1. Lựa chọn phạm vi dữ liệu cần minh hoạ trên bảng tính.
* Click vào trên bảng tính và Drag trên phạm vi chứa dữ liệu cần minh hoạ.
2. Chọn lệnh [Menu] Insert >chart và chọn As New Sheet (Hoặc nhấn phím F11).
• Excel sẽ chèn thêm bảng tính đồ thị ở bên trái của bảng tính dữ liệu.
Lưu ý:
* Khi cần chèn thêm những loại bảng tính khác, bạn thực hiện như sau: 1. Chọn lệnh [Shortcut] Insert.
2. Chọn loại bảng tính cần chèn trên khung New. 3. Chọn nút OK.
5.1.2. Sao chép hoặc di chuyển những bảng tính trong Workbook
1. Sử dụng Mouse
1. Lựa chọn 1 (hoặc nhóm) bảng tính Workbook. 2. Chọn:
* Drag đến vị trí mới: để di chuyển bảng tính lựa chọn vào vị trí mới: * Nhấn Ctrl trong khi Drag vào vị trí mới: để sao chép bảng tính lựa chọn đến vị trí ấn định.
• Excel sẽ xuất hiện hình tương trang bảng tính và một hình tam giác nhỏ phía trên Tab để chỉ bảo vị trí thực hiện.
2. Sử dụng Menu lệnh
1. Lựa chọn một (hoặc nhóm) bảng tính trong Workbook.
2. Chọn lệnh [Menu] Edit > Move or Copy Sheet (hoặc [Shortcut] Move or Copy Sheet).
• Xuất hiện hộp đối thoại Move or Copy
3. Lựa chọn vị trí mới trong khung Before Sheet. 4. Chọn:
* Nút OK: để di chuyển bảng tính lựa chọn vào vị trí mới.
* Bật thông số Create A Copy và chọn nút OK: để sao chép bảng tính lựa chọn đến vị trí ấn định.
5.1.3. Sao chép (hoặc di chuyển) những bảng tính từ Workbook hiệnhành vào tập tin Workbook khác hành vào tập tin Workbook khác
a. Sao chép hoặc di chuyển những bảng tính từ Workbook hiện hành vào tập tin Workbook đã tạo
+) Sử dụng Mouse:
1. Đọc và hiện thị những tập tin Workbook cần thực hiện (tập tin nguồn và tập tin đích) trên cùng một màn hình.
2. Lựa chọn 1 (hoặc nhóm) bảng tính trong tập tin Workbook nguồn. 3. Chọn:
* Drag đến vị trí mới: để di chuyển bảng tính lựa chọn vào vị trí mới: * Nhấn Ctrl trong khi Drag vào vị trí mới: để sao chép bảng tính lựa chọn đến vị trí ấn định.
• Excel sẽ xuất hiện hình tương trang bảng tính và một hình tam giác nhỏ phía trên Tab để chỉ bảo vị trí thực hiện.
b) Sử dụng Menu lệnh.
1. Đọc lại tập tin Workbook cần thực hiện (tập tin nguồn và tập tin đích).
2. Lựa chọn một (hoặc nhóm) bảng tính trong tập tin Workbook nguồn. 3. Chọn lệnh [Menu] Edit > Move or Copy Sheet (hoặc [Shortcut] Move or Copy Sheet).
• Xuất hiện hộp đối thoại Move or Copy.
4. Lựa chọn tập tin Workbook đích trên khung To Book. 5. Lựa chọn vị trí mới trong khung before sheet:
6. Chọn:
* Nút OK: để di chuyển bảng tính lựa chọn vào vị trí mới.
* Bật thông số Create A Copy và chọn nút OK: để sao chép bảng tính lựa chọn đến vị trí ấn định.
b. Sao chép hoặc di chuyển những bảng tính từ Workbook hiện hành vào tập tin Workbook mới:
1. Lựa chọn một (hoặc nhóm) bảng tính trong tập tin Workbook nguồn. 2. Chọn lệnh [Menu] Edit > Move or Copy Sheet (hoặc [Shortcut] Move or Copy Sheet).
• Xuất hiện hộp đối thoại Move or Copy.
3. Chọn [New book] (tập tin đích) trên khung To book. 4. Chọn:
* Nút OK: để di chuyển bảng tính lựa chọn vào vị trí mới.
* Bật thông số Create A Copy và chọn nút OK: để sao chép bảng tính lựa chọn đến vị trí ấn định.
Lưu ý:
Khi sử dụng Mouse bạn chỉ cần Drag tên bảng tính lựa chọn ra khỏi Workbook hiện hành.
