/năm, tháng 9, 10, 11,

12, gồm khỏang 14 lọai hồ sơ/bộ/người);

- Nghỉ việc, nghỉ phép, nghỉ hưu, nghỉ hậu sản (100-200 hồ sơ/năm, thường xuyên, gồm trung bình khỏang 3 lọai hồ sơ/bộ/người);

- Trung bình cộng trong 6 tháng cuối năm, chuyên viên phụ trách những mảng công việc này phải đọc khỏang 14.500 loại (tờ) hồ sơ, trong đó chia ra trung bình 2417 tờ hồ sơ/tháng; 80 tờ/ngày;

- Đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch đội ngũ;

- Đi học, đi công tác trong và ngoài nước

- Báo cáo, thống kê, tổng hợp số liệu;

Thành phố là một trong những đơn vị đi đầu của cả nước trong việc đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác giảng dạy và quản lý giáo dục Xuất phát từ những khó khăn, bất cập trong thực tiễn công tác, cán bộ, chuyên viên, nhân viên phụ trách việc quản lý nhân sự từ cấp trường (Mầm non, Tiểu học, Trung học cơ sở, Trung học phổ thông, Trung cấp chuyên nghiệp và Cao đẳng), cấp Phòng Giáo dục và Đào tạo (24 phòng Giáo dục và Đào tạo quận, huyện), cấp Sở Giáo dục và Đào tạo phải mất rất nhiều thời gian để thực hiện giải quyết các công việc như lập báo cáo, thống kê, tổng hợp số liệu, sắp xếp tổ chức nhân sự, đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch đội ngũ… hoặc đọc và thẩm định các loại hồ sơ: tuyển dụng, thuyên chuyển công tác, nghỉ phép, nghỉ hưu, đi học, đi công tác, hợp đồng nhân viên … hơn nữa việc phải tham dự đầy đủ các buổi họp có liên quan đến công tác tổ chức nhân sự cũng làm hao tốn nhiều thời gian Điều này dẫn đến việc cán bộ, nhân viên và chuyên viên phụ trách công tác này không còn thời gian để nghiên cứu khoa học, kiểm tra, đánh giá mức độ hiệu quả công việc của mình đã làm cũng như việc học tập, nâng cao trình độ

chuyên môn, kiến thức, năng lực công tác, phẩm chất chính trị, cải thiện, nâng cao hơn nữa hiệu quả công việc của mình

Chính vì vậy chúng ta cần có một cái nhìn hệ thống về công nghệ thông tin, đó là công nghệ,

hệ thống cơ sở hạ tầng chứ không chỉ là những công cụ, máy móc hay các phần mềm đơn

lẻ Quan điểm này sẽ thay đổi một cách căn bản nghiệp vụ và cách thức chúng ta hoạt động, quản lý chứ không chỉ coi công nghệ thông tin như một công cụ để tự động hóa các tác nghiệp cũ Để có thể phát huy được hiệu quả của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành giáo dục, xóa bỏ được sức ỳ và tâm lý ngại thay đổi, rất cần sự thay đổi nhận thức trước hết là từ lãnh đạo các trường, đồng thời có sự đầu tư một cách có hệ thống và đồng bộ

2.1 4Tổng quan về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhân sự ngành giáo

dục và đào tạo thành phố Hồ Chí Minh

Dù đã được rất nhiều hỗ trợ từ chính sách của nhà nước, hỗ trợ cơ sở, đường truyền từ các doanh nghiệp lớn và mong muốn được tiếp cận với công nghệ thông tin, Internet của cán bộ, giáo viên ngày một nhiều hơn, ngành Giáo dục và Đào tạo Việt Nam nói chung và ngành Giáo dục và Đào tạo thành phố Hồ Chí Minh nói riêng vẫn đang đứng trước nhiều thách thức, nhiều nỗi lo, rất nhiều bài toán chưa có lời giải và rất nhiều vấn đề cần được giải quyết để có thể ứng dụng công nghệ thông tin hiệu quả nhất Có thể nhận thấy, khi toàn ngành giáo dục được kết nối Internet thì mục tiêu đưa công nghệ thông tin tới vùng nông thôn, vùng sâu, vùng xa; làm thế nào để thu hẹp khoảng cách giáo dục giữa các vùng miền… đã ngày một được hiện thực hoá mạnh mẽ

