1. Chọn lệnh [Menu] Insert > Name > Define (hoặc nhấn phím Ctrl- F3).
• Xuất hiện hộp đối thoại Define Name.
2. Lựa chọn tên vùng cần xoá trên khung Name in Workbook. 3. Chọn nút Delete.
4. Lặp lại các bước 2,3 cho những tên vùng cần xoá khác. 5. Chọn nút close để đóng hộp đối thoại.
Chương 3: Trang trí và thay đổi dạng thức của bảng tính
Dạng thức là một tập hợp của những dạng thể hiện liên quan đến hình thức trình bày của dữ liệu trên bảng tính như: Font chữ, màu sắc, các mẫu nền, đường kẻ, kích thước cuả cột/dòng, vị trí của dữ liệu trong ô hay trong một phạm vi.
Ngoài những định dạng mặc nhiên Excel, bạn có thể thay đổi dạng thức dữ liệu trên toàn bộ bảng tính hay có giới hạn trong phạm vi lựa chọn hoặc chỉ cho một vài kí tự trong ô.
3.1. hướng dẫn tổng quát việc thay đổi dạng thức (Format)
Để thay đổi dạng thức dữ liệu trong phạm vi lựa chọn, bạn chỉ cần chọn một trong những cách thực hiện như sau:
* Sử dụng những Menu lệnh. * Sử dụng Toolbar Formatting. * Sử dụng các phím gán sẵn. * Sử dụng Format Painter. * Sử dụng Styles.
* Sử dụng dạng thức tự động (Auto Format) của Excel. 1. Lựa chọn phạm vi cần thực hiện.
2. Chọn lệnh [Menu] Formats > Cells (hoặc [Shortcut] Formats Cells .hay phím Ctrl-1).
• Xuất hiện hộp thoại Formats cells.
3. Chọn nhóm Tab cần thực hiện.
3.2. Thay đổi dạng thể hiện của dữ liệu dạng số, thời gian ( Number):
Dạng thể hiện số là những mã dạng thức dùng để thể hiện các giá trị số, ngày, giờ trong bảng tính. Dạng thức số mặc nhiên là dạng bình thường (category).
Excel có tạo sẵn 11 nhóm (Category) dạng thức số khác nhau như sau: Nhóm liệt kê những loại dạng thức
All Toàn bộ các loại dạng thức
Custom tự tạo Number Số Accounting kế toán Date ngày Time Giờ Percentage phần trăm Fraction phân số
Scientific Khoa học kỹ thuật
Text Chuỗi
Currency tiền tệ
Muốn thay đổi dạng thể hiện của dữ liệu dạng số, thời gian trên thanh công cụ, bạn thực hiện các bước:
1. Lựa chọn phạm vi cần thực hiện.
2. Chọn trong Toolbar Formatting (hay trong những toolbar khác) như sau: * Click vào những nút Tools để lựa chọn.
nút Cộng dụng
Dạng tiền tệ. Dạng phần trăm
Dạng phân cách(,)số nguyên và hai số lẻ
Thêm một số lẻ. Giảm một số lẻ.
3.3. Canh biên dữ liệu trong ô Alignment 3.4. Lựa chọn Font chữ Font
3.5. Trang trí các đường viền Border 3.6. Tạo các mẫu nền trong ô Patterns
3.7. Bật/tắt các thông số bảo vệ dữ liệu và che dấu dữ liệu trên thanh công thức Protection
3.8. sao chép/huỷ bỏ dạng thức
3.8.1. Sao chép dạng thức
Sử dụng nút Format Painter trên Standard Toolbar
1. Lựa chọn phạm vi chứa dạng thức cần sao chép (phạm vi nguồn). 2. Chọn nút Format Painter trên Standard Toolbar.
• Xuất hiện hình tượng cây cọ vẽ.
3. Lựa chọn phạm vi cần tiếp nhận dạng thức (phạm vi đích).
• Excel sẽ thực hiện việc sao chép dạng thức của phạm vi nguồn.
Lưu ý:
* Trong bước hai khi bạn chọn nút Format Painter bởi thao tác:
- Click Chỉ thực hiện việc sao chép dạng thức cho một phạm vi (một lần).
- Double Click: Thực hiện việc sao chép dạng thức cho nhiều phạm vi (nhiều lần) cho đến khi bạn Click lại nút Format Painter hoặc nhấn phím Esc. * Khi phạm vi nguồn là một khối ô liên lạc thì trong bước 3 bạn chỉ cần lựa chọn ô đầu tiên trong phạm vi đích.
3.8.2. Huỷ bỏ dạng thức
Sử dụng lệnh Clear
2. Chọn lệnh [Menu] Edit > Clear. 3. Chọn nút Format.
3.9. thay đổi định dạng cột dòng trong bảng tính
3.9.1. Che dấu hiện lại các cột trong bảng tính.
1. Di chuyển ô hiện hành vào cột cần thực hiện ( hoặc lựa chọn phạm vi chứa các cột cần thực hiện.
2. Chọn lệnh [Menu] Format > Column.
• Xuất hiện Menu phụ.
3. Chọn lệnh.
* Hide: Khi cần thực hiện việc che dấu cột. * Unhide: Khi cần hiển thị lại các cột bị dấu.
3.9.2. Thay đổi độ rộng cột
Khi cần thay đổi độ rộng cột hiện hành hoặc của các cột trong phạm vi lựa chọn trong bảng tính ban chọn một trong những cách thực hiện sau.