5.1.4. Đổi tên bảng tính trong Workbook
1. Lựa chọn bảng tính cần thực hiện.
2. Chọn lệnh [Menu] Format > Sheet > Rename (hoặc [Shortcut] Rename hay Double Click trên Tab chứa tên bảng tính).
• Xuất hiện hộp đối thoại Rename Sheet.
3. Nhập tên bảng tính mới (có giới hạn 31 kí tự). 4. Chọn nút OK.
5.1.5. Xoá những bảng tính trong Workbook
1. Lựa chọn một (hoặc nhóm) bảng tính cần thực hiện.
2. Chọn lệnh [Menu] Edit > Delete Sheet (hoặc [Shortcut] Delete).
• Xuất hiện hộp thông báo.
3. Chọn:
* Nút OK: để xác nhận việc xoá những bảng tính lựa chọn. * Nút Cancel: để huỷ bỏ lệnh xoá bảng tính.
5.1.6. Che giấu/hiện lại bảng tính trong Workbook
a. Che giấu những bảng tính trong Workbook
1. Lựa chọn một (hoặc nhóm) bảng tính cần thực hiện. 2. Chọn lệnh [Menu] Edit > Format > Sheet > Hide. b. Hiện lại những bảng tính trong Workbook
1. Chọn lệnh [Menu] Edit > Format > Sheet > Unhide.
• Xuất hiện hộp đối thoại Unhide.
2. Chọn tên bảng tính cần hiển thị trên khung Unhide Sheet. 3. Chọn nút OK.
5.2. Các tính năng tiện ích
1. Thêm chú giải cho ô
Excel cho phép bạn gán những chú giải vào ô lựa chọn trên bảng tính. Nội dung chú giải này có thể là chuỗi dữ liệu (dùng để mô tả hay giả thích về dữ liệu trong ô)
Trong bảng tính những chú giải này không xuất hiện chung với giữ kiện trong ô, nhưng bạn có thể xem lại trên hộp đối thoại. Khi cần thiết, bạn có thể in chung với những dữ liệu trên bảng tính. Ô chú giải được đánh dấu bằng điểm nhỏ màu đỏ ở góc phải trên của ô. Để hiển thị trong worksheet, hãy dừng chuột trên ô cho đến khi chú giải được xuất hiện.
Nhớ là chú giải tồn tại độc lập với nội dung trong ô, không có sự chung đụng ở đây. Để xoá ghi chú, hãy chọn ô chứa chú giải trên worksheet, chọn clear từ lệnh đơn Edit rồi chọn Comments từ lệnh đơn con clear.
2. Kiểm tra lỗi (spell checking)
Trước khi in hoặc lưu dữ liệu trên bảng tính vào đĩa, bạn nên sử dụng lệnh Spelling của Excel để kiểm tra lỗi nhằm phát hiện các sai sót (nếu có) trong quá trình nhập liệu Excel sẽ kiểm tra toàn bộ dữ liệu (các từ, chữ) trong bảng tính hiện hành kể cả những dữ liệu trong hộp Text box và biểu đồ của trang in, hoặc đồ thị hay chỉ trên một phạm vi chỉ định như một khối, một từ.
Excel sẽ phát hiện lỗi ở những từ có trên phạm vi kiểm tra nhưng không có trong phạm vi đối chiếu (là những từ có trong tập tin tự điều chỉnh hay bộ nhớ).
3. Gõ tắt (tương tự như Word). Ngoài chức năng gõ tắt, Excel còn có AutoComplete để giúp bạn đỡ được công đánh máy cũng như tăng độ chính xác của mục nhập. Bạn kích hoạt AutoComplete như sau: chọn Options từ menu Tools, nhấp tab EDIT, và nếu như đặc tính này chưa hoạt động, hãy chọn tuỳ chọn Enable AutoComplete For Cell Values (theo mặc định là được kích hoạt).
4. Kiểm toán và giải thích bảng tính
Excel có một số đặc tính mạnh mẽ và linh hoạt, giúp bạn kiểm toán, gỡ rối bảng tính và giúp bạn giải thích công việc của mình. Muốn làm được việc này, bạn chọn Auditing trên menu Tools, nhấp lệnh Show Auditing Toolbar, lúc này thanh công cụ Auditing xuất hiện chứa các nút kiểm soát công cụ truy nguyên ô (cell tracer) và chú giải ô.
Khi sử dụng tính năng Auditing Excel sẽ tự động đặt những đường mũi tên và các khung mũi tên và các khung bao quanh các ô phụ thuộc để dễ dàng theo dõi mỗi quan hệ của những ô chứa công thức hay những ô bị lỗi với những ô phụ thuộc trong bảng tính.