Nhưng dù vậy, công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong giáo dục vẫn được nhìn nhận còn nhiều hạn chế do nhiều nguyên nhân trong đó có vấn đề định hướng Hiệu quả từ ứng dụng công nghệ thông tin đã có, nhưng việc nhìn nhận vai trò của ứng dụng công nghệ thông tin từ chính cán bộ quản lý các trường, các sở giáo dục đào tạo còn chưa đồng bộ, những hạn chế do thiếu kinh phí, do hạ tầng công nghệ thông tin, một nguyên nhân quan trọng hạn chế hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin chính là vẫn còn thiếu những định hướng cụ thể từ Bộ Giáo dục và Đào tạo Thậm chí sự phối hợp chỉ đạo về ứng dụng công nghệ thông tin từ bộ cũng chưa thống nhất giữa các vụ, cục, dự án, gây khó khăn cho cơ sở trong việc thực hiện

Bộ Giáo dục và Đào tạo yêu cầu phải đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong điều hành và quản lý giáo dục Điều tra, khảo sát hiện trạng, xác định nhu cầu và nhiệm vụ về công nghệ thông tin trong các cơ quan quản lý giáo dục và cơ sở giáo dục trên toàn quốc, làm cơ sở cho việc lập kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin dài hạn của ngành

Ứng dụng công nghệ thông tin để triển khai thực hiện cải cách hành chính và Chính phủ điện

tử, thực hiện việc chuyển phát công văn, tài liệu qua mạng; Tin học hoá công tác quản lý ở các cấp quản lý giáo dục (Bộ/Sở/Phòng) và ở các cơ sở giáo dục

Xây dựng hệ thống thông tin quản lý giáo dục và thống kê giáo dục thông qua việc tích hợp

cơ sở dữ liệu từ các cơ sở giáo dục đến các cấp quản lý giáo dục Thực hiện việc tổng hợp, phân tích, báo cáo từ các số liệu này

2.2 4Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý nhân sự

2.2.1 4Phần mềm VEMIS (Bộ giáo dục và Đào tạo)

Dự án hỗ trợ đổi mới quản lý giáo dục (SREM) thông qua các hoạt động hỗ trợ kỹ thuật và cấp vỗn trực tiếp nhằm hỗ trợ Bộ giáo dục và Đào tạo thực hiện các mục tiêu đề ra trong Chiến lược phát triển giáo dục của Việt Nam giai đoạn 2001 – 2010 SREM cho ra đời phần mềm VEMIS nhằm mục đích nâng cao năng lực quản lý giáo dục ở cấp Bộ, Sở và Phòng Giáo dục và Đào tạo và các trường Xây dựng hệ thống công nghệ thông tin cho hệ thống quản lý giáo dục đổi mới Khi VEMIS được triển khai thực hiện trên toàn quốc, phần mềm này sẽ hỗ trợ Bộ Giáo dục và Đào tạo đạt các mục tiêu Chương trình cải cách hành chính:

+ Tối ưu hoá: sử dụng tốt hơn các nguồn nhân lực và tài lực;

+ Hợp lý hoá: xoá bỏ những thủ tục lỗi thời và làm cho công tác quản lý thiếu hiệu quả; + Phân cấp: để cơ quan địa phương quyết định những gì tốt nhất cho công tác quản lý giáo dục tại địa phương; làm rõ và cải thiện khung pháp lý cho công tác quản lý ngành giáo dục; hỗ trợ cán bộ quản lý nữ khắc phục những khó khăn liên quan đến các vấn đề về giới

+ Tăng cường Quản lý giáo dục; đào tạo về quản lý cho hiệu trưởng và các cán bộ quản lý giáo dục khác

• Giao diện phần mềm quản lý trường học VEMIS gồm 6 phân hệ quản lý

Hình 2.1: 8Phần mềm Quản lý trường học của dự án SREM

Hệ thống V.EMIS có 7 cơ sở dữ liệu sau:

• Cơ sở dữ liệu hệ thống: VEMIS

• Cơ sở dữ liệu danh mục: VEMIS_S

• Cơ sở dữ liệu tài chính – tài sản: VEMIS_Finance

• Cơ sở dữ liệu thời khóa biểu: TPS

• Cơ sở dữ liệu học sinh: VEMIS_Student

• Cơ sở dữ liệu giảng dạy: VEMIS_Schedule

• Cơ sở dữ liệu hồ sơ cán bộ: PEMIS

• Cơ sở dữ liệu thiết bị: VEMIS_Equipment

• Cơ sở dữ liệu thư viện: VEMIS_Library

Hình 2.3: 8Sáu mô đun chính của VEMIS

• Trong đó phân hệ PMIS là phân hệ dùng để quản lý nhân sự PMIS (viết tắt của từ Personal Management Information System) là một hệ thống phần mềm cung cấp các chức năng quản trị, công cụ theo dõi, thống kê, hỗ trợ tác nghiệp, quản lý hồ sơ cán

