a. Di chuyển ô hiện hành vào bảng tính chứa dữ liệu cần thực hiện (ô chứa công thức)
7.1. Tạo Pivot Table
Để tạo một Pivot Table trên bảng tính, bạn phải thực hiện từng bước theo sự hướng dẫn của tính năng Pivot Table Wizard như sau:
Bước 1: Xác định loại dữ liệu của CSDL cần thực hiện Bước 2: Lựa chọn phạm vi vùng chứa CSDL trên bảng tính Bước 3: Tạo cấu trúc cho Pivot Table
Bước 4: Khai báo vị trí của Pivot Table trên bảng tính và ấn định những thông số cho Pivot Table .
* Các bước thực hiện :
1. Chọn lệnh [Menu] Data > Pivot Table
Xuất hiện hộp đối thoại Pivot Table Wizard Step 1 of 4:
2. Xác định loại dữ liệu để tạo Pivot Table : + Click vào một trong những thông số sau:
• Microsoft Excel List or Database: CSDL (hoặc danh sách hay bảng kê có dòng đầu chứa tiêu đề cột).
• External Data Source: sử dụng CSDL của những chương trình khác hay trong tính năng Microsoft Query.
• Multiple Consolidation Ranges: từ nhiều vùng CSDL kết hợp lại.
• Another Pivot Table : từ Pivot Table khác. + Chọn nút Next >.
Xuất hiện hộp đối thoại Pivot Table Wizard step 2 of 4
3. Lựa chọn phạm vi vùng chứa CSDL trên bảng tính:
+ Drag trên phạm vi vùng CSDL (hoặc nhập toạ độ của phạm vi trên khung Range)
Excel xuất hiện đường viền chuyển động xoay quanh khối ô lựa chọn .
+ Chọn nút Next >
Xuất hiện hộp đối thoại Pivot Table Wizard step 3 of 4
4. Tạo cấu trúc cho Pivot Table :
+ Drag các nút tên vùng tin (bên trái của hộp đối thoại vào trong những thành phần của Pivot Table .
+ Chọn nút Next >.
Xuất hiện hộp đối thoại Pivot Table Wizard step 4 of 4
5. Khai báo vị trí của Pivot Table trên bảng tính và ấn định những thông số cho Pivot Table :
+ Khai báo vị trí của Pivot Table trên bảng tính: Click vào một ô trống trên bảng tính (hoặc nhập toạ độ ô trên khung Pivot Table Starting Cell.
+ Đặt tên cho Pivot Table trên khung Pivot Table Name + Lựa chọn (bật/tắt) các thông số cho Pivot Table :
- Grand Totals For Columns: hiển thị dòng tổng cộng của các dữ liệu ở phía dưới bảng.
- Grand Totals For Rows: hiển thị cột tổng cộng của các dữ liệu ở bên phải bảng.
- Save Data With Table Layout: lưu dữ liệu với những định dạng của bảng.
- AutoFormat Table: sử dụng với tính năng AutoFormat. + Chọn nút Finish.
Excel sẽ tạo một Pivot Table trên phạm vi ấn định. Lưu ý:
Trong bước 3, khi ô hiện hành đang nằm trong vùng CSDL thì Excel sẽ tự động lựa chọn phạm vi của vùng trên .
Trong bước 5, nếu bạn không khai báo phạm vi chứa Pivot Table thì Excel sẽ tự động chèn một bảng tính mới bên trái bảng tính hiện hành ) để chứa Pivot Table.
Khi ô hiện hành đang ở trong một Pivot Table mà chọn lệnh [Menu] Data > Pivot Table thì Excel chuyển thẳng vào hộp đối thoại Pivot Table step 3 of 4