bộ, giáo viên ngành Giáo dục & Đào tạo

Hình 2.4: 8Mô đun Quản lý nhân sự PMIS

Hình 2.5: 8Các chức năng của PMIS

Hình 2.6: 8Sơ đồ chức năng của PMIS PMIS là một hệ thống ứng dụng trên môi trường mạng máy tính Các máy tính cài đặt ứng dụng PMIS hoặc các ứng dụng trong hệ thống PEMIS sẽ phải sử dụng chung một cơ sở dữ liệu được chia sẻ trên mạng do một máy đóng vai trò làm máy phục vụ (Server) cung cấp

Hình 2.7: 8Sơ đồ cấu trúc máy trạm

Hình 2.8: 8Sơ đồ cấu trúc máy chủ Phần mềm “VEMIS” của Bộ Giáo dục và Đào tạo với phân hệ “Hệ thống quản lý cán bộ, giáo viên ngành Giáo dục và Đào tạo” cũng giúp rất nhiều đối với việc quản lý nhân sự cấp trường, Phòng, Sở Tuy nhiên phân hệ này yêu cầu người sử dụng phải nhập rất nhiều thông tin, khoảng hơn

110 chi tiết liên quan đến một cá nhân Hơn nữa việc nhập dữ liệu đòi hỏi phải chính xác, nhanh chóng cập nhật các thông tin có liên quan về con người, chẳng hạn như: nâng bậc lương, sinh con, nghỉ việc (do hưu trí, tuất…) Nếu cập nhật không kịp thời sẽ dẫn đến việc tập hợp, thống kê số liệu

sẽ không chính xác

Hình 2.9: 9Giao diện phân hệ quản lý cán bộ, giáo viên PMIS Sau khi được dự án SREM tổ chức tập huấn việc cài đặt và sử dụng chương trình quản lý cán

bộ, giáo viên (PMIS) phiên bản đã được nâng cấp từ ngày 22/09 – 25/09/2008 tại Hà Nội, Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố Hồ Chí Minh cũng đã tổ chức tập huấn lại cho các đơn vị trong ngành

giáo dục thành phố vào ngày 9-10/10/2008 (đợt 1) dành cho 24 Phòng Giáo dục và Đào tạo Quận - Huyện, 78 trường THPT công lập, 03 trường mầm non, 03 Trung tâm giáo dục thường xuyên, 02 trường trung cấp, 04 trường cao đẳng và các trường chuyên biệt trực thuộc Sở và ngày 16/10/2008 (đợt 2) dành cho 74 trường ngòai công lập và 26 trường có yếu tố nước ngoài Đối với các đơn vị Phòng Giáo dục và Đào tạo, sau khi được Sở tập huấn cũng đã kịp thời triển khai đến các đơn vị trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở trên địa bàn trực thuộc đơn vị quản lý

* Tình hình tập huấn và ứng dụng các phần mềm EMIS, PEMIS, V.EMIS, IMIS tại địa phương:

U

1 Tình hình thực hiện EMIS:USở Giáo dục và Đào tạo đã tổ chức tập huấn cho các đơn vị Phòng Giáo dục và Đào tạo quận, huyện; trường trung học phổ thông, trung tâm Giáo dục thường xuyên và thực hiện báo cáo số liệu thống kê trên trang web của Sở (Tài liệu tập huấn đã gởi cho Ban quản lý Dự án SREM) Kết quả thực hiện cho dữ liệu thống kê có thể chiết xuất báo cáo theo từng trường, từng quận, toàn thành phố theo từng cấp học, ngành học Đặc biệt các nhóm trẻ gia đình, lớp

học tư nhân có thể báo cáo trên web dễ dàng khi được cung cấp tên người sử dụng và mật khẩu không mất thời gian cài đặt từng máy tính

Những lợi ích do chương trình mang lại là Lãnh đạo Sở/Phòng có thể nắm được số liệu của ngành theo từng thời điểm, đầu năm, giữa năm và cuối năm học; có kế hoạch xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực từ năm 2010 đến năm 2020; kế hạch phát triển giáo dục ngắn hạn và dài hạn đáp ứng yêu cầu đổi mới quản lý giáo dục

Những đề xuất hoàn thiện EMIS: Dự án cần đầu tư xây dựng chương trình V.EMIS trên cơ

sở dữ liệu Squản lý 2005 để báo cáo số liệu thống nhất trên trên web thuận lợi, nhanh chóng, đồng

bộ và có cơ chế kiểm soát thông tin đầy đủ chính xác, an toàn, đúng thời gian

U

2 Tình hình thực hiện PMIS:U tình hình thực hiện ở cấp trường, cấp Phòng thực hiện thường xuyên, khi có cán bộ phụ trách thay đổi phải tập huấn, hướng dẫn cho người mới Sở Giáo dục và Đào tạo có văn bản hướng dẫn thực hiện PMIS và kiểm tra rà soát dữ liệu từng quý, cập nhật thông tin và cuối năm có báo cáo việc thực hiện chương trình của đơn vị và chiết xuất thông tin

Như vậy tính cho đến thời điểm này, tất cả các đơn vị trường học trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh đã được tổ chức tập huấn cài đặt và sử dụng chương trình PMIS phiên bản mới được nâng cấp, tuy nhiên trong quá trình đi thực tế tại cơ sở vẫn còn một số đơn vị gặp rất nhiều khó khăn trong việc cài đặt chương trình trên máy tính có cấu hình thấp (một số trường vẫn còn sử dụng máy tính có cấu hình CPU Pentium III-500Mhz, RAM 64, ổ cứng có dung lượng thấp, màn hình 14”…) hoặc chưa bố trí được nhân sự chuyên phụ trách chương trình (đa số là giáo viên, nhân viên kiêm nhiệm) đặc biệt tại các xã vùng sâu, vùng xa của các huyện Bình Chánh, Cần Giờ, Củ Chi, Hóc Môn…, do đó cũng đã ảnh hưởng phần nào đến thời gian hòan thiện dữ liệu của các quá trình có trong chương trình PMIS

Sau gần hai năm triển khai việc cài đặt và sử dụng chương trình PMIS phiên bản đã được dự

án nâng cấp, lãnh đạo và chuyên viên phòng Tổ chức cán bộ - Sở Giáo dục và Đào tạo đã đi thực tế tại để tìm hiểu những thuận lợi và khó khăn cũng như tình hình sử dụng chương trình PMIS của một

số đơn vị cơ sở như: Phòng Giáo dục và Đào tạo, các trường trung học phổ thông công lập, ngoài công lập trên địa bàn huyện Quận 1, 8, 9, Tân Bình, Củ Chi, Bình Chánh Qua đó, Sở Giáo dục và Đào tạo đã có một số thông tin về tình hình sử dụng chương trìng PMIS như sau:

1 Các đơn vị đang thực hiện rà soát và hoàn thiện dữ liệu dựa trên dữ liệu đã được dự án chuyển đổi từ chương trình PMIS phiên bản 2.5

2 Tổng số cán bộ, giáo viên, nhân viên: 67.000 hồ sơ;

3 Tổng số hồ sơ đã nhập vào chương trình PMIS: 66.500 hồ sơ;

4 Tổng số ảnh đã đưa vào máy tính: 8000 (số ảnh còn lại đang được lưu trữ tại một thư mục riêng, không đưa hết vào chương trình vì khi truy xuất sẽ rất chậm nếu dữ liệu PMIS có chứa hình ảnh);

5 Thời điểm nhập dữ liệu gần nhất: 25/9/2010

6 Số lần báo cáo trong năm 2010 (đối với phiên bản mới): 02 lần

U

3 Tình hình thực hiện V.EMIS:UPhòng Giáo dục và Đào tạo quận 10 đã tổ chức tập huấn phân hệ quản lý thư viện cho 25 trường phổ thông trong quận Tình hình thực hiện ở cấp trường trung học phổ thông và trung tâm Giáo dục thường xuyên gặp khó khăn khi cài đặt có lỗi do phần kết nối thông tin Đối với cấp Phòng Giáo dục và Đào tạo chưa triển khai đến các trường phổ thông

vì thiếu cán bộ hướng dẫn và phần mềm V.EMIS còn lỗi chưa khắc phục

U

4 Tình hình thử nghiệm IMIS ở Thanh tra Sở:U phần mềm IMIS bị lỗi chưa khắc phục được, chưa chiết xuất được thông tin về công tác thanh tra Đề nghị Dự án SREM hỗ trợ kỹ thuật để

có phần mềm mới dễ cài đặt và tiện dụng hơn

2.2.2 4Chương trình Quản lý cán bộ, viên chức (Sở Nội vụ HCM)

Phần mềm này dùng cho cơ quan trực thuộc Sở, quản lý 10.000 hồ sơ cán bộ công chức, báo cáo định kỳ và đột xuất, nâng lương tự động, nhiều công việc điều hành khó khăn đã được giải quyết nhẹ nhàng và nhanh chóng (tính bằng giây) bằng chương trình này Người quản trị hệ thống

có khả năng quản lý toàn bộ hệ thống theo luồng dữ liệu khép kín Cấu trúc dữ liệu logic, dễ thao tác, dễ thực hiện điều khiển Hệ thống tự động sao lưu dữ liệu hoặc hỗ trợ sao lưu dữ liệu theo ý muốn của người quản trị, đảm bảo độ an toàn cao cho dữ liệu, tránh bị mất dữ liệu khi dữ liệu trên Server bị hỏng hoặc dữ liệu bị mất

Việc phân quyền sử dụng hệ thống cũng được người quản trị quản lý một các đơn giản nhưng hiệu quả, đảm bảo sự an toàn dữ liệu của hệ thống và của từng cá nhân, khẳng định quyền cũng như trách nhiệm sử dụng hệ thống của từng cá nhân sử dụng hệ thống Phần mềm “Quản lý Cán bộ Công chức” chủ yếu để thực hiện việc nâng bậc lương thường xuyên, trước hạn, thống kê trình độ…giúp Sở Nội vụ thành phố có thể cải thiện hiệu quả công việc quản lý như in ấn Quyết định nâng bậc lương, báo cáo số liệu, lập kế hoạch đào tạo – bồi dưỡng, theo dõi thông tin cá nhân khi cần thiết mà không cần các cơ quan liên quan báo cáo về Sở Nội vụ thành phố Với các chức năng

đã được thiết kế sẵn, các đơn vị từ cấp trường, Phòng Giáo dục và Đào tạo, Sở Giáo dục và Đào tạo

có thể ứng dụng để phục vụ cho công tác quản lý ngay tại đơn vị

Hình 2.10: 9Danh sách thông tin cá nhân xuất ra phần mềm MS Excel

Hình 2.11: 9Danh sách thông tin về trình độ có thể xuất ra phần mềm MS Excel

Hình 2.12: 9Quản lý viên chức Phần mềm này được triển khai trên phạm vi cả thành phố Hồ Chí Minh và được dùng để quản lý tất cả công chức và viên chức thuộc Sở Nội vụ thành phố quản lý, trong đó khoảng hơn 8.000 cán bộ, công chức, viên chức đang công tác trong ngành giáo dục và đào tạo thành phố được cập nhật thông tin cá nhân vào phần mềm này

Hình 2.13: 9Giao diện thông tin trên Web Hiện nay phần mềm này hỗ trợ rất hiệu quả trong việc quản lý về lương (mã ngạch lương, bậc lương, hệ số lương…) Khi đến hạn nâng bậc lương thường xuyên, nâng bậc lương trước hạn, phần mềm sẽ tự động trích xuất danh sách công chức, viên chức được nâng lương căn cứ các thông tin do người phụ trách nhập dữ liệu, thông thường là những người phụ trách nhân sự (Hiệu trưởng,

Phó hiệu trưởng…) hoặc nhân viên kế toán, nhân viên văn phòng…Bên cạnh đó, phần mềm cũng có thể trích xuất được các báo cáo, thông tin về trình độ, chất lượng của công chức, viên chức…

Hình 2.14: 9Thông tin lưu trữ trên trang Web

2.2.3 4Qui trình giải quyết hồ sơ hiện nay:

* Gồm các bước sau:

1 Đơn vị hoặc cá nhân thực hiện thủ tục, hồ sơ tại đơn vị (03 ngày);

2 Chuyên viên phụ trách văn thư, lưu trữ Utiếp nhận hồ sơU, không kiểm tra tính đầy đủ, chính xác của hồ sơ (5 phút/hồ sơ/người);

3 Chuyên viên phụ trách văn thư, lưu trữ Unhập thông tin (lần 1)U hồ sơ để quản lý (10 phút/hồ sơ/người);

4 Chuyển đến lãnh đạo để thực hiện Uphân công Uchuyên viên phụ trách (15 phút/hồ sơ/người);

5 Chuyên viên phụ trách văn thư, lưu trữ Unhập thông tin (lần 2)U phân công nhiệm vụ

và Uchuyển hồ sơUđến từng chuyên viên phụ trách (5 phút/hồ sơ/người);

6 Chuyên viên phụ trách Utiếp nhận, kiểm tra và giải quyếtUhồ sơ

a Nếu hồ sơ không đầy đủ, sai quy định, trả lại đơn vị (15 phút/hồ sơ/người)